Bijlage 2 - Achtergrond - overzicht eerdere besluitvorming

Achtergrond Aan

:

Raad

Van

:

Christiaan Eelkema

CC

:

Datum

:

11 juni 2025

Zaaknr. :

2024-064657

Inleiding Het huisvestingsproces is in 2018 gestart en kent inmiddels een lange looptijd. Gezien de duur en complexiteit van dit traject is besloten een beknopte samenvatting te geven van de eerdere besluitvorming door de gemeenteraad. Daarbij wordt per raadsbesluit puntsgewijs een overzicht gegeven van de belangrijkste inhoudelijke keuzes en overwegingen. Hiermee wordt een helder overzicht geboden van de besluiten die door u genomen zijn en de uitgangspunten die hierbij zijn gehanteerd. Raadsbrief ‘variantkeuze huisvesting gemeente’ – vooronderzoek 9 april 2019 In deze raadsbrief wordt toelichting gegeven op het vooronderzoek. Dit onderzoek laat zien dat er momenteel vier gemeentehuizen in gebruik zijn, waarbij de werkplekken traditioneel zijn ingericht. In totaal zijn er 614 werkplekken beschikbaar, terwijl de gemiddelde bezetting slechts 36% bedraagt, met een piekbezetting van 68%. Op basis van de uitgangspunten voor activiteitgericht werken (AGW) is de verwachte werkplekbehoefte vastgesteld op 380 werkplekken. Uit het vooronderzoek naar de huisvestingssituatie zijn vijf varianten naar voren gekomen. Het college van gemeente Noardeast-Fryslân spreekt een duidelijke voorkeur uit voor optie 3; het behouden van twee gemeentehuizen, namelijk in Dokkum en Damwâld.

Raadvoorstel ‘centrale huisvesting ambtelijk apparaat’ – verdiepingsonderzoek 4 december 2019 In dit raadsvoorstel is de keuze gemaakt voor centrale huisvesting in Dokkum. In totaal zijn hiervoor 399 werkplekken benodigd. Daarnaast dienen 60 werkplekken specifiek te worden ingericht voor gebiedsgericht werken. Bij de verdere uitwerking van dit besluit geldt dat de lasten binnen het begrotingsjaar als maximum worden aangehouden. De motivering en onderbouwing van deze keuzes zullen in de komende maanden verder in beeld worden gebracht. Raadsvoorstel ‘centrale huisvesting ambtelijk apparaat/positie raadzaal’ – herhuisvestingsonderzoek 5 maart 2020 Als vervolg op het raadsbesluit van 4 december 2019 is besloten om de mogelijkheid om de raadszaal te realiseren in de Bonifatiuskerk te onderzoeken. De uitkomsten van dit onderzoek zullen worden vergeleken met de tot nu toe voorliggende interne optie, te weten Variant 3. Daarbij wordt het onderzoek naar een externe locatie voor de raadszaal beperkt tot uitsluitend de Bonifatiuskerk. Uiterlijk op 1 juni aanstaande zal aan de gemeenteraad een voorstel worden voorgelegd waarin beide uitgewerkte opties – intern en extern – zijn opgenomen. De uitkomsten van dit voorstel zullen worden betrokken in het verdere besluitvormingstraject. De zes aspecten zoals benoemd in het kaderbesluit worden in dit verband verder uitgewerkt.

Waar nodig en relevant zullen deze aspecten onderdeel vormen van het in te stellen onderzoek. De resultaten hiervan worden opgenomen in het plan van aanpak voor de centrale huisvesting van het ambtelijk apparaat, inclusief een procesvoorstel, tijdpad en specifieke aandacht voor de positie en betrokkenheid van de gemeenteraad en andere belanghebbenden. De eventuele kosten die voortvloeien uit het onderzoek naar de centrale huisvesting zullen worden gedekt uit de verkregen herindelingsvergoeding.

–1–

Raadsvoorstel ‘Centralisering huisvesting ambtelijk apparaat Dokkum/plek raadszaal’ 30 september 2021 In de raadsvergadering van 30 september 2021 heeft de gemeenteraad een aantal belangrijke besluiten genomen met betrekking tot de toekomstige huisvesting van de gemeente Noardeast-Fryslân. De raad koos voor scenario 5, zoals beschreven in het rapport “Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân, fase 3”. Daarbij is besloten om de raadszaal te situeren in een nieuw te realiseren gebouwdeel B, en niet in de Bonifatiuskerk of op de publiekshal van gebouwdeel C. Concreet houdt dit scenario in dat het huidige gebouwdeel B volledig wordt vernieuwd. De raadszaal zal hierin worden ondergebracht, evenals het beoogde vergadercentrum en het werkcafé. Gebouwdeel B krijgt hiermee de functie van ‘ontmoetingsgebouw’, waarbij de begane grond en eerste verdieping worden ingericht met de raadszaal, fractiekamers en vergaderfaciliteiten. De publiekshal blijft gevestigd in gebouwdeel C. Daarnaast is besloten om scenario 5 gefaseerd uit te voeren. Als eerste stap kreeg het college de opdracht om de planvorming voor gebouwdeel C verder uit te werken. De besluitvorming over de planvorming van de gebouwdelen A1/A2 en B zou vóór de zomer van 2022 plaatsvinden.

In het raadsvoorstel van 9 juni 2022 (‘Uitvoeringskrediet revitalisering gebouwdeel C’) is echter aangegeven dat deze besluitvorming na de zomer zou plaatsvinden, mede in verband met de samenwerking met een buurgemeente en de locatie van de gemeentewerf. Hieraan is voldaan, al zijn de voorbereidende werkzaamheden voor bouwdelen A en B vertraagd door de langere looptijd van de werkzaamheden aan bouwdeel C en de daar opgetreden waterschade. In 2024 is de planning op hoofdlijnen met de raad gedeeld. Verder heeft de raad het college opdracht gegeven om de realisatie van parkeervoorzieningen voor het ambtelijk personeel op de gemeentewerf nader uit te werken, evenals het onderzoeken van mobiliteitsopties in het kader van het te ontwikkelen duurzaamheidsbeleid. In dit kader is het mobiliteitsonderzoek uitgevoerd en opgeleverd door BonoTraffics. De mobiliteitsopties vielen echter buiten de reikwijdte van deze opdracht. Met het vaststellen van de 18e begrotingswijziging in 2021 heeft de raad een voorbereidingskrediet van € 340.000, - beschikbaar gesteld voor de verdere uitwerking van de planvorming. Tot slot is het college verzocht om het verdere tijdpad voor de verbouwing op hoofdlijnen in beeld te brengen, inclusief de momenten van (financiële) besluitvorming. Deze planning is in 2024 aan de raad gepresenteerd. •

Besluitpunt 1 – uitwerking scenario 5 Na dit besluit van 30 september 2021 is het college gestart met de uitvoering ervan. Dit omvatte onder andere het opstellen van een gedetailleerd plan van aanpak, het in kaart brengen van de benodigde middelen en het aanstellen van verantwoordelijke partijen voor de verschillende fasen van het proces. Daarnaast heeft het college betrokken stakeholders geïnformeerd en, waar nodig, aanvullende onderzoeken en afstemmingsmomenten ingepland om de uitvoering zo soepel mogelijk te laten verlopen.

•

Besluitpunt 2, 3 en 6 – gefaseerd te beginnen met bouwdeel C In 2022 heeft de gemeenteraad ingestemd met het zetten van de eerste stap in het huisvestingsproces, namelijk de revitalisatie van bouwdeel C en de invoering van het werkplekconcept ‘activiteitgerelateerd werken’. De uitvoering hiervan is in 2023 afgerond, waarmee deze eerste fase succesvol is afgesloten.

•

Besluitpunt 5 – Parkeerplaatsen personeel stadswerf Dokkum Het mobiliteitsonderzoek is uitgevoerd door BonoTraffics en het definitieve rapport is op 23 juni 2021 opgeleverd. In vervolg daarop zijn in 2023 parkeerplaatsen gerealiseerd voor de medewerkers van de stadswerf.

•

Besluitpunt 4 en 7 – Bouwdelen A en B In april 2024 heeft de gemeenteraad een presentatie ontvangen over de planning en besluitvorming rondom de verbouw en nieuwbouw van de bouwdelen A en B, evenals de aanpassing van de

–2–

werven en gebiedsteams. Naar aanleiding van deze presentatie is het moment van besluitvorming door de raad opnieuw geëvalueerd. In het bijbehorende raadsvoorstel werd onder meer aangegeven dat de doorgerekende scenario’s niet binnen het bestaande financiële kader passen. Er is een tekort geconstateerd van € 84.000 ten opzichte van het eerder vastgestelde budget. Daarnaast is gerekend met een flexfactor van 50%, terwijl deze uiteindelijk is bijgesteld naar 60%. Ook is er geen rekening gehouden met de kosten voor inrichting, en zijn de genoemde bedragen gebaseerd op vierkante meters en normbedragen. Om die reden is op dat moment nog geen kredietaanvraag ingediend. Raadsvoorstel ‘Uitvoeringskrediet revitalisering gebouwdeel C’ 14 juni 2022 Op 14 juni 2022, is de raad, bij het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet voor de revitalisatie van bouwdeel C, geïnformeerd dat de ver- en nieuwbouw van bouwdelen A en B niet binnen de financiële kaders past. Daarbij werd een dekkingstekort van € 228.500, - gemeld. De hoofdlijnen van de planning en het besluitvormingsproces zijn tijdens een presentatie op 11 april 2024 aan uw raad toegelicht. Programmamarkt 19 juni 2024 Tijdens de programmamarkt is aangegeven dat de werkzaamheden volgens planning verlopen.

Daarbij is tevens aangegeven dat is besloten om twee stappen in het proces om te wisselen: eerst vindt de aanbesteding van het ontwerpteam plaats, gevolgd door de besluitvorming door de raad. Deze volgorde stelt de raad in staat om een besluit te nemen op basis van meer accurate en actuele gegevens. Raadsbrief ‘voorlopige gunning ontwerpteam’ 29 november 2024 De raad is op 29 november 2024, via een raadsbrief, geïnformeerd over de voorlopige gunning van het ontwerpteam en de verdere planning van het besluitvormingsproces. Raadsbrief ‘centrale huisvesting bouwdelen A en B’ 28 januari 2025 In deze raadsbrief is aangegeven dat het college op dit moment nog geen besluit neemt over de kredietaanvraag voor de ver- en nieuwbouw van bouwdeel A en B. Op een later tijdstip wordt een nieuwe planning voorgelegd. Op 10 maart 2025 is de bijgestelde planning voorgelegd aan de agendacommissie. De bijgestelde planning is dat op 12 juni een presentatie en rondleiding voor de raad plaatsvindt. Hierin wordt de raad meegenomen in de eerdere besluitvorming en het proces voor de ver- en nieuwbouw van bouwdeel A en B. Het Petear zal plaatsvinden op 18 juni tijdens de programmamarkt. Het debat vindt plaats op 10 juli (reserve dag), waarna het besluit gepland staat voor 18 september.

–3–