Presentatie Ontvlechting 14 december 2023

Opheffing Centrumregeling Raad Noardeast-Fryslân, 14 december 2023

Programma Opheffing Centrumregeling Ontvlechting

§ De drie sporen § Aanpak en Tijdlijn § Waar staan we nu: Ø Algemeen Ø Materieel Ø ICT (Alexander op de Weegh) Ø Financiën (Siemen Duursema) Ombouw

De drie sporen

3b. OMBOUW NOARDEAST 2024

3a. OPBOUW DANTUMADIEL 2024

1. “De winkel open houden”

2. OPHEFFEN CENTRUMREGELING

ONTVLECHTING

Fase 1 t/m 4

Programma

1

2

3

4

Opzet programma en voorbereiden fase 2

Start uitvoering op onderdelen

Vervolg uitvoering en afronding

Vervolg uitvoering en afronding ICT

Vormgeven programma-team Opstellen programmaplan Sociaal Plan en Functieboek

P&O

Financiële afwikkeling

Definitieve toewijzing en plaatsing

Belangstellingsregistratie Voorlopige plaatsing

ICT

ICT ontvlechtingsplan: voorbereiden, keuzes maken

Ontvlechten (noodzakelijke) applicaties afgerond

Facilitair

Voorbereiden en start ontvlechting archieven en bedrijfsmiddelen

Archieven en bedrijfsmiddelen overgedragen, DVO afgesloten

t/m 30 juni 2023

t/m 31 december 2023

t/m 31 maart 2023

Informeren Raad

30 maart

31 maart Sociaal plan en functieboek klaar

16 mei

3 april 3 & 5 april Stuurgroep Medewerkers 4 mei overleg bijeenkomst Start periode Belangstellings registratie

22 juni

18 juli

26 mei 2023 Start periode Plaatsingsprocedure

28 september 19 september

Technische ontvlechting “ingewikkelde” applicaties

t/m 30 juni 2024

14 december

30 november 2023

projectmatig, routinematig (Beleid) en improviserend

Waar staan we nu Overzicht realisatie Fase 1 en Fase 2 en Fase 3: tot 14 december 2023

Fase 3

Fase 2

Fase 1

Rapportage momenten 10 mei 2023

10 november 2023

10 juli 2023

10 januari 2024

Waar staan we nu Onderdeel

Realisatie

Algemeen

Tussenrapportage 10 november 2023 opgeleverd Afspraken m.b.t. de Bezwarencommisie afgerond Format / checklist t.b.v. overdracht opgeleverd

Materieel

Tracties verdeeld Overzetting contracten/verzekeringen en brandstofpassen loopt Overdracht op 1 januari 2023

Facilitair

Fysieke archieven: splitsing loopt volgens planning Overdracht van 20-23 november 2023 (met uitzondering van de PD)

Contracten

Inventarisatie contracten, lidmaatschappen en abonnementen afgerond. Beeindiging/omzetting loopt volgens plan Proces voorbereid voor onvoorziene situaties

Waar staan we nu: Personeel

Waar staan we nu: ICT §

•

Totaal aantal applicaties: 168, waarvan: § 43 vervallen § 13 overgedragen § 59 onder handen § 18 in offertetraject § 24 in onderzoek § 11 on hold (DVO) Aantal werkgroepen: 15

En verder: § Laptops, PC's, printers, scanners § Gedeelde mailboxen § Persoonlijke mailboxen § Bestandsmappen § Teams-omgevingen § Internetverbindingen § Telefonie (vast en mobiel)

Waar staan we nu: ICT Aanpak

•

Werkgroep-leiders inventariseren details van iedere applicatie

•

Op basis van inventarisatie wordt detailplanning gemaakt en worden testen voorbereid

•

Ingewikkelde/risicovolle werkzaamheden zoveel als mogelijk door/met leverancier uitvoeren

•

Niet-beschikbaarheid wordt zoveel als mogelijk beperkt

Planning

•

•

Eerste helft 2024:

-

Sociaal domein

-

Key2Financien

-

Zaaksysteem

Andere applicaties, mailboxen, telefoons, verbindingen in 2023

ICT aandachtspunten • Financiën: - Jaarafsluiting Dantumadiel in systeem van Noardeast-Fryslân - Afspraken over boekingen voor 2024 • Sociaal domein en Zaaksysteem - Medewerkers Dantumadiel blijven voorlopig werken in systeem Noardeast-Fryslân - Afspraken over gezamenlijk beheer • Aantal accounts van Noardeast-Fryslân moeten langer worden aangehouden • ICT helpdesk ingericht

Waar staan we nu: Financiën • Financiën van het programma Ontvlechting • Door de Raad beschikbaar gesteld budget voor Ontvlechting - € 3.500.000 (uit bestemmingsreserve ontvlechting) • Kosten van Ontvlechting worden 50% - 50% tussen beide gemeenten verdeeld.

Waar staan we nu: Financiën 2024

2023 Raming 24 januari

€ 1.618.836

Begroting

€ 1.703.836

Extra budget ICT

€ 100.000

Beschikbaar in 2023

€ 1.803.836

Prognose uitgaven

€ -1.613.394

Restant 2023

€ 190.442

Raming 24 januari Restant 2023 Beschikbaar 2024 Begrote uitgaven Programmateam ICT dubbele licentiekosten Totaal

€ 304.000 € 190.442 € 494.442 € -130.000 € -320.000 € -250.000 € -205.558

Waar staan we nu: Financiën

Conclusie

• Voor programma ontvlechting is voldoende budget beschikbaar • Interne inzet in 2023 nog onvoldoende in beeld, zit nog niet in de prognose

Waar staan we nu: Financiën • Doorkijk desintegratiekosten Bedrijfsmiddelen

Verdeling afgerond, BTW openstaand punt

Personeel

Plaatsing afgerond, in december meer zicht op evt. overbezetting

Huisvesting

gemeentehuizen, thuismeubilair

ICT

Proces loopt door in 2024, dan ook meer zicht op (structurele) lasten

Rechtszaken, claims, bezwaar- en beroepsprocedure

OMBOUW

(inrichtingsplan Noardeast-Fryslân 2024)

Risico’s: overbezetting en vacatures Komt de dienstverlening aan onze inwoners in gevaar?

• geen aanleiding om problemen te verwachten Wat is de overbezetting in 2024?

• 43,63 fte begin 2024 (stand per 29-11-2023) Hoeveel vacatures zijn er per 1 januari 2024?

• 71,3 vacatures (werving loopt) per 29-11-2023 Wat gaan we doen om de overbezetting op te lossen en vacatures ingevuld te krijgen?

• Overbezetting: nu al acties die ca. 20 fte oplossen. • Mobiliteitsbeleid (extra ondersteuning voor management) • Vacatures: krachtig en vernieuwende arbeidsmarktcommunicatie (employer branding)

Bedankt voor de aandacht

Vragen?