Presentatie opeheffingsplan centrumregeling.pptx

Opheffingsplan Centrumregeling Gemeenteraad, 19 januari 2023

Programma van de bijeenkomst 1. Inleiding door portefeuillehouder (J.D. de Vries) 2. Presentatie opheffingsplan door Deloitte 3. Afsluitende vragenronde

Kort inleiding wethouder De Vries In de centrumregeling is opgenomen dat ‘indien er een besluit tot opheffing wordt genomen de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht geven om een opheffingsplan op te stellen’. Deloitte is aangewezen als registeraccountant en heeft op 20 december jl. het rapport aangeboden aan beide colleges ter kennisname. De gemeenteraad wordt in het vervolgproces per kwartaal geïnformeerd over het proces van ontvlechting.

Voorstellen Jan-Harmen de Vries MSc RA RE MMC Director Deloitte Audit Advisory (Publiek). Registeraccountant Marcel van Aalzum Manager Deloitte Audit Advisory (Publiek)

Teamleden Deloitte: Juwi Liu, Fleur Lensen, Ingrid Boink, Stella Evers, Matthieu van Amerom, Veerle Foederer, Clim Gliesen. Dirk Kuperus (QA, registeraccountant)

Drie blokken over opheffingsplan 1. Status, reikwijdte, proces, feiten en bronnen 2. Inhoudelijke onderwerpen 3. (Onderwerpen met) actiepunten

BLOK 1

Het opheffingsplan kort uitgelegd 1. Inleiding​ 2. Besluitvorming | Centrumregeling | Communicatie​ 3. Balans ​ 4. Huisvesting​ 5. Exploitatie ​ 6. Personeel​ 7. Informatietechnologie​ 8. Rechtszaken | Claims | Bezwaar en beroep procedures​

9. Kosten van opheffing​ 10.Actiepunten

Aard en status van opheffingsplan CR: Accountant stelt opheffingsplan op. Set aan spel- en rekenregels voor ontvlechting en opheffing. Ter kennisname colleges (toegelicht op 20 december 2022) en raden (17/19 januari 2023) Principes: Onafhankelijkheid en objectiviteit. Redelijkheid en billijkheid. Beide gemeenten dienen zich aan spelregels opheffingsplan te houden. Afspraken maken “bovenop” het opheffingsplan c.q. afwijken mag, echter alleen met gezamenlijk instemming.

Reikwijdte is (alleen) opheffing zelf

Opheffen

Opbouw organisatie Dantumadiel

Ombouw organisatie Noardeast-Fryslân

Opheffingsplan

Plan gemeente Dantumadiel

Plan gemeente Noardeast-Fryslân

Governance en proces 11 oktober

15 december

Stappen en periode 1. Voorbereiden

Governance

2. Bepalen grondslagen

STUURGROEP

BEGELEIDINGSGROEP

Quality Assurance Deloitte

PROJECTGROEP DELOITTE

3. Bepalen (proces) afspraken

4. Opstellen opheffingsplan

Gevolgd proces 1.

Identificeren en verzamelen documentatie per thema

2.

Interviews per thema’s

3.

Bepalen spelregels op basis van Centrumregeling, Dienstverlenings-handvest, jurisprudentie, wetgeving, casussen

4.

Uitwerken inhoud per thema en nader onderzoek

5.

Validatierondes per thema (feiten)

6.

Specifieke onderwerpen verdiepen

7.

Concept opheffingsplan en feedback rondes

8.

Finaal opheffingsplan

Belangrijkste feiten en bronnen Centrumregeling -> Centrumgemeente en Gastgemeente Beide gemeenten hebben besloten tot opheffing, daarmee niet sprake van een uittreding van een deelnemer Dienstverbanden en activa (middelen) liggen bij Centrumgemeente inclusief de financiering van activa, dus leningen ook. Bronnen spel- en rekenregels: Centrumregeling & het Dienstverleningshandvest, wet- en regelgeving, jurisprudentie, eerdere casussen

Vragen blok 1

BLOK 2 Inhoudelijke onderwerpen

Spel- en rekenregels Spel- en rekenregels (H1)

•

Gaat in de kern om: • Verdeling van de (fysieke) middelen • Verdeling van doorlopende en/of nagekomen kosten. Frictiekosten, afkoopkosten, financieringskosten • En voor hoelang

•

Onderscheid tussen vaste doorlopende kosten versus variabele kosten

•

Verdeelsleutel gezamenlijke middelen en gezamenlijke kosten op basis van begroting 2023: 73,44% voor Noardeast-Fryslân versus 26,56% voor Dantumadiel

•

Overbruggingsperiode gesteld op 5 jaar en personeel 3 jaar (cf DVH), gerekend vanaf 1 januari 2024

•

Vanaf 20 december 2022 geen nieuwe investeringen, kosten, uitgaven ten laste van de Centrumregeling, uitzondering alleen in gezamenlijke afstemming en expliciete afspraak over verdeling (toekomstige) kosten

•

Kosten van de opheffing zelf, verdelen op basis van 50% / 50% (toelichting volgt verderop)

Inhoudelijke onderwerpen Hier in blok 2 de volgende inhoudelijke onderwerpen:

•

H3 – Balans

•

H4 – Huisvesting

•

H5 – Exploitatie

•

H6 – Personeel

•

H8 – Claims en rechtszaken

•

H9 – Kosten opheffing (verdeling)

Inhoudelijke onderwerpen H3: Balans

•

Gaat over verdeling van de geïnventariseerde middelen (tractie, randapparatuur, overige bedrijfsmiddelen)

•

Verdeling van geïnventariseerde tractiemiddelen op basis van het huidige gebruik: • Gebruik door Noardeast-Fryslân • Gebruik door Dantumadiel • Gezamenlijk gebruik

•

Voor Gezamenlijk gebruik geldt: financiële verrekening voor omvang “boventalligheid” inzake vaste kosten 2024 t/m 2028 op basis van algemene verdeelsleutel.

H4: Huisvesting

•

Gebouwen eigendom van de beide gemeenten zelf, dus geen gezamenlijk eigendom

•

Geen aanleiding voor verrekeningen

Inhoudelijke onderwerpen H5: Exploitatie

•

Impact opheffing op posten vanuit exploitatie en de spelregels daaromtrent

•

Betreft facilitaire zaken, dienstverlening. Gaat met name om contracten en de vaste kosten die daaruit blijven voortvloeien -> impact op inkoopcontracten door opheffing centrumregeling (opzeggen, doorlopen en kosten verrekenen?)

•

De hieruit voortvloeiende frictiekosten en/of meerkosten worden op basis de algemene verdeelsleutel verdeeld over beide gemeenten.

Inhoudelijke onderwerpen H6: Personeel

•

In H6 primair scenario wanneer er geen overeenstemming met vakbonden komt (plaatsing/sociaal plan)

•

Juridische sfeer: “overgang van onderneming”

•

Beoordeling of een werknemer al dan niet ‘toebehoort aan’ de onderneming (gemeente)

•

Werknemers met behoud van (de op dat moment geldende) arbeidsvoorwaarden gaan bij overgang van onderneming over naar de nieuwe werkgever.

•

Als gevolg van de ontvlechting gaat de dienstverlening vanuit de gemeente Noardeast-Fryslân aan de gemeente Dantumadiel over naar de gemeente Dantumadiel.

•

Werknemers die op grond van een arbeidsovereenkomst in dienst zijn bij de gemeente Noardeast-Fryslân en die ‘toebehoren’ aan de dienstverlening aan de gemeente Dantumadiel zullen als gevolg hiervan van rechtswege overgaan naar de gemeente Dantumadiel.

Inhoudelijke onderwerpen H6: Personeel vervolg

•

Nu: Lokaal Overleg (vakbonden)

•

Plaatsing naar voorkeur

•

Timing

•

Processtappen (bijlage opheffingsplan)

Inhoudelijke onderwerpen H9: Claims en rechtszaken

•

Claims en rechtszaken in de toekomst die oorsprong vinden in de periode dat de CR actief was

•

Onderscheid primair processen (taken) en bedrijfsvoering

H10: Kosten opheffing

•

Verdeling op basis van 50% / 50%

•

Vanaf 20-12-2022 geen nieuwe investeringen / kosten in de CR die leiden tot hogere (frictie)lasten. NB. Invulling van bestaande vacatures mag wel

•

Raming wordt scherper komende maanden (projectmanagement, IT etc)

•

Financieel model - discipline

Vragen blok 2

BLOK 3 Actiepunten: ICT ontvlechting en impact (H7) Actiepunten (H10)

Actiepunten ICT ontvlechting en impact (H7) Actiepunten (H10)

(Onderwerpen met) actiepunten H7: Informatietechnologie •

Principe inzake IT en de ontvlechting: o Scheiding van data en scheiding van IT organisaties

•

Dantumadiel zal (eerst) een eigen IT organisatie moeten inrichten: IT beleidsvorming, IT Beheer, IT regie, CISO etc.

•

Uitvoering van IT Dantumadiel -> voorkeursoptie Dantumadiel is samenwerking met SSC Leeuwarden, conform huidige centrumregeling c.q. Noardeast-Fryslân;

o Impactanalyse gemaakt door Gemeente Leeuwarden, deze nog scherper laten maken; o Daarna formele aanbieding (offerte) SSC Leeuwarden over status Dantumadiel, de dienstverlening, voorwaarden en kosten

o Daarna besluitvorming Dantumadiel o Advies Deloitte: Opmaken separaat IT ontvlechtingsplan zodra duidelijkheid

(Onderwerpen met) actiepunten H10: Actiepunten

• Opstellen liquidatiebalans per 31 december 2023 • Rekenkamercommissie, intrekken verordening (eventueel besluit voorzetting) • Dynamisch archief met cliëntendata ontvlechten • Kosten opheffing nader inzichtelijk maken en verrekenen • Aanbestedingen organiseren • Processen inzake personeel organiseren • Besluitvorming IT Dantumadiel en IT Ontvlechtingsplan

Vragen blok 3

Voorbeeld tractie Voorbeeld verdeling huisvuilauto’s (voor deel gezamenlijk gebruik)

•

De gemeente Noardeast-Fryslân krijgt 3 van de 4 nieuwe huisvuilauto’s. Dit is voor de gemeente Noardeast-Fryslân 0,4 huisvuilauto meer dan het huidige en nodige gebruik.

•

Het “boventallig” deel betreft 0,4 * ([kapitaallasten 2024 t/m 2028] + [gemiddelde motorrijtuigenbelasting x 5 jaar] + [gemiddelde verzekeringskosten x 5 jaar]) = € 60.377

•

73,44% = € 44.341 van het “boventallig” deel van de kosten komt voor rekening van de gemeente Noardeast-Fryslân.

•

26,56% = € 16.036 van het “boventallig” deel van de kosten komt voor rekening van de gemeente Dantumadiel.

•

Dantumadiel vergoedt dus 26,56% van de 0,4 boventalligheid die gefinancierd wordt door Noardeast-Fryslân

•

Dantumadiel heeft hierna keuzevrijheid

Bedankt voor de aandacht

Vragen?