Advies Auditcommissie - raadsvoorstel “Wijziging P&C-cyclus”
Tekst van het document
Dokkum, 3 april 2023 Aan: Raad gemeente NeF Van: Auditcommissie Betreft: advies m.b.t. Raadsvoorstel “Wijziging P&C-cyclus”
Geachte Raad, Aanleiding: Enige tijd geleden heeft de RKC de financiële informatieverstrekking aan de Raad onderzocht en advies uitgebracht om dit te verbeteren. De RKC heeft aan de Raad twee rapporten hieromtrent gepresenteerd. Hieruit voortvloeiend zijn een aantal vergaderingen van de Auditcie geweest aangaande gedachtewisseling over hoe verder met de P&C-cyclus. Tevens is er een strategisch overleg georganiseerd (Auditcie, Accountant, Concerncontroler, Afdelingshoofd Financiën, Gemeentesecretaris en Griffie). 80% van de Begroting zijn wettelijke taken. 20% zijn projecten waarvoor de Raad geld kan beschikbaar stellen. Deze 20% (beïnvloedbaar) wordt verwoord in de RaadsAorta. 20 maart jl. is het Presidium in grote lijnen geïnformeerd over de mogelijke aanpassing van de P&C-cyclus en gevraagd om dit onderwerp mee te nemen naar de fractieoverleggen. Doel van dit overleg was: het strategisch vermogen van de Raad te vergroten en of de Auditcommissie hier een rol in wil spelen. Als start hebben de leden van de Auditcie geïnventariseerd waar de raad behoefte aan heeft en welke rol de Auditcie daarin zou kunnen vervullen.
Dat leverde de volgende resultaten op: - Meer en betere duiding van de cijfers; - Minder papier en duidelijkere overzichten, bijvoorbeeld in een infographic; - Beter inzicht of daadwerkelijk tot uitvoering komt wat de Raad besloten heeft; - Meer langere termijn sturing, over de horizon van een Raadsperiode; - Vanuit een Raadsbrede visie waarden formuleren, doelen daarop baseren en daarover rapporteren; - Meer projectmatig rapporteren (rapporteren over grotere projecten), maar ook over afwijkingen van regulier beleid; - Check of stukken technisch gezien voldoende zijn voor de raad; - De Raad helpen inzicht te ontwikkelen. Het voorliggend Raadsvoorstel omvat: - De frequentie van de financiële rapportages verhogen (naar kwartaalrapportages); - Aanpassen doelen-activiteiten (concrete beschrijving activiteiten op project- en beleidsniveau); - Social Development Goals (SDG’s) (bij de programmadoelen aangeven aan welke SDG zij bijdragen); - Aanpassen verkeerslichtenmodel (strikter en duidelijker gebruik van de verkeerslichten); - Aantal programma’s (de programmastructuur deze periode handhaven en aan het einde van de raadsperiode een de raad evaluatie uit te laten voeren om te bepalen of en hoe deze aangepast moeten worden). Het advies van de Auditcie is dan ook als volgt: •
Om de controlerende taak beter te vervullen, meer inzicht te krijgen in de P&C-cyclus, kennisoverdracht te waarborgen en de Raad breder te betrekken in de financiële huishouding van onze gemeente, adviseert de Audicommissie in te stemmen met het Raadsvoorstel “wijziging P&C-cyclus”. Hier komt bij dat, de Raadsvoorstellen vallend onder de 20% categorie voortaan voorzien dienen te zijn van een projectplan, bestaande uit: Informatie, Projectplan/Planning en Financiën. De Raad toetst of een raadsvoorstel voldoet aan deze drie voorwaarden. Alle rapportages (zowel voor wettelijke taken als projecten) wordt omtrent de voortgang in drie kleuren aangegeven: groen, oranje en rood
en gelden voor alle de drie voorwaarden (de toetsingscriteria). De overgang van de huidige naar gewenste rapportages/situatie vraagt de nodige inzet van ambtenaren en systemen. Dit is de reden dat de nieuwe situatie niet per direct in werking kan treden maar de komende drie jaren wordt uitgerold en bij langjarige projecten worden doelen/ doelstellingen straks ook per jaar geformuleerd en gerapporteerd. Om de systematiek van financiële rapportages te wijzigen vindt de Auditcie dat het nu wel het juiste moment is omdat de Raad een gezamenlijke gedrevenheid heeft om de strategische rol en verbeteringen in te zetten. Uiteindelijk zal de nieuwe manier van werken ook minder vragen omtrent voortgang opleveren. De Auditcie zal in vervolgbijeenkomsten na vandaag nog antwoord moeten geven op: -
•
Wat is een project (omvang in beleid of middelen)? Vanaf welke afwijking dient er te worden gerapporteerd; Het verder concretiseren van definities en doelstellingen
Let wel: de Auditcommissie is technisch, a-politiek en wil graag een sturingsinstrumentarium ontwikkelen welke aansluit op behoefte van de raad.