Zienswijze Jaarstukken 2023 GR Syntrophos, 1e tussenrapportage 2024 en Begroting 2025; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 25 juni 2024

zaaknummer 4183900

bijlagen 3

eenheid Control en Informatie

betreft

Jaarstukken 2023 GR Syntrophos, 1e tussenrapportage 2024 en Begroting 2025

Samenvatting: Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos zijn , conform de P&C cyclus, de onderstaande financiële stukken ontvangen: - Jaarstukken 2023; - 1e tussenrapportage 2024; - Ontwerpbegroting 2025 en verder. Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). Met deze jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens en de financiële verantwoording. Door Syntrophos zijn de financiële stukken aangeleverd conform de P&C cyclus. Voor de financiën betekent dit het volgende: Jaarrekening 2023 Uit de 3e turap 2023 bleek een tekort van 165.000 wat voornamelijk veroorzaakt werd door een wijziging van de verdeelsleutel op basis van het aantal accounts en een verschuiving van de contracten in de begroting. Uit de jaarrekening blijkt dat wij naast dit tekort nog een afrekening kunnen verwachten van 109.933. Deze afrekening kunnen wij opvangen binnen onze bestaande middelen vanuit de overheveling van de stelpost ICT 2023 naar 2024. 1e tussenrapportage 2024 Het eerste beeld laat een nadelig effect zien. Dit komt door de doorwerking vanuit de jaarstukken 2023 en de GR noemt leermomenten in hun begroting.

Deze leermomenten worden momenteel geduid en voorzien van context zodat wij in de 2e tussenrapportage een duidelijk beeld hebben van de effecten. Dit koppelen wij aan de uitkomsten van de benchmark zodat er een integrale beeld komt wat een integrale keuze afweging met zich meebrengt. Ontwerpbegroting 2025 Aan de GR is door de deelnemers gevraagd om een nullijn te hanteren en alleen voor deze ontwerpbegroting een indexatie toe te passen op de personeelslasten en deels contracten. We verwachten dat de eerdergenoemde acties nodig zijn om verdere stijgingen te voorkomen en zullen resulteren in een beheersbare ontwerpbegroting vanaf 2026.

datum

zaaknummer

pagina

25 juni 2024

4183900

2 van 4

De GR is verplicht om een ontwerpbegroting aan te leveren bij de provincie die goedgekeurd is door de gemeente. Hieronder het effect van de ontwerpbegroting ten aanzien van de beschikbare ICT middelen binnen de gemeentelijke begroting. De bedoeling is om deze ruimte vrij te houden en bij voorkeur te verruimen voor de doorontwikkeling van onze dienstverlening en het verhogen van onze weerbaarheid op het gebied van informatiebeveiliging. Inzicht in dekking ontwerpbegroting 2025 GR Syntrophos

2025

2026

2027

2028

9.664.903

9.607.152

9.607.152

9.607.152

Totaal van gemeentelijke ICT stelposten

10.283.440

10.346.169

10.346.169

10.346.169

Saldo

618.537

739.017

739.017

739.017

Begroting GR SYntrophos Dekking begroting/mjb

Gevraagd Raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: -

Kennis te nemen van de jaarstukken 2023; Kennis te nemen van de eerste tussenrapportage 2024; Kennis te nemen van het ontwerpbegroting 2025; Voorgesteld wordt in te stemmen met de jaarstukken 2023; Voorgesteld wordt om in te stemmen met de ontwerpbegroting 2025; Geen zienswijze in te dienen

1.Inleiding 0 1e tussenrapportage 2024 Het tekort uit de jaarrekening 2023 werkt door in de eerste tussenrapportage van 2024. Hier wordt aangegeven dat door 'leermomenten in 2023' het inzicht is ontstaan dat contracten verkeerd of onvoldoende zijn begroot. Dit heeft voornamelijk een nadelig effect voor Nissewaard. Een ander deel van de kostenstijging voor Nissewaard wordt veroorzaakt door de wijziging van de verdeelsleutel die nu gekoppeld is aan het aantal accounts.

Het principe is als volgt. Wanneer de andere deelnemer daalt in het aantal accounts dan stijgen de kosten voor de andere deelnemer, omdat de verhouding van accounts wijzigt. Op dit moment zijn wij samen met de andere deelnemer in gesprek om tot een ander verdeelmodel te komen omdat niet alle kosten direct te relateren zijn aan het aantal accounts. Dit zou dan een juridische aanpassing betreffen van de gemeenschappelijk regeling die aan de raad van beiden deelnemers zal worden voorgelegd.

datum

zaaknummer

pagina

25 juni 2024

4183900

3 van 4

Daarnaast zijn wij met de GR in gesprek over hun 'leermoment' om te kijken naar opheldering ervan. In aanvulling hierop is aan hen verzocht om met concrete voorstellen te komen die kostenverlagend zijn, aan de zijde van de GR en geen betrekking hebben op de contracten van de bedrijfsapplicaties van Nissewaard. Ook hebben de deelnemers van de GR een benchmarkopdracht in de markt gezet om te kijken naar mogelijkheden voor efficiëntere en effectievere inzet van onze IV/IT middelen (mens en geld) De uitkomsten van de benchmark én de voorstellen van de GR zelf zullen wij integraal afwegen met de te maken keuzes die kostenverlagend zijn waarbij de continuïteit van onze dienstverlening voorop staat. Dit betekent dat wij de resultaten van de eerste tussenrapportage ter kennisgeving aannemen en een eventueel tekort voor nu als een p.m post aanmerken. Bij de tweede tussenrapportage verwachten wij meer duidelijkheid te hebben en de raad mee te nemen in de vorm van een beheersbare begroting van deze GR die past binnen onze eigen beschikbare middelen. Deze maatregelen zijn nodig omdat anders de effecten meerjarig doorwerken en wij structureel een nadelig effect verwachten. Begroting 2025 - 2028 De wereld om ons heen is onderhevig aan vele veranderingen. Nieuwe technologie en digitaliserings mogelijkheden vragen om een wendbare organisatie en IT.

De gemeente zet vol in op de digitale transformatie die nodig is zodat technologie het proces en de dienstverlening steeds beter kan ondersteunen. Dit dient als basis om steeds meer en steeds beter met data te kunnen werken. Zonder data kunnen we onze middelen minder gericht inzetten, zowel financieel als personeel. De afgelopen twee/drie jaar zijn wij als gemeente volop in voorbereiding om onze organisatie klaar te maken voor deze digitale transformatie. Wij hebben richting de GR ingezet op meer regie en beter opdrachtgeverschap. Hierdoor krijgen wij steeds een beter beeld welke ondersteuning wij van een IT uitvoeringsorganisatie nodig hebben en waar wij onze middelen aan willen besteden. In 2024 zijn er concrete acties uitgezet die hieraan moeten bijdragen. Aan de GR is gevraagd om een ombuigingsplan aan te leveren met keuze mogelijkheden die kostenverlagend moeten zijn én we voeren momenteel samen met de andere deelnemer een benchmark uit op onze IV en IT keten van middelen (geld en personeel) Daarbij kijken wij samen naar een andere, meer simpele, manier van kostenverdelen tussen deelnemers en betere samenwerking tussen de drie partijen (deelnemers en GR) op personeelsinzet.

In 2025 is het streven om een digitale werkomgeving te hebben die aansluit bij de doelstellingen van de gemeente om een wendbare en robuuste organisatie te zijn, waardoor wij een toekomstbestendige dienstverlening kunnen garanderen voor onze inwoners en ondernemers. De jaren 2026 en verder zullen zich steeds meer richten op de doorontwikkeling van onze dienstverlening waarbij een goede balans tussen kostenbeheersing en continuïteit centraal staat. In deze ontwerpbegroting is nog geen rekening gehouden met de financiële taakstelling die aan de GR vanuit de gemeente zal worden opgelegd. 2.Beoogd maatschappelijk resultaat De GR Syntrophos is een uitvoeringsorganisatie met de kerntaak om een veilige en stabiele ICT infrastructuur én werkplek te leveren. Effectieve en efficiënte inzet van middelen is hier essentieel bij.

datum

zaaknummer

pagina

25 juni 2024

4183900

4 van 4

3.Kader De P&C cyclus van Syntrophos is geregeld in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen 4.Argumentatie Door het bestuur van Syntrophos is de jaarstukken 2023, 1e tussenrapportage 2024 en de ontwerpbegroting 2025 toegezonden aan de deelnemers. In dit voorstel wordt de raad geadviseerd hoe met die stukken om te gaan. 5.Maatschappelijk draagvlak Gelet op het feit dat deze GR alleen taken van onze interne bedrijfsvoering uitvoert, is onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde. 6.Financiële consequenties De jaarstukken 2023 levert een nadeel op waarvoor reeds dekking is en heeft voor dit momenteel geen financiële consequenties. De eerste tussenrapportage laat wel een nog nader te bepalen nadeel zien. De huidige acties en onderzoeken zijn erop gericht inzicht te krijgen in de mogelijkheden om dit structureel niet te laten doorwerken. Deze keuzemogelijkheden zullen ook effect hebben op toekomstige ontwerpbegrotingen. Bij de tweede tussenrapportage is hier een beter beeld van. 7.Communicatie van het besluit Het besluit van uw raad zal worden gecommuniceerd aan het bestuur van het Syntrophos. 8.Realisatie van het besluit Realisatie van het besluit geschiedt door bekendmaking ervan aan het bestuur van Syntrophos.

9.Bijlagen   

Jaarstukken 2023; 1e tussenrapportage 2024; Ontwerpbegroting 2025;

10.Advies Commissie Conform het voorstel te besluiten in de raad van 18 september 2024 de secretaris, {{esl:Signer1:capture:size(200,75)}} {{esl:Signer1:SignerName:size(200,20)}}

de burgemeester, {{esl:Signer2:capture:size(200,75)}} {{esl:Signer2:SignerName:size(200,20)}}