Zienswijze begroting 2023 Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten; raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 24 juni 2022

casenummer 22.R.00089

bijlagen 1

eenheid Ondersteuning

betreft

Ontwerpbegroting 2023 c.a. Streekarchief

Samenvatting : Van het Streekarchief zijn diverse documenten ontvangen over verschillende onderwerpen. Over de ontwerpbegroting 2023 moet besluitvorming door de gemeenteraad plaatsvinden. Over het financieel jaarverslag 2021 en de controleverklaring 2021 moet de gemeenteraad geïnformeerd worden. Het bijgevoegde conceptraadsvoorstel bevat per onderwerp de achterliggende informatie, naar welk raadsvoorstel dan ook wordt verwezen: - Ontwerpbegroting 2023 met aanbiedingsbrief; - Financieel jaarverslag 2021 met aanbiedingsbrief; - Controleverklaring jaarrekening 2021 met toelichtingsbrief; - Conceptraadsbesluit. Op al deze onderwerpen moet besluitvorming door de gemeenteraad plaatsvinden. Gevraagd Raadsbesluit: 1. Bijgevoegde zienswijze op de ontwerpbegroting 2023 van het Streekarchief in te dienen; 2. Het financiële jaarverslag 2021 van het Streekarchief voor kennisgeving aan te nemen; 3. De controleverklaring 2021 van het Streekarchief voor kennisgeving aan te nemen.

1. Inleiding Aanleiding Van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten zijn diverse documenten ontvangen die in dit voorstel gezamenlijk worden behandeld. Het gaat om: - Ontwerpbegroting 2023 met aanbiedingsbrief; - Financieel jaarverslag 2021 met aanbiedingsbrief; - Controleverklaring jaarrekening 2021 met toelichtingsbrief; - Conceptraadsvoorstel en –besluit. Bestuurlijk belang Het bestuurlijke belang ten aanzien van de verschillende onderwerpen is gelegen in verschillende redenen: - Ontwerpbegroting 2023: de gemeente kan een zienswijze geven op de ontwerpbegroting. Uw gemeenteraad is daartoe bevoegd en kan op die manier invloed op de begroting uitoefenen. 22ID00960229/06/202215:49:46

datum

casenummer

pagina

24 juni 2022

22.R.00089

2 van 4

- Financiële jaarstukken 2021: door middel van de financiële jaarstukken legt het bestuur van het Streekarchief verantwoording af over het gevoerde financiële beleid en kan de gemeente daar kennis van nemen en controle uitoefenen. Centrale vraag Per onderwerp is er een specifieke vraag te beantwoorden: - Ontwerpbegroting 2023: wil de gemeente een zienswijze geven op de ontwerpbegroting en zo ja, hoe heeft deze dan te luiden? - Financiële jaarstukken 2021: van deze stukken hoeft slechts kennis genomen te worden. 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Een direct maatschappelijke resultaat wordt met dit voorstel niet beoogd, maar indirect ziet het advies op een zorgvuldige vervulling van de uit archiefregelgeving voortvloeiende taken. 3. Kader De p&c-cyclus van de begroting van een gemeenschappelijke regeling is gedetailleerd geregeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, net als het proces ter wijziging van een dergelijke regeling. Dat kader moet dan ook worden aangehouden. 4. Argumentatie Ontwerpbegroting 2023 De ontwerpbegroting is naar alle deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling gestuurd teneinde de deelnemers in de gelegenheid te stellen hun zienswijze over het ontwerp aan te reiken. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid die zienswijze te bepalen en uit te spreken.

Uw raad wordt dan ook voorgesteld kennis te nemen van de ontwerpbegroting ten behoeve waarvan het volgende wordt meegegeven. In de begroting 2023 is rekening gehouden met de jaarlijkse indexeringsbrief van de kring van gemeentesecretarissen, waarin geadviseerd wordt de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen te verhogen met een indexeringspercentage van 4,8%. Hieronder zijn de baten van de begrotingen 2023 en 2022 weergegeven evenals de bijdragen van de participanten over 2023 en 2022 en een toelichting op de mutaties. De begroting van 2023 bedraagt C 902,627 die van 2022 bedroeg C 813.576. BATEN Bijdrage participanten

Begroting 2023 € 841.927

Begroting 2022 € 720.376

Overige opbrengsten Onttrekking reserve

€ 10.700 € 50.000

€ 10.700 € 82.500

Totaal begroting

€ 902.627

€ 813.576

Per deelnemer zal de bijdrage 2023 stijgen t.o.v. 2022. Verdeling participanten Gemeente Brielle Gemeente Hellevoetsluis Gemeente Nissewaard Gemeente Westvoorne

Totale bijdrage 2023 € 136.887 € 201.767 € 428.838 € 74.435

Totaal bijdrage 2022 € 123.076 € 171.181 € 362.768 € 63.351

€ 841.927

€ 720.376

datum

casenummer

pagina

24 juni 2022

22.R.00089

3 van 4

Toelichting op de belangrijkste mutaties: Salaris en sociale lasten: Opgehoogd met € 10.546. In navolging van gemeente Nissewaard wordt deze post met 2,3% verruimd om de verwachte salarisontwikkelingen op te vangen. Advieskosten: Opgehoogd met € 50.000. Voor de begeleiding van de bouw van het nieuwe archiefgebouw zal externe expertise worden ingehuurd. Het budget komt uit de afkoopsom die door waterschap en gemeente Rozenburg is betaald. Deze afkoopsom is destijds geoormerkt voor de vernieuwing van het Streekarchief. Afschrijving: Opgehoogd met € 2.386,55 wegens aanschaf van een A0 scanner in 2021, welke in drie jaar lineair wordt afgeschreven. Het Streekarchief volgt hierin de richtlijnen van de gemeente Nissewaard. Energie: Opgehoogd met € 2.000. Vanwege de verwachte structurele stijging van de energiekosten wordt deze post opgehoogd. Structurele kosten: Opgehoogd met circa € 2.725. Deze kosten omvatten: - BTW opgehoogd met € 1.000 - Onderhoudscontract scanner € 723 - Zuiveringsheffingen SVHW opgehoogd met € 100 - Lidmaatschap Werkgeversvereniging SGO met € 1.000 5. Maatschappelijk draagvlak De aard van de onderwerpen waarover dit advies gaat, maakt dat onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde is. 6. Financiële consequenties De bijdrage voor de gemeente Nissewaard ligt hoger dan in de begroting (680060-4020601) is opgenomen.

De verhoging van de bijdrage wordt samen met de structurele kosten voor verbouwing/uitbreiding van de huidige locatie meegenomen in de Perspectiefnota 2023 e.v.

A

Gemeente Nissewaard Technische begroting 2023 (incl. 4,8%) index Perspectiefnota 2023 (nieuwe huisvesting) Totaal beschikbaar voor Streekarchief Streekarchief Begroting 2023-2026 Dekking: Bijdragen deelnemers Opbrengst derden Onttrekking reserve

B

Bijdrage Nissewaard obv begroting 2023 % bijdrage Nissewaard

A-B

Ruimte in begroting Nissewaard voor huisvesting

2022 ----369.155

2023 386.874 80.000 466.874

2024 386.874 80.000 466.874

2025 386.874 80.000 466.874

2026 386.874 80.000 466.874

813.576

902.627

832.474

830.087

830.087

720.376 10.700 82.500

841.927 10.700 50.000

821.774 10.700 0

819.387 10.700 0

819.387 10.700 0

362.768 50,4%

428.838 50,9%

418.573 50,9%

417.357 50,9%

417.357 50,9%

n.v.t.

38.036

48.301

49.517

49.517

Voor een uitgebreidere toelichting zie memo ‘Aanvullende toelichting op ontwerpbegroting 2023 gemeenschappelijke regeling Streekarchief’.

datum

casenummer

pagina

24 juni 2022

22.R.00089

4 van 4

7. Communicatie van het besluit De beslissingen van uw raad op deze onderwerpen zullen bekend worden gemaakt aan het bestuur van het Streekarchief. 8. Realisatie van het besluit Nadat uw raad zijn zienswijze heeft gegeven op de ontwerpbegroting 2023, zal het bestuur van het Streekarchief de begroting vaststellen. Dat zal naar verwachting medio juli gebeuren. 9. Bijlagen - Ontwerpbegroting 2023 met aanbiedingsbrief; - Financieel jaarverslag 2021 met aanbiedingsbrief; - Controleverklaring jaarrekening 2021 met toelichtingsbrief; - Conceptraadsbesluit. - Memo Aanvullende toelichting op ontwerpbegroting 2023 gemeenschappelijke regeling Streekarchief 10. Advies Commissie Tijdens de behandeling in de gezamenlijke commissie Financiën van 23 juni 2022 adviseerden de aanwezige fracties positief. de secretaris,

de burgemeester,

F. van Oosten