Collegevoorstel Noardeast-Fryslân opheffingsplan

ADVIESNOTA Burgemeester en wethouders

Zaaknummer

Datum Onderwerp

Opheffingsplan voor de ontvlechting

Naam opsteller

H. Pilat

Cluster

Concerncontrol

Portefeuillehouder

J.D. de Vries In dit voorstel is meegenomen het advies/mail van:

Hamer/Behandelstuk



par



behandelstuk



Juridisch

Openbaar



ja



nee



P&O

Ondernemingsraad



ja



nee



Financiën

Gemeenteraad



ja



nee



Communicatie

Begrotingswijziging



ja



nee



Inkoop Stuurgroep opheffingsplan

x

2022 271389

15 december 2022

Datum:

14 december 2022

Onderwerp Opheffingsplan voor de ontvlechting Voorstel 1/ Het college neemt kennis van het opheffingsplan waarin is opgenomen de wijze waarop de ontvlechting zal plaatsvinden en welke afspraken binnen de ontvlechting van toepassing zijn tussen de beide gemeenten. 2/ Het college besluit een extern onafhankelijk programmaleider aan te stellen om uitvoering te geven aan het opheffingsplan. Noardeast-Fryslân is daarvan de ambtelijk opdrachtgever. 3/ Het college neemt kennis van het rapport “Fiscale aandachtspunten ontvlechting gemeente Dantumadiel” van Fiscaliade. 4/ Het college besluit externe projectleiders aan te stellen voor de deelgebieden herplaatsing personeel en ICT. 5/ Het college besluit de ingestelde governance structuur voor de opheffing te continueren voor de komende fase van de ontvlechting. 6/ Het college stemt in met het vervolgproces voor de ontvlechting en de communicatie daarover met het ODC, de OR, het personeel en de gemeenteraden. Inleiding In 2021 is de samenwerking tussen de gemeenten Noardeast-Fryslân en Dantumadiel geëvalueerd en in 2022 heeft een onderzoek plaatsgevonden naar de impact van de beëindiging van de centrumregeling en de ontvlechting van de samenwerking.

Op 5 juli 2022 is met gelijkluidend besluit door de Colleges van Dantumadiel en Noardeast-Fryslân besloten tot opheffing van de Centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân per 1 januari 2024 nadat eerder beide gemeenteraden daar toestemming voor hadden gegeven. Op grond van artikel 22 lid 3 van de Centrumregeling Samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân (zie bijlage 1) is door de beide colleges op basis van een plan van eisen opdracht gegeven aan Deloitte als onafhankelijk registeraccountant om een opheffingsplan op te stellen. Dit opheffingsplan ligt nu aan u voor ter kennisname. In dit opheffingsplan (zie bijlage 2) beschrijft de registeraccountant de wijze waarop de ontvlechting zal gaan plaatsvinden en geeft zij aan welke afspraken binnen de ontvlechting van toepassing zullen zijn. In het opheffingsplan wordt niet ingegaan op de fiscale gevolgen van de ontvlechting. Op bladzijde 8 van het plan wordt verwezen naar een rapport van Fiscaliade voor de fiscale aandachtspunten. Het rapport “Fiscale aandachtspunten ontvlechting gemeente Dantumadiel” van 27 november 2022 treft u ter kennisname aan in bijlage 3. Voor zover de -1–

aandachtspunten betrekking hebben op de ontvlechting en niet op de opbouw van een nieuwe organisatie van Dantumadiel zullen ze moeten worden meegenomen in de verder aanpak van de ontvlechting. De volgende stap in het ontvlechtingsproces is dat op grond van artikel 22 lid 3 van de centrumregeling een extern adviseur zal worden aangesteld die uitvoering zal gaan geven aan het opheffingsplan en daartoe een projectplan zal gaan opstellen. In overleg met de stuurgroep is ervoor gekozen hiervoor een externe onafhankelijke programmaleider aan te stellen en te starten met de werving. Hiervoor is de bijgaande inhuuropdracht (bijlage 4) geplaatst op Werken in Friesland.nl. Het voorstel is om naast deze programmaleider twee externe projectleiders aan te stellen voor de ontvlechting voor de deelgebieden Personeel en ICT en daartoe op korte termijn ook inhuuropdrachten te plaatsen op Werken in Friesland.nl. Daarnaast zal uitvoerende capaciteit nodig zijn op een aantal deelterreinen (onder meer communicatie en secretariële ondersteuning) . De benodigde omvang wordt op dit moment geïnventariseerd. Als hier duidelijkheid over is zal dit via de stuurgroep worden voorgelegd aan de colleges. Volgens artikel 22 lid 5 is de centrumgemeente belast met uitvoering van het opheffingsplan en dus opdrachtgever van de ontvlechting.

In relatie tot opmaken van het opheffingsplan door Deloitte is door de colleges een governance structuur ingesteld voor het opheffingsplan. Het voorstel is de governance structuur te handhaven door de ingestelde stuurgroep en begeleidingsgroep voor het opmaken van het opheffingsplan te continueren gedurende de fase van de daadwerkelijke ontvlechting. Het ambtelijk opdrachtgeverschap zal daarbij worden uitgevoerd door adjunct-directeur Margo Kouwenhoven, zoals dat nu ook het geval is. In bijlage 5 treft u een schema aan voor het vervolgproces van het opheffingsplan. Op maandag 19 december zijn de leden van het ODC vertrouwelijk geïnformeerd. Het opheffingsplan is op 16 december vertrouwelijk toegestuurd aan de Ondernemingsraad en zal daar op 21 december vertrouwelijk worden gepresenteerd. Op 11 januari wordt het opheffingsplan toegestuurd aan de gemeenteraden. Het opheffingsplan heeft vanaf 11 januari een openbaar karakter. Op 11 en 12 januari zijn er bijeenkomsten met de medewerkers om hen te informeren en wordt het document op viadesk geplaatst. Voor de gemeenteraden en de medewerkers wordt een publieksvriendelijke versie van het opheffingsplan gemaakt. Beoogd effect Het komen tot afspraken over de wijze waarop het opheffingsplan wordt uitgevoerd. Argumenten Niet van toepassing.

Kanttekeningen Er zit ongeveer drie weken tijd tussen de bespreking van het opheffingsplan in het ODC, de colleges en de OR en het openbaar maken van het plan op 11 januari. Dit stelt belangrijke eisen aan de deelnemers aan die overleggen om de vertrouwelijkheid in die tussenliggende tijd te handhaven. Financiën Voor het inhuren van een programmaleider, de twee projectleiders en de uitvoerende medewerkers moeten middelen beschikbaar worden gesteld. Er zijn door de gemeente Noardeast-Fryslân middelen gereserveerd voor de ontvlechting. In januari zal een begroting worden opgemaakt van de proceskosten van de ontvlechting. Deze begroting zal via de stuurgroep worden voorgelegd aan de colleges. Uitvoering Zie daarvoor het bijgaande schema vervolgproces opheffingsplan. Communicatie Zie daarvoor het bijgaande schema en de toelichting hierboven. Bijlagen vertrouwelijk 1. Centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân 2. Opheffingsplan Centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân 3. Rapport “Fiscale aandachtspunten ontvlechting gemeente Dantumadiel” van Fiscaliade. 4. Vacature programmaleider voor de ontvlechting 5. Schema vervolgproces opheffingsplan

-2–