230329 Brief van Ondernemingsraad aan WOR-bestuurder en raad over middelen ontvlechting en inrichting NF 2024

Aan de WOR-bestuurder van de gemeente Noardeast-Fryslân Cc: aan de burgemeester (op 28 maart) en de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân (op woensdag 29 maart 2023)

Datum: Betreft: Kenmerk: Behandeld door:

28 maart 2023 Beschikbaar stellen middelen ontvlechting en inrichting organisatie NF 2024 OR 2023-03-28 de ondernemingsraad

Geachte heer Verbunt, beste Henk, De ondernemingsraad heeft met belangstelling, maar ook met zorg kennisgenomen van het voorstel van het college aan de raad van 7 maart 2023 met betrekking tot het hiervoor genoemde onderwerp. Allereerst ondersteunen wij het voorstel om vanaf 2024 middelen beschikbaar te stellen voor de personele structurele desintegratiekosten die samenhangen met de komende ontvlechting. Wij hebben echter onze twijfels bij de hoogte van het bedrag van € 1.000.000,- dat het college aan de raad voorstelt om de desintegratiekosten te dekken. De eerste fase van de verbeteragenda is inmiddels afgerond. Daarbij is de hoofdstructuur omgevormd door afdelingen te transformeren naar zogenaamde clusters, inclusief een onderverdeling naar eenheden. De leidinggevende lagen zijn hierop aangepast. In plaats van drie hiërarchische managementlagen (met directie, afdelingsmanagers en teamleiders) zijn er nu nog twee hiërarchische managementlagen (met directie en clusterhoofden) en een laag van functioneel/operationeel leidinggevenden in de functie van coördinator. Door het management terug te brengen van 3 naar 2 lagen zijn de hiermee verbonden kosten gereduceerd met ongeveer 1,5 miljoen euro per jaar. Tegelijk zijn er coördinatoren aan de formatie toegevoegd, waarvan de kosten – exclusief de coördinatoren bij gemeentewurk – ongeveer 1,4 miljoen euro per jaar bedragen.

Door de directie wordt de inzet van coördinatoren gezien als een investering in en een versterking van het uitvoerend niveau. Volgens ons is dit slechts ten dele het geval. Omdat de hoofdstructuur, inclusief het management, is ontworpen op duurzaamheid (ook na de ontvlechting), zou dat volgens het raadsvoorstel betekenen dat voor de personeelskosten van directie en clusterhoofden niet met slechts 73,5% gerekend zou moeten worden, maar met 100%. De rest van de organisatie – de werkvloer – is dus na de 1e fase van de verbeteragenda niet duurzaam en ontvlechtingsproof en daarom moet daar wel met de 73,5% worden gerekend. Naar onze opvatting betekent dit, dat één onderdeel van organisatie, het management, buiten de ontvlechting valt. Ook in het concept voor het Sociaal Plan valt het management van NoardeastFryslân buiten de ontvlechting en daarmee buiten de werking van het Sociaal Plan. Het opmerkelijke vinden wij echter dat de kosten van het in stand laten van de formatie van het management – circa € 400.000 – ten laste van het door de raad te voteren budget van 1 miljoen euro voor desintegratieschade wordt gebracht. Deze kosten kunnen daarmee niet worden aangewend voor de desintegratieschade op de werkvloer, terwijl juist daar het efficiencyverlies en de desintegratieschade worden geleden! Wij vinden dat zeer ongewenst.

De nieuwe topstructuur is een uitvloeisel van de (budgetneutrale 1e fase van de) verbeteragenda en valt buiten de ontvlechting, waardoor de kosten daarvan – ook na de ontvlechting – volgens de ondernemingsraad horen te drukken op het budget van de verbeteragenda of het reguliere personeelsbudget.

20230328 Brief WOR-bestuurder en raad over middelen ontvlechting en inrichting NF 2024

Pagina 1 van 2

Op basis van de inschatting van Lysias voor structurele desintegratiekosten zouden deze voor Noardeast-Fryslân tussen de € 735.000 en € 1.470.000 (73,5% van respectievelijk 1 en 2 miljoen euro) bedragen. Een bedrag van € 600.000 (zelfs minder op basis van de nieuwe Cao gemeenten) is daarmee absoluut ontoereikend. Daar komt nog bij dat bij de totstandkoming van de deelplannen voor de nieuwe clusters in mei 2022 de verbeteragenda in twee fases is opgeknipt. De eerste fase is volgens ons in feite budgetneutraal verlopen. De tweede fase richt zich op de verdere kwalitatieve doorontwikkeling van de clusters en eenheden; de nadere inrichting van de detailstructuur. In de tweede fase wordt specifiek aandacht besteed aan de (knelpunten op de) werkvloer. De nieuwe clusterhoofden spelen een belangrijke rol in het proces om de knelpunten en ambities op een meer gedetailleerd niveau te formuleren en prioriteiten te stellen. Wij hebben gemerkt dat zowel bij de voorbereiding en totstandkoming van de deelplannen in mei 2022 als bij het proces rondom de ombouw van de organisatie richting Noardeast 2024 (beide met een goede inbreng van de medewerkers) al veel knelpunten en ambities in beeld zijn gebracht. Deze zijn bedoeld om de desintegratieschade te beperken, de kwaliteit van de organisatie en de dienstverlening te verbeteren en ambities waar te maken.

Wij menen te moeten constateren dat er op dit moment (voor de 2e fase) geen budget is voor de geformuleerde knelpunten, kwaliteitsverbeteringen en ambities. De combinatie van het zeer beperkte budget voor desintegratieschade en (momenteel) geen budget voor de 2e fase van de verbeteragenda leidt bij de ondernemingsraad tot grote zorg. Wij vragen ons op basis van onze waarnemingen af of het beoogde effect van het raadsvoorstel – een stabiele organisatie, wendbaar naar de toekomst, met visie, elan, en die op maat is toegesneden voor de situatie per 1 januari 2024 – op deze manier zal worden behaald. Vooralsnog zijn wij daarover niet optimistisch. Zowel directie als bestuur hebben bij ons aangegeven, dat zij bereid zijn te investeren in uitvoerend werk en in aantrekkelijk werkgeverschap. Wij hopen dat die bereidheid ook zal worden verzilverd. Onze organisatie en medewerkers verdienen dat na jaren van reorganisaties en organisatieontwikkelingen.

Met vriendelijke groet, Namens de ondernemingsraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

voorzitter

secretaris

20230328 Brief WOR-bestuurder en raad over middelen ontvlechting en inrichting NF 2024

Pagina 2 van 2