220622 Concept verslag overleg auditcommissie - 22 juni 2022

Verslag - overleg auditcommissie – 22 juni 2022 Aanwezig:

K. de Jager (voorz.), L. Sytsma (plv. lid), A. Buwalda (lid), P. Westra (financieel adviseur), H. Pilat (controller), J.D. de Vries (weth.), E. Vriezen (HZG acc.), S. Kooistra (adj. griffier) en H. Prins (griffie).

Tijdstip: Locatie:

16.30 uur Fuldaseal – gemeentehuis Dokkum

Vanaf 16.30 uur (leden auditcommissie + adjunct-griffier) 1. Opening SK opent de vergadering om 16.27 uur en heet iedereen welkom. 1.a Bespreken doel en werkzaamheden auditcommissie Er wordt gesproken over het doel en de werkzaamheden van de auditcommissie. Wat wil de raad van de auditcommissie? Hoe gaan we dit vormgeven? Volgens reglement van orde (r.v.o.) voert de auditcommissie namens de raad de gesprekken met de accountant t.b.v. de controle van de jaarrekening en de zogeheten interim controle. Weet dat na de zomer het RKC de onderzoeksresultaten gaat presenteren van fase 2 onderzoek financiële informatievoorziening. Het RKC komt waarschijnlijk ook met adviezen m.b.t. de auditcie. Het is aan de raad om deze adviezen ter hand te nemen of niet. Op de vraag van AB of de auditcommissie ook uitgebreid wordt wanneer er een bredere opdracht vanuit de raad komt, moet t.z.t. antwoord komen. Wij hanteren nu de bezetting volgens r.v.o.. De leden van de auditcommissie zijn ook lid van de begeleidingscommissie van de RKC samen met dhr. K. Houtstra en mw. H. Zwart van de Gemeente Dantumadiel. SK vertelt dat dhr. J. Roebroek zijn 1ste termijn als voorzitter RKC afloopt op 1 okt. 2022 volgens rooster van aftreden. Dhr. Roebroek heeft zich herkiesbaar gesteld. SK polst of het proces van herbenoeming in gang kan worden gezet. De leden van de auditcommissie gaan hiermee akkoord.

SK zorgt voor dat e.e.a. in werking wordt gezet om in september 2022 te komen tot herbenoeming. 1.b benoeming voorzitter auditcommissie Na overleg wordt besloten dat Klaas de Jager te benoemen als voorzitter van de auditcommissie. Praktisch In de notulen worden voornamelijk de besluiten en actiepunten weergegeven. Vooraf gaat er een conceptversie naar de leden van de auditcommissie voor eventuele aanvullingen. Het heeft de voorkeur de vergaderingen van de auditcommissie zo mogelijk te plannen op de woensdagmiddag vanaf ca. 16.30 uur.

Vanaf 16.45 uur (betrokken ambtenaren, wethouder en accountant voegen zich bij de vergadering)

Voorzitter KdJ (her)opent de vergadering om 16.45 uur 2. Vaststellen agenda Na een voorstelronde wordt de agenda ongewijzigd vastgesteld. 3. Concept controle verslag van de accountant; toelichting door Erik Vriesen De accountant EV geeft een korte toelichting op het controleverslag. Het zijn met name de ontwikkelingen in toekomst waar weinig grip op is, zoals het financiële situatie in 2026 (ravijn), de effecten van de oorlog in Oekraïne, de inflatie en stijgende bouwkosten. Aandachtspunten bij de jaarrekening zijn verder: - Versterking eigen vermogen; - Doorontwikkeling eigen organisatie; - Ontvlechting met Dantumadiel, hoe ga je dat verder inrichten? - Risicotabel: uitvoering jeugdwet WMO en inkoop en aanbesteding naleven regelgeving. Onze jaarrekening heeft een goedkeurende verklaring gekregen. 4. Gelegenheid voor reactie en het stellen van vragen door de leden van de auditcommissie - LS verbaasd zich over Europese aanbestedingsafspraken. Deze zijn bijna niet na te komen. EV: door inkoop en aanbesteding anders in te richten en meer creatief te denken kun je overschrijding voorkomen. Er moet nagedacht worden hoe dit centraal te monitoren. - AB vraagt of er veel wordt afgeweken van het inkoopbeleid en gaat dit via het college? Er is geen toetsing van de beleidsregels door raad voor inkoop. Normenkader is Europees.

JDV geeft aan dat het niet exact duidelijk is hoe vaak er wordt afgeweken van het inkoopbeleid maar dit is geen “schering en inslag”. Het gaat vaak om verlenging van bestaande contracten. En er zijn vaak plausibele redenen voor afwijken van het inkoopbeleid. EV vult aan dat het juist daarin regelmatig mis gaat met de Europese aanbestedingsnormen. Een controlevraag van de auditcommissie kan zijn om het college te vragen om eens per jaar te rapporteren wanneer en hoe vaak er afgeweken wordt van het inkoopbeleid. - KdJ vraagt naar de stand van zaken m.b.t. de reserves. Dankzij de 23 miljoen aan Eneco gelden zit men binnen de bandbreedte nu op 25% aan reservegelden. Dit is wel aan de onderkant van het gemiddelde t.o.v. andere gemeenten. Met perspectief gaat het goede kant op. Er is de afgelopen jaren veel geld gegaan naar de tekorten in de jeugdzorg. De risico’s zijn gelijk aan reserves. Belangrijk om het risicomanagement op orde te hebben. Risicobeheersing vereist eigenaarschap in de organisatie. Een controlevraag van de auditcommissie kan zijn: Als men 3 jaren achtereen incidenteel geld overhoud in de jaarrekening? Hoe logisch is dat? Hoe verhouden incidentele inkomsten zich tot structurele inkomsten? Onderscheid in incidenteel en structureel goed helder krijgen Daarnaast is het van belang dat de raad zich zo vroeg mogelijk in het proces laat gelden.

Als je wilt prioriteren moet je zo vroeg mogelijk aan de bel trekken. Dan is dit nu het moment voor het denkproces. - Ervaringen ZBB. De ervaringen zijn wisselend. EV: Durf keuzes te maken daar waar je keuzes moet maken. Met inflatie gaan problemen ontstaan. Er gaan bijvoorbeeld claims komen vanuit de samenleving wanneer subsidie niet meer in de pas loopt met de

verwachte uitgaven. Strategische (langjarige) vraagstukken goed bekijken. Ook m.b.t. verduurzaming; wat ga je afspreken, welk tempo wil je gaan aanhouden? Voor 2023 en 2024 is er in ieder geval wel financiële ruimte voor ambities vanuit de raad. De accountant verlaat de vergadering 5. Vaststellen concept verslagen overleg Auditcommissie 7-2-2022 De verslagen worden ongewijzigd vastgesteld 6. Bespreken 1e TT rapportage / procesmatig Er zijn geen vragen over de 1e tt. Deze zijn reeds besproken in It Petear van 16 juni jl. 7. PPN (technische toelichting P. Westra) PW: In tegenstelling tot de verwachting dat er meerjarig bezuinigd zou moeten worden, laat het financieel perspectief mooie cijfers zien. Mede doordat de meicirculaire erg positief was, kan er vooruitgekeken worden. De financiële situatie na 2025 is echter nog wel onzeker wat betreft de rijksbijdragen, dus pas op de plaats is nog wel van toepassing. - KdJ geeft aan: ZBB zien we niet als bezuinigingsoperatie. ZBB is o.a. een instrument om inzichtelijk te krijgen waar en hoeveel geldstromen er naar de wettelijke taken gaan en waar en hoeveel er naar de bovenwettelijke taken gaan. - AB vraagt wat de status is van het ZBB rapport. JDV: Bij begroting vorig jaar leek het perspectief minder positief. Door ZBB te gebruiken hoopte men op een sluitende begroting.

De praktijk is dat er nog geen directe (grote) besparingen zijn gevonden. Het “laaghangend fruit” levert geen miljoenen op. Er is daarom ook wel wat teleurstelling over wat het ZBB tot nu toe heeft opgeleverd. Er zijn wel knoppen om aan te draaien, maar deze hebben vaak impopulaire keuzes tot gevolg. Het ZBB rapport zal worden gepresenteerd bij de begrotingsmarkt in oktober, die op advies van SK door de agendacommissie geagendeerd zal worden. Op die avond worden alle financiële onderdelen zoveel mogelijk meegenomen, zoals bv ook energiearmoede. Organisatorisch moet dit nog uitgewerkt worden. 8. Rondvraag Geen vragen. 9. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 17.45 uur

Actie

Naam

Bespreken cq. toepassen adviezen voor auditccie n.a.v. onderzoeksresultaten RCK Organiseren herbenoeming J. Roebroek (RKC) Nadenken hoe centraal monitoren van Europese aanbestedingsregels College vragen afwijkingen inkoopbeleid jaarlijks te rapporteren aan auditccie Adviseren Agendacommissie agenderen begrotingsmarkt

Auditccie

Afhandelen (datum)

Sjoeke Auditccie Auditccie

Sept 2022

Sjoeke

Okt 2022