Concept verslag Audit commissie-accountant 2020 Noardeast-Fryslan

Verslag van de DIGITALE bijeenkomst van auditcommissie / accountant op woensdag 9 juni 2021 om 16.00 uur. Aanwezig zijn: K. de Jager (voorz.), P. Braaksma, S. Keizer, J. de Jong, H. Prins, A. Slomp, T. Berends en E. Vriesen (accountant).

1.

Opening door de voorzitter, dhr. K. de Jager

2.

Toelichting op het controleverslag 2020 van de accountant door de heer Vriesen van HZG – accountants (zie bijlage) Accountant EV geeft aan dat het gelukt is voor 2020 de planning te halen en dat er 2 goedkeurende oordeelsverklaringen zijn afgegeven! Getrouw én Rechtmatig. Organisatie komt steeds beter “in control”. Over Risicomanagement is hij ronduit kritisch. Beleid-Prestatie en beleid met elkaar verbinden heeft extra aandacht gehad. De dikke minnen van vorig jaar zijn verbeterd. Verkoop van Eneco-aandelen heeft lucht gebracht. De accountant dringt aan op kaders vast te stellen over risicomanagement. Gemeenteraad, college en organisatie moeten hier mee aan de slag. Risico’s gaan 2 kanten op. Niet alleen negatief, ook positief. Politiek-maatschappelijk voor gemeenten lastig en daarom verdient dit nog meer aandacht. Het controlehuis waar je naar toe beweegt is rechtmatigheidsverantwoording. Hoe is het ingericht. Hoe lopen informatiestomen. Kun je actief sturen op risico’s? Hoe komen indicatoren in de jaarrekening tot stand? Hoe meet je die? Risicomanagement in beleid maar ook in controle. Controle en functiescheiding is belangrijk. Er is een goede procesbeschrijving nodig. Worden stappen vooruit gezet. Huis beter beschrijven van college naar werkvloer en transparant verantwoording afleggen. Begrip als eigenaarschap is van belang. Aandacht blijft nodig.

Advies: Ga met elkaar het proces aan om de kwaliteitsslag in processen om te zetten naar transparante verantwoording. “Schattingen” beter onderbouwen. Vordering op de balans: ik denk dat ik nog geld van iemand kan krijgen. Belastingvorderingen: OZB komt wel goed. Bij debiteuren Sociale Zaken komt het zo niet goed. Uitgangspunten kunnen verbeterd worden. Betaalgedrag, tendensen, ervaringen e.d.: doe er iets mee! Systeem verder verbeteren. Meer historie, onderbouwing kan beter. Schatting geeft altijd risico. Als je schat de helft en het wordt 10% dan is dat een heel verschil. Nog een voorbeeld: Verplichtingen ”Er komt nog een nota, wij hebben hem nog niet” hoe hoog wordt die? Er wordt gevraagd naar de digitale verwerking van facturen: is dat proces afgerond? JdeJ: dat systeem is goed ingericht en geeft weinig problemen. Op een vraag van SK naar werkwijze bij Debiteuren Sociale Zaken, wordt geantwoord ook hier realistisch te zijn bij terugvorderen. Sisasystematiek: Was altijd een tabel met regelingen, in de afgelopen jaren ging steeds meer in de Algemene Uitkering. Sisaspecifieke kennis werd verspreid, (minder belangrijk onderwerp). Medio 2019 is bij ministeries de knop omgegaan: meer via Sisa. Dit zie je terug bij: Regiodeal, Coronasteunmaatregelen, energietransitie, al dat soort regelingen, ook de TOZO gaan via Sisa. Situatie is nu zo dat er misschien wel 20

regelingen in de Sisa bijlage zitten. Het is van belang om Sisa goed bij te houden, kennis van- en aanlevering voor dit proces te versterken. Voorzitter KdeJ bedankt de accountant voor zijn bijdrage aan deze bijeenkomst. -> Accountant vertrekt, evenals Janet de Jong en Theo Berends. 3.

Verslag auditcommissie d.d. 17 mei 2021 (zie bijlage) Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd en vastgesteld.

4.

Bespreken 1e tussentijdse rapportage / procesmatig (zie bijlage) Resultaat is positief. We zijn op schema. Corona heeft wel vertraging gebracht. AS: er is sprake van structureel voordeel in Algemene Uitkering. Dat is nu incidenteel verwerkt. Autonome groei blijft een flinke. Als gemeente is hier weinig aan te doen. Voor de financiële positie wel lastig. Huishoudelijke hulp bijvoorbeeld, dat kan zo niet blijven. Ook de Jeugdzorg is problematisch. Herijking gemeentefonds, er komt een nieuwe verdeling. Het is niet eens de verdeling die het grootste probleem is, de koek moet groter. Er is behoefte aan structureel meer geld. AS: een andere verdelingssystematiek wordt wel besproken. Deze dan vaststellen voor 4 jaar. Na november volgt besluitvorming over ca.3 miljoen voor de jeugdzorg (eenmalig).

5.

Technische toelichting PPN: Het College heeft finale behandeling van de PPN nog niet afgrond. “Paar lastige onderdelen maken het lastig om een sluitende begroting voorgelegd te krijgen. Hier wordt nog mee geworsteld” Komende vrijdag 11 juni komt de PPN beschikbaar. PB: Wat als er straks een begroting ligt die de provincie niet goedkeurt? AS: tot 1 januari nog de kans om dit wel voor elkaar te krijgen. Lukt dat niet, dan grijpt de provincie in. Er zijn wel verschillen: sluiten alle jaarschijven niet, of alleen de 1e of de 4e niet. Wat wil de auditcommissie nog met de PPN: Omdat er geen tijd meer is wordt voorgesteld: Dit jaar op de oude voet. Volgend jaar opnieuw opnemen in de jaarplanning voor de Auditcommissie.

6.

Rondvraag Geen vragen.

7.

Sluiting KdeJ sluit de bijeenkomst.