Eindrapport Wob

Bij dossiers met volgens het bestuursorgaan te algemeen geformuleerde verzoeken, dossiers met concretiseringsgesprekken en uitgestelde verstrekking van de informatie in verband met derde-belanghebbenden is de doorlooptijd van verzoek tot besluit gemiddeld twee weken langer. Resultaten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel Voor de gemeenten de Noardeast Fryslân en Dantumadiel is niet bekend of in de werkinstructies wordt uitgegaan van de wettelijke termijnen uit de Wob. Noch in de onderzochte werkinstructie als in de recentelijk aangepaste werkinstructie wordt over termijnen gerept. Als een concretiseringsgesprek wordt gevoerd, wordt de beslistermijn niet opgeschort. Standaard is de beslistermijn vier weken.

24

Uit de dossierstudie blijkt dat in 6 van de tien dossiers niet tijdig is beslist. De gemeenten houden geen gegevens bij over de beslistermijnen van behandelde Wob-verzoeken en daarmee is het niet duidelijk in hoeverre dit aantal representatief is voor alle Wob-verzoeken.

6.3 Bezwaar en beroep Kader Een besluit op een informatieverzoek – zowel een besluit tot afwijzing als een besluit tot verstrekking – is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Dit betekent dat de verzoeker of een derde-belanghebbende een bezwaarschrift kan indienen tegen deze beslissing binnen 6 weken na de bekendmaking van het besluit. Tegen het besluit op het bezwaarschrift is beroep bij de rechtbank mogelijk en daarna hoger beroep bij de Afdeling Rechtspraak van de Raad van State. Uitkomsten landelijk onderzoek Uit de ontvangen informatie blijkt dat er gemiddeld drie à vier bezwaarschriften per jaar worden ingediend bij de gemeenten (n=49). Bij de provincies gaat het jaarlijks om vier tot zes stuks (n=6). In de periode 2018 tot en met 2020 is bij zowel gemeenten als provincies een lichte stijging waarneembaar. De meeste gemeenten (66,2% bij n=83) maken bij de behandeling van bezwaarschriften gebruik van een externe adviescommissie; 12% van de gemeenten maakt gebruik van een interne adviescommissie en bij 15,7% van de gemeenten wordt ambtelijk gehoord. In de jaarverslagen van externe commissies, die in het kader van de documentenstudie bekeken zijn, wordt vrijwel geen tekst gewijd aan de procedure rondom Wob-beschikkingen en Wob-bezwaren. In 50 gemeenten (72,5%) heeft de (externe) commissie of beoordelaar toegang tot deze stukken.

Bij 13 gemeenten (18,8%) wordt de inhoud van weggelakte passages niet standaard maar wel op verzoek verstrekt. Drie gemeenten geven aan dat de (externe) commissie of beoordelaar geen toegang heeft tot volledige dossiers en/of de weggelakte passages. In de meeste gevallen worden belanghebbenden (verzoeker, bestuursorgaan en eventuele derdebelanghebbenden) uitgenodigd voor een hoorzitting (81,9%, n=83). Vijf gemeenten organiseren een hoorzitting voor verzoeker en bestuursorgaan, maar horen eventuele derde-belanghebbenden apart (6%). Bij één gemeente worden de drie partijen apart van elkaar gehoord. Indien sprake is van een commissie of persoon die advies uitbrengt over bezwaarschriften, heeft deze adviseur in 1% van de uitgebrachte adviezen in de jaren 2018, 2019 en 2020 geadviseerd het bestreden besluit (deels) te herroepen en de informatie alsnog openbaar te maken (vragenlijst cijfers, n=44). Alle respondenten (vragenlijst cijfers, n=50) geven aan dat het niet voorgekomen is dat een advies niet opgevolgd is.12 Bij de betrokken overheden is de doorlooptijd tussen beschikking en beslissing op bezwaar 14,1 weken (vragenlijst cijfers, n=27).

De overige gemeenten, waterschappen en provincies hebben hierover geen data doorgegeven.13 De personen, adviescommissies en rechters die over de juistheid van een genomen Wob-beslissing moeten adviseren of beslissen krijgen niet altijd inzage in de volledige (ongelakte) documenten terwijl zij deze stukken wel nodig hebben om tot een beoordeling te kunnen komen. Voor de beoordeling of een tekst of document terecht is geweigerd met een beroep op een van de (absolute of relatieve) weigeringsgronden is het immers noodzakelijk kennis te nemen van de niet openbaar gemaakte informatie. In de meeste gevallen worden deze stukken op verzoek wel alsnog verstrekt. In

12 In de basisrapportage is op dit punt geen aparte informatie over de grote van de populatie te vinden voor gemeenten.

Daarom worden hier de cijfers voor alle betrokken overheden (n=93 in plaats van n=83) opgenomen. 13 In de basisrapportage is op dit punt geen aparte informatie over de grote van de populatie te vinden voor gemeenten.

Daarom worden hier de cijfers voor alle betrokken overheden (n=93 in plaats van n=83) opgenomen.

25

bezwaar krijgt uiteindelijk zo’n 10% van de beoordelaars geen toegang tot de stukken, in beroep ligt dat percentage lager, rond de 3%. Het herroepen van een bestreden besluit komt in de bezwaarfase nauwelijks voor. Deze constatering kan in verband gebracht worden met het veelal goed toepassen van de weigeringsgronden. Immers, de gebreken die op dat punt gevonden zijn betreffen met name de motivering van de belangenafweging; een gebrek dat met een beroep op artikel 6:22 Awb in bezwaar hersteld kan worden zonder de bestreden beschikking aan te passen. Resultaten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel In de gemeenten Noardeast Fryslân en Dantumadiel kan bezwaar tegen een Wob-besluit worden aangetekend bij de adviescommissie bezwaarschriften van Noardeast-Fryslân en Dantumadiel. Bij het horen in bezwaar bij Wob-zaken zijn de verzoeker en een vertegenwoordiging van het bestuursorgaan beiden bij de hoorzitting aanwezig. Evenals (een) eventuele belanghebbende(n). Het openbaar gemaakte Wob-dossier maakt net als eventuele zienswijzen deel uit van het procesdossier dat – op afspraak – kan worden ingezien. Als sprake is van derden krijgt deze partij het besluit en de mogelijkheid om het openbaar maken tegen te gaan met een bezwaar en een voorlopige voorziening (uitgestelde verstrekking, artikel 6 lid 5 Wob). Van de bestudeerde dossiers is er 1 x bezwaar gemaakt en 0 x beroep ingesteld.

Het ene bezwaar heeft niet tot aanpassing van het besluit geleid. De adviescommissie bezwaarschriften stelt jaarlijks een verslag op over haar werkzaamheden. De gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel hebben in de periode 2018 – 2020 geen gegevens bijgehouden over aantallen bezwaren, de besluiten op bezwaar, doorlooptijden enz.

7.

Verantwoording aan volksvertegenwoordiging

De Wob gaat niet in op de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging. Het is echter een belangrijke taak van de volksvertegenwoordiging om te controleren of van openbaarheid voldoende sprake is en daarvoor de nodige kaders te stellen. Uitkomsten landelijk onderzoek Uit de vragenlijst inhoud (n=81) komt naar voren dat bij minimaal 75% van de gemeenten (75% ‘nee’, en 11 procent ‘weet ik niet) geen afspraken zijn gemaakt met de volksvertegenwoordiging over de informatievoorziening rondom de afhandeling van Wob-verzoeken (bijvoorbeeld over vorm, frequentie en moment). Bij in ieder geval 11 gemeenten (14%, vragenlijst inhoud, n=81) zijn wel dergelijke afspraken gemaakt. Over de vraag of deze afspraken vervolgens ook worden nagekomen is geen eenduidig antwoord te geven (vragenlijst inhoud, n=12). De manier waarop de volksvertegenwoordiging geïnformeerd wordt over de afhandeling van Wobverzoeken in het algemeen is wisselend.14 Bij een aantal gemeenten (36,6%) gebeurt dit alleen op verzoek van de volksvertegenwoordiging. 17 gemeenten (20,7%) geven aan dat deze informatie in het geheel niet aan de volksvertegenwoordiging wordt verstrekt. 14 gemeenten (17,1%) verstrekken de informatie alleen in de jaarstukken of bestuursrapportages. In de documentenstudie zijn een handvol voorbeelden van afspraken met de volksvertegenwoordiging over informatievoorziening aangetroffen.

14 De vraag of en hoe de volksvertegenwoordiging geïnformeerd wordt over de afhandeling van een bij hunzelf ingediend

Wob-verzoek als zij het college/dagelijks bestuur daarvoor gemandateerd heeft, is niet gesteld in het kader van dit onderzoek.

26

Resultaten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel De gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel kennen geen beleid, dan wel regeling of afspraken over de informatievoorziening aan de gemeenteraad over de behandeling van Wobverzoeken. Informatie wordt alleen verstrekt als de gemeenteraad daar zelf om vraagt.

8.

Voorbereidingen op de Wet open overheid (Woo)

8.1 Actieve openbaarmaking Wob-besluiten Kader Naar de letter van de wet nodigt de Wob de gemeenten uit om eenmaal openbaar gemaakte informatie ook toegankelijk te maken voor alle burgers van de gemeente. Al was het maar door de mogelijkheid om van de informatie kennis te nemen breed te communiceren. Uitkomsten landelijk onderzoek De meeste gemeenten rapporteren niet openbaar over besluiten op Wob-verzoeken. Minder dan 25% van de overheden maken op hun website ingediende Wob-verzoeken en/of besluiten daarop en/of de openbaar gemaakte informatie algemeen bekend. Op zestien websites is deze informatie zeer goed (vijf) tot voldoende (drie) vindbaar; op de andere acht websites alleen via meerdere pagina’s onlogisch doorklikken. Het grootste deel van deze informatie is redelijk volledig en bij het openbaar maken van de stukken is correct omgegaan met uitzonderingsgronden en beperkingen. Resultaten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel Volgens de tekst op de websites van Noardeast-Fryslân en Dantumadiel worden Wob-besluiten op de sites gepubliceerd. In de praktijk blijkt dit echter om technische redenen c.q. beperkingen van de sites van de gemeenten niet te gebeuren

8.2 Voorbereidingen op de Wet open overheid (Woo) Kader De Woo is op 1 mei in werking getreden. De wet komt in de plaats van de Wob en stelt met name extra eisen aan de actieve openbaarmaking. In bijlage 1 wordt de Woo in het kort toegelicht. Uitkomsten landelijk onderzoek 90% van de gemeenten is in de onderzochte periode al bezig met de voorbereidingen op de Woo. Uit bijna alle interviews met ambtenaren en de VNG blijkt dat decentrale overheden hun informatiehuishouding nog niet op orde hebben; althans niet voldoende voor een goede uitvoering van de Wob en al helemaal niet voor de Woo. Dat terwijl openbaarheid van bestuur valt of staat met goed informatiebeheer. De onderzochte gemeenten houden zich slechts beperkt aan het uitgangspunt van de Wob ‘eens openbaar, altijd openbaar (voor iedereen)’. Resultaten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel De gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel treffen in de onderzochte periode voorbereidingen met het oog op de invoering van de Woo (Wet open overheid). Dit gebeurt door een daartoe ingestelde projectgroep. De voorbereidingen betreffen niet alleen de wijzigingen ten aanzien van de passieve openbaarmaking maar met name ook voor de actieve openbaarmaking van stukken.

27

Bijlage 1

Van Wob naar Woo op hoofdlijnen

De Woo15 kent als uitgangspunt dat een goede informatiehuishouding van de zijde van de overheid van belang is. De wet bevat daarom een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, bepaalt dat in de begroting en in de jaarlijkse verantwoording van elke gemeente een openbaarheidsparagraaf moet worden opgenomen en schrijft voor dat er maatregelen worden getroffen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Er komt een ‘Adviescollege openbaarheid en informatiehuis-houding’. Journalisten, wetenschappers of anderen ‘met een beroepsmatig belang bij het gebruik van publieke informatie’ kunnen bij het Adviescollege klagen over de wijze waarop bestuursorganen informatie openbaar maken. Ook onder de Woo kan eenieder een verzoek doen om openbaarmaking van informatie. Geen Wobverzoek, maar een Woo-verzoek16. De systematiek van absolute en relatieve uitzonderingsgronden op basis waarvan de openbaarmaking van informatie kan worden geweigerd, blijft gehandhaafd17. De Woo voegt wel een aantal nieuwe uitzonderingsgronden toe. De specifiek voor milieu-informatie geldende uitzonderingsgrond wordt veralgemeniseerd. Informatie komt niet voor openbaarmaking in aanmerking als het belang daarvan niet opweegt tegen de bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft.

In de Wob gold deze uitzonderingsgrond alleen voor milieu-informatie. In de Woo is deze uitzonderingsgrond verplaatst naar de lijst met algemene uitzonderingsgronden en dus van toepassing op de openbaarmaking van alle soorten informatie. De Woo gaat er ook van uit dat tijdsverloop kan betekenen dat uitzonderingen minder snel kunnen worden ingeroepen18. Persoonlijke beleidsopvattingen in documenten opgesteld ten behoeve van intern beraad hoeven in beginsel niet openbaar te worden gemaakt, tenzij het gaat om documenten ten behoeve van de formele bestuurlijke besluitvorming van een aantal specifieke (bestuurs-)organen (op rijks-, provinciaal en gemeenteniveau)19. Persoonlijke beleidsopvattingen in die documenten moeten straks door deze bestuursorganen in beginsel wél in niet tot personen herleidbare vorm openbaar worden gemaakt. Opvallend is ook dat de Woo inzagemogelijkheden geeft voor personen om hun eigen dossier in te zien, hen die een klemmend belang kunnen opvoeren en onderzoekers20. De termijnen worden in algemene zin korter (vier weken met de mogelijkheid tot verdagen met twee weken). Bovendien kan een beslissing alleen nog verdaagd worden als de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt. 21 De wet kent in artikel 3.3 een gedetailleerde regeling van actieve openbaarheid.

Bestuursorganen maken de volgende elf categorieën documenten actief openbaar: 1. Wet- en regelgeving 2. Organisatiegegevens 3. Raadsstukken 4. Bestuursstukken 5. Stukken van adviescolleges 6. Convenanten 15

Recent verscheen een handleiding van de VNG ‘Van Wob naar Woo’. Artikel 4.1 Woo. 17 Artikel 5.1 Woo. 18 Artikel 5.3 Woo. 19 Artikel 5.2, derde lid, Woo. 16

20

Artikelen 5.5 t/m/ 5.7, Woo.

21

Artikel 4.4 Woo.

28

7. Jaarplannen en -verslagen 8. Wob/Woo-verzoeken 9. Onderzoeken 10. Beschikkingen 11. Klachten Er is voorzien in specifiek overgangsrecht voor de verplichtingen op het gebied van het actief openbaar maken op grond van artikel 3.3 Woo.22 Deze actieve openbaarheidsplichten van de Woo gelden alleen voor nieuwe documenten en zien niet op documenten van voor de inwerkingtreding van de verplichtingen uit artikel 3.3 Woo 23. Ten aanzien van die documenten kan natuurlijk wel een verzoek om openbaarmaking worden ingediend.24 De verwachting is dat de informatiehuishouding met een termijn van acht jaar op orde zal zijn. Op dat moment zal artikel 3.3 dan ook in volle omvang gelden.

22

Artikel 10.2 Woo. Artikel 10.2a Woo. 24 Artikel 4.1 Woo. 23

29

Bijlage 2

Overzicht bijbehorende documenten

Bij dit rapport horen de volgende documenten (afzonderlijk bijgevoegd): 1. Eindrapportage van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommies 2021 Wob (herziene versie februari 2022) 2. Factsheet met data Dantumadiel en Noord-East Fryslân 3. Factsheet met data - alle deelnemers 4. Factsheet met data alle gemeenten 5. Factsheet waarin de begrippen zijn geoperationaliseerd.

30