Bijlage 1 - Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten GNF25ACD v2
Tekst van het document
Signed By: Dijkstra, Sytze 07/11/2025 09:22:39 CET ID: 699a0647-d40b-4615-80e5-d9fd827b15a0
Behorend bij raadsvoorstel d.d. 6 november 2025 Auth: Scribble
AANBESTEDINGSDOCUMENT Europees openbare aanbesteding voor accountantsdiensten 2025-2035
Gemeente Noardeast-Fryslân
Referentienummer: GNF25ACD
© Gehele of gedeeltelijke overneming of reproductie van de inhoud van dit document, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende is verboden, behoudens de beperkingen bij de wet gesteld. Het verbod betreft ook gehele of gedeeltelijke bewerking.
INHOUDSOPGAVE Bijlagen bij dit aanbestedingsdocument: .................................................. 3 Formulieren in te dienen bij inschrijving (§ 2.5.1): .................................... 3 1.
ALGEMENE INFORMATIE OVER PROCEDURE EN OPDRACHT .................. 4 Procedure ................................................................................... 4
1.1
Aanbestedende dienst en Opdrachtgever ................................................ 5
1.2
De opdracht................................................................................. 5
1.3
Beschrijving van de dienstverlening ..................................................... 15
1.4 1.5
2.
Klachtenmeldpunt ........................................................................ 16 INSCHRIJFPROCEDURE ................................................................. 17 Planning ................................................................................... 17
2.1
Informatie-uitwisseling ................................................................... 18
2.2 2.2.2 2.2.3
Inschrijving ............................................................................... 21
2.4
De inhoud van de inschrijving ........................................................... 22
2.5 2.5.1 2.5.2
Bij inschrijving in te dienen documenten ............................................... 22 Na inschrijving in te dienen documenten ............................................... 24 Gestanddoening inschrijving ............................................................. 24
2.6
3.
Individuele inlichtingen met gerechtvaardigd economisch belang ..................... 20 Onjuiste verklaring ....................................................................... 21
2.3
2.7
Inlichtingen en Nota van Inlichtingen ................................................... 19
Overige voorwaarden aan inschrijving .................................................. 25 UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN ......................... 28 Uitsluitingsgronden ....................................................................... 28
3.1
Geschiktheidseisen ....................................................................... 29
3.2 3.2.1 3.2.2
Financiële en economische draagkracht................................................. 29 Technische- of beroepsbekwaamheid ................................................... 30
3.2.3 Inschrijving in beroeps- of handelsregister en ondertekening ......................... 31 3.3 Beroep op draagkracht en/of bekwaamheid van derde of van deelnemer van het samenwerkingsverband ........................................................................... 32
4.
GUNNINGSCRITERIA ..................................................................... 34
4.1 4.2 4.3
5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6
Criterium 1: Kwaliteit Inschrijver ........................................................ 34 Criterium 2: Prijs ......................................................................... 35
Beste Prijs-Kwaliteit verhouding ......................................................... 36 BEOORDELINGSPROCEDURE .......................................................... 38 Beoordeling van de bij inschrijving ingediende documenten ........................... 38 Mededeling van directe uitsluiting en/of afwijzing ...................................... 38 Bepalen inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding ......................... 39 Mededeling van de gunningsbeslissing .................................................. 40 Verificatie ................................................................................. 41 Gunning ................................................................................... 42
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
2
Bijlagen bij dit aanbestedingsdocument: Bijlage 1
Conceptovereenkomst
Bijlage 2
Programma van Eisen
Bijlage 3
Planning en Control Cyclus 2025
Bijlage 4
Model voor het indienen van vragen t.b.v. inlichtingen
Bijlage 5
Begrippenlijst
Bijlage 6
Kwaliteit, open vragen en het interview
Bijlage 7
Beoordelingsformulier kwaliteit
Bijlage 8
Checklist
Bijlage 9
Waarden gunningscriteria
Formulieren in te dienen bij inschrijving (§ 2.5.1): Formulier A
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Formulier B
Prijzenblad
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
3
1. ALGEMENE INFORMATIE OVER PROCEDURE EN OPDRACHT 1.1
Procedure
Deze aanbestedingsprocedure heeft betrekking op de Europese aanbesteding voor Accountantsdiensten. Op deze aanbesteding is de Aanbestedingswet 2012, Staatsblad 2012, 542, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 24 juni 2016 (Staatsblad 2016, 242), van toepassing (en daarmee de Gids Proportionaliteit 3e herziening). De aankondiging van deze aanbesteding is ter publicatie verzonden via TenderNed. De opdracht wordt gegund aan de Inschrijver die de inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding (Beste PKV) indient, op basis van gunnen op waarde. TenderNed heeft een brochure en een uitgebreide handleiding ter beschikking gesteld waarin nadere informatie is opgenomen over hoe u dient te werken met TenderNed en hoe u digitaal dient in te schrijven via TenderNed. U kunt deze documenten vinden via de hieronder weergegeven hyperlinks: -
Brochure: https://www.tenderned.nl/6stappenplan
-
Handleiding: https://www.tenderned.nl/cms/nl/help
Verplicht inloggen met eHerkenning via TenderNed Let op: Zonder eHerkenning heeft u vanaf dan geen toegang meer tot de gegevens van uw onderneming en kunt u niet deelnemen aan digitale aanbestedingen via TenderNed. Schaf daarom tijdig een persoonsgebonden eHerkenningsmiddel aan bij een erkende leverancier (doorlooptijd 1-5 werkdagen). Koppel dit vervolgens aan uw gebruikersaccount in TenderNed. Hiervoor logt u eerst in met uw gebruikersnaam en wachtwoord van TenderNed. Heeft u uw eHerkenningsmiddel eenmaal gekoppeld, dan logt u voortaan in met uw eHerkenningsmiddel. Meer informatie over TenderNed en eHerkenning.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
4
1.2
Aanbestedende dienst en Opdrachtgever
Aanbestedende dienst, tevens Opdrachtgever van deze opdracht, is de Gemeente Noardeast-Fryslân.
Naam Aanbestedende dienst
Gemeente Noardeast-Fryslân
Postadres
Postbus 1
Vestigingsplaats
9100 AA Dokkum
Contactpersoon
Rob Bennink (inkoopadviesbureau BiC) TenderNed (via de berichtenmodule)
Contact voor deze aanbesteding verloopt uitsluitend via:
Of indien TenderNed niet bereikbaar is via: tenderdesk@bic-bv.nl
Rechtstreeks benaderen van bovenstaande contactpersoon is alleen toegestaan indien de berichtenmodule in TenderNed niet beschikbaar is of niet naar behoren functioneert. Gemeente Noardeast-Fryslân Meer informatie over de Aanbestedende dienst vindt u op www.noardeastfryslan.nl. 1.3
De opdracht
De doelstelling van deze aanbesteding is de Accountantsdiensten van de Gemeente Noardeast-Fryslân optimaal in te vullen. De Aanbestedende dienst wenst dit doel te realiseren door middel van een Europees openbare aanbesteding. Voor deze procedure is gekozen aangezien de raming van deze opdracht boven de drempel van Europees aanbesteden valt. Het doel is om een overeenkomst/ relatie aan te gaan met een voor deze opdracht geschikte accountant die tevens aan de hand van de jaarrekening als adviseur moet optreden voor het College B&W.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
5
Het doel is om één overeenkomst af te sluiten voor een periode van 36 maanden plus tweemaal een optionele verlenging van 36 maanden en tenslotte eenmaal met 12 maanden (ofwel totaal maximaal 120 maanden). Omvang van dienst: Diensten Controle jaarrekening 1
(Accountantsverslag, controleverklaring).
2
3
Conform bijlage 3 de planning en control cyclus
Interimcontrole (Managementletter). Certificerende functie (SISA). Natuurlijke adviesfunctie
4
Frequentie
(Mondeling en schriftelijk advies: memo’s, verslagen e.d.).
Zie tabel hieronder.
Ongevraagde adviezen binnen deze opdracht.
Losse adviesopdrachten vallen buiten de scope van deze aanbesteding, er zal per adviesopdracht bepaald worden of deze wel of niet bij de geselecteerde accountant zal worden ondergebracht. Meer informatie over de inhoud van de opdracht blijkt uit de aanbestedingsdocumenten waaronder de bijlagen van dit document.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
6
Onderstaand een overzicht van de SISA regelingen:
Regeling
Omvang
1.
FIN B2
klein
2.
BZK C62
klein
3.
BZK C92
klein
4.
OCW D8
middel
5.
OCW D14
middel
6.
OCW D23
klein
7.
IenW E44B
middel
8.
IenW E44B
middel
9.
IenW E84
klein
10.
E120 mist
middel
11.
EZ F20
middel
12.
SZW G2
klein
13.
SZW G3
klein
14.
SZW G4
klein
15.
SZW G10
klein
16.
SZW G12
klein
17.
SZW G13
klein
18.
VWS H4
middel
19.
VWS H21
klein
20.
VWS H30
groot
21.
VWS H35B
middel
22.
VRO J9
groot
23.
VRO J109
groot
24.
VRO J55
middel
25.
VRO J72
middel
26.
VRO J94
groot
27.
nwe
middel
28.
K2B
klein
29.
KGG K28
middel
30.
L38
groot
31.
AenM M16
groot
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
7
Gemeente Noardeast-Fryslân wil op transparante wijze een bewuste keuze maken met betrekking tot de deskundigheid op het gebied van de accountantscontrole,
de
deelverklaringen
en
de
daaraan
gerelateerde
advisering voor de komende jaren. Uitgangspunt van de gemeente NoardeastFryslân is een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie. Externe controle is hierbij uiteraard noodzakelijk, dit niet alleen omdat het wettelijk verplicht is, maar ook omdat de organisatie dit zelf wil. Tot de werkzaamheden van de accountant behoren naast de wettelijk vereiste controles ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant. Het doel is een accountant te kiezen die qua profiel en functievervulling goed past bij de organisatie van gemeente Noardeast-Fryslân en voldoende ervaring heeft met een gemeentelijke organisatie met de daarbij behorende
actuele
vraagstukken.
Met
de
invoering
van
de
rechtmatigheidsverantwoording (sinds 2023) toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
8
Beschrijving werkwijze: CONTROLE JAARREKENING (dienst 1) Uitvoering a. Uw primaire functie is het als onafhankelijk deskundige uitvoeren van de accountantscontrole van de jaarrekening en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet en conform de eisen die zijn opgenomen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). In het Besluit Accountantscontrole Gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven. Inschrijver dient uit te gaan van het onderstaande: -
Een goedkeurings-tolerantiegrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de toevoegingen aan de reserves.
-
In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde fouten groter dan 10% van de verantwoordingsgrens toegelicht. Deze toelichting is alleen aan de orde als de afwijkingen de verantwoordingsgrens hebben overschreden. De auditcommissie bepaalt jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de posten van de jaarrekening, de posten van deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan de accountant bij de controle specifiek aandacht dient te besteden (en welke rapporteringstoleranties daarbij gehanteerd worden).
b. Bij het uitvoeren van de accountantscontrole dient u rekening te houden met de onderstaande uitgangspunten (controleprotocol): -
De voor de jaarrekening geldende (lokale) wet- en regelgeving (niet uitputtend maar onder meer op het gebied van verslaggeving, fiscaliteit en
rechtmatigheid)
op
de
datum
van
publicatie
van
het
aanbestedingsdocument. -
De op de datum van het aanbestedingsdocument al gepubliceerde voorgenomen wijzigingen in wet- en regelgeving, die voor dan wel in de contractperiode zullen gaan gelden.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
9
-
Het door de raad vastgestelde normenkader voor rechtmatigheid.
c. Opdrachtnemer voert de controle van de jaarrekening uit die start in april en uiterlijk in juni is afgerond (jaar t+1). Vaststelling in de raad en aanbieding aan de provincie moet voor 15 juli geschieden. Beschrijving werkwijze: ACCOUNTANTSVERSLAG EN CONTROLEVERKLARING a. Een verslag van de bevindingen bij de controle van de jaarrekening. Hierin wordt onder meer gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie. De accountant geeft een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant toetst dus uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is. Het verslag van bevindingen bevat een bestuurlijke samenvatting met daarin de conclusies en aandachtspunten op hoofdlijnen waarin de kern van de bevindingen duidelijk en toegankelijk worden neergezet voor de raad. De meer specifieke,
gedetailleerde
informatie
met
betrekking
tot
de
controlewerkzaamheden worden in een bijlage opgenomen. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit
over
zijn
bevindingen
van
niet
bestuurlijk
belang
aan
De
Concerncontroller; het clusterhoofd Yntern Advys en Stipe; de coordinator Finansjeel Belied, dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
10
b. Opdrachtnemer levert de controleverklaring (voor getrouwheid) aan bij de jaarrekening (inclusief Sisa-bijlage). Opdrachtnemer beoordeelt de door het College opgestelde rechtmatigheidsverantwoording. De
definitieve
exemplaren
van
zowel
het
accountantsverslag
als
de
controleverklaring dienen gelijklopend met de raadsplanning gereed te zijn, dit voor vaststelling door de raad in overleg en conform de P&C planning. Beschrijving werkwijze: INTERIM CONTROLE (dienst 2) Uitvoering a. Opdrachtnemer voert jaarlijks de interim-controle uit. Hierbij controleert Opdrachtnemer de opzet, bestaan en de werking van de processen, voor zover deze relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. De periode waarin Opdrachtnemer de interim-controle uitvoert wordt in onderling overleg nader overeengekomen. b. Naar aanleiding van de interim-controle levert Opdrachtnemer een managementletter op met zijn bevindingen. Managementletter a. In de managementletter ligt de nadruk op het functioneren van de administratieve organisatie, de interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking
en
het
financieel
beheer.
Tevens
besteedt
Opdrachtnemer zo nodig aandacht aan actualiteiten en blikt Opdrachtnemer vooruit. b. Opdrachtnemer stelt daarbij zowel gemeente brede verbeterpunten, bestuurlijke aandachtspunten als de meer specifieke verbeterpunten per proces aan de orde. c. De managementletter wordt uiterlijk twee weken na de interim controle uitgebracht, ter bespreking met de Concerncontroller, het bestuur en tenminste met de auditcommissie van de gemeente Noardeast-Fryslân. Daarnaast wordt de managementletter besproken met de directie en apart in het overleg directie en clusterhoofden.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
11
d. Rapportage in de controleverklaring of de jaarrekening is verenigbaar en bevat geen materiele afwijkingen. Beschrijving werkwijze: CERTIFICERENDE FUNCTIE (dienst 3) Uitvoering a. De werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd in aansluiting op de planning en control cyclus van Opdrachtgever. b. Opdrachtnemer garandeert voldoende capaciteit voor de uitvoering van de benodigde controlewerkzaamheden, zodanig dat deze deadlines gehaald worden. c. Opdrachtnemer
hanteert
controle
aanpak
frauderisico’s
in
overeenstemming met de Nederlandse standaard 700. d. De
uitvoering
van
de
werkzaamheden
voldoen
aan
de
NBA
beroepsrichtlijnen. Beschrijving werkwijze: NATUURLIJKE ADVIESFUNCTIE (dienst 4) a. Opdrachtnemer voorziet in de natuurlijke adviesfunctie richting de organisatie en bestuur. Dit betreft het gevraagd en ongevraagd adviseren, zowel
mondeling
als
schriftelijk,
van
het
ambtelijk
en
bestuurlijk
management. Het gaat om alle activiteiten ten behoeve van het management voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van Opdrachtnemer, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie,
(verbijzonderde)
interne
controle,
de
doelmatigheid,
rechtsmatigheidsverantwoording, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico's en dergelijke. b. De advisering dient op eigen initiatief, zonder aanvullende opdracht en kosten plaats te vinden. c. Het betreft adviezen die: -
Een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
12
-
Een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages.
-
Met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie.
-
Voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten/GR'en.
-
Voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied.
-
Voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid c.q. wettelijke bepalingen.
d. Met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s voor de organisatie heeft de controlerend accountant een signaleringsfunctie. e. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant snel aanspreekbaar is. De accountant wordt ook gevraagd binnen redelijke termijn na verzoek van de Opdrachtgever (een week en bij calamiteiten direct) beschikbaar te zijn om gevraagd advies te leveren. f.
Periodiek overleg met de gemeenteraad, griffie, auditcommissie, college, directie/management en Concerncontroller wordt gezien als onderdeel van de natuurlijke adviesfunctie. Deze functie moet dus ruim worden opgevat.
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
13
In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage zijn de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management van toepassing.
Aantal per jaar
Activiteit
It Petear
• • •
1x
Auditcommissie Concerncontroller Coördinator planning en control
Gemeenteraad College B&W gemeenteraad
3x
2x en
PM
Toelichting De gemeenteraad is Opdrachtgever van de accountant. De auditcommissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Voor de voorliggende controleperiode is het controleprotocol opgesteld. Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen tussentijds worden teruggekoppeld naar de auditcommissie. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaar controle (op basis van het concept en definitief rapport van bevindingen) worden besproken met de gemeenteraad. De auditcommissie, de Concerncontroller en de teamleider financiën zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. De Concerncontroller is voor de accountant het eerste aanspreekpunt. Er zijn drie natuurlijke momenten: het pre-audit gesprek, de bespreking van de interim-controle en van de eindejaarscontrole. Daarnaast kan naar behoefte worden gekozen voor tussentijdse voortgangsgesprekken. Bijeenkomsten (op verzoek): pre-audit gesprek, de bespreking van de bevindingen van interim-controle (op basis van het concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het conceptrapport van bevindingen). Workshops. Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
14
Niet voldoende inschrijvingen: Het is mogelijk dat er niet voldoende inschrijvingen worden ingediend. Dit houdt in dat er niet één (geschikte) inschrijving is ingediend. De Aanbestedende dienst heeft in dit geval de volgende mogelijkheden: -
Heraanbesteden.
-
Mededingingsprocedure
of
onderhandelingsprocedure
zonder
voorafgaande aankondiging (indien mogelijk). Deze situatie kan zowel voor als na gunning plaatsvinden. 1.4
Beschrijving van de dienstverlening
Deze opdracht betreft de hiervoor beschreven dienstverlening die betrekking heeft op het boekjaar 2026. Raming van de dienstverlening: De raming van de opdracht vanaf boekjaar 2026 bedraagt circa € 151.000,gemiddeld per jaar (circa € 120.000,- voor de controle jaarrekening en 31 SISA regelingen á circa € 1.000,- per regeling), dit bedrag is exclusief 21% btw exclusief indexeringen na boekjaar 2027. De Aanbestedende dienst geeft hierbij nadrukkelijk aan dat zij zich kan beroepen op een herzieningsclausule als bedoeld in artikel 2.163c en 2.163f van de Aanbestedingswet 2012 inzake het mogelijk kunnen toevoegen van nadere opdrachten zoals deelverklaringen of aansluitende adviezen of onderzoeken. Voor zover de beroepsregels VGBA dit niet voorschrijven (bijv. een fraudeonderzoek) rust er geen afnameverplichting of exclusiviteit op nadere opdrachten. Nadere opdrachten zullen niet de jaarlijkse kosten met meer dan factor 2 van de geraamde waarde overstijgen.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
15
1.5
Klachtenmeldpunt
Klachten hebben betrekking op aspecten van aanbestedingen die binnen de werking van de Aanbestedingswet 2012, laatstelijk gewijzigd bij besluit van 24 juni 2016 (Staatsblad 2016, 242) vallen. Klachten kunnen niet gaan over het aanbestedingsbeleid van de Aanbestedende dienst. Het indienen van een klacht zet de aanbestedingsprocedure niet stil. Het verschil met een vraag voor de Nota van Inlichtingen is dat een vraag betrekking
heeft
op
de
aanbestedingsdocument.
inhoud
Klachten
van
de
worden
procedure
of
afgehandeld
van
het
volgens
de
Klachtenregeling aanbesteden gemeente Noardeast-Fryslân 2024-2028. Deze klachtenregeling is te vinden op www.noardeast-fryslan.nl/klachten onder inkoop en aanbesteden. Deze klacht kan worden ingediend via info@noardeast-fryslan.nl, met in de onderwerp-regel: Klacht EA Accountant dienstverlening, Juridische Zaken. Gevraagde kerncompetenties: -
Kerncompetentie:
Bevoegd
accountantsverklaring
en
conform
bekwaam het
om
Nederlands
tijdig
en
recht
juist te
een
kunnen
verstrekken.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
16
2. INSCHRIJFPROCEDURE 2.1
Planning
Aan
onderstaande
planning
kunnen
geen
rechten
worden
ontleend.
Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor de planning tussentijds te wijzigen. Indien er genoodzaakt wijzigingen in de planning zullen optreden worden Inschrijvers door Aanbestedende dienst op de hoogte worden gesteld. Deze planning is gebaseerd op Nederlandse tijden.
§ 1.1
Publicatie
en
beschikbaar
aanbestedingsdocumenten
stellen (start
7 november 2025
aanbestedingsprocedure) via TenderNed § 2.2.1
Uiterste
datum
aanmelden
kennismaking/locatiebezoek. § 2.2.1
Kennismaking/inzage
op
locatie
managementletter. Uiterste termijn voor indienen vragen Nota
2.2.3
van Inlichtingen.
§ 2.2.2 en
Beantwoording
2.2.3
Inlichtingen (NvI).
§ 2.4
vragen
Nota
van
Uiterste (fatale) termijn voor indienen inschrijving.
1 december 2025
8 december 2025
6 januari 2026 om 14:00 uur
Openen inschrijving(en). Toelichting Interviews.
§ 5.4
26 november 2025 tussen 14:00 uur en 16:00 uur
§ 2.2.2 en
§ 2.4
25 november 2025 voor 12:00 uur
Bekendmaken gunningsbeslissing. Bezwaartermijn.
6 januari 2026 20 en 21 januari 2026 Na 19 februari 2026 20 kalenderdagen na bekendmaking gunningsbeslissing
§ 5.6
Gunning, ondertekening en ingangsdatum overeenkomst.
Voor 15 maart 2026
NOTE: Door onvoorziene omstandigheden kan het betekenen dat er een aanpassing in deze planning komt.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
17
2.2
Informatie-uitwisseling
De uitwisseling van informatie als bedoeld in artikel 3 lid 1 Aanbestedingsbesluit geschiedt uitsluitend via TenderNed. Het is niet toegestaan op andere wijze dan hierboven beschreven informatie bij Aanbestedende dienst te verkrijgen over deze aanbesteding. Het benaderen van andere functionarissen dan de genoemde contactpersoon, met het kennelijke doel te komen tot (oneigenlijke) beïnvloeding van de aanbestedingsprocedure, kan uitsluiting tot gevolg hebben. Het is gedurende de gehele aanbestedingsprocedure niet toegestaan om andere functionarissen dan genoemde contactpersoon te benaderen m.b.t. deze aanbesteding. 2.2.1 Aanwijs (informatiebijeenkomst) Aanbestedende dienst biedt de mogelijkheid voor een kennismaking op locatie van Gemeente Noardeast-Fryslân in Dokkum conform de planning uit hoofdstuk 2.1. De opzet is dat gegadigden kennis kunnen maken met Gemeente Noardeast-Fryslân. Het projectteam zal zich aan de gegadigden voorstellen en enige toelichting op hun werkwijze verstrekken. Tijdens deze bijeenkomst kunnen
gegadigden
(uitsluitend
een
controlerende
accountant
i.v.m.
vertrouwelijkheid) de meest recente managementletter inzien. Het inzien van deze managementletter is van belang voor het kunnen beantwoorden van de interviewvragen. Het is niet verplicht hier aan deel te nemen maar deelname wordt zeer gewaardeerd. Het kan zijn dat de Aanbestedende dienst expliciet aangeeft om een vraag die dan door gegadigden gesteld wordt via de Nota van Inlichtingen te stellen. Het betreft hier een plenaire sessie met alle aangemelde gegadigden.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
18
2.2.2 Inlichtingen en Nota van Inlichtingen Conform de planning uit paragraaf 2.1 kunnen vragen, bezwaren over en tegen de aanbestedingsprocedure, de (inhoud van de) aanbestedingsdocumenten en de (inhoud van de) contractdocumenten worden gesteld. Vragen en/of bezwaren kunnen uitsluitend in de Nederlandse taal worden gesteld. Vragen over de aanbesteding kunnen voor de in de planning genoemde datum worden ingediend via de berichtenmodule van TenderNed conform het format zoals bijgevoegd als bijlage 4: Model voor het indienen van vragen t.b.v. inlichtingen. Vragen dienen voorzien te zijn van een verwijzing naar de bron van de vraag. Vragen worden geanonimiseerd beantwoord middels een gepubliceerde Nota van Inlichtingen via TenderNed. Inschrijvers worden geacht met de inhoud van de Nota van Inlichtingen bekend te zijn. De aanbestedingsdocumenten en de contractdocumenten zijn met zorg samengesteld. Mocht een Inschrijver hierin desondanks onduidelijkheden en/of onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden aantreffen, dan wel redelijkerwijs kunnen aantreffen, dan wel anderszins bezwaren hebben tegen de opdracht, de procedure, de bepalingen en/of de eisen, dan dient de Inschrijver de Aanbestedende dienst daarvan via TenderNed op de hoogte te stellen, ter gelegenheid van de inlichtingenronde, zoals hierboven in de eerste alinea bedoeld.
Mocht een Inschrijver nog bezwaren hebben tegen de inhoud van de Nota van Inlichtingen zoals hierboven bedoeld en/of onduidelijkheden etc. daarin aantreffen, dan kan de Inschrijver (uitsluitend) deze vragen conform de planning uit paragraaf 2.1 uiterlijk 12 dagen voor het indienen van de inschrijving schriftelijk bij de Aanbestedende dienst aan de orde stellen via TenderNed. Maakt de Inschrijver van de geboden mogelijkheden geen gebruik, dan komt dit voor risico van Inschrijver en mogen zowel de Aanbestedende dienst als de overige Inschrijvers er gerechtvaardigd van uitgaan dat de Inschrijver tegen de procedure van de aanbesteding, de bepalingen, eisen en de overige inhoud van de aanbesteding- en contractdocumenten geen bezwaar
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
19
heeft. Met verwijzing naar het Grossman-arrest (HvJ EG 12 februari 2004, zaak C-230/02) en Gids Proportionaliteit 2021 leidt het eerst na inschrijving aan de orde
stellen
van
bezwaren
en/of
onduidelijkheden
(op
grond
van
rechtswerking) tot niet ontvankelijkheid voor wat betreft die bezwaren en/of onduidelijkheden. Inschrijver kan geen rechtsgeldig beroep doen op bezwaren en/of onduidelijkheden die niet door hem zelf binnen de genoemde termijn aan de orde zijn gesteld, met uitzondering van het bepaalde in Gids Proportionaliteit 2021. Vragen dienen duidelijk gesteld te worden zodat de Aanbestedende dienst deze zoveel mogelijk met JA of NEE kan beantwoorden en bovendien niet zelf een invulling moet geven aan datgene wat een vragensteller mogelijk bedoelt, tenzij er nadere informatie gevraagd wordt. Met andere woorden: vragen met een open einde kunnen niet eenvoudig beantwoord worden. 2.2.3 Individuele
inlichtingen
met
gerechtvaardigd
economisch
belang Ingeval Inschrijver in het kader van paragraaf 2.2.2 een vraag heeft waarvan hij om redenen van een gerechtvaardigd economisch belang niet wil dat die vraag beantwoord wordt in de Algemene Nota van Inlichtingen als bedoeld in paragraaf 2.2.2, handelt hij als volgt; Inschrijver dient dan bij indiening van die vraag (op de uiterste termijn als bedoeld in paragraaf 2.2.2) op TenderNed ‘Individueel behandelen’ aan te vinken. Daarmee doet Inschrijver automatisch op de voet van artikel 2.53 lid 3 Aanbestedingswet aan Aanbestedende dienst het verzoek om de vraag niet te beantwoorden in de Algemene Nota van Inlichtingen als bedoeld in paragraaf 2.2.2. Inschrijver dient daarbij een motivering te voegen waarom hij van oordeel is dat beantwoording van die vraag in de Algemene Nota van Inlichtingen als bedoeld in paragraaf 2.2.2, schade zal toebrengen aan zijn gerechtvaardigde economische belangen. Aanbestedende dienst zal vervolgens naar eigen inzicht en op basis van de door Inschrijver verstrekte motivering
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
20
beoordelen of het verzoek van Inschrijver gerechtvaardigd is. Indien Aanbestedende dienst het verzoek van Inschrijver honoreert, beantwoordt Aanbestedende dienst de betreffende vraag in een Individuele Nota van Inlichtingen
uitsluitend
richting
de
desbetreffende
Inschrijver.
Indien
Aanbestedende dienst evenwel van oordeel is dat beantwoording van die vraag in redelijkheid geen schade toebrengt aan de gerechtvaardigde economische belangen en beantwoording van die vraag thuishoort in de Algemene Nota van Inlichtingen, zal Aanbestedende dienst de desbetreffende vraag afwijzen. De Inschrijver heeft dan de keus de vraag nogmaals in te dienen zonder verzoek tot “individueel behandelen”. 2.3
Onjuiste verklaring
Indien blijkt dat hetgeen de Inschrijver verklaard dan wel geoffreerd heeft onjuist is, heeft de Aanbestedende dienst het recht de Inschrijver van deelname uit te sluiten dan wel, indien de overeenkomst reeds is afgesloten, de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden. De Aanbestedende partij heeft vervolgens de mogelijkheid met de partij die dan als hoogst scoort (de volgende in rangorde) het traject voort te zetten. De desbetreffende uitgesloten Inschrijver is alsdan schadeplichtig. Alle kosten die gemaakt zijn om tot een nieuwe aanbesteding c.q. overeenkomst te komen zullen worden verhaald, onverminderd alle overige rechten. 2.4
Inschrijving
Voor de uiterste termijn voor het indienen van een inschrijving zie de planning in
paragraaf
2.1.
Uiterlijk
op
voornoemd
moment
dienen
alle
inschrijvingsdocumenten en de formulieren als bedoeld in paragraaf 2.5.1 ingediend te zijn via TenderNed. Indien er een storing binnen TenderNed optreedt waarbij het niet mogelijk is een inschrijving in te dienen via TenderNed, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht toe (op grond van artikel 2.109 van de Aanbestedingswet) de inschrijving middels een andere, nader te communiceren wijze, te ontvangen. Een voorwaarde hierbij is wel dat de Inschrijver VOOR het indienen van de uiterste termijn van inschrijven dit
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
21
kenbaar heeft gemaakt bij de contactpersoon van de Aanbestedende dienst. De Aanbestedende dienst kan NIET het eventuele technische probleem oplossen, daarvoor dient Inschrijver tijdig contact op te nemen met TenderNed. De Aanbestedende dienst wijst er nadrukkelijk op dat dit om uitzonderlijke situaties gaat en de Inschrijver uiterst proactief moet handelen. Zodra de opening van inschrijvingen heeft plaatsgevonden kan er nimmer meer binnen deze procedure nog een gerectificeerde opschorting van de inschrijftermijn plaatsvinden. Het risico blijft altijd bij de inschrijvende partij/ gegadigde liggen. Het is niet toegestaan andere dan de in paragraaf 2.5 genoemde informatie toe te voegen waar Aanbestedende dienst niet expliciet om gevraagd heeft. Dergelijke aanvullende informatie wordt niet meegenomen in de beoordeling. Belangstellende gegadigden worden NIET in de gelegenheid gesteld de opening van de inschrijvingen bij te wonen. De Inschrijvers ontvangen later een kopie van het “Proces-verbaal van Opening” via TenderNed. Vormvereisten voor de inschrijving zijn verder: De inschrijving dient een (digitale) rechtsgeldige handtekening te bevatten op de daarvoor aangegeven plaatsen. Een ondertekening van het UEA geldt ook als een handtekening onder de inschrijving (conform artikel 2 lid 2 aanbestedingsbesluit).
In geval van een volmacht dient Inschrijver deze volmacht voor de ondertekening bij de inschrijving in te dienen. "Het UEA kan/moet elektronisch worden ingevuld in Adobe Reader, andere programma's zoals voorvertoning van Apple kunnen problemen geven". 2.5
De inhoud van de inschrijving
2.5.1 Bij inschrijving in te dienen documenten De stukken die uiterlijk op het in paragraaf 2.1 genoemde tijdstip ingediend dienen
te
zijn,
bestaan
uit
de
volgende
(digitaal
rechtsgeldig
ondertekende) documenten:
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
22
1.
Formulier A
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Door ondertekening en het indienen van Formulier A via TenderNed verklaart Inschrijver op de voet van artikel 2.84 Aanbestedingswet: -
Dat de uitsluitingsgronden (als bedoeld in paragraaf 3.1) niet op hem van toepassing zijn;
-
Of
hij
voldoet
aan
de
in
paragraaf
3.2
genoemde
geschiktheidseisen; -
Dat hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen, voor zover die specificaties en uitvoeringsvoorwaarden zijn opgenomen in de aanbestedings- of contractdocumenten.
In geval van inschrijving als samenwerkingsverband dient een door elk lid van het samenwerkingsverband ingevuld Formulier A en digitaal rechtsgeldig ondertekend of fysiek ondertekend en via een kleurenscan ingediend. Zie in dit verband ook paragraaf 2.7. De in paragraaf 3.1 en 3.2 genoemde bewijsmiddelen die verband houden met de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen hoeven niet bij inschrijving ingediend te worden. 2.
Kwaliteit Inschrijver dient de beantwoording van de open vragen in te dienen conform bijlage 6.
3.
Formulier B
Prijzenblad
Met behulp van Formulier B doet Inschrijver opgave van zijn prijs als bedoeld in paragraaf 4.2. Inschrijver dient het ingevulde Formulier B toe te voegen via TenderNed. De aangeboden prijs is gebaseerd op de in de aanbestedings- en contractdocumenten opgenomen bepalingen en uitvoeringsvoorwaarden.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
23
2.5.2
Na inschrijving in te dienen documenten
Na inschrijving dient de Inschrijver aan wie Aanbestedende dienst voornemens is de opdracht te gunnen (zie paragraaf 5.4) binnen 7 kalenderdagen na een daartoe gericht verzoek de navolgende documenten aan te leveren via de berichtenmodule in TenderNed. 1.
De bewijsstukken uitsluitingsgronden voor zover aangegeven in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. NB: In geval van inschrijving als samenwerkingsverband moet van elk lid van het samenwerkingsverband bovengenoemde bewijsstukken worden aangeleverd.
2.
De bewijsstukken geschiktheidseisen zoals bedoeld in de tabellen van paragraaf 3.2. Aanbestedende dienst zal bovenbedoeld verzoek op de voet van artikel 2.102 Aanbestedingswet in beginsel alleen doen aan de Inschrijver aan wie hij voornemens is de opdracht te gunnen. Hierover meer in paragraaf 5.4.
2.6
Gestanddoening inschrijving
Inschrijver dient zijn inschrijving tot ten minste 90 dagen (gerekend vanaf de uiterste termijn voor het indienen van de inschrijvingen) gestand te doen. Aanbestedende dienst kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Deze termijn is bepaald aangezien er verificatie plaats dient te vinden en indien de hoogst scorende Inschrijver afgewezen wordt, dient er voldoende tijd voor een nieuwe verificatie over te blijven. Voor zover nodig, gaat Inschrijver akkoord met verlenging van de gestanddoeningstermijn van 30 dagen na vonnis in kort geding en hoger beroep, voor het geval door een (afgewezen) Inschrijver op de voet van paragraaf 5.4 een kort geding wordt aangespannen tegen de afwijzings-/ gunningsbeslissing.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
24
Door rechtsgeldige ondertekening van Formulier A ('Uniform Europees Aanbestedingsdocument'), die door elk lid van het samenwerkingsverband moet worden ingediend via TenderNed, verklaren alle leden van het samenwerkingsverband zich met het bovenstaande akkoord. Wijzigingen in de samenstelling van een samenwerkingsverband zijn na inschrijving
niet
toegestaan
zonder
schriftelijke
toestemming
van
de
Aanbestedende dienst. 2.7 1.
Overige voorwaarden aan inschrijving Door in te schrijven stemt Inschrijver in met de procedure, alsmede met de inhoud, bepalingen en uitvoeringsvoorwaarden zoals neergelegd in de aanbestedings- en contractdocumenten.
2.
Een onderneming kan slechts eenmaal inschrijven. Hetzij als zelfstandig Inschrijver, hetzij als lid van een samenwerkingsverband. Voor een onderaannemer
gelden
geen
inschrijvingsbeperkingen,
zolang
de
onderaannemer maar niet zelfstandig of in combinatie meedoet. 3.
Het bepaalde in voorwaarde 2 geldt eveneens voor ondernemingen die deel uitmaken van een groep als bedoeld in artikel 2:24b BW. Slechts één onderneming uit die groep kan inschrijven als zelfstandig Inschrijver, als lid van een samenwerkingsverband of als onderaannemer, tenzij die ondernemingen uit dezelfde groep aantonen dat zij zelfstandig, dat wil zeggen volledig onafhankelijk en zonder wetenschap van het ter zake relevante marktgedrag van de ander, inschrijven.
4.
De in te dienen documenten als bedoeld in paragraaf 2.5.1 en 2.5.2 dienen te zijn opgesteld in de Nederlandse taal. Uitsluitend ingeval die documenten in origineel zijn opgesteld in een andere taal, mogen die documenten in een andere taal worden verstrekt, mits vergezeld van een door een erkend vertaalbureau opgestelde vertaling in het Nederlands.
5.
Alle formulieren die in het kader van deze aanbesteding door Inschrijver digitaal ondertekend moeten worden, dienen rechtsgeldig te zijn ondertekend.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
25
6.
Inschrijver dient de verstrekte aanbestedings- en contractdocumenten vertrouwelijk te behandelen en mag deze uitsluitend aan derden ter inzage geven voor zover zulks voor het doen van een inschrijving noodzakelijk is. Alle door de Inschrijver als onderdeel van de inschrijving aangeboden informatie en documentatie wordt eigendom van de Aanbestedende dienst en wordt niet geretourneerd.
7.
Door het indienen van een inschrijving verklaart Inschrijver dat geen (eigen) voorwaarden van toepassing zijn; deze worden reeds hierbij voor in dat geval uitdrukkelijk van de hand gewezen.
8.
Het indienen van varianten is niet toegestaan.
9.
Inschrijving op slechts een gedeelte van de gevraagde opdracht is niet mogelijk.
10.
Inschrijven geschiedt voor eigen rekening en risico. Inschrijvers zijn zich hiervan bewust en hebben op generlei wijze recht op een tegemoetkoming van de door hen in dit verband gemaakte of te maken kosten, nog aanspraak op schadevergoeding uit welke hoofde dan ook.
11.
Daar waar in dit aanbestedingsdocument een merk- of fabricaatnaam staat vermeld, dient daarbij de toevoeging “of daarmee gelijkwaardig” gelezen te worden.
12.
Door de Inschrijver gemaakte kosten, anders dan vermeld in bijlage 6, worden niet vergoed. Aanbestedende dienst en het begeleidende adviesbureau (inkoopadviesbureau BiC) kunnen niet door een Inschrijver aansprakelijk worden gesteld voor kosten en/ of andere uitgaven, gemaakt of te maken met betrekking tot de aanmelding/ inschrijving, noch tijdens de aanmeldingsperiode, noch tijdens daaropvolgende besprekingen, ongeacht of deze besprekingen al dan niet leiden tot het verstrekken van een opdracht aan Inschrijver.
13.
Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om de aanbesteding, voor haar moverende redenen, geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen. Deze moverende redenen zullen samen met de bekendmaking van de gehele of gedeeltelijke, tijdelijke of definitieve stopzetting worden
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
26
gecommuniceerd. Inschrijvers hebben in een dergelijke situatie geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding
met
uitzondering
van
het
gestelde
in
de
Gids
Proportionaliteit 3e herziening 2021, voorschrift 3.8b. Een reden van een gehele of gedeeltelijke stopzetting zou kunnen zijn; het niet halen van de beoogde doelstelling(en) van de Aanbestedende dienst of een wezenlijke wijziging van de opdracht. 14.
Inschrijver mag geen voorbehoud (in welke vorm dan ook) maken in haar inschrijving.
Indien
Inschrijver
een
voorbehoud
maakt,
zal
de
Aanbestedende dienst genoodzaakt zijn deze inschrijving terzijde te leggen. 15.
Indien de Aanbestedende dienst vaststelt dat Inschrijver niet heeft voldaan
aan
al
het
gestelde
uit
de
onderhavige
aanbestedingsdocumenten, kan zij besluiten de inschrijving terzijde te leggen en de Inschrijver uit te sluiten van verdere deelname. 16.
Aanbestedende dienst zal geen onderhandelingen voeren. Dit houdt in dat de gunning volledig wordt bepaald door het uitbrengen van de inschrijving. Dit betekent dat de Inschrijver slechts één gelegenheid krijgt om een concurrerend aanbod te doen. Voor uw prijsopgave dient u uitsluitend gebruik te maken van Formulier B prijzenblad (Excel-bestand).
17.
Op basis van het sanctiepakket van de Europese Unie (EU) kan door Aanbestedende dienst niet aan Russische ondernemingen worden gegund. Inschrijvers – ongeacht hun herkomst - mogen niet meer dan 10% van de waarde van de opdracht van Russische ondernemingen betrekken, als onderaannemer of hoofdopdrachtnemer. Hierbij verwijst Aanbestedende dienst ook naar Artikel 5 duodecies van Verordening (EU) nr. 833/2014.
18.
Aanbestedende
dienst
en
Inschrijver
respecteren
de
intellectuele
eigendomsrechten op de gegevens en documentatie, die zij elkaar in het kader van deze aanbestedingsprocedure ter beschikking stellen. Beiden zijn verplicht tot geheimhouding van de gegevens en documentatie. Dit geldt ook na de gunning.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
27
3. UITSLUITINGSGRONDEN EN GESCHIKTHEIDSEISEN De beoordeling van de op basis van hoofdstuk 2 tijdig ontvangen inschrijvingen geschiedt aan de hand van de in dit hoofdstuk vermelde bepalingen. 3.1
Uitsluitingsgronden
Conform Artikel 57, lid 1 en lid 4, van Richtlijn 2014/24/EU gelden de in het UEA aangegeven uitsluitingsgronden, zie deel III A en B voor de verplichte uitsluitingsgronden
en
deel
III
C
voor
de
aangegeven
facultatieve
uitsluitingsgronden. Inschrijver mag niet in een van de in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument vermelde omstandigheden verkeren. In geval van inschrijving als samenwerkingsverband geldt het vorenstaande voor elk lid van het samenwerkingsverband. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor gebruik te maken van het bepaalde in artikel 2.88 Aanbestedingswet. Indien zo'n situatie als bedoeld in artikel 2.88 sub b of c aan de orde is, dient Inschrijver dit te motiveren in het ‘UEA' (Formulier A). Bij inschrijving dient Inschrijver een ingevuld UEA in via TenderNed in (zie paragraaf 2.5.1). Eerst na een verzoek daartoe (zie paragraaf 2.5.2) dienen de onderstaande bewijsstukken conform de gestelde uitsluitingsgronden aangeleverd te worden:
Betreft uitsluitingsgrond
Gevraagd bewijsstuk
De Inschrijver dient op het moment van inschrijving te hebben voldaan aan zijn verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van de sociale verzekeringspremie of belastingen.
Een verklaring van de belastingdienst als bedoeld in artikel 2.89 lid 3 Aanbestedingswet, die op de uiterste termijn van inschrijving niet ouder is dan 6 maanden. In geval van samenwerkingsverband van elk lid van het samenwerkingsverband.
Bewijsstuk indienen
Na verzoek (2.5.2)
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
28
3.2
Geschiktheidseisen
De geschiktheid waaraan Inschrijver minimaal dient te voldoen, wordt getoetst aan de hand van de navolgende minimumeisen. 3.2.1
Financiële en economische draagkracht
Inschrijver dient in het kader van het geschiktheidscriterium Financiële en economische draagkracht als bedoeld in artikel 2.91 Aanbestedingswet te voldoen aan de in onderstaande tabel opgenomen minimumeisen: Bij
inschrijving
dient
Inschrijver
Formulier
A
('Uniform
Europees
Aanbestedingsdocument') in (zie paragraaf 2.5.1). Eerst na een verzoek daartoe (zie paragraaf 2.5.2) dienen de bewijsstukken aangeleverd te worden.
Minimumeis(en) financiële en economische draagkracht De Inschrijver beschikt of zal bij opdrachtverlening beschikken over een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering met een verzekerde som van ten minste € 1.000.000,- per gebeurtenis per jaar met een maximum van € 1.500.000,per jaar. De Inschrijver beschikt of zal bij opdrachtverlening beschikken over een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van minimaal driemaal het jaarhonorarium voor controleopdrachten en éénmaal het jaarhonorarium voor alle overige opdrachten per gebeurtenis per jaar.
Eis
3.2.1
Bewijsstuk
De polis van de verzekering die voldoet aan de minimumeis, of, een verklaring van een erkende verzekeraar waaruit blijkt dat er een verzekering is afgesloten die voldoet aan de minimumeis.
Bewijsstuk indienen
Na verzoek (2.5.2)
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
29
3.2.2 Technische- of beroepsbekwaamheid Inschrijver dient in het kader van het geschiktheidscriterium technische- of beroepsbekwaamheid
als
bedoeld
in
artikel
2.93
tot
en
met
2.97
Aanbestedingswet te voldoen aan de in de onderstaande tabel opgenomen minimumeisen: Bij
inschrijving
dient
Inschrijver
Formulier
A
('Uniform
Europees
Aanbestedingsdocument'). Inschrijver dient te voldoen aan onderstaande technische- of beroepsbekwaamheid.
Minimum(eisen) technische- of beroepsbekwaamheid
Eis
Bewijsstuk
Inschrijver is op het moment van indienen van een Inschrijving bevoegd om een accountantsverklaring conform het Nederlandse recht te kunnen verstrekken.
3.2.2 sub a
Inschrijver is geregistreerd in het register accountantsorganisaties: www.afm.nl.
Bewijsstuk indienen
NVT
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
30
3.2.3 Inschrijving in beroeps- of handelsregister en ondertekening In onderstaande tabel zijn eisen gesteld ten aanzien van de inschrijving in het beroeps- of handelsregister als bedoeld in artikel 2.98 Aanbestedingswet, alsmede ten aanzien van de rechtsgeldigheid van de ondertekening van de in het kader van deze aanbesteding in te dienen Formulieren. Bij
inschrijving
dient
Inschrijver
Formulier
A
('Uniform
Europees
Aanbestedingsdocument') in (zie paragraaf 2.5.1). Eerst na een verzoek daartoe (zie paragraaf 2.5.2) dienen de bewijsstukken zoals genoemd in onderstaande tabel aangeleverd te worden. In geval van een volmacht dient de volmacht reeds bij inschrijving te worden ingediend.
Beroeps- of handelsregister en ondertekening
Eis
Bewijsstuk
Bewijsstuk indienen:
Inschrijver dient ingeschreven te staan in het beroeps- of handelsregister volgens de eisen van de wetgeving van het vestigingsland van de onderneming (in Nederland: bij de Kamer van Koophandel) (zie § 4.2 sub a).
3.2.3 sub a
Een uittreksel (niet ouder dan 6 maanden) uit het handelsregister.
Na verzoek (2.5.2)
3.2.3 sub b
In geval van samenwerkingsverband van elk lid van het samenwerkingsverband. Eén of meer (aaneensluitende) uittreksels (niet ouder dan 6 maanden) uit het handelsregister waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar afdoende kan worden afgeleid. In geval van een volmacht dient de volmacht reeds BIJ INSCHRIJVING te worden ingediend.
Na verzoek (2.5.2)
De inschrijving dient rechtsgeldig te zijn ondertekend.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
31
3.3
Beroep op draagkracht en/of bekwaamheid van derde of van deelnemer van het samenwerkingsverband
a.
Ingeval Inschrijver niet zelf aan (één van) de minimumeisen als bedoeld in paragraaf 3.2.1 (Financiële en economische draagkracht) voldoet, en zich daarvoor beroept op de draagkracht van een of meer derden (waaronder
ook
te
verstaan
een
moeder-,
zuster-
en
dochtervennootschap, alsmede iedere andere derde), als bedoeld in artikel 2.92 lid 1 Aanbestedingswet, dan dient Inschrijver zulks bij inschrijving
aan
te
geven
op
Formulier
A
('Uniform
Europees
Aanbestedingsdocument’). b.
Ingeval Inschrijver niet zelf aan (één van) de minimumeisen als bedoeld in paragraaf 3.2.2 (Technische of beroepsbekwaamheid) voldoet, en zich daarvoor beroept op de bekwaamheid van een of meer derden (waaronder ook te verstaan een moeder-, zuster- en dochtervennootschap, alsmede iedere andere derde), als bedoeld in artikel 2.94 lid 1 Aanbestedingswet, dan dient Inschrijver zulks bij inschrijving aan te geven op Formulier A ('Uniform Europees Aanbestedingsdocument’).
c.
Onverminderd het hierboven bepaalde in sub a en b, kan een samenwerkingsverband (combinatie) in het kader van de minimumeisen als bedoeld in paragraaf 3.2.1 (Financiële en economische draagkracht) en/of
3.2.2
(Technische
of
beroepsbekwaamheid),
indien
het
samenwerkingsverband zelf niet aan een of meer van die minimumeisen voldoet, op de voet van artikel 2.92 lid 2 Aanbestedingswet respectievelijk artikel 2.94 lid 2 Aanbestedingswet een beroep doen op de draagkracht respectievelijk de bekwaamheid van één of meer deelnemers van het samenwerkingsverband die wel aan die betreffende minimumeisen voldoet. In dat geval geeft de deelnemer in het samenwerkingsverband die wel aan de minimumeis(en) voldoet, dat bij inschrijving op door de betreffende
minimumeisen
op
het
'Uniform
Europees
Aanbestedingsdocument' (Formulier A) in te vullen.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
32
Door
ondertekening
van
Formulier
A
door
elke
deelnemer
in
het
samenwerkingsverband, verklaart het samenwerkingsverband alsook de betreffende deelnemer in het samenwerkingsverband die aan de eis voldoet, dat het samenwerkingsverband daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
33
4. GUNNINGSCRITERIA Het gunningscriterium is de inschrijving met de beste prijs/kwaliteit verhouding en wordt bepaald op basis van het criterium kwaliteit en het criterium prijs zoals hieronder beschreven. De beoordelingsmethodiek die gehanteerd wordt is gunnen
op
waarde.
Hierbij
worden
alle
kwaliteitsaspecten
in
euro’s
gewaardeerd. Bij gunnen op waarde worden de Inschrijvers beoordeeld op de aangeboden waarde: de kwaliteit/meerwaarde in combinatie met de prijs. Gunnen op waarde: De Opdrachtgever merkt hierbij graag op dat de maximale waarde en de minimale waarde de bandbreedte is die zij voor de gevraagde kwaliteit bereid is te gaan betalen. Dat is een andere denkmethode dan een relatieve verhouding tussen prijs en kwaliteit. De Opdrachtgever verwacht geen prijsverschil van meer dan 10% waardoor de bandbreedte in de prijsstelling vergeleken moet worden met de bandbreedte in kwaliteit. Opdrachtgever heeft hierbij zorgvuldig overwogen in welke mate gelden doelmatig besteed worden. 4.1
Criterium 1: Kwaliteit Inschrijver
Aanbestedende dienst hecht waarde aan de aangeboden kwaliteit van de Inschrijver. Om de kwaliteit te toetsen worden de inschrijvingen beoordeeld aan de hand van de in bijlage 6 beschreven subcriteria. Op deze subcriteria kan de Inschrijver een waarde behalen. Deze waarden samen vormen de totaalwaarde voor het criterium kwaliteit, zie in dit kader bijlage 9 ‘waarden gunningscriteria’. Eindscore kwaliteit De eindscore voor het criterium kwaliteit is de totaalsom van de waarden van de subcriteria. Er is voor het criterium kwaliteit een maximale waarde te behalen, zie hiervoor bijlage 9.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
34
4.2 De
Criterium 2: Prijs prijs
bestaat
uit
de
inschrijfsom/
tarieven
zoals
opgegeven
op
Formulier B. Rondom het aandachtsgebied “Prijs” gelden de volgende uitgangspunten: -
Alle inschrijvingen dienen te worden aangeboden met een transparante prijsstelling en duidelijke specificaties conform prijstabel (zie Formulier B (ook in Excel) van dit aanbestedingsdocument) en toegevoegd bij uw inschrijving.
-
Ten aanzien van de prijzen geldt: •
De prijzen dienen gesteld te zijn in euro’s en exclusief BTW.
•
Negatieve bedragen mogen niet worden ingevuld en leiden tot uitsluiting.
•
De prijzen dienen conform bijgaande Formulier B te worden vermeld.
•
Met aangeboden betalingskortingen wordt bij de beoordeling van de inschrijving geen rekening gehouden.
•
Inschrijvingen waarbij kosten separaat vermeld staan worden uitgesloten voor verdere deelname aan de procedure.
•
Prijzen voor het jaarwerk zijn inclusief de diensten uit het Programma van Eisen, reiskosten, reistijden, alle kantoorkosten, dossiervorming,
dossier
oplevering,
interne
opleveringen,
gegevensverwerkingen, alle controles, en alle overige kosten. •
De prijzen voor de controle van de jaarrekening en de interim controle zijn inclusief bijbehorende diensten (zie tabel 1), de SISA bijlage en het natuurlijk advies.
•
Meerwerk wordt niet geaccepteerd op de vaste prijscomponenten (controle jaarrekening en interim controle).
•
De prijzen dienen het eerste jaar van de nieuwe overeenkomst vast te zijn. Daarna mogen de prijzen en tarieven jaarlijks als volgt worden aangepast:
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
35
jaarlijks per controlejaar (eerste keer in 2027), conform het meest recente basisjaar 2026, (van januari ten opzichte van januari van het voorafgaande jaar), zoals gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek (“het CBS”) prijsindex dienstverlening. Opdrachtnemer is echter uitsluitend gerechtigd om voornoemde wijziging door te voeren indien zij uiterlijk twee (2) maanden voor de beoogde ingang van de wijziging de CBS-index dienstverlening aan Opdrachtgever heeft medegedeeld en schriftelijke toestemming voor de wijziging heeft verkregen van Opdrachtgever. De prijsbeoordeling zal bestaan uit: -
De som van het prijzenblad (formulier B).
Alle prijzen dienen conform het Exceldocument (formulier B) ingevuld te worden. De totaalsom van formulier B dient als uitgangspunt voor de prijsbeoordeling. Een Inschrijver kan uitgesloten worden indien: -
Zij rekenfouten maakt op de prijzenbladen of prijzen niet invult.
-
Zij niet uitsluitend gebruik maakt van het beschikbaar gestelde prijzenblad.
-
Indien zij elders in haar inschrijving prijzen vermeldt (ongeacht omvang of aard).
Eindscore prijs: De totaalsom van het prijzenblad (formulier B) geldt als eindscore op het criterium prijs. 4.3
Beste Prijs-Kwaliteit verhouding
De inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteitverhouding is de inschrijving met de laagste fictieve prijsscore. Om te bepalen welke Inschrijver de inschrijving met de Beste PKV heeft ingediend wordt de totale behaalde waarde kwaliteit van de ingediende prijs in mindering gebracht.
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
36
De Inschrijver die dan de laagste prijsscore heeft behaald (afronding op 2 decimalen) zal in eerste instantie aangemerkt worden als de hoogst scorende Inschrijver. De beoordelingsmethodiek die gehanteerd wordt is gunnen op waarde. Hierbij worden alle kwaliteitsaspecten in euro’s gewaardeerd. Bij gunnen op waarde worden de Inschrijvers bij aanbestedingen beoordeeld op de aangeboden waarde: de kwaliteit/ meerwaarde in combinatie met de prijs. Voorbeeldberekening: Behaalde waarde criterium 1 kwaliteit
€ 35.000,- (fictief)
Behaalde waarde criterium 2 prijs
€ 100.000,- (fictief)
De fictieve prijsscore € 100.000,- minus € 35.000,- =
€ 65.000,-
De Inschrijver met de laagste fictieve prijsscore heeft in beginsel de inschrijving met de Beste Prijs-Kwaliteitsverhouding ingediend. In geval van gelijke scores zal de Inschrijver die de laagste prijs heeft ingediend worden aangemerkt als Beste Prijs-Kwaliteitverhouding. Indien er dan nog geen verschil zit tussen inschrijvingen zal er een loting door een notaris plaatsvinden. Indien om wat voor reden dan ook sprake is van uitsluiting van de Inschrijver die de inschrijving met de Beste-PKV heeft ingediend, zal deze Inschrijver afvallen en wordt de procedure voortgezet met de Inschrijver die dan de laagste waarde heeft behaald (de volgende in rangorde).
Aanbestedingsdocument Gemeente Noardeast-Fryslân - Accountantsdiensten 2025 Referentienummer: GNF25ACD
37
5. BEOORDELINGSPROCEDURE De beoordelingsprocedure geschiedt aan de hand van de navolgende in dit hoofdstuk beschreven stappen. 5.1
Beoordeling van de bij inschrijving ingediende documenten
De op basis van paragraaf 2.5.1 tijdig ingediende inschrijvingen worden eerst getoetst op compleetheid. Niet complete inschrijvingen kunnen tot uitsluiting leiden. Aanbestedende dienst behoudt zich evenwel uitdrukkelijk het recht voor om een aanvulling op en/of verduidelijking van de inschrijving van Inschrijvers te verlangen en/of aanvulling van ontbrekende documenten/bewijsstukken op te vragen. Vervolgens wordt op grond van artikel 2.101 Aanbestedingswet aan de hand van de eigen verklaringen in Formulier A ('Uniform Europees Aanbestedingsdocument’) of de Inschrijvers voldoen aan de in hoofdstuk 3 genoemde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. 5.2
Mededeling van directe uitsluiting en/of afwijzing
Indien de in paragraaf 5.1 bedoelde beoordeling aanleiding geeft tot directe uitsluiting en/ of afwijzing van een of meer Inschrijvers, zal Aanbestedende dienst dit op de voet van artikel 2.103 Aanbestedingswet zo spoedig mogelijk schriftelijk mededelen. Deze direct uitgesloten en/ of afgewezen Inschrijvers zal desalniettemin in een later stadium ook nog de mededeling van de gunningsbeslissing als bedoeld in paragraaf 5.4 toegezonden worden. Indien de direct uitgesloten en/ of afgewezen Inschrijvers zich niet met de directe uitsluiting en/ of afwijzing en/of met de gunningsbeslissing kunnen verenigen en daartegen een kort geding aanhangig willen maken, dienen zij dat te doen binnen de termijn van 20 kalenderdagen en op de wijze zoals aangegeven in de mededeling van de gunningsbeslissing. Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om bovengenoemde mededeling van uitsluiting en/ of afwijzing tegelijk