Collegebrief aan raad met beantwoording aanvullende technische vragen CU m.b.t de jaarrekening

Aan de leden van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Postbus 1 9100 AA Dokkum

Ons kenmerk: Behandeld door: E-mailadres: Datum:

2023-060462 P.E. Westra p.westra@noardeast-fryslan.nl woensdag 28 juni 2023

Onderwerp: Aanvullende technische vragen jaarstukken 2022 Geachte raad, Hierbij ontvangt u de beantwoording van de aanvullende technische vragen van de fractie Christen Unie over de jaarstukken 2022 van gemeente Noardeast-Fryslân. Onderwerp Algemeen

Vraag Vraag 1. In het stoplichtenmodel komen wij regelmatig een groen licht en groen vinkje tegen terwijl de doelstelling niet is gehaald of niet aangetoond kan worden dat de doelstelling is gehaald. Dit wijkt af van de door ons College gekozen definitie. Vraag: wat zijn de redenen van deze afwijkingen? O.i. Is dit erg verwarrend.

Antwoord In de inleiding van de begroting is de legenda opgenomen hoe de stand van zaken per doelstelling/ activiteit beoordeelt wordt. Daarbij wordt een vinkje gehanteerd als de doelstelling gerealiseerd is en een groen stoplicht als de doelstelling op schema ligt. In de praktijk wordt niet gekeken naar de stand van zaken van de doelstellingen, maar naar de stand van zaken van de activiteiten. Dit kan de reden zijn waarom dit afwijkt.

Algemeen

Vraag 2. Blz. 101 onder 92, Dividend: schrijffout 20220= 2022. Weerstandsvermogen en Risicobeheersing:

Deze fout is aangepast in de jaarstukken.

Paragraaf

Vraag: 1. zijn alle risico’s welke invloed hebben op de bedrijfsvoering in kaart gebracht gezien het feit dat er voor € 27,2 mio beschikbaar is terwijl er voor € 7,6 aan risico’s zijn aangemerkt. Dit mede in het kader van het resultaat 2022 en voorgaande jaren. Wij missen bijv. de risico’s m.b.t. de ontvlechting Dan/NEF.

In totaal heeft de risicoanalyse 48 risico’s in beeld gebracht. In de paragraaf zijn de grootste 10 risico’s zichtbaar gemaakt. Deze risico’s bepalen gezamenlijk 79% van het noodzakelijke weerstandsvermogen. Het risico voor de ontvlechting is niet meer opgenomen in de risico analyse omdat daar bij de besluitvorming van de jaarstukken 2021 middelen voor beschikbaar zijn gesteld en het risico dus is afgedekt.

Onderwerp Paragraaf

Vraag De 10 grootste risico’s zijn vermeld. Vraag: 2. waarom is er niet een opmerking vermeld met de waarde in € van de resterende 55 risico’s?

Antwoord De totale waarde van alle 48 risico’s bedraagt € 27 miljoen. De waarde van de 10 grootste risico’s staan in de tabel op pagina 119, opgeteld is dat € 16,6 miljoen. Het restant van € 10,3 miljoen heeft betrekking op overige 38 risico’s. Doordat er een risicosimulatie wordt toegepast is het niet nodig om het maximale bedrag te reserveren, risico’s doen zich niet tegelijkertijd voor. De 10 grootste risico’s dekken vervolgens 79% van het benodigde weerstandsvermogen af.

Paragraaf

Vraag: 3. Wat wordt er gedaan om de risico’s zoveel als mogelijk te beperken?

Twee maal per jaar worden voor de begroting en jaarrekening risico sessies georganiseerd om de risico’s de actualiseren. Verder wordt in de maandelijkse gesprekken tussen de clusters en financiën dit als een vast punt besproken en in alle college- en raadsvoorstellen is er aandacht voor.

Paragraaf

Vraag: blz. 119: hoe zijn de adequate beheersmaatregelen NEF geborgd nadat de ontvlechting Dan/NEF een feit is?

De borging zit in de ingezette werkwijze (maandgesprekken en 2 maal per jaar actualisatie van de risico’s) zoals bij het vorige punt omschreven. Dit wordt ook na de ontvlechting doorgezet.

Paragraaf

Risico R301: Het Rijk moet nog een bedrag a € 0,2 mio aan NEF uitkeren. Vraag 1. Hoe is actie hierop geborgd?

Indien de gemeente nog middelen van het Rijk tegoed heeft dan wordt hiervoor een balanspost opgenomen die wij monitoren.

Paragraaf

Vraag 2. Het risico is gesteld op € 1,5 mio. Alle kosten worden door het Rijk vergoed. Vanwaar dan een risico?

De gemeentelijke regeling is uitgebreider dan de vergoeding van het Rijk waardoor hierbij het risico aanwezig is dat niet alle uitgaven vergoed worden.

Paragraaf

Nog te realiseren kosten en opbrengsten.

Met betrekking tot de nog te realiseren kosten en opbrengsten wordt er middels parameters in de grondexploitatiebegroting rekening gehouden met de inflatie. De betreffende parameters zijn ontleend aan de Outlook Grondexploitaties 2023, vastgesteld op grond van cijfers en prognoses van diverse toonaangevende instanties.

Vraag: 1. wordt er rekening gehouden met inflatie m.b.t. toekomstige (nog te realiseren koten en opbrengsten) grondexploitatie? Zo ja, waar blijkt dat uit? Zo nee, waarom niet? Welke acties zijn dan wel uitgezet?

Tevens zijn aan het begin van het boekjaar 2023 de kosten voor de nog te realiseren werkzaamheden voor het grotendeel van de

–2–

Onderwerp

Vraag

Antwoord grondexploitatiebegrotingen geactualiseerd.

ACV

Programma 3:

Uit landelijk onderzoek van de VNG is gebleken dat er binnen de Jeugdzorg in 5% van de ingediende declaraties sprake is van geen/ onvoldoende geleverde zorg. Dit percentage sluit aan bij onze eigen bevindingen. Door middel van gedegen data analyse willen we het gesprek aangaan met afwijkende zorgaanbieders en eventueel afspraken maken betreffende de manier van declareren / zorgzwaarte toewijzing. Op deze wijze krijgen wij meer grip op niet feitelijke levering binnen de Jeugdzorg.

Er is door de accountant vastgesteld dat er ten aanzien van (afgerond) € 0,8 miljoen aan Jeugdwet uitbetalingen onvoldoende controleinformatie aanwezig is om de feitelijke levering te kunnen vaststellen. Vraag: hoe wordt geborgd dat er weer voldoende controle-informatie aanwezig is om de feitelijke leveringen te kunnen vaststellen? Dit om rechtmatigheid te zekeren.

ACV

De accountant heeft vastgesteld dat er ten aanzien van (afgerond) € 0,9 miljoen aan zorgprestaties uit hoofde van WMO onvoldoende controle-informatie beschikbaar is om prestatielevering vast te stellen. Vraag: hoe wordt geborgd dat er weer voldoende controle-informatie aanwezig is om de feitelijke prestatieleveringen te kunnen vaststellen? Dit om rechtmatigheid te zekeren.

Uit landelijk onderzoek van de VNG is gebleken dat er binnen de WMO in 5% van de ingediende declaraties sprake is van geen/ onvoldoende geleverde zorg. Dit percentage sluit aan bij onze eigen bevindingen. Door middel van gedegen data analyse willen we het gesprek aangaan met afwijkende zorgaanbieders en eventueel afspraken maken betreffende de manier van declareren. Op deze wijze krijgen wij meer grip op niet feitelijke levering binnen de WMO.

ACV

Met betrekking tot de onderhanden werk positie in de Jeugdzorg is er geconstateerd dat hierop nog geen gedetailleerde analyses plaatsvinden. Het karakter van deze post brengt onzekerheden met zich mee. Deze post is bij veel zorgaanbieders geen onderdeel van de accountantscontrole. Het totaal van de onzekerheden bedraagt afgerond € 927.000.

Door de resultaatfinanciering (zorgaanbieder krijg een bedrag om de doelen/resultaten te behalen) is het erg lastig is om exact te controleren of de OHW klopt. De zorgaanbieder geeft aan het einde van het jaar aan hoeveel % hij heeft afgerond van het zorgtraject. Dat is altijd een schatting want herstel en vooruitgang gaat nooit lineair. Was de financiering P maal Q geweest, dan was controle hierop veel eenvoudiger geweest.

Vraag: 1. welke acties zijn uitgezet om OHW bij onze gecontracteerde zorgaanbieders onderdeel van hun accountantscontrole te laten zijn waardoor deze onzekerheid wordt ingedamd?

Op dit moment geen acties uitgezet om OHW bij gecontracteerde zorgaanbieders onderdeel van hun accountantscontrole te laten zijn. Dat kaarten wij ACV

Vraag 2. Waarom is deze onzekerheid niet opgenomen in de Risico paragraaf?

–3–

Het betreft hier een onzekerheid of voor alle verleende voorschotten aan zorgaanbieders door hen ook

Onderwerp

Vraag

Antwoord daadwerkelijke prestaties zijn geleverd in 2022. Omdat de jeugdzorg wordt bevoorschot verwachten wij niet dat dit gaat leiden tot extra kosten die ten laste van 2022 hadden moeten komen. Opname in de Risicoparagraaf is dus niet noodzakelijk.

ACV

Ontbreken WMO toets op de feitelijke levering waardoor onzekerheid van € 895.000,= Vraag: waarom is deze onzekerheid niet opgenomen in de Risico paragraaf?

Het betreft hier een onzekerheid m.b.t. de feitelijke levering van de WMO zorg. Uit de interne controle blijkt dat niet / onvoldoende is vastgesteld of er sprake was van feitelijke levering. Daarom is er een onzekerheid opgenomen met betrekking tot het onderdeel rechtmatigheid in de jaarrekening 2022. De gemeente loopt hierbij nu of in de toekomst geen financieel risico. Opname in de Risicoparagraaf is dus niet noodzakelijk.

Het totale bedrag aan risico’s in het Soc. Domein is ca. € 2.282 mio.

ACV

Inkoop- en EU-Aanbestedingsbeleid: De accountant adviseert om toereikende preventieve interne controles implementeren om de naleving van de Europese aanbestedingsregels structureel te borgen. Door het decentraal beleggen van de inkoopbevoegdheid en daarmee de onzekerheid of bij alle inkopen de juiste workflow wordt gevolgd voorziet de huidige interne beheersing hier onvoldoende in gedurende het jaar. De controle wordt met name nu achteraf uitgevoerd. Vraag: 1. Waarom wordt er niet tussentijds gecontroleerd? Vraag 2. Is binnen de organisatie (alle afdelingen) bekend welke regels er gevolgd dienen te worden m.b.t. inkoop? Vraag 3. Waarom wordt er (is een jaarlijks terugkerend onderwerp) steeds afgeweken van EU aanbestedingsregels? Hoe is de borging geregeld afwijking te voorkomen?

–4–

Bij het proces inkoop en aanbesteding is sprake van een halfjaarlijkse en jaarlijkse controle m.b.t de rechtmatigheid. Alle afdelingen (waar van toepassing) zijn op de hoogte van de inkoop en aanbestedingsregels. De inkoopadviseurs ondersteunen hierbij. Aangezien er in 2021/2022 voor diverse cpv codes aanbestedingen zijn opgestart is het aantal geconstateerde onrechtmatigheden fors gedaald. Bij de gemeente Noardeast-Fryslân is in 4 gevallen sprake van overschrijding van de drempelbedragen m.b.t. de verplichte Europese aanbestedingsrichtlijnen over een periode van 4 jaar. Hierbij blijft de jaarlijkse inkoop overigens wel binnen het drempelbedrag maar over een periode van 4 jaar is er wel sprake van een overschrijding. De geconstateerde overschrijding is overigens geen probleem m.b.t. de rechtmatigheidsverklaring. Er is de laatste jaren hard gewerkt om rechtmatig in te kopen/aan te besteden. Ter vergelijking in 2019 was de onrechtmatigheid voor dit proces nog € 2.623.464. Ook voor de laatste onderdelen zal voor het doelmatig en rechtmatig doen van inkopen en het mogelijk behalen van schaalvoordelen in de

Onderwerp

Vraag

Antwoord toekomst d.m.v. aanbesteding worden gegund.

ACV

Het maken van schattingen: In de Jaarrekening 2022 komen wij regelmatig schattingen tegen. Schattingen kunnen het resultaat beïnvloeden.

Schattingen maken onderdeel uit van de Planning & Control cyclus en worden altijd geëvalueerd.

Vraag: worden de uitkomsten van gemaakte schattingen aan het eind van het boekjaar ook geëvalueerd? Zo nee, waarom niet? Immers, de uitkomsten kunnen voor een volgend jaar worden gebruikt ter verbetering van ACV

Subsidieverstrekking: Signalen van afwijkingen komen dringen niet door in de organisatie en zijn ook niet opgenomen in de Jaarrekening.

Naar aanleiding van de bevindingen in het accountantsverslag zal het subsidieproces aangepast worden.

Vraag: welke acties zijn uitgezet om afwijkingen te signaleren, te monitoren en te verantwoorden? Prog 1

101.3 De wachtrijen n.a.v. de energietoeslag: Vraag: ligt hier voor een eventuele toekomstige eenmalige actie al een plan van aanpak klaar, zodat de extra gesprekken direct opgevangen kunnen worden, met andere woorden is bij eenmalige acties ook ons klantencontactcentrum voor betrokken zodat voldoende menskracht vooraf kan worden opgeschaald?

We zijn er onlangs achter gekomen dat er voor wat betreft de servicenormen telefonie gerekend wordt met een verkeerde norm. Dit is inmiddels hersteld voor 2023. Voor 2022 kan dit niet meer, maar met de juiste rekenwijze zijn de servicenormen ook in 2022 behaald. Tevens is intern afgestemd dat het KKS Sociaal Domein op de hoogte wordt gehouden van ontwikkelingen m.b.t. Energietoeslag. Als er nieuws is, dan wordt dit voordat er gepubliceerd wordt, contact met het KKS opgenomen. Op deze manier kan het KKS indien nodig extra bemensing in de telefonie regelen.

Prog 1

102 1A Vraag: Is de verbinding er nu wel? Lijkt ons wel essentieel.

We weten elkaar uiteraard te vinden, waardoor de verbinding er nu wel is. Als er echt iets speelt wordt het samen opgepakt.

Prog 1

102 4D, 6A, 6D, 6E Alle genoemde punten kennen op de één of andere manier een capaciteitsprobleem qua bemensing. Vraag: ligt er binnen de gemeentelijke organisatie een soort van aanvalsplan om capaciteitsproblemen op te lossen en die gaan leiden tot snelle invulling van vacatures en vervangingen wegens langdurige ziekte(andere oplossingen dan het invullen met dure ZZP’ers? 201:

Vanaf augustus komen er twee mensen bij en kunnen we alles weer oppakken.

Prog 2

–5–

Dat is mogelijk, alleen brengt dit wel een administratieve verzwaring

Onderwerp

Vraag Voorzieningen (o.a. Dorpen en Wijken): er worden kredieten beschikbaar gesteld maar niet uitgegeven.

Antwoord van de werkzaamheden met zich mee en vergt dit wel een beleidsaanpassing.

Vraag: kunnen kredieten niet pas beschikbaar worden gesteld nadat bekend is wanneer werkzaamheden worden gestart? Prog 2

204.1 Vraag: welke activiteiten uit de Cultuurnota worden uitgevoerd en wanneer is de verwachting dat deze zijn afgerond? De beschrijving van dit punt is namelijk volledig onduidelijk, niet SMART.

De volgende activiteiten worden uitgevoerd: - Opzetten Cultuurplatform. Eerste opzet is niet geslaagd. Tweede poging in 2024. - Nieuwe subsidieovereenkomst met OPUS3 i.v.m. verbreding van het aanbod. Klaar in 2024. - Intensievere interne samenwerking om kunst en cultuur in te zetten in het Sociaal Domein. Dit is een doorlopend proces. - Vrijkomend gemeentelijk vastgoed waar mogelijk inzetten voor kunst en cultuur. Zo mogelijk m.b.t. 1 locatie realiseren in 2024.

Prog 3

Vraag: hoe verhoudt zich het grote aantal groene stoplichten(alles bijna groen) tot de conclusies van de rekenkamer, die toch met een aantal kritische bevindingen kwam, is de weergave in de Jaarrekening nu volledig en geeft dat een juist beeld?

De conclusies en aanbevelingen van de rekenkamercommissie hebben geen betrekking op de jaarrekening 2022. Het college komt na de zomer met een reactie op de conclusies en aanbevelingen.Voor een (onafhankelijke) uitspraak over de juistheid, volledigheid en getrouwheid verwijzen wij naar het rapport van de accountant bij de jaarrekening 2022.

Prog 3

Blz. 48 e.v.: de uitgaven zijn lager dan verwacht. Vraag: is dit ook met aantallen te onderbouwen? Zo ja, met welke cijfers? Zo nee waarom niet?

Voor zover in de analyse van de afwijkingen verwezen wordt naar aantallen is dit inderdaad cijfermatig te onderbouwen op basis van aantallen. De oorzaak van de afwijking zit echter niet altijd en niet alleen in aantallen.

Prog 3

De tem “lager of hoger dan verwacht ” komt veel vaker voor. Vraag: waarom wordt er niet verklaart waarom?

Voor de Jeugdzorg hebben we in de jaarrekening een algemene uitleg op hoofdlijnen gegeven. Bij de WMO zien we op onderdelen een minder sterke toename van cliënten, tot zelfs stabilisering, dan verwacht. Deze ontwikkeling wordt bij meer (Friese) gemeenten geconstateerd. Het is nog onduidelijk of dit een incidentele of structurele ontwikkeling is, en hoe we dit

–6–

Onderwerp

Vraag

Antwoord moeten plaatsen tegenover toenemende vergrijzing. Dit is momenteel in onderzoek. Zodra meer duidelijk is hoort u dat via de P&C-cyclus.

Prog 4

403 1C Vraag: wat is de oorzaak / de reden van het niet gezamenlijk oppakken van een Shared Facility Centre?

De bedrijven in de metaalsector hadden in eerste instantie bij het inventariseren van de mogelijkheden voor het formeren van een cluster metaalbedrijven aangegeven het opzetten van een Shared Facility Centre een belangrijk onderdeel van dat cluster te vinden. In de fase van nadere uitwerking bleek dat de bedrijven andere prioriteiten stelden en er te weinig overbleven voor een sluitende business case.

Prog 4

404 2B Vraag: wat is de voortgang van het project ophoging Staatsenbrege?

Er komt schot in de gesprekken over de aankoop van de benodigde stroken grond. Naar verwachting zal de afronding van de grondonderhandelingen in de komende weken plaatsvinden. Dan kan vervolgens later deze zomer de uitvoering met de aannemer worden gepland.

Prog 5

503 7A, 7C en 7D

Het (smart-)hoofddoel is het voorkomen van verpaupering. Die problematiek speelt momenteel nagenoeg niet. De activiteiten die hiervoor beschreven staan zijn achterhaald in het geval van 7C en 7D. 7A en 7B zijn in de lijn opgenomen zoals beschreven bij 7B. In de programmadoelen en activiteiten van komend jaar zijn deze activiteiten dan ook komen te vervallen. . De beantwoording van de motie wordt deze week aan de raad vertrekt.

Gelet op het feit dat de raad verpaupering tegen wil gaan een er een gericht aantal doelen op dit punt zijn geformuleerd is het raar dat deze punten een lage prioriteit hebben gekregen. Vraag: wanneer is concreet te voorzien dat dit weer wordt opgepakt? De term ‘binnen afzienbare tijd” is namelijk een rekbaar begrip Prog 6

Blz. 110: R155 Het punt munitiestortplaats Engelmansplaat staat voor het zoveelste jaar als risico in de stukken. Vaag: wanneer wordt de door de raad aangenomen motie over dit punt beantwoord?

Prog 6

Blz. 137: fors gestegen ziekteverzuim Vraag: - wat is het plan om dit te reduceren? Ligt dat er? - Is er ook zicht op waar langdurig verzuim gaat knellen t.o.v. de dienstverlening?

–7–

Door de bedrijfsarts is geconcludeerd dat het verzuimpercentage in 2023 weer dalende is. Mede door de invulling van de vacatures van coördinatoren en clusterhoofden is er weer directe sturing op het ziekteverzuim. De verwachting is hierdoor ook dat het percentage in 2023 meer daalt.

Onderwerp

Vraag

Antwoord Er is op dit moment geen zicht op waar het langdurig verzuim gaat knellen in de dienstverlening. In het algemeen kan gesteld worden dat de werkdruk bij collega’s hiervoor verder omhoog gaat en dat dit een aandachtspunt is voor de organisatie.

Balans

Blz. 186: vorderingen.

De indeling van de toelichting op de balans vloeit voort uit de Wet Besluit Begroten en Verantwoorden.

Vraag: - kunnen de vorderingen Belastingdienst, Openbare Lichamen en Debiteuren algemeen in de komende Jaarrekeningen ook zichtbaar/uitgesplitst worden gemaakt?

We denken niet dat een openbaar stuk als de Jaarrekening een stuk is, waarin we de vorderingen verder moeten willen of misschien wel mogen specificeren, zeker niet per instelling/bedrijf/persoon. Bij de belastingdienst betreft het over het algemeen afrekeningen op het gebied van de BTW en het BTW compensatiefonds. De vorderingen op openbare lichamen bestaan voornamelijk uit uitkeringen of subsidies van het rijk, provincie, waterschap en gemeenten en de afrekening van de dienstverlening aan Dantumadiel. Het saldo van de debiteuren algemeen bestaat uit duizenden vorderingen. Het gaat dan voor een groot deel om gemeentelijke belastingen die via automatische incasso worden geïnd (gemeentelijke belastingen) en leges waarvan de vervaldatum nog niet is verstreken.

Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân,

H.J.C.M. Verbunt, MBA Secretaris

mr. J.G. Kramer Burgemeester

–8–