Bijlage 1 Impactonderzoek ontvlechting Noardeast-Fryslan en Dantumadiel
Tekst van het document
areaal, de prestatie, de maatregelen die moeten worden uitgevoerd
samenwerkingsbegroting en rekening.
(meerjarenplanning) en gemaakte keuzes over beheer en onderhoud (kaders). Uiteraard zijn ook nog de ‘te make n keuzes’ van invloed
Tenslotte werd in de organisatie-intervisie benoemd dat een
(bijvoorbeeld nieuwe beheerplannen).
ontvlechting ook momentum biedt om (deels) een nieuwe start te maken en daarmee energie kan bieden aan medewerkers die
Voor wat betreft het klein materiaal geldt dat dit waarschijnlijk vrij
meebouwen aan de toekomst van beide gemeenten.
eenvoudig naar rato verdeeld kan worden over de twee gemeenten. De wijkploegen hebben nu ook al hun eigen materiaal dat ze
3.1.2 Gevolgen voor tractie Ontvlechting van tractiemiddelen is een boedelscheiding.
gebruiken. Op
De verwachting is dat hetzelfde geldt voor de normale, bestel- en
hoofdlijnen gaat het om tractie met een boekwaarde van grofweg 5,7
vrachtauto’s en de tractoren. Wel is op dit moment ook aandacht
miljoen euro. De gemeenten zijn naar rato verantwoordelijk voor deze
nodig voor de verdeling van leaseauto’s of de beëindiging van de
tractiemiddelen (dus 26,56% voor Dantumadiel).
contracten daarvoor.
We gaan ervan uit dat Noardeast-Fryslân het beheer en de uitvoering
Een ingewikkelde puzzel betreft het materiaal dat in aantal of in
in de openbare ruimte en daarmee het gebruik van de tractiemiddelen
gebruik lastig te splitsen is. Dan gaat het in ieder geval om de
niet anders wil organiseren of ergens anders wil beleggen. Voor
huisvuilwagens, de kolkenzuigers, de veegauto’s en -machines, het
Dantumadiel geldt dat zij waarschijnlijk in ieder geval het klein
materiaal voor gladheidsbestrijding en materiaal ten behoeve van het
onderhoud zelf ter hand te nemen, maar dat groot onderhoud
sportveldonderhoud. Ter illustratie: er zijn vier huisvuilwagens, maar
eventueel wordt overgelaten aan de markt. In hoeverre hiervoor
Dantumadiel zou het niet redden om met één auto bij alle huizen het
wordt gekozen, is nog niet bekend.
huisvuil op te halen en Noardeast-Fryslân kan de drie wagens die het
Per (categorie) tractiemiddelen moeten de gemeenten kijken wat een passende verdeling is. Dit is niet geheel los te zien van de vijf gemeentewerven en werkplaatsen: de middelen moeten ergens
volgens de verdeling zou hebben, niet volledig inzetten. Een ander voorbeeld: er zijn twee shovels en twee hoogwerkers; die zijn al helemaal lastig op te splitsen.
gestald en onderhouden kunnen worden. Voor de precieze verdeling
Dit leidt ertoe dat bij volledige ontvlechting en verdeling naar rato in
is het raadzaam te kijken naar de totale waarde van de middelen en
sommige gevallen er materieel teveel is in de ene gemeente en dat
vervolgens naar inzet van de middelen. Dit is afhankelijk van het
niet efficiënt wordt ingezet (kapitaalvernietiging) en dat er materieel
| 29
gemist wordt in de andere gemeente dat weer wordt aangeschaft (hogere kosten/investering nodig). Naast het aanschaffen zijn het leasen en huren van tractiemiddelen ook een optie. Bij het aanschaffen (en wellicht ook bij leasen en huren) moet voor sommige zaken rekening gehouden worden met aanzienlijke levertijden (bijvoorbeeld 1,5 jaar voor huisvuilwagens). Een heel andere mogelijkheid is dat een deel van de tractie wordt verkocht en dat meer wordt ingezet op inhuur van diensten. Noardeast-Fryslân heeft een bezuiniging ingezet op het onderhoud van de openbare ruimte. De impact van de ontvlechting kan zijn dat in tijden van bezuinigingen juist investeringen moeten worden gedaan. Tegelijkertijd is dit ook een kans omdat dit kan worden gekoppeld aan doelstellingen als duurzaamheid. Op de meerjarenbegroting staan veel geplande vervangingen van tractiemiddelen. Het is verstandig zo snel mogelijk afspraken (op hoofdlijnen) over de uitgangspunten in de omgang en verdeling van tractie. Zo kan in de vervanging daar al rekening mee worden gehouden.
toekomstvisie) vooruitstrevend zijn in digitale dienstverlening. Het ligt voor
de
hand
dat
zodra
hier
nadere
verkenning
op
heeft
plaatsgevonden een analyse te doen op de in het informatieplan benoemde archetypes. Voor de periode 2021 – 2022 is gekozen voor de archetypen Maximaal Dienstverlenend, Flexibel en Schaalbaar en Kostenbewust en Sober. Overigens heeft Noardeast-Fryslân hier eveneens voor gekozen dus in die zin onderscheidt Dantumadiel zich
3.1.3 Gevolgen voor ICT
(nog) niet. Op grond van die verkenning kan in beeld worden gebracht Gevolgen ICT-beleid
wat ervoor nodig is het gewenste beeld te bereiken.
Het vigerende informatieplan is vastgesteld in beide gemeent en en kan in principe dienen als vertrekpunt voor na de ontvlechting. Het
Tijdens de ontvlechting moet er rekening mee worden gehouden dat
informatieplan
benoemde
de doorontwikkeling en verbetering van digitale dienstverlening
toekomstscenario van Dantumadiel als uitvoeringsgemeente en de
hoogstwaarschijnlijk gedurende minimaal twee jaar niet/minder zal
impact hiervan. Zo wil de gemeente Dantumadiel (blijkt uit de
plaatsvinden als gevolg van de ontvlechting.
is
(nog)
niet
toegespitst
op
het
| 30
Sourcingkeuze
en investeringskosten bedragen indicatief 2 tot 3,25 miljoen euro.
Voor de periode vanaf de ontvlechting domineert de uiteindelijke
Bedragen zijn in dit stadium een eerste vrij rudimentaire inschatting,
‘sourcingkeuze’ de kosten. In de centrumgemeenteregeling met
gebaseerd op projectbegrotingen van de ICT-migraties die in het
Leeuwarden zijn expliciete afspraken gemaakt over uittreding , onder
kader van de ambtelijke fusie DDFK en de gemeentelijke herindeling
meer dat de partij die wenst uit te treden alle financiële en personele
Noardeast-Fryslân hebben plaatsgevonden, in relatie tot de huidige
gevolgen daarvan draagt. Er zijn echter geen expliciete afspraken
ICT-begroting van gemeente Noardeast-Fryslân.
gemaakt over substantiële vermindering van het afnemen van De inschatting is dat het traject om uit het SSC te stappen en een
diensten, maar ook dit zal frictiekosten met zich meebrengen.
eigen datacentrum vorm te geven, circa twee jaar duurt. In principe kan Dantumadiel Noardeast-Fryslân te kennen geven af te
willen
stappen
van
de
Centrumgemeenteregeling
waar
Optie 2: Samenwerken met Leeuwarden
laatstgenoemde gemeente aan deelneemt. Er dienen nog nadere
Indien, evenals de gemeenten van de Friese Waddeneilanden en
keuzes gemaakt te worden. Gaat Dantumadiel investeren in een
Waadhoeke, gekozen wordt tot het aangaan van een eigen
eigen gemeentelijk datacentrum, besteedt zij dit uit aan een
Centrumgemeenteregeling met Leeuwarden en Leeuwarden daartoe
marktpartij, doet zij SSC-ICT Leeuwarden een verzoek tot deelname
bereid is, zullen de eenmalige en structurele kosten lager zijn en met
of gaat ze samenwerken met andere publieke organ isaties? We
name gedomineerd worden door het uitvoeren van specifieke
beschrijven de impact aan de hand van de eerste drie opties, omdat
installaties ten behoeve van gemeente Dantumadiel door Shared
de vierde te ver weg ligt van de huidige situatie.
Service Leeuwarden van applicaties die nu een generiek karakter hebben en in gebruik zijn voor en/of door beide gemeenten. Definitie
Optie 1: Een eigen datacentrum
van toekomstscenario’s vormt een natuurlijk moment om beide
Een eigen gemeentelijk datacentrum voor Dantumadiel ligt gegeven
varianten nader in te vullen.
de schaal en het door het college vastgestelde toekomstscenario van en
Als Dantumadiel wil blijven samenwerken op regionale schaal met
ontwikkeltempo van ICT in relatie tot eigentijdse eisen omtrent o nder
Leeuwarden en andere partners, dan heeft dit ook gevolgen voor (de
andere beschikbaarheid, continuïteit en veiligheid zijn daarvoor
inzet binnen) de governance. In vijf van de zeven ‘tafels’ die regionaal
waarschijnlijk ook te hoog. Voor een gemeente met de omvang van
zijn georganiseerd, worden Dantumadiel en Noardeast-Fryslân door
Dantumadiel zal rekening gehouden moeten worden met exit kosten
één persoon vertegenwoordigd. Na ontvlechting z ullen dit twee
enerzijds en investerings- en exploitatiekosten anderzijds. De exit-
personen zijn.
gemeente
Dantumadiel
niet
voor
de
hand.
Complexiteit
| 31
Optie 3: Uitbesteden aan de markt
Gevolgen voor de informatiehuishouding
Het uitbesteden aan de markt is een derde alternatief en een traject
Ook moet rekening worden gehouden met het identificeren van data
op zich. Op dit moment zijn daar de kosten en opbrengsten niet van
die moet worden overgebracht dan wel afgesplitst. Dit is uiteraard
in te schatten. Het vraagt een gedegen afweging om deze optie te
niet enkel een taak van ICT; dit heeft impact op de gehele organisatie
verkennen, met als belangrijke stap een marktconsultatie. De
en mogelijk ook op inwoners, partners en ondernemers. Het geldt
inschatting is dat een dergelijk traject lastig te combineren is met het
voor data opgeslagen in systemen, maar ook voor papieren
ontvlechtingstraject.
archieven. Dossiers moeten worden gesplitst of gedubbeld voor zover deze nu zijn samengebracht (of indien dit niet mogelijk is,
Gevolgen van ontvlechten voor de ICT-voorzieningen
moeten hier goede afspraken over worden gemaakt) . Dit moet
Het ontvlechten van de ICT-voorzieningen heeft gevolgen voor zowel
zorgvuldig gebeuren gelet op privacyregelgeving. Uit de gesprekken
de
van
is gebleken dat dit zeker niet onderschat moet worden, zowel het
moeten
splitsen van data als van papieren archieven zal een tijdrovende klus
worden voortgezet, beëindigd of overgenomen. Bij de contracten
zijn. Dit werd onderbouwd met de analyse van data bij de conversie
moet rekening gehouden worden met licenties, onderhoud, beheer
van Planplus naar zaaksysteem REX.
kant
van
beheer/middelen/hardware
informatiemanagement/applicaties/software.
als
Contracten
en dienstverlening. Houd hierbij ook rekening met zaken als werkplekapplicaties en telecomvoorzieningen en IT die gebruikt
Projecten
worden bij beheer en uitvoering (zoals IT in gemalen, elektronische
Er zijn verschillende lopende en aankomende projecten die door de
borden en in voertuigsystemen).
ontvlechting
geraakt
worden.
Deze zijn
door
de
organisatie
geïnventariseerd. Per project moet worden bekeken wat – vanaf nu Ontvlechting betekent in vrijwel alle gevallen dat autorisaties op
tot na 2024 – de precieze impact van de ontvlechting is en wat dit
vrijwel alle applicaties moeten worden aangepast. In plaats van
vraagt in de projectopzet.
ambtenaren
van
de
gemeente
Noardeast-Fryslân
die
zijn
geautoriseerd voor applicaties van Dantumadiel, zullen ambtenaren
3.1.4 Gevolgen voor huisvesting
van Dantumadiel autorisaties voor de eigen applicaties moeten krijgen. Dit vereist een tijdige en zorgvuldige voorbereiding alsmede
De gemeenten hebben bij de start van de centrumregeling in het
acceptatietestperiode.
dienstverleningshandvest
heldere
afspraken
gemaakt
over
huisvesting en de doorontwikkeling daarvan. Kort samengevat:
| 32
iedere gemeente behoudt de eigen gebouwen totdat er nadere plannen
zijn
uitgewerkt
dienstverleningsconcept
inzake
en
een
daarvan
3.2. Gevolgen voor dienstverlening
geharmoniseerd afgeleid
nadere
huisvestingsplannen. Tot dat moment wordt er terughoudend
Dantumadiel en Noardeast-Fryslân zijn beide gemeenten die sterk gericht zijn op het gebied en hun inwoners. Of het nu gaat om publieksdienstverlening, beheer van de openbare ruimte of de
geïnvesteerd in huisvesting.
verzorging van de taken op het gebied van zorg en welzij n, Bij een ontvlechting zijn de gevolgen voor huisvesting dus relatief
integraliteit
en
gebiedsgericht
werken
zijn
belangrijk.
Beide
overzichtelijk, aangezien er geen grote ontwikkelingen zijn geweest
gemeenten willen dichtbij de inwoners en toegankelijk zijn. En beide
op dit gebied sinds de start van de centrumregeling. Wel zal
gemeenten puzzelen op manieren om ook de opgaven in de (nabije)
Dantumadiel een nieuw huisvestingsplan en vlekkenplan moeten
toekomst het hoofd te kunnen bieden.
ontwikkelen voor de nieuw in te richten organisatie. Ook Noardeast Fryslân heeft uiteraard te maken met wijzigingen. Die hangen sterk samen met keuzes die nu ook al voorliggen rondom de toekomst van
In het geval van een ontvlechting is het voordeel dat zaken als publieksgericht
werken,
beheer
van
de
openbare
ruimte
en
gebiedsgericht werken al duidelijk zijn ingedeeld. Het gemeentehuis
de (centrale) huisvesting en hybride werken.
van Dantumadiel is in bedrijf. Voor inwoners verandert dat niet. Naast de gemeentehuizen zijn er ook vijf gemeentewerven inclusief één garage. De garage in Damwâld zal Noardeast-Fryslân bij ontvlechting niet meer gebruiken tenzij hier afspraken over worden gemaakt.
Noardeast-Fryslân
zal
moeten
zorgen
aanvullende
voorzieningen voor wat betreft het onderhoud van de tractie. Voor alle relevante huisvestingsaspecten kan per locatie ter voorbereiding op de ontvlechting in kaart worden gebracht wat de huidige situatie is en wat de situatie na ontvlechting is . Denk daarbij aan meubilair, catering, toegang, beveiliging en afvalverwerking . Als vervolgstap vraagt dit een verhuisplan. Voor de daadwerkelijke verhuizing plaats kan vinden, is het van belang dat alle facilitaire voorzieningen gereed zijn gemaakt voor de nieuwe situatie.
| 33
Toch zit dienstverlening niet enkel in de huisvesting. Het risico als het gaat om dienstverlening aan inwoners en ondernemers is dat dossiers goed over moeten gaan. Dat er geen data kwijt raakt en dat er nog vragen gesteld en beantwoord kunnen worden. W aar nu collega’s betrokken zijn bij vragen is het niet vanzelfsprekend dat die betrokkenheid blijft. Het is raadzaam hier in de teams afspraken over te maken, gericht op een warme overdracht van kennis en kunde en zorgvuldige overdracht van dossiers/data. Dienstverlening wordt door de gezamenlijke organisatie nu ook geboden door de vergaande specialisatie. Hierdoor is een goede eerstelijns
vraagbeantwoording
aan
de
orde.
In
de
huidige
organisatie zijn er gespecialiseerde kanalen voor het sociaal domein en het fysiek domein (inclusief vergunningen). Dit leidt ertoe dat inwoners direct met een medewerker te maken krijgen die een groot deel van hun vragen kan beantwoorden. Dit voorkomt het wachten op een antwoord uit de backoffice.
Afhankelijk van nadere keuzes om technisch beheer en hosting op applicaties door SSC Leeuwarden te laten verzorgen, is ontvlechting
Inwoners kunnen nu een afspraak maken en treffen de specialist die ze nodig hebben. Die blijft door de specialisatie ook gemakkelijker bij de tijd qua professionele ontwikkelingen, hetgeen gunstig is voor inwoners.
Daarbij
maken
inwoners
nu
gebruik
van
meer
bereikbaarheidsmogelijkheden en ruimere openingstijden dan die kleinere organisaties kunnen bieden.
nodig naar een ander datacentrum. Voor de primaire applicaties zal dit gepaard gaan met discontinuïteit. Wettelijk gezien mogen onder andere Burgerzaken-applicaties niet langer dan vijf werkdagen ‘verbroken’ zijn van de landelijke voorzieningen voor het doorvoeren van mutaties (onder andere overlijdens en geboortes). Dit noodzaakt tot een zeer gedegen projectmatige voorbereiding en uitvoering.
Ook is er nu ruimere dienstverlening doordat voorzieningen gedeeld worden, zoals het NME centrum en de milieustraat.
| 34
Tot
slot,
redenerend
vanuit
inwoners,
kan
productie
bij
accounthouderschap hiervan na de ontvlechting zorgvuldig vorm te
vergunningsverlening stilgelegd worden of worden getemporiseerd;
geven. Duidelijkheid over wie aanspreekpunten zijn (voor het overleg
dit vanwege de wettelijke termijnen voor behandelingen van
maar ook voor bijvoorbeeld vragen over de financiële administratie).
vergunningaanvragen. Ook doet de gemeente zaken met aannemers. Werken en projecten Dienstverlening aan het bestuur
worden nu al voorbereid voor over vijf jaar. Het is belangrijk tijdig te
Niet alleen de dienstverlening voor de inwoners kan de gevolgen van
bepalen hoe wordt omgegaan met de kosten voor de voorbereiding
ontvlechting ondervinden. Ook de dienstverlening aan het bestuur zal
hiervan. Dit zal nog meer gescheiden worden opgestart en het
veranderen. Door de omvang van de organisatie en de genoemde
contractmanagement moet goed worden overgedragen . Hierbij is
specialisatie is het mogelijk om gerichte informatie te verstrekken aan
belangrijk aan partners duidelijkheid te geven hoe omgegaan wordt
gemeenteraad, burgemeester en wethouders. Er wordt met aandacht
met
gewerkt aan beleidsprioriteiten. En doordat medewerkers actief zijn
Noardeast-Fryslân.
in de regio lukt het ook om voorop te lopen. Zoals op het gebied van
verantwoordelijkheden zijn ook voor partners belangrijk.
garanties
op
de
uitgevoerde
Juridische
werken/projecten
overdracht
en
namens
inzicht
in
ondermijning, recreatie en toerisme. Het gevolg van de ontvlechting kan zijn dat de organisatie in plaats van proactief meer beheersmatig
Het risico bestaat dat de regionale positie van beide gemeenten
en volgend wordt. Uiteraard is het subjectief of dit erg of niet erg
verandert/afneemt qua invloed doordat zij (en de organisaties) te
gevonden wordt.
klein zijn om in provinciaal verband mee te kunnen – en willen – doen. Ook komen mogelijk de samenwerkingsrelaties – met gemeenten
Afhankelijk
van
de
keuzes
in
de
projectorganisatie,
zullen
verschillende medewerkers bij de ontvlechting worden betrokken.
maar ook private partijen - onder druk door de nieuwe verhoudingen en verminderde kwaliteit in de ambtelijke organisatie.
Voor de periode van de ontvlechting is een gesprek over prioritering in de dienstverlening aan het bestuur en beleidsvorm ing daardoor
De noodzaak tot afstemming met partners geldt uiteraard ook voor
noodzakelijk: niet alles zal kunnen op het gewenste (of eerder
de partijen waar de gemeenten nu diensten aan verlenen (zie
afgesproken) tempo.
eerder).
Afstemming met partners Beide gemeenten doen ‘zaken’ met dezelfde verbonden partijen en maatschappelijke partners, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, onderwijs,
milieu,
zorg
en
welzijn.
Het
is
van
belang
het
| 35
Dienstverlening aan Schiermonnikoog en andere derden
Hierbij moet rekening gehouden worden met in gang gezette
Er worden verschillende taken worden uitgevoerd voor derden, zoals
ontwikkelingen.
Schiermonnikoog. Noardeast-Fryslân en Dantumadiel zullen met
waarschijnlijkheid voor het eerst zelf een verklaring voor de financiële
elkaar en met deze partners in gesprek moeten over wie deze taken
rechtmatigheid af kunnen geven, dit vraagt van control een
in de toekomst gaat uitvoeren.
onafhankelijke
Zo
moet
positie,
het
ook
college
in
de
vanaf
nieuwe
2022
naar
organisatie
alle
van
Dantumadiel. Dienstverlening aan de organisatie Ook de interne dienstverlening komt als gevolg van de ontvlechting onder druk te staan, denk bijvoorbeeld aan gerichte financiële advisering of kwaliteitsmanagement. Er is in een gemeente (naast de primaire processen) een aantal kritieke processen te benoemen die in het geval van Dantumadiel opnieuw moeten worden ingericht en in het geval van Noardeast-Fryslân tegen het licht moeten worden gehouden. Het gaat in ieder geval om: •
bestuurlijke
besluitvorming
(van
voorbereiding
tot
afhandeling); •
planning- en control cyclus;
•
financiële administratie;
•
salarisadministratie;
•
kwaliteitsmanagement;
•
risicomanagement;
•
interne controle;
Beleidsmatige ontwikkelingen
•
taken en overleg rondom interbestuurlijk toezicht;
Er is een aantal majeure beleidsmatige ontwikkelingen (gaande). De
•
personeelsmanagement (in termen van formatie, opleiding,
ontvlechting heeft gevolgen op het proces en leidt tot kwetsbaarheid
arbo); en
in de setting na de ontvlechting. Dit gaat in ieder geval om:
•
vergunningsverlening.
| 36
•
Nieuwe wet op de rekenkamers (rechtmatigheidsverklaring). Dit vraagt extra inzet op het gebied van control (door lijn - en stafonderdelen);
•
De implementatie van de omgevingswet. Er moet nog ruimtelijk beleid worden opgesteld;
•
De implementatie van de wet open overheid;
•
De wet kwaliteitsborging voor het bouwen. Ook hier is de kritieke massa een punt van aandacht.
| 37
4. Impact: juridische zaken
Afhankelijk van de soort samenwerking, moeten Dantumadiel en Noardeast-Fryslân afwegen of zij in capaciteit kunnen en willen
Samenwerkingen en gemeenschappelijke regelingen
blijven leveren wat gevraagd wordt en onder welke voorwaarden. Als
De ontvlechting kan impact hebben op de samenwerkingen en
dit aanzienlijk verandert ten opzichte van de huidige situatie, zoud en
gemeenschappelijke regelingen (GR’en) van beide gemeenten én op
de gemeenten dat moeten bespreken in samenwerking. Hierbij
wat dat vraagt van de eigen organisatie. We gaan er hierbij van uit
denken we in ieder geval aan ANNO en samenwerkingen in het
dat Dantumadiel de huidige samenwerkingen en gemeenschappelijke
sociaal domein, waarbij vaak inzet vanuit de eigen gemeentelijke
regelingen wil behouden.
organisatie wordt gevraagd.
Voor alle gedeelde GR’en, vennootschappen, coöperaties en
Voor wat betreft de samenwerking met het SSC Leeuwarden
stichtingen en verenigingen moeten zowel Noardeast-Fryslân als
verwijzen we naar 3.1.3.
Dantumadiel na ontvlechting een eigen accounthouder krijgen. Bij GR’en is naar verwachting iedere gemeente nu al bestuurlijk vertegenwoordigd.
Huidige contracten In
paragraaf
2.6
zijn
verschillende
categorieën
contracten
opgenomen. In een volgende fase moeten alle (langlopende) contracten en leverancier-relaties worden doorlopen. Over een deel zal een bestuurlijk uitspraak moeten worden gedaan. In
algemene
zin
moet
contact
worden
gezocht
met
de
leverancier/contractpartner. Wanneer het contract voor 1 januari 2024 afloopt, moet opnieuw worden (aanbesteed en) ingekocht, zie daarvoor hierna lopende en aankomende aanbestedingen. Wanneer het contract na 1 januari afloopt, zijn er verschillende mogelijkheden. Op hoofdlijnen zijn de opties gezamenlijk de contractperiode afmaken (waarbij Dantumadiel in de overgangsperiode via Noardeast-Fryslân diensten en/of goederen afneemt), het contract opsplitsen en aanpassen of het contract vroegtijdig beëindigen en opnieuw (aanbesteden en) inkopen. Die laatste twee opties zullen voor een
| 38
deel gepaard gaan met schaalverlies. Bij de laatste optie is mogelijk
Verschillende teams hebben aangegeven dat de aanbestedingen
ook een schadevergoeding aan de orde.
meer tijd zullen kosten door onduidelijkheden en de benodigde flexibiliteit. Ook is de kans aanwezig dat geen inkoop-schaalvoordeel
Bij het doorlopen van de contracten kunnen de volgende vragen
meer wordt behaald en dat de gevraagde flexibiliteit een prijskaartje
helpen:
heeft.
•
Welke contracten vallen onder de samenwerking (de uitvoeringsbegroting) en welke contracten vallen in de begroting van de eigen gemeenten? In algemene zin is onze inschatting dat contracten op het gebied van beleid en uitvoering niet onder de samenwerking vallen en contracten rondom tractie, ICT-contracten en contracten op het gebied van personeel en organisatie wel. Bij de contracten die vallen onder de samenwerking, is in ieder geval actie nodig.
•
Welke contracten, die vallen in de begroting van de eigen gemeenten, zijn samen gesloten? Ook deze contracten vragen aandacht.
•
Welke
contracten
hebben
langlopende
verplichtingen?
Welke eindigen voor 2024 en welke na 2024? •
Bij welke contracten hebben de gemeenten schaalvoordeel behaald in de contractering?
Lopende en aankomende aanbestedingen Op dit moment worden al aanbestedingen voorbereid en uitgevoerd met verplichtingen tot ná 2024. In deze fase is het belangrijk daarin flexibiliteit in te bouwen nu veel nog niet precies duidelijk is. Op het moment dat meer duidelijk is over de toekomstige organisaties, kan daar ook rekening mee worden gehouden in de aanbestedingen.
| 39
5. Impact: financiën
De bandbreedte is afhankelijk van in hoeverre medewerkers duidelijkheid kan worden gegeven, hoeveel op de kop gaat en hoe
Bij een ontvlechting ontstaan kosten op de korte ter mijn (de
goed
de
ontvlechting
frictiekosten) en op de lange termijn. In dit hoofdstuk geven we een
productieverlies staat nog los van de tijd die daadwerkelijk wordt
ruwe schets van beide waarin we teruggrijpen op eerder genoemde
besteed aan de organisatie van de ontvlechting – zie daarover de
bedragen. In algemene zin betreffen de bedragen enkel de kosten
kosten
van de ontvlechting en niet van de opbouw van de nieuwe
productieverlies
organisaties.
medewerkers of externe inhuur om continuïteit van dienstverlening te
van
de
wordt
ingericht
projectorganisatie vraagt
en
voorbereid.
ontvlechting
waarschijnlijk
om
in
extra
Het
4.2.
Het
inzet
van
borgen, in combinatie met tijdelijk meer bescheiden ambities van de
5.1. Frictiekosten
colleges.
Bij een ontvlechting ontstaan frictiekosten. In jurisprudentie wordt
ICT
meegegeven dat bij het bepalen van mogelijke toekomstige schade,
De kosten van ontvlechting op het gebied van ICT, zijn sterk
het hanteren van een overbruggingsperiode van vijf jaren voor de
afhankelijk van de vraag hoe Dantumadiel het technisch beheer en
hand ligt, te rekenen vanaf de datum van uittreding. De kosten in de
hosting gaat waarborgen. Precieze bedragen zijn pas te benoemen
eerste vijf jaar zouden daarmee kunnen worden verdeeld onder de
als er een sourcingbesluit is genomen en in combinatie met de
beide gemeenten. Dat is méér dan we in deze paragraaf behandelen
capaciteit en prijsstelling van de leveranciers of eventueel Shared
in het kader van de ‘ruwe’ impact en omvat ook een deel van de
Service Leeuwarden. Hiervoor bestaan drie ‘basiskeuzes’:
financiële langetermijngevolgen. 1. Zélf doen: Dantumadiel richt een eigen datacentrum in incl. Productieverlies
netwerkinfrastructuur, werkplekken, telefooncentrale etc.
De ontvlechting zal zijn weerslag hebben op de organisatie en de
2. Deelname
aan
SSC:
Dantumadiel
verzoekt
SSC-ICT
medewerkers. De verwachting is dat de veranderingen van en
Leeuwarden tot deelname aan de centrumgemeenteregeling .
wennen aan een andere context, taken en/of rollen leiden tot
3. Uitbesteden: Dantumadiel besteedt een datacentrum incl.
productieverlies. We schatten het productieverlies op 2 tot5% in de
netwerkinfrastructuur,
zes maanden voor en de zes maanden ná de ontvlechting. Als we dit
aan.
werkplekken,
telefooncentrale
etc.
liggen
en
berekenen op basis van de loonkosten die voor 2022 zijn begroot, komt dat uit op een bedrag tussen de 836.500 en 2.091.200 euro.
Als
Dantumadiel
volledig
zou
uittreden,
de
exit -
investeringskosten daarvoor in de bandbreedte van 2 tot 3,25 miljoen
| 40
euro. Als Dantumadiel ICT-diensten bij het SSC blijft afnemen, zijn
Specificatie
de eenmalige en structurele kosten lager en met name gedomineerd
Kostenpost in euro’s
worden door het uitvoeren van specifieke installaties ten behoeve
Frictie-
Afkoop
van gemeente Dantumadiel door Shared Service Leeuwarden van
kosten
ICT
Minimaal (SSC Lwd)
contracten
Nihil
Maximaal (eigen beheer) 500.000
75.000
250.000
25.000
75.000
n.v.t.
100.000
n.v.t.
200.000
100.000
100.000
50.000
1.500.000
50.000
500.000
300.000
3.225.000
applicaties die nu een generiek karakter hebben en in gebruik zijn voor en/of door beide gemeenten. Qua kostensoorten onderscheiden
Inhuur
we frictiekosten en investeringskosten. Frictiekosten bestaan uit:
projectmanagement
•
afkoop contracten die in gezamenlijkheid door Noardeast -
Inhuur
Fryslân of SSC-ICT Leeuwarden zijn aangegaan;
applicatieconsultants
•
(inhuur) overall projectmanagement;
•
(inhuur) applicatieconsultancy;
•
(inhuur) (juridisch) advies inkoop en aanbesteding;
•
(inhuur)
•
consultancy
datacentrum
incl.
Inhuur
adviseur
inkoop
&
aanbesteding
verbindingen,
netwerk-, telefonie vast + mobiel, werkplekinfrastructuur,
Inhuur
consultant
print / scan en AV-middelen;
datacentrum
(inhuur) consultancy ICT- en informatiebeleid. Inhuur
consultancy
ICT-
Investeringskosten bestaan uit:
en
informatiebeleid
•
datacentrum inclusief verbindingen, netwerk-, telefonie vast en mobiel, werkplekinfrastructuur, print / scan en AVmiddelen;
•
Investerings-
Datacentrum
kosten
netwerkaanpassingen
licenties en inrichting gemeentelijk applicatielandschap.
In de volgende tabel hebben we de minimale variant (shared service Leeuwarden)
en
de
maximale
variant
(eigen
en/of
Licenties applicaties Totaal geschat
datacentrum)
samengevat.
| 41
In de praktijk zal er op onderdelen sprake zijn van een combinatie
volgende kostenposten met bijbehorende inschatting van minimale
van zélf doen en uitbesteden, omdat technisch beheer en hosting van
en maximale bedragen:
steeds meer applicaties door de leverancier worden aangeboden (zogenaamde Software as a Service, cloudapplicaties).
Kostenposten in euro’s
Contracten
Projectmanagement
125.000
210.000
Kosten onafhankelijke registeraccountant
50.000
120.000
Kosten externe procesbegeleider
50.000
100.000
Andere externe inhuur (onder meer juridisch, financieel)
30.000
60.000
Ambtelijke projectcapaciteit
630.000
760.000
Totaal geschat
885.000
1.250.000
Er zijn verschillende (langlopende) contracten (zie paragraaf 0) én op dit moment worden ook al aanbestedingen voorbereid voor
Minimaal
Maximaal
contracten die tot na 1 januari 2024 lopen. Per contract en leverancier moet worden gekeken tot wanneer het contract loopt. Het is in deze fase nog onvoldoende duidelijk hoe de gemeenten hiermee om willen gaan en daarom is het niet mogelijk een precieze kostenindicatie te geven. Tractie De beide gemeenten lijken geïnteresseerd in het behouden dan wel overnemen van tractie. Dat is positief bezien vanuit het beperkt houden van de frictiekosten. Het is in deze fase nog wel onvoldoende duidelijk hoe tractiemiddelen kunnen worden verdeeld en wat er dan
Wat betreft het projectmanagement geldt dat voor de ontvlechting
aan onder- en overcapaciteit ontstaat, hoe de gemeenten hiermee
een
programma
moet
worden
om willen gaan (kopen, huren, leasen, inhuur) en daarom is het nog
procesbegeleider,
zal
ook
niet mogelijk een kostenindicatie te geven.
opdrachtnemer/projectleider nodig zijn die in goede verbinding staat
ingericht.
Naast
een
interne
de
externe ambtelijk
met de organisatie. In de berekeningen zijn we uitgegaan van een
5.2. Eenmalige projectkosten
team, bestaande uit 2 fte (schaal 12 en schaal 7) voor 3 tot 5 dagen gedurende 1,25 jaar (65 weken).
Er zal interne en externe capaciteit beschikbaar moeten zijn om de ontvlechting én opbouw goed te laten verlopen. Wij denken aan de
| 42
Wat betreft de ambtelijke projectcapaciteit zullen medewerkers voor
•
een deel van hun tijd moeten worden vrijgespeeld voor de ontvlechting.
Het
zal
veelal
gaan
om
de
teams
binnen
Hoeveel medewerkers zullen aangeboden passende functies weigeren, waardoor een ontslagvergoeding nodig is?
•
Maar ook: hoeveel medewerkers komen op een ‘passende’
Bedriuwsfiering: Finansjeel belied, Administraasje en belestingen,
functie terecht en hebben aanvullend een opleiding nodig of
Juridyske saken en Personiel en Organisaasje. Inschatting is dat het
meer inwerktijd dan gedacht.
gaat om 10-12 fte gedurende 9 maanden. In de berekening gaan we uit van schaal 10.
5.4. Kosten efficiëntieverlies
5.3. Kosten ontvlechting personeel
In de organisatie
Dit betreft alle kosten van de personele ontvlechting, waaronder ook
miljoen euro verwerkt. Dit efficiëntievoordeel zal waarschijnlijk
de eenmalige kosten van het sociaal plan (denk aan financiering voor
verloren gaan, is de inschatting van de direct betrokkenen.
opleidingen, gelet op het feit dat er met generalisten gewerkt gaat
Aanvullend is belangrijk dat vóórdat de gemeenten samenwerkten
worden zal dit nodig zijn). Je kunt stellen dat Dantumadiel bij een
binnen DDFK, Dongeradeel en Dantumadiel al samenwerkten op
scheiding weer zelf een budget heeft van ruim 26% van 41.824.000
het gebied van de buitendienst en alle vier de gemeenten
euro evenzo voor de overige personeelskosten ter hoogte van
samenwerkten in het sociaal domein. Deze schaalvoordelen zijn
4.029.000 euro. Qua frictiekosten kan rekening worden gehouden
bereikt en niet allemaal ingeboekt.
De organisatie heeft sinds 2017 succesvol een taakstelling van 1
met een bandbreedte van 2,5 tot 5% van de omvang van de personeelskosten van de formatie die overgaat. Opgemerkt wordt dat
Het is (in deze fase) niet precies te zeggen om hoeveel het gaat,
het moeilijk is hier een precies bedrag aan te hangen, maar uitgaande
maar we denken dat dit maximaal om 2 miljoen euro gaat . Onze
van deze bandbreedte en de verdeelsleutel zou het gaan om een
inschatting is dat de grootste schaalvoordelen zijn behaald in
bedrag tussen de 304.500 en 609.000 euro.
beleid, bedrijfsvoering en management. De daadwerkelijke kosten voor efficiëntieverlies zijn ook afhankelijk van het ambitieniveau
Het uiteindelijke bedrag hangt af van een aantal elementen: •
(wordt gekozen voor investeren in kwaliteit of wordt gestuurd op het beperken van kosten?).
In
hoeverre
leidt
de
ontvlechting
tot
boventalligheid?
Medewerkers kunnen niet gesplitst worden als ze nu voor beide gemeenten werken. Dit kan leiden tot boventalligheid.
| 43
Efficiencyverlies in contracten
Efficiencyverlies in ICT
De contracten hebben per jaar een totaalwaarde van circa contracten
Efficiencyverlies op het gebied van ICT zou kunnen worden gezien
ca.
8.367.000
euro. 7
Als
we
uitgaan
van
een
verlies
van
als de (hogere) kosten die de toekomstige situatie met zich
schaalvoordeel van 1 tot 3 procent, gaat het om 83.670 tot 251.010
meebrengt ten opzichte van de huidige situatie waarin geprofiteerd
euro per jaar. Dit op basis van ervaringen van andere gemeenten.
wordt van de voordelen van samenwerking.
De keuze van
Dantumadiel is direct van invloed op deze kosten. Efficiencyverlies in tractie Er is verschillend materiaal dat in aantal of in gebruik lastig te splitsen
Voor de keuze ‘eigen beheer’ worden de jaarlijkse kosten geschat op
is. Als we ervan uitgaan dat voor elk van deze materialen één extra
een factor 2 á 3 ten opzichte van de huidige situatie, vanwege hogere
wagen/machine nodig is, dan gaat het om de volgende jaarlijkse
kapitaallasten en beheerkosten. In de samenwerkingsbegroting is
kosten.
sprake
Materiaal
van
een
bedrag
van
4.932.000
eur o
aan
automatiseringskosten. Dantumadiel neemt deel voor 26,56%. Een
Kosten in euro’s
factor 2 a 3 betekent dan 2.619.878 tot 3.929.817 euro aan jaarlijkse
Huisvuilwagens
79.967
Kolkenzuigers
49.215
Veegauto’s en -machines
81.632
Shovels
22.330
Gladheidsbestrijding
11.927
Hoogwerkers
4.570
kosten. In ons overzicht werken we met het gemiddelde van deze twee bedragen: 3.274.848 euro. Voor de keuze ‘aansluiten bij SSC Leeuwarden’ gaan we uit van vergelijkbare kosten als nu. Ook deze keuze brengt wel degelijk extra
Totaal
personeelskosten met zich mee (ook efficiencyverlies), maar die zijn verdisconteerd in het efficiencyverlies in de organisatie.
249.641
7
Dit is gebaseerd op het volume van 2021, zonder kleine leveranciers, gemeenschappelijke regelingen, niet -beïnvloedbare crediteuren, automatisering en telecommunicatie en subsidie.
| 44
5.5. Samenvatting In navolgende tabel staan de nu voorziene ruwe
financiële
consequenties in beeld gebracht. Opgemerkt wordt dat dit geen wetmatigheid is in deze fase van de ontvlechting.
| 45
Kosten in euro’s Minimaal Maximaal
Toelichting
Incidentele kosten Productieverlies ICT Personeel
836.500
2.091.200
Kosten afhankelijk van duidelijkheid die medewerkers krijgen, hoeveel op de kop gaat en hoe goed de ontvlechting wordt ingericht en voorbereid.
300.000
3.225.000
Kosten afhankelijk van keuze van Dantumadiel om het zélf te doen, deel te nemen aan SSC of om uit te besteden. :
304.500
609.000
Kosten afhankelijk van uiteindelijke boventalligheid; benodigde ontslagvergoedingen; aanvullende opleidingen; benodigde inwerktijd.
Contracten 8
Tractie 9
-
Kosten afhankelijk van inhoud contracten (looptijd, bepalingen over beëindiging en - aanpassing), keuze per contract om looptijd af te maken; het contract op te splitsen of het contract vroegtijdig te beëindigen.
-
-
Projectorganisatie 885.000 Totaal
2.326.000
Kosten afhankelijk van verdeling tractiemiddelen, vervolgkeuzes gemeenten (kopen, huren, leasen, inhuur)
Kosten afhankelijk van offertes onafhankelijke registeraccountant, externe 1.250.000 procesbegeleider en andere inhuur, benodigde inzet intern projectmanagement en andere ambtelijke projectcapaciteit 7.175.200
8 Het is in deze fase waarin we een ruwe impact schetsen, nog onvoldoende duidelijk welke contracten welke mogelijkheden of bep erkingen kennen
en hoe de gemeenten hiermee om willen gaan. Dat laatste geldt ook vo or tractie: het is niet duidelijk hoe tractiemiddelen worden verdeeld, wat er dan aan onder- en overcapaciteit ontstaat en hoe de gemeenten hiermee om willen gaan (kopen, huren, leasen, inhuur). Daarom is het op deze kostenposten niet mogelijk een kostenindicatie te geven. 9 Zie hierboven. | 46
Kosten in euro’s Minimaal Maximaal
Toelichting
Structurele kosten per jaar Efficiëntieverlies in personeel
1.000.000
2.000.000
Efficiëntieverlies in contracten
83.670
251.010
Efficiëntieverlies in tractie
249.641
249.641
Efficiëntieverlies in ICT
Totaal
0
1.333.311
Inschatting op basis van taakstelling van 1 miljoen euro, schaalvoordeel eerdere samenwerking en aanvullende schaalvoordelen. Inschatting op basis van verlies van schaalvoordeel van 1 tot 3 procent. Kosten afhankelijk van verdeling tractiemiddelen, onder- en overcapaciteit die ontstaat, vervolgkeuzes gemeenten (kopen, huren, leasen, inhuur)
3.274.848 Kosten zijn afhankelijk van de keuze die Dantumadiel maakt ten aanzien van ICT. We werken met een factor 2,5 ten opzichte van het huidige kostenaandeel in de samenwerking. De (personele) kosten van de minimale variant zijn verdisconteerd in efficiencyverlies in personeel. 5.775.499
Deze bedragen lijken zeer nauwkeurig, maar zijn het gevolg van berekeningen met inschatting via percentages.
| 47
6. De toekomstige organisatie
accepteert dat op sommige regionale dossiers de lokale invloed kleiner zal zijn. Daarbij moet opgemerkt, dat andere gemeenten in de
In het vorige hoofdstuk hebben we beschreven op welke wijzen de
directe omgeving qua grootte niet exorbitant verschillen, waardoor
organisaties zijn geïntegreerd. In dit hoofdstuk schetsen we op
Dantumadiel op regionaal niveau qua inwoneraantal gelijkwaardig is.
hoofdlijnen hoe de beide gemeenten hun eigen toekomstige
Vanzelfsprekend kan er sprake zijn van meer of minder invloed
organisatie willen inrichten.
afhankelijk van de prioritering en bemensing.
6.1. Zo wil Dantumadiel de organisatie op gaan bouwen
Uit de uitwerking van de toekomstscenario´s blijkt ook dat er
Dantumadiel
elders
heeft
een
uitwerking
gemaakt
van
mogelijke
draagvlak is om het merendeel van bedrijfsvoering (waaronder ICT) te
beleggen.
Ook
is
er
draagvlak
om
de
huidige
toekomstscenario´s. In deze toekomstvisie staan missie, visie en
samenwerkingen in gemeenschappelijke regelingen te behoude n. Dit
ambitie omschreven. Ook staat uitgewerkt hoe de gemeente dit wil
gaat met name over die in het sociaal domein. Eventuele uitbreiding
realiseren. Hierin staat een gebiedsgerichte integrale aanpak
van taken die bij gemeenschappelijke regelingen zijn ondergebracht ,
centraal, inclusief de wens vooruitstrevend te zijn op het gebied van
is onderdeel van de te maken afweging.
digitale dienstverlening.
6.2. Dit is het toekomstplan van Noardeast-Fryslân Het college van de gemeente Dantumadiel heeft op 1 maart 2022 ingestemd met de vorming van een uitvoeringsgemeente. In de
De
toekomstvisie staat te lezen dat dit inhoudt dat de gemeente zich richt
ontwikkelgerichte aanpak vorm aan verbeteringen in de organisatie
op zo excellent mogelijke uitvoering van zaken die burgers en
(de verbeteragenda). In het hoofdlijnendocument verbeteragenda
bedrijven in het dagelijks wonen en leven raken. Bestuurlijke
(d.d. 21 juni 2021) staan de besturings- en organisatiefilosofie
zelfstandigheid garandeert bestuurlijke nabijheid. Voor strategische
omschreven en hiervan afgeleid is een contourenschets gemaakt. De
dossiers, complexe taken en beleidstaken wordt aansluiting gezocht
aanpak is erop gericht om via diverse initiatieven door te ontwikkelen.
bij andere gemeenten in de omgeving. Voor de strategische thema’s wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van het ANNO -verband, danwel de regio. Maatschappelijke veranderingen gaan snel en vragen om gespecialiseerde expertise die binnen een kleine gemeente niet valt op te bouwen. Dantumadiel behoudt bestuurlijke zelfstandigheid en zeggenschap over haar eigen grondgebied, maar
gemeente
Noardeast-Fryslân
geeft
momenteel
via
een
Veranderingen in de structuur zijn hier onderdeel van; waaronder veranderingen in de opzet van het management, ontwikkeling naar kleinere taakeenheden. De initiatieven richten zich verder op het sturen op resultaat, optimaal organiseren (bijvoorbeeld heldere procesketens), vergroten van de mogelijkheid eigenaarschap te
| 48
nemen en het verder vormgeven van de cultuur die wordt
een
mogelijkheid
de
bedrijfsvoering
onder
te
brengen
bij
nagestreefd. Het is de ambitie van de gemeente Noardeast-Fryslân
Leeuwarden, maar samenwerking met ander (buur)gemeenten zou
deze koers vast te houden. Dit wordt mogelijk geacht ondanks het
ook een logische optie zijn.
verlies van taken en formatie. Er zal wel rekening met de ontvlechting worden gehouden bij de ingezette veranderingen .
Los van die keuze geldt een aantal aandach tspunten. De gemeente heeft een nieuw functiehuis te bouwen. Dantumadiel zet in op generalisten. Een groot aantal functies zal niet hetzelfde blijven ten opzichte van die in de huidige organisatie van de centrumgemeente. Dit heeft implicaties voor het plaatsingsproces. Het huidige personeel heeft behoud van rechten. Dit leidt tot een relatief dure organisatie. Deze rechten gelden niet voor nieuw personeel. Zodra de bemensing in zicht is, moet een aantal medewerkers formeel aangewezen worden voor taken die nu belegd zijn bij Noardeast-Fryslân;
denk
aan
de
heffingsambtenaar,
invorderingsambtenaar en belastingambtenaar. Als die diensten anders georganiseerd worden, moet dit worden heringericht en worden gewijzigd. Ten aanzien van onderhoud past het bij een uitvoeringsorganisatie om klein onderhoud zelf ter hand te nemen. Groot onderhoud kan worden overgelaten aan de markt (zo hoeven ook geen dure
6.3. Relevant voor de opbouw van beide organisaties
machines te worden aangeschaft). In hoeverre hiervoor gekozen wordt, is nog niet bekend.
De opbouw van Dantumadiel Dantumadiel heeft voor de opbouw van de organisatie nog veel keuzes te maken. De focus ligt op het zo excellent mogelijk uitvoeren van de uitvoerende taken en het overlaten van de complexere taken aan omliggende gemeenten. Dit kan nog op vele manieren. Zo is het
Ten aanzien van beleid wordt aangegeven in de Toekomstvisie dat de gemeente weinig ‘eigen beleid’ kent. Als overgegaan wordt tot een uitvoeringsorganisatie samengewerkt
in
kan
beleidsmatig
ANNO-verband.
wellicht
Opgemerkt
wordt
worden dat
het
| 49
gebruikelijk is dat deelnemende organisaties formatie leveren aan
De doorontwikkeling van Noardeast-Fryslân
ANNO. Dat gebeurt ook nu en daarin speelt de ontvlechting an sich
Als ruim 26% van de begroting en werkzaamheden verdwijnt, leidt dit
geen rol. Wel is het belangrijk te beseffen in het licht van de opbouw
ook in Noardeast-Fryslân tot gevolgen. Ook voor Noardeast-Fryslân
van de nieuwe organisatie.
geldt dat een hernieuwd functiehuis moet worden gebouwd en dat gecontroleerd moet worden of de aangewezen heffingsambtenaren
Voor de elementen waar naar verwachting geen functionarissen
et cetera niet zijn gewijzigd.
overgaan, moet Dantumadiel andere oplossingen vinden. Die ziet de gemeente in samenwerking met anderen. Dat kan zeker ook ten
Verder is voor Noardeast-Fryslân van belang rekening te houden met
aanzien van de inzet van eerder genoemde eenpitters (zie 3.1.1).
de ontvlechting bij de doorontwikkeling van de organisatie. Het
Hierbij is niet elke taak verplicht en kan de gemeente keuzes maken
stopzetten van de samenwerking en vertrek van collega’s zal hier
of
impact op hebben. Het is de ervaring dat dit leidt tot een stap terug
bepaalde
taken
wel
worden
uitgevoerd
(bijvoorbeeld
kwaliteitsmanagement en kunstbeheer).
in de ontwikkeling. De ontvlechting vraagt naast tijd ook energie en gaat
Rekening zal moeten worden gehouden met elementen als de
gepaard
met
emoties;
variërend
van
opluchting
over
duidelijkheid tot gevoelens van verlies.
opbouw van medezeggenschap (inclusief bijkomende kosten), de aanstelling van een vertrouwenspersoon, de vormgeving van een
De filosofie van de verbeteragenda is houdbaar. Wel zal in de
eigen
selectie,
planning en concrete vormgeving rekening moeten worden gehouden
loopbaanondersteuning en de opzet van postverwerking. Ook zal
met de wijzigingen per 1 januari 2024. Dat geldt ook voor de
goed naar het personeelsbeleid gekeken moeten worden omdat niet
organisatiewijziging waarbij straks sprake zal zijn van kleinere
altijd
eenheden. Dit kan vanaf nu in de planning en opzet worden
BHV-organisatie,
alles
consequent
het
vormgeven
ook
is
werving
vastgesteld
in
&
Dantumadiel.
Dantumadiel heeft ook de crisisorganisatie weer op te bouwen.
betrokken.
Daarnaast zal de P&C-cyclus, (financiële) verantwoording, aangifte vennootschapsbelasting,
btw-grondslagdocumenten
en
fiscale
De
ontvlechting
geeft
Noardeast-Fryslân
de
kans
om
de
interne controle weer vorm moeten geven. Er zal een nieuwe
coördinatiemechanismen in de organisatie te vergemakkelijken. Ook
budgethoudersregeling
stopt de tijdbesteding aan het verbeteren van de dienstverlening aan
opgesteld.
en
mandaatregeling
moeten
worden
Dantumadiel stopt; dit levert ook weer tijd en energie op.
| 50
6.4. Arbeidsmarktpositie, aandachtspunten en kansen
worden beide gemeenten ook weer concurrenten van elkaar op de arbeidsmarkt. Sterker nog, vanuit de organisatie wordt aangegeven
De organisaties samen hadden, ook volgens &VanderLaar, door de schaalomvang de mogelijkheid om specialistische functies te creëren
dat de strijd om het personeel al is begonnen. Dit is te merken aan de wijze waarop vanuit het management aandacht wordt gegeven.
én te bezetten. Zij konden ook een aantrekkelijk loongebouw vormen, met
bijbehorende
kwaliteit
van
arbeidsmarktpositie
van
landschap
opschalende
van
personeel.
Noardeast-Fryslân
Hierdoor
is
de
Kansen voor de toekomstige organisaties
verstevigd
in
een
De
gemeenten
en
ambtelijke
volgende
kansen
kunnen
bij
de
opbouw
en
arbeidsmarktpositionering benut worden:
fusieorganisaties binnen de provincie. •
Een duidelijke identiteit – zowel de gemeenten als de
Na de ontvlechting is het belangrijk de arbeidsmarktproposities te
ambtelijke organisatie kunnen hun identiteit versterken na de
herzien en snel goed arbeidsmarktbeleid te maken. Gelet op de
ontvlechting. Waarbij duidelijk kan worden ingezet op de
ervaringen van andere gemeenten die een ontvlechting hebben
inhoudelijke opgaven en werkwijze.
doorgemaakt, zal het aantal vacatures namelijk sterk toenemen de
•
komende periode.
doordat de organisaties kleiner worden en maar voor één bestuur werken, is er een directere band met kortere lijnen
De vraag is wat in de huidige krappe markt de positie van een relatief kleine gemeente is op de arbeidsmarkt. Dit is een subjectieve inschatting. Kansen in de positionering op de arbeidsmarkt voor Dantumadiel zijn dat de gemeente klein is, nabij inwoners opereert en een fijne omgeving is voor generalisten. De lijnen zijn kort, je weet snel wat er speelt en er is aandacht voor het persoonlijke. NoardeastFryslân
heeft
dankzij
Korte lijnen tussen inwoners, bestuur en organisatie –
haar
naam,
de
ligging
en
omvang
mogelijkheden.
tussen inwoners, het bestuur en de organisatie. •
Bouwen aan de toekomst – Na de ontvlechting is naar verwachting een (tijdelijk) einde van de discussie over de toekomst. Dat zorgt voor rust en duidelijkheid, voor meer tijd en energie die aan andere zaken besteed kan worden en ruimte om naar de toekomst te kijken. Dit is een kans voor behoud van personeel en werkt positief op het imago bij de werving van nieuw personeel.
Toch merken we dat meerdere kleinere gemeenten in Nederland moeilijk aan personeel komen door de krappe arbeidsmarkt, hetgeen leidt tot hoge inhuurkosten. Dit is zeker het geval op de domeinen Ruimtelijk Ordening, financiën, participatie en jeugdhulp. Daarbij
| 51
7. Doorkijk vervolg
•
De colleges wijzen ook een extern adviseur aan op het proces te begeleiden op basis van een door de colleges gezamenlijk geformuleerde opdrachtformulering.
7.1. Bestuurlijke besluitvorming
•
De bestuurlijke besluitvorming is een belangrijk onderdeel van het
Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.
vervolg. Zicht op de te nemen stappen in de besluitvorming geeft Bestuurlijke besluitvormingsstappen
daarnaast ook een kader voor de praktische ontvlechting.
Dat leidt tot de volgende bestuurlijke besluitvormingsstappen: Wet- en regelgeving De centrumregeling samenwerking Dantumadiel en Noardeast -
Wat?
Wanneer?
Colleges nemen een gelijkluidend opheffingsbesluit.
Augustus 2022
Colleges formuleren een opdracht om een opheffingsplan op te stellen voor een onafhankelijke registeraccountant.
Mei/juni 2022
Colleges formuleren een opdracht voor een externe procesbegeleider.
Mei/juni 2022
Fryslân is een regeling van onbepaalde tijd. Dat betekent dat de regeling niet na een bepaalde tijd vanzelf ophoudt. In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is niets geregeld over de opheffing van regelingen van onbepaalde tijd behalve dat daar in de regeling zelf bepalingen over moeten worden opgenomen. In artikel 22 van de centrumregeling is opheffing geregeld: •
De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten.
•
De regeling kan op zijn vroegst per 1 januari 2024 opgeheven worden.
•
Na
een
opheffingsbesluit
onafhankelijke
geven
registeraccountant
de
colleges
opdracht
om
een een
opheffingsplan op te stellen. Dat plan voorziet in ieder geval in de verplichtingen van de gastgemeente tot deelneming in de financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.
Colleges selecteren een onafhankelijke Augustus registeraccountant en een externe procesbegeleider. 2022 Colleges gaan onder begeleiding van de procesbegeleider en/of onafhankelijke registeraccountant in gesprek. Dat gaat over de (verdeling van de) impact van de ontvlechting, onder meer de financiële afrekening en de personele gevolgen. Colleges stellen het opheffingsplan vast met daarin onder meer het resultaat van het gezamenlijke gesprek.
| 52
Wat?
inwoners. Over de uitgangspunten in de communicatie. En
Wanneer?
tevens over de wijze van omgang met elkaar; hoe wordt met Bestuurlijk overleg over bovenstaande punten
Continu
en over elkaar gesproken? •
Uitvoering opheffingsplan
Het opstellen van een Sociaal Plan waar de OR en de vakbonden bij moeten worden betrokken. Met hierin de
Effectuering ontvlechting
1 januari 2024
keuzes rond de overgang van personeel en afspraken omtrent de sociale, financiële en arbeidsrechtelijke gevolgen van de ontvlechting.
In paragraaf 7.4 zijn de stappen uitgewerkt in een kritiek pad.
•
omgegaan (om de strijd om personeel te voorkomen). •
7.2. Eerstvolgende praktische stappen
Afspraken over hoe met het huidige personeel wordt Afspraken maken over het al dan niet gebruik blijven maken van gedeelde voorzieningen, zoals de garage, milieustraat
Om daadwerkelijk te komen tot een ontvlechting gaat er een aantal processen lopen. Dit zijn drie sporen:
en tractiemiddelen. •
Afspraken over de verdeling van tractiemiddelen die niet gedeeld blijven.
1. Onderhandeling en afspraken
•
2. Ontvlechting (en opbouw)
Afspraken maken over lopende contracten die nu formeel bij Dantumadiel liggen maar waarvoor Noardeast-Fryslân het
3. Reguliere dienstverlening
werk uitvoert (werk en inkomen voor Schiermonnikoog) .
Aanvullend kunnen er twee parallelle sporen worden gevolgd die de opbouw/herinrichting van de twee ambtelijke organisaties betreffen.
•
Afspraken maken over samenwerking met SSC Leeuwarden. In voorbereiding daarop moet sourcingonderzoek worden gedaan en een besluit worden genomen ten aanzien van technisch beheer en hosting van ICT.
Onderhandeling en afspraken De gemeenten hebben afspraken te maken over een aantal zaken, Dit betreft:
Ontvlechting en opbouw •
Het opstellen van een communicatieplan met daarin de elementen
informatievoorziening
richting
In het spoor ontvlechting en opbouw zit:
medewerkers,
bestuur en raden en richting samenwerkingspartners en
| 53
•
•
de
eerste categorie moet zoveel mogelijk op peil blijven – hoeveel dat
registeraccountant) met onder meer concrete afspraken over
is, verdient een gesprek. Wat betreft de dienstverlening aan het
de verdeling.
bestuur is een gesprek over prioritering noodzakelijk.
Het
maken
van
het
ontvlechtingsplan
(door
Het ontwerpen van beide (nieuwe) organisaties. Met oog voor toekomstige ontwikkelingen, bijvoorbeeld de nieuwe wet op de rekenkamers, de implementatie van de Omgevingswet (waarvoor onder meer nog ruimtelijk beleid moet worden opgesteld)
en
de
Wet
open
overheid.
Evenals
een
Inventarisatie van beleid dat moet worden opgezet voor de afzonderlijke gemeenten. •
7.3. Inrichting governance proces Het is belangrijk een goede aansturing van het proces in te richten. Het advies
is
te werken
met
een stuurgroep
en
ambtelijk
opdrachtgevers en opdrachtnemers. Dit kan een stuurgroep zijn voor het gehele proces en een opdrachtgeversoverleg of projectgroep. Per spoor kan er sprake zijn van meerdere opdrachtnemers en
Het concreet vormgeven van de overgang van de huidige
werkgroepen. Zo is het verstandig dat beide gemeenten afzonderlijk
naar de nieuwe situatie (implementatie/realisatie) voor
een projectleider inzetten op het ontwerp van de nieuwe organisatie.
beide gemeenten.
Wat betreft Dantumadiel, kan daarbij worden voortgebouwd op de
Bij dit laatste punt gaat het ook om het in orde maken van
huidige werkgroep die bestaat uit mensen uit het team Dantumadiel.
(langlopende) contracten, het daadwerkelijk uitvoeren van het
De aan te stellen procesbegeleider kan het voortouw nemen in het
plaatsingsproces en het inregelen van praktische zaken zoals het
spoor ‘onderhandeling en afspraken’ en kan het overall overzicht
opstellen van nieuwe mandaterings- en attributiebesluiten en het
houden
aanwijzen
‘Ontvlechting’.
van
een
heffings-
en
invorderingsambtenaar
voor
Dantumadiel. Reguliere dienstverlening Tijdens de onderhandelingen en de activiteiten voor de opbouw blijft het zaak de dienstverlening op peil te houden. Het huidige
op
de De
sporen
‘Onderhandeling
registeraccountant
en
draagt
afspraken’
en
zorg
het
voor
opheffingsplan, ondersteund door een projectteam van de gemeente. Aangezien de ontvlechting tijd gaat vragen van elk team is het raadzaam om gedurende periode naar 1 januari 2024 tijd te reserveren in de afdelingsplannen.
management is hier verantwoordelijk voor binnen de geldende
Het is zaak de medezeggenschap vroegtijdig te betrekken bij de
kaders, tenzij hier andere afspraken over gemaakt worden. Het is
vormgeving van het proces en per spoor de positie van de
goed daarbij onderscheid te maken tussen dienstverlening aan
medezeggenschap goed in beeld te brengen.
inwoners en ondernemers en dienstverlening aan het bestuur. De
| 54
7.4. Kritieke pad
Wat
De volgende elementen maken onderdeel uit van het kritiek e pad: Wat
Wanneer
Aanvaarding rapportage impactanalyse
April 2022
Adviesaanvraag ondernemingsraad
April 2022
Advies ondernemingsraad
Juni 2022
Raadsbehandeling
Juli 2022
Gelijkluidend opheffingsbesluit
Augustus 2022
Inrichting projectorganisatie en governance
September 2022
Contouren nieuwe organisatie beschikbaar op hoofdlijnen (voldoende concreet voor keuzes rond contracten)
Uiterlijk november 2022
Sourcingonderzoek en besluit worden genomen ten aanzien van technisch beheer en hosting van ICT
November-december 2022
Opheffingsplan beschikbaar
November-december 2022
Resultaat onderhandelingen beschikbaar
Wanneer December 2022
Opzeggen of pro forma opzeggen contracten
Uiterlijk 31 december 2022
Kenbaar maken wens tot deelname/toetreding contractpartners
Uiterlijk 31 december 2022
Contourenschets nieuwe organisatie beschikbaar inclusief functieboek, inclusief advies ondernemingsraad
Sociaal plan beschikbaar, afgestemd met de bonden en ondernemingsraad
Plaatsing medewerkers
Uiterlijk vóór zomerreces 2023
Maart-april 2023
Najaar 2023
Verhuizing medewerkers en dossiers
November-december 2023
Benoemingen/aanstellingen door het college
Uiterlijk 31 december 2023
Start ontvlochten situatie
1 januari 2024
| 55
Bijlage: Verantwoording van de aanpak
4. Strik erom: oplevering - In deze sprint hebben we van de 80%-versie een concept- en vervolgens eindrapport gemaakt
In het onderzoek hebben we gewerkt met vier sprints met elk een
en is de besluitvorming voorbereid. Het rapport hebben we
duidelijk resultaat en terugkoppeling naar de kopgroep en het
gepresenteerd aan beide colleges en de OR.
opdrachtgeversoverleg.
Opdrachtgeversoverleg, kopgroep en stuurgroep
1. Een goede start – in deze sprint hebben we het plan van aanpak vastgesteld met het opdrachtgeversoverleg , hebben we alle afspraken ingepland en is een groot deel van de documenten verzameld. 2. Expertschets van impact en ‘variabelen’ – op basis van onze
expertise,
eerdere
ervaringen
en
ontvang en
documenten zijn we eerst zelf aan de slag gegaan met een
Het
opdrachtgeversoverleg
bestond
uit
Henk
Verbunt
(gemeentesecretaris Noardeast-Fryslân), Bauke Schat (adjunctdirecteur
Noardeast-Fryslân)
en
Ronald
Dijksterhuis
(gemeentesecretaris Dantumadiel). Dit overleg fungeerde, zoals de naam al doet vermoeden, als opdrachtgever en met hen zijn (tussen)resultaten zoals een 50% en 80% versie van het eindrapport en zaken als communicatie besproken.
ruwe expertschets van de mogelijke impact. Deze schets diende als basis voor het gesprek met de organisatie.
Verder hebben we gewerkt met een kopgroep op managersniveau.
3. We maken het ‘echt’ – Vervolgens zijn we samen met de
Met
hen
zijn
ook
alle
(tussen)resultaten
besproken
en
de
organisatie de impact specifiek en lokaal gaan maken: wat
kopgroepleden leverden de relevante documenten en droegen de
betekent ontvlechting van samenwerking voor Dantumadiel
juiste personen aan om mee in gesprek te gaan. De kopgroep
en Noardeast-Fryslân? We hebben dit gedaan door in
bestond uit de teamleider Financieel Beleid, de teamleider P&O en
gesprek te gaan met een vertegenwoordiging van alle teams.
Juridisch,
Alle teams hebben tevens een vragenlijst ingevuld. Ook
Informatievoorziening, de teamleider Gemeentewerken en een
hebben
communicatieadviseur.
we
aanvullende
documenten
bestudeerd.
In
de
teamleider
Gegevens
en
Applicaties
en
aanvulling op de gesprekken binnen de beide gemeenten en de organisatie hebben we ook een organisatie-intervisie georganiseerd
met
gemeenten
die
een
vergelijkbare
ontvlechting hebben meegemaakt of daar mee bezig zijn.
| 56
Met de stuurgroep, bestaande uit Johannes Kramer (burgemeester
Amstelveen-Aalsmeer hun ervaringen gedeeld en zijn we met elkaar
Noardeast-Fryslân), Rommy Kempenaar (wethouder Dantumadiel),
in gesprek gegaan.
Henk Verbunt (gemeentesecretaris Noardeast-Fryslân) en Ronald Dijksterhuis (gemeentesecretaris Dantumadiel), is de 95%-versie van het rapport besproken.
Documentenlijst Wij hebben de volgende documenten en overzichten bestudeerd:
Andree Hofer was eerste aanspreekpunt en aanwezig bij alle bijeenkomsten met het opdrachtgeversoverleg, de kopgroep en de stuurgroep.
Evaluaties en vervolg •
(OFP), 2019.
Expert team
•
De adviseurs van Lysias Advies hebben in dit onderzoek gewerkt met
•
-
Gemeentelijke financiën: Jacco van Gastel, Lysias Advies
-
ICT aspecten van herindeling en ontvlechting: Harold Bijmolt , www.Informatie-Advies.nl
Dantumadiel
vervolg
op
evaluatie
Collegebrief
Noardeast-Fryslân
vervolg
op
evaluatie
centrumregeling, februari 2022. •
Amendement gemeenteraad Dantumadiel van GBD, CU, SL en SGP betreffende Evaluatie Centrumregeling DantumadielNoardeast Fryslân, december 2021.
•
Raadsvoorstel Dantumadiel betreffende Vervolg Evaluatie Centrumregeling, december 2021.
Intervisie hebben
Collegebrief
centrumregeling, februari 2022.
een expertteam bestaande uit inhoudelijk experts op twee gebieden:
We
BMC, Rapport tweede evaluatie organisatie- en formatieplan
• een
organisatie-intervisie
georganiseerd
met
ervaringsdeskundigen. Het doel van de bijeenkomst was het delen
Raadsvoorstel
Noardeast-Fryslân
betreffende
Vervolg
Evaluatie Centrumregeling, december 2021. •
& Van de Laar, Kiezen! Óf (op)delen? Evaluatie van de
van kennis en ervaring, gericht op het ontvlechtingsproces van de
centrumregeling Noardeast-Fryslân – Dantumadiel, oktober
gemeenten Dantumadiel en Noardeast-Fryslân. Aan de hand van drie
2021.
lijnen, namelijk 1 Het proces van ontvlechten: van intenties en voorbereiding tot realisatie, 2 De impact van ontvlechten op de
Financiën
organisatie, en 3 Het bestuurlijke traject, hebben betrokkenen bij de
•
Noardeast-Fryslân programmabegroting 2022.
ontvlechtingen in Ommen-Hardenberg, IJsselstein-Montfoort en
•
Samenwerking Dantumadiel en Noardeast-Fryslân Begroting 2022. | 57
•
Samenwerking
Dantumadiel
en
Noardeast-Fryslân
•
Jaarrekening 2021.
Opzet portfolio management Dantumadiel en NoardeastFryslân.
•
Analyse inhoud Planplus, PowerPoint presentatie, juni 2021
Huisvesting •
Overzicht huisvesting per functie.
•
Ruimtelijk
•
en
functioneel
Juridische zaken
Programma
van
Eisen
•
Oplegnotitie Centrumregeling en Dienstverleningshandvest
Gemeentehuis gemeente Noardeast-Fryslân, april 2021.