250710 Oplegnotitie raad ten behoeve van het debat rekenkameronderzoek MFC It Spektrum Burdaard

Oplegnotitie Van Aan

: de griffier : de Raad

Behorend bij

: Rekenkameronderzoek MFC It Spektrum Burdaard

Raadsvergadering

: It Debat d.d. 10 juli 2025

Zaaknummer

: 2025-166611

Inleiding De rekenkamer Noardeast-Fryslân heeft onderzocht hoe het college in de periode 2022–2024 de zoektocht naar een oplossing voor de problemen rond MFC It Spektrum in Burdaard (hierna: het MFC) heeft aangepakt en uitgewerkt. De resultaten van dit onderzoek zijn aan de raad gepresenteerd in It Petear van 1 juli jl. Korte inhoud De rekenkamer Noardeast-Fryslân heeft onderzocht hoe het college in de periode 2022–2024 de zoektocht naar een oplossing voor de problemen rond het MFC heeft aangepakt en uitgewerkt. In deze periode is de mienskip van Burdaard-Jislum e.o. (hierna: de mienskip) op verschillende manieren betrokken bij het besluitvormingsproces. Daarnaast stelde het college de Projectgroep Behoud Basisvoorzieningen Burdaard-Jislum e.o. (hierna: de projectgroep) in, met de opdracht om een oplossingsrichting te ontwikkelen. In oktober 2024 wezen het college en de raad echter de door de projectgroep voorgestelde oplossingsrichting af. Dit leidde tot onvrede binnen zowel de projectgroep als de mienskip. De centrale vraag van dit onderzoek luidt: Hoe heeft het college de zoektocht naar een oplossing voor de problemen rond MFC It Spektrum in Burdaard in de periode 2022–2024 aangepakt en uitgewerkt? Deze vraag is uitgewerkt in een aantal deelvragen en een normenkader (zie bijlage 1 van het rapport van bevindingen).

Het doel van het onderzoek is om inzicht te bieden in de feiten en omstandigheden rond dit participatieproces. Dit is gedaan door het opstellen van een feitenrelaas van concrete gebeurtenissen, met daarbij aandacht voor doelen, afspraken en verantwoordelijkheden (de zogenoemde ‘bovenstroom’). Daarnaast zijn ook de percepties, verwachtingen, gevoelens en onderlinge relaties in kaart gebracht (de ‘onderstroom’). Het onderzoek beoogt duidelijk te maken wat goed is verlopen en wat beter had gekund, met het oog op toekomstige trajecten waarbij de betrokkenheid van de mienskip essentieel is. Op basis van het onderzoek heeft de Rekenkamer conclusies getrokken en daaruit voortvloeiend een aantal aanbevelingen geformuleerd. De hoofdconclusie en de deelconclusies zijn in het bestuurlijk deel van het onderzoeksrapport nader uitgelegd. Hoofdconclusie Het proces tussen 2022 en 2024 toont aan hoe lastig het is om bestuurlijke verantwoordelijkheid, participatie en financiële haalbaarheid te combineren. Door het ontbreken van duidelijke besluitvorming en regie ontstond verwarring en wantrouwen. De uiteindelijke koerswijziging van het college leidde tot verlies van draagvlak en vertrouwen in de gemeenschap. Effectieve participatie vereist vanaf het begin heldere afspraken over invloed en besluitvorming.

In dit traject zijn waardevolle stappen gezet, maar het gebrek aan transparantie en de abrupte afsluiting door het college hebben het vertrouwen van de mienskip grotendeels ondermijnd.

1

Deelconclusies met daarbij de aanbevelingen van de rekenkamer aan college en raad 1) Het college en de raad hebben nagelaten duidelijke en haalbare doelen en kaders vast te stellen voor de oplossing van de problemen rond MFC It Spektrum. Aanbevelingen: a) Formuleer voortaan bij complexe opgaven expliciete, toetsbare kaders en leg deze vast in een formeel raadsbesluit. Dit voorkomt interpretatieverschillen en geeft richting aan het college en participerende partijen (aanbeveling aan de raad). b) Faciliteer de raad bij de kaderstelling en vraag bij onduidelijkheid over de kaders actief om nadere duiding of bevestiging van de raad (aanbeveling aan het college). 2) Het college heeft de juiste sleutelactoren betrokken bij het proces, maar verschafte geen duidelijkheid over de rollen, taken, bevoegdheden en zeggenschap. Aanbevelingen: a) Zorg voor een stevige en uniforme projectstructuur bij grote (participatieve) trajecten. Stel bij aanvang van grote en complexe projecten een formeel bestuursbesluit vast waarin de projectstructuur is uitgewerkt. Formuleer hierin expliciet de doelstellingen, fasering, beslismomenten, betrokken partijen en de wijze waarop participatie wordt ingericht. Leg tevens schriftelijk de rollen en bevoegdheden vast van betrokken groepen, zoals project- of klankbordgroepen. Ontwikkel en hanteer hiervoor een vastomlijnd projectformat.

Denk onder andere aan: - een formele startbeslissing van het college (met projectopdracht en randvoorwaarden), - een duidelijke fasering met beslismomenten en verantwoordelijken, - een participatieparagraaf conform gemeentelijk beleid, - eisen aan ambtelijke ondersteuning en bestuurlijke regie. Zo wordt het project voorspelbaar ingericht, en niet afhankelijk van interpretaties, bestuurswisselingen of individuele bestuursstijl (aanbeveling aan het college). b) Borg participatie als continu proces, ook bij koerswijzigingen. Bij koerswijzigingen dient het college de gemeenschap actief te betrekken en te informeren over de redenen en gevolgen van deze wijzigingen. Dit voorkomt verlies van vertrouwen en draagvlak (aanbeveling aan het college). 3) De raad speelde een terughoudende en reactieve rol in het proces rond de toekomst van MFC It Spektrum. Aanbevelingen: a) Richt (tijdelijke) raadswerkgroepen of themacommissies in voor inhoudelijke dossieropvolging. Dit versterkt de kaderstellende en controlerende rol en vergroot de inhoudelijke betrokkenheid bij complexe trajecten (aanbeveling aan de raad). b) Neem verantwoordelijkheid voor actieve dossieropvolging en wees zichtbaar betrokken. Herken signalen van participatiepartners en spreek het college tijdig aan wanneer het proces of inhoud van het traject afwijkt van de opdracht (aanbeveling aan de raad).

4) Hoewel het college inhoudelijk betrokken was bij het proces en de formele voortgang bewaakte, is het onvoldoende gelukt om overtuigend en transparant bij te sturen op sleutelmomenten. Aanbevelingen: a) Zorg voor een expliciete signalering en markering van sleutelmomenten in het projectverloop. Laat de ambtelijke organisatie actief meedenken over kritische momenten in tijd, inhoud of draagvlak, en agendeer deze tijdig voor besluitvorming (aanbeveling aan het college). b) Neem grote en/of politiek gevoelige projecten structureel op als vast agendapunt in B&Wvergaderingen. Dit bevordert de bestuurlijke regie, zorgt voor continue betrokkenheid van het college en creëert ruimte om bij te sturen wanneer dat nodig is (aanbeveling aan het college).

2

c) Zorg voor overdraagbaarheid en continuïteit in bestuurlijke dossiers. Bij wisselingen van portefeuillehouders: borg overdracht van kennis en afspraken, en leg in de organisatie en besluitvorming vast waar het traject staat (aanbeveling aan het college). 5) Het realiseren van draagvlak maakte onderdeel uit van de opdrachtformulering, maar werd later losgelaten als belangrijk uitgangspunt. Aanbevelingen: a) Communiceer open en met oog voor de relatie over verschillen in perspectief. Leg helder uit waarom er voor een andere keuze is gegaan dan participatiepartners voorstelden, en laat merken dat hun inbreng gewaardeerd wordt. Dit draagt bij aan vertrouwen en betrokkenheid vanuit de gemeenschap (aanbeveling aan het college). b) Een gezamenlijke evaluatie met participanten, ambtenaren en bestuurders helpt om lessen te trekken, misverstanden te benoemen en gezamenlijk de balans op te maken. Dit sluit aan bij de uitgangspunten van het participatiebeleid waarin het leren van ervaringen centraal staat (aanbeveling aan het college). 6) De herstructurering is formeel te verantwoorden binnen de beleidsmatige kaders, maar heeft niet de legitimiteit die zou voortvloeien uit een gedragen participatief traject. Aanbeveling: Herstel het vertrouwen tussen gemeente en gemeenschap.

Onderzoek actief waar de behoeften van de mienskip liggen op het gebied van relatieherstel, informatievoorziening en vervolgstappen. Maak ruimte voor gesprek en reflectie voordat nieuwe stappen worden gezet (aanbeveling aan het college). Bestuurlijk wederhoor Volgens het Onderzoeksprotocol van de Rekenkamer is het rapport inclusief de conclusies en aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders voorgelegd voor een bestuurlijke reactie. De door het college gegeven bestuurlijke reactie is toegevoegd aan het bestuurlijk rapport. Deze reactie gaf de Rekenkamer geen aanleiding het rapport aan te passen. Doel van de behandeling De Rekenkamer is een instrument ten behoeve van de raad. De leden van de Rekenkamer worden door de raad benoemd. De Rekenkamer ondersteunt de raad in met name zijn controlerende rol. Rapporten van de Rekenkamer worden aan de raad uitgebracht, met conclusies en aanbevelingen. Het is daarom in eerste instantie aan de raad om te beoordelen wat er met het onderzoeksresultaat in het algemeen en met de conclusies en vooral aanbevelingen in het bijzonder gedaan moet worden. Daarvoor is dit Debat bedoeld.

Van de raadsleden wordt gevraagd - Hoe beoordeelt u dit onderzoek van de Rekenkamer? - Hoe beoordeelt u de bestuurlijke reactie van het college? - Wenst u de conclusies en aanbevelingen aan de raad (1a en 3) onverkort over te nemen? En zo ja, op welke wijze wenst u deze tot uitvoering te brengen? De uitwerking hiervan kan in handen gesteld worden van het presidium. - Wenst u de conclusies en aanbevelingen aan het college (1, 2, 4, 5 en 6) onverkort over te nemen en wenst u hierover verdere behandeling/besluitvorming? Wat wilt u het college hierover meegeven in de aanloop naar een besluitvormend raadsvoorstel? Er lijken op voorhand geen inhoudelijke belemmeringen te zijn voor de door de Rekenkamer gegeven conclusies en aanbevelingen. Wel kan worden geconstateerd dat de aanbevelingen in veel gevallen een eerste aanzet vormen voor verbeteringen. De concrete uitvoering ervan vraagt nadere uitwerking van het college (en raad). Vervolgtraject Op basis van het eindrapport en de behandeling in it Debat, kan aan het college de opdracht worden gegeven met een besluitvormend raadsvoorstel te komen. Daarin geeft het college aan hoe zij het 3

onderzoek beoordelen, wat zij met de aanbevelingen en eventuele wensen van de raad gaan doen en op welke termijn. Behandeling van dit raadsvoorstel wordt in overleg met Agendacommissie voor een Beslút ingepland. Bijlagen 1. Bestuurlijk rapport ‘Rekenkameronderzoek MFC It Spektrum’; 2. Onderzoeksrapport ‘Rekenkameronderzoek MFC It Spektrum’ (Onderzoeksbureau Unravelling); 3. Persbericht ‘Rekenkamer: onduidelijke rollen en communicatie leidden tot vertrouwensbreuk in participatieproces MFC It Spektrum’.

4