Bijlage - raadsbesluit Centrale huisvesting Dokkum - It Beslút 4-12-2019

Raadsvoorstel

GEMEENTE

Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: Z238720-2019

Raadsvergadering d.d.

: 4 december 2019

Portefeuillehouder

: H. Apotheker/T. Berends

Programma

(1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: 101-2

Naam opsteller

: H.J. Jonker

Onderwerp

: Centrale huisvesting ambtelijk apparaat in Dokkum

Begrotingswijziging

: nee

Ii CiA R D r:S1

1 Samenvatting

Op basis van het verdiepingsonderzoek van Lindhorst Huisvestingsadviseurs bv “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 2’ heeft het college de gemeenteraad voorgesteld te kiezen voor de door de adviseur aanbevolen variant 3.2. Echter in de afgelopen weken zijn, onder meer uit het overleg met de omwonenden, de op 11 novemberjl. gehouden informatieavond en ‘It Debat’ van de raad van 21 november jI., een aantal zaken naar voren gekomen, die naar het oordeel van het college nadere aandacht verdienen en verder uitgewerkt moeten worden voordat de raad een definitieve keuze kan maken. Het college verschaft de gemeenteraad voor 1 maart a.s. inzicht in een aantal nog te onderzoeken aspecten, die kunnen leiden tot een of meerdere (sub)varianten, uiteraard binnen de gestelde uitgangspunten (centrale huisvesting in Dokkum, binnen het financiële kader, maximum aantal werkplekken buiten Dokkum). Die varianten zullen aan de raad worden voorgelegd zodat alsdan een definitieve keuze gemaakt kan worden. Een en ander leidt tot een aangepast ontwerp-besluit.

1 Besluit

De Raad besluit: 1. Het rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 2” als basis te nemen voor de te onderscheiden varianten binnen de reeds eerder uitgesproken voorkeur voor centrale huisvesting in Dokkum en deze keuze hierbij te bevestigen. 2. Bij het ruimtelijk-functioneel programma uit te gaan van maximaal 60 werkplekken voor gebiedsgericht werken buiten Dokkum (15%). 3. Als financieel kader daarbij de bestaande opgetelde begrotingsjaarlasten als maximum te hanteren zoals in het rapport Lindhorst is aangegeven. 4. Het college de opdracht te geven de in de motivering van dit raadsvoorstel aangegeven (zes) aspecten de komende maanden in beeld te brengen. 5. Het college te verzoeken om uiterlijk 1 maart 2020 daarover te rapporteren en de alsdan te onderscheiden varianten in beeld te brengen teneinde de Raad een onderbouwde keuze te kunnen laten maken voor een definitief uit te werken plan, waarbij ook de inrichting van dat proces is aangegeven (betrokkenen, tijdpad, e.d.), alsmede de positie en betrokkenheid van de Raad daarin.

Motivering van het besluit Algemeen. Het college heeft te kennen gegeven voorkeur te hebben voor variant 3.2. omdat daarmee wordt voldaan aan de twee randvoorwaarden, nI.: een ruimtelijke-functioneel inpasbaarheid en het financieel-neutrale kader. Echter in de afgelopen weken, onder meer uit het overleg met de omwonenden, de op 11 november jI. gehouden informatieavond en ‘It Debat’ van de raad van 21 novemberjl., zijn een aantal zaken naar voren gekomen, die nadere aandacht verdienen en verder uitgewerkt moeten worden voordat de raad een definitieve keuze kan maken. Voor een goede beoordeling van de voorgelegde en besproken varianten is naar het oordeel van het college uitwerking van de hieronder genoemde aspecten en de nadere rapportage daarover nodig en wenselijk. Zoals in het eerdere raadsvoorstel van 12 novemberjl. ook al werd voorzien, krijgt het maken van een gedetailleerd stappenplan de aandacht en zal uw raad daarover voor 1 maart a.s. inzicht worden verschaft.

1

Het college wil nader ingaan op de volgende 6 aspecten: 1. Ruimtelijk functionele aspecten. De periode van nader onderzoek biedt de ruimte om de kern van het ‘Activiteit gerelateerd werken’ en het ‘Gebiedsgericht werken’ inzichtelijk te maken. Het ligt voor de hand om dan te komen met een nadere onderbouwing van de benodigde m2 per werkplek. Mogelijk kan dan ook meer inzicht worden verschaft hoe omgegaan wordt met de werkplekken in Dâmwald. Bij het ruimtelijk-functioneel programma wordt uitgegaan van maximaal 60 werkplekken voor gebiedsgericht werken buiten Dokkum (15%). 2. Stedenbouwkundige invulling. De concentratie van het ambtelijk apparaat brengt niet alleen binnen de gebouwen de nodige veranderingen met zich mee maar heeft ook externe consequenties, voor de omwonenden (privacy-aspecten) maar ook stedebouwkundig en inpassingstechnisch. Binnen dit kader zullen daarom twee aspecten nog nader worden onderzocht: 2a. Extra verdieping gebouw C. Er zal inzicht gegeven worden op hoe het weglaten van de extra verdieping op gebouw C aan de Koningstraat zal worden gecompenseerd (330m2), door op een aantal onderdelen de omvang bij te stellen en daarmee de benodigde m2 ‘s voor het totaalprogramma te halen. 2b. Externe plek raadszaal. Onderzocht zal worden of de functie van raadszaal een plek kan krijgen in de Bonifatiuskerk.

Gesprekken met de stichting Behoud de Bonifatiuskerk voor Dokkum en het bestuur van Parochie Pax Christie kunnen inzicht verschaffen en leiden tot helderheid over de vraag onder welke omstandigheden (eigenaarschap, gebruik! medegebruik, beheer, zeggenschap, huur etc) een raadszaalfunctie in de Bonifatiuskerk gestalte zou kunnen krijgen. 3. Parkeren. Een hogere toestroom van medewerkers heeft gevolgen voor de parkeersituatie. De komende periode tot 1 maart a.s. zal nader onderzoek moeten aanduiden in hoeverre de concentratie in Dokkum leidt tot verhoogde parkeerdruk rond het centrum, mede in relatie tot de algemene trends van het binnenstadsbezoek. Ook zal het onderzoek moeten aangeven waar conform de daartoe aangenomen raadsmotie de beoogde parkeeroptimaliseringen mogelijk en haalbaar zijn. -

-

4. Gebouwen Ferwert en Kollum. De geboden periode van onderzoek kan nader inzicht geven in de ontwikkelingen en kansen bij de herinvulling van de gemeentehuizen in Ferwert en Kollum. Die zullen de komende maanden door de voort te zetten gesprekken met de verenigingen voor Plaatselijke Belangen meer in beeld komen. 5. Financiën. De onderzoeksperiode geeft het college ook de mogelijkheid de financiële gevolgen van bepaalde bovengenoemde aspecten in beeld te brengen en aan u voor te leggen. 6. Tijd pad. Het is de bedoeling om 1 maart a.s. over de (sub)varianten te rapporteren en de alsdan te onderscheiden varianten in beeld te brengen teneinde de raad een onderbouwde keuze te kunnen laten maken voor een definitief uit te werken plan. Daarbij is dan ook de inrichting van dat proces aangegeven (betrokkenen, tijdpad, inspraak, e.d), alsmede de positie en betrokkenheid van de raad daarin.

ranciëIe aspecten Het mag duidelijk zijn dat als breder kader blijft gelden de in een eerder stadium geformuleerde randvoorwaarde dat de financiële dekking van de toekomstige huisvesting in Noardeast-Fryslân plaats moet vinden binnen de huidige, beschikbare budgetten van de gemeentelijke begroting. Dit betekent dat de jaarlijkse lasten niet uitkomen boven de opgetelde jaarlasten van de huidige drie gemeentehuizen in de gemeente.

1 Communicatie en participatie

Communicatie en participatie van belanghebbenden zal waar nodig uiteraard onderdeel uitmaken bij het verdiepingstraject tot 1 maart a.s.

N

2

Raadsbesluit

GEMEENTERIED

NØARD FRYS

20191Z

—

A

LÂN

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 november 2019;

Besluit: 1. Het rapport Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 2” als basis te nemen voor de te onderscheiden varianten binnen de reeds eerder uitgesproken voorkeur voor centrale huisvesting in Dokkum en deze keuze hierbij te bevestigen. 2. Bij het ruimtelijk-functioneel programma uit te gaan van maximaal 60 werkplekken voor gebiedsgericht werken buiten Dokkum (15%). 3. Als financieel kader daarbij de bestaande opgetelde begrotingsjaarlasten als maximum te hanteren zoals in het rapport Lindhorst is aangegeven. 4. Het college samen met een nog in te stellen klankbordgroep waarin raadsleden zitting hebben de opdracht te geven de in de motivering van dit raadsvoorstel aangegeven (zes) aspecten de komende maanden in beeld te brengen, waarbij het bij aspect 2b (externe plek raadszaal) naast de Bonifatiuskerk ook gaat om andere mogelijke locaties in een bestaand gebouw of kerk binnen de Bolwerken. 5. Het college te verzoeken om uiterlijk 1 maart 2020 daarover te rapporteren en de alsdan te onderscheiden varianten in beeld te brengen teneinde de Raad een onderbouwde keuze te kunnen laten maken voor een definitief uit te werken plan, waarbij ook de inrichting van dat proces is aangegeven (betrokkenen, tijdpad, e.d.), alsmede de positie en betrokkenheid van de Raad daarin.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 4 december 2019. De raad voornoemd, de çriffier,

de voorzitter,

drs. H.H. Apotheker

N

4

1 Bijlagen

-

Rapport Huisvesting Noardeast-Fryslân fase 2 versie 4.0 Bijlage 1 Ruimtelijke en financiële Programma van Eisen Werkomgeving Gemeentehuis Bijlage 2 Memo Ambitie Duurzaam heid Bijlage 3 Variantenstudie financieel Raadsvoorstel Centrale huisvesting 21 november 2019 (It Debat). -

—

—

Dokkum, 26 november 2019 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de burgemeester, drs. H.H. Apotheker

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

3