2023 02 09 Benoemen leden commissies

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2023-015403

Raadsvergadering d.d.

: 9 februari 2023

Portefeuillehouder

: J.G. Kramer

Programma

: (1) Ynwenner en Bestjoer

Naam opsteller

: S.K. Dijkstra (s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Benoemen leden commissies

Begrotingswijziging

: Nee

Voorgesteld besluit 1. Raadslid mevr. E. Vellinga-Zeilstra of mevr. M. van der Staal te benoemen tot lid van de Agendacommissie. 2. Raadslid dhr. F. Breeuwsma te benoemen als (eerste) plaatsvervangend voorzitter van de raad. 3. Twee van de drie raadsleden dhr. J. Postema, dhr. S. Keizer en dhr. L. Sytsma te benoemen tot lid van de Auditcommissie. Inleiding Op 25 mei 2022 zijn de leden van de diverse raadscommissies e.d. benoemd. Door het ontslag van raadslid K.C. Merkus zijn er enige vacatures ontstaan, namelijk lid Agendacommissie, 1e plaatsvervangend voorzitter van de raad en lid Auditcommissie. Daarnaast wordt de Auditcommissie uitgebreid naar vier leden. Beoogd effect Een van de kerndoelen van het programma Ynwenner en Bestjoer is: Open, transparante, interactieve en integere bestuursorganen. De werkwijze van de raad is op dat doel gericht en de commissies zijn daarbij onmisbaar. Argumenten 1.1 De agendacommissie heeft een centrale rol in de werkwijze van de raad, is de spin in het web. De agendacommissie organiseert het besluitvormingsproces van de raad. Het is de agendacommissie die de agenda’s van It Petear, It Debat en It Beslút bepaalt. Daarmee selecteert deze commissie welke onderwerpen een uitgebreider proces ingaan, uitgebreider dan alleen de besluitvormende raad.

Ook bepaalt de agendacommissie welke werkvorm voor It Petear wordt gekozen: werkbezoek, hoorzitting, presentatie enz. Daarmee kan de agendacommissie de raad in positie brengen. De Agendacommissie functioneert als a-politieke commissie namens de hele raad. Het werk vereist procesen planmatig inzicht, analytisch en organisatorisch vermogen. De leden moeten zich kunnen verplaatsen in de ambtelijke, bestuurlijke en politieke context en dynamiek. En deze vertalen naar een logisch en zorgvuldig besluitvormingsproces. De Agendacommissie komt gemiddeld één keer per twee weken bij elkaar. Het RvO geeft in artikel 3 aan dat de agendacommissie uit drie raadsleden bestaat. Daarnaast dient de raad een drietal plaatsvervangers te benoemen. Op dit moment zijn dhr. F. Breeuwsma en dhr. J. Talsma lid van de Agendacommissie. Als plaatsvervangende leden zijn benoemd mevr. F. Meindertsma, dhr. H.S. Halbersma en mevr. E. Vellinga-Zeilstra. De volgende raadsleden hebben zich gekandideerd voor het lidmaatschap van de agendacommissie: mevr. E. Vellinga-Zeilstra en mevr. M. van der Staal. Mocht mevr. Vellings-Zeilstra worden verkozen tot lid, dan wordt mevr. Van der Staal automatisch plaatsvervangend lid. 1.2 De leden van de agendacommissie zijn tegelijk ook de drie plaatsvervangend voorzitters van de raad. Dit betekent dat zij: ➢ It Petear voorzitten.

Deze bijeenkomsten worden onder de drie voorzitters evenredig verdeeld. ➢ Bij afwezigheid van de burgemeester It Debat en It Beslút voorzitten. 1

Voor dit taakonderdeel dient de raad alleen nog specifiek de eerste plaatsvervangend voorzitter aan te wijzen. Vicevoorzitters van de raad moeten gezag hebben, politiek onafhankelijk kunnen optreden en hebben als belangrijkste eigenschappen: communicatieve vaardigheden, bestuurlijke sensitiviteit en betrokkenheid. Zij moeten een vergadering verdienstelijk kunnen leiden en conflicten kunnen hanteren. De heer Merkus is destijds door de raad aangewezen als 1e plaatsvervangend raadsvoorzitter. De raad zal nu één van de drie leden van de agendacommissie moeten aanwijzen als 1e plaatsvervangend voorzitter. Dhr. F. Breeuwsma is hiervoor gekandideerd. 1.3 De raad benoemt een accountant ter controle van de gemeentelijke jaarrekening. Het is handig en effectief dat de communicatie met de accountant verloopt via een door de raad in te stellen auditcommissie. Deze commissie vult namens de raad het opdrachtgeverschap naar de accountant in. De auditcommissie adviseert de raad over de totale P&C-cyclus met alle documenten die daarbij horen. Een goede accountantscontrole vereist een goed niet-politiek opdrachtgeverschap door de gemeenteraad. De discussie in de raad zou daarbij niet zozeer moeten gaan over de juistheid van de cijfers – daar hoort immers geen twijfel over te bestaan – maar over de realisatie van het beleid en de in dat kader gemaakte kosten.

De auditcommissie vormt een geschikt instrument van de raad om de controlerende taken effectief en grondig ter hand te nemen. Niet alle raadsleden hebben kennis van en affiniteit met de gehele bedrijfsvoering, en het beoordelen van een jaarverslag en jaarrekening. Het is dan raadzamer een speciale commissie in het leven te roepen, de auditcommissie, om deze taak voor haar rekening te nemen. De auditcommissie functioneert als het ware als wegbereider voor de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de financiële en bedrijfsvoeringkaders door de gemeente en brengt ter zake advies uit aan de raad. Daarnaast kan de commissie ook namens de raad optreden als aanspreekpunt voor en als controleur van de accountant. Gedurende het jaar vinden er diverse overleggen plaats tussen de commissie en de accountant, waarin de resultaten van de accountantscontroles worden besproken. Daarnaast kan deze commissie een (afstemmings)rol spelen bij de verschillende onderzoeken die binnen de gemeente worden uitgevoerd (b.v. art. 213a-onderzoeken en rekenkamercommissie). Naar aanleiding van de aanbevelingen vanuit het RKC-rapport “Financiële informatievoorziening deel II” wordt de komende tijd bekeken hoe de taak van de auditcommissie zich kan door ontwikkelen tot adviseur voor de gehele P&C-cyclus. Het lidmaatschap van een auditcommissie stelt enige specifieke eisen.

De leden moeten over diverse vaardigheden, kwaliteiten en kennis beschikken. Zoals daar zijn: • politieke, bestuurlijke en communicatieve vaardigheden; • inzicht in de positie en belangen van betrokken partijen (raad, college, ambtelijke organisatie en accountant); • deskundigheid en ervaring met (financiële) verslaglegging en accountantscontrole; • zicht hebben op de druk en eisen waarmee het financieel management van de gemeente te maken heeft. De auditcommissie komt ongeveer vijf keer per jaar bij elkaar. Leden van een auditcommissie zijn alert en onderzoekend. Zij zijn in staat om moeilijke, indringende vragen te stellen die hun toezichthoudende verantwoordelijkheid soms vraagt. Dat betreft ook controversiële probleemgebieden. En indien nodig, leveren zij scherpe commentaren en doen zij stevige aanbevelingen. De auditcommissie bestaat conform artikel 4 RvO uit drie raadsleden en drie plaatsvervangende leden. In zijn vergadering van 26 januari jl. heeft de Raad bepaald dat de auditcommissie voortaan uit vier raadsleden bestaat. Er zijn op dit moment dus twee vacatures. De volgende raadsleden zijn op 25 mei jl. door de raad benoemd: A.A. Buwalda en K. de Jager. Als plaatsvervangende leden zijn destijds L. Sytsma en J. Dekkema benoemd. Voor deze vacatures hebben zich desgevraagd als kandidaten aangemeld: dhr. J. Postema, dhr. S. Keizer en dhr. L. Sytsma.

De niet verkozen kandidaat wordt automatisch plaatsvervangend lid. Stemmingen over personen dienen geheim en dus schriftelijk plaats te vinden. Ter vergadering worden stembriefjes uitgereikt. 2

V 1.0

Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een geldige stem hebben uitgebracht. Kanttekeningen en risico’s Het is voor een ieder handig en plezierig dat er zoveel mogelijk kandidaten worden benoemd in een functie die daadwerkelijk bij hun affiniteit past. Ook enige spreiding over coalitie en oppositie kan wenselijk zijn. Financiën Er zijn geen financiële consequenties. Raadsleden krijgen als commissielid geen (extra) vergoeding. Dokkum, 27 januari 2023 De griffier van de gemeenteraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

mr. S.K. Dijkstra

3

V 1.0

Raadsbesluit 2023-015403

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van de griffier d.d. 27 januari 2023; gelet op het bepaalde in artikel 4 van het Reglement van Orde van de raad; Besluit: 1. Raadslid mevr. E. Vellinga-Zeilstra te benoemen tot lid van de Agendacommissie. 2. Raadslid dhr. F. Breeuwsma te benoemen als (eerste) plaatsvervangend voorzitter van de raad. 3. De raadsleden dhr. J. Postema en dhr. L. Sytsma te benoemen tot lid van de Auditcommissie.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 9 februari 2023. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}} 10/02/2023 14:42:30 CET

{{Signer2}} 10/02/2023 15:36:04 CET

Signed By: Dijkstra, Sytze <s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl>

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl>

ID: 0980f4d5-b8df-44ae-8abe-4779cda9d9ac

ID: 0980f4d5-b8df-44ae-8abe-4779cda9d9ac

Auth: Scribble

Auth: Scribble

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

4

V 1.0