Bijlage - Notitie Proces evaluatie centrumregeling

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> 28/05/2021 14:12:15 CEST ID: b6eb6786-f4ae-465d-a748-10266c32b141 Auth: Scribble

Evaluatie Centrumregeling Inleiding In 2021 zal de evaluatie van de Centrumregeling plaatsvinden. In de bestuurscommissie van 16-03-2021 is dit procesvoorstel besproken en in deze notitie zijn de afspraken over opzet, proces en aanpak weergegeven. In deze memo komen op de volgende punten aan de orde: - Toelichting centrumregeling en dienstverleningshandvest; - Vormen van evaluatie in de centrumregeling en het dienstverleningshandvest; - Terugblik op de in 2020 uitgevoerde evaluatie; - Aanpak, opzet en proces van de evalutie. Toelichting centrumregeling en dienstverleningshandvest Op 1 januari 2019 zijn de centrumregeling en het dienstverleningshandvest Noardeast-Fryslân – Dantumadiel van kracht geworden. Voor die datum verleende de ambtelijke fusie-organisatie DDFK alle diensten voor de gemeenten Dantumadiel, Dongeradeel, Ferwerderadiel en Kollumerland c.a.. De drie laatst genoemde gemeenten zijn per 1-1-2019 heringedeeld. Conform de gemaakte samenwerkingsafspraken neemt Dantumadiel per die datum alle diensten af van de nieuwe heringedeelde gemeente. Dat is geregeld in een door de gemeenten vastsgestelde centrumregeling en een dienstverleningshandvest, waarin de belangen van beide partijen zo goed mogelijk zijn geborgd. In de centrumregeling zijn de bestuurlijke afspraken gemaakt over de dienstverlening van de gemeente Noardeast-Fryslân aan de gemeente Dantumadiel.

In deze regeling is de centrumgemeente-constructie inclusief daarbij behorende bevoegdheden uitgewerkt en zijn o.a. afspraken over overleg en informatievoorziening vastgelegd. Ook is in deze regeling bepaald hoe om te gaan bij geschillen, wijziging en uittreding en opheffing. In het dienstverleningshandvest is verder uitgewerkt welke taken de centrumgemeente uitvoert t.b.v. de gemeente Dantumadiel, de wijze waarop dat gebeurt en de uitgangspunten die daarvoor gehanteerd worden. Belangrijke onderwerpen in dit dienstverleningshandvest zijn: taken, kwaliteit, afspraken over opdrachtgever- en opdrachtnemerschap, informatie en verantwoording, harmonisatie van beleid en kosten van de dienstverlening. Vormen van evaluatie in de centrumregeling en het dienstverleningshandvest Binnen de kaders van de centrumregeling heeft de evaluatie tot doel om objectief zicht te krijgen op wat wel en niet goed gaat in de samenwerking en daarover het gesprek aan te gaan.

De centrumregeling kent daatoe twee vormen van evaluatie (zie “Artikel 25 Evaluatie” van de vastgestelde Centrumregeling en “Artikel 14 Evaluatie” van het vastgelde Dienstverleningshandvest”): - een jaarlijke evaluatie van de centrumregeling en het dienstverleningshandvest door de beide gemeentesecretarissen; - een vierjaarlijke juridische en grondige evaluatie in het jaar voor de verkiezingen, te starten in 2021, waarbij de juridische vorm wordt geëvalueerd, punten en criteria ondermeer door de gemeenteraden worden aangevoerd en waarin de gemeenteraden aangeven op welke wijze zij hierbij betrokken willen worden als respondent. Omdat het nu 2021, het jaar voor de verkiezingen is, gaat het om de grondige vierjaarlijkse evaluatie. De evaluatie hoeft niet direct betrekking te hebben op de vraag of één van de gemeenten de regeling wil opheffen of uit de regeling wil treden. De regeling kan op zijn vroegst per 1-1-2024 opgeheven worden. Een besluit tot uittreding treedt in werking op 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing. Dit zou dus op zijn laatst in 2022 door één van beide colleges aangegeven moeten worden (zie artikel 23 van de Centrumregeling m.b.t. uittreding en opheffing).

-1-

Terugblik op de in 2020 uitgevoerde evaluatie In 2020 is een eerste evaluatie uitgevoerd. Dit betrof een jaarlijkse evaluatie door de gemeentesecretarissen. Op verzoek van de bestuurscommissie (van 25 september 2019) hebben de gemeentesecretarissen deze in een verzwaarde vorm uitgevoerd. De beide colleges zijn hier nadrukkelijk bij betrokken. Mede naar aanleiding van deze evaluatie is het Tem Dantumadiel ingesteld. Voorgestelde aanpak Zoals vermeld gaat het nu om de uitgebreide vierjaarlijkse evaluatie. Daarin wordt de juridische vorm geëvalueerd en moeten de raden worden geraadpleegd. De raden kunnen aanvullende punten en criteria aangeven. Ook kunnen de raden aangeven of zij als respondent betrokken willen worden. Het college van Dantumadiel heeft gevraagd de evaluatie in de tweede helft van 2021 uit te voeren. Dit omdat zij in de eerste helft van 2021 een visie laat opstellen, die zij mogelijk als input voor de evaluatie wil benutten. Voorstel is om het procesvoorstel al wel in het tweede kwartaal van 2021 aan de raden voor te leggen. Anders wordt de tijdsperiode voor de uitvoering van de evaluatie erg krap. Omdat het een centrumregeling betreft ligt de nadruk in dit voorgestelde proces bij de colleges. Bij het aangaan van de regeling hebben de colleges onderling afspraken gemaakt. Daarbij zijn geen aanpassingen in de relatie tussen beide colleges en hun raden aangebracht.

De raden zal gevraagd worden in te stemmen met het procesvoorstel. Door het aangeven van wensen en bedenkingen kunnen de raden aangeven welke aanvullende punten en criteria zij geëvalueerd willen zien en of en zo ja op welke wijze zij als respondent betrokken willen worden. Na vaststelling van het proces zullen de mijlpalen in de raadsAORTA worden opgenomen, zodat de raden de voortgang kunnen volgen. De bestuurscommissie heeft aangegeven de evaluatie door een externe te willen laten begeleiden. De kosten daarvoor zullen binnen de samenwerkingsbegroting gedekt worden. Na uitvoering van de evaluatie en na vaststelling hiervan door de colleges zal deze ter informatie aan de raden worden verzonden. Als de raad daar prijs op stelt kunnen de colleges de evaluatie toelichten aan de raden. Opzet van de evaluatie In de bestuurscommissie is afgesproken de volgende onderwerpen in het tweecollegesoverleg te bespreken. Bij elk punt moeten de volgende vragen beantwoord worden: - wat zijn positieve ervaringen? - wat zijn verbeterpunten? - is er reden tot aanpassing? - zijn extra afspraken nodig? De te bespreken onderwerpen zijn onderstaand weergegeven. Deze volgen grotendeels de opbouw van de centrumregeling en het dienstverleningshandvest. : Elke genummerd onderwerp is een bespreekpunt (1. 2a., 2b., 2c., 2d., 2e., 3a., 3b., 3c.).

De bullets zijn aandachtspunten en voorbeelden bij de bespreekpunten. 1. De juridischevorm (centrumgemeente) 2. Centrumregeling a. Centrumgemeenteconstructie  Uitgangspunten  Belang en taken

-2-

 Bevoegdheidstoedeling college van B&W  Bevoegdheidstoedeling ambtelijke organisatie  Dienstverleningshandvest  Bestuurlijk overleg: bestuurscommissie  Ambtelijk overleg (overleg gemeentesecretarissen b. Informatievoorziening  Informatievoorziening colleges  Informatievoorziening burgemeesters  Informatievoorziening door gastgemeente  Ambtelijke informatievoorziening  Overige informatievoorziening c. Uitvoering ambtelijke bevoegdheden (heffings-, invorderings-, belastingambtenaar en belastingdeurwaarder d. Gezamenlijke rekenkamercommissie e. Geschillen 3. Dienstverleningshandvest a. Inhoud  Taken en dienstverlening  Kwaliteit en dienstverlening b. Werkwijze  Opdrachtgeverschap  Opdrachtnemerschap  Niet nakoming  Informatie en overleg  Verantwoordingsplicht  Harmonisatie van beleid c. Condities (kosten dienstverlening) Proces van de evaluatie In het tweede kwartaal zal een procesvoorstel aan de raden worden voorgelegd met de vraag in te stemmen met de aanpak, opzet en proces. Daarbij zullen de raden gevraagd worden wensen en bedenkingen m.b.t. evaluatieonderwerpen en deelname aan het proces als respondent kenbaar te maken. Na vakantie start de uitvoering van de evaluatie aan de hand van twee besprekingen in een twee collegesoverleg.

In het eerste overleg worden de genoemde onderwerpen besprokenAan de hand van dat eerste overleg kan nog aanvullende informatie worden ingewonnen. In het tweede overleg worden conclusies getrokken en waar van toepassing afspraken gemaakt. Tot slot worden de raden geïnformeerd over de uitgevoerde evaluatie. In het hiernavolgende schema zijn de stappen puntsgewijs weergegeven. No 1

Stap Bespreken proces in bestuurscommissie

Datum 16 maart 2021

2

Behandeling voorstel in colleges inclusief verzending voorstel aan raden om in te stemmen met de aanpak, opzet en proces en de raden in de gelegenheid te stellen wensen en bedenkingen kenbaar te maken m.b.t. evaluatiepunten en deelname als respondent

Maart 2021

3

Indienen wensen bedenkingen door raden

Mei 2021

4

Bespreken wensen en bedenkingen in bestuurscommissie

Mei 2021

-3-

5

Bespreking aangepaste opzet in bestuurscommissie inclusief voorbereiding eerste evaluatiegesprek

Juni 2021

6

Eerste evaluatiegesprek in tweecolleges overleg

Augustus 2021

7

Uitwerking n.a.v. eerste evaluatie

September 2021

8

Tweede evaluatie

September 2021

9

Uitwerking n.a.v. tweede evaluatie

September 2021

10

Behandeling in bestuurscommissie

Oktober 2021

11

Behandeling en colleges

Oktober 2021

12

Informeren raden

November 2021

-4-