Bijlage 1 - Rapport NEF fase 3 210512

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl> 04/10/2021 12:51:15 CEST ID: f44d7a35-2286-4716-b019-832885dac2ea Auth: Scribble

Huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân Fase 3 - van vier locaties naar één centrale huisvesting

Donau 1-11 7908 HA Hoogeveen

Postbus 3 7900 AA Hoogeveen

0528 234518 info@lindhorst.nl

www.lindhorst.nl

Opdrachtgever Gemeente Noardeast-Fryslân Datum 12 mei 2021 Project Dokkum – huisvesting gemeente Noardeast Fryslân Projectnummer 180282 Versie 2.0 - definitief Contactpersoon Jan Drogt Remco Deelstra

Donau 1-11 Postbus 3 7908 HA Hoogeveen 7900 AA Hoogeveen LindHorst huisvestingsadviseurs bv

0528 234518 info@lindhorst.nl

www.lindhorst.nl pagina 2 van 28

Inhoudsopgave 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Inleiding Aanleiding Voorgeschiedenis fase 1 en fase 2: besluiten van toen Uitgangssituatie Projectorganisatie Leeswijzer

4 4 5 5 7 7

2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Ruimtebehoefte huisvesting Visie op werken Visie op huisvesting Enquête medewerkers Gebiedsteams per regio Ruimtebehoefte (bijlage uit PvE)

8 8 8 10 11 11

3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

Scenario’s Bestaande gebouwdelen Raadzaal in de Bonifatiuskerk Raadzaal in gebouwdeel C Raadzaal in gebouwdeel B (nieuwbouw) Revitalisatie in gebouwdeel A1 en A2 De vijf scenario’s

12 12 13 13 14 14 16

4. 4.1

Duurzaamheid Energielabel

22 22

5. 5.1 5.2

Financieel Algemene uitgangspunten Financiële uitwerking scenario’s

23 23 24

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

6. 6.1 6.2 6.3 6.4

Ruimtelijke functionele consequenties Functionaliteit raadzaal Gebouwdeel B Scenario’s Van vier locaties naar één centrale huisvesting

26 26 27 27 27

Bijlagen 1. Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen 2.1 Notitie Bonifatiuskerk 2.2 Plan raadzaal in Bonifatiuskerk 3. Plan raadzaal op gebouwdeel C 4. Plan raadzaal in gebouwdeel B 5. Plan revitalisatie van gebouwdelen A1 en A2 6. Studie beschikbaar functioneel nuttig vloeroppervlak 7. Financiële uitwerking scenario’s

pagina 3 van 28

1.

INLEIDING

1.1

Aanleiding

Gebouwbenaming In het rapport wordt verwezen naar verschillende gebouwdelen die samen de gemeentelijke huisvesting vormen. In de volgende afbeelding zijn de gebouwdelen visueel weergegeven.

Na de ambtelijke fusie in 2017 en de bestuurlijke fusie in 2019, is de laatste fase in het proces van integratie, de realisatie van een nieuwe gezamenlijk huisvesting voor de bestuurlijke en ambtelijke organisatie voor de gemeente Noardeast-Fryslân. De adviesrapporten uit de vorige fases zijn voorgelegd aan de gemeenteraad. Dit rapport is de laatste stap in de besluitvorming over de nieuwe huisvesting. Uitgangspunt vanaf het begin is dat Dokkum het bestuurlijk centrum wordt van de nieuwe gemeente. Om praktische redenen is daarna besloten dat het grootste deel van de ambtelijke organisatie in de nabijheid van het College wordt gehuisvest, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de bestaande gebouwen. De Covid-19 pandemie en de consequenties die dat heeft voor de wijze waarop de medewerkers vanaf maart 2020 vooral thuiswerken, is een belangrijk gegeven voor de nieuwe werkomgeving. Een enquête heeft aangegeven dat een hybride werkvorm met ruimte voor een persoonlijke balans tussen thuiswerken en op kantoor, veel voordelen heeft. Voor iedereen zal die balans een andere blijken te zijn. De nieuwe hybride huisvesting kan niet zonder een duidelijk thuiswerkbeleid. Voor de Gemeenteraad is de keuze voor de raadzaal van belang. Er zijn verschillende opties die sterk onderscheidend zijn van elkaar.

Die keuzes zijn ook bepalend voor de 5 scenario’s die in dit rapport zijn uitgewerkt. Uiteindelijk zal het College van Burgemeester en Wethouders een voorkeursscenario voorleggen aan de Gemeenteraad.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 4 van 28

1.2

Voorgeschiedenis fase 1 en fase 2: besluiten van toen

Fase 2: onderzoek haalbaarheid variant 3; gemeentehuizen in Dokkum en Damwâld (september 2019) De voorkeursvariant 3 uit fase 1 is in fase 2 verder uitgewerkt. Dit betekent dat onderzocht is welke mogelijkheden er zijn met de bestaande gebouwdelen in Dokkum. Hoeveel capaciteit is er beschikbaar en wat betekent dit mogelijk voor het gebruik van de locatie in Damwâld.

In een tweetal vooronderzoeken zijn diverse stappen en impliciete keuzes gemaakt ten aanzien van de toekomstige huisvesting. Fase 1: vooronderzoek huisvesting gemeente Noardeast-Fryslân (december 2018) Verkennend onderzoek waarbij alle bestaande gemeentehuizen in Dokkum, Damwâld, Kollum en Ferwert betrokken werden om te kijken welke combinaties van bestaande gemeentehuizen mogelijk zouden zijn. Uiteindelijk bleven er 4 kansrijke opties over, waaronder nieuwbouw in de periferie van Dokkum en 3 opties waarbij de bestaande gemeentehuizen in Dokkum, Kollum en Damwâld betrokken waren. In september 2018 is een bezettingsgraadmeting in de 4 gemeentehuizen uitgevoerd, om meer duidelijkheid te krijgen over het actuele gebruik. In de Gemeenteraad, wordt de door B&W voorgestelde gewenste optie met huisvesting voor de medewerkers in Dokkum en Damwâld, als meest kansrijke vastgesteld voor onderzoek in een volgende fase. Conclusie fase 1 (2018)  4 gemeentehuizen in gebruik  Hoofdzakelijk een traditionele werkplekinrichting  Totaal 21.300 m² bvo in gebruik en 614 werkplekken beschikbaar  Gemiddelde bezetting 35,7%; absolute piekbezetting 67,8% (416 wpl)  Globale werkplekbehoefte op basis van Activiteit Gerelateerd Werken: 380 wpl

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

Conclusie fase 2 (2019)  6 varianten onderzocht  3 varianten voldeden aan de randvoorwaarde; geen uitzetting financiële lasten  Ruimtebehoefte 5.137 m² fno en 399 werkplekken  Gemeentehuis Damwâld kan nog niet worden gemist

1.3

Uitgangssituatie Algemeen De ambtelijke organisatie van de voormalige gemeenten Dongeradeel, Ferweradiel, Kollumerland c.a. en Dantumadiel zijn al per 1 januari 2017 samengevoegd. Per 1 januari 2019 zijn de eerste 3 gemeenten gefuseerd en samengegaan in de gemeente Noardeast-Fryslân. Alle medewerkers van beide gemeenten zijn in dienst bij de gemeente Noardeast-Fryslân. De gemeente Dantumadiel huurt medewerkers in voor haar taken in de eigen gemeente. Een vast uitgangspunt in alle afwegingen rondom huisvesting is steeds geweest dat het bestuur van de nieuwe gemeente wordt gehuisvest in Dokkum. Deze keuze impliceert dat een substantieel deel van de ambtelijke organisatie ook in Dokkum wordt gehuisvest.

pagina 5 van 28

Gemeentehuizen in Dokkum, Kollum en Ferwert Momenteel worden de 3 oorspronkelijk gemeentehuizen nog steeds gebruikt, alhoewel Covid-19 momenteel leidt tot een lage bezetting. De oppervlaktes van de 3 gemeentehuizen bedragen:

Dokkum Kollum Ferwert Totaal

Oppervlakte 8.786 m² bvo 4.235 m² bvo 2.231 m² bvo 15.248 m² bvo

Werkplekken 233 112 36 381

Gemeentehuis Damwâld Naast de 3 hiervoor genoemde gemeentehuizen wordt ook het gemeentehuis in Damwâld (6.048 m² bvo, 233 werkplekken) nog gebruikt. De gemeenteraad van Dantumadiel heeft inmiddels echter besloten het gemeentehuis op termijn te verkopen en zelf andere huisvesting in Dâmwald te gaan zoeken. Dit heeft dus consequenties voor de uitwerking van de huisvesting in Dokkum straks. Werkplekconcept ambtelijke organisatie Nu er gedurende een langere tijd door de ambtelijke organisatie thuis is gewerkt en de digitale faciliteiten daar op zijn aangepast, is de conclusie dat het traditionele werkplekconcept moet worden vervangen door een ander model gebaseerd op een nieuwe ‘visie op werken’. Deze visie is samen met de organisatie uitgewerkt. Dit zal meer een hybride vorm van werken zijn, waarbij een geheel andere werkomgeving moet worden gecreëerd dan de huidig beschikbare vooral traditioneel ingerichte werkomgeving. Een vorm van Activiteit Gerelateerd Werken (AGW) nieuwe stijl. In hoofdstuk 2 is dit verder uitgewerkt tot een ruimtelijk functioneel programma van eisen.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

Raadzaal Momenteel wordt er naar volle tevredenheid gebruik gemaakt van de raadzaal in Kollum. Deze situatie is dan ook het uitgangspunt voor de ruimtebehoefte van een nieuwe raadzaal. Er zijn een drietal opties voor de raadzaal:  In de Bonifatiuskerk die grenst aan de Bargemerk en de gemeentelijke gebouwen  Nieuwbouw op het dak van de publiekshal in gebouwdeel C  Als onderdeel van een nieuw gebouwdeel B Op basis van de drie opties zijn een vijftal scenario’s uitgewerkt. In hoofdstuk 3 wordt dit uitvoerig toegelicht. Waarom de voormalige raadzaal in Dokkum niet hergebruikeFn? Hiervoor zijn 2 redenen aan te voeren. In de eerste plaats is de oppervlakte van de raadzaal met 130 m² fno fors kleiner dan de ruimtebehoefte voor een ruimte met 29 raadszetels (250 m² fno). Daarnaast is de verscholen ligging en de beperkte faciliteiten voor publiek niet ideaal voor een raadzaal en een verbetering ter plekke is nauwelijks goed mogelijk. Duurzame mobiliteit In de toekomst zal er meer balans zijn tussen werken op kantoor en thuiswerken. Dat heeft een gunstig effect op het woon-werk verkeer en in het verlengde daarvan de behoefte aan parkeerfaciliteiten bij het gemeentehuis. De diversiteit van de voertuigen neemt toe. De elektrische fiets en de elektrische auto zijn in opmars. Er is een onderzoek gedaan naar de consequenties die dit heeft voor de toekomstige faciliteiten.

Omdat het aantal werkplekken toeneemt zal de behoefte aan extra parkeerplaatsen ook ontstaan. Uiteindelijk zal er een antwoord op de belangrijke vraag moeten komen: hoeveel autoparkeerplaatsen zijn er aanvullend nodig en waar gaan we die realiseren?

pagina 6 van 28

1.4

Projectorganisatie Vanwege het belang voor de organisatie is gekozen voor een uitvoerige projectorganisatie met daarbij de volgende structurele overlegorganen:  Klankbordgroep: groep leden van de gemeenteraad die betrokken is bij de verkenning van de raadzaalopties.  Stuurgroep: hier wordt het beleid bepaald en de stukken vastgesteld voor behandeling in B&W.  Projectgroep: kerngroep van de organisatie waar verschillende ambtelijke disciplines zijn vertegenwoordigd. De projectgroep bereidt de stukken voor de stuurgroep voor.  Medewerkerspanel: klankbordgroep uit de organisatie waar huisvestingsvisie en programma van eisen mee zijn besproken. Ondernemingsraad De ondernemingsraad is vertegenwoordigd in de projectgroep en heeft adviesrecht op de nieuwe huisvestingsvisie en het ruimtelijk functioneel programma van eisen. Management en medewerkers Het Centrale Management Team en de teamleiders zijn op belangrijke momenten geïnformeerd en de input uit dat overleg is meegenomen bij de verdere planuitwerking. Nu in deze tijd fysiek vergaderen niet mogelijk is, zijn de meeste vergaderingen uitgevoerd als Teamsmeeting. De medewerkers zijn in een webinar plenair geïnformeerd over de huisvestingsvisie, hybride werken, thuiswerkbeleid en programma van eisen.

Het bijzondere is wel dat de raadzaal dan geen eigendom wordt van de gemeente, maar dat er dan gehuurd gaat worden van een stichting.

1.5

Leeswijzer Samenwerking LindHorst huisvestingsadviseurs heeft opdracht gekregen voor de uitvoering van het fase 3 onderzoek. Vanwege de specifieke kwaliteiten is daarbij op onderdelen samengewerkt met andere advies- en ontwerpbureaus. De volgende personen/ bureaus hebben meegewerkt:  Alexandra Meeuwisse van Hevo (huisvestingsvisie en programma van eisen)  Adema Architecten (ontwerp raadzaal in Bonifatiuskerk, raadzaal in gebouwdeel B en revitalisatie monument A1/A2)  Bureau 1232 (advies klimaatinstallatie Bonifatiuskerk)  TWA architecten (ontwerp raadzaal op gebouwdeel C)

Oppervlakte duiding In deze rapportage worden afkortingen gebruikt:  fno = functioneel nuttig vloeroppervlakte (netto werkplekgrootte)  bvo = bruto vloeroppervlakte (incl. verkeersruimte, sanitaire ruimten en constructieruimte)

Parochiebestuur De raadzaal in de Bonifatiuskerk is een optie die in 2 van de 5 scenario’s voorkomt. Een bijzondere oplossing, waarbij er ook een belangrijke rol voor het parochiebestuur was. Dit constructieve overleg heeft geleid tot een breed gedragen plan.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 7 van 28

2.

RUIMTEBEHOEFTE HUISVESTING

2.1

Visie op werken Om als gemeente makkelijk in te kunnen spelen op veranderende en vaak ook complexere vragen vanuit de samenleving, is een flexibele en wendbare organisatie nodig. De dynamiek in de samenleving en ontwikkelingen waarmee de gemeente te maken heeft, vraagt om een flexibele, proactieve en innovatieve manier van werken, gericht op ontwikkeling. Dit vraagt om een open houding van medewerkers, waarbij het draait om slimmer organiseren en anders en beter samenwerken. Een passende werkomgeving is daaraan een belangrijke ondersteunende factor.

2.2

Visie op huisvesting In het huidige traditionele kantoorconcept voeren medewerkers hun werkzaamheden zoals bureauwerk (administratief, geconcentreerd), overleg, samenwerken, ontmoeten, ontspannen veelal op één (hun eigen) werkplek uit. Er is weinig ruimte - letterlijk en figuurlijk - om elkaar te ontmoeten. Dit past niet bij de gewenste flexibele en efficiënte manier van samenwerken en de veranderende aard van de werkzaamheden. Door het bieden van een inspirerende werkomgeving, met een mix aan werk- en overlegplekken, wordt samenwerken en ontmoeting ondersteund. Naar gelang de werkzaamheden, degene met wie wordt samengewerkt of persoonlijke behoefte, kiest men een werkplek. Men heeft niet meer één werkplek waar men geacht wordt al zijn/haar werkzaamheden uit te voeren. Nee, men kan zelf kiezen welke werk-/overlegplek het beste past. Men werkt op een activiteit gerelateerde manier. Voor sommigen betekent dit, gezien hun werkzaamheden en persoonlijke voorkeur, vaak dezelfde plek. Dat kan en mag en is niet verboden.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

De vraag die centraal heeft gestaan bij bepaling van de huisvestingsvisie: wat hebben medewerkers in de fysieke werkomgeving nodig om hun werk goed en plezierig uit te kunnen voeren, nu en in de toekomst? De beantwoording van deze vraag is verwoord aan de hand van onderstaande uitgangspunten:  Flexibiliteit en gedeeld gebruik.  Toekomstbestendig en aanpasbaar.  Efficiënt en gezond.  Verbinden en ontmoeten Flexibiliteit en gedeeld gebruik Het ‘meebewegen’ en anticiperen op de veranderende vragen vanuit de samenleving en het werken vanuit opgaven, vraagt om gebiedsgericht werken en (samen)werken over afdelings/teamgrenzen heen. De vraag wordt zoveel als mogelijk afgehandeld op de plek waar de vraag zich voordoet. Afhankelijk van de opgave, worden vaste dan wel tijdelijke teams samengesteld. De werkomgeving moet de wisselende teamsamenstellingen en de inrichtingsbehoeften vanuit de teams ondersteunen. Vertaald naar de fysieke kantooromgeving betekent dit, dat de werkomgeving een variatie aan werkplekken heeft, afgestemd op de diversiteit aan werkzaamheden. Werkplekken zijn zoveel mogelijk gestandaardiseerd. Dat wil zeggen uitgerust met dezelfde ICT voorzieningen, zodat iedereen gebruik kan maken van de werkplek.

Toekomstbestendig en aanpasbaar Flexibiliteit, als onderdeel van het huisvestingsconcept, maakt het mogelijk om organisatieontwikkelingen op te vangen in de (nabije) toekomst. De moderne kantooromgeving biedt een variatie aan werkplekken, keuzemogelijkheden en voorzieningen voor samenwerking, ontmoeting en gedeeld gebruik waardoor de organisatie niet hoeft te worden ‘vastgeklikt’ in haar huidige vorm maar waardoor de kantooromgeving ruimte biedt om veranderingen

pagina 8 van 28

(in de toekomst en tijd) op te vangen zonder dat er in de toekomst direct fysieke ingrepen in het gebouw hoeven plaats te vinden. Covid-19 is een voorbeeld van een onverwachtse verandering, die grote impact heeft en blijvend zal hebben op onze manier van werken. Tijd- en plaats onafhankelijk werken is verdergaand doorgevoerd. Er zal blijvend een andere balans zijn tussen thuis en op kantoor werken. Hybride werken wordt normaal. Dit vertaalt zich door naar de kantooromgeving. Het inbouwen van de mogelijkheid tot flexibiliteit en aanpasbaarheid van het kantoor is onvermijdelijk. Vertaald naar de fysieke werkomgeving betekent dit, dat in de werkomgeving gestreefd wordt naar zo veel mogelijk multifunctioneel gebruik van voorzieningen en ruimten.

Efficiënt en gezond Door Covid-19 is duidelijk geworden dat het kantoor naast het bieden van een werkplek een belangrijke rol speelt bij verbinding en ontmoeting. Individuele bureauwerkzaamheden zullen ook in de toekomst, als de werkzaamheden en de thuissituatie het toelaten,

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

deels vanuit huis blijven plaatsvinden. Daardoor zijn op kantoor minder individuele bureauplekken nodig. Daarentegen is er meer behoefte aan ontmoetingsplekken. Al met al zal de verhouding tussen werk- en overleg-/ ontmoetingsplekken op kantoor veranderen en is minder kantooroppervlak benodigd dan voor Covid-19 in de activiteit gerelateerde werkomgeving het geval zou zijn geweest. Vertaald naar de fysieke kantooromgeving betekent dit, dat daar waar mogelijk (en dat zal voor het overgrote deel van de medewerkers gelden) men flexibel gebruik maakt van de geboden werkplekken. Dus in principe heeft niemand meer een vaste persoonsgebonden werkplek, uitzonderingen om functie- of persoonsgebonden (bijvoorbeeld vanwege mindervaliditeit) redenen daargelaten. Denk daarbij aan baliefuncties of het callcenter van het KKS. In de werkomgeving is daarbij, gezien Covid-19, blijvend meer aandacht voor de gezondheid en het welzijn van medewerkers. Dit vertaalt zich naar een prettig binnenklimaat (lucht, licht, verwarming en akoestiek), maar ook een ‘belevingswereld’ waarin veel ruimte is voor groen en het stimuleren van beweging. Verbinden en ontmoeten Bij verbinden draait het om het bieden van een gastvrij gemeentehuis. Een plek waar bezoekers (inwoners, ondernemers en relaties), de raadsleden, het College van B&W en de medewerkers zich welkom voelen.

Het draait om faciliteren van de verbinding en het contact van mensen binnen en buiten de organisatie. Het gemeentehuis en de inrichting en sfeer bevorderen ontmoeting en samenwerking. Ontmoeten in het gemeentehuis kan op diverse plekken, zowel binnen de werkomgeving van de ambtelijke organisatie als in een specifiek daarvoor ingericht centraal vergaderen ontmoetingsgebied (eet-/werkcafé en publieksgebied). Verbinding en ontmoeting vinden ook spontaan plaats, zoals op de trap en in de fysieke verbindingen tussen werkgebieden.

pagina 9 van 28

Om samenwerking, interactie en kennisdeling te bevorderen, dienen zichtbaarheid, vindbaarheid en toegankelijkheid van medewerkers optimaal geborgd te worden. In de werkomgeving wordt dit ondersteund door het open en transparant karakter, met heldere zichtlijnen. Daarnaast wordt in functionele zin op diverse plekken, zowel in de werkgebieden van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie, als binnen het publieksgebied, aantrekkelijke, informele overlegplekken voorzien, die uitnodigen tot ontmoeting.

2.3

Enquête medewerkers Begin 2021 is een enquête uitgezet onder alle ‘bureau’ medewerkers van de gemeente. Hierin is gevraagd naar de ervaring van medewerkers rondom de huidige werksituatie, waarin er voornamelijk vanuit huis gewerkt wordt. Wat zijn de positieve en negatieve aspecten? De reacties worden gebruikt bij de verdere uitwerking van het thuiswerkbeleid. Ook is gevraagd naar het verwacht gebruik van het kantoor zodra dit weer mogelijk is. Enerzijds naar de hoeveelheid uren dat men weer verwacht naar het gemeentehuis te komen en anderzijds voor welke werkzaamheden. De resultaten hebben geresulteerd in een te hanteren flexfactor van 60% voor de bepaling van het aantal ARBO werkplekken. Op basis van de flexfactor van 60%, zijn voor de 435 medewerkers van de gemeente die gebruik gaan maken van het gemeentehuis totaal 260 werkplekken benodigd. Dit is exclusief de receptieplekken, balieplekken en callcenter-plekken voor het KKS vergunningen, sociaal domein en burgerzaken. Voor het college van B&W is rekening gehouden met 5 werkkamers. Voor de griffie zijn er 2 werk-/overlegkamers. Voor de directie is rekening gehouden met 2 voorkeursvergaderkamers. Er zijn enkele specifieke ruimten voor onder andere de medewerkers van toezicht en schoonmaak.

Dit geldt ook voor de medewerkers facilitair die het Stipepunt bemensen, de bodes en degenen die de repro/post bemensen (medewerkers facilitair, sociaal domein en burgerzaken).

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 10 van 28

2.4

Gebiedsteams per regio Er komen gebiedsteams in Kollum, Dokkum, Damwâld en Ferwert. De gebiedsteams hebben een permanente bezetting en verzorgen diensten op het gebied van WMO dicht bij de klant. Voor een substantieel deel betreft het medewerkers die in principe geen gebruik maken van werkplekken op het gemeentehuis in Dokkum. Voor de 89 medewerkers van de gebiedsteams is een aanname gedaan dat 30 medewerkers een thuisbasis hebben in het gemeentehuis in Dokkum. De overige 59 medewerkers krijgen een thuisbasis op een andere locatie binnen de gemeente.

2.5

Ruimtebehoefte (bijlage uit PvE) In bijlage 1 is het complete Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) opgenomen. Uiteindelijk is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m² fno voor 286 werkplekken.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 11 van 28

3.

SCENARIO’S In dit hoofdstuk worden de 5 scenario’s toegelicht en uitgewerkt. De bestaande gebouwdelen worden als uitgangspunt gekozen voor de 5 scenario’s en bepaald door een tweetal variabelen, te weten de 3 opties voor de raadzaal en de optie nieuwbouw gebouwdeel B. In 3.1 worden de bestaande gebouwdelen geanalyseerd en in 3.2 t/m 3.4 worden de raadzaalopties toegelicht. In 3.5 wordt een ontwerp van een opwaardering van gebouwdelen A1 en A2 uitgewerkt. Uitgangspunt in de vorige fase waren uitbreidingen op de 3e verdieping van gebouwdeel C (optopping). Dit leidde tot weerstand vanuit de buurt. Alhoewel hier bestemmingsplan technisch mogelijkheden voor waren is dit komen te vervallen.

3.1

Bestaande gebouwdelen Gebouwdeel A1 In gebouwdeel A1, het monumentale deel, is 501 m² nuttig oppervlak (fno) beschikbaar. In de huidige situatie is A1 slecht bruikbaar. Een aantal representatieve functies zijn ondergebracht in dit deel. Op dit moment is er maar 330 m² fno in gebruik. Het is wenselijk de functioneel bruikbare ruimte te vergroten, bijvoorbeeld door voor alle collegeleden er een werkplek te maken. Zie hiervoor §3.5. Door de monumentale status van het gebouw, kunnen ruimten maar beperkt worden aangepast en zijn sommige ruimten groter dan strikt noodzakelijk. Vandaar dat er een overmaat is. Gebouwdeel A2 In gebouwdeel A2 is 657 m² fno beschikbaar, maar doordat er sprake is van veel inpandige ruimten en dus weinig daglicht, is de ruimte minder efficiënt bruikbaar voor het realiseren van werkplekken. Waar vroeger een patio zat, en dus daglicht aanwezig, is een inpandige raadzaal gerealiseerd die nu een behoorlijke beperking geeft in de bruikbaarheid van A1 en A2. Kantine en raadzaal komen er in ieder geval niet terug. Gebouwdeel B Gebouwdeel B is bijna 40 jaar oud en financieel afgeschreven. Het pand is goed onderhouden, maar door z’n bijzondere bouwvorm wel blijvend kostbaar in onderhoud. Er zijn duurzaamheidsmaatregelen getroffen waardoor energielabel B is bereikt. De klimaatinstallatie moet worden verbeterd en grotendeels vernieuwd.

Voor een nieuw kantoorconcept is het slecht bruikbaar door de niveauverschillen, de ongunstige bouwvorm en veel verkeersruimte. Renoveren of nieuwbouw is dan een wezenlijke vraag.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 12 van 28

Gebouwdeel C In 2004 is dit deel van de gemeentelijke huisvesting in gebruik genomen. Ook de publiekshal is onderdeel van C. Het naastgelegen pand De Ark, met enkele spreek- en vergaderruimten, hoort hier ook bij. Onder het gebouw zijn 36 parkeerplaatsen aanwezig. Door de flexibele gebouwstructuur van gebouwdeel C heeft dit gebouw een goede bruto-netto verhouding en scoort het daarmee goed op functioneel nuttig beschikbare ruimte. Daarbij kent het gebouw grotere vloervelden met goede zichtlijnen, waardoor een overzichtelijke werkomgeving met een goede mix aan werkplekken gecreëerd kan worden. Uitermate geschikt dus voor het nieuwe kantoorconcept.

3.2

In bijlage 2.1 is een uitvoerige toelichting gegeven over de bijzonderheden ten aanzien van deze raadzaaloplossing. In bijlage 2.2 is het door Adema uitgewerkte plan opgenomen. Naast de raadzaal in de kerk zijn er aanvullend voorzieningen nodig om goed te kunnen functioneren. Deze foyerruimte met catering en toiletten wordt in de tuin ten noorden van de kerk gerealiseerd. Naast de functie raadzaal zal de Bonifatiuskerk een plek kunnen worden van ontmoeten, ontvangsten en recepties.

Raadzaal in de Bonifatiuskerk De Bonifatiuskerk is eigendom van het Bisdom Groningen. De katholieke gemeenschap in Dokkum is klein en het kerkgebouw te groot en het wordt te duur in exploitatie. Op zoek naar andere opties is het medegebruik van de kerk voor de raadzaalfunctie een interessante optie, die samen met het parochiebestuur en Adema Architecten is onderzocht. Kerk en staat kunnen gaan knellen bij katholieke symbolen in de raadzaal. In overleg met de Rijksdienst Cultureel Erfgoed en Hûs en Hiem is gesproken over de mogelijkheden hier een aantal aanpassingen te mogen doen. Daar is mee ingestemd. Parochiebestuur en gemeentebestuur zitten op één lijn als het gaat om de juridische structuur. Het kerkgebouw wordt ondergebracht in een stichting die een deel van de kerkruimte verhuurt aan de gemeente. De gemeente wordt dan dus geen eigenaar. De investering die moet worden gedaan om het kerkgebouw bouwtechnisch aan te passen moet dan wel door de gemeente worden gedaan. Dat rechtvaardigt dan direct ook een langlopend huurcontract.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

3.3

Raadzaal in gebouwdeel C TWA Architecten is de ontwerper van gebouwdeel C. Een krachtig ontwerp met een fraaie entree op de kop van de Bargemerk. Omdat de publiekshal lager is dan de omliggende bebouwing is er de mogelijkheid om op het dak van de publiekshal een nieuwe raadzaal te realiseren. Een prachtige plek met zicht op de stad en zichtbaar vanuit de stad. Een raadzaal die kan worden gecombineerd met het vergadercentrum en een werkcafé.

pagina 13 van 28

Het nadeel is wel dat de oplossing vraagt om speciale aanvullende voorzieningen als een constructieve ondersteuning en een separate entree met extra lift en trappenhuis. In bijlage 3 is het plan van TWA Architecten opgenomen. De raadzaal is multifunctioneel inzetbaar, alhoewel de 2e verdieping wel iets minder toegankelijk is voor recepties, ontvangsten en presentaties. De combinatie met vergadercentrum (fractievergaderingen) en werkcafé op dezelfde verdieping is wel ideaal.

3.4

Raadzaal in gebouwdeel B (nieuwbouw) Een nieuwe raadzaal in gebouwdeel B realiseren kan alleen maar als gebouwdeel B nieuw wordt gebouwd. Als de raadzaal dan op de begane grond komt, wordt een makkelijk toegankelijke ruimte gerealiseerd. In nieuwbouw kan ook een multifunctionele ruimte worden gemaakt die breder inzetbaar is voor de gemeentelijke organisatie en met een directe relatie met een werkcafé en het vergadercentrum. Laagdrempelig en transparant, zoals in bijlage 4 is aangegeven. Adema Architecten is de oorspronkelijke architect van gebouwdeel B en is gevraagd ook vorm te geven aan de vernieuwing van B. Gebouwdeel B wordt dan een ‘ontmoetingsgebouw’. De plek waar de mienskip, ambtenaren en bestuur kan ontmoeten. De plek van de democratie, centraal gelegen tussen de andere gebouwdelen.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

In het ontwerp van Adema wordt aansluiting gezocht met de historische oorspronkelijke bouwstijl van de Koningstraat. Vernieuwing in stijl dus. Vernieuwing van B geeft daarnaast ook meer efficiënt bruikbare ruimte voor het nieuwe kantoorconcept.

3.5

Revitalisatie van gebouwdelen A1 en A2 Gebouwdeel A hebben we gesplitst is 2 delen. Een monumentaal deel A1 dat grenst aan De Zijl en een uitbreiding daarachter (A2) van recentere datum. A2 is wel redelijk gedateerd en heeft geen duidelijk smoel. In de oorspronkelijke patio tussen A1 en A2 is begin deze eeuw een raadzaal gebouwd voor de vm. gemeente Dongeradeel. Een ruimte die nu behoorlijk beperkend is voor een efficiënt gebruik van beide gebouwdelen. De collegevertrekken liggen verspreid over beide gebouwdelen met een relatief grote onderlinge afstand. De voormalige raadzaal is moeilijk inzetbaar er ontbreekt direct daglicht. Bovendien blokkeert deze ruimte ook de integrale verbinding tussen A1 en A2. Adema Architecten is gevraagd een oplossing te schetsen voor dit probleem. In bijlage 5 is dit plan opgenomen.

pagina 14 van 28

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 15 van 28

3.6

De vijf scenario’s De 5 scenario’s zijn gebaseerd op de in 3.2 t/m 3.5 aangegeven uitgangspunten. Alle scenario’s zijn vergeleken met het functioneel nuttige oppervlakte van 5.166 m² fno dat beschikbaar is in de huidige gebouwen (bijlage 6). In de bestaande gebouwen is nog geen raadzaal opgenomen, daarmee wordt functionele ruimte toegevoegd die nu nog niet in de bestaande gebouwen is opgenomen. In de volgende paragrafen zijn de scenario’s verder ruimtelijk uitgewerkt. Bij de verbeelding van elk scenario zijn de gebouwdelen voorzien van een kleur:  Rood: gebouwdeel wordt gerenoveerd  Groen: raadzaal locatie  Blauw: gebouwdeel wordt vernieuwd In §1.5 is het verschil tussen functioneel nuttige oppervlakte (fno) en bruto vloeroppervlakte (bvo) aangegeven. Als het gaat om de ruimtelijke toets van ruimtebehoefte in relatie tot de beschikbare ruimte, dan wordt fno gebruikt. Als we daarna de bouwkosten willen ramen, dan gebruiken we over het algemeen oppervlakte uitgedrukt in bvo. In de volgende paragrafen zijn daarom beide waarden gegeven. Voor hoofdstuk 4, als het gaat over de investeringskosten, zijn we bruto vloeroppervlakte (bvo) namelijk weer nodig.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 16 van 28

3.6.1 Scenario 1 Scenario 1 onderscheidt zich in de volgende kenmerken:  Raadzaal in de Bonifatiuskerk  Renovatie van gebouwdeel B  Publiekhal begane grond gebouwdeel C (plaats ongewijzigd)  Vanwege de relatie met de kerk worden dan ook het vergadercentrum en het werkcafé op de begane grond van C gesitueerd.

Het beschikbaar functioneel nuttig oppervlakte (fno) is inzichtelijk gemaakt per gebouwdeel. In het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m². Het bruto vloer oppervlakte (bvo) is een berekening op basis van een factor 1,3. De tabel hieronder beschrijft de ruimtebehoefte voor scenario 1 in relatie tot de beschikbare ruimte. In theorie past het in dit geval. Wel moet de aantekening worden gemaakt dat de beschikbare ruimte in de Bonifatiuskerk, incl. bijgebouw, substantieel groter is dan de ruimtebehoefte. Het verschil is ongeveer 250 m² fno, zodat feitelijk er een tekort is van ongeveer 220 m² fno. Gebouw en ruimte Raadzaal in de Bonifatiuskerk Bijgebouw Bonifatiuskerk Bouwdeel B renoveren Bouwdeel C + de Ark renoveren Gebouwdeel A2 renoveren Gebouwdeel A1 renoveren Beschikbaar totaal Benodigd totaal Saldo

Beschikbaar fno (m²) 296 194 831 2.962 872 501 5.656 5.633 23

Beschikbaar bvo (m²) 296 215 1.080 3.851 1.134 651 7.227

Opmerkingen  Raadzaal met bijgebouw groter dan RFPvE  Bonifatiuskerk is ook bruikbaar voor andere activiteiten  Gebouwdeel B wordt gerenoveerd  Beschikbare ruimte 5% minder dan ruimtebehoefte

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 17 van 28

3.6.2 Scenario 2 Scenario 2 onderscheidt zich in de volgende kenmerken:  Raadzaal in de Bonifatiuskerk  Nieuwbouw gebouwdeel B  Publiekhal begane grond gebouwdeel C (plaats ongewijzigd)  Vanwege de relatie met de kerk worden dan ook het vergadercentrum en het werkcafé op de begane grond van C gesitueerd.

Het beschikbaar functioneel nuttig oppervlakte (fno) is inzichtelijk gemaakt per gebouwdeel. In het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m². Door de nieuwbouw van gebouwdeel B kan de ruimtebehoefte sluitend gemaakt worden op de beschikbare ruimte. Voor de nieuwbouw van B is dan totaal 1.051 m² bvo nodig. Gebouw en ruimte Raadzaal in de Bonifatiuskerk Bijgebouw Bonifatiuskerk Bouwdeel B nieuwbouw Bouwdeel C + de Ark renoveren Gebouwdeel A2 renoveren Gebouwdeel A1 renoveren Beschikbaar totaal Benodigd totaal Saldo

Beschikbaar fno (m²) 296 194 808 2.962 872 501 5.633 5.633 0

Beschikbaar bvo (m²) 296 215 1.051 3.851 1.134 651 7.198

Opmerkingen  Raadzaal met bijgebouw groter dan RFPvE  Bonifatiuskerk is ook bruikbaar voor andere activiteiten  Hergebruik belangrijk Dokkumer monument  Gebouwdeel B wordt vernieuwd, zodat het werkplekconcept optimaal kan worden toegepast

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 18 van 28

3.6.3 Scenario 3 Scenario 3 onderscheidt zich in de volgende kenmerken:  Raadzaal in gebouwdeel C (dak publiekshal)  Eigen zelfstandige entree raadzaal  Publiekhal begane grond gebouwdeel C (plaats ongewijzigd)  Het vergadercentrum en het werkcafé wordt dan op de 2e verdieping van gebouwdeel C gesitueerd  Renovatie van gebouwdeel B.

Het beschikbaar functioneel nuttig oppervlakte (fno) is inzichtelijk gemaakt per gebouwdeel. In het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m². Er is feitelijk een tekort van 267 m² fno. Dat is 5% ten opzichte van de ruimtebehoefte. Gebouw en ruimte Raadzaal gebouwdeel C Bouwdeel B renoveren Bouwdeel C + de Ark renoveren Gebouwdeel A2 renoveren Gebouwdeel A1 renoveren Beschikbaar totaal Benodigd totaal Saldo

Beschikbaar fno (m²) 200 831 2.962 872 501 5.366 5.633 -267

Beschikbaar bvo (m²) 200 1.080 3.851 1.134 651 6.916

Opmerkingen  Raadzaal is kleiner dan RFPvE aangeeft. Het ontwerp biedt weinig ruimte om te vergroten  Er is wel een aparte entree en trappenhuis nodig  Beschikbare ruimte 5% kleiner dan ruimtebehoefte  Mooie zichtlocatie vanuit de stad

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 19 van 28

3.6.4 Scenario 4 Scenario 4 onderscheidt zich in de volgende kenmerken:  Raadzaal in gebouwdeel C (dak publiekshal)  Eigen zelfstandige entree raadzaal  Nieuwbouw gebouwdeel B  Publiekhal begane grond gebouwdeel C (plaats ongewijzigd)  Het vergadercentrum en het werkcafé wordt dan op de 2e verdieping van gebouwdeel C gesitueerd.

Het beschikbaar functioneel nuttig oppervlakte (fno) is inzichtelijk gemaakt per gebouwdeel. In het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m². Door de nieuwbouw van gebouwdeel B kan de ruimtebehoefte sluitend gemaakt worden op de beschikbare ruimte. Voor de nieuwbouw van B is dan totaal 1.428 m² bvo nodig. Gebouw en ruimte Raadzaal gebouwdeel C Bouwdeel B nieuwbouw Bouwdeel C + de Ark renoveren Gebouwdeel A2 renoveren Gebouwdeel A1 renoveren Beschikbaar totaal Benodigd totaal Saldo

Beschikbaar fno (m²) 200 1.098 2.962 872 501 5.633 5.633 0

Beschikbaar bvo (m²) 200 1.428 3.851 1.134 651 7.264

Opmerkingen  Raadzaal is kleiner dan RFPvE aangeeft. Het ontwerp biedt weinig ruimte om te vergroten  Er is wel een aparte entree en trappenhuis nodig  Mooie zichtlocatie vanuit de stad  Gebouwdeel B wordt vernieuwd, zodat het werkplekconcept optimaal kan worden toegepast

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 20 van 28

3.6.5 Scenario 5 Scenario 5 onderscheidt zich in de volgende kenmerken:  Gebouwdeel B nieuw  Raadzaal in gebouwdeel B nieuw  Publiekhal begane grond gebouwdeel C (plaats ongewijzigd)  Het vergadercentrum en het werkcafé wordt dan in gebouwdeel B gesitueerd  Gebouwdeel wordt het ‘ontmoetingsgebouw’ waar op de begane grond en de 1e verdieping de raadzaal, het werkcafé en het vergadercentrum/fractiekamers zijn gesitueerd.

Het beschikbaar functioneel nuttig oppervlakte (fno) is inzichtelijk gemaakt per gebouwdeel. In het Ruimtelijk en Functioneel Programma van Eisen (RFPvE) is de ruimtebehoefte vastgesteld op 5.633 m². Door de nieuwbouw van gebouwdeel B kan de ruimtebehoefte sluitend gemaakt worden op de beschikbare ruimte. Voor de nieuwbouw van B is dan totaal 1.678 m² bvo nodig. Gebouw en ruimte Bouwdeel C + de Ark renoveren Bouwdeel B nieuwbouw Gebouwdeel A2 renoveren Gebouwdeel A1 renoveren Beschikbaar totaal Benodigd totaal Saldo

Beschikbaar fno (m²) 2.962 1.298 872 501 5.633 5.633 0

Beschikbaar bvo (m²) 3.851 1.687 1.134 651 7.023

Opmerkingen  Raadzaal heeft afmeting die voldoet aan ruimtebehoefte  Gebouwdeel C is volledig beschikbaar als ‘werkgebouw’  Efficiënt scenario; nieuwe functies samen in nieuwbouw  Minder zichtlocatie en representatief dan andere raadzaal opties

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 21 van 28

4.

DUURZAAMHEID De gemeente heeft op het gebied van klimaatbeleid en duurzaamheid nog geen beleidsvisie vastgesteld. Vanuit het Klimaatakkoord van Parijs 2015, is er een landelijke doelstelling ontstaan. In 2050 moet de uitstoot van broeikasgassen met 95% afgenomen zijn ten opzichte van 1990, met als streefdoel in 2030 een afname van 49%. Daarnaast moeten alle gebouwen aardgasvrij worden gemaakt. Een stevige duurzaamheidsopgave waarin de gemeente een voorbeeldfunctie heeft. De verschillende gebouwdelen worden beoordeeld aan de hand van een energielabel.

4.1

Energielabel Een energielabel geeft aan wat de energieprestatie van een gebouw is. Dit varieert tussen het duurzaamste gebouw met een label A++++ en het minst duurzame met een G-label. Kantoren (gemeentehuizen) moeten vanaf 1 januari 2023 minimaal label C (EPC >1,3) hebben. Mogelijk moeten kantoorgebouwen binnen 10 tot 20 jaar een A-label hebben, om in 2050 energieneutraal te zijn.

Gebouwdeel A Gebouwdeel B Gebouwdeel C

Energielabel Niet aanwezig B-label A-label

Gebouwdeel A In het monumentale gebouwdeel A1 zijn slechts beperkte mogelijkheden voor bouwtechnische verbeteringen. Op gebied van duurzaamheid zou gekeken kunnen worden naar de klimaatinstallatie en bijvoorbeeld de toepassing van ledverlichting. Voor monumenten geldt de energielabel eis niet.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

In gebouwdeel A2 zijn meer mogelijkheden op gebied van verduurzaming, deze zijn waar mogelijk meegenomen in de renovatieplannen. Hierbij valt te denken aan ledverlichting en klimaatverbetering (warmtepomp). Gebouwdeel B Het gebouwdeel B heeft een energielabel B, wat voor nu voldoet aan de gestelde eisen. Richting de toekomst moeten er wel verduurzamingsmaatregelen worden getroffen. Om aan de eisen van een energielabel A te voldoen zou er ledverlichting en zonnepanelen toegepast moeten worden. Om in 2050 energieneutraal te zijn, is een grotere opgave. De thermische schil moet dan behoorlijk verbeterd worden, door een dik pak isolatie aan te brengen. Het gebouw moet dan met een zeer zuinig gasloos systeem worden verwarmd, geventileerd en gekoeld. Nieuwbouw zou voor een energieneutraal gebouw de beste oplossing zijn. Er wordt direct voldaan aan de gestelde eisen tot 2050. Op dit moment is als uitgangspunt bij renovatie energielabel A aangehouden en bij nieuwbouw energieneutraal. Gebouwdeel C Gebouwdeel C heeft een energielabel A. Op het dak zijn PV-panelen geplaatst, hierdoor is het energieverbruik relatief laag. Streven naar een energieneutraal gebouw is hier een realistische optie. Resumé duurzaamheid Voor alle scenario’s geldt dat we kunnen voldoen aan de toekomstige eisen op korte termijn.

Op middellange termijn, 10 tot 20 jaar, zijn er aanpassingen nodig die gelijktijdig met de renovatie gedaan kunnen worden. Om in 2050 energieneutraal te zijn is een grotere opgave. Dit is haalbaar mits gebouwdeel B vernieuwd (energieneutraal) wordt en A2 grondig wordt verduurzaamd. A1 hoeft niet te voldoen aan deze eis.

pagina 22 van 28

5.

FINANCIEEL In dit hoofdstuk worden de financiële consequenties van de scenario’s verder uitgewerkt en toegelicht. De investeringskosten zijn de basis voor de financiële toets, maar het saldo van kapitaallasten en exploitatiekosten van de nieuwe huisvestingssituatie zijn doorslaggevend.

5.1

Bestaande kapitaallasten en exploitatielasten In onderstaand overzicht is een samenvattend overzicht gegeven van de financiële uitgangssituatie. Dit op basis van beschikbaar gestelde informatie van de afdeling Financiën van de gemeente. De totale huisvestingslasten van de 3 gemeentehuizen in Dokkum, Kollum en Ferwert bedragen € 964.542,-. De begroting 2021 is hiervoor het uitgangspunt geweest.

Algemene uitgangspunten Ten aanzien van investeren en financieren worden de uitgangspunten gevolgd zoals de gemeente ze ook bij andere bouwprojecten toepast. Voor alle investeringen wordt uitgegaan van een financiering op basis van een lineaire afschrijving en een rentepercentage van 1,9%. Investeringen, die betrekking hebben op een bestaand deel dat wordt gerenoveerd en vernieuwd, worden afgeschreven in 25 jaar. Investeringen in nieuwbouw worden afgeschreven in 40 jaar. De bedragen in dit rapport zijn exclusief btw. Er kan gebruik worden gemaakt van de btw-compensatieregeling. Dat geldt echter niet voor de investering in de Bonifatiuskerk, deze zijn doorgerekend inclusief btw. Investering Bonifatiuskerk Als de raadzaal in de Bonifatiuskerk wordt ondergebracht gaan we er vanuit dat dit niet leidt tot een eigendomssituatie van de gemeente. Het meest voor de hand liggende is de oprichting van een stichting die het eigendom overneemt van het bisdom. De gemeente investeert dan in een gebouw van een derde. Die bedragen kunnen niet worden geactiveerd op de balans. De kosten gaan direct ten laste van de reserves. Om de vergelijking tussen de scenario’s een beetje helder te houden, doen we dat echter wel in de financiële uitwerking van scenario’s. We nemen de bedragen als incl. btw mee, omdat de btwcompensatie hier ook niet kan worden toegepast.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

Dokkum Kollum Ferwert Totaal

Boekwaarde eind 2020

Afschrijving per jaar

Rente per jaar

Kapitaallast per jaar

Exploitatie per jaar

€ 2.140.569 € 1.640.166 € 133.408

€ 102.645 € 131.939 € 21.735

€ 41.859 € 33.911 € 2.535

€ 144.504 € 165.850 € 24.270 € 334.624

€ 318.968 € 221.747 € 89.203 € 629.918

Boekwaarden De boekwaarde van het gemeentehuis in Dokkum blijft staan en de afschrijvingssystematiek loopt door. De nieuwe investeringen worden daaraan toegevoegd. De panden in Kollum en Ferwert zullen naar verwachting worden verkocht. De boekwaarden zijn relatief laag en de opbrengst bij vrije verkoop zal naar verwachting niet lager liggen. Vooralsnog wordt dit mogelijk positieve of negatieve resultaat buiten de financiële vergelijking gelaten. Onderhoud en duurzaamheid Van de panden zijn door LindHorst in fase 1meerjaren onderhoudsplanningen gemaakt. De voormalige gemeenten hadden zelf ook onderhoudsplanningen gemaakt die hiervan afweken. Bovendien werden de planmatige onderhoudskosten voor de panden in Dokkum niet gemiddeld over een langere periode, maar op basis van een jaarplan vastgesteld.

pagina 23 van 28

5.2

Bij de vaststelling van de exploitatiekosten is dit, in overleg met Financiën, bijgesteld op een gemiddeld bedrag voor de periode 20192026. Nu we gaan vernieuwen worden er gelijktijdig onderhoudsmaatregelen en duurzaamheidsmaatregelen uitgevoerd. Er is een compleet beeld van de (noodzakelijke) onderhoudskosten. In overleg met de gebouwbeheerder is bepaald de verwachte grote onderhoudswerkzaamheden in de komende 10 jaren mee te nemen in de renovatieplannen. Dit betekent dat de onderhoudskosten in de komende 10 jaar beperkt zullen zijn.

Totale investeringskosten De totale investeringskosten betreft de optelsom van alle investeringen in de bouwdelen en/of de Bonifatiuskerk.

Uitgesloten kosten: Inrichting en ICT Voor vernieuwing van de inrichting, zoals tafels, stoelen en kasten is nog een investeringsfonds beschikbaar ter grootte van € 600.000,-. Op basis van vergelijkbare projecten is dit bedrag waarschijnlijk onvoldoende voor het volledig herinrichten van een vernieuwd gemeentehuis met 286 Arbo-werkplekken, maar een deel van het meubilair is recent nog vernieuwd en Arbo-proof. De investeringen in inrichtingsonderdelen kennen een afschrijvingstermijn van 10 jaar (stoelen) en 15 jaar voor de overige zaken. Er zijn geen investeringskosten meegenomen nu. De investering in ICT hardware-voorzieningen zijn eveneens niet meegenomen in de investeringskosten.

Voordeel op exploitatiekosten Met voordeel op exploitatiekosten wordt het verschil bedoeld tussen de huidige exploitatiekosten van 3 gemeentehuizen en de toekomstige verwachte exploitatiekosten van de vernieuwde huisvesting in Dokkum.

Saldo kapitaalslasten Het saldo kapitaalslasten betreft de kapitaalslasten in het 1e jaar als gevolg van de investeringen die worden gedaan. Op dit bedrag worden de vrijvallende kapitaalslasten van de gemeentehuizen in Kollum en Ferwert in mindering gebracht

Financiële uitwerking scenario’s Voor alle scenario’s zijn de investeringskosten, het saldo van de kapitaallasten en de exploitatiekosten bepaald. Hieruit resulteert een saldo kapitaal- en onderhoudslast voor het 1e jaar. In bijlage 7 zijn de onderbouwingen van de financiële gegevens weergegeven. In de tabellen op de volgende pagina is een resumé weergegeven.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 24 van 28

Scenario 1 Raadzaal Bonifatius, renovatie bouwdeel B Totale investeringskosten Saldo kapitaalslasten Voordeel op exploitatiekosten Saldo kapitaalslasten en exploitatielasten 1e jaar

Budget in € (excl. btw) € 10.495.611 € 415.213 - € 263.826 € 151.387

Scenario 2 Raadzaal Bonifatius, bouwdeel B nieuw Totale investeringskosten Saldo kapitaalslasten Voordeel op exploitatiekosten Saldo kapitaalslasten en exploitatielasten 1e jaar

Budget in € (excl. btw) € 11.482.734 € 423.926 - € 267.826 € 156.100

Scenario 3 Raadzaal op publiekshal C, renovatie bouwdeel B Totale investeringskosten Saldo kapitaalslasten Voordeel op exploitatiekosten Saldo kapitaalslasten en exploitatielasten 1e jaar

Budget in € (excl. btw) € 9.596.051 € 356.445 - € 293.011 € 63.434

Scenario 4 Raadzaal op publiekshal C, bouwdeel B nieuw Totale investeringskosten Saldo kapitaalslasten Voordeel op exploitatiekosten Saldo kapitaalslasten en exploitatielasten 1e jaar

Budget in € (excl. btw) € 11.767.558 € 417.271 - € 297.011 € 120.260

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

Scenario 5 Bouwdeel B nieuw, raadzaal in bouwdeel B Totale investeringskosten Saldo kapitaalslasten Voordeel op exploitatiekosten Saldo kapitaalslasten en exploitatielasten 1e jaar

Budget in € (excl. btw) € 11.274.439 € 395.574 - € 312.011 € 83.563

We constateren dat geen van de scenario’s momenteel een positief resultaat oplevert. Enkele kanttekeningen hierbij. Vernieuwing bouwdelen A1 en A2 Ten opzichte van de vorige fase is de aanname voor de bouwdelen A1 en A2 een andere. In de vorige fase gingen we uit van een vooral cosmetische opknapbeurt van A1 en A2. Er is nu gekozen bij deze gebouwdelen een efficiencyverbetering mee te nemen, waardoor er substantieel meer effectieve ruimte is te realiseren en ook het monumentale deel beter tot z’n recht komt. Structurele lasten 1e en 10e jaar Bij een vernieuwing van bestaande huisvesting, zoals hier beschreven wordt, is de haalbaarheid vaak een stuk moeilijker. Dit komt doordat de oude afschrijvingslasten vaak laag zijn en de nieuwe afschrijvingslasten in het 1e jaar het hoogste zijn. Globaal kun je zeggen dat in het 10e jaar de structurele lasten gemiddeld € 70.000 lager liggen. Bouwkosten Bouwen is de laatste jaren flink duurder geworden. Ten opzichte van de berekeningen in fase 2 liggen de prijzen een stuk hoger. Daarnaast zijn de duurzaamheidseisen de laatste jaren ook verzwaard. Een goede ambitie, maar daardoor is gasloos en energieneutraal bij veel bouwprojecten een normaal uitgangspunt geworden. Dit leidt tot hogere investeringsbedragen.

pagina 25 van 28

6.

RUIMTELIJKE FUNCTIONELE CONSEQUENTIES De financiële consequenties van de scenario’s zijn redelijk exact te bepalen. Het ruimtelijk functioneel kwaliteit van de scenario’s is minder hard vast te stellen en meer subjectief. Desondanks is het goed om de verschillen te beschrijven en het onderscheidend vermogen tussen de scenario’s te benoemen. Ten opzichte van de huidige situatie, waar de medewerkers zijn verspreid over 4 gemeentehuizen, zal een concentratie van werkplekken in Dokkum een stuk duidelijkheid geven met als belangrijk voordeel dat er efficiënter kan worden gewerkt. Dit voordeel laat zich niet vertalen naar een financiële winst. De scenario’s zijn onderscheidend in 2 thema’s:  Positie nieuwe raadzaal  Gebouwdeel B renoveren of nieuwbouw

6.1

Functionaliteit raadzaal Voor de positie van de raadzaal zijn 3 mogelijke oplossingen: Bonifatiuskerk, op de publiekshal van gebouwdeel C en in nieuwbouw van gebouwdeel B. Elke invulling heeft zijn eigen afwegingen.

Er dienen aanvullende voorzieningen te worden gerealiseerd die verder gaan dan de functionele ruimtebehoefte zoals die in het programma van eisen is aangegeven. Tevens is toestemming nodig van de Rijksdienst Cultureel Erfgoed (RCE). Hoogstwaarschijnlijk zal het proces wat langer gaan duren dan bij de andere oplossingen. Het realiseren van een goed binnenklimaat vraagt om een forse ingreep. Samen met RCE moet deze puzzel worden gelegd. Raadzaal op de publiekshal in C De raadzaal op de publiekshal van gebouwdeel C heeft de potentie om een eyecatcher van de gemeente te worden. De zichtbaarheid en met uitstraling naar het centrum. Om een zelfstandige ontsluiting te maken is een forse ingreep nodig, omdat de nieuwe raadzaal op de 2e verdieping ligt. Daarnaast moet de constructie worden verzwaard. Deze zal zichtbaar zijn in de publiekshal. De fundering moet worden versterkt, dit gaat ten koste van een aantal parkeerplaatsen onder gebouwdeel C. De raadzaal heeft een oppervlakte van 200 m² fno, waar het RFPvE 250 m² vraagt. Dit zal in nadere planvorming uitgewerkt moeten worden, alhoewel hier niet direct de ruimte voor is. De fractiekamers kunnen nabij de raadzaal worden gesitueerd, net als het werkcafé. Wel allemaal op de 2e verdieping, dus niet echt laagdrempelig.

Raadzaal in de Bonifatiuskerk De raadzaal in de Bonifatiuskerk zou een impuls zijn voor de toekomstige instandhouding van de Bonifatiuskerk in Dokkum. De herbestemming van een kerk met de functie raadzaal is een voorbeeldproject. Goed voor de stad en het biedt veel mogelijkheden voor een multifunctioneel gebruik voor vele andere activiteiten. Om alle functies goed onder te kunnen brengen is aanvullende nieuwbouw in de tuin aan de noordzijde noodzakelijk. Er is een complexere beheerconstructie nodig en een investering door de gemeente in een eigendomspand van een derde. Echter dit is financieel ongunstig.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 26 van 28

Raadzaal in een nieuw gebouwdeel B Nieuwbouw van de raadzaal op de begane grond in gebouwdeel B heeft als voordeel ten opzichte van de andere opties dat er nog veel vormvrijheid is. De raadzaal kan vooral functioneel ingericht en gebruikt worden. De uitgangspunten die in het RFPvE beschreven staan kunnen hier goed ingepast worden. De raadzaal kan geïntegreerd worden in het ontmoetingsgebied, waardoor de fractiekamers nabij zijn. Een directe relatie met het werkcafé en het vergadergebied geeft de mogelijkheid de raadzaal op diverse manieren in te zetten. Het nadeel ten opzichte van de twee andere opties is dat de raadzaal minder prominent en herkenbaar aanwezig is. Dit kan met een transparante en open gevel worden geoptimaliseerd. Gebouwdeel C kan bijna volledig worden ingezet als nieuwe werkomgeving. Gebouwdeel B is nieuw en het nieuwe hart van de huisvesting waar formeel en informeel ontmoeten centraal staat.

6.2

Nieuwbouw gebouwdeel B Nieuwbouw van gebouwdeel B biedt veel mogelijkheden, met of zonder nieuwe raadzaal. Er is veel vorm- en indelingsvrijheid. Een efficiëntere inrichting is mogelijk, waardoor er relatief minder nieuwbouw nodig is dan de huidige grootte. Hierdoor gaat minder ruimte verloren. Daarnaast kan het gebouw energieneutraal worden gebouwd, wat een aangenaam binnenklimaat oplevert naast lage energiekosten. Er wordt gebruik gemaakt van de bestaande funderingen, zodat de kosten enigszins worden beperkt.

6.3

De mix van de variabelen die zijn beschreven bij 6.1 en 6.2 maken de scenario’s. Als we kijken naar functionaliteit, dan komt scenario 5 er het meest gunstigste uit. Belangrijke functies worden samengebracht in een nieuw gebouw die optimaal vorm gegeven kan worden. Het maakt ook een fasering van de werkzaamheden mogelijk. Eerst gebouwdeel C aanpakken en in fase 2 de nieuwbouw van B en aansluitend A1/A2.

Gebouwdeel B Voor gebouwdeel B zijn twee mogelijkheden gegeven: renoveren of nieuwbouw. Renovatie gebouwdeel B Gebouwdeel B kenmerkt zich door de vele verschillende niveauverschillen en veel verkeersruimtes. Voor het nieuwe kantoorconcept is het slecht bruikbaar. Daarnaast ligt er nog een duurzaamheidseis (energieneutraal 2050) die met renovatie niet gehaald wordt. Het binnenklimaat wordt deels verbeterd maar zal nog niet optimaal zijn. Renovatie vraagt om een forse investering.

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

Scenario’s

6.4

Van vier locaties naar één centrale huisvesting In Dokkum Voor alle 5 scenario’s geldt dat er een duidelijk perspectief is om binnen afzienbare tijd 3 locaties te kunnen afstoten en uiteindelijk alle functies en werkplekken centraal in Dokkum te kunnen onderbrengen. Waar in de vorige fase van het onderzoek nog gebruik gemaakt werd van het gemeentehuis in Damwâld, toont deze studie aan dat het ook zonder werkplekken daar kan worden opgelost.

pagina 27 van 28

0528 234518 info@lindhorst.nl www.lindhorst.nl

LindHorst huisvestingsadviseurs bv

pagina 28 van 28