250307 Quickscan Rekenkamer - raadsvoorstel Brede Campus Kollum

Ons kenmerk:

2024-247546

Behandeld door: E-mailadres:

S. Kooistra s.kooistra@noardeastfryslan.nl 7 maart 2025

Datum:

Onderwerp: Quickscan raadsvoorstel Brede Campus Kollum

Geachte leden van de raad, Uw presidium heeft de rekenkamer verzocht een quickscan uit te voeren op het raadsvoorstel met betrekking tot Campus Kollum. De centrale vraag luidt: ‘Kan de raad op basis van het raadsvoorstel en de verkregen informatie een goed besluit nemen?’ Aan de hand van een analysekader heeft de rekenkamer gepoogd deze onderzoeksvraag zo goed mogelijk te beantwoorden. Daarbij geldt dat de rekenkamer niet hét antwoord in huis heeft, maar mét de raad meekijkt naar en meedenkt over het betreffende raadsvoorstel. Inleiding, begrenzing en onderzoeksverantwoording De rekenkamer stelt zich op het standpunt dat een raadsvoorstel en het daarop gebaseerd besluit (dictum) zelfstandig leesbaar moet zijn. Een raadsvoorstel moet alle elementen bevatten die betrekking hebben op het besluit. De raad moet, zonder diepgaande kennis van de materie, kunnen begrijpen wat de strekking van het voorstel en besluit is. Het besluit zelf is feitelijk en moet door de raad amendeerbaar zijn. Dat wil zeggen dat in het besluit zichtbaar moet zijn wat de gevolgen van dat besluit zijn, zonder algemene verwijzingen naar het voorstel of onderliggende stukken. Deze vormen immers geen onderdeel van het besluit als zodanig. Om tot een afgewogen oordeel te komen heeft de rekenkamer bovenstaande overwegingen vertaald middels een analysemodel1.

In de bijlage ‘Analyse per categorie’ kunt u daar meer over lezen. Leeswijzer Achtereenvolgens geven wij een samenvatting van onze bevindingen, de bevindingen per categorie, de conclusie en onze aanbevelingen. In de bijlage een nadere motivatie aan de hand van een checklist. Samenvatting van de bevindingen De rekenkamer heeft het voorstel en het daarbij behorend besluit gelezen, geanalyseerd en beoordeeld. We hebben vastgesteld dat voor een goede beoordeling er erg veel vragen niet zijn beantwoord. Daarnaast denken wij dat er veel voorkennis nodig is om een afgewogen keuze te maken en besluit te nemen. Zo missen wij onder meer een goede risicoanalyse, een verwijzing naar een degelijke projectorganisatie, een onderbouwing van het breder perspectief voor de gemeenschap (‘wat als we dit besluit niet nemen’) en de betrokkenheid van de raad in het vervolgtraject.

1 Voor het opstellen van criteria is onder meer gebruik gemaakt van de ‘beoordelingskaart voor raadsvoorstellen” gemaakt door

De Argumentenfabriek in opdracht van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden.

Bevindingen per categorie Inhoudelijke Volledigheid en Helderheid Het raadsvoorstel is in het algemeen redelijk gestructureerd en leesbaar. In de inleiding wordt de voorgeschiedenis beknopt weergegeven, en wordt duidelijk waarom dit vraagstuk nu aan de raad wordt voorgelegd. Wat de rekenkamer op basis van het raadsvoorstel moeilijk kan inschatten is in hoeverre de voorgestelde ontwikkeling past in het vigerende beleid van Noardeast-Fryslân. De koppeling met (bredere) maatschappelijke doelen ontbreekt. Daardoor lijkt het voorstel een technische oplossing voor een praktisch probleem. Risico’s, Gevolgen en Financiële Verantwoording Het raadsvoorstel steunt (maar niet zichtbaar in het voorstel) op een aantal cijfers en feiten (waaronder leerlingenprognoses) waarvan de rekenkamer de betrouwbaarheid niet kan toetsen. Het werken met prognoses is überhaupt omgeven met risico’s. Hier wordt in het raadsvoorstel niet expliciet op ingegaan. De financiële onderbouwing is in de basis navolgbaar. Wel is dit een beeld op hoofdlijnen, en gaat het om de situatie ‘nu’. Wat zijn de risico’s rond stijgende kosten wanneer de volgende stappen worden gezet (calculatie, aanbesteding, etc.)? Mogelijk biedt een second opinion hier uitkomst. Besluitvorming, Participatie en Evaluatie Wat de rekenkamer opvalt is dat de beslispunten uitsluitend betrekking hebben op financiële middelen.

Dat biedt de raad weinig sturingsmogelijkheden. Over participatie en betrokkenheid van verschillende partijen (waaronder inwoners) wordt in het raadsvoorstel nauwelijks melding gemaakt. Wanneer de gemeenteraad dit wil wegen zal zij deze informatie op moeten halen. De vervolgstappen worden in het raadsvoorstel summier benoemd. Hoe en wanneer de raad weer aan zet is, wordt niet duidelijk. Impact op de Gemeenteraad en Politieke Overwegingen Zoals eerder genoemd is uit het raadsvoorstel onvoldoende op te maken of de voorgestelde oplossing bijdraagt aan de maatschappelijke opgaven van Kollum en/of de regio. Ook gezien het beslispunt (financiële middelen) biedt het raadsvoorstel de weinig sturingsmogelijkheden haar eigen ambities te realiseren. Conclusie Het huidige raadsvoorstel biedt, als zelfstandig besluit, onvoldoende basis voor een brede, gefundeerde, politieke discussie. Het voorstel presenteert een (financieel-)technische oplossing voor een ogenschijnlijk praktisch probleem, maar geeft de raad onvoldoende handvatten om een beleidsmatig verantwoord besluit te nemen. Aanbevelingen Geef het college – zo mogelijk raadsbreed - de opdracht om een raadsvoorstel te maken dat tegemoet komt aan de bezwaren die de rekenkamer heeft benoemd. Maak daarbij wel een keuze op hoofdlijnen in het aantal, diepte en breedte van de tegemoetkomingen.

De hoofdindeling van het normenkader kan daarbij behulpzaam zijn: 1. Zorg dat het voorstel zelfstandig leesbaar is, met een uitgebreider dictum waar de raad niet alleen kan volgen wat ze heeft besloten, maar ook (desgewenst) op kan amenderen; 2. Geef aan hoe de financiële onderbouwing heeft plaats gevonden, hoe om wordt gegaan met eventuele tegenvallers, hoe de projectorganisatie is geregeld, hoe de financiële en organisatorische checks en balances worden gewaarborgd en (voortgangs-) verantwoording in het proces is ingebed; 3. Laat zien hoe partijen in het vervolgproces participeren, hoe daar verslag van wordt gedaan en hoe ‘command and control’ (mandaat op basis vastgestelde uitgangspunten) is geregeld; 4. Laat zien hoe de gemeenteraad wordt betrokken bij het besluitvormingsproces en geef aan op welke momenten er wel/niet sprake kan zijn van politieke bijsturing. Met vriendelijke groet, De rekenkamer Noardeast-Fryslân Namens deze, S. Kooistra (secretaris)

Bijlage: Analyse per categorie Voor het opstellen van de criteria is gebruik gemaakt van de “Beoordelingskaart voor raadsvoorstellen”, De criteria zijn uitgewerkt in vragen waaraan het raadsvoorstel getoetst is. Voor elk onderdeel is een score van 1 tot en met 5 toegekend door de rekenkamer. Hierbij geldt dat een score van 1 ruim onvoldoende is en 5 uitstekend. Dit betekent dat sprake is van een (normatieve) evaluatie. Er is uitgegaan van de veronderstelling dat de door het bestuur aangeleverde informatie feitelijk correct is. De drie rekenkamerleden hebben ieder afzonderlijk een beoordeling gegeven en deze vervolgens met elkaar besproken en overeengekomen. Op basis van de scores per vraag is het raadsvoorstel geanalyseerd en is er een aantal aanbevelingen geformuleerd. Scores Normenkader Inhoudelijke volledigheid en helderheid Helderheid en Leesbaarheid: Is het voorstel in duidelijke en heldere taal geschreven? Helderheid en Leesbaarheid: Is de structuur van het voorstel overzichtelijk, met goed gebruik van indelingen en eventuele visualisaties? Helderheid en Leesbarheid: Bevat het voorstel alleen de hoofdlijnen, met verwijzingen naar relevante bijlagen indien nodig? Helderheid en Leesbaarheid: Is het voorstel toegankelijk voor raadsleden, zodat ze het snel kunnen begrijpen en beoordelen?

Volledigheid en Context: Maakt het voorstel duidelijk wat het onderwerp is en waarom het nu aan de raad wordt voorgelegd? Volledigheid en Context: Is de voorgeschiedenis van het voorstel goed weergegeven, inclusief eerdere besluiten en de relatie met ander beleid? Volledigheid en Context: Wordt de relevante context, zoals feiten en cijfers over de huidige situatie, goed beschreven?

Score

3

Toelichting

Het voorstel is niet zelfstandig te lezen zonder aanvullende informatie. Verwijzingen zijn onduidelijk en kerncijfers worden niet geduid. Het voorstel is goed leesbaar en redelijk logisch opgebouwd.

4

3

2

4

2

2

Het voorstel hinkt soms op hoofdlijnen en soms op details.

Het voorstel valt zonder moeilijk te begrijpen.

achtergrondkennis

Het voorstel laat zien wat het college aan besluit van de raad wenst.

Er is weinig context en voorgeschiedenis, eerdere besluiten zijn niet duidelijk weergegeven of naar verwezen.

Relevante context ontbreekt of wordt verondersteld dat de kennis aanwezig is.

Volledigheid en Context: Is er een duidelijke beschrijving van de belangen die spelen in de huidige situatie en wie erbij betrokken zijn?

Doelen en Gewenste situatie: Bevat het voorstel duidelijke en meetbare doelen? Doelen en Gewenste situatie: Zijn er mijlpalen opgenomen die aangeven hoe de raad de voortgang van het project kan controleren? Doelen en Gewenste situatie: Zijn eventuele spanningen tussen doelen aangegeven, en is duidelijk welke prioriteit hebben?

Opties en Alternatieven: Maakt het voorstel duidelijk wat de voorkeursoptie is en hoe deze verschilt van het huidige beleid? Opties en Alternatieven: Zijn de alternatieven goed onderbouwd met argumenten en de voor- en nadelen duidelijk in kaart gebracht?

Opties en Alternatieven: Wordt er beschreven waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, inclusief financiële, organisatorische en maatschappelijke overwegingen?

Risico's, Gevolgen en Financiële Verantwoording

Risico's en Gevolgen: Zijn de risico’s van het voorstel in kaart gebracht, en worden er maatregelen genoemd om deze te beheersen?

3

De belangen worden wel besproken, maar zijn meer aannames. Wel wordt beperkt aangegeven wie betrokkenen zijn. Het is niet navolgbaar in welke mate andere stakeholders betrokken zijn, zoals ouders van leerlingen, inwoners et cetera.

2

Het voorstel bevat alleen een meetbaar doel in het besluit, namelijk het beschikbaar stellen van een budget.

2

2

Mijlpalen zijn niet of beperkt opgenomen, met uitzondering van het moment waarop het college groen licht geeft voor uitvoering.

Er is beperkt aangegeven welke spanningen tussen de doelen bestaan.

3

Er is een duidelijk streven naar een einduitkomst, opties voor alternatieven zijn er zeer beperkt.

2

Alternatieven en voor- en nadelen zijn beperkt aangegeven of beperkt onderbouwd.

2

Score

Er wordt beperkt aangegeven waarom keuzes worden gemaakt. Dit geldt ook voor financiële en maatschappelijke overwegingen. Het voorstel lijkt eerder op een uitvoeringsplan waarbij de waarbij de keuzes eerder zijn gemaakt of nog gemaakt worden door het bestuur na het beschikbaar stellen van de middelen.

Toelichting

De risico’s zijn nauwelijks in kaart gebracht. Er worden geen beheersmaatregelen genoemd. 2

Risico's en Gevolgen: Maakt het voorstel duidelijk wat de financiële gevolgen zijn, zowel eenmalige als structurele? Risico's en Gevolgen: Zijn de personele, organisatorische en juridische gevolgen van het voorstel benoemd en duidelijk?

Financiële verantwoording: Zijn de financiële middelen voor het project goed omschreven, inclusief een kosten-batenanalyse? Financiële verantwoording: Zijn de budgetten duidelijk benoemd, en is aangegeven welke posten de kosten dekken? Financiële verantwoording: i s er een mechanisme voor rapportage van financiële afwijkingen en voortgang tijdens de uitvoering van het project?

4

Het voorstel geeft een overzicht van de investeringen en de lasten. Het voorstel gaat niet in detail in op de financiële gevolgen.

Dit komt slechts in beperkte mate terug in het voorstel. 2

3

Dit is redelijk beschreven, maar de kwaliteit van de cijfers zijn niet te beoordelen.

Zie hierboven. 3

2

Er wordt in het voorstel geen systeem van ‘checks en balances’ genoemd. Ook is er geen inzicht in de projectorganisatie.

Besluitvorming, Participatie en Evaluatie

Besluitvorming: Bevat het voorstel een helder besluit met duidelijk omschreven beslispunten? Besluitvorming: Zijn de politieke keuzes binnen het voorstel expliciet benoemd, zodat raadsleden een goed onderbouwde stem kunnen uitbrengen?

Participatie en Betrokkenheid: Beschrijft het voorstel hoe en wanneer belanghebbenden zijn betrokken bij de totstandkoming van het voorstel? Participatie en Betrokkenheid: Wordt er beschreven hoe belanghebbenden betrokken blijven in de verdere uitvoering van het project?

Score

2

Toelichting

Dit voorstel bevat wel een helder besluit, maar deze is veel te beperkt. Het voorstel is daarmee niet amendeerbaar. Er zijn in het voorstel (m.u.v. het budget) geen beslispunten benoemd.

2

2

In het voorstel worden wel de diverse belanghebbenden genoemd, maar wordt niet duidelijk hoe ze hebben geparticipeerd en wat hun standpunten of wensen zijn.

Participatie van betrokkenen in de toekomst wordt summier beschreven. 2

Vervolgstappen en Evaluatie: Maakt het voorstel duidelijk welke vervolgstappen worden ondernomen en wat de verdere procedure is?

2

In het voorstel is geen evaluatieproces opgenomen.

Vervolgstappen en Evaluatie: Is er een evaluatieproces opgenomen, zodat de raad kan controleren of de doelstellingen van het project zijn behaald?

1

Impact op de Gemeenteraad en Politieke Overwegingen

Score

Gevolgen gemeenteraad: Wat zijn de gevolgen van dit voorstel voor de rol en positie van de gemeenteraad? Gevolgen gemeenteraad: Wat zijn de mogelijke politieke gevolgen als de raad besluit het voorstel nu niet te behandelen?

Het voorstel maakt summier gewag van de verdere stappen en procedures.

2

1

Toelichting

Na besluitvorming over het budget wordt de gemeenteraad niet meer betrokken, althans niet volgens dit voorstel. De verdere uitwerking en uitvoering lijkt daarmee geheel aan het college te zijn gedelegeerd. De raad dient dan een krediet beschikbaar te stellen voor het opheffen van achterstallig onderhoud.