Memo Projectbegroting en stand van zaken Keningsdei 2026

MEMO Aan:

Raad en college van B en W van de gemeente Noardeast-Fryslân Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân

Auteur:

Algemeen projectleider

Onderwerp:

Projectbegroting en stand van zaken Keningsdei 2026 Dokkum/Noardeast-Fryslân.

Datum:

30 september 2025

A. Projectbegroting Voor de organisatie van Keningsdei 2026 Dokkum/Noardeast-Fryslân is de volgende projectbegroting opgesteld: Begroting Keningsdei 2026 Programma*/** Koningsdag Koningsweekend Aankleding stad en dorpen & marketing (incl. bewegwijzering)

€ 850.000 € 100.000 € 100.000

€ 1.050.000

Veiligheid en mobiliteit* Crowd management Veiligheidsmaatregelen Parkeervoorzieningen

€ 250.000 € 350.000 € 100.000

Communicatie* Omgevingscommunicatie Publiekscommunicatie Faciliteiten (website, drukwerk, huisstijl, e.d.)

€ 50.000 € 50.000 € 50.000

Algemeen* Representatie en ondersteuning (incl. faciliteiten vrijwilligers en gasten)

€ 100.000

€ 700.000

€ 150.000

€ 100.000

Subtotaal begroting excl. btw

€ 2.000.000

Reserve excl. btw

€ 1.000.000

Totale begroting excl. btw (max.)

€ 3.000.000

* Inclusief inkoop externe partijen en externe inhuur expertise) ** Productievoorbereiding en uitvoering Ontwikkelen creatief concept Artiesten en gages (bij voorkeur i.c.m. optredens Koningsweekend) Podia en techniek Tijdelijke aanpassingen openbare ruimte Catering voor crew, vrijwilligers, gasten en organisatie

1/4

Voor het opstellen van de begroting zijn de volgende zaken als uitgangpunten genomen: -

De instemming van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân met de door het college van B en W voorgestelde financiële bijdrage van € 1.500.000,- waarvan € 1.100.000,- uit het ontwikkelfonds en € 400.000,- uit de algemene reserve; Het principebesluit van Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân om tot een maximum van € 1.500.000,- bij te dragen aan de organisatie van Keningsdei 2026, op voorwaarde dat de kosten gelijk verdeeld worden met de gemeente en Provinciale Staten ermee instemt; Om de efficiëntie van de uitvoering te bevorderen wordt de projectorganisatie – na besluitvorming in de gemeenteraad en Provinciale Staten – gemandateerd om tot een bedrag van € 2.000.000,- excl. btw te besteden voor de organisatie van Keningsdei 2026; Het restant ad. € 1.000.000,- excl. btw wordt geplaatst in een reserve waarvoor de projectleiders onderbouwde voorstellen kunnen indienen waarover het bestuurlijk overleg zal besluiten; Voor de voorliggende begroting zijn de begrotingen zoals vastgesteld door de gemeenteraden van Doetinchem (2025) en Emmen (2024) als benchmark gebruikt.

B. Organisatie- en overlegstructuur Om de organisatie van Keningsdei 2026 Dokkum/Noardeast-Fryslân zo soepel en efficiënt mogelijk te laten verlopen is een organisatie- en overlegstructuur uitgewerkt. Onderstaand een overzicht van de organisatiestructuur en deelprojecten: -

-

-

-

Algemeen o Algehele voortgang; o Projectsecretariaat*; o Representatie; o Capaciteit; o Financiën; o Juridische zaken. Programma o Programma Koningsdag; o Programma Koningsweekend; o Aankleding stad en dorpen & marketing; o Technische productie; o Vrijwilligerscoördinatie. o Horecazaken Veiligheid/mobiliteit o Veiligheidszaken; o Mobiliteitszaken; o Crowd management; o Accreditaties. Communicatie* o Perszaken; o Omgevingscommunicatie; o Crisiscommunicatie; o Interne communicatie; o Externe communicatie (o.a. bezoekerscommunicatie, social media, vormgeving/huisstijl, website).

* Vanuit projectsecretariaat sluit per werkgroep een afgevaardigde aan bij overleggen; ** Vanuit de werkgroep communicatie sluit per werkgroep een afgevaardigde aan bij overleggen.

2/3

Voor de projectorganisatie wordt de volgende overlegstructuur gehanteerd: -

Stuurgroep Vergaderfrequentie: 1x per maand en wekelijks in april; Taakbeschrijving: besluitvormend, kaderstellend en controlerend; Hoofdthema’s: o Route; o Begroting; o Verhaallijn; o Programma; o Communicatieplan; o Veiligheid gerelateerde plannen (ter afstemming na behandeling in vierhoek); o Mobiliteit gerelateerde plannen (ter afstemming na behandeling in vierhoek).

-

Bestuurlijk overleg Vergaderfrequentie: 1x per maand t/m november en 2x per maand vanaf begin december; Taakbeschrijving: proces bewakend; Hoofdthema’s: o Capaciteit; o Financiën; o Politieke besluitvorming; o Omgevingscommunicatie (incl. afstemming buurgemeenten); o Oplossen knelpunten;

-

Projectleidersoverleg Vergaderfrequentie: 2-3x per maand; Taakbeschrijving: coördinerend, afstemmend, voorbereidend en uitvoerend; Hoofdthema’s: o Signaleren aandachtspunten; o Bespreken knelpunten; o Delen successen; o Voorbereiding draaiboeken; o Voorbereiding conceptbesluiten stuurgroep; o Voorbereiding stand van zaken bestuurlijk overleg; o Afstemming t.b.v. vergunningsaanvraag.

-

Werkgroepen De projectleiders van de individuele werkgroepen (programma, veiligheid/mobiliteit en communicatie) bepalen de eigen samenstelling en frequentie van de ‘interne’ overleggen. Hetzelfde geldt voor de deelprojectleiders inzake de uitvoering van concrete opdrachten. Prioritair zijn hierin de uitvoering van opdrachten ten behoeve van de stuurgroep dan wel vanuit aanverwante overleggen.

3/3