211027 Bijlage Plan van Aanpak verkoop gemeentehuis Kollum v1.2

Versie: Versiedatum:

1.2 20 oktober 2021

Rol, taak en verantwoordelijkheden

23 - 26

PLAN VAN AANPAK VERKOOP GEMEENTEHUIS KOLLUM 2E FASE [Onderwerp]

Portefeuillehouders / wethouders Theo Berends en Jouke Douwe de Vries Projectleider Herma Dijkgraaf

Formeel opdrachtgever (C, I) en politiek eindverantwoordelijk (A) Heeft dagelijkse leiding van het project en is eindverantwoordelijk voor het te bereiken eindresultaat (A) en ambtelijk adviseur van het college (R, S, C, I)

Klankbordgroep raad voor verkoop twee gemeentehuizen Rol en naam Taak en verantwoordelijkheden Proceskwaliteit bewaken namens de raad met het oog Raadsleden Digna Ferwerda, Jan Dekkema, op de behandelingsrijpheid van raads-voorstellen en Sjoerd Keizer, Johan Lammering projectleiders + portefeuillehouders adviseren (C, I) Ondersteuner van de raadsleden (S, C, I) Griffier Sytze Dijkstra Formele opdrachtgever en politiek eindverantwoordelijk Wethouders Theo Berends en Jouke Douwe (A, C, I) de Vries Ambtelijk eindverantwoordelijk (A, C, I) Ambtelijk opdrachtgever Bauke Schat Heeft de dagelijkse leiding van het project en is Projectleider Herma Dijkgraaf eindverantwoordelijk voor het te bereiken resultaat (A, R, S, C, I) Heeft de dagelijkse leiding van de projecten Verkoop Projectleider Harmen Jonker gemeentehuis Ferwert en Centrale huisvesting en is eindverantwoordelijk is voor het te bereiken resultaat van beide projecten (A, R, S, C, I)

Projectleider & Projectondersteuning Naam Rol, taak en verantwoordelijkheden Projectleider die de dagelijkse leiding van het project heeft en Herma Dijkgraaf verantwoordelijk is voor het te bereiken eindresultaat. Zij dient proces en procedures te bewaken, betrokken ambtenaren en externen aan te sturen, de werkzaamheden te coördineren en af te stemmen in het kernteam en projectteam, de afstemming met drie andere projectleiders te doen om totaalaanpak te borgen, de planning en de risico’s te bewaken en daarop te sturen zodat de gewenste tussen- en eindresultaten daadwerkelijk worden bereikt binnen de daarvoor afgesproken tijd, budget en kwaliteit. (A, R, I, C) nog nader te bepalen Administratieve ondersteuner bij het project.. Hij/zij ondersteunt de projectleider technisch en administratief, organiseert en notuleert vergaderingen, regelt de logistiek van documenten ten behoeve van besluitvorming in het college en de raad en verricht voorkomende handen spandiensten. (S, R, C, I)

Projectteam / kernteam Naam en functie Aanbestedingsjurist externe inhuur

Medewerker en makelaar Vastgoed en grondzaken

Versie: Versiedatum:

1.2 20 oktober 2021

Rol, taak en verantwoordelijkheden Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor de voorbereiding, uitvoering en afhandeling van de verkoopprocedure, levert inhoudelijke input voor alle documenten en leest mee met teksten van anderen (R, S, C, I) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor vastgoed en grondzaken m.b.t. verkoopstrategie, (her)taxaties, plattegronden en tekeningen gemeentehuis en terrein, beschrijvingen t.b.v. bidbook, beantwoording vragen voor Nota’s van Inlichtingen, lid

24 - 26

PLAN VAN AANPAK VERKOOP GEMEENTEHUIS KOLLUM 2E FASE [Onderwerp]

Vakjurist Vastgoed en grondzaken

Jurist Juridische zaken

Beleidsmedewerker R.O.

Pojectleider Centrale Huisvesting en Verkoop gemeentehuis Ferwert Beleidsmedewerker Beheer en projectleider Verplaatsing gemeentewerf en buitendienst Communicatieadviseur Communicatie Projectleider “Aanpak Kollum”

Medewerkers Wonen Vakjurist Vergunningverlening, toezicht en handhaving Financieel adviseur Financiën voor o.a. huisvesting Economische Zaken – bedrijvencontactfunctionaris Strategisch inkoopadviseur Inkoop Concerncontroller

beoordelingsteam, meelezer op alle documenten. Daarnaast klankbord en eerste ambtelijk aanspreekpunt voor projectleider. (R, S, C, I) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor specifieke juridische vastgoed- en grondzaken, beschrijvingen t.b.v. bidbook, beantwoording vragen voor Nota’s van Inlichtingen, meelezer op documenten, contractering (R, S, C, I) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor vragen juridische zaken algemeen, beschrijvingen t.b.v. bidbook, beantwoording vragen voor Nota’s van Inlichtingen, lid beoordelingsteam, opsteller beoordelingsverslag, meelezer op documenten, contractering (R, C, I, S) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor beschrijving R.O.-zaken en conditionering in het bidbook, beantwoording van vragen Nota’s van Inlichtingen, lid beoordelingsteam, meelezer op documenten (R, S, C, I) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor beschrijving voor bidbook, beantwoording vragen Nota’s van Inlichtingen, lid beoordelingsteam, meelezer op documenten, afstemming met projectleiders van drie andere projecten (R, S, C, I) Projectmedewerker, lid kernteam en adviseur voor beschrijving voor bidbook, tekeningen en plattegronden gemeentewerf, beantwoording vragen Nota’s van Inlichtingen, lid beoordelingsteam, meelezer op documenten, afstemming met projectleiders van drie andere projecten (R, S, C, I) Projectmedewerker en adviseur voor

stakeholdersanalyse en communicatieplan, bijeenkomst direct belanghebbenden, katern Nieuwe Dockumer Courant, persberichten, communicatie algemeen en leest waar nodig mee met documenten (R, S, C, I) Projectmedewerker/adviseur levert tekst aan vanuit Aanpak Vastgoed voor wonen en leest waar nodig mee met documenten, klankbord voor projectleider en afstemming met projectleiders van drie andere projectleiders (R, S, C, I) Adviseurs voor wonen en lezen mee waar nodig (S, C, I) Adviseur voor omgevingsvergunning, leest waar nodig mee met documenten (S, C, I) Adviseur voor huisvestingskosten en overige financiën (S, C, I) Adviseur bedrijven, wordt ingeschakeld wanneer nodig, leest mee met documenten waar nodig (S, C, I) Adviseur voor publicatie aankondiging en ontvangst offertes op aanbestedingsplatform, uitsluitingsgronden, selectiecriteria en gunningcriteria, leest mee met documenten waar nodig (S, C, I) Adviseur voor risicomanagement en projectbeheersing en leest mee met documenten waar nodig (C, I)

Toelichting: Het projectteam bevat alle disciplines/beleidsterreinen die nodig zijn om de verkoop van het terrein van het gemeentehuis tot een goed einde te brengen. De projectmedewerkers/adviseurs adviseren op verzoek dan wel op specifieke onderwerpen, rapporteren aan de projectleider en krijgen de notulen van het kernteam dat (twee)wekelijks vergadert met een min of meer vaste agenda. De leden van het kernteam hebben noodzakelijke inbreng voor dit project. Zij vergaderen vooralsnog (twee)wekelijks, informeren elkaar en leveren binnen de daarover gemaakte afspraken adviezen,

Versie: Versiedatum:

1.2 20 oktober 2021

25 - 26

PLAN VAN AANPAK VERKOOP GEMEENTEHUIS KOLLUM 2E FASE [Onderwerp]

(tussen)producten, beschrijvingen voor het bidbook en lezen documenten mee. Zij vormen het kloppend hart van het project. Kernteamleden rapporteren aan de projectleider.

Versie: Versiedatum:

1.2 20 oktober 2021

26 - 26