20220524 - Raadsvoorstel uitvoeringskrediet revitalisering gebouwdeel C - It Beslút 9 juni

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2022 / Z329555-2021

Raadsvergadering d.d.

: 9 juni 2022 (It Petear 2 juni 2022)

Portefeuillehouder

: B. Koonstra

Programma

: (1) Ynwenner en bestjoer

Programmaonderdeel

: 101-2

Naam opsteller

: C. Eelkema (E-mail: c.eelkema@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Uitvoeringskrediet revitalisering gebouwdeel C

Begrotingswijziging

: ja

Voorgesteld raadsbesluit 1. Een uitvoeringskrediet van € 3.860.000, - beschikbaar te stellen voor de revitalisering van het gemeentehuis te Dokkum gebouwdeel C. 2. Een krediet van € 616.000, - beschikbaar te stellen voor de inrichting van gebouwdeel C. 3. De begroting 2022 meerjarig met begrotingswijziging 9 aan te passen. Inleiding In zijn vergadering van 30 september 2021 heeft de gemeenteraad besloten, om in het kader van de centralisatie van de gemeentelijke huisvesting, te kiezen voor scenario 5. Met scenario 5 wordt, via een stapsgewijze aanpak, beoogd de centralisatie van de huisvesting van de organisatie te realiseren. Het gereedmaken van gebouwdeel C (gebouw met de publieke balie) is de eerste stap binnen een totaal van acties zoals omschreven in scenario 5. Beoogd effect Centralisering van de ambtelijke organisatie en het realiseren van een werkomgeving die voldoet aan de uitgangspunten van effectiviteit en efficiëntie en de principes van Activiteit gerelateerd/Hybride werken. Argumenten 1.1 Het voorstel past in het ingezet beleid Het vragen van uitvoeringskrediet is een vervolg op het 30 september 2021 door de gemeenteraad genomen besluit om te kiezen voor scenario 5 met een stapsgewijze aanpak. Conform de besloten stapsgewijze aanpak is de verbouw van gebouwdeel C voorbereid.

De interieurarchitect INBO en de installatieadviseur INNAX hebben samen met inbreng van de medewerkers en ondersteund door Lindhorst huisvestingsadviseurs en Hevo Huisvesting en Vastgoed gewerkt aan een inrichtingsontwerp, Vanuit een eerder opgestelde Programma van Eisen (wat hebben we nodig?) is in het Voorlopig Ontwerp+ inzichtelijk gemaakt hoe de eigentijdse en voor medewerkers inspirerende werkomgeving er uit zal gaan zien. Een werkomgeving die voldoet aan uitgangspunten van effectiviteit en efficiëntie en de principes van Activiteit gerelateerd/Hybride werken. Het VO+ vormt de basis voor de verbouwing en inrichting. Via bijgaande link https://www.youtube.com/watch?v=ZHSL7QX7XpU en bijgevoegde stukken wordt u inzicht geboden in de (ruimtelijke) vertaling. In de planvorming is, ook vanuit wet- en regelgeving (o.a. richtlijnen van het Nederlandse Keurmerk voor toegankelijkheid), rekening gehouden met specifieke voorzieningen in de publieke ruimte (waaronder een openbaar mindervalidentoilet). Hiervoor laten wij een extern adviseur een toets doen op het VO+. Daarnaast wordt het gesprek aangegaan met een groep ervaringsdeskundigen vanuit de Mienskip om de dienstverlening in de publieke ruimte zo inclusief mogelijk te kunnen realiseren. Ook is er aandacht voor duurzaamheid en circulariteit.

Dit uit zich bijvoorbeeld in de keuze om de gasaansluiting te laten vervallen en het gebouw te voorzien van een elektrisch aangedreven VRF-systeem (verwarming en koeling) en waar mogelijk het gebruik maken van de bestaande materialen. Lindhorst huisvestingsadviseurs heeft een stichtingskostenraming opgesteld, waarin de bouwkosten met bijkomende kosten voor onder meer honoraria, leges en onvoorziene prijsstijgingen zijn opgenomen (bijlage 1). Voor de realisatie is een bedrag van € 4.194.857 geraamd. Na aftrek van het al eerder beschikbaar gestelde voorbereidingskrediet van € 340.000 blijft staan het benodigde uitvoeringskrediet van € 3.860.000, 1

In de kostenopzet, die ten grondslag lag aan Scenario 5 staat een raming vermeld van € 3.549.000, -. Een kostenstijging van € 311.000, -, die als volgt kan worden verklaard: a) Het afgelopen jaar zijn de bouwkosten sterk gestegen. De wereldwijde markt van grondstoffen verkeert in een bijzondere periode. De COVID-19 pandemie heeft wereldwijd de productie van bouwmaterialen tijdelijk stopgezet of verminderd; nu de economie weer volledig draait, ontstaan tekorten en leveringsproblemen. Daarnaast speelt de Oekraïnecrisis een grote rol in de ontwikkeling van de prijsstijgingen. De energieprijzen zijn omhoog geschoten en de toelevering van bijvoorbeeld hout uit Rusland is minder. Bij het opmaken van de oorspronkelijke raming is rekening gehouden met onvoorziene ontwikkelingen. Echter de huidige ontwikkelingen zijn van dien aard dat hier bij het vaststellen van het budget in mei 2021 (budget van €3.549.000, -) niet kon worden voorzien; b) Bij het opstellen van het VO+ zijn er nog een aantal deels wettelijk voorgeschreven aanpassingen gedaan (o.a. archiefvereisten). Voor een uitgebreide toelichting op de stichtingskostenraming wordt verwezen naar de bijlage 1. Inmiddels heeft de selectie, om te komen tot een bouwteam, plaatsgevonden.

Met het gekozen bouwbedrijf (Bouwgroep Dijkstra Draisma) en het installatiebedrijf (Pranger-Rosier Installaties BV) zullen in een bouwteamorganisatie de verbouwplannen verder worden uitgewerkt. 2.1 Naast de stichtingskostenraming is een raming gemaakt voor de benodigde inrichting van gebouwdeel C. Bij de totstandkoming van deze raming is nadrukkelijk rekening gehouden met het activiteit gerelateerde werken en het thuiswerkbeleid. De inrichting kenmerkt zich door een generieke en toekomstbestendige indeling met een mix aan werkplekken, stilte-, teams- en vergaderruimten. Deze inrichting bestaat uit onderstaande onderdelen: • een reserveringssysteem; • losse inventaris (bureau’s, bureaustoelen en kasten). De huidige losse inventaris is niet geschikt voor het vastgestelde beleid en is niet (meer) Arbo gecertificieerd); • audiovisuele middelen voor (hybride) vergaderen en presenteren; • binnenbeplanting • uit- en inhuizen – Het leegmaken en na de verbouwing weer terugplaatsen van een aantal onderdelen naar gebouwdeel C. De uithuizing kan voor een groot deel plaatsvinden binnen de eigen gemeentelijke gebouwen. Een klein deel zal een plek dienen te krijgen in andere locaties. Aangezien er voor bovenstaande inrichtingsonderdelen aanbestedingen benodigd zijn is het benodigde budget niet met zekerheid aan te duiden.

De raming is echter tot stand gekomen op basis van eerdere en vergelijkbare aanbestedingen of opgevraagde prijsopgaven. Daarbij speelt de eerder genoemde situatie rondom de Covid-19 pandemie en de Oekraïnecrisis ook bij de inrichtingsonderdelen een (grote) rol in zowel de prijzen alsook in de periode waarop geleverd kan worden. Voor deze hierboven genoemde onderdelen voor de inrichting is een investering gemoeid van € 616.000, -. De jaarlijkse kapitaallasten hiervan bedragen € 54.000 -. De jaarlijkse onderhoudskosten komen uit op € 18.000, -. Dit betekent dat voor de inrichting van gebouwdeel C € 72.000, - benodigd is. Kanttekeningen en risico’s 1.1 Ontwikkelingen en risico’s. Bouwkosten stegen de afgelopen tijd voortdurend onder invloed van een exponentieel groeiende vraag en schaarste aan de aanbodkant. Met name door de gevolgen van de Covid-19 pandemie en de recente gebeurtenissen in Oekraïne en de oplopende spanningen en sancties tegen Rusland lijkt er voorlopig geen zicht op verbetering. Op basis van de huidige inzichten en beschikbare informatie is het gevraagde krediet reëel en de weergegeven tijd van realisering haalbaar. Daarmee lijkt de verwachte inhuizing van het gebouw per 1 maart 2023 mogelijk. Het gevraagde krediet is bestemd voor de bouwkundige aanpassingen, de benodigde installaties en de benodigde inrichting van gebouwdeel C.

1.2 Vervolgstappen met bijbehorende financiële aspecten. In de genoemde vergadering van 30 september jl. is besloten om de planvorming over de gebouwdelen A1/A2 en B (raadszaal en vergadercentrum) voor de zomer van 2022 plaats te laten vinden. Deze planvorming heeft nog niet plaatsgevonden. Drie belangrijke overwegingen hebben hierbij een rol gespeeld. Ten eerste de definitieve besluitvorming inzake het verbreken van de samenwerking met de gemeente Dantumadiel. Als tweede speelt de definitieve huisvesting van gemeentewurken een rol. Keuzes van voorgaande twee onderdelen hebben invloed op de benodigde hoeveelheid werkplekken. Ten derde is het, 2

V 1.0

gelet op de financiële positie van de gemeente, vanzelfsprekend om bij de verder te nemen besluiten een ‘thermometermoment’ in te bouwen. Inmiddels is duidelijk dat er nog geen definitief besluit ligt aangaande de samenwerking met de buurgemeente. De besluitvorming over de vervolgstappen zal daarom na de zomer van 2022 plaatsvinden. Financiën Bouwkosten Het benodigde investeringskrediet voor de bouwkosten voor gebouwdeel C bedraagt € 4.200.000, -. De gemeenteraad heet op 30 september 2021 een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld van € 340.000, -, waardoor er nog een investeringskrediet over blijft van € 3.860.000, -. Uitgaande van het afschrijvingsbeleid (artikel 9 van de Financiële verordening) van de gemeente Noardeast-Fryslân dienen verbouwingen afgeschreven te worden in maximaal 25 jaar. De structurele kapitaallasten komen op basis van een rekenrente van 1,6% uit op € 216.000, -. Deze kapitaalasten gaan in per 2024. De volgende dekking kan ingezet worden: Kollum Begroting Afschrijvingslasten Klein dagelijks onderhoud Groot onderhoud

€ 56.000 € 79.000 € 63.000 € 198.000 Begroting

Huisvestingskosten

€ 17.000

Ingezet voor verplaatsing GW € -11.000 € -16.000 € -13.000 € -40.000

Beschikbaar

Aandeel Dantumadiel (26,56%) € -4.500

Beschikbaar

Totaal

€ 45.000 € 63.000 € 50.000 € 158.000

€ 12.500 € 170.500

Uitgangspunt bij de verkoop van het gemeentekantoor Kollum is dat deze eind juni 2023 verkocht gaat worden. De budgetten kunnen vanaf die datum structureel ingezet worden. Ferwert Begroting € 21.000 € 20.000 €0 € 41.000

Beschikbaar € 21.000 € 20.000 €0 € 41.000

Aandeel Dantumadiel (26,56%) € -12.000

Beschikbaar

Afschrijvingslasten Klein dagelijks onderhoud Groot onderhoud Begroting Huisvestingskosten

€ 46.000

Totaal

€ 34.000 € 75.000

Het pand in Ferwert wordt op dit moment ingezet voor de opvang van de vluchtelingen. Wanneer het pand verkocht gaat worden is niet duidelijk. Hierbij is het uitgangspunt genomen dat deze middelen vanaf 2024 ingezet gaan worden. Mochten deze middelen eerder beschikbaar komen dan worden deze gereserveerd voor de huisvesting. Dokkum Begroting € 128.000 € 70.0000 € 239.000 € 437.000

Afschrijvingslasten Klein dagelijks onderhoud Groot onderhoud

3

Beschikbaar €0 €0 €0 €0

V 1.0

Begroting Huisvestingskosten

€ 97.000

Aandeel Dantumadiel (26,56%) € 26.000

Totaal

Beschikbaar €0 €0

Het uitgangspunt is genomen dat alle lasten van Dokkum beschikbaar moeten blijven. Het kan zijn dat de onderhoudslasten muteren, maar dat is op dit moment niet inzichtelijk. De afschrijvingslasten betreffen de totale afschrijvingslasten van het totale gebouw in Dokkum. Hier is nu geen rekening gehouden met een mogelijke sloop van een onderdeel/gebouw. Inrichting Naast de investering voor de verbouw is een raming gemaakt voor de benodigde inrichting van gebouwdeel C. De totale investering bedraagt € 616.000, - excl btw. Uitgaande van het afschrijvingsbeleid (artikel 9 van de Financiële verordening) van de gemeente Noardeast-Fryslân bedraagt de afschrijvingstermijn 7 of 15 jaar voor de verschillende onderdelen. De structurele kapitaallasten komen op basis van een rekenrente van 1,6% uit op € 54.000, -. Deze kapitaalasten gaan in per 2024. De jaarlijkse onderhoudskosten bedragen € 18.000, -. Totaal is er voor de inrichting van gebouwdeel C € 72.000, - benodigd. In de begroting is voor de centrale huisvesting een structurele stelpost opgenomen van € 60.000, - voor de vervanging van meubilair. Deze stelpost kan ingezet worden voor de inrichting. Daarnaast is in de begroting een stelpost voor ICT aanwezig, die tevens ingezet kan worden voor het reserveringssysteem en de AVmiddelen. Per saldo kan de inrichting gedekt worden binnen de begroting.

Samenvatting: Beschikbaar € 170.500 € 75.000 €0 € 122.000 € 367.500

Kollum Ferwert Dokkum Stelpost kapitaallasten Totaal Kapitaallasten verbouw gebouw C

€ 216.000

Beschikbaar voor de rest van de centrale huisvesting

€ 151.500

In de meerjarenraming is een stelpost opgenomen om alle vrijvallende kapitaallasten te reserveren voor de centrale huisvesting. Deze is beschikbaar voor de centrale huisvesting. Op basis van de financiële samenvatting zal de begroting 2022 meerjarig aangepast worden met begrotingswijziging 9. Doorkijk vanuit financieel perspectief Op basis van bovenstaande berekening is er dekking om gebouwdeel C te verbouwen. Vanuit het ingenomen totaalperspectief was de realisatie van scenario 5 binnen de begrotingskaders mogelijk op basis van de toen bekende informatie met onderbouwing. Scenario 5 behelst meer acties dan alleen het revitaliseren van gebouwdeel C. Het gaat hierbij ook om het opnieuw bouwen van gebouwdeel B en het revitaliseren van gebouwdeel A1/A2. Nieuwbouw gebouwdeel B Op basis van de financiële doorrekening van Lindhorst is er voor de nieuwbouw van gebouwdeel B (inclusief raadzaal) een investeringskrediet nodig van € 5,7 miljoen. Uitgaande van het afschrijvingsbeleid (artikel 9 van de Financiële verordening) van de gemeente Noardeast-Fryslân dient nieuwbouw afgeschreven te worden in maximaal 40 jaar, waardoor de structurele kapitaallasten uitkomen op € 234.000, -. Renovatie gebouwdeel A1/A2 Op basis van de financiële doorrekening van Lindhorst is er voor de renovatie van gebouwdeel A1/A2 een investeringskrediet nodig van € 2,6 miljoen.

Uitgaande van het afschrijvingsbeleid (artikel 9 van de Financiële verordening) van de gemeente Noardeast-Fryslân dienen renovaties afgeschreven te worden in maximaal 25 jaar, waardoor de structurele kapitaallasten uitkomen op € 146.000, -. Beschikbaar voor de rest van de centrale huisvesting Nieuwbouw B 4

Beschikbaar € 151.500 €-234.000 V 1.0

Renovatie A1/A2 Dekkingstekort A1/A2/B

€ -146.000 € -228.500

Inmiddels is duidelijk dat alleen al door autonome externe factoren het op scenario 5 gebaseerde financiële kader bijstelling behoeft. De geformuleerde randvoorwaarde dat dekking van de centrale huisvesting moet plaatsvinden binnen de huidige, beschikbare budgetten in de begroting, is niet haalbaar. Niet alles zal binnen de huidige begroting uitgevoerd kunnen worden. Dit betekent dat deze constatering nadrukkelijk onderdeel dient te zijn van de besluitvorming over de vervolgstappen en keuzes. Uitgaande van de nu beschikbare financiële middelen is er een dekkingstekort van € 228.500, - voor de renovatie/nieuwbouw van gebouwdeel A1/A2 en gebouwdeel B. Opgemerkt moet worden dat in deze berekening nog geen rekening gehouden is met een mogelijke aanpassing van de benodigde bedragen voor het dagelijks- en groot onderhoud en de inrichting van beide bouwdelen. Het beschikbaar stellen van de investeringskredieten voor de renovatie van bouwdeel B, de renovatie van bouwdeel A1/A2 en de inrichting van gebouwdeel A1/A2 en gebouwdeel B zullen meegenomen worden in de perspectiefnota 2023-2026. Op deze manier kunnen alle nieuw beleidsvoorstellen integraal afgewogen worden ten opzichte van de beschikbare ruimte in de meerjarenbegroting. Vervolg en planning Tot de bouwvak 2022 (week 31,32 en 33) worden de nodige voorbereidingen, bestellingen van materialen enz. getroffen.

De door het bouwbedrijf en het installatiebedrijf ingediende planningen voorzien in een oplevering op 1 maart 2023. Vanwege de complexiteit van het huisvestingsvraagstuk is inmiddels een stevige governance-structuur (projectorganisatie met alle acties/afhankelijkheden) neergezet met bijbehorend tijdpad voor de realisatie van alle met het centralisatieproject samenhangende aspecten. Voor de inrichting van gebouwdeel C worden vanaf maart al de benodigde voorbereidende werkzaamheden uitgevoerd. Dit is benodigd omdat anders de andere werkzaamheden niet plaats kunnen vinden. Communicatie + Participatie Met het beschikbaar stellen van het uitvoeringskrediet kan gestart worden met de revitalisatie van gebouwdeel C. Om de (tijdelijke) gevolgen van de verbouwing voor medewerkers, omwonenden en burgers goed te kanaliseren is een communicatieplan opgesteld. Het bouwbedrijf en het installatiebedrijf zijn mede geselecteerd op kwaliteitsaspecten waaronder voorstellen voor het communiceren met de omwonenden. Bijlagen 1. stichtingskostenraming; 2. impressie hal en multiruimte; 3. plattegronden gebouwdeel C. Dokkum, 24 mei 2022 Burgemeester en wethouders van de gemeente Noardeast-Fryslân,

de secretaris, H.J.C.M Verbunt MBA

de burgemeester, mr. J.G. Kramer

5

V 1.0

Raadsbesluit 2022 / Z329555-2021

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 24 mei 2022;

Besluit: 1. Een uitvoeringskrediet van € 3.860.000, - beschikbaar te stellen voor de revitalisering van het gemeentehuis te Dokkum gebouwdeel C. 2. Een krediet van € 616.000, - beschikbaar te stellen voor de inrichting van gebouwdeel C. 3. De begroting 2022 meerjarig met begrotingswijziging 9 aan te passen. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 9 juni 2022. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

{{Signer1}}

{{Signer2}}

mr. S.K. Dijkstra

mr. J.G. Kramer

6

V 1.0