Bijlage - Uitwerking aanbevelingen MFC Burdaard

Bijlage: Uitwerking aanbevelingen rekenkameronderzoek MFC It Spektrum Burdaard In dit document zijn de deelconclusies aanbevelingen van het rekenkameronderzoek opgenomen. Daarbij is uitgewerkt welke aanbevelingen uitgewerkt zijn met het raadsvoorstel en welke niet. Bij uitwerking is kort aangegeven welk instrument daarvoor ingezet wordt. 1) Het college en de raad hebben nagelaten duidelijke en haalbare doelen en kaders vast te stellen voor de oplossing van de problemen rond MFC It Spektrum. a)

b)

Aanbeveling Formuleer voortaan bij complexe opgaven expliciete, toetsbare kaders en leg deze vast in een formeel raadsbesluit. Dit voorkomt interpretatieverschillen en geeft richting aan het college en participerende partijen Faciliteer de raad bij de kaderstelling en vraag bij onduidelijkheid over de kaders actief om nadere duiding of bevestiging van de raad

Aan Raad

Uitwerking Separaat raadsvoorstel vanuit presidium

College

Startnotitie P&C-cyclus

2) Het college heeft de juiste sleutelactoren betrokken bij het proces, maar verschafte geen duidelijkheid over de rollen, taken, bevoegdheden en zeggenschap. a)

b)

Aanbeveling Zorg voor een stevige en uniforme projectstructuur bij grote (participatieve) trajecten. Stel bij aanvang van grote en complexe projecten een formeel bestuursbesluit vast waarin de projectstructuur is uitgewerkt. Formuleer hierin expliciet de doelstellingen, fasering, beslismomenten, betrokken partijen en de wijze waarop participatie wordt ingericht. Leg tevens schriftelijk de rollen en bevoegdheden vast van betrokken groepen, zoals project- of klankbordgroepen. Ontwikkel en hanteer hiervoor een vastomlijnd projectformat. Denk o.a. aan: - een formele startbeslissing van het college (met projectopdracht en randvoorwaarden), - een duidelijke fasering met beslismomenten en verantwoordelijken, - een participatieparagraaf conform gemeentelijk beleid, - eisen aan ambtelijke ondersteuning en bestuurlijke regie. - Zo wordt het project voorspelbaar ingericht, en niet afhankelijk van interpretaties, bestuurswisselingen of individuele bestuursstijl (aanbeveling aan het college). Borg participatie als continu proces, ook bij koerswijzigingen. Bij koerswijzigingen dient het college de gemeenschap actief te betrekken en te informeren over de redenen en gevolgen van deze wijzigingen. Dit voorkomt verlies van vertrouwen en draagvlak

Aan College

Uitwerking Startnotitie P&C-cyclus

College

Startnotitie

3) De raad speelde een terughoudende en reactieve rol in het proces rond de toekomst van MFC It Spektrum. a)

b)

Aanbeveling Richt (tijdelijke) raadswerkgroepen of themacommissies in voor inhoudelijke dossieropvolging. Dit versterkt de kaderstellende en controlerende rol en vergroot de inhoudelijke betrokkenheid bij complexe trajecten Neem verantwoordelijkheid voor actieve dossieropvolging en wees zichtbaar betrokken. Herken signalen van participatiepartners en spreek het college tijdig aan wanneer het proces of inhoud van het traject afwijkt van de opdracht

Aan Raad

Uitwerking Separaat raadsvoorstel vanuit presidium

Raad

Separaat raadsvoorstel vanuit presidium

4) Hoewel het college inhoudelijk betrokken was bij het proces en de formele voortgang bewaakte, is het onvoldoende gelukt om overtuigend en transparant bij te sturen op sleutelmomenten. a)

b)

c)

Aanbeveling Zorg voor een expliciete signalering en markering van sleutelmomenten in het projectverloop. Laat de ambtelijke organisatie actief meedenken over kritische momenten in tijd, inhoud of draagvlak, en agendeer deze tijdig voor besluitvorming (aanbeveling aan het college). Neem grote en/of politiek gevoelige projecten structureel op als vast agendapunt in B&W-vergaderingen. Dit bevordert de bestuurlijke regie, zorgt voor continue betrokkenheid van het college en creëert ruimte om bij te sturen wanneer dat nodig is (aanbeveling aan het college). Zorg voor overdraagbaarheid en continuïteit in bestuurlijke dossiers. Bij wisselingen van portefeuillehouders: borg overdracht van kennis en afspraken, en leg in de organisatie en besluitvorming vast waar het traject staat (aanbeveling aan het college).

Aan College

Uitwerking Startnotitie P&C-cyclus RaadsAORTA

College

RaadsAORTA

College

Startnotitie P&C-cyclus RaadsAORTA

5) Het realiseren van draagvlak maakte onderdeel uit van de opdrachtformulering, maar werd later losgelaten als belangrijk uitgangspunt. a)

b)

Aanbeveling Communiceer open en met oog voor de relatie over verschillen in perspectief. Leg helder uit waarom er voor een andere keuze is gegaan dan participatiepartners voorstelden, en laat merken dat hun inbreng gewaardeerd wordt. Dit draagt bij aan vertrouwen en betrokkenheid vanuit de gemeenschap Een gezamenlijke evaluatie met participanten, ambtenaren en bestuurders helpt om lessen te trekken, misverstanden te benoemen en gezamenlijk de balans op te maken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten van het participatiebeleid waarin het leren van ervaringen centraal staat

Aan College

Uitwerking Startnotitie Participatiebeleid

College

Startnotitie Participatiebeleid

6) De herstructurering is formeel te verantwoorden binnen de beleidsmatige kaders, maar heeft niet de legitimiteit die zou voortvloeien uit een gedragen participatief traject. a)

Aanbeveling Herstel het vertrouwen tussen gemeente en gemeenschap. Onderzoek actief waar de behoeften van de mienskip liggen op het gebied van relatieherstel, informatievoorziening en vervolgstappen. Maak ruimte voor gesprek en reflectie voordat nieuwe stappen worden gezet

Aan College

Uitwerking Meenemen in aanpak MFC