Bylage 4 fan ynfieringsplan - impact analyse Fryske Plaknammen v1.0

Fryske Plaknammen Impactanalyse Applicatielandschap In opdracht van Gemeente Noardeast-Fryslân uitgevoerd door Harold Bijmolt en Elwin Koster versie 1.0, 23 april 2021

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

2

Inhoud Inleiding .................................................................................................................................................... 3 Omschrijving van de verandering ............................................................................................................ 4 Uitgangspunten .................................................................................................................................... 4 Impact....................................................................................................................................................... 5 Algemeen ............................................................................................................................................. 5 Opstellen Plan van Aanpak, migratiestrategie en planning ................................................................. 5 ICT-beheerorganisatie: ......................................................................................................................... 5 Aanpassen contracten .......................................................................................................................... 6 Aanpassen applicaties waar de naam in voorkomt .............................................................................

6 Aanpassen applicaties waar de naam in voorkomt ............................................................................. 6 Risico’s .................................................................................................................................................. 7 Financieel ................................................................................................................................................. 8 Conclusie en advies .................................................................................................................................. 9 Bijlage 1: Applicatielijst met plaatsnamen ............................................................................................. 10 Bijlage 2: Gebruikte brondocumenten ................................................................................................... 11 Bijlage 3: Initiële, globale begroting....................................................................................................... 12

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

3

Inleiding Sinds 1 januari 2019 zijn de gemeenten Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a. bestuurlijk gefuseerd tot gemeente Noardeast-Fryslân. Gemeente Dantumadiel is zelfstandig gebleven maar neemt wel ambtelijke diensten af van de gemeente Noardeast-Fryslân. In een Raadsvergadering van 10 september 2020 is een amendement aangenomen om groot deel van de namen van de dorpen en kernen van de gemeente Friestalig vast te leggen. Dit dient ook te worden doorgevoerd in de gegevens van alle applicaties. Deze impactanalyse is het resultaat van een eerste verkenning gericht op bovenstaande vastlegging van de Friestalige plaatsnamen, rekening houdend met een aantal kritische succesfactoren die op basis van kennis en ervaring een belangrijke rol spelen in dergelijke vraagstukken. De voorliggende impactanalyse is een inschatting en moet dus niet als limitatief of volledig gedetailleerd worden beschouwd, maar als een goede eerste inschatting.

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

4

Omschrijving van de verandering Op basis van de definitieve lijst met plaatsnamen van de gemeente Noardeast- Fryslân worden de namen van deze plaatsnamen in alle gemeentelijke applicaties waarin zij voorkomen, vervangen voor zover dit ook tot een BAG-mutatie leidt. Algemene, ongestructureerde informatie (hier benoemd als ‘vrije tekst’ in ongestructureerde data) behoeft niet vervangen te worden. Er wordt rekening behouden met een nader te bepalen invoeringsdatum vanaf wanneer genoemde mutaties worden doorgevoerd, waarmee niet met terugwerkende kracht wordt doorgevoerd in eerder vastgesteld gemeentelijk beleid of besluitvorming alsmede ook van de voorgaande rechtspersonen van gemeente Noardeast-Fryslân (de individuele herindelingsgemeenten). Daar waar deze verandering impact op heeft, wordt deze in verschillende paragrafen benoemd.

Uitgangspunten Bij de opzet van deze impact analyse is uitgegaan van de volgende uitgangspunten: •

• • •

• ▪

▪

▪

▪

In applicaties waar Nederlandse plaatsnamen voorkomen dienen deze te worden vervangen door de Friese plaatsnamen. Uitsluitend de applicaties waarvoor de plaatsnaamwijziging consequenties heeft zijn opgenomen in bijlage 1. De gemeente Noardeast-Fryslân blijft dezelfde rechtspersoon en bevoegd gezag. Het betreft uitsluitend de plaatsnaamwijziging van de dorpen en kernen. Beoogde datum om met de Friese namen te gaan communiceren dient nog te worden vastgesteld. Gemeentelijke kernapplicaties hebben een wettelijke beperkingen in het maximum aantal werkdagen waarop deze niet beschikbaar zijn. Hiervoor dient een stelpost te worden opgenomen. De volgende criteria worden aangehouden; Prio 1 gereed op de officiële ingangsdatum van de naamswijziging; ▪ Schriftelijke officiële uitingen naar buiten (burgers en bedrijven). ▪ Digitale uitingen naar buiten (burgers en bedrijven) ▪ Connecties met de landelijke voorzieningen dienen aangepast te worden voor zover de plaatsnaam mutatie tot BAG mutatie zal leiden. ▪ Schriftelijke officiële bindende uitingen binnen de eigen organisatie. Prio 2 gereed op de officiële ingangsdatum naamswijziging indien haalbaar; ▪ Schriftelijke officiële niet bindende uitingen binnen de eigen organisatie.

▪ Digitale zichtbare applicaties binnen de organisatie Prio 3 gereed op basis van beschikbaarheid resources of economische overwegingen; ▪ Niet zichtbare verwijzingen. ▪ Niet zichtbare koppelingen. ▪ Benamingen op labels, stickers op apparatuur. Niet aanpassen; ▪ Applicaties, systemen of onderdelen die binnen 6 maanden uit gefaseerd worden en waarvan de oude benaming niet extern zichtbaar is en/of geen gevolgen heeft.

Bovenvermelde uitgangspunten zijn opgesteld naar aanleiding van de informatie ontvangen van de gemeente. Niet alle uitgangspunten zijn zeker, het wijzigingen van uitgangspunten zal meer of minder consequenties hebben.

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

5

Impact Algemeen Om de naamswijziging in goede banen te leiden dienen verschillende onderdelen en plannen te worden uitgewerkt. Ook dient er een communicatie te worden gestart richting de medewerkers, burgers, instellingen en bedrijven te informeren. Het lijkt wenselijk deze communicatie in de planning op te nemen. Over de ingangsdatum dient een besluit te worden genomen. Het voorstel is hiervoor in ieder geval een “kwartaalgrens” te nemen, en indien mogelijk een jaargrens. Hierbij dient rekening te worden gehouden met de gemeenteraadsverkiezingen die voor 2022 gepland staan.

Opstellen Plan van Aanpak, migratiestrategie en planning Voor de naamswijzigingen zal een zo beknopt mogelijk Plan van Aanpak, een migratiestrategie en een planning moeten worden opgesteld. Hierin ligt vast wat aangepast moet worden, welke applicaties op welke wijze moeten worden aangepast en wie verantwoordelijk is voor de verschillende aanpassingen en welke diensten leveranciers hierin leveren. Daarnaast is de coördinatie op de uitvoering een onderwerp

Voor de overgang zal bij het Plan van Aanpak een migratiedraaiboek moeten worden opgesteld. Hierin ligt vast welke applicaties op welke momenten worden aangepast, getest en weer naar productie kunnen worden gezet en gebruikt mogen worden (vrijgegeven). ▪ ▪

Opstellen migratiedraaiboek Migratie coördinatie

ICT-beheerorganisatie: Het beheer van de applicaties ligt bij het Shared Service Center Leeuwarden. Dit SSC dient vanaf de aanvang van het project betrokken te worden. Deze betrokkenheid zal impact hebben op de planning en kosten. Naast de tijd die nodig is voor de interne I&A organisatie en het SSC zal ook tijd moeten worden gereserveerd door de verschillende leveranciers. Ook de aansturing van de leveranciers zal tijd vragen. Ook dient er rekening gehouden te worden dat leveranciers mogelijk extra kosten in rekening moeten brengen omdat omgevingen ten tijde van de migratie dubbel moeten worden uitgevoerd. ▪ ▪ ▪

Eventuele noodzakelijke extra omgeving(en) opzetten en beheren (Intern en SAAS); Aansturing diverse leveranciers; Mogelijk noodzakelijke extra back-up’s t.b.v. migratie

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

6

Leveranciers die op de hoogte dienen te worden gebracht en gevraagd moeten worden om de impact te bepalen zijn opgenomen in bijlage 2. We zijn er vooralsnog vanuit gegaan dat we de productie in de organisatie op alle gewenste momenten kunnen en mogen verstoren. Indien het noodzakelijk is om in de avond- en weekenduren te werken zal dit kostenverhogend werken en de doorlooptijd verlengen.

Dit project betreft uitsluitend een naamswijziging waarbij de juridische entiteit niet wijzigt. Deze naamswijziging kan door de leveranciers zonder verdere juridische consequenties worden doorgevoerd.

Aanpassen applicaties waar de naam in voorkomt Om de applicaties aan te passen aan de nieuwe namen hebben we op onderdelen input vanuit de leveranciers nodig. Vanuit team Informatievoorziening dient een uitvraag te worden gedaan aan de leveranciers om een opgave te verstrekken van de benodigde werkzaamheden, verwachte doorlooptijd en de eventuele kosten. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Offertes aanvragen; Akkoord op offertes; Planning maken Installaties uitvoeren Functionaliteit controleren; Proefconversies draaien; Proefconversies Testen; Akkoord geven op proefconversies; Definitieve conversie uitvoeren; Definitieve conversie testen; Akkoord geven op definitieve conversie Synchroniteitstoets

Extra controles dienen te worden uitgevoerd op de diakritische tekens welke in een aantal van de authentieke dorps- en kernnamen voorkomen.

Aanpassen applicaties waar de naam in voorkomt ▪

▪

Website; ▪ Betalingsverkeer ▪ E-formulieren ▪ Naam in teksten Koppelingen extern aanpassen; ▪ Indien nodig koppelingen technisch aanpassen ▪ Alle koppelingen testen ▪ Alle koppelingen operationeel omzetten ▪ Let op: indien gegevens aan externe partijen worden aangeleverd dienen vooraf uitvoeringsplanningen met hen overeengekomen te worden (zgn. mutaties Landelijke Voorzieningen). [Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

▪

▪ ▪ ▪

7

Stopzetten/starten landelijk berichtenverkeer; ▪ Basisregistraties: BAG, BRP, BGT, WOZ ▪ etc Stopzetten en starten intern berichtenverkeer/services tussen applicaties; Ketentest tussen de diverse applicaties; ▪ Koppelingen testen; DMS/archief, Zaaksysteem ▪ Aanpassen documentsjablonen in alle applicaties;

Risico’s De lijst van risico’s dient in het Plan van Aanpak verder te worden uitgewerkt. De criteria zoals genoemd in de paragraaf ‘uitgangspunten’ en de mate waarin er sprake is van ongewenste gebeurtenissen bepalen deze risico’s. Voornaamste risico’s zijn: • •

Tijdige beschikbaarheid leveranciers in doorvoeren mutaties (maatregel is tijdig contracteren), Voldoende kwaliteit migratie (maatregel methodisch testplan met dedicated testadviseur)

Financieel Alhoewel de financiële paragraaf buiten scope van deze opdracht valt, en pas na consultatie van de leveranciers kan worden ingevuld, willen wij hier toch een aantal opmerkingen maken. Onderwerpen die in de financiële paragraaf van het Plan van Aanpak aan de orde dienen te komen zijn: •

•

Eenmalig (projectkosten), deels op basis van de inschatting van de leveranciers, gemiddeld ongeveer 5 dagdelen per applicatie. o Projectleiding project o Testmanagement project o Migratiekosten leveranciers incl. consultancy en projectleiding leveranciers Interne uren o Functioneel applicatiebeheer van iedere kernapplicatie (laag – middel – hoog)

Onze eerste inschatting is dat op basis van de gegeven lijst van applicaties en de ervaring de financiële impact dient te worden ingeschat op een bedrag tussen €250.000 en €350.000. Ter onderbouwing is in bijlage 3 een initiële begroting met daarin een globale calculatie opgenomen. Belangrijk uitgangspunt is dat alle uren zoals begroot betrekking hebben op Gemeente Noard-East Fryslân. Gemeente Dantumadeel blijft buiten scope.

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

8

Conclusie en advies In het onderhavige project is uitgegaan van enkel het wijzigen van de plaatsnamen van de dorpen en kernen binnen de gemeente Noardeast-Fryslân naar het Fries in de betreffende groep van applicaties. De kern van deze applicaties heeft een directe verbinding met de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG). In eerste instantie dient deze wijziging te worden uitgevoerd in een testomgeving en moeten de applicaties worden getest. Eventueel bestaande testplannen dienen te worden aangepast aan de nieuwe situatie, maar zijn in een belangrijk deel van de gevallen bruikbaar. In de volgende fase dient een Plan van Aanpak, een migratiestrategie en een planning moeten worden opgesteld. Hierin worden zowel de risico’s als de haalbaarheid duidelijk. Recent is gebleken dat het project, zoals blijkt uit verschillende uitingen in de lokale pers, gevoelig ligt. Mogelijke interne discussies maken de haalbaarheid binnen scope, tijd en budget een uitdaging. Het voorstel is om in de volgende fase een plan van aanpak op te stellen waardoor een gedegen besluitvorming kan plaatsvinden.

[Typ hier]

9

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

Bijlage 1: Applicatielijst met plaatsnamen Object ID

Functionaliteit

Leverancier

Procesbeheerder

Suite4SociaalDomein

Centric

Administratie M&S

Centric

KCC Boargersaken

Sharepoint NF Rx

Budgetadvies en schuldbemiddeling, Re-integratie en werkzo Baliesysteem, Burgerlijke stand, GBA-administratie, Reisdocu Zaaksysteem Zaaksysteem

Microsoft Roxit

KCC Boargersaken KCC Boargersaken

NedBGT Suite NF GISVG NF DAN

NGDW-GeoCad Inningensysteem belastingen

Nedgraphics Centric

Key2Begraven NF Key2DatadistributieNF NedBrowser NF

Begraafplaatsenadministratie Gegevensdistributie GIS (Geografisch Informatiesysteem) Personeelssysteem

Centric Centric Nedgraphics

Gegevens & Applikaasjes Administraasje & Belestingen Gemeentewurk Gegevens & Applikaasjes Gegevens & Applikaasjes

Centric

P&O

Beheer Openbare Ruimte (wegen/groen) Financiële administratie

Anteagroup

Behear Iepenbiere Romte

Centric Centric

Administraasje & Belestingen Gegevens & Applikaasjes

Budgetadvies en schuldbemiddeling, Re-integratie en werkzoek Viewer BOR-data Koll Maken RAW Bestekken Opmaaksysteem Dossiermanagement gebiedsteams

Centric

Administratie M&S

Anteagroup IBIS B.V. NiceLabel Centric

Behear Iepenbiere Romte Yngenieursburo Fasiliter Administratie M&S

Kikker NF Procura Verkiezingen Suite4Begraven Webagenda Noordoosthelpt.nl

Rioolbeheer Verkiezingencomponent Inplannen begrafenissen

Riodesk Procura Centric

Behear Iepenbiere Romte KCC Boargersaken Gemeentewurk

Website (Sociaal Domein)

Elkander

Belied M&S

Nazca I Bodem

Nazca IT Solutions

FTH

Bluebrick

Bodeminformatiesysteem hygiënische informatie registreren (koppeling met bodemloket) Handhavingsoftware

Bluebrick

Luminizer Noardeast-fryslan.nl

Beheer Openbare Verlichting Website (Noardeast-fryslan.nl)

Luminext EZ-company

Gerard Hoekstra (teamleider team T en H) Behear Iepenbiere Romte Projectleider website

DigiTree iWriter NF ABS

Beheer van Bomen Sjabloon applicatie in MS-Word Beheer van Speeltuinen

DigiTree Onbekend Speelplan

Behear Iepenbiere Romte Gegevens & Applikaasjes Behear Iepenbiere Romte

Portaal leefomgeving NF Tercera GO NF DAN

Omgevingswet

Centric

Bil, Jan

Plansoftware

Tercera

Romte

Key2Burgerzaken NF

Pims@all NF GBI NF Key2Financien NF Key2BAG PKO4ALL NF GBIdata-raadplegen GWWBundel NF Nicelabel Pro NF Suite4SocialeRegie

[Typ hier]

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

10

Bijlage 2: Gebruikte brondocumenten -

Getekende verordening naamgeving en nummering (adressen), 31 januari 2019 Excel bestand “Woonplaatsnamen BAG Noardeast-Fryslân met Friese schrijfwijze”, 10 maart 2021

-

Mondelinge informatie zoals ontvangen tijdens bijeenkomst 10 maart 2021

-

Mondelinge informatie zoals ontvangen tijdens bijeenkomst 20 april 2021

[Typ hier]

11

IMPACTANALYSE FRYSKE PLAKNAMMEN APPLICATIELANDSCHAP

Bijlage 3: Initiële, globale begroting Onderstaande is een Initiële, indicatieve begroting op hoofdlijnen, aan deze calculatie kunnen geen rechten worden ontleend.

Impact

Voornaamste applicaties (incl. aantal)

Voornaamste leveranciers

Stelpost

hoog

NedBGT, Key2…, portaal leefomgeving (9)

Centric, Nedgraphics

€50K

€ 140.000

middel

Website, Bluebrick (13)

Centric, Procura

€15K

€ 112.500

laag

GWWBundel, Luminizer (8)

Anteagroep, IBIS

€5K

€ 45.000

Subtotaal

€ 297.500

Onvoorzien 10%

€ 29.750

Totaal

€ 327.250

[Typ hier]