Bijlage 5. Evenementenprofiel Tolhuispark

VERTROUWELIJK

Evenementenprofiel

Gemeente Noardeast-Fryslân Locatie Tolhuispark -Definitief-

VVE Safety – Middelerf 12a – 3851 SP Ermelo l Februari 2023 l versie 7.0 Niets uit dit plan mag voor andere doeleinden worden gebruikt dan voor dit evenementenprofiel van gemeente Noardeast-Fryslân. Op dit document rust het auteursrecht van Vinke Vision BV en VVE Safety BV te Ermelo. De zakelijke inhoud van dit document betreft de knowhow en kennis van beide bedrijven. Iedere verveelvoudiging, openbaarmaking en ieder ander gebruik van dit document zonder de voorafgaande toestemming van Vinke Vision BV en VVE Safety BV is onrechtmatig.

INHOUDSOPGAVE 1. EVENEMENTENPROFIEL

3

2. BESCHRIJVING LOCATIE

4

2.1 ALGEMEEN 2.2 OMGEVING 2.3 MOGELIJKHEDEN VOOR EVENEMENTEN 3. INFRASTRUCTUUR

4 5 7 9

3.1 STROOM 3.2 WATER 3.3 RIOOL 3.4 INTERNET

9 9 9 10

4. STAKEHOLDERS

11

4.1 EERSTELIJNS STAKEHOLDERS 4.2 TWEEDELIJNS STAKEHOLDERS 4.3 DERDELIJNS STAKEHOLDERS 4.4 ORGANISATOREN

12 13 14 14

5. MOBILITEIT

17

5.1 BEREIKBAARHEID 5.2 MODAL SPLIT EVENEMENTEN 5.3 PARKEERMOGELIJKHEDEN 5.4 BEREIKBAARHEID OPENBAAR VERVOER 5.5 CALAMITEITENROUTES 6. DUURZAAMHEID

17 17 18 20 21 23

6.1 DUURZAAMHEID EVENEMENTEN 6.2 AFVAL 6.3 TIPS DUURZAMER EVENEMENT

23 23 23

7. GELUID

25

7.1 ALGEMEEN 7.2 REKENMODEL

25 25

8. CROWD MANAGEMENT

28

8.1 CAPACITEITSBEREKENING 8.2 CAPACITEITSBEREKENING NATUURGRASVELD (G) 8.3 CAPACITEITSBEREKENING PARKEERTERREIN P1 8.4 CAPACITEITSBEREKENING OVERIGE VELDEN & TERREINEN

28 28 30 33

9. LOCATIEPROFIEL

34

10. CONCLUSIE

38

11. ADVIES

39

2

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

1. EVENEMENTENPROFIEL Voor u ligt het evenementenprofiel van gemeente Noardeast-Fryslân, locatie Tolhuispark in Dokkum. Dokkum is een stad in de gemeente Noardeast-Fryslân en biedt een ruim en gevarieerd aanbod van evenementen. Denk aan de Admiraliteitsdagen, jaarmarkt, kerstfair en culturele- en muziekactiviteiten. Dit plan is bedoeld om inzicht te geven in de specifieke locatie Tolhuispark en welke mogelijkheden en beperkingen er gelden. In het profiel staat bijvoorbeeld hoeveel dagen per jaar een evenement georganiseerd mag worden en welke regels er zijn voor muziek en geluid. Het evenementenprofiel is een advisering aan de gemeente Noardeast-Fryslân. Uit het evenementenprofiel is een locatieprofiel opgesteld. Dit profiel geeft duidelijkheid voor evenementenorganisatoren en voor omwonenden, maar biedt daarnaast ook kaders vanuit de vergunningverlening. In de praktijk is gebleken dat een locatieprofiel een goed instrument is dat een overzicht geeft van de mogelijkheden van de locatie en richtlijnen voor het gebruik ervan. Tolhuispark Het Tolhuispark is van oudsher een plek waar diverse sportverenigingen zijn gehuisvest. Het doel is sportverbreding en samenwerking en beoogt dat voorzieningen en verenigingen hier gezamenlijk een sterke sportsector vormen met regionale uitstraling.

De ontwikkelrichting van het Tolhuispark bouwt verder op de uitkomsten van de Nije Plaatsessie in 2018. Dit betreft de uitwerking die destijds samen met de tennisvereniging, de korfbalvereniging en de voetbalclub is gemaakt. Met het ontstaan van een nieuwe hockeyclub in Dokkum is de verkenning verbreed. Het Tolhuispark zal worden verbouwd en deels heringericht. Oplevering van het vernieuwde Tolhuispark staat gepland in 2023. Figuur 1.1 geeft de situatie weer van de vernieuwde inrichting van het Tolhuispark. Naast dat het Tolhuispark vooral als sportcomplex wordt gezien, is het ook de bedoeling om meer evenementen in het park te laten plaatsvinden.

Figuur 1.1

3

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

2. BESCHRIJVING LOCATIE 2.1 ALGEMEEN Door het multifunctionele karakter is het Tolhuispark in staat om zich aan te passen naar de wensen en behoeften van diverse organisaties. Door de diversiteit en ruimte ter plaatse is het een aantrekkelijk gebied om evenementen te organiseren. Vanwege de veelzijdigheid die het park te bieden heeft is het uitermate geschikt als uitvalsbasis voor (buiten)evenementen. Daarnaast is het Tolhuispark door de vele sportaccommodaties geschikt voor sportevenementen. Alle paden die naar het Tolhuispark leiden zijn geasfalteerd. Dit maakt de bereikbaarheid bij natte omstandigheden gemakkelijk. Echter, de meeste paden zijn ingericht voor wandelaars en niet voor voertuigen.

4

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

2.2 OMGEVING Het Tolhuispark ligt in de zuidwesthoek van Dokkum en tussen tussen de Lauwerswei, de Murmerwoudsterweg en de Parklaan. Aan de oostzijde grenst het Tolhuispark aan de woonwijk Jantjeszeepolder. Het Tolhuispark bestaat uit een parkgebied met enkele sportvoorzieningen en sportvelden. In het gebied bevinden zich hockeyclub Dokkum, korfbalvereniging De Granaet, scouting De Granaet, voetbalvereniging Be Quick Dokkum en de sporthal. Tennisclub Dokkum (nu nog te vinden in het Harddraverspark) verhuist naar het Tolhuispark, daarnaast wordt er een nieuw hockey/korfbal combiveld aangelegd. In het Tolhuispark zit ook Optisport Tolhuisbad gestationeerd, een binnen- en buitenzwembad. Aan de noordzijde van het park bevindt zich een kinderboerderij, een logopedist en het politiebureau Dokkum is hier gevestigd. Aan de westelijke zijde bevindt zich na de N-weg een klein industrieterrein. Het Tolhuispark bevindt zich in een groene en waterrijke omgeving.

Figuur 2.1

Kijken we naar bovenstaande kaart in figuur 2.1, dan kunnen we het volgende uit de omgeving opmaken: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

5

Woonwijk De Woudhorne. Woonwijk Trije Terpen. Woonwijk Fonteinslanden. Woonwijk Jantjeszeepolder. Bedrijventerrein Zuiderpoort. Hier zijn bedrijven als een bouwmarkt, woonwinkels en een tuin- en dierwinkel gevestigd. Dit zijn bedrijven waar het op zaterdag en tijdens vakantiedagen vooral druk is. McDonalds. Zij hebben een eigen parkeerterrein en er is een McDrive aanwezig. Scholengemeenschap Dalton en Dockinga College. Landbouwgebied.

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Figuur 2.2

Op bovenstaande plattegrond is de nieuwe opzet van het Tolhuispark te zien. Het nieuwe gedeelte betreft gedeelte A, B, C, D en F. De oranje omlijnde terreinen zijn de sportvelden die voorzien zijn van kunstgras of een all-weather ondergrond. De donkerblauw omlijnde terreinen (F en G) zijn ingerichte parkeerterreinen. P1 (G) is het parkeerterrein van het zwembad, de sporthal en de voetbalvereniging. P2 (F) is het parkeerterrein van de tennis-, korfbal- en hockeyvereniging. A B C D E F G H I J K

Tennisvelden van TC Dokkum met clubgebouw. Kunstgrasveld van Korfbalvereniging de Granaet. Algemeen sportveld voorzien van natuurgras/evenementenveld. Hockeyveld van HC Dokkum. Voetbalveld van Be Quick. Dit betreft een kunstgrasveld. Parkeerterrein P2. Parkeerterrein P1. Voetbalveld Be Quick. Dit betreft een kunstgrasveld. Recreatiegebied/aanvulling kampeerterrein. Voetbalvelden Be Quick. Dit zijn 2 natuurgrasvelden. Weiland, uit te breiden als parkeermogelijkheid.

Het Tolhuispark heeft tevens een overdekt zwembad en een sporthal dat grenst aan het zwembad. Vanwege de diverse sportmogelijkheden leent het gebied zich voor sportevenementen. Er is ruimte te creëren voor het bouwen van extra accommodaties en voorzieningen om grote groepen mensen te kunnen herbergen. De parkeerterreinen en de donkerblauw omlijnde velden (F en G) zijn de terreinen die het meest geschikt zijn voor het bouwen van tijdelijke objecten. Het voordeel van de parkeerterreinen is dat deze terreinen verhard zijn met bestrating. Er kunnen daardoor gemakkelijker evenementen worden georganiseerd. Belangrijk aandachtspunt is dat evenementen altijd in samenspraak met de stakeholders op het terrein zullen moeten plaatsvinden (zie hoofdstuk 4). Het evenement moet passen in het programma dat de diverse sportclubs aanbieden. Bij het bouwen van objecten op natuurgras moet er rekening worden gehouden met schade aan het veld. Een evenement kan niet kort voor voetbalwedstrijden plaatsvinden omdat de belasting van het veld daarvoor te hoog is. Bij natte omstandigheden zal het veld bijvoorbeeld afgedekt moeten worden met rijplaten. Er zal rekening moeten worden gehouden met hersteltijd en herstelkosten van het terrein. Wel zijn er producten in de markt om te bouwen op sportvelden zonder deze te beschadigen.

6

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

2.3 MOGELIJKHEDEN VOOR EVENEMENTEN Zoals aangegeven in de vorige paragraaf is het terrein geschikt voor sportevenementen. Op de parkeerterreinen of veld J en K kunnen eventueel extra voorzieningen worden gebouwd. Het terrein K kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden om te parkeren. Op het terrein ontbreekt een atletiekbaan waardoor bepaalde evenementen hier niet plaats kunnen vinden. Voor sportevenementen zijn er diverse faciliteiten aanwezig waaronder kleedkamers, toiletten en horecagelegenheden. Nationale sportevenementen zoals bijvoorbeeld de Special Olympics zouden hier wellicht plaats kunnen vinden. De Special Olympics is een sportorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking. Naast de vele gezondheidsvoordelen geeft dit evenement de kans om de sporters te laten stralen op een podium. De Special Olympics worden ook op kleine schaal georganiseerd voor de regio. Daar worden maximaal 3 sporten beoefend. Er zijn ca. 150 sporters aanwezig die op één dag dit evenement doorlopen. Kijken we naar niet sport gerelateerde evenementen zoals bijvoorbeeld muziekevenementen, dan is de wens om een aantal van dit soort evenementen per jaar op het terrein plaats te laten vinden. In het verleden hebben de evenementen Concours Hippique Dokkum en Dokk’em Open Air plaatsgevonden in het Tolhuispark. Dit zijn twee totaal verschillende evenementen.

Vandaar dat we deze twee als voorbeeld willen gebruiken om te kijken naar de haalbaarheid van dit soort evenementen. Concours Hippique Dokkum is een sportevenement, maar stelt andere eisen aan het terrein dan waar het nu voor ingericht wordt. De velden die geschikt zijn voor dit evenement zijn veld J in combinatie met veld K en veld C. Veld J is een belangrijk veld die gebruikt wordt als wedstrijdterrein daarnaast is er op dit veld een ponykeuring. De dressuur kan dan plaatsvinden op veld C. Het is belangrijk dat de deelnemers dicht bij het terrein kunnen parkeren. Hiervoor is veld K een geschikt terrein. Om het terrein op te komen is een brede doorgang vanaf de carpool naar veld K noodzakelijk zodat de vrachtwagencombinaties en auto’s met trailers veilig het terrein kunnen betreden. De deelnemers aan de ponykeuring kunnen gebruik maken van het parkeerterrein P1 (G). De deelnemers aan de dressuur kunnen dan gebruikmaken van parkeerterrein P2 (F) om zo dicht bij veld C te staan. Voor de paardentrailers is parkeerterrein P2 (F) geschikt, omdat het evenement plaatsvindt tijdens de zomerstop van de sportverenigingen wordt er geen probleem verwacht met parkeren op P2. Dokk’em Open Air heeft in 2019 voor het laatst plaatsgevonden in het Tolhuispark (op het voormalig AZC-terrein). Gedeelte A en B waar dit evenement toen plaatsvond is met de nieuwe inrichting niet meer mogelijk.

Een mogelijkheid zou zijn binnen het gebied H, I en J. Een andere mogelijkheid zou het gebied rond P1 (G) zijn. In 4.4 wordt er dieper ingegaan op de mogelijkheden voor Dokk’em Open Air. Voor evenementen wordt er onderscheid gemaakt in grote, middel en kleine evenementen, er wordt gekeken naar bezoekersaantallen om het evenement in te schalen: • • •

Groot evenement meer dan 2500 bezoekers Middel evenement minder dan 2500 bezoekers Klein evenement minder dan 500 bezoekers

Dokk’em Open Air is een groot evenement omdat er meer dan 2500 bezoekers verwacht worden, maar ook een groot sportevenement behoort tot de mogelijkheden. Aan middel evenementen kan gedacht worden aan een sportevenement, kermis, circus of een braderie. Kleine evenementen kunnen evenementen zijn zoals een straatbarbecue of een feestje bij de sportverenigingen waarbij ook naar buiten wordt uitgeweken. Het is belangrijk om te benoemen dat evenementen periodieke of eenmalige gebeurtenissen zijn op het gebied van kunst, cultuur, sport, feesten, kermis etc. De gebeurtenissen worden publiekelijk aangekondigd en moeten vergund worden. Sportwedstrijden zijn dus geen evenementen.

7

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Bij de sportverenigingen zijn regelmatig feestjes waarbij versterkt geluid wordt gebruikt. Op dit moment moet daar melding van gedaan worden bij de gemeente. In dit plan worden kaders en voorwaarden gesteld om duidelijkheid te creëren over festiviteiten met versterkt geluid bij de sportverenigingen.

8

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

3. INFRASTRUCTUUR 3.1 STROOM Voor zover bekend is er voldoende stroomvoorziening aanwezig voor de gebouwen die er op het terrein staan. Er zijn voorzieningen in de gebouwen. Deze zijn voldoende voor kleine evenementen die in of direct rondom de gebouwen plaatsvinden. Er zijn op dit moment geen buitenaansluitingen beschikbaar voor evenementen. Omdat elk evenement anders en een andere stroombehoefte heeft, heeft het geen zin om hier volledig in te voorzien. Wel is het aan te bevelen om op het evenementenveld (J) en parkeerplaats (G) een krachtstroom aansluiting te maken van bijvoorbeeld 63A CEE zodat er altijd een basis stroomvoorziening is. Enerzijds voor de kleinere evenementen en anderzijds voor de op- en afbouw van grotere evenementen. Hierdoor hoeven aggregaten minder dagen te draaien. Dit scheelt in kosten en milieubelasting. Voor de lange termijn is er behoefte aan een duurzame oplossing. Transport van de machines en het gebruik van diesel maakt dat het gebruik van aggregaten niet duurzaam is. Een vaste aansluiting is beter, maar de vaste lasten van een evenementen aansluiting zijn hoog.

3.2 WATER De organisator van een evenement moet zorgen voor veilig drinkwater, voor zowel medewerkers als bezoekers. Een veilige drinkwatervoorziening is van belang, zeker bij bepaalde soorten evenementen, gezien de aard (zoals sport) van de activiteiten of de weersomstandigheden (zoals bij hitte). Daarnaast wordt het aanbieden van gratis drinkwater verplicht gesteld in de evenementenvergunning. Bij voorkeur wordt de watertoevoer via het waterleidingnet geregeld. Als dit niet kan, zijn aparte drinkwaterinstallaties een optie. In alle gevallen dienen de watervoorzieningen schoon, goed onderhouden en voor het doel geschikt te zijn. Op dit moment zijn er geen buitenaansluitingen met drinkwater die geschikt zijn voor een evenement. Een evenement heeft op tal van plekken water nodig. Water is onder andere nodig voor toiletten, douches, horeca, crewcatering en watertappunten. Omdat elk evenement anders is qua grote en inrichting, heeft het geen zin om een breed waterleiding net aan te leggen. Ten behoeve van de evenementen is het raadzaam om op de plek waar veel evenementen gaan plaatsvinden een wateraansluiting te maken van tenminste 6000 liter per uur. Grotere evenementen hebben een aansluiting nodig van ongeveer 30.000 liter per uur. Vanuit deze aansluiting kan een evenement dan zelf het leidingnetwerk aan laten leggen. Dit naar behoefte van het evenement.

Het is aan te bevelen dat het aansluiten en leggen van een tijdelijk netwerk wordt gedaan door een gecertificeerde partij. De (tijdelijke) waterinstallatie moet voldoen aan de NEN 1006. Ook bevelen wij aan om watermonsters te nemen voor aanvang van elk evenement waarbij getest wordt op bacteriologische veiligheid. Een alternatief voor als er geen wateraansluiting is, is het werken met een waterbuffer. Dit kan met 1000 liter tanks, bufferzakken of een tanktrailer.

3.3 RIOOL Bij het gebruik van spoelbakken, spoeltoiletten en douches is een riool aansluiting noodzakelijk. Rondom P1 parkeerterrein bevinden zich meerdere regenwater afvoerputten, hier kunnen geen toiletten op worden aangesloten. Rondom de velden van Be Quick (J) zijn geen rioleringsaansluitingen aanwezig. Het is aan te bevelen om één of meerdere aansluitingen te hebben rondom de plek waar veel evenementen plaatsvinden. Een alternatief is het afvalwater te bufferen en per transport af te voeren. Dit is kostbaar en veel minder duurzaam vanwege de transporten die moeten plaatsvinden.

9

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

3.4 INTERNET Op dit moment is het niet duidelijk wat de mogelijkheden voor internet zijn. Het is aan te bevelen om ergens op het terrein een glasvezel aansluiting te hebben van minimaal 200Mbit die gebruikt mag worden voor evenementen. Vanaf dit punt kan er dan een netwerk opgezet worden.

10

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

4. STAKEHOLDERS Met stakeholders bedoelen we de belanghebbenden in het gebied op en rondom het Tolhuispark. Het gaat dan om ondernemers, verenigingen en bewoners. Stakeholders spelen bij elk evenement een rol. Het is belangrijk om goed in kaart te hebben wie de belangrijkste stakeholders zijn. Dit helpt een organisator om het evenement goed te organiseren. Het evenementenprofiel moet duidelijkheid geven wie verantwoordelijk is voor het informeren van welke groep stakeholders, te betrekken en zaken af te stemmen. Het is van belang om stakeholders mee te nemen in het voortraject en open te communiceren. Hierdoor houd je de verbinding met de stakeholders en blijf je met elkaar in gesprek. In onderstaande paragrafen worden de belangrijkste stakeholders beschreven.

Figuur 4.1

Figuur 4.1 geeft schematisch de verschillende stakeholders en de verhouding weer.

11

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

4.1 EERSTELIJNS STAKEHOLDERS De eerstelijns stakeholders zijn de stakeholders die het dichtst bij de evenementen staan en de grootste rol hebben. Dat zijn onder andere alle sportclubs die op het Tolhuispark zijn gevestigd: • • • • • • •

Voetbalvereniging Be Quick Dokkum. Sporthal Tolhuispark. Optisport Tolhuispark. Scouting De Granaet. Korfbalvereniging De Granaet. Hockeyclub Dokkum. Tennisclub Dokkum.

Van de sportvelden zijn de voetbalvelden van Be Quick het meest geschikt als evenemententerrein. Dit betekent dat er goede afstemming moet plaatsvinden met de vereniging om naast de reguliere voetbaltrainingen en wedstrijden ook evenementen te plannen. Meestal begint de zomerstop van amateurvoetbal in juni en duurt tot midden augustus. Deze tijd is het meest geschikt om evenementen te organiseren zodat de voetbalvereniging hier geen hinder aan ondervindt. Naast de sportclubs zijn vanzelfsprekend de evenementenorganisatie en de bezoekers die vallen onder de eerstelijns stakeholders. De evenementenorganisatie maakt gebruik van de grond en is verantwoordelijk voor een goed verloop van het evenement. Het maken van een goed bezoekersprofiel is de taak van de organisator. Ook de communicatie met de bezoeker is de taak van de organisator. De gemeente geeft de evenementenvergunning af en is belast met de handhaving van de vergunning. Voetbalvereniging Be Quick Er is contact geweest met de voorzitter van Be Quick om zijn visie te horen om het Tolhuispark in te gaan zetten als evenementenlocatie waarbij VV Be Quick een grote rol speelt, omdat er meerdere velden van de vereniging in gebruik kunnen worden genomen voor evenementen. De voorzitter heeft aangegeven dat het voetbal zo min mogelijk hinder mag ondervinden van evenementen.

Dit betekent dat zij op wedstrijddagen alle velden van ’s ochtends vroeg tot laat in de middag nodig hebben voor het spelen van wedstrijden. In de periode van augustus t/m juni zijn de velden nodig voor alle voetbalactiviteiten. In de zomerstop worden de velden niet gebruikt en kan er gebruik gemaakt worden van de velden. Echter heeft de voorzitter aangegeven dat het van belang is dat de velden weer speelklaar zijn voor het nieuwe seizoen. Incidenteel is de vereniging bereid om mee te denken wanneer er evenementen plaatsvinden in het voetbalseizoen en zo nodig tijdelijk uit te wijken. Echter zal er tijdens het voetbalseizoen geen mogelijkheid zijn om meerdere velden af te staan. Tot slot is het belangrijk wie verantwoordelijk wordt gehouden voor de verplaatsing van dug-outs, goals etc. en de terugplaatsing hiervan. Scouting De Granaet Er is contact geweest met de voorzitter van De Granaet om zijn visie te horen om het Tolhuispark in te gaan zetten als evenementenlocatie, waarbij De Granaet een rol heeft omdat het veld van de scouting gebruikt kan gaan worden voor evenementen. De voorzitter heeft aangegeven positief tegenover evenementen te staan, in het verleden heeft de scouting zelfs meegeholpen aan Dokk’em Open Air. Nagenoeg elke zaterdag vinden er activiteiten plaats op het scoutingsterrein, de scouting is bereid om in overleg plaats te maken voor evenementen.

De voorzitter raadt ten zeerste af om een podium op het scoutingsterrein te plaatsen in verband met de wijk Jantjeszeepolder en de geluidshinder. De voorzitter heeft aangegeven dat het scoutingsterrein een zeer geschikte plek is voor een campingterrein, mogelijke schade aan het veld zijn ze gewend omdat de scouting zelf ook veelvuldig tenten plaatst op het terrein. De scouting heeft drie toiletten en een douche unit waar gebruik van kan worden gemaakt.

12

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

4.2 TWEEDELIJNS STAKEHOLDERS De tweedelijns stakeholders zijn de stakeholders die indirect betrokken zijn bij het evenement, zij kunnen hinder ervaren of juist een positieve rol hebben bij het evenement. Ten oosten van het Tolhuispark bevindt zich de wijk Jantjeszeepolder. Dit is de wijk die het dichts grenst aan het Tolhuispark. Hierdoor kan deze wijk hinder ondervinden van georganiseerde evenementen. Ten westen van het Tolhuispark bevindt zich de wijk De Trije Terpen. Het is belangrijk dat de inwoners van de wijk betrokken worden bij de ontwikkeling van toekomstige evenementen. Bij elk evenement moeten zij door middel van een bewonersbrief geïnformeerd worden. Deze brief moet ten minste omvatten: • • • • • • • • •

Datum en tijd van het evenement. Datum en tijd van de op- en afbouw. Verkeersmaatregelen. Parkeerbeperkingen. Gevolgen openbaar vervoer. Bereikbaarheid van het evenement met het openbaar vervoer en P+R terreinen die voor het evenement van belang zijn. Overlast veroorzakende activiteiten (denk aan geluidsprogrammering). Website met extra informatie. Telefoonnummer organisatie.

De gemeente zou een voorbeeld bewonersbrief kunnen verstrekken aan de organisatoren. De organisator heeft de verantwoording om te voorkomen dat bezoekers van een evenement in de woonwijk gaan parkeren. Hiervoor moet aandacht zijn in het veiligheidsplan van het evenement. Dit veiligheidsplan dient getoetst te worden door de gemeente. Daarnaast is het van belang om eventueel een regeling met doorlaatbewijzen en regeling bewoners parkeervergunning te beschrijven. Tussen het Tolhuispark en de wijk De Trije Terpen bevindt zich een perifeer detailhandscentrum. Dit handelscentrum zal een dempende werking hebben, waardoor de overlast beperkt blijft. Echter bij grootschalige evenementen blijft het belangrijk om ook deze wijk te informeren door middel van een bewonersbrief. Evenementen zorgen voor levendigheid in de stad echter moet de overlast zoveel mogelijk beperkt blijven. Daarom is het noodzakelijk om bijvoorbeeld op geluidsnormen te handhaven. Lokale ondernemers De lokale ondernemers kunnen meeprofiteren van georganiseerde evenementen. Om draagvlak te creëren voor evenementen binnen de gemeente is het belangrijk om verbinding te zoeken met lokale ondernemers. Daarnaast kunnen lokale ondernemers hier financieel van profiteren en is het een duurzamere keuze omdat er minder transportbewegingen zijn.

Er zijn verschillende mogelijkheden om de lokale ondernemers te betrekken: trek de bezoekers naar het centrum toe, dit kan bijvoorbeeld door de bezoekers informatie te verstrekken over plaatselijke horeca of een (digitale) stadgids aan te bieden. Ga een samenwerking aan met een lokale fietsverhuur die fietsen ter beschikking stelt bij het Tolhuispark, zodat bezoekers gemakkelijk de binnenstad kunnen bereiken. Daarnaast kan de gemeente een lijst opstellen met leveranciers uit de omgeving en dit standaard verstrekken aan evenementen organisatoren, op deze manier wordt lokale afname van producten en goederen gestimuleerd. Tot slot kan de gemeente bij subsidieverstrekkingen rondom evenementen een percentage instellen wat minimaal terug moet vloeien naar de lokale ondernemers, door bijvoorbeeld afname van goederen voor het evenement. Voorbeeld uit de praktijk De organisatie van de Formule 1 in Zandvoort heeft de lokale ondernemers betrokken door middel van het organiseren van ‘side events’. Natuurlijk is de Formule 1 een evenement op internationaal wereldniveau waar honderdduizenden bezoekers op afkomen, het geeft echter wel een beeld hoe lokale ondernemers betrokken kunnen worden.

Voorbeelden van sideevents: Officiële merchandise aanbieden bij lokale retailers, workshops in race thema, race menu’s bij lokale restaurants, e-battle races (simulatoren) en het aanleggen van tijdelijke kartbaantjes.

13

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Organisatie en gemeente kunnen lokale ondernemers stimuleren om aan te haken. Het blijft wel van belang dat de ondernemers zelf ook proactief naar mogelijkheden zoeken om aan te haken bij een evenement.

4.3 DERDELIJNS STAKEHOLDERS Als laatste volgen de derdelijns stakeholders, zij hebben een minimale betrokkenheid bij het evenement. Het is belangrijk om de bewoners van Dokkum (de omliggende woonwijken zijn eerder beschreven) te betrekken bij een evenement in de stad. Allereerst ligt er een informerende rol om de inwoners erop te wijzen dat er een evenement in de stad plaatsvindt waarmee rekening gehouden moet worden (bijvoorbeeld geen parkeervoorziening meer door ingebruikname P1). Daarnaast is het belangrijk voor de verbinding in de stad. De (lokale) media kan hierbij helpen door een positief artikel te schrijven over het evenement.

4.4 ORGANISATOREN Afgelopen jaren hebben er twee evenementen plaatsgevonden in het Tolhuispark, namelijk Concours Hippique en Dokk’em Open Air. Concours Hippique betreft wedstrijden en evenementen binnen de paardensport. Het evenement vindt altijd op de vierde zaterdag in juni plaats. Dokk’em Open Air is een terugkerend heavy metal festival. Het is belangrijk dat deze organisaties binnen de nieuwe plannen een bestemming krijgen in het Tolhuispark. Voor Concours Hippique is er geen andere optie om de voetbalvelden van VV Be Quick te gebruiken, de ondergrond voor het evenement moet namelijk uit gras bestaan. Dokk’em Open Air is een heavy metal festival wat sinds 2002 wordt georganiseerd. Sinds 2015 vindt het evenement in Dokkum plaatst waarvan het de laatste drie keer is georganiseerd in het Tolhuispark. Het tweedaagse-evenement wordt door ruim 5000 internationale bezoekers bezocht. Het evenemententerrein kent onder andere twee podia en bevat een camping, waar de bezoekers met een camper of een tent kunnen verblijven. Voor Dokk’em Open Air zijn er twee opties die kunnen worden overwogen: 1.

Gebruik maken van parkeerplaats P1 + scoutingsterrein Het grootste voordeel aan het gebruik van P1 is dat de ondergrond verhard is, dit betekent geen schade aan de ondergrond. Echter zal het zwembad hinder ondervinden, omdat de bereikbaarheid van het zwembad lastig wordt mede doordat er geen parkeergelegenheid meer aanwezig is. Een parkeerterrein als evenementenlocatie is in praktijk vaak geschikt, echter zal het wel extra aankleding nodig hebben om de sfeer van het evenement ten goede te laten komen. Het scoutingsterrein kan gebruikt worden voor het plaatsen van een klein podium. Het terrein bevindt zich in een natuurlijke omgeving, wat de uitstraling van het evenement ten goede komt. Het scoutingsterrein ligt vrijwel direct aan de wijk Jantjeszeepolder. Er dient rekening te worden gehouden met het geluid i.c.m. de bewoners. Een natuurgrasveld van VV Be Quick kan als kampeerterrein worden ingericht, uiteraard is dit afhankelijk of het voetbalseizoen nog in volle gang is. Met de voetbalvereniging kan er een samenwerking worden aangegaan zodat er gebruik kan worden gemaakt van de sanitaire voorzieningen voor de campinggasten. Er zullen relatief weinig aanpassingen noodzakelijk zijn om deze locatie als evenemententerrein geschikt te maken. Figuur 4.2 op de volgende pagina geeft een mogelijke indeling van een evenement op P1.

Een mogelijke locatie voor de camping kan het nieuw aan te leggen veld C (zie figuur 2.2) zijn. Dit wordt gemaakt als een extra voetbalveld van Be Quick en kan ook worden gebruikt als extra evenemententerrein. Een andere mogelijkheid zou het terrein zijn van het scoutingsterrein, dit gaat wel ten koste van de ruimte voor het evenement. Indien het voetbalseizoen ten einde is en er voldoende hersteltijd is voor de voetbalvelden kan er gebruik worden gemaakt van meerdere voetbalvelden, uiteraard moet dit goed afgestemd worden met de voetbalvereniging Be Quick. Een aanvulling op het kampeerterrein kan het gebied I zijn (zie figuur 2.2). Indien er gebruik wordt gemaakt van de voetbalvelden is het raadzaam om maatregelen te treffen dat het sportveld zo min mogelijk beschadigd. Bij droog weer zal er relatief weinig schade aan het veld worden veroorzaakt echter

14

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

moet er altijd rekening worden gehouden met een slecht weer scenario. Hierbij kunnen maatregelen worden gebruikt om schade aan de velden zo veel mogelijk te beperken, er kunnen maatregelen gebruikt worden zoals het aanleggen van tijdelijke verharding van de looppaden. Daarnaast kan de organisatie de overweging nemen om gebruik te maken van tenten op het kampeerterrein die gehuurd worden. Op de markt zijn er diverse tenten te verkrijgen die de schade aan de ondergrond minimaliseren. Uiteindelijk dient de evenementenorganisator met een plan te komen waarin staat beschreven welk terrein zij gaan inzetten als campinggebied en hierbij de juiste stakeholders betrekken.

Figuur 4.2

2.

Natuurgrasvelden van VV Be Quick Wat betreft uitstraling en omgeving zijn de twee natuurgrasvelden van Be Quick de mooiste optie voor het organiseren van een evenement. Daarnaast is het qua oppervlakte het grootste terrein binnen het Tolhuispark, er is zelfs ruimte om een deel van het terrein in te richten als camping (zie figuur 4.3 voor een mogelijke inrichting van het terrein. Het grootste nadeel is de ondergrond die bestaat uit gras. Door het evenement zal er schade ontstaan aan het veld, er dient rekening mee gehouden te worden dat het herstel van de grasmat een aantal weken nodig heeft. Daarnaast zijn de groeimogelijkheden op het terrein breder. Vanwege de grootte van het terrein heeft de organisatie de mogelijkheid om elk jaar te groeien. Indien de mainstage (het hoofdpodium) en de daarbij behorende geluidinstallaties strategisch worden geplaatst, zal de geluidsoverlast voor de bewoners op dit terrein beperkter zijn dan op P1 en het scoutingsterrein. Indien dit terrein wordt toegewezen als evenementenlocatie voor Dokk’em Open Air dan zullen er aanpassingen nodig zijn om het terrein geschikt te maken. Denk aan verbreding van de paden voor op- en afbouw en calamiteitenroutes. De meest geschikte tijd voor het organiseren van het evenement op de natuurgrasvelden is op z’n vroegst eind juni.

In de maanden juni, juli, augustus is er een zomerstop voor het voetbal, hierdoor ondervindt de voetbalvereniging de minste hinder van het gebruik van de velden. Er dient rekening te worden gehouden met hersteltijd van de grasmat alvorens het nieuwe voetbalseizoen start. Hier zijn kosten aan verbonden. Het is belangrijk om met organisaties afspraken te maken over schade aan het terrein. Schade aan de voetbalvelden is moeilijk te voorkomen. Een organisatie volledig aansprakelijk maken voor herstel van het terrein, is niet wenselijk. Organisaties zullen hiermee op te hoge kosten worden gejaagd. Belangrijk is dat de gemeente hiervoor beleid opstelt.

15

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Figuur 4.3

16

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

5. MOBILITEIT 5.1 BEREIKBAARHEID Het Tolhuispark is zowel met de fiets als lopend te bereiken via de Murmerwoudsterweg en Parklaan. Vanaf het centrum van Dokkum bedraagt de loopafstand zo’n 20-25 minuten. De fietsafstand is 7 minuten vanuit het centrum. Dokkum heeft geen treinstation. Vanuit Leeuwarden kan de stoptrein gepakt worden naar Feanwâlden/Veenwouden, daar kan worden overgestapt op bus 155 Lauwersoog via Dokkum. Er is ook een directe busverbinding. Uitstappen kan bij bushalte Tolhuis. Het Tolhuispark is goed te bereiken per auto onder andere via de N356 en N361. Zie hoofdstuk 5.3 voor de parkeermogelijkheden bij het Tolhuispark.

5.2 MODAL SPLIT EVENEMENTEN Modal split is een uitgangspunt voor het bepalen van verkeersmanagementmaatregelen. Kort gezegd is de modal split een verdeling van modaliteiten of vervoerswijzen. Door in een vroeg stadium de modal split te beïnvloeden kan ervoor worden gezorgd dat de mobiliteit beheersbaar wordt. Het is belangrijk om voor een evenement in kaart te brengen wat de verwachte modal split is. Er zitten grenzen aan het parkeren van auto’s, maar ook op het OV. Door in een vroeg stadium de modal split te berekenen kunnen er maatregelen worden genomen. Denk hierbij aan extra parkeerruimte creëren of het opschalen van het openbaar vervoer. Daarnaast kan in de communicatie van een evenement worden opgeroepen om bijvoorbeeld zoveel mogelijk de fiets of juist het OV te pakken. Voorbeeld van een modal split:

Modal Split 10%

20% 20%

50%

Auto

Fiets

OV

Lopend

Figuur 5.1

Een evenement wat zich richt op lokaal en regionaal publiek zal minder verkeer per auto en openbaar vervoer hebben. Een (inter)nationaal evenement zal juist veel auto’s en/of openbaar vervoer verkeer hebben. Door maximale waarden te berekenen van de verschillende modaliteiten, is door de organisator het maximale bezoekersaantal beter te bepalen.

17

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

5.3 PARKEERMOGELIJKHEDEN Op het terrein bevinden zich twee parkeerplaatsen. Het grootste parkeerterrein (P1) bevindt zich bij de sporthal, deze parkeerplaats biedt plaats aan ca. 277 auto’s. P2 wordt aan de noordkant van het park aangelegd en biedt plaats aan ca. 104 auto’s. Deze parkeerterreinen worden ook gebruikt door de sportverenigingen en de scouting.

Figuur 5.2

Tevens kan aan de zuidzijde bij de McDonalds (aan de N361) het naastliggende weiland als uitwijklocatie worden gebruikt om meer parkeerplekken te creëren. De oppervlakte van dit weiland is 1,12 hectare. Per hectare weiland kunnen er maximaal 400 auto’s worden geparkeerd. Dit betekent 448 auto’s in totaal. Zie onderstaande plattegrond voor een mogelijke inrichting.

Figuur 5.3

18

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Om dit terrein te kunnen gebruiken als parkeerterrein moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan: • • • •

Er moet een brede inrit komen, los van de McDonalds, van minimaal twee rijstroken breed. Deze inrit kan elke keer tijdelijk gemaakt worden, maar ook vast aangelegd worden. Er dient verharding te worden aangelegd van de rijpaden. Dit kan tijdelijk met rijplaten of permanent door semi verharding. Tijdens een evenement dienen er snelheidsbeperkende maatregelen te worden ingezet en dient het voor automobilisten duidelijk te zijn dat hier een af- en uitrit is. Indien het terrein ’s avonds gebruikt wordt dient er verlichting aangebracht te worden.

Naast bovengenoemde mogelijkheden zijn er in de omgeving ook nog uitbreidingsmogelijkheden om te parkeren.

Figuur 5.4

Ten oosten van het Tolhuispark ligt het bedrijventerrein Zuiderschans. Hier zijn drie mogelijkheden. Het bestaande parkeerterrein (K) Zuiderschans heeft 160 parkeerplekken. Deze worden met name gebruikt door klanten van de winkels aldaar. Deze winkels zijn dagelijks geopend. Voor evenementen zijn deze parkeerplaatsen alleen in de avonden te gebruiken. Belangrijk aandachtspunt is het voorkomen van parkeren door bezoekers op deze terreinen tijdens openingstijden van de winkels. Aan de Pier Prinslaan (M) kan haaks geparkeerd worden in het gras, dit gedeelte biedt plaats aan ongeveer 250 plekken in de bermen. Een deel van het bedrijventerrein is ingericht als wandel- en fietspad. Een deel van het terrein blijft geschikt als parkeerterrein. Hier is plek voor ongeveer 150 extra auto’s. Een mogelijkheid is om langs de weg auto’s te parkeren door middel van een visgraatpatroon. Er kan ook voor worden gekozen om parkeercapaciteit uit te breiden door het aan leggen van rijplaten, in dat geval kunnen er meer dan 150 auto’s parkeren. Bezoekers kunnen eventueel via het ‘UT Swarte Bruchje’ naar het Tolhuispark lopen. Aandachtspunt is dat hier de N356 en een fietspad moet worden overgestoken en hiervoor extra verkeersmaatregelen moeten worden genomen. Eventueel is het in het weekend nog mogelijk om bij ‘De Sionsberg’ (N) te parkeren. Hier zijn ongeveer 100 parkeerplaatsen beschikbaar.

Bezoekers kunnen dan lopen richting het Tolhuispark. Totaal hebben we dan maximaal 1841 parkeerplaatsen. Zie hiervoor ook tabel 5.5. Indien de beschikbare capaciteit niet voldoende blijkt kan er overwogen worden om een pendeldienst in te zetten vanaf bijvoorbeeld parkeerplaats de Harddraver. Op deze manier wordt er extra parkeergelegenheid gecreëerd. Bij een te groot tekort aan parkeerplaatsen is er ook de mogelijkheid om uit te wijken naar de parkeerlocatie van het WTC in Leeuwarden.

19

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Parkeren Ca. 277 plaatsen Ca. 104 plaatsen

P1 Tolhuispark P2 Tolhuispark Uitwijklocatie weiland (naast de McDonalds)

Totaal vaste parkeerplaatsen Tolhuispark 381 Ca. 450 plaatsen

Industrieterrein (Zuiderschans) K Industrieterrein (Pier Prinslaan) L Industrieterrein (Pier Prinslaan) M Sionsberg N

Totaal uitbreiding Tolhuispark 450 Ca. 160 plaatsen Ca. 250 plaatsen Ca. 150 plaatsen Ca. 100 plaatsen Totaal uitbreidingsmogelijkheden 660

Tabel 5.5

Aandachtspunt parkeren: Tijdens een reguliere sportzaterdag of zondag zijn de parkeerterreinen P1 en P2 al voor een groot deel bezet door de sportverenigingen. Indien een evenement wordt georganiseerd op P1, dan betekent dit dat bezoekers voor de sportverenigingen geen gebruik kunnen maken van de reguliere parkeervoorzieningen. Bij een evenement op de P1 parkeerplaats vervallen alle ca. 277 parkeerplekken. De evenementenorganisator is verantwoordelijk om elders parkeervoorzieningen te organiseren zodat de bezoekers voor de sportverenigingen de auto kwijt kunnen. In tabel 5.5 zijn alternatieven geschetst om extra parkeerplaatsen te creëren. Een veelgehoorde klacht bij evenementen is dat bezoekers parkeren in de omliggende wijken. De evenementenorganisator is verplicht om in de aanliggende woonwijk (Jantjeszeepolder) te voorkomen dat er geparkeerd wordt door evenementenbezoekers. De organisator kan bijvoorbeeld evenement- of verkeersregelaars inzetten en straten laten afzetten. De gemeente kan parkeerverboden faciliteren in de woonwijk en zo nodig handhaven.

5.4 BEREIKBAARHEID OPENBAAR VERVOER Vanuit het treinstation in Leeuwarden zijn er twee mogelijkheden om naar bushalte Tolhuis te komen. 1. Rechtstreeks met Arriva buslijn 155 (39 minuten) 2. Arriva sneltrein naar Feanwâlden overstappen op Arriva buslijn 155 (26 minuten). Via deze route kom je op dezelfde bus uit als route 1. 3. Rechtstreeks met Arriva buslijn 51 (43 minuten) De volgende berekening is gemaakt aan de hand van de beschikbare informatie op 9292OV.nl. Zaterdag 25 juni is genomen als richtinggevende datum, per uur vertrekt er 2x een bus naar Dokkum, er gaan twee rechtstreekse bussen, daarnaast kan de trein worden gepakt naar Feanwâlden om vervolgens op buslijn 155 te stappen. Van Leeuwarden: De eerste bus vertrekt om 08.02 uur, in totaal zal er op een dag 24x een openbaar vervoer aansluiting zijn naar het Tolhuispark. In Noordoost-Friesland wordt er gereden met VDL Citea LLE 120 bussen. Dit is een bus die plaats biedt aan 82 personen. Voor het berekenen van de totale capaciteit nemen we de aanname dat deze bus voor 20% gevuld zal worden met reguliere reizigers, de aanname is gebaseerd op de zomermaanden en op het feit dat het een dunbevolkt gebied is. Hiermee blijft er voor de bezoekers van het evenement 80% zitruimte over per bus, vertalend in 65 plekken. Dit betekent dat er per uur maximaal 130 bezoekers vervoerd kunnen worden.

20

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Vertrek xx.02 uur xx.17 uur xx.24 uur

Aankomst 39 minuten (bus 155) 26 minuten (bus 155) 43 minuten (bus 51)

Overstap 1x in Feanwâlden

Max. capaciteit 82 82 82

Tabel 5.6

Naar Leeuwarden: Ook naar het station in Leeuwarden geldt dat de bus 2x per uur vertrekt vanaf de bushalte Tolhuis. De laatste bus vertrekt om 23.21 uur. Vertrek xx.21 uur xx.48 uur xx.48 uur

Duur 43 minuten (bus 51) 26 minuten (bus 155) 39 minuten (bus 155)

Overstap 1x in Feanwâlden

Max. capaciteit 82 82 82

Tabel 5.7

Figuur 5.8

Figuur 5.9

Indien het om een evenement gaat waarbij veel regionale bezoekers op af komen die met het openbaar vervoer naar Dokkum komen, dan is het raadzaam om in gesprek te gaan met Arriva om te kijken of er opschaling mogelijk is van het regionale openbaar vervoer. Daarnaast kunnen er door de organisator extra pendelbussen vanuit busstation Leeuwarden worden ingezet.

5.5 CALAMITEITENROUTES Het Tolhuispark bevat vele wandel- en fietspaden. Deze paden zijn te smal voor hulpdiensten. De belangrijkste calamiteitenroute ligt in het noorden van het Tolhuispark, aan de straat: Tolhuispark, aangrenzend aan Parklaan. Zie figuur 5.10. De breedte van de weg is 5,5 meter dit is ruim voldoende voor hulpdiensten. Deze weg dient te allen tijde vrij te blijven. Mocht er in de toekomst een evenement plaatsvinden op P1 dan is het belangrijk dat de straat vrij blijft van objecten en deze route mag slechts beperkt deel uitmaken van een vluchtroute.

Figuur 5.10

21

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

We bevelen aan om een extra calamiteitenroute te creëren op het Tolhuispark om het park als een volwaardig evenemententerrein te bestempelen. In figuur 5.11 zijn mogelijkheden geschetst van een extra te creëren calamiteitenroute. Belangrijk is dat deze calamiteitenroute doorloopt naar het noorden van het park. Op deze manier kunnen er twee volwaardige calamiteitenroutes in gebruik worden. Voorwaarde voor een calamiteitenroute is minimaal 3,50 meter breed, verharde ondergrond en een doorrijhoogte van minimaal 4,20 meter.

Figuur 5.11

22

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

6. DUURZAAMHEID 6.1 DUURZAAMHEID EVENEMENTEN De gemeente wil dat organisatoren hun evenementen duurzamer organiseren. Bepaald is dat evenementen die in de openbare ruimte georganiseerd worden, minimaal 5.000 bezoekers/deelnemers verwachten en gebruik maken van horeca en foodtruckpunten statiegeldbekers moeten gaan inzetten. Dit is het beleid van de gemeente Noardeast-Fryslân, in hoofdstuk 6.3 worden er tips en alternatieven gegeven om evenementen duurzamer te organiseren. Vanaf 2021 wordt vanuit Europa het gebruik van wegwerpplastic teruggedrongen, vanaf 2024 geldt een algemeen verbod op single use plastics. De gemeente kan ondersteuning bieden aan organisatoren om te helpen het plastic gebruik terug te dringen. Voor veel organisaties is het een financiële drempel om over te stappen op herbruikbare materialen, daarom is het belangrijk dat de gemeente een informerende functie heeft en zo nodig (eenmalig) subsidie beschikbaar stelt om evenementorganisaties te helpen bij het terugdringen van wegwerpplastics en het kiezen van duurzamere alternatieven.

6.2 AFVAL Het Tolhuispark moet schoon van evenementenafval worden opgeleverd. Afhankelijk van het type evenement wordt in sommige gevallen een voor- en naschouw georganiseerd. De organisator van een evenement is verantwoordelijk (en aansprakelijk) voor het voorkomen van schade aan de natuur en omgeving. De organisator moet het terrein en de directe omgeving tot een straal van 200 meter na afloop van het evenement zo snel mogelijk schoon opleveren om te voorkomen dat afval wegwaait. Alleen evenementenafval als (bekertjes, bestek, eten en drinken) wordt afgehaald door de gemeente. Achtergebleven materialen als stoelen, banken, valt onder verantwoordelijkheid van de organisator. Dit is het eigen beleid van de gemeente Noardeast-Fryslân. Een onderdeel van de vergunning kan een afvalplan zijn. In een afvalplan worden de maatregelen genoemd die de organisatie treft. Door een afvalplan ontstaat er bewustwording bij de organisator en wordt er inzicht geboden in de maatregelen om bijvoorbeeld zo veel mogelijk afval tegen te gaan. Een afvalplan kan bestaan uit de volgende beschreven maatregelen: • • • • •

Afvalpreventie, hoe voorkom je minder afval. Afvalvermindering, door minder of geen wegwerpartikelen te gebruiken. Scheiding van afval, ten behoeve van recycling. Afspraken met crew en leveranciers. Oplevering van het terrein.

Een afvalplan kan ook geïntegreerd worden in een duurzaamheidsplan of in het veiligheids- en gezondheidsplan. Dit plan behandeld de gehele duurzaamheidsaanpak.

6.3 TIPS DUURZAMER EVENEMENT Hieronder staan een aantal tips/alternatieven genoemd die kunnen bijdragen aan een duurzamer evenement. De gemeente kan dit verplicht stellen bij evenementen en waar nodig organisaties hierbij helpen: 1.

Zorg ervoor dat bezoekers de mogelijkheid hebben om afval te deponeren/scheiden. Belangrijk is om bezoekers het makkelijk te maken om afval te deponeren/te scheiden. Zet vuilnisbakken op strategische punten neer en zorg ervoor dat afvalbakken tijdig geleegd worden. Een schoon evenemententerrein blijft ook eerder schoon doordat mensen dan minder snel afval op het terrein of in de natuur weggooien.

2.

Breng het gebruik van plastics terug. Vermijd daarbij gebruik van wegwerpplastics en maak gebruik van harde plastic drinkbekers, vraag voor de drinkbeker statiegeld, hoe hoger het statiegeld hoe groter de kans is dat de beker weer wordt ingeleverd. Daarnaast zorgt het gebruik van statiegeldbekers voor minder zwerfafval en dus een schoner evenemententerrein.

23

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

3.

Duurzame en herbruikbare materialen. Maak gebruik van herbruikbare materialen zoals statiegeld drinkbekers, borden en bestek en kies voor duurzamere materialen, denk aan duurzame bannering. Bannering wordt vaak na eenmalig gebruik weggegooid, kies voor bannering wat gemaakt is van gerecycled materiaal of te recyclen materiaal. Iedereen heeft tegenwoordig een smartphone, bied bijvoorbeeld programma’s/timetables aan per mail of app, dit is een duurzamer alternatief dan het groot te laten afdrukken en op het evenemententerrein te hangen.

4.

Duurzame energie. Bij veel evenementen worden aggregaten ingezet, aggregaten draaien op vervuilende diesel. De meest duurzame keuze is om gebruik te maken van vaste spanning, hierdoor hoeven er geen aggregaten te draaien en is er dus ook geen transport nodig voor de aggregaten. Indien er geen vaste spanning is dan kan er gebruik gemaakt worden van ‘groene’ aggregaten op biodiesel, deze aggregaten zijn minder vervuilend dan de aggregaten op normale diesel. Ook HVO-100 diesel is een goed alternatief. HVO-100 brandstof is een fossielvrije brandstof en heeft een zeer lage CO2 uitstoot. Er zijn apparaten op de markt die voorzien zijn van accupacks die zorgen voor 100% stroomvoorziening of een hybride vorm in combinatie met brandstof. Deze markt is in ontwikkeling en er zullen de komende jaren steeds betere alternatieven komen. Er zal altijd de afweging moet worden gemaakt tussen een duurzame oplossing en de transportbeweging. Er wordt geen CO2-winst geboekt bij een duurzame(re) aggregaat uit Limburg laten leveren t.o.v. een vervuilendere aggregaat leveren uit een buurtgemeente, omdat de transportbelasting voor de duurzame(re) aggregaat veel hoger is.

5.

Stimuleer duurzamer vervoer van bezoekers. Vervoer is een vast onderdeel van het evenement, zowel bezoekers als leveranciers komen naar het terrein. Voor leveranciers kan er zoveel mogelijk worden samengewerkt met lokale ondernemers om het aantal reisbewegingen klein te houden. Stimuleer bij een lokaal evenement zoveel mogelijk bezoekers met de fiets te komen, fietsers kunnen beloond worden in de vorm van een gratis consumptie. Indien het om een evenement gaat waar (inter)nationale bezoekers op af komen dan is het goed om het OV te stimuleren of bezoekers zo veel mogelijk te laten carpoolen.

Figuur 6.1 Bron: Rijkoverheid 2022.

Plastic wordt teruggedrongen door de overheid, dit gaat ook invloed hebben op de evenementen. Vanaf 2024 zijn plastic wegwerpbekers en maaltijdverpakkingen niet toegestaan op een festival. Herbruikbare borden en bekers zijn dan de norm om de plasticafval tegen te gaan.

24

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

7. GELUID 7.1 ALGEMEEN Bij de meeste evenementen wordt geluid geproduceerd. Belangrijke risico’s bij het produceren van geluid zijn geluidsoverlast voor de omgeving en gehoorschade voor medewerkers en bezoekers. Wat betreft de gehoorschade is het aan te bevelen om in het locatieprofiel naar de organisator op te nemen dat zij zich houden aan het ‘derde convenant preventie gehoorschade versterkte muziek’. Dit houdt onder andere in: • • •

Gehanteerde norm is een maximum van 103 dB (A) gemeten op de Front of House of in het midden van de dansvloer. Deze waarde wordt gemeten in LAeq over een kwartier. Ze voor hun werknemers een veilige werkomgeving creëren. De bezoekers worden geïnformeerd en proactief beschermd door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van gehoorbescherming.

Voor wat betreft geluidsoverlast zijn de volgende variabelen van invloed op de mate van overlast dat een persoon heeft: • • • • •

Het volume van het geluid. Het soort geluid. De duur van het geluid. Het tijdstip van het geluid. De frequentie van het aantal evenementdagen.

Bij buitenevenementen is de gemeente als bevoegd gezag de instantie die de normering bepaalt. De gemeente bepaalt in de evenementenvergunning de geluidsnorm. Meestal gerekend op de dichtstbijzijnde gevel van een verblijfslocatie. Onderdeel van het locatieprofiel zullen de geluidsnormen worden, maar ook het aantal dagen dat er geluid mag worden geproduceerd. Handhaven van de geluidslimieten door de gemeente is belangrijk. Bij grotere evenementen dient dit ingepland te worden.

7.2 REKENMODEL Voor het evenementenprofiel is een akoestisch onderzoek uitgevoerd door het bedrijf dBcontrol. In bijlage I is hiervan het rekenmodel terug te vinden. In het akoestisch onderzoek is gekeken naar het effect van het geluid in de omgeving. Vanuit dit onderzoek volgt een advies over: • • • •

Voorkeursplekken voor podia. Voorkeuren geluidssystemen. Voorstel volumes. Voorstel aantal geluidsdagen per jaar.

Met name is gekeken naar de geluidsbelasting op de woningen in de omgeving van het Tolhuispark. We zijn hierbij uitgegaan van een podium op het parkeerterrein P1, omdat deze het dichtst bij de woonwijk ligt. Er zijn 2 belangrijke meetpunten die meegegeven kunnen worden aan de organisator. Ten eerste is dit de FOH (Front Of House) doorgaans 25 meter vanaf het podium. Hier moet het geluid voldoende volume hebben voor de beleving van de bezoekers. Een landelijke richtlijn hiervoor is 103 dB(A), zie hiervoor het 3e convenant preventie gehoorschade versterkte muziek. Voor minderjarigen gelden er andere richtlijnen. Ten tweede is dit de dichtstbijzijnde gevel. De dichtstbijzijnde woningen zijn te vinden in afbeelding 7.1.

25

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Afbeelding 7.1

Vervolgens is het van belang dat er een maximale waarde wordt gesteld aan het geluidsvolume op de dichtstbijzijnde gevel. Het staat de gemeente vrij om een geluidsnorm te kiezen. Uit jurisprudentie komt vaak de Nota Limburg naar voren, welke een hoogste geluidsniveau van 70 tot 75 dB(A) stelt op woningen in de omgeving. Dit kan eventueel vergezeld gaan met een aanvullende dB(C) norm. De eindtijden zijn daarbij tot 01:00 uur, mits de volgende dag een niet-werkdag is. Dit betekent dat vrijdag en zaterdag de eindtijd van 01.00u aangehouden kan worden. Andere dagen wordt vaak tot 23:00 vergund. Dit geldt specifiek voor deze locatie, op overige locaties in de gemeenten worden andere tijden gehanteerd. De dichtstbijzijnde woning bevindt zich op 140 meter afstand. De dichtstbijzijnde woning bevindt zich op Zonnedauw 1. De voorwaarde hierin is wel dat de richting van het geluid ZZW is, dus van de bebouwing af. De hoogste geluidsbelasting op de gevel is dan 70 dB(A) en 93 dB (C), zie figuur 7.2 en 7.3. Het getal van 70 dB(A) past prima binnen de kaders van bijvoorbeeld de Nota Limburg als het gaat om geluidsnormen op woningen. Op basis van het geluidsrapport, 3e convenant preventie gehoorschade versterkte muziek en eigen expertise is ervoor gekozen om de volgende geluidsnormen te hanteren: Groot evenement:

75 dB(A) & 95 dB(C) op de eerste gevel

Middel evenement:

65 dB(A) & 85 dB(C) op de eerste gevel

Klein evenement:

85 dB(A) overdag (tot 18.00u) op 10 meter van de geluidsbron 95 dB(A) avonduren (tot 23.00u) op 10 meter van de geluidsbron

Voor sportverenigingen wordt er een uitzondering gemaakt voor activiteiten als een sportwedstrijd, tentfeest voor leden/sponsoren enzovoort. Hierbij volstaat een melding aan de gemeente zonder dat er voorwaarden gelden. Een organisatie kan maatregelen nemen om het omgevingsgeluid zo veel mogelijk te beperken. Beschikbare moderne technieken kunnen zorgen voor een goede geluidsbeleving van de bezoekers maar de overlast richting de omgeving minimaliseren. In de vergunning kunnen hiervoor voorwaarden worden opgenomen, hiervoor adviseren wij de volgende maatregelen: -

26

Gebruik maken van een zogenaamd line-array systeem, hiermee kan geluid worden gestuurd; Basskasten dienen op de grond te staan en mogen niet worden ‘gevlogen’; In het line array systeem mogen geen geluiden geproduceerd worden boven de 80 hertz.

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Het is belangrijk om bij het opleggen van geluidsnormen te handhaven, handhaving is de taak van de gemeente. Een organisatie kan verplicht worden om bijvoorbeeld metingen te verrichten via app en dit om de zoveel uur te delen met de gemeente. Er is voor gekozen om voor kleine evenementen ook geluidsnormen op te nemen, dit geeft ruimte aan de organisatoren om versterkt geluid af te spelen echter stellen we ook kaders om de overlast voor omwonenden tot een minimum te beperken. Advies is om 10 meter van de bron te meten over gemiddeld 3 minuten.

Afbeelding 7.2 rekenmodel in dB(A)

Afbeelding 7.3 rekenmodel in dB(C)

27

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

8. CROWD MANAGEMENT 8.1 CAPACITEITSBEREKENING In dit hoofdstuk wordt gekeken wat het maximaal aantal bezoekers of deelnemers kan zijn bij een evenement op het Tolhuispark. Hiervoor kijken we naar de capaciteit van het terrein, met name de capaciteit van veld G en J. Daarbij zijn een aantal factoren van belang. • • •

Beschikbare vierkante meters voor publiek. Beschikbare vluchtroutes. Gewenste ontruimingstijd.

Deze factoren worden meegenomen in de berekening van de maximaal toelaatbare capaciteit. De capaciteit van mobiliteit, zoals parkeren en openbaar vervoer wordt niet in deze berekening meegenomen. Deze is te vinden in hoofdstuk 5. De capaciteit voor sportevenementen zal met name te maken hebben met de soorten sport die beoefend worden en hoeveel sporters er worden verwacht. Onderstaande berekening kan dan als basis dienen, maar zal wel herrekend moeten worden. Dit is in principe een taak van de organisator. In zijn veiligheidsplan zal deze ook aandacht moeten besteden aan crowd management en capaciteiten. Om een beeld te geven van de mogelijkheden bepalen we voor de velden G (parkeerterrein) en J (sportvelden) de capaciteit bij evenementen. Omdat we geen specifiek evenement benoemen zullen we een aantal aannames moeten doen. De volgende punten zijn van belang bij een capaciteitsberekening: • • • • • •

Instroom (vullen), wat is de verwachting hoe de bezoekers naar het terrein komen en via welke routes. Vol, is het terrein beheersbaar en afsluitbaar als het vol dreigt te lopen. Vluchten, wat is de vluchtcapaciteit van de verschillende gebieden van het terrein. Migratie, hoe kunnen de bezoekers zich op het terrein verplaatsen en ontstaan hierdoor knelpunten. Bestaande objecten, wat is de invloed van de bestaande gebouwen, hekken en objecten op het crowd management. Tijdelijke objecten, elk evenement heeft tijdelijke bouwwerken zoals tenten, podia, constructies en hekkenlijnen. Voor de berekening doen we de aanname dat 50% van het terrein bebouwd gaat worden.

8.2 CAPACITEITSBEREKENING NATUURGRASVELD (G) De twee natuurgras voetbalvelden (veld G) van Be Quick hebben een bruto oppervlakte van 21.000 m². We nemen in deze berekening aan dat 50% wordt bebouwd door objecten zoals podia, tenten en backstage gebieden. We houden dan 10.500 m² over voor publiek. We houden rekening met een publieksdichtheid van 2,4. Bij deze publieksdichtheid is er nog voldoende ruimte om te bewegen of om bijvoorbeeld een ambulance of brandweerwagen het terrein op te krijgen. Let wel, dit is een gemiddelde. Voor een podium zal de publiekdichtheid hoger zijn. De capaciteit op basis van de oppervlakte is dan 10.500 * 2,4 = 25.200 personen. Dit is puur op basis van de oppervlakte van het terrein, nog niet gekeken naar de andere facetten zoals in hoofdstuk 8.1 genoemd. Instroom In figuur 8.1 zien we de verschillende richtingen van instroom staan. Alle doorgangen zijn relatief smal, zo’n 3,50 meter. Doorgang A komt vanaf het parkeerterrein P1 en zal een belangrijke instroomroute zijn als P1 gebruikt wordt als parkeerterrein. Ingang B komt vanaf het terrein naast de McDonalds welke gebruikt kan worden als parkeerterrein. Ook dit kan een belangrijke instroomroute zijn. Route C en D kunnen worden gebruikt indien er buiten het terrein geparkeerd wordt of door bezoekers die met het openbaar vervoer komen.

Tenslotte is route E een mogelijke route indien het nieuwe deel betrokken wordt bij het evenement.

28

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

Figuur 8.1

Belangrijk is dat de organisatie nadenkt over de instroom van zijn bezoekers en waar dan de knelpunten ontstaan. Knelpunten ontstaan als er in een bepaald tijdsbestek meer mensen worden verwacht dan de doorgangen aankunnen. Vol Bij een gratis evenement of een populair evenement met kassaverkoop kan het zijn dat er meer mensen op het evenement afkomen dan er capaciteit is. Het is dan van belang dat het terrein afgesloten kan worden en mensen vroegtijdig kunnen worden geïnformeerd dat het evenement vol is. Gezien de wat geïsoleerde ligging van het terrein is het goed mogelijk dit af te sluiten. De organisator dient scenario’s voor te bereiden die met name de communicatie naar de bezoekers omschrijft indien het evenement vol dreigt te raken. Vluchten Het Tolhuispark is omringd met loop- en fietspaden. Dit betekent dat je gemakkelijk weg kan komen van een evenemententerrein, echter zijn de paden relatief smal, dit houdt in dat het aantal mensen wat kan vluchten per minuut beperkt is. De onderstaande afbeelding geeft de beschikbare vluchtroutes weer in A t/m D.

Figuur 8.2

29

Evenementenprofiel Noardeast-Fryslân (Tolhuispark, Dokkum)

De onderstaande tabel geeft een totaaloverzicht van de beschikbare vluchtroutes. In de berekening houden we rekening met een vluchtcapaciteit van 90 personen per meter vluchtbreedte per minuut (90 ppm). UITGANG A B C* D **

LOCATIE Noordzijde richting P2 Zuidzijde richting P1 Zuidwestzijde richting N-weg Noordwestzijde richting N-weg

BREEDTE 3 meter 3,5 meter 3 meter 3 meter

NORM 90 ppm 90 ppm 90 ppm 90 ppm TOTAAL

CAPACITEIT PER MIN. 270 personen 315 personen 270 personen 270 personen 1125 personen

Tabel 8.3

Totaal hebben we een vluchtcapaciteit van maximaal 1125 personen per minuut. Daarbij moet wel het volgende opgemerkt worden: De ingetekende vluchtwegen C + D zijn vluchtwegen die nog gecreëerd dienen te worden (zie figuur 8.2). Op dit moment betekent het dus dat alleen de vluchtwegen A + B beschikbaar zijn. Voor een evenement met een aantal duizend bezoekers is dit onvoldoende. Om de voetbalvelden van Be Quick geschikt te maken als evenemententerrein zullen er extra vluchtroutes moeten worden aangebracht, daarnaast is verbreding van de al bestaande paden ten zeerste aan te raden om de capaciteit per minuut omhoog te krijgen, waardoor er meer mensen kunnen vluchten. Daarnaast mogen vluchtroutes nooit obstakels bevatten zoals plantenbakken, fietsen, fietsenrekken en ook geen uitstallingen van evenementen. Tot slot kan B gebruikt wordt als calamiteitenroute. Er dient dan wel rekening mee te worden gehouden dat de vluchtroute hierdoor vervalt. De calamiteitenroute is te smal om ook als vluchtroute te dienen. Nemen we dan een ontruimingstijd van 3 minuten om het veld leeg te krijgen, dan resulteert dit in een maximale capaciteit van 3 x 1125 = 3375 personen. Dit betekent overigens niet dat het terrein binnen 3 minuten leeg is. Hierbij moet nog reactietijd van de organisatie en de bezoekers worden opgeteld. Ook moet het komen op de verzamelplek niet leiden tot extra vertraging.