Raadsvoorstel Aanschaf AV-apparatuur

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 17531 / Z291409-2020

Raadsvergadering d.d.

: 4 februari 2021

Portefeuillehouder

: T. Berends

Programma

: (1) Ynwenner & Bestjoer

Programmaonderdeel

: Bedrijfsvoering & Dienstverlening

Naam opsteller

: L. Jongeling | S. Kooistra | L. Koopman

E-mail

: s.kooistra@noardeast-fryslan.nl

Onderwerp

: Aanschaf audiovisuele (AV)-apparatuur

Begrotingswijziging

: ja

Samenvatting In de vergaderzalen van onze gemeentehuizen wordt op dit moment gewerkt met verouderde audiovisuele (AV)-apparatuur welke niet de mogelijkheid biedt voor interne en externe klanten om digitaal deel te nemen aan een overleg. Het digitale vergaderen heeft, mede onder invloed van COVID-19, grote sprongen gemaakt waardoor harmonisatie van de AV-apparatuur aan de orde is zodat we met professionele apparatuur toekomstbestendig zijn. Toen we weer voorzichtig naar kantoor mochten bleek dat vergaderingen waarbij een deel van de mensen fysiek in een vergaderzaal en een ander deel via MS Teams thuis wilden deelnemen, nauwelijks mogelijk te zijn. Er ontbreekt bijvoorbeeld een camera om deelnemers in de zaal in beeld te brengen bij de deelnemers op afstand of een aantal tafelmicrofoons om de bijdragen van degenen in de zaal verstaanbaar te maken voor de virtuele deelnemers. We willen daarom in apparatuur investeren die dit wel mogelijk maakt en die -in de toekomst- vaker thuiswerken door een deel van de ambtenaren ook ondersteunt. Besluit De raad besluit: - een investeringskrediet van € 156.000,- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van AV-apparatuur in het jaar 2021; - de kosten te dekken binnen de samenwerkingsbegroting; - hiertoe de derde begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Motivering van het besluit Het reeds door de raad aangenomen ombuigingsplan om te komen tot een lagere flexfactor met op termijn een besparing op de kosten voor de algehele huisvesting voorziet in het inregelen van een aantal randvoorwaarden, de optimalistatie van AV-apparatuur is één van deze randvoorwaarden. Daarnaast heeft het digitale vergaderen, mede onder invloed van COVID-19, grote sprongen gemaakt. Ook in de toekomst wordt plaats- en tijdonafhankelijk werken een steeds groter onderdeel van onze maatschappij. Hierdoor is een aanpassing in de inrichting van de digitale infrastructuur benodigd. Op dit moment is de huidige AV-apparatuur niet toereikend voor het stimuleren en faciliteren van interne en externe digitale en fysieke vergaderingen. Welk programmadoel wordt hiermee gediend? Het optimaliseren van de digitale dienstverlening en benutten van kansen op dat gebied. Wat gebeurt er als we het niet doen? Zodra we weer gedeeltelijk naar kantoor mogen worden vergaderingen minder effectief omdat niet fysiek aanwezige deelnemers niet kunnen aansluiten via MS Teams. De raad heeft voor de samenwerkingsbegroting een bezuinigingstaakstelling geaccepteerd op basis van het werken in de toekomst. Zonder nieuwe investering, passend bij het projectplan Hybride werken, kunnen we niet voldoen aan de bezuinigingstaakstelling doordat randvoorwaarden niet worden gerealiseerd. 1

Financiële aspecten De investering bedraagt € 156.000 en zal worden afgeschreven in 7 jaar. De afschrijving loopt vanaf 2022 en bedraagt € 22.300, de rentelast bedraagt € 3.000. De totale structurele last bedraagt € 25.300 en komt ten laste van het ICT budget in de samenwerking. Voorgesteld wordt om de totale kapitaalslast ad. € 25.300 te dekken binnen de bestaande budgetten van de samenwerkingsbegroting, zodat de aanschaf van de AVapparatuur niet zal leiden tot een uitzetting. Door middel van het vaststellen van de derde begrotingswijziging 2021 wordt het krediet beschikbaar gesteld en de kapitaalslasten in de begroting verwerkt. Communicatie en participatie Zodra wordt overgegaan tot invoering van nieuwe AV-apparatuur zal hierover gecommuniceerd worden met belanghebbenden. Bijlagen

Dokkum, 5 januari 2021 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

2

V 1.0

Raadsbesluit 1753 / Z291409-2020

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 5 januari 2021;

Besluit: a. een investeringskrediet van € 156.000,- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van AV-apparatuur in het jaar 2021; b. de kosten te dekken binnen de samenwerkingsbegroting; c. hiertoe de derde begrotingswijziging 2021 vast te stellen.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 4 februari 2021. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> {{Signer1}} 05/02/2021 12:05:50 CET

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl> {{Signer2}} 05/02/2021 12:50:55 CET

ID: 801cf424-aab0-4f5b-91b3-e3a84218b62a Auth: Scribble

ID: 801cf424-aab0-4f5b-91b3-e3a84218b62a Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

3

V 1.0