2022 11 17 Oplegnotitie RKC Financiële informatievoorziening deel 2

Oplegnotitie Van Aan

: de griffier : de Raad

Behorend bij

: Rapport RKC ‘Meer grip op gemeentegeld’ Z316506-2021

Raadsvergadering

: It Debat d.d. 17 november 2022

Inleiding De gezamenlijke Rekenkamercommissie (RKC) heeft een onderzoek gedaan naar de financiële informatievoorziening van en voor de beide gemeenteraden. Dit onderzoek bestaat uit twee delen. Deel 1 richtte zich vooral op de financiële informatie en de raadsvoorstellen die de gemeenteraad ontvangt. De resultaten van dit deel zijn op 8 december 2021 in een gezamenlijke bijeenkomst aan de beide raden gepresenteerd. Op 13 januari 2022 heeft de raad aan het college gevraagd om uitvoering aan de aanbevelingen te geven en de raad hierover uiterlijk 1 juli 2022 te informeren. Bij brief van 12 juli 2022 laat het college aan de raad weten dat de aanbevelingen ter harte zijn genomen. Er is een ambtelijke werkgroep ingesteld en in de begroting 2023 zullen de eerste resultaten zichtbaar worden. Het advies van de griffie bij deze brief was om deze in handen te stellen van de Auditcommissie. Inmiddels heeft de RKC ook de resultaten van Deel 2 van het onderzoek gepresenteerd, in it Petear van 22 september jl. Dit deel van het onderzoek staat nu centraal in it Debat van 10 november. Korte inhoud Deel 2 van het onderzoek heeft betrekking op de wijze waarop de gemeenteraden de aangereikte financiële informatie verwerken, en in hoeverre die informatie de raden in staat stelt de stand van zaken op adequate wijze te doorgronden, en op basis daarvan de noodzakelijke besluiten te nemen.

Het onderzoek heeft geleid tot een aantal aanbevelingen, welke in hoofdstuk 3 van het rapport terug zijn te vinden. De aanbevelingen voor de raad zijn: 1. Een goede introductie bij de start van de raadsperiode. 2. De aanbieding van een aantal meer praktische hulpmiddelen. 3. Streven naar een zo beperkt mogelijke omvang van de afzonderlijke P&C-documenten. 4. De behandeling van de jaarrekening en het jaarverslag, samen met de managementletter van de accountant uitgebreid in een brede setting voor te bereiden. Daarnaast nog een aantal aanbevelingen over de auditcommissie: 5. Toezicht op de inrichting van de P&C-cyclus. 6. Bespreken accountantscontrole. 7. Terugrapportage aan de raad over haar bevindingen. 8. Opstellen huishoudelijke reglement. 9. Samenstelling van de auditcommissie. Doel van de behandeling De RKC is een instrument ten behoeve van de raad. De leden van de RKC worden door de raad benoemd. De RKC ondersteunt de raad in met name zijn controlerende rol. Rapporten van de RKC worden rechtstreeks aan de raad uitgebracht, met conclusies en eventuele aanbevelingen. Het is daarom in eerste instantie aan de raad om te beoordelen wat er met het onderzoeksresultaat in het algemeen en met de conclusies en vooral aanbevelingen in het bijzonder gedaan moet worden. 1

Daarvoor is dit Debat bedoeld. Van de raadsleden wordt gevraagd - Hoe beoordeelt u dit onderzoek van de RKC? - Wenst u de conclusies en aanbevelingen onverkort over te nemen? - Wat wilt u het college en de griffie verder nog meegeven in de aanloop naar een besluitvormend raadsvoorstel? Rode draad in de aanbevelingen lijkt de mate van voorbereiding van P&C-stukken te zijn: wie bereidt de raadsbehandeling voor en hoe uitgebreid moet deze zijn? Moet deze soms in een brede setting plaatsvinden (aanbeveling 4)? En hoe uitgebreid moet de rol van de auditcommissie zijn? Tot nu toe is in Noardeast voor een beperkte rol van de auditcommissie gekozen. Niet alleen omdat raadsleden, en dus ook commissieleden, het al druk genoeg hebben. Maar ook om niet teveel in het politieke vaarwater te komen; politiek bedrijven is immers voorbehouden aan de raad zelf. Bij een wat meer beperkte rol, lijkt ook een beperkte samenstelling voor de hand te liggen. De leden van de auditcommissie verrichten hun werk namens de raad, niet namens hun fractie. Naast een drietal leden, kent de commissie nu ook al een aantal plaatsvervangende leden. Raadsleden worden gekozen, zijn geen professionele bestuurders maar volksvertegenwoordigers. Ambtelijk specialisten en adviseurs staan de raad daarbij terzijde. Specifieke kennis kan desgewenst worden ingehuurd, de accountant is daar een goed voorbeeld van.

De vraag is of (meer) specialisten in of bij de auditcommissie nodig zijn. Als raadsleden specifieke kennis missen, dan kan die via een informatiesessie of cursus worden bijgespijkerd. Tot nu toe is de taak van de auditcommissie, net als die van presidium en agendacommissie, vastgelegd in het Reglement van Orde van de raad. Vraag is of een aparte verordening of protocol nodig is. Het lijkt een mooie, interessante klus voor de auditcommissie om samen met college/organisatie Deel 1 en Deel 2 van dit RKC-onderzoek bij elkaar te brengen. Hoe kunnen we de P&C-informatie voor raad en inwoners beter inzichtelijk maken? De inhoudelijke discussie kan dan vervolgens in de raad plaatsvinden. Vervolgtraject Op basis van het eindrapport en de behandeling in it Debat, komt er vervolgens een besluitvormend raadsvoorstel. Nu de aanbevelingen van de RKC zich richten op zowel college als raad, zal dit een coproductie tussen college en griffie worden. In dit raadsvoorstel wordt dan aangegeven hoe het onderzoek wordt beoordeeld, wat er met de aanbevelingen en eventuele wensen van de raad gedaan gaat worden en op welke termijn. Behandeling van dit raadsvoorstel staat gepland voor it Beslút van begin 2023. Bijlagen 1. Bijlage 1 Eindrapport ‘Meer grip op gemeentegeld’ (Financiële informatievoorziening, deel 2) 2.

Bijlage 2 Presentatie RKC – Financiële informatie deel 2 (it Petear 22 september 2022) 3. Bijlage 3 RKC-rapport ‘Financiële informatievoorziening deel 1

2