Bijlage 1 - Notitie Rechtmatigheidsverantwoording miv jr. 2023 Noardeast-Fryslân

Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023

Pagina 1

| Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023

1.

Inleiding Tot en met de jaarrekening over 2022 heeft de accountant jaarlijks zowel de getrouwheid van de cijfers als de financiële rechtmatigheid getoetst. Bij de controle op de financiële rechtmatigheid wordt nagegaan of de gemeente de financiële wet- en regelgeving heeft gevolgd voor beheershandelingen die leiden tot baten, lasten en balansmutaties. De controleverklaring van de accountant wordt opgenomen in de jaarrekening. Vanaf de jaarrekening 2023 is het College van burgemeester en wethouders zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Deze rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op drie criteria; het voorwaardencriterium, het criterium misbruik en oneigenlijk gebruik en het begrotingscriterium. Het doel van de verandering is om meer transparantie te krijgen in de totstandkoming van de gemeentelijke jaarrekening en om op die wijze een beter gesprek tussen de gemeenteraad en het college mogelijk te maken. De gemeenteraad kan zo zijn controlerende rol beter vervullen. De gemeenteraad bepaalt op welk detailniveau het college zich gaat verantwoorden.

De rollen worden met deze verandering duidelijker onderscheiden: het college voert het beheer en legt daarover verantwoording af, de accountant controleert en geeft alleen een verklaring af bij het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording in relatie tot de genoemde drie criteria.

2.

De wetgeving is aangepast. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst zal door het College opgenomen worden in de jaarrekening 2023. De aanpassingen komen voort uit de wet versterking decentrale rekenkamers. Het wetsvoorstel is op 27 september 2022 aangenomen door de eerste kamer. Op basis van de nieuwe wetgeving en de te maken afspraken met de gemeenteraad over de verantwoordingsen de rapportagegrens worden ook de gemeentelijke verordeningen 212 (financiële verordening) en 213 (controleverordening) aangepast. In deze notitie wordt daartoe een voorstel gedaan.

3.

Wat gaat er precies veranderen ?

Het College is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur binnen de gemeente en de daaraan ten grondslag liggende beheershandelingen. Het moet over de rechtmatige uitvoering van de financiële spelregels zoals opgenomen in de verordeningen en in de regelgeving van hogere overheden (bijv. Europees aanbestedingsbeleid); over de begrotingsrechtmatigheid en over misbruik en oneigenlijk gebruik verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording, die straks een onderdeel vormt van de jaarrekening. Deze standaardtekst is opgenomen in de “eerste proeve van een rechtmatigheidsverantwoording Noardeast-Fryslân over 2022” in bijlage 1 van deze notitie. Naast de rechtmatigheidsverantwoording vertelt het College in de paragraaf bedrijfsvoering het ‘eigen verhaal’ aan de gemeenteraad, over de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten. In deze paragraaf worden ook de geconstateerde “fouten” en “onduidelijkheden” samenhangend met deze rechtmatigheidscriteria door het college toegelicht. Pagina 2 | Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023

4.

Vaststelling verantwoordingsgrens De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het College over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken. Hierbij is van belang dat de gemeenteraad: • •

De verantwoordingsgrens vaststelt (tussen de 0% en 3% van de totale lasten (incl. dotaties reserves) Aangeeft aan het College van B&W, wat over de rechtmatigheid in de paragraaf opgenomen moet worden, onder meer door het vaststellen van een rapportagegrens.

• Aangeeft waarover en hoe men tussentijds geïnformeerd wil worden. De gemeenteraad is vrij om binnen de genoemde bandbreedte (tussen 0 en 3%) het percentage voor de verantwoordingsgrensvast te stellen. Onderstaand volgen enkele overwegingen om een keuze te kunnen maken : Informatiepositie Hoe hoger de verantwoordingsgrens, hoe minder snel er informatie opgenomen wordt in de rechtmatigheidsverantwoording. Kosten van de verantwoording De raad kan bij het vaststellen van de hoogte van de verantwoordingsgrens rekening houden met de kosten van het verzamelen en vastleggen van informatie. Hoe lager de verantwoordingsgrens, des te meer kosten moeten worden gemaakt. Rol van de accountant Bij de controle van de jaarrekening op de getrouwheid onderzoekt de accountant ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverklaring. Een lagere verantwoordingsgrens leidt tot een sterkere rol van de accountant. Eenduidigheid van normen. In het kader van de accountantscontrole op de jaarrekening is een goedkeuringstolerantie van 1% voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring (zie paragraaf 7 ) vastgesteld. Er zou een keuze kunnen worden gemaakt om daar bij aan te sluiten. Voorstel 1: De verantwoordingsgrens vanaf de jaarrekening 2023 bepalen op 1% van de totale lasten inclusief de dotaties aan de reserves (voor Noardeast-Fryslân was dat in 2022 een bedrag van ongeveer € 1,9 miljoen).

In de collegeverklaring neemt het college rechtmatigheidsafwijkingen op als zij in totaliteit uitkomen boven de verantwoordingsgrens zoals deze met de gemeenteraad is afgesproken. Als de afwijkingen niet uitkomen boven de grens dan wordt dat in de verklaring vermeld. Hierbij worden “fouten” en “onduidelijkheden” separaat beoordeeld. Indien de accountant constateert dat dit getrouw is weergegeven en goed is toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering heeft dit verder geen invloed op de strekking van de accountantsverklaring. Als de accountant constateert dat de omvang van de afwijkingen hoger is krijgt het college de mogelijkheid dit alsnog aan te passen in de jaarrekening zodat dit geen invloed heeft op de strekking van de accountantsverklaring. Wordt de jaarrekening niet aangepast door het college, dan heeft dit wel invloed op het accountantsoordeel ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening. Pagina 3

| Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023

5.

Toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering Naast de rechtmatigheidsverantwoording informeert het College de raad in de paragraaf bedrijfsvoering over de geconstateerde “fouten” en “onduidelijkheden” de leer- en verbeterpunten en de kwaliteit van de interne beheersing. Er moet een toelichting worden gegeven op de “fouten” en “onduidelijkheden” indien deze boven een door de raad vast te stellen rapporteringsgrens uitkomen. Voorstel 2 : De rapporteringsgrens vanaf de jaarrekening 2023 bepalen op 0,1% van de totale lasten (voor Noardeast-Fryslân was dat in 2022 een bedrag van € 190.000). Voorstel is om in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarrekening met ingang van de jaarrekening 2023 een toelichting te geven op de “fouten” en “onduidelijkheden” voor zover zij de rapportagegrens overschrijden en daarbij tevens in te gaan op de leer- en verbeterpunten. In bijlage 1 is een eerste proeve van een rechtmatigheidsverantwoording Noardeast-Fryslân over 2022 opgenomen uitgaande van de “fouten” en “onduidelijkheden” zoals ze in 2022 aan de orde waren en uitgaande van de regelgeving zoals zij van toepassing is vanaf 2023.

6.

Tussentijdse informatievoorziening Het college stelt jaarlijks in het tweede kwartaal een interne controleplan vast. Aan de hand van het interne controleplan gaat Concerncontrol in zogenaamde controlplatforms onder de verantwoordelijkheid van het clusterhoofd in gesprek met de clusters over de financiële bedrijfsprocessen, de risico’s in de processen en de interne beheersing. Er worden interne controles uitgevoerd waarbij onder meer wordt getoetst of wordt voldaan aan de criteria in relatie tot de financiële rechtmatigheid zoals de uitvoering van de financiële spelregels uit de verordeningen en regelgeving van hogere overheden (voorwaardencriterium) en mogelijk misbruik of oneigenlijk gebruik door derden van subsidies en gemeentelijke voorzieningen (M&O). Concerncontrol heeft hierbij een onafhankelijke rol en rapporteert hierover aan het verantwoordelijk management en aan de directie. De eerste rapportages over het eerste halfjaar zijn veelal beschikbaar in het derde kwartaal. Met behulp van de rapportages kan Concerncontrol samenhangend met het opmaken van de jaarrekening in het voorjaar de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid voorbereiden ter vaststelling in het College van burgemeester en wethouders. In relatie tot de begrotingsrechtmatigheid wordt door het cluster Yntern Advys en Stipe jaarlijks een analyse opgemaakt in de jaarrekening.

Vanaf de jaarrekening 2023 zal deze analyse worden getoetst door Concerncontrol. Deze informatie is dus pas achteraf beschikbaar. Ook deze input is nodig voor het opmaken van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid. Voorstel 3 : Het onderwerp “rechtmatigheid van de beheershandelingen” als vast onderdeel op te nemen in de tweede tussentijdse rapportage. In de tweede rapportage zal worden ingegaan op de stand van zaken van de uitvoering van het interne controleplan en mogelijke bevindingen (voorwaardencriterium en M&O) voortkomend uit de interne controles welke van invloed kunnen zijn op de rechtmatigheidsverklaring bij de jaarrekening. De eerste tussentijdse rapportage wordt in mei opgemaakt en dat moment is te vroeg om jaarlijks iets te kunnen zeggen over de eerste bevindingen. In de tweede rapportage kan dat wel.

7.

Accountant controleert de getrouwheid De gemeenteraad heeft op 25 juni 2020 het document “Kaderstelling Europese Aanbesteding Pagina 4

| Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023

Accountantsdiensten 2020” vastgesteld. Samen met de gemeente Dantumadiel en werkleerbedrijf NEF is vervolgens een Europese aanbestedingsprocedure doorlopen conform dit document en de dienstverlening voor de accountancy is voor de boekjaren 2021 tot en met 2023 gegund aan HZG Accountants & Adviseurs te Groningen. Er is een optie tot verlenging van drie keer één jaar. Over 2023 verzorgt Eshuis accountants als rechtsopvolger van HZG onze accountantsdiensten. In het kaderstellend document is uitgegaan van een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Dit zijn de materialiteitsgrenzen. Ze zijn gebaseerd op het besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). Zie de onderstaande tabel. Deze materialiteitsgrenzen zijn ook voor de jaarrekening 2023 van toepassing, maar dan uitsluitend waar het gaat om de getrouwheid, waarbij de rechtmatigheidsverklaring van het college dus deel uitmaakt van de controle op de getrouwheid. Soort controleverklaring Fouten in de verantwoording in percentage van de lasten Onzekerheden in de controle in percentage van de lasten

Goedkeurend ≤ 1%

Met beperking > 1% en < 3%

Oordeelonthouding N.V.T

Afkeurend ≥ 3%

≤ 3%

> 3% en ≤ 10%

>10%

N.V.T

Tabel 2.1: Percentages voor de materialiteit in het Bado

8.

Ontwikkelingen in de regelgeving Hoewel de invoering van de collegeverklaring voor de financiële rechtmatigheid twee keer een jaar is uitgesteld, zijn er nog steeds ontwikkelingen gaande die gevolgen hebben voor de uitvoering van deze wet. Er is bijvoorbeeld een schifting gemaakt tussen de criteria getrouwheid en rechtmatigheid om daarmee goed te kunnen bepalen wat tot de controle van de accountant behoort en wat onderdeel zal gaan uitmaken van de collegeverklaring. Ook is er discussie gaande over de controle van regelingen die door middel van Sisa worden verantwoord.

9.

Eerste proeve van een rechtmatigheidsverantwoording

In bijlage 1 is als voorbeeld een eerste proeve van een rechtmatigheidsverantwoording voor NoardeastFryslân weergegeven uitgaande van de rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden zoals ze van toepassing waren in 2022 en uitgaande van een verantwoordingsgrens van 1% en een rapportagegrens van 0,1%.

10. Bijlagen Bijlage 1 : eerste proeve van een rechtmatigheidsverantwoording Noardeast-Fryslân over 2022. Bijlage 2 : kadernota rechtmatigheidsverklaring 2023

Pagina 5

| Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023

Pagina 6

| Rechtmatigheidsverantwoording met ingang van de jaarrekening 2023 jaarrekening 2023