Impactonderzoek ontvlechting Noardeast-Fryslan en Dantumadiel
Tekst van het document
Impactonderzoek Ontvlechting
Rapportage Impactonderzoek AVG-proof versie 7 april 2022
Opdrachtgever:
Gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel
Samenstellers:
Frank Burkels
Inhoud Managementsamenvatting
1
1.
Opdracht en aanpak
7
1.1.
We hebben onderzoek gedaan naar de ontvlechting
7
1.2.
Beoogd is inzicht te krijgen in de ruwe gevolgen
7
1.3.
Het resultaat
7
1.4.
Leeswijzer
8
1.5.
Woord van dank
9
Femmy Jonker Catheel Pino Datum:
31 maart 2022
2.
3.
4.
Lysias Advies
T: 033 464 70 70
IBAN: NL18 ABNA 0574 2170 53
Soesterweg 310d
E: info@lysiasadvies.nl
KvK: 30166304
3812 BH Amersfoort
www.lysiasadvies.nl
BTW: NL809282471B01
Huidige samenwerking en organisatie
10
2.1.
Huidige samenwerking
10
2.2.
Op deze manier worden taken uitgevoerd
11
2.3.
De huisvesting is gescheiden
13
2.4.
Op deze manier is de ICT geïntegreerd
13
2.5.
Op deze manier werkt het rond tractie
16
2.6.
Belangrijke contracten
18
2.7.
Deze samenwerkingen zijn er
19
2.8.
Deze financiële afspraken zijn gemaakt
20
2.9.
Samen onderweg
21
Impact: organisatie en dienstverlening
23
3.1.
Gevolgen voor organisatie, mensen en middelen
23
3.2.
Gevolgen voor dienstverlening
33
Impact: juridische zaken
38
5.
6.
7.
Impact: financiën
40
5.1.
Frictiekosten
40
5.2.
Eenmalige projectkosten
42
5.3.
Kosten ontvlechting personeel
43
5.4.
Kosten efficiëntieverlies
43
5.5.
Samenvatting
45
De toekomstige organisatie
48
6.1.
Zo wil Dantumadiel de organisatie op gaan bouwen
48
6.2.
Dit is het toekomstplan van Noardeast-Fryslân
48
6.3.
Relevant voor de opbouw van beide organisat ies
49
6.4.
Arbeidsmarktpositie, aandachtspunten en kansen
51
Doorkijk vervolg
52
7.1.
Bestuurlijke besluitvorming
52
7.2.
Eerstvolgende praktische stappen
53
7.3.
Inrichting governance proces
54
7.4.
Kritieke pad
55
Bijlage: Verantwoording van de aanpak
56
Opdrachtgeversoverleg, kopgroep en stuurgroep
56
Expert team
57
Interviewlijst
Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.
Intervisie
57
Documentenlijst
57
Managementsamenvatting
Naar verwachting leidt de ontvlechting tot een afname van eerder behaalde efficiency. Er zullen meer eenpitters ontstaan. Als gevolg
Sinds 1 januari 2019 werken de gemeenten Noardeast-Fryslân en
van de ontvlechting ontstaat tevens op onderdelen een tekort aan
Dantumadiel samen met als onderligger een centrumregeling.
kritieke massa. Ook zal waarschijnlijk verlies van motivatie en
Afgelopen jaar is die samenwerking geëvalueerd. Op basis van de
perspectief onder medewerkers merkbaar zijn en bestaat een reëel
ervaringen is besloten de ontvlechting van de samenwerking te
risico op een hoog verloop.
onderzoeken. Lysias Advies heeft in opdracht van b eide gemeenten een impactonderzoek uitgevoerd. Het doel hiervan was het verkrijgen van inzicht in de ‘ruwe’ consequenties van ontvlechting.
Een ontvlechting biedt ook kansen: een afname van coördinatie en overleg tussen de gemeenten en de mogelijkheid om focus aan te brengen. De aansturing is overzichtelijker en medewerkers werken
Het rapport begint met een overzicht van de huidige samenwerking
weer voor één bestuur. Een ontvlechting kan daarnaast momentum
en
deze
bieden om (deels) een nieuwe start te maken en energie geven aan
organisatie
(dit
overzicht
managementsamenvatting). ontvlechting waar
is
niet
opgenomen
in
Daarna
volgt
de
van
de
medewerkers die willen meebouwen aan de toekomst van één van
middelen,
en
beide gemeenten.
impact
het organisatie, mensen en
dienstverlening betreft. Vervolgens is aandacht voor de impact wat betreft juridische zaken en de financiële impact. Het rapport rondt af met een schets van de nabije toekomst van beide gemeenten en een doorkijk naar het vervolg.
Deze impact heeft een ontvlechting op de organisatie
Deze impact heeft een ontvlechting op tractie Ontvlechting van tractiemiddelen is een boedelscheiding. Noardeast Fryslân lijkt het beheer en de uitvoering in de openbare ruimte niet anders te willen gaan organiseren. Voor Dantumadiel geldt dat zij, gelet op de Toekomstvisie, waarschijnlijk in ieder geval het klein
Als het gaat om personeel, is sprake van een ‘overgang van
onderhoud zelf ter hand te nemen, maar dat groot onderhoud
onderneming’. Op grond hiervan gaat een deel van het personeel
eventueel wordt overgelaten aan de markt.
‘van rechtswege’ over naar de gemeente Dantumadiel. De vraag is om hoeveel fte en om wie dat gaat. Het college van Noardeast Fryslân heeft aangegeven dat het ervan uitgaat dat er geen gedwongen ontslagen aan de orde zullen zijn. De gemeenten mak en in een sociaal plan nadere afspraken over formatie en plaatsing.
Per (categorie) tractiemiddelen zullen de gemeenten moeten kijken wat een passende verdeling is, met aandacht voor de totale waarde en de inzet van de middelen. Klein materiaal, personen-, bestel- en vrachtauto’s en de tractoren kunnen naar rato worden verdeeld. Materiaal dat in aantal of in gebruik lastig te splitsen is (waaronder |1
huisvuilwagens en gladheidsbestrijding) moeten worden verdeeld in
Deze impact heeft een ontvlechting op dienstverlening
onderling overleg. In sommige gevallen zal er materieel teveel (dat wil zeggen: geen efficiënte inzet) zijn in de ene gemeente en
De dienstverlening komt tijdens en direct na de ontvlechting onder
materieel worden gemist in de andere gemeente dat weer moet
druk te staan door overgang van dossiers, overzetten van systemen
worden aangeschaft, geleased, of ingehuurd. Risico’s zijn de l ange
en applicaties en door mogelijk verlies van personeel. Vergunningen
levertijden bij aankopen en het niet behalen van de bezuiniging op
en wettelijke termijnen daarvoor zijn een aandachtspunt, evenals het
openbare ruimte die Noardeast-Fryslân heeft ingezet.
inbedden van nieuwe taken (denk aan de Omgevingswet). Tijdens het proces zal de dienstverlening aan de beide besturen afnemen
Deze impact heeft een ontvlechting op ICT
door de inzet op de ontvlechting als gevolg van de extra inspanning.
De impact van de ontvlechting op ICT is in hoge mate afhankelijk van
Op de middellange termijn zal de dienstverlening van mindere
de keuze hoe Dantumadiel het technisch beheer en hosting gaat
kwaliteit zijn als gevolg van verminderde specialisatie en mogelijk
waarborgen.
verminderde
Hiervoor
bestaan
drie
‘basiskeuzes’:
zelf
doen,
openingsmogelijkheden.
Een kans
is
de
directe
deelname aan SSC Leeuwarden of uitbesteden. De ontvlechting zal
dienstverlening aan de beide besturen als gevolg van de kortere
impact hebben op zowel beheer, middelen en hardware als op
lijnen.
informatiemanagement, applicaties en software. Zo zullen op vrijwel alle applicaties de autorisaties moeten worden aangepast.
Deze juridische impact heeft een ontvlechting
Daarnaast zullen contracten moeten worden voortgezet, beëindigd of
De ontvlechting kan impact hebben op de samenwerkingen en
overgenomen. Het is daarbij zaak rekening te houden met licenties,
gemeenschappelijke regelingen van beide gemeenten én op wat dat
onderhoud, beheer en dienstverlening, evenals werkplekapplicaties
vraagt
en telecomvoorzieningen en IT die gebruikt worden bij beheer en
afzonderlijk accounthouderschap en afzonderlijke ondersteuning van
uitvoering.
het bestuur. Ook zal de positie in de regio waarschijnlijk afnemen.
In de ontvlechting zullen de gemeenten de data moe ten identificeren
In een volgende fase moeten alle (langlopende) contracten en
die moeten worden overgebracht dan wel afgesplitst en moet de
leverancier-relaties worden doorlopen. Wanneer het contract voor 1
organisatie
januari 2024 afloopt, moet opnieuw worden (aanbesteed en)
de
lopende
en
‘ontvlechtingsproof’ moeten inrichten.
aankomende
projecten
van
de
eigen
organisatie.
Ontvlechting
resulteert
in
ingekocht. Wanneer het contract na 1 jan uari afloopt, zijn er verschillende
mogelijkheden:
gezamenlijk
de
contractperiode |2
afmaken; het contract opsplitsen en aanpassen; het contract vroegtijdig beëindigen en opnieuw (aanbesteden en) inkopen. De laatste twee opties zullen deels gepaard gaan met s chaalverlies. Bij laatste optie is mogelijk ook schadevergoeding aan de orde .
Deze financiële impact heeft een ontvlechting In navolgende tabel staan de nu voorziene ruwe financiële consequenties in beeld gebracht. Dit is geen wetmatigheid in deze fase van de ontvlechting maar een onderbouwde inschatting.
|3
Kosten in euro’s
Minimaal
Maximaal
Toelichting
Incidentele kosten Productieverlies
ICT Personeel
Contracten 1
Tractie 1 Projectorganisatie
Totaal
Kosten afhankelijk van duidelijkheid die medewerkers krijgen, hoeveel op de kop gaat en hoe goed de ontvlechting wordt ingericht en voorbereid.
836.500
2.091.200
300.000
3.225.000 Kosten afhankelijk van keuze van Dantumadiel om het zélf te doen, deel te nemen aan SSC of om uit te besteden. Kosten afhankelijk van uiteindelijke boventalligheid; benodigde ontslagvergoedingen; aanvullende opleidingen; benodigde inwerktijd.
304.500
609.000
-
-
-
- Kosten afhankelijk van verdeling tractiemiddelen, vervolgkeuzes gemeenten (kopen, huren, leasen, inhuur)
885.000
1.250.000
2.326.000
7.175.200
1.000.000
2.000.000
Kosten afhankelijk van inhoud contracten (looptijd, bepalingen over beëindiging en aanpassing), keuze per contract om looptijd af te maken; het contract op te splitsen of het contract vroegtijdig te beëindigen.
Kosten afhankelijk van offertes onafhankelijke registeraccountant, externe procesbegeleider en andere inhuur, benodigde inzet intern projectmanagement en andere ambtelijke projectcapaciteit
Structurele kosten per jaar Efficiëntieverlies in personeel
Efficiëntieverlies in contracten Efficiëntieverlies in tractie
Efficiëntieverlies in ICT
Totaal
Inschatting op basis van taakstelling van 1 miljoen euro, schaalvoordeel eerdere samenwerking en aanvullende schaalvoordelen.
83.670
251.010 Inschatting op basis van verlies van schaalvoordeel van 1 tot 3 procent.
249.641
249.641
0
1.333.311
Kosten afhankelijk van verdeling tractiemiddelen, onder - en overcapaciteit die ontstaat, vervolgkeuzes gemeenten (kopen, huren, leasen, inhuur)
3.274.848 Kosten zijn afhankelijk van de keuze die Dantumadiel maakt ten aanzien van ICT. We werken met een factor 2,5 ten opzichte van het huidige kostenaandeel in de samenwerking. De (personele) kosten van de minimale variant zijn verdisconteerd in efficiencyverlies in personeel. 5.775.499 Deze bedragen lijken zeer nauwkeurig, maar zijn het gevolg van berekeningen met inschatting via percentages.
1
Er is in deze fase waarin we een ruwe impact schetsen, nog te veel onduidelijkheid op dit punt. Daarom is het op deze kostenposten niet mogelijk een kostenindicatie te geven. Hetzelfde geldt voor tractie.
|4
Zo willen de gemeenten hun eigen toekomstige organisatie inrichten
Wat
Wanneer
Aanvaarding rapportage impactanalyse
April 2022
uitvoeringsgemeente vormen. Het is de ambitie van de gemeente
Adviesaanvraag ondernemingsraad
April 2022
Noardeast-Fryslân om de koers die is vastgelegd in de
Advies ondernemingsraad
Juni 2022
Raadsbehandeling
Juli 2022
Het college van de gemeente Dantumadiel wil een
verbeteragenda, vast te houden. Beide gemeenten hebben een nieuw functiehuis te bouwen. Aandachtspunt daarin zijn de huidige eenpitters. Ten aanzien van beleid, uitvoering en processen is voor met name voor Dantumadiel nog nadere uitwerking nodig, waar de
Gelijkluidend opheffingsbesluit
Augustus 2022
Inrichting projectorganisatie en governance
September 2022
Contouren nieuwe organisatie beschikbaar op hoofdlijnen (voldoende concreet voor keuzes rond contracten)
Uiterlijk november 2022
Sourcing onderzoek en besluit worden genomen ten aanzien van technisch beheer en hosting van ICT
Novemberdecember 2022
Opheffingsplan beschikbaar
Novemberdecember 2022
adviseren te werken met een stuurgroep en ambtelijk
Resultaat onderhandelingen beschikbaar
December 2022
opdrachtgevers en opdrachtnemers, maar andere mogelijkheden
Opzeggen of pro forma opzeggen contracten
Uiterlijk 31 december 2022
Kenbaar maken wens tot deelname/toetreding contractpartners
Uiterlijk 31 december 2022
gemeente nu ook al mee bezig is. Voor wat betreft NoardeastFryslân geldt dat de filosofie van de verbeteragenda houdbaar is, maar dat in de planning en concrete vormgeving wel rekening zal moeten worden gehouden met de ontvlechting.
Zo ziet het vervolg eruit Om daadwerkelijk te komen tot een ontvlechting gaat er een aantal processen lopen. Het is belangrijk dit goed aan te sturen. Wij
bestaan ook. Verder stellen we voor de verschillende activiteiten te laten landen in drie sporen: 1. Onderhandeling en afspraken, 2. Ontvlechting (en opbouw) en 3. Reguliere dienstverlening. Aanvullend kunnen er twee parallelle sporen worden gevolgd die de opbouw/herinrichting van de twee ambtelijke organisaties betreffen. De volgende activiteiten maken onderdeel uit van het kritieke pad:
Contourenschets nieuwe organisatie beschikbaar inclusief functieboek, inclusief advies ondernemingsraad Sociaal plan beschikbaar, afgestemd met de bonden en ondernemingsraad
Uiterlijk vóór zomerreces 2023 Maart-april 2023
|5
Wat Plaatsing medewerkers
Wanneer Najaar 2023
Verhuizing medewerkers en dossiers
Novemberdecember 2023
Benoemingen/aanstellingen door het college
Uiterlijk 31 december 2023
Start ontvlochten situatie
1 januari 2024
|6
1.3. Het resultaat
1. Opdracht en aanpak
Het resultaat van het onderzoek is een rapport waarin op hoofdlijnen
1.1. We hebben onderzoek gedaan naar de ontvlechting
de consequenties van de splitsing van personeel, tractie en ICT in
Sinds 1 januari 2019 werken de gemeenten Noardeast-Fryslân en
beeld zijn gebracht, inclusief de juridische, organisatorische en
Dantumadiel
en
financiële impact daarvan. Het impactonderzoek biedt een basis voor
huidige
het hierna op te stellen opheffingsplan; het betreft dus níet het
samen
via
dienstverleningshandvest.
een
Afgelopen
centrumregeling jaar
is
de
samenwerking geëvalueerd en zijn varianten geschetst voor het vervolg. Dit was conform de afspraak die is gemaakt in 2019. Op basis van de ervaringen met de samenwerking hebben de beide colleges
in november
2021 tijdens
een gezamenlijk
overleg
opheffingsplan zelf. Op basis van het impactonderzoek zijn voorstellen gedaan voor te hanteren uitgangspunten voor de daadwerkelijke ontvlechting.
uitgesproken geen perspectief te zien in het versterken van de
Hier is rekening mee gehouden
samenwerking binnen de huidige centrumregeling. Dantumadiel wil
Voor het impactonderzoek is rekening gehouden met ‘variabelen’ met
een zelfstandige gemeente blijven en ziet kans de huidige
betrekking tot de wijze waarop Dantumadiel zaken wil organiseren,
samenwerking anders vorm te geven. Voor Noardeast -Fryslân is dit geen optie. Daarmee resteert het onderzoeken van de ontvlechting van de samenwerking.
1.2. Beoogd is inzicht te krijgen in de ruwe gevolgen Op verzoek van beide gemeenten is door Lysias Advies een impactonderzoek uitgevoerd. Het doel hiervan is het verkrijgen van inzicht in de ‘ruwe’ organisatorische, juridische en financiële consequenties van ontvlechting op in ieder geval de in de centrumregeling ondergebrachte aspecten: personeel, tractie en ICT.
|7
inclusief de consequenties daarvan. Tegelijkertijd met dit onderzoek, heeft
Dantumadiel
met
Rijnconsult
verschillende
•
scenario’s
Inschattingen: in aanvulling op de feitelijke informatie hebben we
de
organisatie
gevraagd
op
verschillende
punten
uitgewerkt. In algemene zin zijn we uitgegaan van de keuze die het
inschattingen te maken. Dit leidt tot een lokale concretisering
college van Dantumadiel op basis daarvan heeft gemaakt, om bij het
en is wenselijk om de daadwerkelijke impact inzichtelijk te
vormgeven van de organisatie en dienstverlening het perspectief van
maken. Dit zijn subjectieve inschattingen op grond van
‘uitvoeringsgemeente’ als uitgangspunt te nemen. Binnen die keuze
professionele kennis en kunde.
is het op het gebied van personeel van belang op welke wijze
•
Beelden: een ontvlechting heeft niet alleen ‘zakelijke’
Dantumadiel haar eigen organisatie wil opbouwen, op het gebied van
gevolgen. Het gaat over mensen en die zullen ook op de een
tractie of Dantumadiel diensten gaat uitbesteden, en, zo ja, in welke
of andere manier op de ontvlechting reageren – dat gebeurt
mate, en op het gebied van ICT hoe gemeente Dantumadiel dat wil
nu al. Hoe medewerkers aankijken tegen de ontvlechting en
organiseren. Ten tijde van dit impactonderzoek zijn deze keuzes nog
de
niet gemaakt.
werkgeverschap), hebben we waar mogelijk en tot een
gevolgen
daarvan
(voor
bijvoorbeeld
aantrekkelijk
bepaald abstractieniveau inzichtelijk gemaakt. Zo is het aangepakt
•
Het onderzoek is uitgevoerd door Lysias Advies. Er is allereerst een expertmatige aanpak gekozen, waarbij een eerste uitwerking van dit rapport is geschreven. Dit is met een groep vanuit de organisatie doorgenomen (de kopgroep). Vervolgens is met behulp van de teams verdieping aangebracht. Het conceptrapport is besproken met de
Kennis
van
buiten:
Lysias
heeft
ruime
ervaring
met
gemeentelijke organisaties, samenwerking, herindeling en ontvlechting. Die kennis en ervaring hebben wij natuurlijk benut bij het schetsen van de impact. Daarnaast hebben we ook informatie uit de organisatie-intervisie (zie de bijlage voor meer informatie) verwerkt in het rapport.
opdrachtgevers en een vertegenwoordiging van de besturen. In de bijlage lichten we de onderzoeksaanpak verder toe.
1.4. Leeswijzer
Feiten, inschattingen, beelden en expertinzicht
Het rapport is als volgt opgebouwd. Hoofdstuk 2 geeft een overzicht
Om tot een goede, ruwe schets van de impact te komen, hebben we
van huidige samenwerking en organisatie. De eerste stap bij een
ons gebaseerd op verschillende soorten informatie:
impactonderzoek van een ontvlechting is namelijk zicht op de huidige, feitelijke organisatie: op welke manier zijn de twee
•
Feitelijke informatie: wij hebben waar mogelijk gebruik
gemeenten op dit moment vervlochten? Vervolgens brengen we in
gemaakt
hoofdstuk 3 de impact van de ontvlechting in kaart waar het
van
feitelijke
informatie
uit
documenten
en
systemen. |8
organisatie, mensen en middelen betreft en waar het gaat om de continuïteit van dienstverlening. In hoofdstuk 4 brengen we de impact wat betreft juridische zaken in kaart, in hoofdstuk 5 werken we de financiële impact uit. Daarna wordt in hoofdstuk 6 de nabije toekomst geschetst: hoe willen de beide gemeenten zaken in het vervolg organiseren? Ten slotte geven we in hoofdstuk 7 een doorkijk naar het vervolg.
1.5. Woord van dank Dit impactonderzoek is in korte tijd tot stand gekomen. Wij willen de gehele organisatie bedanken voor hun tijd en inzet. Zonder de bereidheid en medewerking van alle medewerkers hadden wij de ruwe impact van een mogelijke ontvlechting niet op deze manier kunnen schetsen.
|9
2. Huidige samenwerking en organisatie
rekening gebracht bij Dantumadiel. Dit gaat buiten de samenwerking om.
Om te kunnen bepalen waar de ontvlechting impact op heeft is het van belang dat helder is waar de twee gemeenten en organisaties in elkaar gevlochten zijn.
2.1. Huidige samenwerking De gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel werken samen via een centrumregeling en een dienstverleningshandvest. NoardeastFryslân is de centrumgemeente en voert daarmee functies uit voor de gemeente Dantumadiel, de gastgemeente. In de centrumsamenwerking is Noardeast-Fryslân eigenaar van de ambtelijke
organisatie
beslisbevoegdheid.
en De
het
personeel
en
heeft
centrumregeling
daarover
en
het
dienstverleningshandvest richten zich op de samenwerking. Noardeast-Fryslân is een gemeente met 45.481 inwoners en de gemeente Dantumadiel telt 18.943 inwoners. 2 Dantumadiel heeft bij
In totaal werken er afgerond 583 fte in de organisatie van Noardeast-
de start van de samenwerking nagenoeg al het personeel ‘ingebracht’
Fryslân (peildatum 1-1-2022). Er is een vacatureruimte van afgerond
in de organisatie van Noardeast-Fryslân (de voormalige ambtelijke
60
fusieorganisatie). Alleen de griffier en de gemeentesecretaris zijn in
uitvoeringsbegroting 2022 gaat uit van loonkosten ter hoogte van
dienst van de gemeente Dantumadiel. De griffiemedewerkers zijn in
41.824.000 euro en overige personeelskosten ter hoogte van
dienst van de gemeente Noardeast-Fryslân maar worden direct in
4.029.000 euro. Bij overige personeelskosten moet gedacht worden
2 Zie https://www.cbs.nl/nl-nl/visualisaties/dashboard-
3
bevolking/regionaal/inwoners, jaar 2021.
fte
en
een
overbezetting
van
ongeveer
38
fte. 3
De
Overzicht formatie en bezetting verkregen van Team Finansjeel Belied, peildatum 1-1-2022.
| 10
aan consignatievergoedingen en kosten die gemaakt worden voor ambtsjubilea en ziektevervanging.
2.2. Op deze manier worden taken uitgevoerd In het dienstverleningshandvest staat omschreven welke taken Noardeast-Fryslân uitvoert voor Dantumadiel. Het gaat in beginsel om alle gemeentelijke taken, voor zover deze niet aan anderen zijn op- of overgedragen. De taken hebben in ieder geval betrekking op: •
beleidsontwikkeling en -voorbereiding;
•
uitvoering van het door de daartoe bevoegde gemeentelijk bestuursorganen vastgestelde beleid en de uitvoering van de wettelijke taken;
•
toezicht op aan derden uitbesteed werk;
•
inkoop- en aanbestedingstrajecten;
•
handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering;
•
de ter ondersteuning van de voormelde taken uit te voeren taken op het gebied van PIOFACH (bedrijfsvoering); en
•
nieuwe taken.
Op deze manier voert de centrumgemeente de taken uit De centrumgemeente is verantwoordelijk voor de taakuitoefening. Dit doet zij aan de hand van een vastgestelde besturings- en organisatiefilosofie.
Een van de ontwikkelingen vanuit de verbeteragenda is de inrichting van het team Dantumadiel. Team Dantumadiel is de benaming voor een aantal collega’s die primair of zelfs ‘nagenoeg exclusief’ werken voor de gemeente Dantumadiel. Het is te zien als virtueel team, want deze collega’s hebben hun basis in een van de teams van de gemeente Noardeast-Fryslân (daar vindt de hiërarchische aansturing plaats). Functioneel worden deze collega’s aangestuurd door de gemeentesecretaris van Dantumadiel. Dit gaat om de volgende functies:
Aan de opzet van de centrumgemeente ligt een Organisatie - & Formatieplan ten grondslag (28-6-2016). Op grond van diverse evaluatieve gesprekken is een verbeteragenda tot stand gekomen.
| 11
•
twee bestuursadviseurs / strategisch
gemeente Leeuwarden rondom ICT. Dit komt in de volgende
medewerker/programmaregisseur;
hoofdstukken meer uitgebreid aan de orde.
•
bedrijvencontactfunctionaris;
•
algemeen beleidsmedewerker economie en/of recreatie &
Er worden ook taken uitgevoerd voor derden Tot slot blijkt uit het dienstverleningshandvest dat er ook taken
toerisme (ERTO) ;
worden
uitgevoerd
voor
derden,
in
het
bijzonder
voor
de
•
medewerkers wonen / RO;
•
communicatieadviseur;
•
communicatiemedewerker;
•
Wat betreft de Sytzamastichting, is het beheer door de gemeente
coördinatie dorpen en burgerparticipatie;
Dantumadiel ingebracht in de samenwerking. Voor de gemeente
•
financieel beleidsadviseur;
Schiermonnikoog worden gemeentelijke taken uitgevoerd op het
•
medewerker financieel beheer;
gebied van werk en inkomen, de financiële taak, belastingheffing,
•
bestuurssecretaris;
salarisadministratie en een klein deel van gemeentewerken. Slechts
•
medewerker bestuurssecretariaat;
de samenwerking op werk en inkomen is onderdeel van de
•
medewerker managementondersteuning; en
•
gemeentebode.
Sytzamastichting en de gemeente Schiermonnikoog.
Ook binnen andere domeinen wordt gericht voor Dantumadiel gewerkt. Zo werken binnen de gebiedsteams (Afdeling Meidwaan en Soarch) circa 25 mensen voor het gebied Dantumadiel. Deze zijn grotendeels werkzaam in het gemeentehuis van Dantumadiel. Er zijn ook taken uitbesteed aan derden In het dienstverleningshandvest staat ook opgenomen welke taken zijn uitbesteed aan derden. Denk hierbij aan te nemen besluiten op aanvragen
om
(Veiligheidsregio),
vergunningen
brandveiligheid
verwerken
huishoudelijke
en
toezicht
afva lstoffen
(Afvalsturing Friesland) en advisering inzake welstand. Daarnaast heeft
Noardeast-Fryslân
een
centrumsamenwerking
met
de
| 12
samenwerking(sbegroting). De overige diensten verleent Noardeast -
(eigendom van de gemeente Dantumadiel). Op de Kooilaan is een
Fryslân
De
separate milieustraat gevestigd (exploitatie door Omrin). Ook in
gemeenten zijn op dit moment, in overleg met Schiermonnikoog,
Kollum is een milieustraat (los van de gemeentewerf) , de derde
bezig de dienstverleningsovereenkomst die Schiermonnikoog met
milieustraat bevindt zich op de gemeentewerf te Ferwert. Inwoners
Dantumadiel heeft gesloten op het gebied van werk en inkomen, over
van beide gemeenten kunnen gebruik
te zetten op naam van Noardeast-Fryslân omdat deze toentertijd is
milieustraten. In Damwâld bevindt zich ook het NME Centrum De
ingebracht bij DDFK.
Klyster (niet in eigendom van de gemeenten, wel in personele zin
buiten
de
samenwerking
met
Dantumadiel
om.
maken van alle drie
door de gemeente Noardeast-Fryslân bemenst). Ook wordt vanuit de garage in Dantumadiel het onderh oud van een deel van de brandweerwagens verzorgd als dienstverlening aan de
De gemeentehuizen zijn in eigendom van elk van de gemeenten. De
Veiligheidsregio.
gemeenten dragen zelf de kosten voor hun gebouwen
plus
onderhoud. In de begroting van de samenwerking (dd. 22 september
2.3. De huisvesting is gescheiden
2021, over boekjaar 2022) staat voor Huisvesting een bedrag van
In deze paragraaf gaan we in op huisvesting, de feitelijke situatie en de bedragen die in de samenwerkingsbegroting zijn verwerkt.
343.000 euro opgenomen en voor Facilitaire zaken 710.00 0 euro. Hier zitten onder meer de kosten in van kantoormeubilair, de koffievoorziening en kantoorposten (papier, printers et cetera).
Het gemeentehuis van de gemeente Dantumadiel staat in Damwâld , de gemeentehuizen van Noardeast-Fryslân staan in Dokkum, Ferwert
2.4. Op deze manier is de ICT geïntegreerd
en Kollum.
In deze paragraaf maken we onderscheid tussen vier aspecten:
In Damwâld werkt het bestuur van Dantumadiel en een deel van de
•
(ICT-)beleid, organisatie en samenwerking;
medewerkers. Er werken ook medewerkers vanuit Dokkum en Kollum
•
beheer, hardware en middelen;
en incidenteel is het gemeentehuis in Ferwert in gebruik . Er liggen
•
informatiemanagement, software en applicaties; en
plannen dat medewerkers die nu vanuit Damwâld en Kollum werken
•
de jaarlijkse kosten zoals vermeld in de samenwerkings -
op termijn vanuit Dokkum gaan werken. In
Damwâld,
Dokkum,
Kollum,
gemeentewerven. In Damwâld is
begroting.
Ternaard
en
ook
garage gevestigd
een
Ferwert
zijn
| 13
Zo is het ICT-beleid
het gebied van ICT en informatievoorziening in de i-Samenwerking
Ten aanzien van ICT-beleid kennen Dantumadiel en Noardeast-
Friesland Noord (i-SFN). De gemeente Leeuwarden levert hierbij de
Fryslân een technisch volledige integratie waarbij rekening gehouden
voor technisch beheer en hosting noodzakelijke producten en
is met de publiekrechtelijke taken van elk van beide gemeenten. Dit
diensten
kent haar oorsprong in de samenwerking die a l sinds 2007
contractmanagement
plaatsvindt: toen zijn de gemeenten samen gaan optrekken op het
complexe projecten ook programma- en projectmanagement. Steeds
gebied van gezamenlijke inkoop en integratie van IT -systemen en
vaker echter worden nieuwe applicaties door de leverancier gehost
techniek. Eind 2016 is het technisch beheer en hosting overgegaan
en als SaaS-applicatie vanuit de ‘cloud’ aangeboden.
inclusief
de
actieve
netwerkinfrastructuur,
in
geval van
gemeenteoverstijgende,
en
naar het Shared Service Centrum Leeuwarden. In dat kader zijn ook de applicaties van Dantumadiel gemigreerd naar het datacentrum
Het doel van de samenwerking i-SFN is het verbeteren van de
van gemeente Leeuwarden. Dit heeft een vervolg gekregen na de
kwaliteit en efficiëntie van de informatievoorziening in de hele regio.
gemeentelijke herindeling van Noardeast-Fryslân op 1 januari 2019:
Door te streven naar een gezamenlijk informatiebeleid worden
er is onderscheid gemaakt tussen (1) generieke applicaties die zowel
schaalvoordelen behaald, wordt kennis gedeeld en worden de
door Dantumadiel als Noardeast-Fryslân worden gebruikt en in veel
beschikbare middelen optimaal ingezet.
gevallen één installatie voor beide gemeenten kennen en (2) specifieke applicaties die uitsluitend voor Dantumadiel worden gebruikt en een zelfstandige installatie kennen , dikwijls vanwege publiekrechtelijke taken van de gemeente. Sinds begin 2021 is de informatievoorziening verder in ontwikkeling. Hiertoe is het Informatieplan Samen Digitaal in beide gemeenten vastgesteld met een langetermijnvisie voor de gemeentelijke ICT ontwikkeling. De plannen lijken erg op elkaar. Zo wordt samengewerkt binnen i-SFN Sinds meerdere jaren werken de vier Friese Waddeneilanden, De Dienst Sociale Zaken Noardwest-Fryslân, gemeente NoardeastFryslân, gemeente Leeuwarden en gemeente Waadhoeke samen op
De samenwerking is vormgegeven in de volgende activiteiten: 1. Het beheren, ontwikkelen en vernieuwen van de functionele standaarden van de regionale samenwerking; 2. Het
harmoniseren
informatiebeleid
van van
informatiebeveiliging,
(de de
ontwikkeling
van)
deelnemers,
waaronder
gegevensmanagement,
het
records
management en de informatiearchitectuur; 3. Het bevorderen van de standaardisatie van de inrichting van applicaties van de deelnemers; 4. Het afstemmen en waar mogelijk of gewenst integreren van de applicatieportfolio’s van de deelnemers; 5. Het afstemmen en waar mogelijk of gewenst integreren van de projectportfolio’s van de deelnemers;
| 14
6. Het afstemmen van de gewenste aanpassingen in de ICTdienstverlening
van
de
gemeente
Leeuwarden
We
zien
dat
de
(hardware/middelen)
samenwerking
op
van
ICT
en
Informatiemanagement
(IM)
dat
van
het
gebied
(servicecatalogus en dienstverleningsovereenkomst) ; en
verschilt. In algemene zin opereert het SSC Leeuwarden als
7. Het uitwisselen van kennis en van elkaar leren op het gebied
centrumgemeente voor de levering, dan wel uitbesteding, van ICT -
van informatiemanagement en ICT.
faciliteiten
(datacentrum,
netwerk-infrastructuur,
werkplekken,
telefonie en dergelijke). Deze faciliteiten worden door SSC -ICT De
samenwerking
is
contractueel
vastgelegd
in
diverse
overeenkomsten waarin een centrumgemeenteregeling de basis vormt
en
de
servicelevel
productendienstencatalogus
(SLA),
uitvoeringsafspraken
organisaties.
de
afgeleiden
Op het gebied van Informatiemanagement (applicaties, gegevens,
hiervan zijn. In de SLA is onder andere de wijze uitgewerkt waarop
koppelingen en dergelijke) is er vooral een samenwerking. De
Noardeast-Fryslân
en
agreement
ingekocht, uitgerold en beheerd ten behoeve van de samenwerkende
een financiële
bijdrage
levert. Alle ‘vaste’
organisaties
trekken
zoveel
mogelijk
gezamenlijk
op
bij
producten en diensten worden jaarlijks gedefinieerd en op basis van
besluitvorming over, het beheer van en de (door)ontwikkeling van
‘aantallen x tarief’ in rekening gebracht. Hierbij vallen applicaties –
één regionale informatievoorziening.
afhankelijk van omvang en complexiteit – in een beheercategorie die worden
In 2021 is de governance op deze regionale samenwerking
geoffreerd. In geval van wijzigingen (bijvoorbeeld nieuwe (versies
aangepast. Er zijn verschillende ‘tafels’, elk met hun eigen functie in
van) applicaties waar SSC-ICT voor meerdere gemeenten het
de samenwerking: de tafel van Secretarissen/Directeuren, de
technisch beheer en hosting en in te kopen co nsultancy ten behoeve
Ontwikkeltafel, de SSC tafel, het RIA, de Experttafel, de Regionale
van projecten verzorgt) worden de kosten doorberekend op basis van
Stuurgroep Projecten en de Financiële werkgroep. Met uitzondering
afgenomen diensten en producten. Het gaat voor Noardeast-Fryslân
van het RIA en de Experttafel, wordt Noardeast-Fryslân (en indirect
(en Dantumadiel) om ca. 2,81 miljoen euro.
Dantumadiel) door één persoon vertegenwoordigd. De relatie tot de
het
tarief
bepaalt.
Variabele
producten
en
diensten
gemeente Leeuwarden is een echte samenwerking en geen klant Naast deze formeel vastgelegde vormen van samenwerking, wo rden
leverancier relatie. Zo vindt feitelijk de afname van producten plaats
aanvullend specifieke afspraken gemaakt over de samenwerking. Dit
op basis van de producten- en dienstencatalogus, maar die catalogus
kan per gremium, type dienstverlening en project/programma
is een nadrukkelijk samenwerkingsproduct.
verschillen.
| 15
Ook wordt nadrukkelijk samengewerkt op het gebied van het Digitale
In de begroting van de samenwerking (d.d. 22 september 2021, over
Stelsel Omgevingswet en de mogelijke ontwikkeling van een
boekjaar 2022) staat voor Automatisering een bedrag opgenomen
datawarehouse
van 4.923.000 euro. Dit bedrag wordt verdeeld volgens de algemene
en
hebben
Dantumadiel,
Noardeast-Fryslân,
Waadhoeke, Leeuwarden en anderen een aanbesteding afgerond
verdeelsleutel.
voor een nieuw systeem voor Personeels- en salarisadministratie. In 2018 is een benchmark uitgevoerd van de ICT-kosten van 35 Noardeast-Fryslân heeft geen eigen IT-infrastructuur meer, maar is
gemeenten met in totaal 2,3 miljoen inwoners. Hieruit is de conclusie
wel eigenaar-licentiehouder van applicaties en data. Voor Centric -
getrokken dat samenwerking aantoonbaar financiële voordelen op
applicaties, die het grootste deel vormen ten behoeve van de primaire
infrastructuurkosten en softwarelicenties opleverde.
dienstverlening, heeft SSC-ICT een mantelovereenkomst met Centric afgesloten voor het leveren van producten en diensten met substantieel inkoop-schaalvoordeel.
2.5. Op deze manier werkt het rond tractie In deze paragraaf wordt ingegaan op het aantal tractiemiddelen.
De basisarchitectuur is leidend voor de Informatievoorziening van de onder het Shared Service Centrum samenwerkende organisaties.
Tractiemiddelen
is
een
verzamelnaam
voor
voertuigen,
werkmaterieel en gereedschappen. Deze worden ingezet bij onder meer het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Hieronder
Op de applicatielijst (v5) staan 237 applicaties die door Dantumadiel
wordt
verstaan
het
en/of Noardeast-Fryslân worden gebruikt. Er is grotendeels in beeld
gladheidsbestrijding,
welk team welke applicaties gebruikt en of bepaalde applicaties voor
speelobjecten.
openbaar bruggen
groen, gebouwen, sportvelden, en
kades,
wegen,
riolering
en
een van beide gemeenten wordt gebruikt. Circa 19 applicaties worden specifiek door Dantumadiel gebruikt en hier is rekening mee gehouden: er is sprake van een specifieke installatie ten behoeve van
Dantumadiel.
Dikwijls
is
dit
omdat
de
applicaties
Zoveel tractiemiddelen zijn er In de staat van materiële vaste activa (MVA) (uit september 2021) staat het volgende (zie schema volgende pagina).
publiekrechtelijke taken ondersteunt (bijvoorbeeld Burgerzaken) en in veruit de meeste gevallen is de leverancier Centric. Het overige aantal applicaties (circa 200) heeft een meer generiek karakter. Opgemerkt wordt dat het aantal gebruikers geen graadmeter is voor het belang van het pakket.
| 16
Categorie
Aantal 4 Boekwaarde Afschrijving 31-12-2022 in in euro’s euro’s
Rente in euro’s
De waardering van de middelen is gebaseerd op de verkrijgingsprijs, verminderd met eventuele investeringsbijdragen. Afschrijving vindt lineaire of annuïtaire plaats volgens een stelsel, dat is afgestemd op de te verwachten toekomstige gebruiksduur, een duurzame lagere
Bestelauto’s
74
1.224.849
142.828
14.163
Vrachtauto’s
20
730.489
140.399
9.923
Tractoren
13
501.813
79.407
9.300
Maaimachines
16
588.649
82.119
10.733
Huisvuilwagens
4
905.000
95.000
16.000
financiële verordening.
Kolkenzuigers
2
386.808
44.925
6.908
Uit de begroting en aanvullende opmerkingen blijkt dat in 2022 60
Veegauto’s en machines
6
396.889
45.511
7.078
middelen vervangen moeten worden ter waarde van circa 2,3 miljoen
Randapparatuur
19
221.821
30.299
3.877
2024 15 middelen ter waarde van circa 530.000 euro.
Shovels
2
111.310
17.320
2.058
In aanvulling op het voorgaande, is er ook nog ‘zwarte’ tractie in
Gladheidsbestrijding
22
261.553
34.528
4.737
gebruik door de organisatie. Dit zijn voertuigen die niet in de
Hoogwerkers
1
5.138
5.138
164
Klepelmaaiers
3
104.965
15.580
1.929
Houtversnipperaars
4
251.473
28.928
4.486
Totaal
186
5.690.757
761.982
91.356
waarde bij voornemen tot afstoten en de restwaarde. De financiële verordening stelt dat er lineaire afschrijving plaats dient te vinden vanaf het jaar volgend op het jaar waarin het actief in gebruik is genomen. De afschrijvingstermijnen zijn genoemd in de
euro, in 2023 21 middelen ter waarde van circa 770.000 euro en in
begroting staan en overwegend al vóór de ambtelijke fusie in de GR van Dantumadiel en Dongeradeel zijn aangeschaft.
betreft alle activa op de lijst. Dat is soms ook ‘ondersteunde’ activa, bijvoorbeeld veiligheidsbebording bij de bestelauto’s. 4 Dit
| 17
Zo worden de tractiemiddelen gebruikt De tractiemiddelen worden in algemene zin voor beide gemeenten gebruikt. Belangrijk is dat al vóór de ambtelijke fusie in 2017 Dantumadiel en Dongeradeel in een gemeenschappelijke regeling samenwerkten op het gebied van de buitendienst. In de uitvoering openbare ruimte werken verschillende ploegen, waarvan een aantal per wijk (de wijkploegen , waarvan twee voor Dantumadiel)
en
een
aantal
ploegen
voert
specifieke
werkzaamheden uit (Tractie en inzameling, Technische dienst, sporthallen/bruggen,
Specialistisch
groen).
De
wijkploegen
gebruiken groot materiaal maar hebben ook hun eigen klein materiaal. Uit de gesprekken en documentstudie blijken er geen (grote) apparaten of voertuigen te zijn die slechts voor een van beide gemeenten worden gebruikt.
voertuigen van de veiligheidsregio is een onderhoudscontract afgesloten. Dit wordt uitgevoerd door de garage in Damwâld.
Bij het gebruik van sommige tractiemiddelen wordt het grondgebied
2.6. Belangrijke contracten
van de twee gemeenten nadrukkelijk als één geheel gezien. Het gaat
Noardeast-Fryslân heeft verschillende contracten met leveranciers of
dan onder meer om het ophalen van huisvuil, gladheidsbestrijding en
uitvoerders. In het kader van dit impactonderzoek is een onderscheid
vegen. In de optimalisatie van de inzet en rijroutes van deze wagens
te maken tussen verschillende typen contracten. Deze verbinden wij
is geen rekening gehouden met de gemeentegrenzen . Zo worden de tractiemiddelen onderhouden en gestald De tractiemiddelen worden gestald bij de vijf gemeentewerven in Damwâld, Dokkum, Ferwert, Ternaard en Kollum. Zij worden onderhouden in de garage te Damwâld. Voor onderhoud van
| 18
aan de categorieën uit het overzicht contracten dat wij hebben
2.7. Deze samenwerkingen zijn er
ontvangen. Het gaat hierbij om de volgende contracten: 5 De beide gemeenten hebben verschillende verbonden partijen. •
Diegene
Contracten op het gebied van personeel en organisatie o
Personeelsgerelateerde zaken
o
Kantoorinrichting en benodigdheden, middelen voor
Contracten op het gebied van huisvesting o
• • •
zijn
in
het
kader
van
dit
NEF
DA
Gemeenschappelijke regelingen Centrumregeling samenwerking Noardeast-Fryslân
Dantumadiel
en
Automatisering en telecommunicatie 6 Werk-/Leerbedrijf Noardeast Fryslân
Contracten rondom tractie o
relevant
Gebouwen en gebouwgerelateerde installaties
ICT-contracten o
mogelijk
Selectie relevante samenwerkingen
bedrijfsvoering en informatie •
die
impactonderzoek, zijn in de volgende tabel opgenomen.
Vervoer, aandrijfsystemen, emballage
Shared Servicecentrum Leeuwarden
Contracten op het gebied van beleid en uitvoering o
Flexibele arbeid
o
Advies en onderzoek
o
GWW
(aanleg
Veiligheidsregio (en GGD) Fryslân Sociaal Domein Fryslân
en
onderhoud),
niet
Hûs en Hiem
gebouwgerelateerde installaties en openbare ruimten o
Hulpverlening en openbare orde
Frsyke Utfieringstsjinst Milieu en Omjouwing (FUMO)
o
Sociaal domein
Dokwurk
o
Subsidies Mobiliteitsbureau Noardeast Fryslân Recreatieschap de Marrekrite
5
De categorieën niet-beïnvloedbare crediteuren, gemeenschappelijke regelingen en leveranciers <500 zijn niet in dit overzicht opgenomen.
6
Diverse hoog-volume licentieovereenkomsten met betrekking tot applicaties en databases staan op naam van SSC-ICT Leeuwarden en zijn tot stand gekomen door inkoop en aanbesteding van SSC-ICT.
| 19
Selectie relevante samenwerkingen
NEF
DA
Agenda
Netwerk
NoordOost
(ANNO
III)
en
een
nieuwe
samenwerkingsovereenkomst. Vennootschappen en coöperaties NV Kabeltelevisie Noordoost Friesland
Noardeast-Fryslân is tot slot aangesloten bij Werken in Friesland, een
Afvalsturing Friesland (Omrin) NV Stedin groep
samenwerkingsplatform
op
het
gebied
van
arbeidsmarktontwikkelingen in de regio!
2.8. Deze financiële afspraken zijn gemaakt
Stichtingen en verenigingen
Kijkend naar de financiële afspraken die zijn gemaakt geldt het Stichting Roobol
volgende. Er wordt jaarlijks een aparte uitvoeringsbegroting gemaakt
Stichting Dataland / Het Kadaster
voor
de
samenwerking,
die
wordt
besproken
door
de
bestuurscommissie. De uitvoeringsbegroting is een onderdeel van de IJswegencentrale Oostergo Coöperatie Openbare Verlichting & Energie Fryslân u.a.
begroting van de gemeente Noardeast-Fryslân en wordt verantwoord op het taakveld Overhead. Dit is anders dan een zelfstandige begroting van een gemeenschappelijke regeling. De
uitvoeringsbegroting
bestaat
uit
met
de
bedrijfsvoering
Noardeast- Fryslân en Dantumadiel werken ook samen in Noordoost
samenhangende kosten. Het gaat hoofdzakelijk om de personeels
Friesland-verband met de Versnellingsagenda Noordoost Fryslân en
gerelateerde budgetten, ICT-budgetten, tractie en huisvesting.
ANNO. Met de versnellingsagenda stellen het Rijk, de provincie
Daarnaast stelt Noardeast-Fryslân een meerjaren-investeringsplan
Fryslân en de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Noardeast -
op voor majeure projecten van de gemeenten en de daarbij
Fryslân en Tytsjerksteradiel gezamenlijk subsidie beschikbaar om de
benodigde personele inzet.
economische groei in de regio Noordoost-Fryslân te versnellen. In ANNO-verband bestaat de ambitie dat Noordoost Fryslân in 2040 de
Het verdeelpercentage is in 2016 vastgesteld op basis van inbreng
topregio van Noord-Nederland is om te wonen, werken en recreëren.
van de gemeenten. De verdeelsleutel wordt aangepast als gevolg van
De vier gemeenten uit Noordoost-Fryslân, provincie Fryslân en
wijzigingen in de af te nemen taken of kwaliteitsniveaus of wijzigingen
Wetterskip Fryslân zetten de samenwerking door met een derde
in de kosten van specifieke af te nemen taken. Voor 2022 is het verdeelpercentage 73,44% voor Noardeast-Fryslân en 26,56% voor
| 20
Dantumadiel. De reden hiervoor is een uitbreiding van taken voor Dantumadiel op het gebied van managementondersteuning.
x 1.000 euro
De uitvoeringsbegroting voor 2022 sluit op circa 54 miljoen euro en
2022
2023
2024
2025
Totale kosten
54.253
53.773
53.771
53.609
Bijdrage NoardeastFryslân
39.843
39.512
39.511
38.294
Bijdrage Dantumadiel
14.410
14.261
14.260
15.315
bestaat uit de volgende onderdelen. Onderwerp
Begroting (x 1.000 euro)
Loonkosten
41.824
Overige personeelskosten
4.029
Automatisering
4.932
Tractie
2.325
2.9. Samen onderweg Om de samenwerking te kunnen sturen is er regelmatig overleg
Facilitaire zaken
710
Huisvesting
343
Commissie bezwaar en beroep
39
Overige dienstverlening
51
Op bestuurlijk niveau vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats. Dit gebeurt in de bestuurscommissie die ten minste vier keer per jaar overlegt. Dit kan ook meer zijn; de afgelopen twee jaar is er maandelijks overleg. Ook de beide gemeentesecretarissen stemmen in beginsel wekelijks
Totaal
54.253
-
Totaal Noardeast-Fryslân
39.844
-
Totaal Dantumadiel
14.410
af. In de centrumregeling wordt gesproken over ten minste vier keer per jaar. De gemeentesecretaris van Dantumadiel vervult hierin de rol
van
opdrachtgever
richting
Noardeast-Fryslân
(hiertoe
gemandateerd door het college van B&W). De gemeentesecretaris van Dantumadiel stuurt team Dantumadiel
Het meerjarig verloop van de samenwerkingsbegroting en de bijdrage
functioneel
per
management van Noardeast-Fryslân.
gemeente
is
in
de
uitvoeringsbegroting
2022
als
volgt
aan.
Hiërarchische
aansturing
gebeurt
door
het
weergegeven. | 21
De gemeentesecretaris van Noardeast-Fryslân voert het overleg met
inwoners, bestuur en organisatie: het beoogde eindresultaat is een
de medezeggenschap en de vakbonden.
effectief en efficiënt werkende en permanent lerende ambtelijke organisatie, die in een open relatie met de samenleving staat en in een constructieve wisselwerking met de gemeentebesturen die zij bedient.
Hierover
is
onder
meer
gesproken
in
de
evaluatiegesprekken tussen Dantumadiel en Noardeast-Fryslân. Uit het hoofdlijnendocument verbeteragenda (21 juni 2021) blijkt dat de agenda zich richt op diverse aspecten. Het gaat om manieren van werken en de instrumenten die hiervoor beschikbaar zijn. Zoals verduidelijking van de cultuur (zo werken we), de voorziene organisatiewijziging (opheffen afdelingsstructuur ten gunste van het werken
in
kleinere
eenheden,
het
veranderen
van
de
managementstructuur) en de introductie van projectmatig werken en het onderbrengen van programmasturing in de lijn. Het
gaat
verder
om
het
doorontwikkelen
van
het
managementcontrolsysteem en het sturingsinstrumentarium, om verbetering
van
de
financiële
tooling,
het
gebruik
van
Er wordt ook op andere terreinen samen opgetrokken
capaciteitsplanning en kwaliteitsmanagement. Op het gebied van ICT
De griffiers sluiten jaarlijks ten minste eenmaal aan bij het
gaat het om portfoliomanagement van de i-portfolio, digitalisering en
secretarissenoverleg.
robotisering, zaakgericht werken en datagedreven werken.
Ook
is
er
een
gezamenlijke
rekenkamercommissie. De gemeenten maken samen gebruik van Op de agenda staan ook de doorontwikkeling van de publieksfunctie,
één bezwaar- en beroepscommissie.
het project Wending in het sociaal domein en de implementatie van de omgevingswet en de Wet Open Overheid.
Er is ingezet op een gezamenlijke organisatieontwikkeling De
beide
gemeenten
doorontwikkeling
van
hebben diverse
gezamenlijk aspecten
in
ingezet de
op
de
zogenaamde
verbeteragenda. Deze is gericht op het beter ondersteunen van | 22
3. Impact: organisatie en dienstverlening In de vorige hoofdstukken hebben we beschreven op welke wijze de organisaties zijn geïntegreerd. Vanuit dat vertrekpunt wordt in dit hoofdstuk in kaart gebracht wat de ruwe impact is van de ontvlechting. De impact wordt per thema in kaart gebracht. In hoofdstuk 6 wordt dit ook in het perspectief gesteld van de opbouw van de organisatie van Dantumadiel en de doorontwikkeling van de gemeente Noardeast-Fryslân.
3.1. Gevolgen voor organisatie, mensen en middelen 3.1.1 Personele gevolgen Om de impact van de ontvlechting op organis atorisch gebied in te de
voorwaarden. Zo moet er sprake zijn van een economische eenheid.
centrumregeling staat hierover opgenomen dat in het opheffingsplan
Hieronder vallen ook de uitoefening van openbaar gezag en publieke
(dat gemaakt wordt na deze impactanalyse) de verplichtingen van de
dienstverlening. Bij overheden is er daarom al snel sprake van een
gastgemeente tot deelneming in de financiële en in de personele
economische eenheid. Andere voorwaarden zijn dat de overgang het
gevolgen van de opheffing (artikel 22, lid 4).
gevolg
schatten
kijken
we
allereerst
naar
het
personeel.
In
is
van
overeenkomst,
fusie
of
splitsing,
ondernemingsactiviteiten worden overgedragen en er is sprake van Er is niet nader geduid wat deze personele gevolgen zijn. En dus
identiteitsbehoud. Dit is naar onze mening allemaal van toepassing.
kijken we naar relevante wetgeving.
Deze inschatting is ook gemaakt door een advocaat die als eerste
Er is, na een eerste juridische scan, sprake van ‘overgang van
verkenning door de gemeente Noardeast-Fryslân is ingeschakeld.
onderneming’. Op grond van de Wnra is artikel 7:662 e.v. Burgerlijk
Op grond van de overgang van onderneming gaat een deel van het
Wetboek (BW) ook op de overheid van toepassing. Hierin staat dat
personeel ook ‘van rechtswege’ over naar de gemeente Dantumadiel.
rechten en plichten van werknemers behouden blijven. Werknemers
De vraag is nog om hoeveel fte en om wie dat gaat. Het college van
gaan van rechtswege mee. Er moet wel voldaan zijn aan een aantal
Noardeast-Fryslân heeft aangegeven dat het ervan uitgaat dat er
| 23
geen gedwongen ontslagen aan de orde zullen zijn. De gemeenten
Een overgang van onderneming heeft diverse praktische gevolgen.
maken in een sociaal plan nadere afspraken over formatie en
Zo moeten er afspraken worgen gemaakt over de personeelsdossier
plaatsing. Uitgangspunten hierbij kunnen zijn:
waarbij rekening wordt gehouden met de privacyregels van de AVG. Uitgangspunt is dat de medewerker uit dienst gaat bij Noardeast-
-
De tijdbesteding van medewerker aan Dantumadiel. De
Fryslân. In Dantumadiel wordt een nieuw dossier opgebouwd. Het
wetgeving geeft geen graadmeter over welk deel van de tijd
originele dossier blijft in Noardeast-Fryslân, er kunnen wel kopieën
dan reëel zou zijn. Dit is het mens-volgt-werkprincipe.
worden
-
Uitgangspunt kan ook zijn op basis van vrijwilligheid .
gegevens.
-
Uitgangspunt kan zijn een plaatsingstraject op basis van
-
verstrekt .
Dit
geldt
ook
voor
bedrijfsgeneeskundige
geschiktheid.
Noodzaak tot een sociaal plan
Uitgangspunt kan ook zijn de band tussen de medewerker en
Er moet een sociaal plan worden opgesteld waarin staat op grond
de gemeente Dantumadiel (bijvoorbeeld voorrang omdat
waarvan overgang aan de orde is. Gesprekspartners zijn de bonden
iemand er vroeger heeft gewerkt).
en
de
ondernemingsraad.
Om
te
komen
tot
een
goed
plaatsingsproces is het nodig dat beide organisaties een nieuw In het sociaal plan moeten afspraken gemaakt worden over deze
functiehuis vormgeven. Zodra het proces bekend is en werknemers
uitgangspunten
iemand
overgaan is het belangrijk te beseffen dat zij overgaan met behoud
bijvoorbeeld ook over als er sprake is van arbeidsongeschiktheid of
van rechten en plichten (zie eerder). Aangezien de inschaling van
een conflict? Dit moet individueel worden beoordeeld.
functies formeel afhankelijk is van het inwonersaantal zal de
en
over
uitzonderingsgronden.
Gaat
Personele regelingen blijven van kracht op grond van geldende regelgeving (cao). Dit hoeft niet te gelden voor bedrijfsgebonden voorwaarden. Er moeten afspraken worden gemaakt over de harmonisatie van arbeidsvoorwaarden. De overgang van onderneming kan geen reden zijn voor ontslag. Dit is geen volledige ontslagbescherming. Ontslag is wel mogelijk vanwege economische, technische of organisatorische redenen (die dan weer los moeten staan van de overgang van onderneming).
inschaling
van
de
afzonderlijke
nieuwe
organisaties
(zowel
Dantumadiel als Noardeast-Fryslân) lager worden. Dit leidt tot relatief duur personeel gelet op behoud van rechten. Inzicht in de tijdsbesteding Gelet op het aandeel van Dantumadiel in de huidige samenwerking zou vrij vertaald 26,56% van het personeel werkzaam zijn voor de gemeente Dantumadiel. Kijkend naar de totale formatie van 583 fte bedraagt dit afgerond 155 fte.
| 24
Met de organisatie is verkend of in de praktijk ook 26,56% van de tijd
niet wanneer we rekening houden met het feit dat de samenwerking
aan
al dateert van voor 2017.
Dantumadiel
wordt
besteed.
Deze
verkenning
heeft
plaatsgevonden in het kader van dit impactonderzoek (vragenlijst en gesprekken) en in een separate verkenning van Team Finansjeel Belied. Uit beide blijkt dat in de uitwerking rekening moet gehouden worden met verschillen. Er zijn teams waar de tijdbesteding wat hoger is ingeschat dan de 26,56% voor Dantumadiel. Voorbeelden zijn de teams inkoop (40%), Vastgoed (65%), Beleid Sociaal Domein (50%), Beheer openbare ruimte (50%) en Publiekszaken, post en registratie (33%). Deze hogere tijdsbesteding kent verklaringen. Dit hangt samen met beleidskeuzes van Dantumadiel (zoals de inzet op de woonopgave vanuit Dantumadiel) en is ook afhankelijk van aanvraaggestuurde
werkzaamheden
(zoals
het
aantal
Wabo-
vergunningsaanvragen). Er zijn ook teams waar de tijdsbesteding wat lager is dan de afgesproken 26,56%. Dit geldt bijvoorbeeld voor team strategie (20% , ingevuld in de vragenlijst) en de functionaris gegevensbescherming. In de praktijk wordt steeds gerichter gestuurd op tijdsbesteding conform de oorspronkelijke verdeling.
De efficiencywinst van de afgelopen tij d is waarneembaar in vele werkzaamheden. Zoals de inzet op het subsidieproces (hetgeen leidt
Efficiency en kwaliteitsverbetering in de taakuitvoering
tot meer grip op de rechtmatigheid), financiële advisering op basis
Uit de interviews blijkt dat de organisatie de afgel open periode
van soortelijke producten, de inzet op onderwijshuisvesting, de
efficiënter en beter is gaan werken. Processen raken steeds beter
controllers die één onderzoek uitvoeren met daarin verwerkt twee
uitgelijnd. Personeel is aan elkaar gewend en weet elkaar beter te
steekproeven (zoals het onderzoek naar de W mo), het efficiënte
vinden. Dit wordt ook onderschreven door het onderzoek van &Van
beheer achter de schermen van op het oog twee verschillende
der Laar. De organisatie heeft succesvol een taakstelling van 1
websites,
miljoen euro verwerkt. En dit is niet de enige efficiencywinst. Zeker
werkprocessen van vergunningverlening, toezicht en handhaving .
het
beheer
van
gelijke
databases,
de
cyclische
| 25
Het is nu ook mogelijk om vanuit één uitvoeringsstructuur de cyclus
Let bij de ontvlechting op de eenpitters
kapitaalgoederenbeheer te beheren, ingericht voor één grote
Er zal bij de ontvlechting goed gekeken moeten worden naar de
gemeente.
huidige
zogenaamde
eenpitters,
om
te
voorkomen
dat
hun
dienstverlening voor één van beide partijen tussen de wal en het Uit de interviews blijkt dat het lukt om ‘naar de voorkant te komen’
schip belandt. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de gemeentearchivaris,
van werkprocessen. Er wordt gewerkt vanuit overzicht en er is goede
de CISO, de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad , arbo-
ondersteuning. De ambtenaren zitten aan de juiste tafels in de regio .
coördinator, functionaris gegevensbescherming, informatie architect,
Ze ervaren de mogelijkheid tot sturing in plaats van dat het werk ze
kwaliteitsmedewerker KCC, specialist GEO-ICT, planner voor de
overkomt (de waan van de dag).
buitendienst, medewerker veiligheid & certi ficering buitendienst en
Er is ook meer mogelijk door het samen te doen. Er wordt een grotere
de directieadviseur.
specialisatie geboden, hetgeen leidt tot betere antwoorden voor
Deze eenpitters zijn ook te vinden in het zogena amde primaire
inwoners. Denk hierbij aan de inzet van de evenementencoördinator
proces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de specialist adviseur bodem,
(een nieuwe functie voor zowel Dantumadiel als voor Noarde ast-
water en geluid, specialistisch adviseur archeologie en monumenten ,
Fryslân), specialisatie in de kanaalsturing (betere registratie en
de verkeerskundige directievoerder, installatiemonteur, medewerker
verdeling van post, afhandeling van vragen in KCC/KSS) en de inzet
backoffice burgerzaken, beheerder van de sportaccommodaties,
van de dorpencoördinatoren.
planeconoom en de evenementencoördinator. Opgemerkt wordt dat
Door de samenwerking is ook de kwetsbaarheid afgenomen. De achtervang
is
beter
te regelen
(zoals
bij
Burgerzaken),
de
de voorbeelden illustratief zijn en dat het geen uitputtend overzicht betreft.
piketfuncties zijn beter te verdelen (in kleine organisaties rusten die
Ook binnen de gebiedsteams zijn nu al eenpitters te vinden. Zoals bij
vaak op één persoon). Ook in algemene zin zijn er minder eenpitters
het team dat zich richt op jeugd en de werkcoach. En hiernaast zijn
doordat de teams groter zijn.
er nog taken die door één van de teamleden wordt uitgevoerd, zoals
Naar verwachting leidt de ontvlechting tot het verlies van deze
het functioneel beheer.
voordelen en omgekeerd tot een afname van de efficiency, afname
Voor Noardeast-Fryslân leidt het mogelijk tot ondercapaciteit (er is al
van proactief handelen, toename van werken naar ‘de waan van de
weinig capaciteit op bijvoorbeeld contractmanagement). En mogelijk
dag’ en vermindering van specialisatie. Dit zijn voor inwoners en
ook tot ‘overcapaciteit’. Dit voorzien we op de functies van de
ondernemers merkbare gevolgen (zie ook dienstverlening).
eenpitters.
| 26
Om te beginnen is de organisatie van Noardeast-Fryslân al kwetsbaar. Er wordt momenteel voorgesorteerd op de verandering van de organisatiestructuur. Meerdere teamleiders hebben twee teams ‘onder hun hoede’. Zij lopen al op hun tenen. Het verlies aan perspectief kan van grote invloed zijn op hun draagkracht. Verlies van perspectief is een breder risico. Momenteel zitten professionals van Noardeast-Fryslân als gevolg van de omvang van de
gemeente
aan
interessante
tafels.
Voorbeelden
zijn
het
controllersoverleg (met Leeuwarden, Heerenveen en SúdwestFryslân), de werkgroepen in de Veiligheidsregio, et cetera. Als beide organisaties kleiner zijn, is deelname aan deze tafels minder vanzelfsprekend. Ook in termen van carrièreperspectief nemen de mogelijkheden Voor een groot deel zullen in beide organisaties medewerkers op de eenpittersfuncties moeten worden aangesteld. De mogelijkheid kan worden verkend om parttime functies aan te bieden of functies te combineren in één aanstelling, nu er op sommige plekken mogelijk onvoldoende werk zal zijn voor een fulltime aanstelling op één functie. Uitdaging hierbij is het vinden (en behouden) van mensen. Een alternatief is inhuur. Dat maakt de organisatie mogelijk kwetsbaar en duurder. En op sommige functies is continuïteit en inbedding in de organisatie belangrijk voor een goede taakuitvoering – inhuur is dan geen passende oplossing. Impact op personeel: dit zijn de risico’s en aandachtspunten Er is een aantal risico’s met betrekking tot de ontvlechting en het personeel te benoemen
af
aangezien
beide
gemeenten
hier
minder
mogelijkheden in kunnen bieden. De signatuur van de werkgever waar mensen nu vertrouwd mee zijn verandert. Een ander risico is dat het verloop toeneemt als gevolg van de ontvlechting.
Uit de interviews blijkt dat het
voornemen tot
ontvlechten onzeker maakt en frustreert. In de organisatie-intervisie werd dit bevestigd vanuit voorbeelden elders in Nederland. Het druist in
tegen
het
idee
bij
te
dragen
aan
ontwikkeling.
De
organisatieontwikkeling kan stil komen te liggen. Frustratie en gebrek aan perspectief kunnen leiden tot vertrek. Dit hebben andere gemeenten die het ontvlechtingsproces hebben doorgemaakt ervaren. Dit risico is extra groot als gevolg van de krappe arbeidsmarkt. Verlies van personeel leidt tot verlies van kennis en kwaliteit van dienstverlening/continuïteit.
| 27
Ook is er het risico op overbelasting als gevolg van het werk dat komt
Aandachtspunt
kijken bij de ontvlechting. Het wordt door collega’s geduid als een
detacheringscontracten met Dokwurk voor medewerkers met een
proces
afstand tot de arbeidsmarkt.
van
met
jezelf
bezig
zijn
oftewel
navelstaren.
De
in
de
personele
gevolgen
zijn
ook
de
ondernemingsraad geeft hierover al een expliciet signaal afgegeven. Dit
kan
leiden
tot
een
stijgend
ziekteverzuim
met
hoge
vervangingskosten als gevolg. Ook neemt de kans op fouten toe.
Rond
ziekteverzuim
is
een
ontwikkeltraject
ingezet.
Voor
medewerkers is het belangrijk deze afspraken te borgen in de nieuwe setting.
Er is ook het risico dat als gevolg van de ontvlechting er een tekort aan kritieke massa is. Er ontstaan meer eenpitters. Generalisten in
Impact op personeel: dit zijn de kansen
plaats van specialisten. De robuustheid van de organisatie neemt af.
Naast de genoemde risico’s biedt een ontvlechting ook kansen. De
Beide gemeenten zijn straks te gering van omvang om te kunnen
ontvlechting leidt tot een afname van coördinatie en overleg tussen
voldoen aan de opgelegde kwaliteitscriteria VTH. Deze criteria zijn
de gemeenten. Dit wordt gezien als kans. Het werken met één set
door de gemeenteraden vastgesteld in een verordening en de
aan beleidsregels en op basis van één database is aantrekkelijk. Dat
provincie ziet toe op naleving. Naast opleidings - en ervaringseisen
is in lijn met wat BMC en & Van de Laar eerder constateerden,
betreft het eisen op het gebied van kritieke massa. Dit houdt in dat je
namelijk dat de ambtelijke organisatie het uitdagend vindt om te gaan
bepaalde werkzaamheden mag uitvoeren als je beschikt over een
met de verschillen in bestuursstijlen tussen beide colleges.
minimaal aantal medewerkers voor een bepaalde taak. Voor de meeste taken is deze kritieke massa vastgesteld op minimaal 2 fte . Dit betekent dat bij een ontvlechting moet worden geïnvesteerd in voldoende personeel om aan de kritieke massa te kunnen voldoen. Dit leidt tot overcapaciteit en hogere personeelskosten (naar verwachting ook meer inhuur om de kwetsbaarheid op te vangen) . Tot slot merken we hier op dat als genoemde risico’s optreden beide organisaties te maken krijgen met hogere inhuurkosten en kosten als gevolg van herscholing. Zie hiervoor ook de financiële impact.
Er is de mogelijkheid focus aan te brengen . Ook is de aansturing overzichtelijker. Dat leidt nu wel eens tot onduidelijkheid en misverstanden omdat de hiërarchisch leidinggevende stuurt, soms stuurt de wethouder en de functioneel leidinggevende stuurt. Vaak op elkaar afgestemd maar soms ook helemaal niet . Sommige collega’s werken momenteel voor zes bestuurders. Zij ervaren dat beleidsuitgangspunten beperkt op elkaar worden afgestemd. Ook wordt in de praktijk niet altijd ervaren dat er de bereidheid is om ook in de uitvoering gelijk op te trekken. Ook deze collega’s zien een voordeel in het werken voor één bestuur .
| 28
Specifieke werkzaamheden vervallen, zoals het opstellen van de