210310 Collegebrief aan raad – Eindrapportage project Kostenbeheersing Sociaal Domein

Aan de leden van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Postbus 13 9290 AA Kollum Ons kenmerk:

Z258000-2020

Behandeld door: E-mailadres:

Greet Hettema g.hettema@noardeastfryslan.nl 9 maart 2021

Datum:

Onderwerp: eindrapportage project Kostenbeheersing Sociaal Domein Geachte raad, Graag informeren wij u met een eindrapportage van het project Kostenbeheersing Sociaal Domein. In de aanbiedingsbrief bij de begroting 2020 hebben wij u over dit project geïnformeerd. In bijlage 3 bij die begroting is een specificatie van de maatregelen te vinden. De afdeling Meidwaan en Soarch heeft in een traject voor de zomer van 2019 een inventarisatie gemaakt van bezuinigingsmogelijkheden in het sociaal domein. Op 9 juli 2019 hebben de colleges van NoardeastFryslân en Dantumadiel besloten om in te stemmen met het uitwerken van de voorgestelde maatregelen tot definitieve voorstellen voor besluitvorming. Voor de uitwerking hiervan is een projectorganisatie ingericht. In de stuurgroep is afgesproken dat de raad ieder kwartaal over de voortgang wordt gerapporteerd. Intussen zijn we in het jaar 2021 en ronden we het project Kostenbeheersing Sociaal Domein, als project, af. Het project is geëvalueerd en de resultaten zijn nog eenmaal op een rij gezet. Resultaten De projectorganisatie is tevreden met de resultaten die zijn opgeleverd. In een korte periode is in de volle breedte van het sociaal domein ingezet op allerlei mogelijkheden van kostenbeheersing: van contractbeheer, andere tarieven, samenwerkingsafspraken met onze ketenpartners tot onze eigen werkprocessen.

Het hele proces heeft geleid tot een breder bewustzijn voor kostenbeheersing binnen onze organisatie en in samenwerking met onze samenwerkingspartners. Ook stelt de projectgroep vast dat dit project de integrale samenwerking heeft versterkt. Daarnaast hebben we de afgelopen periode onze dataverzameling en -analyse verder ontwikkeld. Dit zijn allemaal noodzakelijke stappen voor een toekomstbestendig sociaal domein. Het project ronden we af maar de ontwikkelingen gaan (deels projectmatig) zeker nog door. De afdeling Meidwaan en Soarch werkt voortdurend door aan de uitvoering van maatregelen en is intussen ook gestart met een aantal trajecten die op de lange termijn bijdragen aan beheersing van de kosten. Het gaat zowel om innovatieve trajecten als De Sociale Bouwmarkt en Onderwijs--Zorgconcepten, als initiatieven in de versterking van de samenwerking in de keten van het sociaal domein, zoals het realiseren van praktijkondersteuners Jeugd bij de huisartsen, het maken van nieuwe afspraken in de samenwerking met het welzijnswerk en het vormen van integrale gebiedsteams (Wending). Ook binnen de bedrijfsvoering zien we kansen; onder andere het digitaliseren van eenvoudige producten en werkprocessen staat op de agenda voor de komende jaren.

In het filmpje De Projecten in het Sociaal Domein, waarvan we eerder de link stuurden, bent u reeds geïnformeerd (bekijk de video via het volgende adres: https://youtu.be/d6TcBWf_IKI ). In het Petear van 25 maart a.s. is er ruimte om verder in te zoomen op de projecten, waarvan we de effecten op de wat langere termijn verwachten.

Monitoring Het monitoren van de maatregelen is van belang om het succes van het project vast te stellen. Na één jaar van intensief monitoren en rapporteren, zijn de meeste maatregelen structureel ingevoerd en opgegaan in de reguliere manier van werken. Richting de toekomst zullen we een aantal maatregelen specifiek blijven monitoren. Hierbij kan worden gedacht aan de inzet van Praktijkondersteuners Jeugd bij huisartsen (J5) en het Arbeidsmobiliteitsplein (P5). Voor veel van de andere maatregelen geldt dat de monitoring wordt ondergebracht in de reguliere planning en control cyclus. Wanneer er financiële afwijkingen ontstaan, wordt hierover in de tussentijdse rapportage gerapporteerd, inclusief een onderbouwing. Over de algemene ontwikkelingen binnen het sociaal domein zal ieder halfjaar een infographic verschijnen. De infographic is de opvolger van het boekje Cijfers en feiten in het sociaal domein, zoals u deze eind september heeft ontvangen. Financieel resultaat In de bijlage treft u een financieel overzicht met de concrete stand van zaken met betrekking tot de bezuinigingsbedragen per maatregel. Er zijn geen financiële bijstellingen ten opzichte van de laatste rapportage (die van het vierde kwartaal 2020).

Wanneer we terugkijken naar de allereerste verwachting van de opbrengst zoals we die aan het begin van het project, zonder diepgaand onderzoek, hadden ingeschat (medio 2019) dan wijkt het eindresultaat daarvan afgerond € 700.000 af. Er is totaal een bezuiniging van afgerond 3,3 miljoen euro structureel gerealiseerd. Het verschil kan voor een belangrijk deel worden verklaard door een aantal factoren:  Allereerst het feit dat we in de loop van het project door nader onderzoek veel meer data en analyses hebben verkregen waardoor we veel beter, dan we dat op voorhand konden inschatten, de werkelijke opbrengst konden bepalen.  Verder bleek de huishoudelijke hulp toch veel beperkter te beïnvloeden dan op voorhand was ingeschat (van drie naar twee uren in combinatie met de aanwas vanwege het abonnementstarief).  Bij de Participatiemaatregelen is met name bijgesteld doordat we in een andere werkelijkheid terecht kwamen dan voor Corona. De arbeidsmarkt is drastisch veranderd en daardoor konden we een ontwikkeld voorstel dat vooral gericht was op de doelgroep met een grote afstand tot de arbeidsmarkt niet samen met onderwijs en ondernemers voor elkaar krijgen binnen de regiodeal.  Tenslotte hebben de Corona-maatregelen ook in de uitvoering van bepaalde activiteiten in het kader van deze bezuinigingsoperatie vertraging opgeleverd, vooral activiteiten waarvoor contact noodzakelijk is.

In deze brief informeren wij u over het resultaat van het project Kostenbeheersing. De begroting hebben we in de tweede turap 2020 grotendeels bijgesteld, mede op basis van de uitkomsten van dit project, maar ook door de toename van de WMO-zorgvraag. In de 1e turap 2021 zullen de aanpassingen uit de vierde kwartaalrapportage 2020 verwerkt worden. Die vierde kwartaalrapportage is tevens deze eindrapportage. Zoals gezegd, gaan we de ontwikkelingen goed monitoren en rapporteren we over de verschillen in de reguliere P&C momenten. Tenslotte: PM-posten zitten niet meer in het overzicht. In eerdere tussenrapportages hebben we daar inhoudelijk een toelichting op gegeven. Een toelichting op de belangrijkste PM-posten is als bijlage bij deze brief gevoegd. Projecten waar we nog besparingen verwachten, pakken we zoals genoemd op, maatregelen waar na onderzoek geen opbrengst te verwachten is, staan nu op nul. We hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân,

H.J.C.M. Verbunt, MBA Secretaris

mr. J.G. Kramer Burgemeester

–2–

Bijlage toelichting PM onderwerpen J1A Tarieven inkoop specialistische jeugdhulp Is het omschreven resultaat behaald ? Ja. Het plan was, in de in Fryslân geldende inkoopsystematiek, extra intensiteiten* toe te voegen zodat aanbieders meer keuze hebben in hun prijsstelling en zich minder vaak gedwongen voelen te kiezen voor hogere tarieven. Deze extra intensiteiten zijn provinciaal per 1 juli 2020 ingevoerd. * Een intensiteit is hier: een vast tarief die een jeugdhulpaanbieder krijgt voor een bepaald hulpverleningstraject. De hoogte van dat tarief is mede afhankelijk van de zwaarte van het traject zoals dat door de betreffende jeugdhulpaanbieder vooraf is ingeschat. Wat is de reden dat er geen bedrag is benoemd/behaald? Voor deze maatregel is voor 2021 nog geen besparing ingeboekt. Redenen hiervoor zijn: 1. Voor invoering van de extra intensiteiten was provinciale consensus nodig en aanvankelijk twijfelden wij eraan of die consensus er zou komen. 2. Wij vonden het verstandig de besparing eerst te monitoren. Ook omdat er sprake is van samenhang tussen deze maatregel en de maatregelen J1-B, J2, en J3. Een samenhang die ervoor zorgt dat een besparing bij de ene maatregel, deels ten koste gaat van de besparing bij een andere maatregel (een soort waterbed-effect). Wij hebben begin december een inschatting gemaakt van de gerealiseerde besparing.

Die besparing bedroeg tot dan toe voor Dantumadiel ruim € 5.000,- en voor Noardeast ruim € 25.000,-. Kanttekening hierbij: de nieuwe intensiteiten zijn nog maar op klein aantal jeugdhulptrajecten toegepast (2 trajecten van Dantumadiel en 8 trajecten van Noardeast-Fryslân). Een traject meer of een traject minder laat een behoorlijk andere uitkomst van de berekening zien. Het is daarom te vroeg definitieve conclusies te trekken. In 2021 monitoren wij hoe e.e.a. zich verder ontwikkeld (zie ook hierna bij punt 3). J3 administratieve processen Is het omschreven resultaat behaald ? Deels. Het oorspronkelijke plan bevatte vier maatregelen, gericht op meer (administratieve) controle en op het vergroten van de kostenbewustheid van ouders. Deze maatregelen zouden vanaf 2020 één voor één worden ingevoerd. Dat is gedeeltelijk gerealiseerd. Oorzaak hiervan zijn de corona-maatregelen. Deze maatregelen hebben ervoor gezorgd dat de tijdelijke medewerker, die voor in- en uitvoering van de maatregelen was aangenomen, niet per 1 mei maar per 1 juni kon beginnen. Toen kon ook feitelijk met de in- en uitvoering van de maatregelen worden begonnen. Feitelijk is één maatregel volledig ingevoerd, namelijk die van de controle op kosten van duurdere directe verwijzingen. Een andere maatregel, die direct bij moet dragen aan de kostenbewustheid van ouders, is door de tijdelijke medewerker voorbereid.

Deze maatregel kan worden ingevoerd zodra daarvoor voldoende menskracht beschikbaar is. De tijdelijk medewerker is, volgens plan, op 31 december weer uit dienst getreden. De controle op duurdere directe verwijzingen in 2020 heeft voor Dantumadiel eenmalig een besparing van € 70.000,- opgeleverd en voor Noardeast-Fryslan eenmalig een besparing van € 129.500,-. Deze resultaten zijn behaald met de tijdelijke inzet van een extra medewerker. In 2021 monitoren wij of er gesproken kan worden van een structurele besparingen (zie ook punt 3). Mocht daarvan sprake zijn, dan worden die besparingen meegenomen in de reguliere P&C cyclus. Wat is de reden dat er geen bedrag is benoemd/behaald? Voor deze maatregel is was nog geen besparing ingeboekt omdat wij het verstandig vonden de besparing eerst te monitoren. Omdat door de corona-maatregelen later met het project kon worden gestart, hebben wij ook later zicht gekregen op de besparingen. Dit was na de laatste Turap waardoor de besparingen niet meer in de lopende begroting 2020 en de begroting 2021 e.v. konden worden verwerkt. J7 verbeteren werkprocessen Is het omschreven resultaat behaald ? Nog niet. Bij dit onderdeel richten de plannen zich op het verbeteren van diverse interne werkprocessen. Begin 2020 is afgesproken deze plannen onder te brengen bij het project Wending.

Ook Wending streeft namelijk naar het verbeteren van interne werkprocessen. Het project Wending loopt nog. Via Wending wordt momenteel gewerkt aan het verbeteren van allerlei zaken. Wending is echter nog niet aan het verbeteren van de werkprocessen toegekomen waarop dit onderdeel betrekking heeft. PM voorstel, zonder ingeboekt resultaat Niet van toepassing. De besparingen voor dit onderdeel zijn in de loop van 2020 op € 0,- gezet omdat de beoogde verbetering van werkprocessen waarschijnlijk tot efficiëntiewinst zal leiden, niet tot een feitelijke besparing. J8 voorliggende voorzieningen Is het omschreven resultaat behaald ? Nee. Nog niet. Oorspronkelijk richten de plannen op dit onderdeel zich op twee sporen:

–3–

1. De samenwerking met scholen 2. Betere benutting van voorzieningen op het gebied van welzijn, sport en kinderopvang In het voorjaar van 2020 moeten wij vaststellen dat er binnen onze organisatie onvoldoende capaciteit beschikbaar is om met beide sporen tegelijkertijd aan de slag te gaan. Daarom is toen eerst de focus gelegd op de samenwerking met scholen. Voor de samenwerking met scholen zijn vervolgens allerlei voorbereidende werkzaamheden verricht. Op het moment van schrijven staat dit onderdeel projectmatig in de steigers. En is Ate de Boer, van adviesbureau Effectief Onderwijs, als projectleider hiervoor aangesteld. Het project start met een pilot op SBO De Twine. vervolgens staan er pilots op het Dockinga College en op SO De Wingerd op de planning. Wat is de reden dat er geen bedrag is benoemd/behaald? In de begroting van 2021 e.v. staat dit onderdeel nog op PM. Dat is omdat wij nog geen goede inschatting kunnen maken van de financiële besparing die de samenwerking met scholen ons op kan leveren. Door het doen van pilots op verschillende scholen verwachten wij wel dat inzicht te verkrijgen. P7 50 banen plan In eerste instantie wilden wij met de middelen uit de Regiodeal inzetten in het creëren van extra banen. Dit bleek uiteindelijk niet mogelijk. Omdat er wel voordeel zat in een dergelijke maatregel hebben wij alsnog besloten om een aantal banen te creëren.

Dit doen wij door de inzet van werkgeverssubsidie die wij betalen vanuit het BUIG-budget. Is het omschreven resultaat behaald ? Ja, voor de beiden gemeenten is het resultaat bereikt. In eerste instantie gingen we er vanuit dat het voorstel kon vallen onder de regiodeal. Helaas is dit mogelijk gebleken. Desalniettemin hebben wij uitvoering gegeven aan het plan. Dit door een deel van de uitkering om te zetten in een loonkostensubsidie. De uitkeringsgerechtigde krijgt in plaats van een uitkering een baan aangeboden en zo’n 70% van zijn uitkering wordt ingezet ter dekking van de loonkosten. Het overige deel van de loonkosten moeten gedekt worden uit inkomsten uit bijvoorbeeld detachering. Per uitkeringsgerechtigde levert dit een voordeel op van minimaal € 5.000,00 per jaar. Door een meevaller bij Werkleerbedrijf NEF naar aanleiding van de Covid19 compensatie is er een tweede financiering gevonden voor de loonkosten. Mede hierdoor heeft ook de gemeente Dantumadiel besloten mee te doen aan dit project.

–4–