Document · PDF

Zienswijze ontwerpbegroting 2024 Streekarchief; Bijlage 2b Jaarstukken 2022

Gemeenteraad 28 juni 2023, gemeente NissewaardBij agendapunt: Zienswijze ontwerpbegroting 2024 Streekarchief10.243 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Voorne-Putten

Jaarstukken 2022

INHOUDSOPGAVE Bladzijde 1. JAARVERSLAG 1.1. Programmaverantwoording 1.1.1. Programma Archieven 1.1.2. Algemene dekkingsmiddelen 1.1.3. Onvoorzien

2 4 4

1.2. Paragrafen 1.2.1. Lokale heffingen 1.2.2. Weerstandsvermogen enrisicobeheersing 1.2.3. Financiering 1.2.4. Bedrijfsvoering 1.2.5. Verbonden partijen

5 5 7 8 9

2. JAARREKENING

2.1. Balans per 31 december 2022 2.2. Totaal overzicht van baten 8i lasten in de jaarrekening 2022 2.3. Toelichtingen 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 2.3.2. Toelichting op de balans per 31 december 2022 2.3.3. Toelichting op het overzicht van baten ík lasten over 2022 2.3.4. WNT-verantwoording 2022 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten 2.3.5. Begrotingsrechtmatigheid 2.3.6 Stand en verloop van de reserves

13 14 15 15 17 20 25 26 27

3. Overige gegevens 3.1. Kerngegevens 3.2 Gebeurtenissen na balansdatum 3.3. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant 3.4. Vaststellingsbesluit

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

28 28 29 30

1. JAARVERSLAG 1.1. Prog ra mm a verantwoording

1.1.1.

Programma Archieven

Wat hebben we bereikt?

De Gemeenschappelijk Regeling Streekarchief Voorne-Putten (hierna Streekarchief) is een overheidsinstelling en heeft als hoofdtaak het beheer van de collectie Voorne-Putten in de meest brede zin. Het taakveld is drieledig: het beheer van de overgedragen archieven, het toezicht op de niet-overgedragen archieven en het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie en daarin opgenomen informatie. De deelnemende gemeenten (participanten) ín de de Gemeenschappelijke Regeling zijn: - Gemeente Brielle - Gemeente Hellevoetsluis - Gemeente Nissewaard - Gemeente Westvoorne Beheer van de collectie Voorne-Putten Het Streekarchief beheert alle archieven en collecties die voor de geschiedenis van ons gebied van waarde zijn of anderszins bewaard moeten blijven. Daartoe behoren in de eerste plaats de archieven van de deelnemende gemeenten, maar ook de archieven van particulieren zoals verenigingen en instellingen vormen een belangrijk onderdeel van de collectie. Deze maken daar weliswaar slechts een klein percentage van uit maar zijn kwalitatief vaak een belangrijk aanvulling. Het afgelopen ĵaar konden enkele kleine archieven en documenten worden toegevoegd.

Alle archieven die onder het beheer van het Streekarchief vallen zijn openbaar. Daarbij hoort een minimale toegang in de vorm van een inventaris. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het Streekarchief daarbíj nog steeds een grote achterstand heeft. Wel zijn bestaande toegangen ook via de website te raadplegen en is ook het afgelopen jaar, mede met dank aan een groep vrijwilligers, gewerkt aan het maken van nadere toegangen en transcripties. Deze worden ingevoerd in Maisflexis, het programma waarin het Streekarchief alle inventarissen en overige informatie onderbrengt. Dit maakt het doorzoeken en het vinden van relevante gegevens vele malen eenvoudiger. Tevens zijn diverse bronnen zoals registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters en kadastrale leggers gedigitaliseerd. Voor de prenten- en kaartencollectie is speciaal verpakkingsmateriaal aangeschaft. Enkele stukken zijn afgezonderd en aan een atelier aangeboden om te worden gerestaureerd. Toezicht op niet-overoebrachte archieven Het afgelopen jaar zijn rapportages - zgn KPI-verslagen - opgemaakt voor de colleges van de deelnemers; de één uitgebreider dan de ander. Daarin werd aan de hand van een tiental indicatoren vastgesteld in hoeverre de betreffende gemeente het eigen archief- en informatiebeheer op orde heeft. Tevens zijn vernietigings- of selectielijsten beoordeeld en is machtiging tot vernietiging verleend.

Met ambtenaren van de gemeenten is gesproken over archiefzaken zoals digitaal werken en het e-depot.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

pŲtjiįęķşţaķea

Een belangrijk deel van de dienstverlening aan de burger verloopt via onze website. Veelgebruikte bronnen als registers van de burgerlijke stand zijn daarop te doorzoeken en te raadplegen. Veel aandacht krijgen ook de beeldcollectie van het streekarchief waar duizenden foto's, dia's en glasnegatieven zijn geplaatst alsmede de collectie kranten. Ten behoeve van het publiek is gedurende vier dagen per week de studiezaal geopend. De studiezaal medewerker is het aanspreekpunt om de vraag van de bezoekers te vertalen in een onderzoeksvraag naar archiefstukken. Het succes van de website leidt weliswaar tot vermindering van het bezoek aan de studiezaal, maar de bezoekers die wél komen hebben veelal verdiepings- of vervolgvragen die de medewerker eerder meer dan minder hoofdbrekens kost dan in het verleden. Na de overbrenging van de bouwvergunningen van de gemeenten is een nieuwe gebruikersgroep ontstaan: burgers die een bouwvergunning willen inzien ten behoeve van een nieuwe aanvraag. Voor deze mensen is het vaak de eerste kennismaking met het Streekarchief.

Ook buiten de website en studiezaal is er contact met de burger. De media wordt actief benaderd om het streekarchief onder de aandacht te brengen, Medewerkers hebben lezingen gehouden voor diverse groepen en over uiteenlopende onderwerpen. Tevens zijn diverse artikelen geplaatst in (historische) tijdschriften. Onder de publiekstaken valt ook de ambtelijke ondersteuning: de medewerkers zijn door zitting in gemeentelijke commissies (straatnamencommissies, archeologische begeleidingsdienst en monumentencommissie) nauw betrokken bij historische of culturele aspecten van de gemeenten. Tevens is veel contact met historische verenigingen, musea en bibliotheken.

Programma archieven

Realisatie 2022 e

Raming 2022 na wijziging G

Raming 2022 voor wijziging C

Lasten Baten Saldo

721.649 727.215 5.566

805.076 727.376 -77.700

Bovenstaand overzicht is exclusief algemene dekkingsmiddelen en onvoorziene uitgaven en zonder mutaties aan reserves (welke buiten Programma Archieven gaan). Voor toelichting op de baten en lasten van het programma archieven wordt verwezen naar 2.3.3 toelichting op het overzicht baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.1.2. Algemene dekkingsmiddelen

Alqemene dekkinqsmiddelen Lokale heffingen waarvan de besteding niet aebonden ís Algemene uitkeringen Dividend Saldo van de financieringsfunctie Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compensatiefonds Overige algemene dekkingsmiddelen

Realisatie 2022 e

Raming 2022 na wijziging C

Raming 2022 voor wijziging C

5.682 0 0 0 0

3.700 0 0 0 0

17.541 23.223

75.300 79.000

82.500 86.200

Reservering, beschikking over Totaal

Lokale heffingen waarvan de besteding niet gebonden is De opbrengst lokale heffingen bestaat uit: ş opbrengsten kopieerapp., scans e. 2.980 Ş opbrengsten boekjes e.d. 2.192 ş opbrengst onderzoekskosten 510 Totaal

5.682

De tarieven per fotokopie zijn opgenomen in de tarieventabel als bedoeld in artikel 5 van de legesverordening 2021. Deze tarieventabel is van kracht ingaand 7 juli 2021. De opbrengst van de verkoop van koffie bedroeg in 2022 C nihil. Ook voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht. Deze zijn gebaseerd op dezelfde legesverordening en tarieventabel zoals die geldt voor fotokopieën. Algemene uitkeringen Er worden geen rechtstreekse baten ontvangen uit het Gemeentefonds door het Streekarchief. De baten van het Streekarchief bestaan grotendeels uit bijdragen van de participerende gemeenten. Dividend Het Streekarchief bezit geen aandelen en ontvangt daarom geen baten in de vorm van dividend. Saldo van de financieringsfunctie Het Streekarchief heeft geen leningen afgesloten of uitstaan. Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compensatiefonds De bijdragen van de participanten zijn geen vergoedingen die rechtstreeks in verband staan met de geleverde prestatie. De belastingdienst heeft hierdoor geconcludeerd dat het Streekarchief niet is aan te merken als ondernemer in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. Er worden geen bijdragen ontvangen uit het BTW-compensatiefonds (BCF) door het Streekarchief. De betaalde BTW wordt afzonderlijk geboekt in de kosten, dit is voor het Streekarchief dus kostprijsverhogend.

De BTW wordt doorgeschoven aan de deelnemende gemeenten, en zij kunnen deze BTW terugvorderen via het BCF. Overige algemene dekkingsmiddelen Er wordt jaarlijks een bedrag van de gemeente Nissewaard ontvangen, groot C 7.000, t.b.v. automatiseringskosten.

1.1.3. Onvoorzien

Onvoorziene uitqaven Programma Archieven Totaal onvoorzien

Realisatie 2022 e

Raming 2022 na wijziging e 0 0

1.300 1.300

Raming 2022 voor wijziging e 1.300 1.300

Onvoorzien Het gehele bedrag voor onvoorzien is geraamd op C 1.300 in de primaire begroting 2022. Er heeft geen begrotingswijziging plaatsgevonden in 2022. De post onvoorzien hoefde niet te worden aangesproken in 2022, omdat de betreffende posten toereikend waren om de kosten te dekken.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2. Paragrafen 1.2.1. Paragraaf lokale heffingen Inkomsten In de rekening 2022 is een bedrag van C 2.980 verantwoord (geraamd was e 1.500) als opbrengst voor het kopieer apparaat e.d., als opbrengst onderzoekskosten is een bedrag van C 510 verantwoord (geraamd was C 200) en aan overige opbrengsten (verkoop boeken e.d.) is een bedrag van C 2.192 verantwoord (gereaamd was C 2.000) Beleid ten aanzien van heffingen Door het Streekarchief v'orden rechten geheven ter zake van het door of vanwege haar verleende diensten. Dit wordt geheven onder de naam leges. Het heffen van leges is vastgelegd in de legesverordening 2021 die is vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. De leges worden geheven van de aanvrager dan wel van degene te wiens behoeve de dienst wordt aangevraagd. De leges worden geheven naar de tarieven, opgenomen in de bij de legesverordening 2021 behorende tabel. De leges worden geheven door middel van een mondelinge dan wel een gedagtekende schríftelijke kennisgeving, waaronder mede wordt begrepen een stempelafdruk, nota of ander schriftuur. Voor de heffing en invordering is hoofdstuk XV, paragraaf 4 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

De in de legesverordening 2021 genoemde leges worden niet geheven voor de diensten door of vanwege het Streekarchief verricht ten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Overzicht op hoofdliinen van de diverse heffingen

Voor de volgende diensten/producten worden leges geheven: - Het doen van nasporingen in de archieven en verzamelingen ongeacht het resultaat. (tarief C 30,00 voor ieder daaraan besteed halfuur); - Leveren van fotokopieën kleur of zwart/wit (tarief per A-4: C 0,45 en per A-3: C 0,60); - Scan op 300 dpi (A4 formaat (enkel) C 0,50). idem (max. 25 mits doorvoer) C 3,00. maximaal A2-formaat e 3,00 maximaal A0-formaat e 8,00 Indien de gevraagde stukken moeten worden toegezonden, worden hiervoor de verschuldigde portokosten, volgens de tarieven van PostNL berekend, vermeerderd met een bedrag voor administratiekosten ad C 2,00 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. Lokale lastendruk Met deze heffingen is er geen sprake van een lokale lastendruk. Het blijft voor een aanvrager vrij om de dienst of product af te nemen. KwMtscheldinasbeleid Een aanvrager komt niet in aanmerking voor kwijtschelding. Een uitzondering hierop zijn de diensten door of vanwege het Streekarchief verricht ten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Van deze aanvragers worden geen leges geheven.

1.2.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen van het Streekarchief bestaat uit de relatie tussen: - de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het streekarchief beschikt om niet begrote kosten te dekken; - alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit - Het Streekarchief beschikt niet direct over middelen om niet begrote kosten te dekken. Echter kunnen niet begrote kosten worden opgevangen door aanvullende bijdragen van deelnemende participanten in het begrotingsjaar waarin zij optreden. De weerstandscapaciteit is het vermogen om vanuit de huidige begroting financiële tegenvallers op te vangen. Deze mogelijkheid is er niet (geen capaciteit) , omdat alle reserves (zoals automatisering en uittredingsvergoeding) bestemd zijn. N.B.: het Streekarchief beschikt momenteel over een aanzienlijk bedrag, zijnde de afkoopsom van Rozenburg en het waterschap. Dit is geoormerkt om te worden benut voor een toekomstbestendig Streekarchief.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Inventarisatie van mogelijke risico's met een evaluatie hiervan - Langdurige ziekte van één der vaste medewerkers, waardoor, in verband met de voortgang der werkzaamheden uitzendkrachten of andere externe medewerkers ingeschakeld moeten worden. langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: In 2022 is er geen sprake geweest van langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. - Het wegvallen van een groot deel van de vrijwilligers. Ook hierdoor zou eventueel sprake kunnen zijn van het inhuren van uitzendkrachten. Dit zal echter alleen het geval zijn voor werkzaamheden die geen uitstel dulden en die niet tijdelijk door één der vaste medewerkers kunnen worden opgevangen of waarvoor geen nieuwe vrijwilligers kunnen worden gevonden. Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De vrijwilligersorganisatie heeft tot volle tevredenheid gefunctioneerd. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: Mogelijke kosten zouden enkele duizenden euro's per jaar bedragen. - Uittreding van één der deelnemers.

Hoewel hiervoor in de gemeenschappelijke regeling regels zijn opgenomen zou dit op termijn, in verband met de stijging van de kosten voor de overige deelnemers, kunnen leiden tot uittreding van nog meer deelnemers en in het ongunstigste geval tot opheffing van de G.R. Streekarchief Voorne-Putten. Om lastenverzwaring voor achterblijvende participanten te verminderen wordt een afkoopsom betaald door de uittreders. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Hoog Kwantificeerbaar: De kosten hiervan zijn lastig in te schatten. De uittreding van een participant heeft op termijn negatieve gevolgen voor zittende participanten. Beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de beheersing van risico's Jaarlijks worden de risico's geïnventariseerd en indien nodig geactualiseerd. Niet begrote kosten worden gedekt door aanvullende bijdragen van de participanten in het betreffende jaar. Bel eidsindica toren De beleidsindicatoren komen uit de 'Basisset Beleidsindicatoren' welke door het BBV verplicht zijn gesteld. Op 'waar staatje gemeente.nl' dienen gemeenten deze verplichte beleidsindicatoren weer te geven. Gemeenschappelijke Regelingen hoeven niet aan deze site aan te leveren. Echter zijn GR-en, vanuit het BBV, wel verplicht beleidsindicatoren aan te leveren. Dit is voor het Streekarchief beperkt, omdat het alleen indicatoren betreft op taakvelden die de GR voor de gemeenten uitvoert.

Naam indicator Formatie Bezetting Overhead

Eenheid

Begroting 2022

Fte per 1.000 inwoners

0,0059

Fte per 1.000 inwoners

0,0059 100o7o*

*Overhead: gedeelte van de kosten die als een gemeente de archieftaak zelf zou doen onder overhead zou vallen. Financiële kengetallen Begroting

Naam kengetal Solvabiliteitsratio Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

2022

jĩ3TT6K6nmg' 2027.

TĪWo ---------------470/0

-850A 57^

-----------fi.v.t.

N.v.t. Nľvľľ

Netto schuldquote: De netto schuldquote geeft de verhouding aan van de schulden minus de bezittingen in verhouding tot de baten. Een negatieve ratio betekent dat de bezittingen groter zijn dan de schulden. Hoe groter dit getal, hoe groter de baten zijn in verhouding tot het saldo van schulden minus baten. Waarbij -lOOVo betekent dat er tweemaal zo veel baten als saldo schulden minus bezittingen zijn. Solvabiliteit: De solvabiliteitsratio geeft de verhouding van het eigen vermogen t.o.v. het totale vermogen. Deze ratio is zeer gezond. Deze gunstige ratio komt door de middelen die beschikbaar zijn voor de transitie van het archief. En zijn ontstaan door de uittredingsvergoedingen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Door de relatief beperkte jaarlijkse begroting van het Streekarchief, zorgen deze middelen voor een gunstige ratio. Structurele exploitatieruimte: De structurele exploitatieruimte geeft weer welk percentage van de vaste lasten niet wordt gedekt door de vaste (structurele) baten. Er is bij het streekarchief geen ruimte om extra uitgaven te financieren binnen de huidige begroting (oVo vrije ruimte). Deze ratio's zijn gunstig door de uittredingsvergoedingen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Deze middelen zijn toebedeeld om de transitie naar een toekomstbestendig Streekarchief mede mogelijk te maken.

En omdat er weinig schulden zijn, is ook de onderlinge verhouding tussen deze ratio's gunstig.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.3. Paragraaf financiering In de vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg van 29 maart 2012 is het Treasurystatuut van het Streekarchief Voorne-Putten vastgesteld. De wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) schrijft voor dat bij begroting en rekening een trezsuryparagraaf behoort. Liquiditeitspositie: De liquiditeitspositie is van het Streekarchief is positief. Dit is afgelopen jaar geheel positief geweest. Het Streekarchief maakt geen gebruik van financiële derivaten en heeft geen garanties verleend met betrekking tot de nakoming van uit geldleningen voortvloeiende verplichtingen. Kort geld: Bij het aantrekken van gelden is het zaak om binnen de norm van de zogenaamde kasgeldlimiet te blijven. Bij het goedkeuren van de begroting wordt het algemeen bestuur voorgesteld om het dagelijks bestuur te machtigen tot de maximaal toegestane limiet van kortgeldleningen zoals dat uit de wet blijkt. Lang geld: Er is in 2022 geen langlopende schuld aangegaan of verstrekt dcor het Streekarchief. Renterisico's De wet Financiering decentrale ove;-heden heeft aan het voorkomen van renterisico's een wettelijk kader toegevoegd in de vorm van een kasgeldlimiet en een renterisiconorm. De kasgeldlimiet geeft het renterisico op de korte termijn weer.

Hieronder vallen alle kortlopende financieringen met rentetypische looptijd korter dan één jaar. De belangrijkste vormen zijn daggeld- en kasgeldleningen en rekening-courantkrediet. De kasgeldlimiet is voor Gemeentelijke Regelingen wettelijk vastgesteld op 8,20Zo van het begrotingstotaal. Kasgeldlimiet Grondslag: Omvang begroting Grondslagpercentage Toegestane kasgeldlimiet (8,2Vo van grondslag)

2022 813.576 8,20^0 66.713

Vlottende passiva (gemiddeld) Vlottende activa (gemiddeld) Netto vlottende schuld

73.681 637.557 -563.875

Toets kasgeldlimiet Kasgeldlimiet Netto vlottende schuld Ruimte ( -t-) Z Overschrijding ( - )

66.713 -563.875 630.588

Renterisico's Gemeenschappelijke regelingen lopen renterisico's als de rente van de vaste schulden wordt aangepast als gevolg van herfinanciering. Het is van belang dat de leningenportefeuille met een zekere meerjarige spreiding van de herfinanciering is opgebouwd. Hierdoor wordt het renterisico beperkt en kunnen grote fluctuaties in de rentelasten worden vermeden. De renterisiconorm biedt het kader om renterisico's binnen de leningenportefeuille te beperken. De norm is een bedrag ter grootte van een percentage (20oZo) van het totaal van de jaarbegroting van de gemeenschappelijke regeling, met een minimum van C 2.500.000. Hieronder is een staat opgenomen, waarin de renteherzieningen en de aflossingen in beeld worden gebracht. De renterisiconorm wordt niet overschreden. 2022 2023 2024 2025 813.576 Grondslag: omvang oorspronkelijke beqroting 809.349 806.497 806.497 Renterisiconorm (200Zo van grondslag} 162.715 161.870 161.299 161.299 Renteherzieningen Aflossingen Renterisicobedrag Ruimte ( 4- ) 7 Overschrijding ( - )

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

0 0 0

162.715

161.870

161.299

Overzicht Meerjarig EMU-Saldo Meerjaren EMU-Saldo

Begroting

2022

2023

2024

e 806.376

e 802.149

e 799.297

2025 e 799.297

7.200

Sub-totaal

813.576

809.349

806.497

Baten Programma archieven

813.576

809.349

806.497

Lasten Programma archieven Reserveringen

Totaal 1.2.4. Paragraaf bedrijfsvoering

Huisvesting Het Streekarchief huurt het pand van Gemeente Brielle (per 1-1-2023 Gemeente Voorne aan Zee). Omdat de bestaande huisvesting niet langer voldoet is de afgelopen járen onderzoek gedaan naar herhuisvesting. In 2021 zijn adviezen uitgebracht en is een extern adviesbureau ingezet. Op 16 december 2021 heeft het bestuur besloten tot nieuwbouw op of nabij de huidige locatie. Gemeente Voorne aan Zee zal hierbij als bouwheer optreden. Op 20 december 2022 is opdracht gegeven tot het opstellen van een Programma van Eisen. Daadwerkelijke bouw wordt niet voor 2025 verwacht. Ter ondersteuning van het Streekarchief zal het nodig zijn om een extern adviseur aan te trekken. Personeel Ten behoeve van een optimaal functioneren van de medewerkers dienen deze onder meer middels vakliteratuur en cursussen op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Bij hun werkzaamheden worden de medewerkers ondersteund door vrijwilligers. - Dit jaar hebben twee personeelsleden een cursus gevolgd, de één in het kader van de ontwikkeling van een e-depot en de ander betreffende kwaliteits- en risicomanagement.

Informatie en automatisering - Medewerkers hebben vakbijeenkomsten bijgewoond betreffende het e-depot in de praktijk en gebruikersbijeenkomsten van De Ree archiefsystemen. Public relations - Het Streekarchief is betrokken geweest bij de viering in Westvoorne van "800 jaar 'Rockanje", waarvoor onder meer een charter uit Brugge is geleend. - Het Streekarchief is betrokken geweest bij de viering in Hellevoetsluis van "200 jaar vuurtoren", waarvoor onder meer een publicatie verscheen. - Het Streekarchief heeft informatie aangeleverd voor de viering van 1 april; - Het Streekarchief heeft materiaal uitgeleend voor tentoonstellingen in Brielle, Heenvliet, Oostvoorne en Rozenburg. - Medewerkers hebben lezingen verzorgd over diverse historische onderwerpen. - Medewerkers hebben publicaties verzorgd en informatie verstrekt voor publicaties. Interne en externe contacten Het is belangrijk dat de medewerkers goede contacten onderhouden, zowel onderling als met het bestuur, vakgenoten, betrokkenen en gebruikers - Er wordt maandelijks werkoverleg gehouden. - De streekarchivaris treedt op als secretaris van het bestuur. - Middels het bîjwonen van vergaderingen (van bijvoorbeeld de provinciale en landelijke verenigingen van archivarissen) wordt contact onderhouden met vakgenoten. - Er is overleg met de ambtenaren van de deelnemers.

Beleids- en beheersinstrumentai ium Ten behoeve van het bestuur is een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzicht te geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen. - Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd. - Jaarlijks wordt een jaarverslag uitgebracht. - Tussentijds wordt een (financiële) managementrapportage (MARAP) voorgelegd aan en besproken in het bestuur. - Er wordt gestreefd om zesmaal per jaar een bestuursvergadering te houden, in 2022 hebben er 5 bestuursvergaderingen plaatsgevonden.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.5. Paragraaf verbonden partijen Visie op de verbonden partijen De gemeenschappelijke regeling is een uiting van de gemeenschappelijke wens om het culturele erfgoed, zoals dat in geschreven, gedrukte en getekende vorm alsmede op diverse beeld- en geluidsdragers is overgegeven, op deskundige wijze te doen beheren, of anders gezegd het op grond van de Archiefwet 1995 veilig en beschikbaar stellen van het culturele erfgoed van Voorne-Putten. Het Streekarchief biedt de mogelijkheid om te functioneren als regionaal historisch informatiecentrum met educatieve en wetenschappelijke taken.

Bestuurlijk belang verbonden partijen Het bestuur bestond uit de volgende personen, aangewezen door de betreffende colleges: - De heer G.G.J. Rensen, burgemeester van Brielle, namens Gemeente Brielle, voorzitter; - Mevrouw M.P. den Brok-Swaknoven, wethouder van Hellevoetsluis, namens Gemeente Hellevoetsluis, lid; - De heer F. van Oosten, burgemeester van Nissewaard, namens Gemeente Nissewaard, lid; - De heer P. de Jong, burgemeester van Westvoorne, namens Gemeente Rockanje, lid. Financieel belang verbonden partijen

Verdeling exploitatieresultaat rekening 2022 over de participanten Gemeente Westvoorne

Gemeente Nissewaard 50,25o7o

Jaarstukken Streekarchief Voome Putten

Gemeente Brielle ' ~’,2707o

1 Gemeente Hellevoetsluis 23,710Zo

VERDELING EXPLOITATIERESULTAAT REKENING 2022 Ê

Het netto exploitatieresultaat bedraagt:

698.587

Een bedrag van C 215.090 wordt ais volgt over de deelnemers verdeeld: -gemeente Brielle 50“Zo van C 215.090 = C 107.545 hetgeen wordt beperkt tot -resterende gemeenten tezamen Het restant exploitatieresultaat bedraagt: Dit wordt verdeeld over de deelnemers o.b.v. aantal inwoners.

67.385 147.705

subtotaal

215.090

totaal

483.497 698.587

Verdeelsleutel gemeenten:

Gemeenten:

Aantal inwoners per 1-1-2022

Aandeel bedrag tot 215.090

Aandeel restant bedrag 483.497

Gemeente Brielle

17.397

31,330/»

11,020/0

Gemeente Hellevoetsluis

40.251

19,680/»

25,500/0

Gemeente Nissewaard

85.300

41,7107o

54,040/q

Gemeente Westvoorne

14.896

7,280/û

9,440/0

Totaal

157.844

IOŬ.00%

lOO.OQo/o

Verdeling participanten:

Aandeel in bedrag tot

Aandeel in restant exploitatie

0/0 Totaal bijdrage 2022

Totaal bijdrage 2022

Per inwoner rekening

Per inwoner begroting

2022

Gemeente Brielle

67.385

53.289

120.674

17,270/0

6,94

7,07

Gemeente Hellevoetsluis

42.331

123.294

165.625

23,710/0

4,11

4,25

Gemeente Nissewaard

89.708

261.285

350.993

50,240/0

4,11

4,25

Gemeente Westvoorne

15.666

45.628

61.294

8,770/0

4,11

4,25

215.090

483.497

698.587

lOQO/o

Totaal

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Overzicht af te rekenen bijdragen over 2022

Verdeling participanten:

Totaal bijdrage 2022

Voorschot bijdrage 2022

Resultaat 2022

Gemeente Brielle

120.674

123.076

2.402

Gemeente Hellevoetsluis

165.625

171.182

5.556

Gemeente Nissewaard

350.993

362.768

11.775

Gemeente Westvoorne

61.294

63.350

2.056

Totaal

698.587

720.376

21.789

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2. JAARREKENING

2.1. BALANS STREEKARCHIEF PER 31 DECEMBER 2022 ACTIVA

PASSIVA 31-12-2022

31-12-2021

Materiele Vaste activa

- Investeringen met een economisch nut

Vaste passiva

56.405

49.516 Eiaen Vermoqen Algemene reserve Bestemmingsreserves

Totaal vaste activa

56.405

49.516 Gerealiseerd resultaat Totaal Eigen Vermogen

Vlottende activa Uitzettingen met rentetypische een looptijd korter dan 1 jaar

- Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar - Overige vorderingen

10.285 636.789

211

0 Totaal vaste passiva 668.352

0 Vlottende Passiva

647.285

668.352

768 0

357 0

768

357

6.830

6.378

Overige schulden

Liquide middelen

- Kassaldi - Banksaldi Overlopende activa

- overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volqende beqrotinasiaren komen

Overlopende passiva

Netto vlottende schulden met een rentetypische loopti; korter dan één jaar

Totaal vlottende activa

654.882

675.088 Totaal vlottende passiva

Totaal

711.287

724.604 Totaal

VOOR WAARMERKINGSDOELEINDEN Verstegen accoi en adviseufí Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

d.d. 03/04/202?

2.2. Totaal overzicht van baten 81 lasten in de jaarrekening 2022 De programmarekening bestaat voor het streekarchief uit:

Taakveld overhead Het BBV schrijft voor om ook een overzicht van baten ŭ lasten per taakveld te presenteren. Alle baten en lasten vallen in het taakveld "Overhead-1. Dit overzicht is ook het overzicht van baten en lasten per taakveld. Indien de gemeente zelfde taken van de Gemeenschappelijk Regeling zou uïtvaeren, dan zouden alle kosten onder 'overhead' worden gepresenteerd in de begroting. Daarom is het overzicht van baten en lasten ook het overzicht ’overhead’.

-het programma archieven - bedrag van de werkelijke algemene dekkingsmiddelen - taakveld overhead - gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten - mutaties aan de reserves - gerealiseerde resultaat

Dit overzicht betreft de program ma rekening 2022

Rekening 2022 C Programma archieven

baten Begroting 2022 C

Rekening 2021 e

lasten Begroting 2022 C

Rekening 2022 C

Reken ng 2021 C

Rekering 2022 C

saldo Begroting 2022 C

Rekening 2021 C

727.215

727.376

686.717

721 649

805.076

584.773

5.566

-77.700

101944

Overzicht alg. dekkingsmiddelen Bedrag voor onvoorzien

5.682

3.700

6.294

0 0

0 1.300

0 0

5.682 0

3.700 -1300

6.294 0

Gerealiseerde totaal saldo van

732.897

731.076

693.011

721.649

806.376

584.773

1L248

-75.300

108.238

Mutaties aan de reserves

17.541

82.500

11.245

7.000

7.200

9.500

10.541

75.300

1745

Totaal

750.438

813.576

704.256

728.649

813.576

594.273

2L739

109.983

Opmerking: Geen begrotingswijziging t.o.v. vastgestelde begroting

VOOR WAARMERKING DOELEINDEN Verstegen accountants en adviseurs B.V. d.d. 03/04/2023

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3. TOELICHTINGEN 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording (BW) provincies en gemeenten daarvoor geeft.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening Deze jaarrekening is opgesteld uitgaande van de continuïteitsveronderstelling van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. De grondslagen voor waardering van activa, passiva en van de resultaatbepaling zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaand jaar. Er hebben geen stelsel- en/of schattingswijzigingen plaatsgevonden. De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q.

schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en IKB. Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties en gebruik van nieuwe CAO mogelijkheid van verlofsparen) dient wel een verplichting opgenomen te worden. Materiele Vaste activa Alle materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de oorspronkelijke verkrijgingsprijs (de inkoopprijs en de bijkomende kosten), verminderd met de ontvangen subsidies en bijdragen die direct gerelateerd zijn aan het actief, de jaarlijkse afschrijvingslasten en afwaarderingen wegens duurzame waardeverminderingen. Duurzame waardeverminderingen van vaste activa worden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking genomen. De gehanteerde afschrijvingstermijnen maken onderdeel uit van de toelichting op de balans bij de jaarrekening.

De afschrijvingen worden jaarlijkse berekend volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur (de lineaire methode). Afschrijvingen geschieden daarnaast onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar. Het Streekarchief start met afschrijven op 1 januari in het jaar volgend op het jaar dat de investering in gebruik wordt genomen. Het Streekarchief hanteert een activeringsgrens/drempel van EUR 5.000. Investeringen onder dit bedrag worden niet geactiveerd op de balans, maar komen ineens ten laste van de exploitatie van het betreffende boekjaar.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten. Deze activa worden tegen de nominale waarde opgenomen. Eigen vermogen De post eigen vermogen wordt onderscheiden in: - Reserves, gespecificeerd naar: o algemene reserve; o bestem mingsreserve, - Het gerealiseerde resultaat volgend uit het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening. Reserves In het BBV worden reserves omschreven als vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vanuit bedrijfseconomisch oogpunt vrij te besteden zijn. De vaststelling vun de noodzakelijke omvang van reserves is een zaak van het algemeen bestuur van het Streekarchief. Daarom worden reserves ook wel onderverdeeld in algemene en bestemmingsreserves. Zodra het algemeen bestuur aan een reserve een bepaalde bestemming (beklemming) heeft gegeven, is er sprake van een bestemmingsreserve. Heeft een reserve geen bestemming dan wordt het de algemene reserve genoemd. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Afgeleide financiële instrumenten Het Streekarchief maakt geen gebruik van financiële derivaten en beperkt de risico's (renterisico, kasstroomrisico en kredietrisico) door gebruik te maken van de rekening-courant en schatkistbankieren bij het Ministerie van Financiën).

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.2. Toelichting op de balans per 31 december 2022 Vaste Activa ļļąţeŗielejŕaşţe^çjivį

Investering Economisch Nut - Machines Boekwaarde investering Desinvestering Afschrijving begin 2022 2022 2022 2022 Machines, apparaten en installaties 0 49.516 C 18.236 e C 11.347 Totaal

49.516

18.236

11.347

Boekwaarde Eind 2022 C 56.405 C

56.405

Afschrijving Klimaatbeheersingssysteem is in 10 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Afschrijving scanner is in 3 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2021. Afschrijving AO scanner is in 3 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2022. Afschrijving BowSix kantoorunit is in 10 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2023. Vlottende Activa

l/ītzettinoen met een rentetvoische loogtijd korter dan één laar Vorderingen op openbare lichamen Uiteenzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

31-12-2022 C

31-12-2021 C

10.285 636.789

0 668.352

________ 211

__________ 0 668.3 52

547.285 Toelichting in verband met het verplichte schatkistbankieren fhedraaen x Cl.0001: Verslagjaar per 1-7-2022 Drempelbedrag 250 1.000 (1) (2)

(3a) = (1) > (2) (3b) » (2) > (1)

Kwartaalcijfers op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

250

1.000

In 2022 heeft geen overschrijding van het drempelbedrag plaats gevonden.

Liquide middelen Per 31 december is deze post als volgt samengesteld: Kas Rabobank

31-12-2022 S 768 __________ 0 768

31-12-2021 C 357 __________ 0 357

6.130

6.378

323 376 6.830

0 0 6.378

De liquide middelen staan ter vrije beschikking van het Streekarchief. Overlopende activa Hieronder zijn de navolgende bedragen opgenomen: Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen Overige overlopende posten: Nettoloon Overig

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

PASSIVA

31-12-2022 e

31-12-2021 C

469.225

450.104

109.983

19.121

16.371

562.837

469.225

46.188 6.242 12.832 65.262

39.188 6.242 14.002 59.432

Vaste Passiva: Eigen vermogen Hieronder zijn de volgende posten opgenomen: Algemene reserve Saldo per 1 januari Stortingen: Resultaat voorgaand boekjaar Onttrekkingen: Investering BOW six Saldo per 31 december

Bestemminasreserves ŕzie ook biilaae 2.3.61 Deze kunnen als volgt worden gespecificeerd: Reserve automatisering Reserve onderhoud en restauratie Reserve bijzondere aankopen

Reserve automatiserina Dit betreft een reserve opgericht voor de toenemende digitalisering van het streekarchief. C Deze reserve is als volgt ingesteld: 39.188 Saldo per 1 januari Stortingen: 7.000 Onderschrijding op regulier budget + bijdrage Nissewaard Onttrekkingen: 0 Overschrijding regulier budget automatisering 46.188 Saldo per 31 december Reserve onderhoud en restauratie Dit betreft een reserve ter dekking van lasten met betrekking tot onderhoud en restauratie Deze reserve is als volgt gemuteerd: 6.242 Saldo per 1 januari Stortingen: 0 Onderschrijding op regulier budget Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget 0 Saldo per 31 december 6.242

C 39.349 7.000 7.160 39.189

6.242 0

0 6.242

Reserve hiizonrier aankODSn Deze reserve is ingesteld bij bestuursbesluit van 24 september 1998. De bestemmingsreserve is bedoeld om archivalia, kaartmateriaal, bijzondere prenten en publicaties aan te schaffen die een aanvulling op de collectie zijn. De reserve wordt gevoed uit inkomsten uit donaties, verkoop van dubbele boeken en dergelijke. Deze reserve is als volgt gemuteerd: Saldo per 1 januari Stortingen: Onderschrijding op regulier budget Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget Saldo per 31 december Gerealiseerd resultaat Exploitatieresultaat

14.002

13.587

2.500

1.170 12.832

2.085 14.002

21.789

109.983

8.134

44.630

Vlottende Passiva : Netto vlottende schulden met een rentetvmsche looptijd korter dan één ia.ìr QyeriflejįţĮļųļden Genoemde bedragen betreffen crediteuren. Eind januari 2023 is hiervan ĉ 8.100 betaald.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Overlopende passiva Hieronder zijn de navolgende bedragen opgenomen: Accountantskosten controle Dienstverlening Syntrophos 2022 Loonheffing Bankverklaring Uitvoeringskosten salarisadministratie Verzekeringen Automatiseringskosten APG/PG pensioen premie CAO salaris + vergoeding

6.508 10.370 33.488 75 800 847 1.176 0 0 53.264

4.507 0 27.486 75 0 0 0 740 8.526 41.334

Niet in de balans onaenomen rechten pņ verplichtingen Het Waterschapshuis, waar het Streekarchief is gevestigd, wordt gehuurd van de gemeente Brielle. Het gebruik van het gehuurde geschiedt tegen betaling van een jaarlijkse vergoeding van C 49.915. De huurovereenkomst is aangegaan in 1998 voor een periode van 40 jaar. Naast de huisvesting is het Streekarchief onderstaande langlopende overeenkomsten aangegaan waaruit één of meerdere verplichtingen voortvloeien: - ICT diensten door DVO Syntrophos van circa C 11.000 per jaar en DE REE Archiefsystemen van circa e 17.500 per jaar; - financiële ondersteuning door Gemeente Nissewaard m.b.t. administratie, jaarrekening en planning 8i controlcyclus van circa C 15.000 - Schoonmaakdiensten door Verweel V.o.f. van circa C 7.200 per jaar; - Verwerking salarisadministratie door Gemeente Brielle (vanaf 1-1-2023 Gemeente Voorne aan Zee) van circa e 800 per jaar. Bovengenoemde verbintenissen hebben een contractduur voor onbepaalde looptijd, het totaal van de verplichting is circa e 51.500 per jaar.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.3.

Toelichting op het overzicht van baton 6 lasten over 202?.

Programma archieven realisatie 2022

raming 2022 na wijziging

Baten Lasten Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves Gerealiseerd resultaat

732.897 721.649

731.076 806.376

11.248 7.000 -17.541 21.789

-75.300 7.200 -82.500 0

Gerealiseerd resultaat

21.789

Onvoorzien en de algemene dekkingsmiddelen zijn in bovenstaand overzicht in het programma archieven opgenomen. De verschillen russen de realisatie en de raming na wijziging zijn: C Salarissen 7.928 voordelig Energiekosten -5.473 nadelig BTW op goederen en diensten -4.032 nadelig Duurzame goederen 1.500 voordelig Belastingen -51 nadelig Huren (ind. annuïteit) 85 voordelig -972 nadelig Representatie Voorlichting 2.921 voordelig Reis- en verblijfkst, opleidingen 4.973 voordelig Bureaukosten 4.487 voordelig Advieskosten -2.000 nadelig Controlekosten 424 voordelig Foto-archief 853 voordelig Onderhouds- en herstelwerkz. 118 voordelig Onderhoud Klimaatinstallaties 2.700 voordelig Automatisering c.a. 72.954 voordelig Uitvoeringskosten -2.387 nadelig Telefoonkosten 1.000 voordelig Schoonmaak en sanitair 1.662 voordelig Koffie, thee en dergelijke -261 nadelig Afvalcontainers -120 nadelig Diversen en onvoorzien 1.300 voordelig Afsch rijvi ngskoste n -2.881 nadelig Reserveringen storting reserves 200 voordelig Opbrengst derden 1.982 voordelig Afwikkelverschillen -161 nadelig Beschikkinq over reserves -64.959 nadelig Gerealiseerde resultaat 21.789 voordelig De nadere toelichting wordt gegeven in de toelichting baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Totaaloverzicht van baten en lasten per categorie

LASTEN Rekening

Cate

nummer

gorie

4.541.00

4.980.00

Omschrijving

Rekening

Begroting

Rekening

2022

2021

ARCHIEVEN: 1.1

Salarissen en sociale lasten

450.576

458.504

365.119

3.8

Energiekosten

17.973

12.500

10.086

3.2

Duurzame goederen

1.500

1.038

2.1

Belastingen

651

600

645

3.8

BTW

31.032

27.000

28.238

3.8

Overige goederen en diensten

210.069

297.806

170.686

7.3

Afschrijving

11.347

8.466

8.961

Totaal

721.649

806.376

584.773

7.000

7.200

9.500

728.649

813.576

594.273

7.1

Reserveringen, storting in de reserves

Totaal lasten

BATEN

Rekening-

Cate-

nummer

gorie

8.541.00

Begroting

Rekening

2022

2021

ARCHIEVEN: 3.8

Opbrengst van derden

12.682

10.700

15.293

4.3.2

Bijdrage van participanten

720.376

677.691

4.3.2

Afwi kke 1 versch i 11 e n

-161

732.897

731.076

693.011

de reserves

17.541

82.500

11.245

Totaal baten

750.438

813.576

704.256

Totaal

21.789

109.983

Totaal 8.980.00

Rekening

7.1

Reservering, beschikking over

Saldo baten Si lasten

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Toelichting baten en lasten rekening 2022 Exploitatieresultaat. Het exploitatieresultaat bedraagt: Het voordelig resultaat is voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

E 21.789

Lasten 1.1

Salarissen en sociale lasten Zijn E 7.928 lager uitgevallen dan begroot. Dit heeft mede te maken dat er ten opzichte van de begroting nog 0,2 FTE als vacant staat. Wet bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipiiblieke sector (WNT). Zie paragraaf 2.3.4. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semi-publieke sector .

3.8 Energiekosten De energiekosten zijn E5.473 hoger dan begroot dit komt door de gestegen energieprijzen in 2022. 3.2

Duurzame poederen Er zijn geen duurzame goederen aangeschaft, derhalve een verschil met de begroting van El.500.

2.1

Betastingen De werkelijke kosten voor belastingen (SVH OZB-rioolheffing) bedragen E 651 en is E 51 hoger dan begroot.

3.8 BTW De btw is E 4.032 hoger dan begroot. 3.8 Overige goederen en diensten Deze post wordt als volgt įespecificeerd: Omschrijving

Huren (ind. annuïteit) Representatie Voorlichting Reis- en verblijfkosten en opleidingen Bureaukosten Controlekosten Advieskosten Fotoarchief Onderhouds- en herstelwerkz.heden Onderhoud Klimaatinstallaties Automatisering c.a. Uitvoeringskosten Telefoonkosten Schoonmaak en sanitair Koffie, thee en dergelijke Afvalcontainers Diversen en onvoorzien Totaal

Rekening Begroting 2022 2022 C E 49.915 50.000 2.072 1.100 7.479 10.400 2.027 7.000 19.335 14.848 6.576 7.000 2.000 0 47 900 1.283 1.400 2.700 0 88.492 161.446 25.812 23.425 0 1.000 7.338 9.000 1.861 1.600 320 200 0 1.300 297.806 210.069

Rekening 2021 E 49.915 2.198 4.870 980 18.941 7.127 11.325 1.665 0 2.005 38.253 24.846 16 6.983 1.579 119 -135 170.685

Toelichting: Huren Het streekarchief is gehuisvest in het 'Waterschapshuis'. Op basis van de met de gemeente Brielle gesloten huurovereenkomst is hiervoor een vast bedrag verschuldigd van E49.915. Representatie De werkelijke kosten voor representatie bedragen E 972 meer als begroot, dit is niet direct toe te wijzen aan één gebeurtenis. Voorlichtino Er is E 7.479 aan kosten gemaakt hiervoor was er begroot E 10.400 met als doel het streekarchief levendiger, flexìber en moderner te maken. Reis- en verblijfkosten en onleidinoen Door het thuiswerken i.v.m. de coronamaatregelen volgt Streekarchief de regels vanuit HR gemeente Brielle door de vergoeding voor het woon/werkverkeer te halveren.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Bureaukosten De bureaukosten zijn als volgt te specificeren: Omschrijving

1. Contributies/lidmaatschappen 2. Bibliotheek/aankoop veilingen 3. Druk- en bindwerk, bureaubehoeften 4. Portokosten 5. Advertentiekosten 6. Bankkosten 7. Verzekeringen Totaal

Rekening 2022

Begroting 2022

Rekenin q 2021

2.341 3.394

7.011 558 0 595 950 14.848

1.190 7.492 8.549 244 0 879 981 19.334

2.566 6.312 7.896 361 0 821 984 18.940

De totale bureaukosten zijn Ç 4.486 minder dan begroot dit komt mede door minder materiaalverbruik. Aankoop op de veilingen zijn afhankelijk van wat er wordt aangeboden en is hierdoor niet voorspelbaar.

Controlekosten De controle van de jaarrekening van het Streekarchief wordt vanaf 2016 verricht door Verstegen accountants . De controlekosten zijn C 424 lager dan begroot Advieskosten Er is een overschrijding "an C 2.000 dit wordt veroorzaakt door interieur aanpassing met betrekking tot de nieuwe kantoorunit. Fotoarchief Een onderschrijding van C 853, er zijn minder aankopen voor fotoarchief gedaan. Onderhouds- en herstelwerkzaamheden_____ In 2022 is er e 1.283 uitgeven aan restauratie van diverse archiefstukken, dit C 118 minder dan begroot. Automatiserino c.a. Op deze post worden allerlei uitgaven opgenomen die betrekking hebben op automatisering en kosten die verband houden met de microverfilming van een deel van de bestanden.

Exact online kosten onderhoud website/wzh projecten E-depot digitale bestanden beheren werkzaamheden/projecten structurele kosten users/database hosting archieftitels en inventarissen broncode overeenkomst conversie/werkopdrachten vervanging hardware vaste kosten dsl verbinding scannen (dee!) prentencollectie Onderhoud scanner Totaal

Begroot

werkelijk

Saldo

1.650 5.000 117.500 1.000 7.000 12.500 500 6.000 0 3.350 6.460 486 161.446

1.790 2.114 38.100 20 9.641 0 0 22.828 755 0 12.758 486 88.492

-140 2.886 79.400 980 -2.641 12.500 500 -16.828 -755 3.350 -6.298 0 72.954

De onderschrijding op de algemene automatiseringskosten is C 72.954. Uitvoeringskosten Dit betreft een vergoeding aan de gemeente Nissewaard voor het verzorgen van de financiële administratie, opstellen van de begroting en jaarstukken. En een vergoeding aan Syntrophos voor de ICT.

Nissewaard

financiële ondersteuning

Brielle Syntrophos

Salarisverwerking ICT

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

14.542 800 10.370 2!' C12

Schoonmaak en sanitair. Op deze post zijn verantwoord de kosten van aanschaf van schoonmaak- en toiletartikelen en de kosten voor het schoonmaken van de kantoren en bezoekersruimte. Koffie, thee en deraelMke. Er is een overschrijding van C 261, dit wordt mede veroorzaakt door de hogere prijzen op levensmiddelen.

Baten 3.8 Opbrengst van derden (gedeeltelijk verantwoord in het overzicht algemene Hpkkingsmïddelen).

Werkelijk Begroot

■e De opbrengst van derden kan als volgt worden gespecificeerd: 1. Opbrengsten kopieerapparaat/ scannen e.d. (legesverordening) 2. Diverse opbrengsten 3. Opbrengst verkoop koffie 4. Opbrengst onderzoekskosten c.a. 5. Gemeente Nissewaard; bijdrage in de automatiseringskosten Totaal

2022 2.980 2.192 0 510 7.000 12.682

e 2022 1.500 2.000 0 200 7.000 10.700

Voor kopieën e.d. worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. Overige opbrengsten bestaat voornamelijk uit verkoopopbrengst van boeken. Voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. De opbrengst van de onderzoekskosten wordt via de post reserveringen ten gunste van de reserve bijzondere aankopen gebracht.

Bijdiagen van paiticipanten (inkomensoverdrachten). Hieronder zijn verantwoord de bijdragen van de participanten conform de begroting De bijdrage per participant is gespecificeerd in de begroting. 6.0

Reserveringen, beschikkingen over reset ven. Conform het BBV worden alle mutaties in de bestemmingsreserves via de rekening van baten en lasten verantwoord. De volgende onttrekkirgen en toevoegingen hebben plaatsgevonden: reserve automatisering: - onttrekking/ toevoeging a.g.v. overschrijding budget automatisering reserve bijzondere aankopen: - onttrekking/toevoeging a.g.v. overschrijding budget bibi./aankoop veilingen algemene reserve: - onttrekking aankoop BOW six (kantoorunit) totaal

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Begroot

Werkelijk

720.376

7.000

200

-1.170

________ 0 7.200

-16.371 -10.541

2.3.4,

WNT-verantwcording 2022 Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten

De Wet Normering Topinkomens (WNT) is van toepassing op Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten. Het voor Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten toepasselijke bezoldigingsmaximum is in 2022 C 216.000 De bezoldiging van de directie en de leden van het Algemeen Bestuur over het jaar 2022 is als volgt: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling A. A. van der Houwen 1 Functie (functienaam)

Directeur/Streekarchivaris

2 In dienst vanaf (datum begin functievervulling)

l-jul-16

3 In dienst tot en met (datum einde functievervulling)

heden

4 (Fictieve) dienstbetrekking?

5 Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte)

lOOo/o

6 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen 7 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn 8 Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris

76.850 ____________________ 12.731 89.581

13 Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

216.000

Vergelijkende cijfers 2021 1 (Fictieve) dienstbetrekking? 2 Deeltijdfactor (minimaal 0,025 fte)

Ja iOOVo

3 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

72.772

4 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar optermijn

14.086

5 Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie vantopfunctionaris

86.858

10 Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

209 000

Leidinggevende topfunctionarissen met tot,:!e bezoldiging van C 1.800 of minder Naam De heer G.G.J. Rensen Mevrouw M.P den Brok-Swakhoven De heer F. van Oosten De heer P.E. de Jong Mevrouw J.D. de Jongh- de Champs De heer M. Hamerslag (vanaf 14 juni 2022) De heer L.C.F. Soeterboek (tot 14 juni 2022) De heer R.M. van der Kooi Mevrouw M.C. Junius

Functie Voorzitter AB Lid AB Lid AB Lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB

Toelichting Het bezoldigingsmaximum voor de leidinggevende topfunctionarissen bedraagt e 216.000. Dit maximum wordt niet overschreden door de directeur-streekarchivaris en de leden van het algemeen bestuur.

VOOR WAARMERKINGSDOELEIND Verstegen accountants en adviseurs B.V. d.d. 03/04/2023

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.5. Begrotingsrechtmatigheid Dit onderdeel van de jaarrekening is opgezet om inzicht te geven in de afwijkingen tussen begroting en lekening en de mate waarin de afwijkingen rechtmatig dan wel onrechtmatig zijn.

Omschrijving programma

Raming 2022

t rchieven Algemene dekkingsmiddelen Onvoorzien

e Lasten 805.076

C Saldo -77.700

Baten 727.215

Lasten 721.649

Saldo 5.566

Baten -161

Lasten 83.427

Saldo 83.266

3.700

5.682

1.982

1.300

-1.300

1.300

731.076

806.376

-75.300

732.897

721.649

11.248

1.821

84.727

86.548

82.500

7.200

75.300

17.541

7.000

10.541

-64.959

200

-64.759

813.576

750.438

728.649

21.789

-63.138

84.927

21.789

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking reserves Gerealiseerde resultaat

e Baten 727.376

Begrotingsafwijking

Realisatie 2022

De lastenonderschrijding is

C 84.727

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.6. Stand en verloop van de reserves

De toevoegingen aan de reserves zijn in alle gevallen structureel van aard (onderschrijdingen op rekeningen welke verband houden met bovenstaande reserves * toevoeging i.v.m. bijdrage automatisering gemeente Nissewaard). Onttrekkingen aan de reserves hebben veelal een incidenteel karakter (met uitzondering van overschrijdingen op rekeningen die verband houden met bovenstaande reserves), gezien deze betrekking hebben op mogelijke bezuinigingsdoelsteliingen danwel eenmalige projecten.

2021

Naam reserve

saldo aan het begin Resultaat 2021 van het dienstjaar

Algemene reserve

464.976

2022

vermeerderingen (toevoeging reserve)

verminderingen (onttrekking reserve)

Saldo aan het eind vh dienstjaar

Saldo aan het begin vh dienstjaar

Resultaat 2022

vermeerderingen (toevoeging reserve)

verminderingen (onttrekking reserve)

Saldo aan het eind vh dienstjaar

464.976

579.208

16.371

562.837

109.983

4.249

114.232

464.976

109.983

4.249

579.208

21.789

16.371

584.626

Automatisering

39.348

7.000

7.160

39.188

7.000

46.188

Onderhoud en restauratie

6.242

Bijzondere aankopen

Î3.587

2.500

1.170

12.832

Voorziening auteursrecht reprorecht

2.000

Algemene reserve - toevoeqinq resultaat

Exploitatietekort Totaal

2.085

14.002

2.000

11.245

638.640

4.249

530.402

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

0 21.789

21.789

43.578 109.983

13.749

65.367

7.000

17.541

649.888

3. Overige gegevens 3.1.

KERNGEGEVENS STREEKARCHIEF REKENING 2022 Begroting

Rekening

2022

ind. wijz. As. Sociale strucajur aantal inwoners

156.654

157.844

4 0

22.763 ha 35 ha

C. Financiële structuur en overiae aeaevens lasten baten bijdragen participanten (netto exploitatieresultaat)

813.576 93.200 720.376

728.649 30.223 698.426

aantal formatieplaatsen aantal vrijwilligers aantal bezoekers (fysiek) aantal zoekvragen (virtueel)

6,1 15 1.200 400.000

5,5 11 500 900.000

aantal deelnemers streekarchief: gemeenten waterschappen B. Fvsieke structuur oppervlakte gebied waarvan historische dorps- of stadskern

Aandeel rek.2022 in 0Z0

Aandeel begr. 2022 na wijz. ir1

Per inwoner

van totaal

0Zo van totaal

rek. 2022

begr. 2022

Gemeente Brielle

17,270/0

17,080/0

6,94

7,07

Gemeente Hellevoetsluis

23,710/0

23,76“Zo

4,11

4,25

Gemeente Missewaard

50,240/0

50,360/0

4,11

4,25

Gemeente Westvoorne

8,770/0

8,790/0

4,11

4,25

lOQo/o

Verdeling participanten:

3.2. Gebeuitenissen na balansdatum Per 1 januari 2023 zijn 3 deelnemende gemeenten, te weten Gemeente Brielle, Gemeente Hellevoetsluis en Gemeente Westvoorne, gefuseerd tot één gemeente Voorne aan Zee. Dit heeft geen invloed op de Jaarrekening 2022. Er wordt met de verhuurder, gemeente Voorne aan Zee, gesproken over nieuwbouw. Dit zal naar verwachting in 2025/2026 gerealiseerd worden.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

3.3 CONTROLEVERKLARING VAN DE ONAFHANKELIJKE ACCOUNTANT

VERSTEGEN

NuonJendíjk 207

accountants en adviseurs

Postbus 574 3300 AN Dordrecht

-,„n

Nr. 349

(078)64815 55

info® verstegenaecoun tpnts.nl www.verstcgenaccountants.ni

Aan het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2022 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2022 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten te Brielle gecontroleerd. Naar ons oordeel: » geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten op 31 december 2022 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); » zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder interne verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten d.d. 29 maart 2012. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2022; 2 de balans per 31 december 2022; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; en 4 de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

Dc basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het algemeen bestuur op 29 maart 2012 en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2022 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

VţRSĨECEN ACCOUNTANTS EN ACVI3EUES BV - KVK Ns 24342109

Op aí onze werkzaamheden zÿn de aígemene voorwaarden van het SRA van toepassing. Deze zíjn gedeponeerd btj de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 40481496.

mgįįy

-©-

SRA

Naleving anticumulatiebepalĩng WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepalĩng, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op C 7.200. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 196 en voor onzekerheden 396 van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in de Regeling Controleprotocol WNT 2022. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de materialiteit rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn.

B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: * jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; * overige gegevens, waaronder de kerngegevens en het vaststellingsbesluit. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12818664/1