230425 Collegebrief aan raad - ombouw inrichtingsplan NE-F

Aan de leden van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Postbus 1 9100 AA Dokkum

Ons kenmerk: Behandeld door: E-mailadres: Datum:

2023-096860 Andree Hofer a.hofer@noardeast-fryslan.nl maandag 24 april 2023

Onderwerp: Ombouw organisatie Noardeast-Fryslân 2024 Geachte raad, Op 25 april 2023 hebben wij het inrichtingsplan voor de organisatie van Noardeast-Fryslân per 1 januari 2024 vastgesteld. Graag informeren wij u hierover. Er staat een slagvaardige organisatie voor de eigen gemeente Als gevolg van de ontvlechting is voor Noardeast-Fryslân een organisatie ontworpen die toegesneden is op de eigen gemeente vanaf 2024, na de opheffing van de Centrumregeling Dantumadiel-Noardeast-Fryslân en de ontvlechting van de ambtelijke organisatie. Een organisatie die met elan de uitdagingen oppakt voor één gemeente, één bestuur en één mienskip met een verzorgingsgebied van 45.000 inwoners. Als college hebben wij respect en waardering voor het doorlopen proces Het inrichtingsplan is tot stand gekomen in een strak proces. Daarin heeft een evenwichtige afweging plaatsgevonden van enerzijds de input die door de medewerkers zelf is ingebracht, en anderzijds de door het college geformuleerde opgave om de desintegratieschade te beperken tot circa € 1 miljoen structureel. Op 3 april 2023 heeft de directie een voorgenomen besluit vastgesteld, waarna dit ter advisering is voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Op 13 april 2023 hebben directie en clusterhoofden de plannen toegelicht aan de Ondernemingsraad.

Die heeft daardoor in een snelkookpanproces tot een advies kunnen komen, waardoor nu besluitvorming kan plaatsvinden. De uitgangspunten waren helder Onderstaand staan deze uitgangspunten voor het nieuwe inrichtingsplan benoemd: - Omvang organisatie afstemmen op het verzorgingsgebied van Noardeast-Fryslân, 26,56% eraf gemiddeld 26,56% verlies van taken, inkomsten en daarmee dekking voor de salariskosten, moet leiden tot inkrimping van de organisatie tot aan het niveau van circa 73,44% - De in 2022 aangepaste topstructuur consolideren de topstructuur (direksje en clusterhoofden) is in 2022 al op het beoogde niveau van het inrichtingsplan 2024 gesteld, wat tot een besparing van structureel zo’n € 1,5 miljoen heeft geleid. Deze loonruimte is toegevoegd aan de uitvoering, meestal in de vorm van nieuwe functies van coördinatoren. Daardoor is de topstructuur nu buiten de ontvlechting gebleven om een dubbel effect te voorkomen. - De onoverkomelijke desintegratieschade mag maximaal circa € 1 miljoen bedragen Al in de impactanalyse van de opheffing van de Centrumregeling, die door Lysias is gemaakt, is aangegeven dat er een efficiëntieverlies zou ontstaan bij het ontvlechten van de ambtelijke organisatie. Bij het bouwen van het inrichtingsplan werd al snel duidelijk dat dit efficiencyverlies, dat we ‘desintegratieschade’ hebben genoemd, tot een aanzienlijke kostenpost zou leiden.

Als college hebben wij, gelet op de structurele financiële positie van de gemeente, gesteld dat tot circa € 1 miljoen te beperken. Hiervoor hebben wij u eerder deze maand een voorstel doen toekomen.

De uitkomsten voldoen grotendeels aan de kaders In onderstaande tabel is op hoofdlijnen te zien hoe de organisatieomvang- en ombouw in lijn met de verdeelsleutel is teruggebracht.

Cluster Bedriuwsfiering Gebietsteams Concerncontrol Digitalisearring, Ynformaasjebehear en Fasilitêr Direksje Gebietsteams Gemeentewurk Iepenbiere Romte Mienskip Omjouwing en Ekonomy Publyk Stjoering en Ynnovaasje Yntern Advys en Stipe Desintegratiebudget Restant reparatie 2022 Eindtotaal

Aanvullende Aanvullende WAS WORDT financiering DESINTEGRATIE WORDT in 73,44% in financiering Desintegratieschade FTE FTE FTE SCHADE in FTE euro's euro's in euro's in euro's 63,89 47,87 -0,95 3.595.820 3.496.185 -99.635 5,50 4,93 0,40 -0,50 485.852 401.864 35.120 -48.869 60,22 49,63 4,54 -0,87 3.629.161 3.147.459 336.935 -144.767 2,50 2,50 -0,66 369.300 271.214 -98.086 52,68 38,60 0,09 3.191.799 3.188.252 -3.547 140,21 117,43 4,28 -10,18 6.436.057 5.694.801 246.828 -494.428 32,30 31,69 8,25 0,28 2.489.524 1.826.306 631.075 -32.143 27,73 20,24 0,12 1.709.061 1.692.575 -16.486 97,74 74,22 1,77 -0,67 6.035.957 5.804.273 156.816 -74.868 40,98 30,00 0,10 1.927.286 1.888.879 -38.406 8,72 6,80 0,80 0,40 640.928 641.278 48.800 49.150 78,60 67,10 8,13 -1,25 5.195.690 4.436.785 605.016 -153.889 0,00 1.000.000 1.000.000 0,00 27.679 27.679 611,07 491,02 28,16 -14,08 35.706.436 32.489.871 3.088.268 -128.296

Afbeelding 1. Totaaloverzicht formatieplaatsenoverzicht en desintegratieschade in FTE en euro’s De berekende desintegratieschade komt uit op circa € 1,1 miljoen Het management heeft zo concreet, zuiver en onderbouwd mogelijk aangegeven waar organisatorisch efficiencyverlies onvermijdelijk gecompenseerd dient te worden. Dat leidt tot een uiteindelijk bedrag van € 1.128.296 aan desintegratieschade. Als college hebben wij deze berekening en uitkomst vastgesteld als zijnde onvermijdelijk. De totale kosten van het inrichtingsplan worden gedekt uit meerdere bronnen De totale kosten van de personeelsformatie zoals opgenomen in het inrichtingsplan bedragen € 35.980.000. Voor het grootste deel worden die gedekt uit het aandeel uit de te ontvlechten Samenwerkingsbegroting: ca. € 32,5 miljoen. Naast de hierboven berekende desintegratieschade, zal ook een deel van de formatie bekostigd worden uit projecten en bestuurlijke programma’s, en uit de DVO’s met Schiermonnikoog en Dantumadiel. Een klein deel wordt gefinancierd uit het restant van de besparing op het management vanuit de Verbeteragenda. De verhoudingen kunnen als volgt worden weergegeven:

Totale formatie € 35,9 miljoen

Uit ontvlechting

Desintegratieschade

DVO's

Projecten

–2–

Overig (oa Verbeteragenda)

Het management neemt een taakstelling op zich om ruimte te creëren voor toekomstige knelpunten De signalen vanuit de werkvloer, de Ondernemingsraad maar ook vanuit het management zelf maken duidelijk dat er nog tal van onzekerheden zijn, of met dit inrichtingsplan ook daadwerkelijk de dienstverlening en de ambities van raad en college kunnen worden uitgevoerd. Voor het oplossen van incidentele knelpunten zullen wij een deel van de beschikbare € 3,5 miljoen voor de ontvlechting benutten. Daarnaast heeft de direksje, op voorstel van de clusterhoofden, zelf besloten om een taakstelling op te leggen op de topstructuur (direksje en clusterhoofden) van € 150.000 structureel vanaf 2025. Dat is circa 15% van de in 2022 reeds afgeslankte formatie. Dit budget wil de Direksje gebruiken om knelpunten in de uitvoering, die in 2024 structureel blijken te zijn, ook structureel op te lossen. Voor de realisatie van deze taakstelling zien de clusterhoofden en direksje een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De OR heeft een advies uitgebracht met een aantal kanttekeningen Op 21 april 2023 heeft de Ondernemingsraad advies uitgebracht. De WOR bestuurder heeft, ook op 21 april 2023, een reactie daarop gegeven. Wij blijven u informeren over de voortgang Elk kwartaal informeren wij over de voortgang van de ontvlechting.

Daarin zullen wij ook informeren over de voortgang op het inrichtingsplan: het plaatsingsproces, de knelpunten en de oplossingen daarvoor. Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân,

H.J.C.M. Verbunt, MBA Secretaris

mr. J.G. Kramer Burgemeester

–3–