Raadsvoorstel aanpassingen Planning & Control cyclus

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023 / 2023-034534

Raadsvergadering d.d.

: 13 april 2023

Portefeuillehouder

: J.D. de Vries

Programma

: Alle

Programmaonderdeel

: N.v.t.

Naam opsteller

: P.E. Westra (E-mail: p.westra@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Aanpassing Planning en Control cyclus

Begrotingswijziging

: nee

Voorgesteld raadsbesluit Akkoord te gaan met de uitwerking van de wijzigingen in de Planning en Control-cyclus op de volgende onderdelen: 1. Frequentere financiële rapportages. 2. Aanpassen doelen-activiteiten. 3. Toepassen Sustainable Development Goals (SDG’s). 4. Aanpassen verkeerslichtenmodel. en de uitwerking via de Auditcommissie ter besluitvorming voor te leggen aan de raad. Inleiding Het primaire doel van de Planning & Control-cyclus (PenC-cyclus) is om beheersing te krijgen over het beleid en de bedrijfsvoering van de gemeente. De PenC-cyclus moet inzicht geven in hoeverre de gemeente haar doelstellingen bereikt en welke middelen daarbij nodig zijn. Voor gemeenteraden is het essentieel dat zij tijdig en volledig worden geïnformeerd over de financiële verhoudingen binnen hun gemeenten om hun kaderstellende en controlerende taken goed te kunnen uitoefenen. In 2021-2022 heeft de Rekenkamercommissie een onderzoek uitgevoerd naar de financiële informatievoorziening aan de gemeenteraad. Daarnaast heeft BMC in 2022 een onderzoek uitgevoerd naar Zero Based Budgeting. In de rapportage zijn een aantal bevindingen opgenomen over het budgethouderschap. Beide rapportages geven aanleiding om de huidige PenC-cyclus te herzien.

Beoogd effect De PenC-cyclus opnieuw in te richten zodat de gemeenteraad, het college van B&W, de stakeholders en de ambtelijke organisatie tijdig en volledig worden geïnformeerd over de PenC-documenten zodat een ieder zijn rol zo goed en efficiënt mogelijk kan vervullen. Argumenten 1. Frequentere financiële rapportages. De raad en het college worden op een aantal momenten bijgepraat op financieel terrein. Het gaat hierbij om twee tussenrapportages en de jaarrekening. Aangezien de documenten op een laat tijdstip beschikbaar komen, is bijsturing niet meer mogelijk. De wens is om regelmatiger te worden bijgepraat op financieel terrein. Dit is naast een bestuurlijke wens, ook de wens van de Auditcommissie. Door de frequentie te verhogen zullen de raad en het college beter op de hoogte zijn van de financiële situatie waarmee over- of onderbesteding zo veel als mogelijk voorkomen kan worden. Daarnaast zullen de raad en het college beter in control komen. De aanpassing van de frequentie van rapportages vraagt een andere manier van werken en de invoering hiervan is arbeidsintensief. Dit vraagt namelijk om een systeem waarbij continu een stand van zaken gegeven moet kunnen worden. Maatregelen om dit te bewerkstelligen zijn de invoering van een verplichtingenadministratie, een ander rapporteringssysteem en het invoeren van maandafsluiting.

Het uitgangspunt van frequentere rapportage is om te streven naar tussentijdse rapportages per kwartaal. Hierbij wordt er een splitsing gemaakt tussen de rapportage op doelen en de afwijkingen op geld. Er zal nog 2x per jaar gerapporteerd worden op de doelen en een keer extra op het geld. Mocht er een financiële afwijking zijn die gekoppeld is aan een doel, dan zal het doel ook toegelicht worden in de rapportage. De termijn van invoering hangt samen met de noodzakelijk te nemen maatregelen om dit te realiseren. 1

2. Aanpassen doelen-activiteiten. Niet alle activiteiten in de programma’s zijn op dit moment concreet genoeg beschreven. De wens is uitgesproken om de activiteiten op project- en beleidsniveau te beschrijven in plaats van de huidige beschrijving van activiteiten. Daarmee dient het niet enkel als een verantwoording voor het proces, maar ook in plaats van de raadsbrieven. Raadsbrieven kunnen nog steeds worden gebruikt, maar zullen minder frequent worden gebruikt om de voortgang van een project weer te geven. In de begroting 2023 is een eerste aanzet gegeven om de verantwoording op activiteiten te verbeteren. De programma’s geven zo een volledig beeld van alle activiteiten die er voortvloeien uit het lokaal akkoord, in de huidige programma’s staan verschillende activiteiten nog door elkaar. Soms zijn er nog ‘goingconcern’-activiteiten opgenomen en zijn sommige activiteiten juist niet opgenomen in het programma. Door alle activiteiten die voortvloeien uit het coalitieakkoord op te nemen, wordt de raad op de hoogte gehouden van al deze activiteiten en kan hij sturen op de activiteiten. 3. Toepassen Sustainable Development Goals (SDG’s). De VN heeft in 2016 de Sustainable Development Goals vastgesteld. Dit zijn zeventien doelen waar de landen in de wereld zich aan hebben gecommitteerd. Steeds meer gemeenten werken met de SDG’s als leidraad voor hun werkzaamheden.

De SDG’s kunnen worden toegepast op de programma’s door aan te geven aan welke SDG’s de programma’s bijdragen. Een groot aantal programmadoelen en activiteiten kan al gekoppeld worden aan de SDG’s. Voorgesteld wordt daarom om het op deze manier aan te pakken, waarbij niet de SDG’s leidend zijn, maar de doelen en activiteiten van de gemeente. 4. Aanpassen verkeerslichtenmodel. Het verkeerslichtenmodel uit de PenC-documenten zal strikter uitgevoerd moeten worden op een navolgbare wijze. Door middel van de verkeerslichten in de tussenrapportages en de jaarrekening wordt aangegeven hoe de voortgang is op de activiteiten en of de activiteiten worden gehaald. Groen betekent dat de activiteiten volgens schema verlopen. Oranje betekent dat er een vertraging is, maar dat het resultaat nog wel gehaald kan worden. Rood betekent dat de activiteit niet wordt behaald. De rekenkamercommissie heeft geconcludeerd dat deze stoplichten niet consequent worden gebruikt. Op de korte termijn zal er ambtelijk en bestuurlijk strenger worden gekeken naar de verkeerslichten en de naleving daarvan. Voor 2024 en verder willen wij toe naar een rapportage op een andere systematiek, meer toegespitst op de afzonderlijke onderdelen. Bij deze onderdelen wordt gedacht aan een voorbeeld waarbij er onderscheid wordt gemaakt in: Inhoud, financiën & planning. Hiervoor zal echter nog veel moeten gebeuren.

Dit betekent namelijk dat er op alle doelen en activiteiten in de programma’s een planning (o.a. AORTA) en een duidelijke koppeling met de financiën op activiteitniveau moet liggen. De financiële administratie is niet ingericht op deze werkwijze. Bij bovenstaande aanpassingen in de PenC-cyclus wordt richting gevraagd aan de gemeenteraad om deze 4 onderdelen verder uit te werken om te komen tot een verbetering van de financiële informatievoorziening. Alle aanpassingen zullen in gezamenlijkheid met de Auditcommissie uitgewerkt worden en ter besluitvorming voorgelegd worden aan de raad. Kanttekeningen en risico’s 1. Ontvlechting De ontvlechting en ombouw van de gemeente Noardeast-Fryslân kost veel ambtelijke inzet waardoor de kans aanwezig is dat niet alle onderdelen op korte termijn gerealiseerd worden. Financiën In de samenwerkingsbegroting is een budget aanwezig voor het project ‘Verhogen financieel inzicht’: - Structureel € 100.000 - Incidenteel € 150.000 Aangezien dit budget opgenomen is in de samenwerkingsbegroting kan gemeente Noardeast-Fryslân gebruik maken van dit budget op basis van de verdeelsleutel. Hierdoor is er in de gemeentelijke begroting dekking om de wijzigingen in de PenC-cyclus door te voeren.

2

V 1.0

Vervolg en planning Het voorstel is op 15 maart 2023 besproken in de Auditcommissie, waarna het 13 april in de raadsvergadering behandeld en besloten kan worden. Na besluit van de raad kan in samenspraak met de Auditcommissie overgegaan worden tot de uitwerking van de verschillende onderdelen. Op hoofdlijnen ziet de planning er als volgt uit: PenC aanpassing Jaar 1. Frequentere financiële rapportages 2025 2. Aanpassen doelen-activiteiten 2024 3. Toepassen SDG’s 2025 4. Aanpassen verkeerslichtenmodel 2024/2025 Communicatie + Participatie N.v.t. Bijlagen Dokkum, 21 februari 2023 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023 / 2023-034534

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 februari 2023;

Besluit: Akkoord te gaan met de uitwerking van de wijzigingen in de Planning en Control-cyclus op de volgende onderdelen: 1. Frequentere financiële rapportages. 2. Aanpassen doelen-activiteiten. 3. Toepassen Sustainable Development Goals (SDG’s). 4. Aanpassen verkeerslichtenmodel. en de uitwerking via de Auditcommissie ter besluitvorming voor te leggen aan de raad. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 13 april 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 14/04/2023 10:21:44 CEST

{{Signer2}} 14/04/2023 10:24:16 CEST

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

Id: abb88e3c-3555-408d-b917-fae86dd9dccf

ID: abb88e3c-3555-408d-b917-fae86dd9dccf

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0