Raadsvoorstel Aanbesteding accountantsdiensten

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

:

2025 / 2025-255930

Raadsvergadering d.d.

:

6 november 2025

Portefeuillehouder

:

J.G. Kramer

Programma

:

(1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

:

101

Naam opsteller

:

S. Kooistra (E-mail: s.kooistra@noardeast-fryslan.nl )

Onderwerp

:

Aanbesteding accountantsdiensten

Begrotingswijziging

:

Nee

Voorgesteld raadsbesluit 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1. lid 2 sub b Wet Open Overheid geheimhouding op te leggen op bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview. 2. Het bijgaande en als zodanig gewaarmerkte document “Aanbestedingsdocument Europees openbare aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035” inclusief alle bijlagen vast te stellen. Inleiding Op 19 december is middels een raadsbesluit het contract met de Eshuis Accountants voor de 2e keer met 1 jaar verlengd. Dat contract loopt al vanaf 2020 en eindigt met de controlewerkzaamheden van het boekjaar 2025. Het is dus nodig om een nieuwe aanbesteding te doen, zodat de overgang tussen de oude en de nieuwe accountant voor de controlewerkzaamheden goed op elkaar aansluit. De Werkgroep aanbesteding nieuwe accountant is vanaf juni 2025 actief. Deze Werkgroep, bestaande uit de leden van de auditcommissie tezamen met de Concerncontroller en de Coördinator Planning en Control, heeft m.b.v. BIC bv alle voorbereidingen getroffen en de aanbestedingsdocumenten opgesteld. Voor de zomervakantie zijn er marktconsultatiegesprekken gevoerd op 14 en 15 juli jl. Met de opgedane informatie zijn de maanden september en oktober gebruikt om keuzes te maken en de aanbestedingsdocumenten inhoudelijk en volgens planning af te ronden.

Te denken valt aan het opstellen van een plan van eisen, gunningscriteria en planning. Het bedrijf BIC bv is als externe partij ingehuurd om de werkgroep te begeleiden in dit aanbestedingstraject en ook zorg te dragen voor publicatie op TenderNed. Beoogd effect Gezond financieel beleid voor de langere termijn. Argumenten 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1. lid 2 sub b Wet Open Overheid wordt de raad gevraagd geheimhouding op te leggen op bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview. Indien de betreffende informatie openbaar gemaakt wordt, frustreert dit het aanbestedingstraject i.v.m. voorkennis. 2.1 In artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven dat de Raad een accountant benoemd, die belast wordt met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening. 2.2 Het contract met de huidige accountant Eshuis accountants loopt na het controleboekjaar 2025 af. Op 19 december 2024 is de Raad geïnformeerd over het opstarten van een nieuwe aanbestedingsprocedure in 2025. Na vaststelling van de aanbestedingsdocumenten wordt de aanbesteding de dag erna gepubliceerd op TenderNed met als planning, dat we in februari 2026 een nieuwe accountant kunnen contracteren voor de controlewerkzaamheden van het boekjaar 2026. Toetsing aan Omgevingsvisie N.v.t.

Kanttekeningen en risico’s De te halen planning rondom de aanbesteding is belangrijk om voor de controlewerkzaamheden van de jaarrekening 2026 een accountant te kunnen aanstellen.

1

Financiën Er is structureel geld beschikbaar voor uitvoering van de accountantscontrole, waarbij vanaf de Begroting 2026 i.v.m. de nieuwe aanbesteding rekening wordt gehouden met een verhoging van de kosten. Vervolg en planning Na instemming van de gemeenteraad wordt de aanbesteding op 7 november 2025 gepubliceerd op TenderNed. De inschrijving sluit op 6 januari 2026, waarna de definitieve gunning ter besluitvorming wordt voorgelegd in It Beslút van 19 februari 2026. Communicatie + Participatie N.v.t. Bijlagen 1. Aanbestedingsdocument accountantsdiensten GNF25ACD; 1a. Conceptovereenkomst GNF25ACD; 2. Programma van Eisen GNF25ACD; 3. Planning & Controlcyclus 2025 Jaarstukken GNF25ACD; 4. Model voor het indienen van vragen t.b.v. inlichtingen GNF25ACD; 5. Begrippenlijsten van vragen t.b.v. inlichtingen GNF25ACD; 6. Kwaliteit, open vragen en het interview GNF25ACD – GEHEIM; 7. Checklist GNF25ACD; 8. Beoordelingsformulier kwaliteit GNF25ACD; 9. Waarden gunningscriteria GNF25ACD; 10. Formulier A Uniform Europees aanbestedingsdocument GNF25ACD; 11. Formulier B prijzenblad GNF25ACD.

Dokkum, 8 oktober 2025 De Werkgroep Aanbesteding nieuwe accountant,

de adjunct-griffier, S. Kooistra

de voorzitter, Kl. de Jager

2

V 1.0

Raadsbesluit 2025 / 2025-255930

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van de Werkgroep aanbesteding nieuwe accountant d.d. 8 oktober 2025; gelet op het bepaalde in artikel 213, lid 2 van de Gemeentewet; Besluit: 1. Op grond van artikel 87 van de Gemeentewet en artikel 5.1. lid 2 sub b Wet Open Overheid geheimhouding op te leggen op bijlage 6 Kwaliteit, open vragen en interview. 2. Het bijgaande en als zodanig gewaarmerkte document “Aanbestedingsdocument Europees openbare aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035” inclusief alle bijlagen vast te stellen. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 6 november 2025. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 07/11/2025 09:22:31 CET

{{Signer2}} 07/11/2025 09:45:24 CET

Signed By: Dijkstra, Sytze

Signed By: Kramer, Johannes

ID: b5e412c1-c085-420a-a808-f1216dd2b351

ID: b5e412c1-c085-420a-a808-f1216dd2b351

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

3

V 1.0