2022 05 25 Benoemen commissies

Raadsvoorstel Voorstel aan de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Jaartal + zaaknummer

: 2022 / 092677

Raadsvergadering d.d.

: 25 mei 2022

Portefeuillehouder

: J.G. Kramer

Programma

: (1) Ynwenner en Bestjoer

Naam opsteller

: S.K. Dijkstra (s.dijkstra@noardeast-fryslan.nl)

Onderwerp

: Benoemen raadsleden in commissies e.d.

Begrotingswijziging

: Nee

Voorgesteld besluit 1. De volgende leden te benoemen tot lid van de agendacommissie: a. ...... b. ...... c. …… 2. De volgende leden te benoemen tot plaatsvervangend lid van de agendacommissie: a. …… b. …… c. …… 3. Dhr. K.C. Merkus te benoemen als (eerste) plaatsvervangend voorzitter van de raad. 4. Dat bij verhindering of ontstentenis van alle wethouders het ambt van burgemeester voor zijn overige werkzaamheden wordt waargenomen door dhr. …. 5. De volgende leden te benoemen tot lid van de werkgeverscommissie: a. …… b. …… c. …… en dhr./mevr. …… als plaatsvervangend lid. 6. De volgende leden te benoemen tot lid van de auditcommissie: a. …… b. …… c. …… 7. De volgende leden te benoemen tot plaatsvervangend lid van de auditcommissie: a. …… b. …… c. …… 8. Mevr. R. Slijver te benoemen tot buddy van de kinderburgemeester. Inleiding Nu de raadsleden van de nieuw verkozen raad op 30 maart en 25 mei 2022 zijn geïnstalleerd, kunnen de leden van de diverse raadscommissies worden benoemd. Hetzelfde geldt voor de plaatsvervangend raadsvoorzitter, de waarnemend burgemeester en de buddy voor de kinderburgemeester. Beoogd effect Een van de kerndoelen van het programma Ynwenner en Bestjoer is: Open, transparante, interactieve en integere bestuursorganen. De werkwijze van de raad is op dat doel gericht en de agendacommissie is daarbij onmisbaar.

De andere commissies en functionarissen zijn wettelijke verplichtingen en maken het besturen van de gemeente efficiënter. 1

Argumenten In het RvO van de raad is een drietal vaste procedurele raadscommissies benoemd: ➢ het presidium, ➢ de agendacommissie, en ➢ de auditcommissie. Nu de raadsleden op 30 maart en 25 mei 2022 zijn geïnstalleerd, kunnen de leden van de drie commissies worden benoemd. Het RvO geeft in artikel 2 aan dat het presidium bestaat uit de (acht) fractievoorzitters. Deze hoeven in dit raadsvoorstel dus niet apart meer benoemd te worden, elke fractievoorzitter is vanuit deze functie automatisch lid van het presidium. De burgemeester is voorzitter van het presidium. Het presidium heeft de volgende taken: a. Het doen van aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie, het functioneren en de cultuur van de raad. b. Het coördineren van algemene organisatorische en procedurele raadswerkzaamheden, voor zover niet toebedeeld aan een specifieke commissie of werkgroep. c. Het functioneren als vertrouwenscommissie bij de (her)benoeming van de burgemeester en bij de klankbordgesprekken met de burgemeester. Ten behoeve van deze specifieke taak wordt een Verordening op de vertrouwenscommissie vastgesteld. 1.1 De agendacommissie heeft een centrale rol in de werkwijze van de raad, is de spin in het web. De agendacommissie organiseert het besluitvormingsproces van de raad. Het is de agendacommissie die de agenda’s van It Petear, It Debat en It Beslút bepaalt.

Daarmee selecteert deze commissie welke onderwerpen een uitgebreider proces ingaan, uitgebreider dan alleen de besluitvormende raad. Ook bepaalt de agendacommissie welke werkvorm voor It Petear wordt gekozen: werkbezoek, hoorzitting, presentatie enz. Daarmee kan de agendacommissie de raad in positie brengen. De Agendacommissie functioneert als a-politieke commissie namens de hele raad. Het werk vereist procesen planmatig inzicht, analytisch en organisatorisch vermogen. De leden moeten zich kunnen verplaatsen in de ambtelijke, bestuurlijke en politieke context en dynamiek. En deze vertalen naar een logisch en zorgvuldig besluitvormingsproces. De Agendacommissie komt gemiddeld één keer per twee weken bij elkaar. Het RvO geeft in artikel 3 aan dat de agendacommissie uit drie raadsleden bestaat. Daarnaast dient de raad een drietal plaatsvervangers te benoemen. De volgende raadsleden hebben zich gekandideerd voor de agendacommissie: ➢ Lid agendacommissie: F. Breeuwsma, J.H. Lammering, K.C. Merkus, J. Talsma en E. VellingaZeilstra. ➢ Plaatsvervangend lid agendacommissie: H.S. Halbersma, F. Meindertsma en degenen die bij de stemming voor lid te weinig stemmen hebben gekregen. 1.2 De kandidaten die bij de stemming niet worden verkozen tot lid van de agendacommissie, worden automatisch gekandideerd voor het plaatsvervangend lidmaatschap.

1.3 De leden van de agendacommissie zijn tegelijk ook de drie plaatsvervangend voorzitters van de raad. Dit betekent dat zij: ➢ It Petear voorzitten. Deze bijeenkomsten worden onder de drie voorzitters evenredig verdeeld. ➢ Bij afwezigheid van de burgemeester It Debat en It Beslút voorzitten. Voor dit taakonderdeel dient de raad alleen nog specifiek de eerste plaatsvervangend voorzitter aan te wijzen. Vicevoorzitters van de raad moeten gezag hebben, politiek onafhankelijk kunnen optreden en hebben als belangrijkste eigenschappen: communicatieve vaardigheden, bestuurlijke sensitiviteit en betrokkenheid. Zij moeten een vergadering verdienstelijk kunnen leiden en conflicten kunnen hanteren.

1.4 Bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester wordt zijn ambt waargenomen door een door het college aan te wijzen wethouder (= locoburgemeester).

2

V 1.0

Bij verhindering of ontstentenis van alle wethouders wordt het ambt waargenomen door het langstzittende lid van de raad. De raad kan een ander lid van de raad met de waarneming belasten. De raad dient derhalve een raadslid te benoemen dat het ambt van burgemeester waarneemt indien deze en alle wethouders daartoe verhinderd zijn, b.v. omdat het hele college buiten de gemeentegrenzen is. Het lijkt verstandig om voor deze functie een ervaren raadslid aan te wijzen met bestuurlijk inzicht en/of wethouderservaring. Dhr. F. Breeuwsma en dhr. J.H. Lammering zijn kandidaat voor de functie van waarnemend burgemeester. 1.5 De raad is de werkgever van de medewerkers op de griffie. Gelet op de publieke taken, de grootte en de samenstelling van de raad ligt het voor de hand dat de raad voor de feitelijke invulling van het werkgeverschap een werkgeverscommissie instelt waaraan deze taken gedelegeerd worden. Daartoe is een specifieke Verordening op de Werkgeverscommissie opgesteld. Daarin is geregeld welke bevoegdheden de werkgeverscommissie namens de raad uitoefent. Het werkgeverschap richt zich met name op de griffier, aangezien de werkgeverscommissie haar taken ten behoeve van griffiemedewerkers heeft gemandateerd aan de griffier.

Voorbeelden die horen tot de werkgeverstaak zijn het voeren van overleg met de griffier over de voortgang van de werkzaamheden van de griffie, het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffier, het doen van voorstellen over de inrichting van de griffie en het nemen van besluiten met betrekking tot de ontwikkeling, beoordeling en beloning van de griffier en het griffiepersoneel. De werkgeverscommissie stelt ook de arbeidsvoorwaardenregelingen voor de griffie vast. Affiniteit met organisatievraagstukken, functionele betrokkenheid en leidinggeven zijn welkome competenties voor de leden van de werkgeverscommissie. Daarbij dient bedacht te worden dat de griffier een professioneel medewerker is, die vanuit zijn adviserende rol richting gemeenteraad in hoge mate autonoom opereert. Van een lid van de werkgeverscommissie mag daarom worden verwacht dat hij/zij: - Feeling heeft voor modern werkgeverschap; - Zo mogelijk ervaring heeft op het terrein van P&O, HRM of leiding geven; - Oog heeft voor de politiek gevoelige positie waarin de griffier opereert; - Zich inzet voor het belang van de raad als geheel; - Autoriteit heeft ten opzichte van de ambtelijke organisatie en de burgemeester, zodat hij de griffier voldoende steun kan bieden; - In staat is de communiceren met de raad over de gewenste koers.

Dit wil zeggen: helder krijgen welke kant de raad op wil en welke ondersteuning hij daarbij verlangt. - Oog heeft voor lief en leed. De werkgeverscommissie heeft gemiddeld een drietal reguliere overleggen per jaar met de griffier. De werkgeverscommissie bestaat uit drie leden: een voorzitter, een secretaris en een algemeen lid. De volgende raadsleden hebben zich gekandideerd voor het lidmaatschap van de werkgeverscommissie: B.B. van Dellen, D. Kooistra, M. van der Meij-Baron, D. van der Meulen, J. van Midlum en S.J. Vogelzang. Van de kandidaten die niet worden verkozen tot lid van de werkgeverscommissie, wordt degene met de meeste stemmen automatisch gekandideerd voor het plaatsvervangend lidmaatschap. Dhr. J. Dekkema heeft zich ook al gekandideerd voor het plaatsvervangend lidmaatschap. 1.6 De raad benoemt een accountant ter controle van de gemeentelijke jaarrekening. Het is handig en effectief dat de communicatie met de accountant verloopt via een door de raad in te stellen auditcommissie. Deze commissie vult namens de raad het opdrachtgeverschap naar de accountant in. De auditcommissie adviseert de raad over de totale P&C-cyclus met alle documenten die daarbij horen. Een goede accountantscontrole vereist een goed niet-politiek opdrachtgeverschap door de gemeenteraad.

De discussie in de raad zou daarbij niet zozeer moeten gaan over de juistheid van de cijfers – daar hoort immers geen twijfel over te bestaan – maar over de realisatie van het beleid en de in dat kader gemaakte kosten. De auditcommissie vormt een geschikt instrument van de raad om de controlerende taken effectief en grondig ter hand te nemen. Niet alle raadsleden hebben kennis van en affiniteit met de gehele bedrijfsvoering, en het beoordelen van een jaarverslag en jaarrekening. Het is dan raadzamer een speciale commissie in het leven te roepen, de auditcommissie, om deze taak voor haar rekening te nemen. De auditcommissie functioneert als het ware als wegbereider voor de gemeenteraad. Zij houdt toezicht op de uitvoering van de financiële en bedrijfsvoeringkaders door de gemeente en brengt ter zake advies uit aan de raad. Daarnaast kan de commissie ook namens de raad optreden als aanspreekpunt voor en als controleur van de accountant. Gedurende het jaar vinden er diverse overleggen plaats tussen de commissie en de accountant, waarin de resultaten van de accountantscontroles worden besproken. 3

V 1.0

Daarnaast kan deze commissie een (afstemmings)rol spelen bij de verschillende onderzoeken die binnen de gemeente worden uitgevoerd (b.v. art. 213a-onderzoeken en rekenkamercommissie). Het lidmaatschap van een auditcommissie stelt enige specifieke eisen. De leden moeten over diverse vaardigheden, kwaliteiten en kennis beschikken. Zoals daar zijn: • politieke, bestuurlijke en communicatieve vaardigheden; • inzicht in de positie en belangen van betrokken partijen (raad, college, ambtelijke organisatie en accountant); • deskundigheid en ervaring met (financiële) verslaglegging en accountantscontrole; • zicht hebben op de druk en eisen waarmee het financieel management van de gemeente te maken heeft. De auditcommissie komt ongeveer vijf keer per jaar bij elkaar. Leden van een auditcommissie zijn alert en onderzoekend. Zij zijn in staat om moeilijke, indringende vragen te stellen die hun toezichthoudende verantwoordelijkheid soms vraagt. Dat betreft ook controversiële probleemgebieden. En indien nodig, leveren zij scherpe commentaren en doen zij stevige aanbevelingen. De auditcommissie bestaat conform artikel 4 RvO uit drie raadsleden en drie plaatsvervangende leden. De volgende raadsleden hebben zich gekandideerd voor de auditcommissie: A.A. Buwalda, K. de Jager, R. Slijver en L. Sytsma. Dhr. J.

Dekkema heeft zich gekandideerd als plaatsvervangend lid en zal daarbij worden vergezeld door degenen die bij de stemming voor lid te weinig stemmen hebben gekregen. 1.7 Van de kandidaten die niet worden verkozen tot lid van de auditcommissie, worden degenen met de meeste stemmen automatisch gekandideerd voor het plaatsvervangend lidmaatschap. 1.8 Vanuit de raad dient ook een buddy voor de kinderburgemeester te worden aangewezen. De huidige kinderburgemeester is benoemd 1 juli 2023. Vanuit de raad heeft zij een vaste buddy voor begeleiding en contact. Mevr. R. Slijver heeft zich voor deze functie gekandideerd. Stemmingen over personen dienen geheim en dus schriftelijk plaats te vinden. Ter vergadering worden zoveel mogelijk gecombineerde - stembriefjes uitgereikt. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een geldige stem hebben uitgebracht. Kanttekeningen en risico’s Zonder bovenstaande benoemingen zal de raad als geheel en ad hoc steeds de betreffende werkzaamheden moeten verrichten en dit werkt een stuk minder efficiënt. Er ligt een risico dat voor de ene functie teveel kandidaten zich aanmelden en voor de andere juist te weinig. De fractievoorzitters wordt daarom gevraagd zo mogelijk tot enige onderlinge afstemming te komen.

Het is voor een ieder handig en plezierig dat er zoveel mogelijk kandidaten worden benoemd in een functie die daadwerkelijk bij hun affiniteit past. Ook enige spreiding over coalitie en oppositie kan wenselijk zijn. Financiën Er zijn geen financiële consequenties. Raadsleden krijgen als commissielid geen (extra) vergoeding.

Dokkum, 10 mei 2022 De griffier van de gemeenteraad van de gemeente Noardeast-Fryslân,

mr. S.K. Dijkstra

4

V 1.0

Raadsbesluit 2022 / 092677

De raad van de gemeente Noardeast-Fryslân, gelezen het voorstel van de griffier d.d. 10 mei 2022; overwegende dat • er voor de raadsperiode 2022 – 2026 leden dienen te worden benoemd in de diverse raadscommissies; • de raad zijn eigen waarnemend voorzitters benoemt; gelet op het bepaalde in de artikelen 16 en 107 van de Gemeentewet, de artikelen 2 t/m 4 van het Reglement van Orde van de raad en het bepaalde in de Verordening op de werkgeverscommissie; Besluit: 1. De volgende leden te benoemen tot lid van de agendacommissie: a. Dhr. F. Breeuwsma (FNP); b. Dhr. K. Merkus (S!N); c. Dhr. J. Talsma (BVNL). 2. De volgende leden te benoemen tot plaatsvervangend lid van de agendacommissie: a. Dhr. H. Halbersma (CDA); b. Mevr. L. Vellinga-Zeilstra (CU) c. Mevr. F. Meindertsma (FNP). 3. Dhr. K.C. Merkus (S!N) te benoemen als (eerste) plaatsvervangend voorzitter van de raad. 4. Dat bij verhindering of ontstentenis van alle wethouders het ambt van burgemeester voor zijn overige werkzaamheden wordt waargenomen door dhr. F. Breeuwsma (FNP). 5. De volgende leden te benoemen tot lid van de werkgeverscommissie: a. Dhr. D. van der Meulen (CU); b. Mevr. M. van der Meij (S!N); c. Mevr. J. van Midlum(GB) en mevr. B. van Dellen (FNP) als plaatsvervangend lid. 6. De volgende leden te benoemen tot lid van de auditcommissie: a. Dhr. K. de Jager (CU); b. Dhr. A. Buwalda (FNP); c. Mevr. R.

Slijver (S!N). 7. De volgende leden te benoemen tot plaatsvervangend lid van de auditcommissie: a. Dhr. J. Dekkema (CU); b. Dhr. L. Sijtsma (CDA); c. Vacature. 8. Mevr. R. Slijver (S!N) te benoemen tot buddy van de kinderburgemeester. Aldus besloten door de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân in zijn openbare vergadering d.d. 25 mei 2022.

5

V 1.0

De raad voornoemd, de adjunct-griffier,

de foarsitter,

Signed By: Sjoeke Kooistra <s.kooistra@noardeast-fryslan.nl> {{Signer1}} 27/05/2022 10:20:25 CEST

Signed By: Kramer, Johannes <j.kramer@noardeast-fryslan.nl> {{Signer2}} 27/05/2022 10:25:28 CEST

ID: f85bcf04-a8c0-48be-b862-975692dc6e93 Auth: Scribble

ID: f85bcf04-a8c0-48be-b862-975692dc6e93 Auth: Scribble

S. Kooistra

mr. J.G. Kramer

6

V 1.0