Raadsvoorstel aanpassing werkwijze raad

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2022 / 209350

Raadsvergadering d.d.

: 15 december 2022

Portefeuillehouder

: J.G. Kramer

Programma

: (1) Ynwenner en Bestjoer

Naam opsteller

: S.K. Dijkstra (s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Aanpassingen werkwijze raad

Begrotingswijziging

: Ja

Voorgesteld besluit 1. De Agendacommissie te verzoeken om zo mogelijk nog strakker te sturen op politiek relevante onderwerpen. 2. Alle fracties de mogelijkheid te geven om zich te laten ondersteunen door maximaal twee steunfractieleden, die: a. afkomstig dienen te zijn van de laatst vastgestelde kieslijst van de betrokken politieke partij; b. mogen deelnemen aan alle raadsactiviteiten behalve it Debat en it Beslút; c. geen faciliteiten vanuit de gemeente krijgen, behalve vermelding op de raadswebsite, een gemeentelijk e-mailaccount en beperkte toegang tot iBabs. 3. De fractiebudgetten te verhogen met € 1.000 per jaar per fractie. 4. Het puur informatieve karakter van it Petear te handhaven, waarbij it Petear wel verschillende vormen aan kan nemen. 5. De mogelijkheid van parallelle informatieve sessies te benutten. 6. Een onderwerp waarbij een discussie / behandeling in twee (of meer) termijnen wordt verwacht, te agenderen voor it Debat. 7. Voor it Beslút in principe alleen onderwerpen te agenderen die bij hamerslag (hamerpunten) of in één termijn kunnen worden afgehandeld. 8. Bovenstaande aanpassingen per 1 januari 2023 in praktijk te brengen en zo spoedig mogelijk daarna te formaliseren in een algemene update van het Reglement van Orde van de raad. Inleiding In de aanloop naar de nieuwe gemeente(raad) Noardeast-Fryslân is een nieuwe werkwijze voor de raad ontwikkeld.

In de afgelopen jaren is deze werkwijze hier en daar iets aangepast, vooral in praktische zin. Nu is het moment aangebroken om de werkwijze iets grondiger aan te passen, al blijft de basis in stand. Beoogd effect Een van de kerndoelen van het programma Ynwenner en Bestjoer is: Open, transparante, interactieve en integere bestuursorganen. De werkwijze van de raad is volledig op dat doel gericht. Argumenten Algemeen Eind 2018 is voor de nieuwe raad een nieuwe werkwijze ontwikkeld. Deze werkwijze is door de nieuwe raad op 2 januari 2019 in de eerste raadsvergadering vastgesteld met de notitie “Meer met minder” (bijlage 1) en geformaliseerd in het Reglement van Orde (RvO) van de raad. De uitgangspunten van de nieuwe werkwijze waren, zijn en blijven: ➢ Minder intern: minder en zakelijker vergaderen; ➢ Meer extern: contacten met inwoners. Dit kan worden bereikt door zoveel mogelijk te selecteren en te prioriteren. Dat wil zeggen zoveel mogelijk concentreren op onderwerpen die maatschappelijk en/of politiek relevant zijn! Het besluitvormingsproces bestaat uit een zogeheten BOB-structuur: Beeldvorming

-

Informatief

-

Petear

Opinievorming

-

Meningsvormend

-

Debat

1

Besluitvorming

-

Besluitvormend

-

Beslút

Selectie bestaat eruit dat 85 à 90% van de onderwerpen direct besluitvormend wordt aangeboden. De 10 à 15% procent maatschappelijk en politiek interessante onderwerpen worden ook beeld- en/of meningsvormend behandeld. Maatwerk dus, met de Agendacommissie als belangrijke (proces)spin in het web. Ten behoeve van de volksvertegenwoordigende rol is er daarnaast een apart contactmoment met de inwoners bedacht. Inwoners, instellingen of bedrijven kunnen de raad uitnodigen voor het zogeheten Poadium. Op basis van evaluaties en gesprekken zijn er de afgelopen jaren al wat praktische aanpassingen gedaan: ➢ Petear en Debat op andere avond dan Beslút; ➢ Inspraak zoveel mogelijk naar Petear; ➢ Fragemomint max. half uur voorafgaand aan Beslút; ➢ Petear bij voorkeur digitaal; ➢ Poadium op extra avond. Begin dit jaar zijn er tijdens de verkenningsgesprekken van de coalitieonderhandelingen verschillende aspecten van de werkwijze benoemd. Deze kwamen kort gezegd neer op: ➢ Meer nadruk op voorkant besluitvormingsproces (Petear, Debat), ten koste van it Beslút. ➢ Invoeren van schaduwfractieleden --> mogelijkheden voor parallelle sessies. ➢ Geen dubbelingen --> geen raadscommissies. ➢ Petear moet soms informeler, meer een gesprek. De griffier heeft naar aanleiding hiervan enkele mogelijke aanpassingen op een rij gezet, die uitgebreid in presidium en agendacommissie zijn besproken.

Dit raadsvoorstel is uiteindelijk het resultaat van alle besprekingen en discussies. Werkwijze, incl. aanpassingen, worden maandelijks in het presidiumoverleg besproken / geëvalueerd. Daarnaast is het goed om de nu voorgestelde aanpassingen, en met name die betreffende de steunfractieleden, na twee jaar integraal te evalueren. Hierna volgt de afzonderlijke motivering voor de diverse voorgestelde aanpassingen. 1.1 De Agendacommissie zal nog kritischer beoordelen of meer onderwerpen in aanmerking kunnen komen voor behandeling als hamerpunt. Veel aan de raad voorgelegde besluiten bevatten geen of slechts een marginale politieke inhoud. Het gaat daarbij b.v. om bestemmingsplannen zonder zienswijzen, breed gedragen benoemingen, uitvoeringsbesluiten, simpele begrotingswijzigingen. De raad dient deze besluiten vanuit zijn wettelijke bevoegdheden te nemen, maar er bestaat in de raad geen verschil van mening over. De Agendacommissie geeft als advies aan de raad om deze onderwerpen als hamerpunt, dus zonder discussie af te handelen. Dit bespaart tijd en energie, die daardoor ingezet kunnen worden voor maatschappelijk en politiek interessanter onderwerpen. 1.2 In principe weer alleen de donderdagavond bestemmen voor raadsbijeenkomsten. Het raadslidmaatschap in een grotere gemeente vraagt van raadsleden veel tijd en energie.

Het aanbod van onderwerpen en de uitnodigingen zijn bijzonder talrijk. Als lid van het hoogste orgaan mag van raadsleden ook wel een bijzondere inspanning worden verwacht. Er staat bovendien een redelijke vergoeding tegenover. Toch moet het raadslidmaatschap met een andere hoofdfunctie en/of het gezinsleven kunnen worden gecombineerd. Daarom zal het streven weer moeten zijn om it Petear, it Debat, it Beslút en wellicht ook it Poadium weer zoveel mogelijk op de donderdagavond te concentreren. Uitwijken naar andere avonden blijft mogelijk, maar alleen bij (hoge) uitzondering. 2.1 De werkdruk voor raadsleden is hoog. Om hen de mogelijkheid te geven het werk wat meer te verdelen, krijgen alle fracties de mogelijkheid om zich te laten ondersteunen door één of twee steunfractieleden. 2.1a Om het steunfractielid nog enige democratische legitimiteit te verschaffen, dient hij/zij op de laatst vastgestelde kieslijst van de betreffende politieke partij te staan. Bij voorkeur gaat het om de eerste opvolgers op de lijst. Steunfractieleden leggen geen eed of belofte af en krijgen dus ook geen toegang tot geheime informatie en vergaderingen. 2

V 1.0

2.1b Besluitvorming, dus it Beslút, is wettelijk voorbehouden aan de 29 verkozen raadsleden. It Debat is zo nauw met de besluitvorming verweven, dat dit onderdeel ook alleen toegankelijk dient te zijn voor de 29 verkozen raadsleden. In it Debat gaat het immers om meningsvorming, compromissen sluiten en daarmee staat it Debat dicht tegen it Beslút aan. Steunfractieleden mogen dus deelnemen aan alle andere raadsactiviteiten, zoals Petear, Poadium, werkbezoeken en fractievergaderingen.

2.1c Het steunfractielid krijgt de volgende faciliteiten vanuit de gemeente aangeboden: ➢ ➢ ➢

Vermelding op de raadswebsite (zelfde gegevens als raadsleden). Een gemeentelijk e-mailadres (vanuit cyberveiligheidsoverwegingen). In iBabs (beperkte) toegang tot uitnodigingen en dossiers. Steunfractieleden krijgen geen toegang tot geheime informatie. De rest van de informatie op iBabs is openbaar toegankelijk.

3.1 De fracties bepalen zelf of een steunfractielid voor een (vrijwilligers)vergoeding in aanmerking komt en hoe hoog deze vergoeding dient te zijn. Daartoe kunnen de door de gemeente uitgekeerde fractiebudgetten worden aangewend. Ook andere fractieondersteuners dan de daartoe aangewezen steunfractieleden kunnen hiervoor in aanmerking komen. Zo kan de fractie desgewenst de vergoeding afstemmen op de inzet van de betreffende ondersteuner. 3.2 De jaarlijkse bijdragen voor het fractiebudget worden daartoe verhoogd met € 1.000 per fractie en gaan dus van € 2.500 naar € 3.500 per fractie per jaar met ingang van 2023. De fracties bepalen zelf waaraan het budget besteed mag worden, uiteraard binnen de voorwaarden van de ‘Verordening op de fractieondersteuning’. Desgewenst kan hieruit de vergoeding en/of middelen (zoals een iPad) voor steunfractieleden betaald worden. 4.1 De raad kan in de beeldvormende fase van het besluitvormingsproces alle benodigde kennis ophalen, van het college / de organisatie maar ook van anderen. Daarom zal geprobeerd worden om weer dichterbij de oorspronkelijke bedoeling van it Petear te komen, dus niet alleen maar een presentatie van of namens het college, maar een gesprek met alle mogelijke belanghebbenden.

4.2 It Petear kan verschillende vormen aannemen: • Presentatie • Inspraak • Hoorzitting • Informeel gesprek (geen katheder, geen camera / microfoon) • Werkbezoek Afhankelijk van het onderwerp en de belanghebbenden, kan er voor een meer formele of een meer informele sessie worden gekozen. De Agendacommissie heeft hierin het voortouw. Uitgangspunt blijft dat raadsbijeenkomsten openbaar zijn, maar niet alles hoeft te worden opgenomen. Als een onderwerp zich daarvoor specifiek leent, kan it Petear ook op locatie plaatsvinden. Denk b.v. aan de rondweg Wânswert, MFC Burdaard of Holwerd aan Zee. 5.1 Parallelle sessies kunnen de werklast verminderen. Door twee Petearen en/of Poadia tegelijkertijd, dus naast elkaar, te organiseren kan vaker voorkomen worden dat moet worden uitgeweken naar de woensdag- of dinsdagavond. Uitgangspunt blijft dat elk raadslid de mogelijkheid krijgt om een Petear of Poadium bij te wonen, dus zo mogelijk worden de sessies achter elkaar ingepland. Als het aanbod daarvoor echter te groot is, kan er voor parallelle sessies tegelijkertijd worden gekozen. Zeker als daarmee het uitwijken naar een woensdag- of dinsdagavond voorkomen kan worden. Als een tweede sessie een wat formeler karakter heeft, wordt deze op een wat provisorische wijze opgenomen (b.v. met een webcam).

Uitgangspunt blijft dat een Poadium op locatie, dus bij de uitnodigende partij, wordt georganiseerd. 6.1 Politieke discussie komt beter tot zijn recht in it Debat. Ook mogelijke (concept) amendementen en moties worden al zoveel mogelijk bij it Debat ingebracht. 6.2 Daarmee komt ook it Beslút beter tot zijn recht.

7.1 In it Beslút vindt geen uitgebreide discussie meer plaats. Hierdoor kan de agenda relatief snel worden afgehandeld. Hierdoor ontstaat tijd om it Beslút eventueel te combineren met it Debat op één avond. Dit kan efficiënt zijn omdat de 29 raadsleden dan toch al bij 3

V 1.0

elkaar zijn. It Debat bevat dan geen onderwerp dat dezelfde avond in it Beslút terug komt. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Raadsleden moeten niet monddood worden gemaakt. Daarom heeft elk raadslid uiteraard het recht om van een hamerpunt alsnog een bespreekpunt te maken. Bij voorkeur wordt dit minimaal 48 uren voorafgaand aan it Beslút kenbaar gemaakt in de presidium-app. Bij uitzondering kan het onderwerp van de agenda worden gehaald om het voor een volgende raadsbijeenkomst opnieuw te agenderen. 4.1 De vorm en invulling van it Petear worden maatwerk. Voor raadsleden en publiek kan dit op voorhand voor wat onduidelijkheid zorgen. Dit vergt daarom een goede voorbereiding en communicatie van de voorzitter, samen met de griffie. 5.1 Bij parallelle sessies kunnen raadsleden niet alle bijeenkomsten meer live volgen. Raadsleden zullen dan moeten kiezen welke bijeenkomst hun voorkeur heeft. Overigens kunnen opgenomen bijeenkomsten achteraf nog wel online worden bekeken. 5.2 Bij parallelle sessies wordt de directe lijn informatiegaring-meningsvorming-besluitvorming doorbroken. Degene die namens een fractie naar it Petear of Poadium gaat, kan immers een ander zijn dan degene die naar it Debat en/of Beslút gaat. Dit vergt intern binnen de fractie goede afstemming.

6.1 / 7.1 Het kan voor de Agendacommissie lastig zijn om in te schatten of een onderwerp wel of niet eerst voor een Debat moet worden geagendeerd. Uiteindelijk blijft de raad baas over zijn eigen agenda, dus herstel is altijd nog mogelijk. 8.1 Door de voorgestelde aanpassingen zo spoedig mogelijk in praktijk te brengen, werkt de raad tijdelijk niet meer conform het eigen Reglement van Orde. Wel worden de aanpassingen bij raadsbesluit vastgesteld. Het RvO wordt na deze besluitvorming uiteraard wel aangepast. Dit moment wordt echter aangegrepen voor een totale, integrale actuele herziening en vergt daarom enige voorbereidingstijd. Financiën Er zijn geen financiële consequenties verbonden aan de voorgestelde aanpassingen in de werkwijze, behalve de verhoging van de fractiebudgetten. Het vaste deel van de fractiebudgetten wordt verhoogd met € 1.000 per fractie per jaar, in totaal € 8.000 structureel per jaar. Er is geen dekking aanwezig binnen de begroting waardoor deze verhoging ten laste komt van het begrotingsresultaat. De aanpassing zal structureel verwerkt worden in de eerste tussentijdse rapportage 2023. Bijlagen - Notitie Meer met minder

Dokkum, 18 november 2022 De griffier van de gemeenteraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

mr. S.K. Dijkstra

4

V 1.0

Raadsbesluit 2022-209350

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van de griffier d.d. 18 november 2022; gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en het Reglement van Orde van de raad; Besluit: 1. De Agendacommissie te verzoeken om zo mogelijk nog strakker te sturen op politiek relevante onderwerpen. 2. Alle fracties de mogelijkheid te geven om zich te laten ondersteunen door maximaal twee steunfractieleden, die: a. afkomstig dienen te zijn van de laatst vastgestelde kieslijst van de betrokken politieke partij; b. mogen deelnemen aan alle raadsactiviteiten behalve it Debat en it Beslút; c. geen faciliteiten vanuit de gemeente krijgen, behalve vermelding op de raadswebsite, een gemeentelijk e-mailaccount en beperkte toegang tot iBabs. 3. De fractiebudgetten te verhogen met € 1.000 per jaar per fractie. 4. Het puur informatieve karakter van it Petear te handhaven, waarbij it Petear wel verschillende vormen aan kan nemen. 5. De mogelijkheid van parallelle informatieve sessies te benutten. 6. Een onderwerp waarbij een discussie / behandeling in twee (of meer) termijnen wordt verwacht, te agenderen voor it Debat. 7. Voor it Beslút in principe alleen onderwerpen te agenderen die bij hamerslag (hamerpunten) of in één termijn kunnen worden afgehandeld. 8.

Bovenstaande aanpassingen per 1 januari 2023 in praktijk te brengen en zo spoedig mogelijk daarna te formaliseren in een algemene update van het Reglement van Orde van de raad.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 15 december 2022. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

16/12/2022 14:10:53 CET {{Signer1}}

16/12/2022 15:03:25 CET {{Signer2}}

ID: 142a0cb5-356d-48d6-80c7-1bfb9b53a45e

ID: 142a0cb5-356d-48d6-80c7-1bfb9b53a45e

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

5

V 1.0