Advies OR op rapport impactonderzoek ontvlechting centrumregeling

Aan de WOR-bestuurder van Noardeast-Fryslân, i.a.a. de gemeenteraden van Noardeast-Fryslân en Dantumadiel Datum: Betreft: Kenmerk: Behandeld door:

13-05-2022 WOR art. 25 eerste lid.: advies op de adviesaanvraag “Het (voorgenomen) besluit van het college om aan de raad voor te stellen over te gaan tot opheffing van de centrumregeling.” OR 10015-20220512

Geachte heer Verbunt, Op 13 april 2022 ontving de ondernemingsraad de adviesaanvraag ‘Het (voorgenomen) besluit van het college om aan de raad voor te stellen over te gaan tot opheffing van de centrumregeling.’ van u. Als onderdeel van deze adviesaanvraag ontvingen wij de volgende stukken: ‐ Rapport “Impactonderzoek ontvlechting Noardeast-Fryslan en Dantumadiel” van Lysias Advies van 31 maart 2022 - Schema vervolgproces 2022-02-09 Vooruitlopend op dit advies heeft de ondernemingsraad op 2 december 2021 een brief met een ongevraagd advies gestuurd naar de gemeenteraden van Noardeast-Fryslân en Dantumadiel. De meeste van de in deze brief omschreven aandachtspunten zijn nog steeds actueel en daarom verwijzen wij nogmaals naar deze brief. Op 23 februari 2022 heeft de ondernemingsraad een advies geschreven over de opdracht van het impactonderzoek aan Lysias Advies. De in dit advies benoemde zaken zijn ook nog van toepassing. Impactonderzoek gehele ontvlechting versus gedeeltelijke ontvlechting. Lysias heeft in haar rapport de gevolgen in kaart gebracht voor een gehele ontvlechting. De OR heeft eerder gevraagd om ook de gevolgen voor gedeeltelijke ontvlechting in kaart te brengen. Wij vinden het jammer dat hieraan geen uitvoering is gegeven.

Juist omdat er al voor de ambtelijke fusie op een aantal onderdelen succesvol samen is gewerkt en continuering van deze samenwerking voor het personeel van die betreffende onderdelen de minst negatieve gevolgen heeft. Bovendien vinden wij dat beide gemeenten voordeel hebben van die samenwerking en dat daarmee de financiële schade – incidenteel en structureel – kan worden beperkt. Wij denken daarbij aan terreinen als sociaal domein en uitvoering gemeentewerken. Wij adviseren derhalve om op die gebieden de samenwerking te continueren. Optie bestuurlijke fusie. Het is vanuit van het belang van de organisatie en de medewerkers jammer dat er kennelijk vanuit bestuurlijk perspectief geen ruimte is voor een bestuurlijke fusie. Ontvlechting leidt immers tot een behoorlijke financiële kostenpost op de begrotingen en tot een voorlopig blijvende onrust en onzekerheid binnen onze organisatie. Daarmee leidt het de komende jaren ook tot een nieuwe (her)schikking van onze organisatie(s) en productieverlies wat ten koste gaat van medewerkers, bestuur en inwoners. Voor het personeel heeft een bestuurlijke fusie minder nadelen en meer voordelen. Een herbezinning op dit onderwerp zou de OR daarom zeer toejuichen. Personele gevolgen ontvlechting. In het rapport van Lysias Advies zijn zowel risico’s en aandachtspunten als kansen beschreven voor zowel personeel als organisatie.

Onze conclusie is dat er voor het personeel meer risico’s en aandachtspunten zijn dan dat er kansen zijn.

Gemeentelijke concurrentiepositie. De inschaling van functies in de nieuwe organisaties (zowel Dantumadiel als Noardeast-Fryslân) wordt lager (pagina 24 rapport Lysias). Dit komt de concurrentiepositie van de nieuwe organisaties ten opzichte van andere gemeenten niet ten goede. Bovendien heeft het college van B&W van Noardeast-Fryslân in haar brief van 19 april aan de gemeenteraad van Noardeast-Fryslân aangegeven “te willen investeren in de organisatie en te verwachten een aantrekkelijke werkgever te blijven”. Wij willen dit benadrukken omdat wij een behoorlijke uitstroom zien van (met name leidinggevend) personeel binnen onze organisatie. Planning ontvlechting. In ons advies van 23 februari 2022 hebben wij aangegeven dat er een afzonderlijke planning moet komen van hoe de ambtelijke ontvlechting aangepakt wordt. Tevens hebben wij toen gevraagd om die planning bij deze huidige adviesaanvraag aan te leveren. Aangezien wij deze uitgewerkte planning van ambtelijke ontvlechting nog niet hebben gezien en ontvangen, verzoeken wij en adviseren wij om die op zo kort mogelijke termijn aan te leveren. In het rapport van Lysias is wat ons betreft hier op pagina’s 5 en 6 al een eerste opzet gemaakt. Sociaal plan. Voor beide nieuwe organisaties moet een sociaal plan worden opgesteld, dat is ook verwoord in het rapport van Lysias. Want in beide gemeenten is sprake van een reorganisatie.

Wij bespeuren onder het personeel veel onrust over de onduidelijkheid en onzekerheid van personele posities. Dit leidt volgens ons, zoals gezegd, al tot veel verloop onder het (onder andere leidinggevende) personeel. Daarom adviseren wij om dit sociaal plan op een zo kort mogelijke termijn op te starten en op te leveren. In dat sociaal plan dient/dienen onder andere: -

vastgesteld te worden dat er geen gedwongen ontslagen vallen omdat er sprake is van een overgang van onderneming; (aangepaste) conversietabellen opgenomen te worden; duidelijk beschreven te worden hoe een plaatsingsprocedure en/of werving- en selectieprocedure eruit komt te zien en bijvoorbeeld of mensen verplicht geplaatst kunnen worden.

Formeren nieuwe organisaties. Het formeren van nieuwe organisaties gaat veel tijd kosten. Maar dit dient wel zorgvuldig te gebeuren. Daarom adviseren wij hierover de volgende zaken: -

Begin zo snel als mogelijk met het opstellen en opleveren van organisatie- en formatieplannen. Betrek medewerkers tijdig bij het inrichten van de organisaties.

Overige adviezen en aandachtspunten. Buiten hetgeen hiervoor al is beschreven, geven wij de volgende zaken nog mee. 1. De ontvlechting gaat personele inzet vergen. Wij adviseren om deze uren te compenseren, wanneer de reguliere dienstverlening ongewijzigd doorgang moet vinden. 2. Daarnaast gaat het opbouwen van de 2 nieuwe organisaties ook personele inzet vergen. Wij adviseren om ook deze inzet te compenseren bij handhaven van de huidige dienstverlening. 3. Dantumadiel kan pas na de ontvlechting een eigen ondernemingsraad oprichten. Desalniettemin adviseren wij om voorafgaand aan de ontvlechting en bij de opbouw van de nieuwe organisatie al gebruik te maken van medezeggenschap door onze medewerkers. De Wet op de Ondernemingsraden biedt hierin ook mogelijkheden, door bijvoorbeeld gebruik te maken van commissies (artikel 15). 4. Wij adviseren om die leden van team Dantumadiel, die voornemens zijn om voor gemeente Dantumadiel te gaan werken, een rol te geven in het opbouwen van een organisatie van gemeente Dantumadiel. 5. Begin op tijd met het inrichten van personeelsadministratie, zodat in ieder geval de lonen uitbetaald kunnen worden vanaf de eerste maand na de ontvlechting. 6. Wij adviseren om budget vrij te maken om personeel om- of bij te scholen. Wij verwachten dat er toch van redelijk wat personeelsleden de functie en het werk (enigszins) gaat veranderen.

Dit is met name van toepassing bij personeel dat voor gemeente Dantumadiel gaat werken, omdat daar naar verwachting meer generalisten in plaats van specialisten gaan werken.

7. Wij adviseren om een vacaturestop te introduceren tot het moment dat de ontvlechting is gerealiseerd. Of in ieder geval geen personeel meer vast in dienst te nemen. Dit verkleint namelijk volgens ons de kans op boventalligheid en het huidige personeel heeft een grotere kans op geschikt of passend werk in 1 van de nieuwe organisaties. 8. Wij vinden dat het personeel uiteindelijk zo evenwichtig als mogelijk verdeeld moet worden over de 2 nieuwe organisaties. Wij adviseren dan ook dat beide gemeentes hiervoor met elkaar in overleg treden. Wij vinden het onwenselijk dat er al op voorhand acquisitie wordt gevoerd om qua personeel onderscheid te gaan maken, zodat in de ene gemeente er meer gekwalificeerd personeel komt dan in de andere gemeente. 9. Overall moet besloten worden dat alle huidige medewerkers herplaatsbaar zijn in zowel NoardeastFryslân als Dantumadiel. En dat het huidige personeel bij openstaande of niet ingevulde vacatures voorrang krijgt boven externe kandidaten. Tot slot willen wij meegeven dat de medewerkers er vooral voor de eigen inwoners en eigen ondernemers zijn. Er wordt herhaaldelijk gezegd dat het personeel het kapitaal van de gemeenten is. Maar bovenal zijn onze medewerkers ook gewoon inwoner en mens.

Onze boodschap is: wees zuinig op onze medewerkers en zorg voor goede arbeidsomstandigheden en passende waardering! Met vriendelijke groet, Namens de ondernemingsraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

M.J. van Everdink voorzitter OR

T. Berger Waarnemend secretaris OR