Verslag gemeentearchivaris archief- en informatiebeheer Nissewaard 2020

Verslag van de archivaris betreffende de informatiehuishouding in de gemeente Nissewaard over het jaar 2020

Uitgevoerd door de archiefinspectie Voorne-Putten A.L.J. van den Berg BSc., archiefinspecteur

In opdracht van de gemeentearchivaris van Nissewaard, drs. A.A. van der Houwen

Maart 2021

1

Inhoud 1.

Inleiding en verantwoording............................................................................................. 3 1.1

Archiefwet 1995 ................................................................................................................ 3

1.2

Zorgdrager .......................................................................................................................... 3

1.3

Toezicht en verantwoording ......................................................................................... 4

1.4

Archief KPI's........................................................................................................................ 4

1.5

Uitvoering toezicht ........................................................................................................... 5

2. Verslag ............................................................................................................................................. 6 KPI-1 Lokale regelgeving ........................................................................................................... 6 KPI-2 Mensen en middelen ....................................................................................................... 7 KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot ........................ 8 KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht ........................................................................... 10 KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden ....................................................................................................................... 11 KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden .............................................................................................................. 13 KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden ..................................................................... 14 KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden ...................... 15 3.

Bevindingen .......................................................................................................................... 16 3.1 Conclusie ................................................................................................................................ 16 3.2 Verbeterpunten.................................................................................................................... 16 3.3 Aanbevelingen ...................................................................................................................... 17

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden ................................................................................................................................. 18

2

1.

Inleiding en verantwoording

1.1 Archiefwet 1995 Een betrouwbare informatievoorziening is van groot belang voor de kwaliteit van het functioneren van een overheidsorganisatie. Archieven worden gevormd ter ondersteuning van haar werk, als bewijs ter verantwoording van haar handelen tegenover de burger en op termijn als cultuurhistorisch geheugen van de samenleving. De Archiefwet 1995 en haar nadere regelgeving regelt de archiefzorg en het archiefbeheer bij de overheid. Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

1.2 Zorg en beheer Het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard is als zorgdrager verantwoordelijk voor de gemeentelijke informatiehuishouding. De verantwoordelijkheid betreft het beheer van zowel analoge als digitale informatie vanaf het moment van ontvangst of opstellen tot aan het moment dat de informatie is vernietigd of voor blijvende bewaring naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats is overgebracht. De landelijke en lokale wet- en regelgeving vormen het kader van dit beheer. Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Streekarchief Voorne-Putten, gevestigd te Brielle. Aan de archivaris is het beheer van de overgebrachte archieven alsmede het toezicht op de niet overgebrachte archieven opgedragen. In de GR is ook de aanwijzing van de archiefbewaarplaats vastgelegd. Het college van Burgemeester en Wethouders van Nissewaard heeft op 11 januari 2019 ingestemd met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. De nieuwe regeling is per 1 maart 2019 in werking getreden1. De Gemeenschappelijke Regeling, de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vormen samen de basis hoe aan de uitvoering van de Archiefwet vorm wordt gegeven.

Gezamenlijk regelen deze de zorg die het college van burgemeester en wethouders heeft voor de archieven, die door de gemeentelijke organen wordt gevormd, het beheer, de mensen en middelen en het toezicht op het beheer. Hiermee wordt de gehele informatieketen, vastgelegd in papieren en digitale documenten en registraties geborgd. De gemeente Nissewaard is deelnemer in de Gemeenschappelijke regeling Syntrophos, die diensten levert in het kader van de ICT, geo-informatie en telefonie. Het digitale archief is in technisch beheer gegeven van deze bedrijfsvoeringsorganisatie, gevestigd te Nissewaard.

1

https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf

3

1.3 Toezicht en verantwoording Het toezicht op het archief- en informatiebeheer is, op grond van artikel 32, 2e lid, Archiefwet 1995 en artikelen 5, lid 1b en 12, lid 4 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten, belegd bij de gemeentearchivaris. In artikel 5 van de Archiefverordening is bepaald dat Burgemeester en wethouders tenminste een maal per jaar verslag verantwoording afleggen aan de gemeenteraad over de uitoefening van de zorg voor de archieven van de gemeente Nissewaard2.

1.4 Archief KPI's Namens de gemeentearchivaris oefent de archiefinspecteur toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten, en geeft advies op het terrein van de zorg. Via een achttal Kritische Prestatie Indicatoren Archief (KPI's)3 neemt de inspecteur tijdens inspectieonderzoeken ook aspecten mee van de zorg voor archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. De KPI’s zijn een instrument om te toetsen of de gemeente voldoet aan de wettelijke vereisten. De invulling van dit raamwerk geeft de gemeente inzicht in de kwaliteit van haar informatiehuishouding. De rapportage aan de hand van de Archief KPI's dient drie doeleinden: horizontale verantwoording tussen college en raad, algemene informatievoorziening richting de burger en verticale informatievoorziening ten behoeve van de Gedeputeerde Staten van de Provincie Zuid-Holland4. De Archief KPI's bevatten de volgende acht hoofdelementen: 1. Lokale regelgeving; 2. Middelen en mensen; 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot; 4. Interne kwaliteitszorg en toezicht; 5. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden; 6. Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden; 7.

Overbrenging van archiefbescheiden; 8. Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden.

2

Archiefverordening Nissewaard 2015 en Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten. Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren van de VNG, geactualiseerd april 2020. 3

4

De handreiking is in het jaar 2020 aangepast. In plaats van voorheen 10 KPI’s wordt er nu getoetst op nog maar 8 KPI’s. KPI 4 in de versie van 2013 ‘Digitale archiefbescheiden in het bijzonder’ is niet meer van deze – inmiddels goeddeels digitale – tijd. De paragrafen daaruit zijn ondergebracht in de aangepaste KPI's 5 en 6. KPI 9 in de versie van 2013 ‘Rampen, calamiteiten en veiligheid’ is onder gebracht bij KPI 3, bij de archiefruimte en archiefbewaarplaats waarop zij betrekking hebben. De aanpassing heeft daarnaast tot gevolg gehad dat de KPI-nummering niet meer één op één met de diverse hoofdonderwerpen uit de 2013 versie overeenkomen.

4

1.5 Uitvoering toezicht Jaarlijks wordt een verslag uitgebracht met gebruikmaking van de Archief KPI's om inzicht te geven in (de ontwikkeling)van de kwaliteit van de informatiehuishouding van de gemeente en de mate waarin zij aan de archiefwettelijke eisen blijft voldoen. Vanwege de heersende Covid-19 pandemie en de daaruit voortvloeiende Coronamaatregelen is er alleen telefonisch en digitaal contact geweest met medewerkers van de gemeente. Dit verslag is tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met enkele medewerkers van de gemeente waaronder de informatiemanager en de projectleider Zaakgericht Werken en de bevindingen en observaties van de archiefinspecteur5.

5

Er is in de loop van het afgelopen jaar gesproken met verschillende medewerker waaronder de informatiemanager, de projectleider Zaakgericht Werken en de Informatiebeheerders.

5

2. Verslag KPI-1 Lokale regelgeving Archiefverordening en Beheerregeling Informatiebeheer De archiefvorming van gemeenten valt onder de Archiefwet 1995. Om aan de eisen van die wet te voldoen heeft de gemeente eigen regelgeving betreffende het beheer van de gemeentelijke archieven. De huidige archiefverordening van de gemeente Nissewaard is op 2 mei 2015 in werking getreden6. Het college van Gedeputeerde Staten heeft daarvan kennis genomen. Het Besluit Informatiebeheer beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen en is op 26 mei 2015 door het college vastgesteld7. De Verordening en het Besluit Informatie beheer zijn na de samenvoeging van de voormalige gemeenten Bernisse en Spijkenisse vastgesteld. Deze zijn up-todate, hoewel deze wel afwijken van de modellen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld door de VNG8. Met de gemeente is afgesproken dat in 2021 bij de invoering van de nieuwe Archiefwet in dat jaar gekeken zal worden of de verordening en het bijbehorende besluit vervangen dienen te worden. Overzicht gemeenschappelijke regelingen en verbonden partijen De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een overzicht hiervan is te vinden in de begroting op de website van de gemeente9.

Uitbesteden archiefbeheerstaken De gemeente Nissewaard participeert in diverse gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Een aantal regelingen en partijen beheert ook informatie waarvoor het college van Burgemeester & Wethouders van de gemeente verantwoordelijk is. In een aantal gevallen is de gemeente ook centrumgemeente of voert door middel van een dienstverleningsovereenkomst werkzaamheden op het gebied van documentaire informatievoorziening uit.

6 7 8

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR447659.html

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/archieven/nieuws/modelarchiefverordening-2017-aangepast 9

6

https://nissewaard.begroting-2021.nl/p14440/inleiding

KPI-2 Mensen en middelen Het informatiebeheer in de organisatie is ondergebracht bij het team Informatievoorziening. Dit team is onderdeel van de eenheid Control & Informatie en bestaat uit ongeveer 27 fte. Bij dit team zijn alle functionarissen die te maken hebben met de gemeentelijke informatievoorziening ondergebracht. Ook de informatiebeheerders zijn onderdeel van dit team. De informatiebeheerders zijn onder andere belast met archiefbeheer tot het moment van vernietiging of overbrenging naar de archiefbewaarplaats en beheer van documentaire informatiesystemen. Ook de overbrenging van de blijvend te bewaren archiefdocumenten naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief behoorde tot de beheertaken. Verder spelen deze medewerkers een rol ten aanzien van advisering binnen het vakgebied, het adviseren over de inrichting van het zaaksysteem, het beheer van de i-Navigator en ondersteuning van de medewerkers in de organisatie met betrekking tot het werken met het DMS Corsa. Er werken op dit moment drie informatiebeheerders (minder dan 3 fte) bij het team Informatie Voorziening. Gezien het aantal taken dat dit drietal moet uitvoeren is de huidige bezetting duidelijk ondermaats.

Bovendien wordt een uiteenlopend scala aan werkzaamheden bij vergelijkbare gemeenten al gauw over drie verschillende functies uitgespreid; beleidsmedewerker/adviseur, recordsmanager en informatiebeheerder. In gesprekken geven de informatiebeheerders aan een hoge werkdruk te ervaren en duidelijk de gevolgen van de onderbezetting te zien. Zo kan er slechts minimaal aandacht uitgaan naar gebruikersondersteuning van het DMS en diverse beleidstaken. Ook de archivering van inkomende documenten loopt grote achterstanden op. Er is op grote schaal sprake van incomplete en slecht georganiseerde dossiers. De Coronamaatregelen zorgen ook voor de nodige uitdagingen. Door het gedwongen thuiswerken komen zaken als fysieke archiefbewerking en de voorbereiding van de fysieke archiefvernietiging in het gedrang. Uit het bovenstaande blijkt dat de informatievoorziening van de organisatie door de krappe bezetting van de informatiebeheerders ernstig in het geding komt. Het lukt niet om alle taken volledig uit te voeren, laat staan projecten op te pakken als het volledig ondersteunen van het Zaakgericht Werken. Gezien de ontwikkelingen in de toekomst is het belangrijk dat de formatie van de informatiebeheerders wordt uitgebreid. Vanwege de leeftijd van twee van de drie informatiebeheerders, is het doorgeven van kennis noodzakelijk om de continuïteit van de werkzaamheden te blijven garanderen.

Als laatste is ook een beleidsfunctie belangrijk. Deze functionaris zit qua positie tussen de informatiemanager en de informatiebeheerders in. Het afgelopen jaar bleek bijvoorbeeld dat een typische informatiebeleidstaak als het opstellen van een vervangingsbesluit door een beleidsmedewerker uit het Sociaal Domein was opgesteld10. Dat is vreemd en mogelijk te verklaren door de grootte van de organisatie en de onbekendheid met de IV-organisatie in het algemeen en de 10

7

Zie ook KPI-6

informatiebeheerders in het bijzonder. Deze beleidsfunctie zou de informatiemanager en de informatiebeheerders ontlasten en een verbinding vormen tussen beide functieniveaus. Nu blijven veel beleidsvraagstukken liggen.

KPI-3 Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Archiefruimte De archiefruimte van de gemeente bevindt zich in de kelder van het gemeentehuis aan de Raadhuislaan 106 te Spijkenisse. Deze ruimte is in 2019 geïnspecteerd. Op basis van de gehouden inspectie kon geconstateerd worden dat de archiefruimte niet voldeed aan de eisen van de Archiefregeling. Het inspectierapport bevatte naast de vastgestelde conclusies ook aanbevelingen en verbeterpunten. Deze moeten door de gemeente gebruikt worden om de ruimte geschikt te krijgen als archiefruimte volgens de eisen van de Archiefregeling. Uit gesprekken die het afgelopen jaar gehouden zijn, blijkt dat deze aanbevelingen en verbeterpunten nog niet zijn opgepakt. Dit is zorgelijk omdat in deze ruimte blijvend te bewaren archiefbestanden van de gemeente worden bewaard. Een aantal van deze bestanden hadden al naar het Streekarchief overgebracht moeten worden, maar door ruimtegebrek bij het Streekarchief worden deze nog bij de gemeente Nissewaard bewaard. De ruimte moet aan de eisen van de archiefregeling voldoen om schade aan de archiefstukken op langere termijn te voorkomen11. Applicaties De gemeentelijk organisatie beschikt over diverse informatiesystemen met daarin vaak ook blijvend te bewaren digitale informatie. Er is deels inzichtelijk welke systemen dit zijn.

Het belangrijkste informatiesysteem is het DMS Corsa welke in gebruik is als digitaal archief. Het op juiste wijze digitaal archiveren in CORSA is ook in 2020 actief gestimuleerd en gepropageerd. Gebruikers zijn ondersteund bij correct gebruik van CORSA en worden gestimuleerd in zelfredzaamheid. Vanwege de geldende Coronamaatregelen moesten deze werkzaamheden vrijwel geheel vanuit huis digitaal worden uitgevoerd. Hierdoor en vanwege het kleine aantal informatiebeheerders is deze taak moeilijk uit te voeren. Zie voor meer informatie over dit systeem de paragrafen KPI’s-5 en 6.

11

Onder andere de temperatuurregeling is niet op orde. Afgelopen zomer kwam dit tot uiting in temperaturen van wel 24 graden Celsius over een periode van zeker een maand. Dit is vier graden hoger dan het wettelijke vereiste.

8

Archiefbewaarplaats (voor analoge archiefbescheiden) De archiefbewaarplaats van het Streekarchief aan de Hendrik van Wijnstraat 1 te Brielle is aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats. De capaciteit van bijna vier strekkende kilometer is vrijwel volledig benut. De archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefregeling stelt. Helaas zijn de grenzen van de capaciteit van de bewaarplaats bereikt. E-depot Het Streekarchief, waarvan de gemeente Nissewaard deelnemer is, beschikte in 2020 niet over een e-depotvoorziening, bestemd voor permanent beheer van het digitale archief. Wel zijn de voorbereidingen om tot een voor de regio VoornePutten passende e-depotvoorziening te komen in gang gezet. Op 9 maart 2020 is een voorlichtingsbijeenkomst gehouden voor alle gemeentelijke ambtenaren die te maken hebben met een toekomstige edepotvoorziening. Ook medewerkers van de gemeente Nissewaard waren hierbij aanwezig. Op deze bijeenkomst is een toelichting gegeven op de in 2019 voorbereide businesscase en projectvoorstel. Deze businesscase en projectvoorstel zijn in de loop van 2020 vastgesteld en is er budget beschikbaar gesteld om de komende jaren de komst van de e-depotvoorziening voor te bereiden. Vanwege de eerder genoemde Coronamaatregelen was de start hiervan langzaam.

Wel hebben de betrokken medewerkers van het Streekarchief diverse Webinars bijgewoond om hun kennis op het gebied van e-depots te vergroten. In het najaar zijn er gesprekken gevoerd met een externe projectleider die in de loop van het tweede kwartaal van 2021 zal gaan starten met de voorbereiding op een e-depotvoorziening. In het eerste half jaar van 2021 zal voorafgaand daaraan een nieuwe monitor digitale informatie worden uitgevoerd. Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming De gemeente beschikt niet over een vastgesteld calamiteitenplan - specifiek gericht op de archiefruimte. In 2020 hebben zich geen incidenten voorgedaan. Voor het beheer van de digitale archiefbescheiden die op de gemeentelijke server staan, wordt gebruik gemaakt van de diensten van Syntrophos. De serverruimten in Spijkenisse en Rockanje vormen de facto de digitale archiefruimte van de gemeente Nissewaard. De ruimten zijn voorzien van klimaatbeheersing, alarm en rookmelders, blusinstallatie, toegangscontrole en noodstroomvoorziening. Ook Syntrophos beschikt over een back-up procedure. De tweede serverruimte in Rockanje (hierboven al vermeld) fungeert eveneens als back-up. Syntrophos heeft met de firma Centric een uitwijkcontract.

9

KPI-4 Interne kwaliteitszorg en toezicht Interne Kwaliteitszorg Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling 2010 draagt het college van burgemeester en wethouders er zorg voor dat het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. Zoals in de verslagen van voorgaande jaren is opgemerkt beschikt de gemeente Nissewaard nog niet over een dergelijk kwaliteitssysteem12. Hoewel de gemeente uiteraard beschikt over diverse handleidingen en afspraken met betrekking tot het controleren van de kwaliteit van scans en dergelijke is er geen overkoepelend instrumentpaneel beschikbaar dat alle beschikbare handleidingen en richtlijnen samenbrengt en verbindt. Zeker met het toekomstige zaakgericht werken in het vizier is het van belang dat de kwaliteit voldoende geborgd wordt. De gemeente dient in combinatie met de invoering van het zaakgericht werken een kwaliteitssysteem op te zetten en daarnaast de informatiebeheerders zo in positie te brengen dat zij op basis van dit systeem voldoende kwaliteitscontroles en gebruiksondersteuning kunnen bieden13. Toezicht Het toezicht op de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Nissewaard is geregeld in artikel 5, lid 1b van de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten14 en in artikelen 4 en 5 van de Archiefverordening 2015 van de gemeente15.

De gemeente beschikt over een gediplomeerde archivaris in de persoon van de Streekarchivaris. Het toezicht is door de Streekarchivaris neergelegd bij een fulltime archiefinspecteur. De archivaris brengt daarnaast desgevraagd rechtstreeks advies uit. In 2020 is door de archivaris officieel advies uitbracht ten behoeve van de gemeente Nissewaard. In 2020 is één technische inspectie in de vorm van een QuickScan uitgevoerd. In de paragraaf KPI-5 wordt hier op nader ingegaan. Daarnaast heeft de archiefinspecteur onder andere in het kader van het achterstandenproject en het zaakgericht werken diverse online (inspectie)gesprekken gevoerd.

12 13 14

Zie hiervoor onder andere het KPI-verslagen over de jaren 2018 en 2019. Zie ook KPI-10

https://www.Streekarchiefvp.nl/media/Organisatie/Gemeenschappelijke%20Regeling%20Streekarchief%20Vo orne-Putten.pdf 15 https://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR440682.html

10

KPI 5 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid van archiefbescheiden Elk archief valt of staat bij het al of niet geordend zijn; bovendien moet zekerheid bestaan over de echtheid en dat dit ook over een bepaalde tijd nog kan worden vastgesteld; kortom: de bestuurder, burger en ambtenaar moeten erop kunnen vertrouwen dat een dossier compleet is en elk moment ongewijzigd kan worden ingezien. Ordening, duurzaamheid, authenticiteit, context en toegankelijkheid Nissewaard voldeed voor het analoge deel van het secretariearchief in 2020 aan artikel 18 van de Archiefregeling dat stelt dat een gemeente beschikt over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. Ten aanzien van digitale documenten, opgenomen in het document management systeem (CORSA van BCT), ligt een en ander genuanceerder. Al eerder is geconstateerd dat de context en samenhang waarin documenten gearchiveerd worden, verbetering behoeft. Aan de inrichting van CORSA ligt geen vastgesteld metadata-schema ten grondslag. Er is sprake van tekortschietende registraties en hier en daar onvolledige dossiers. Deze tekortkomingen komen voor een groot deel doordat medewerkers uit de hele organisatie ook zelf registreren en archiveren.

Bij deze medewerkers ontbreekt vaak de kennis om de juiste metadata toe te kennen. Bij de informatiebeheerders is er zoals eerder vermeld te weinig tijd om dit in goede banen te leiden. Door deze tekortkomingen kunnen de digitale archieven niet voldoen aan hun historische- en verantwoordingsfunctie. Om dit op te lossen zijn de informatiebeheerders al enkele jaren bezig met een herstelactie. Deze is erop gericht digitale dossiers, in het bijzonder de belangrijke dossiers die de neerslag van gevoerd beleid herbergen, waar nodig te reconstrueren en te voorzien van correcte metadata. Hierdoor kunnen desbetreffende dossiers in een later stadium toch in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgebracht naar het Streekarchief, zoals de wet dat vereist. Ook in 2020 is deze actie voortgezet. Doordat er vanwege de toen geldende Coronamaatregelen nauwelijks op het gemeentehuis gewerkt kon worden, is er ten opzichte van 2019 meer tijd gestoken in deze werkzaamheden. Helaas kon ondanks deze extra tijd de achterstand niet worden ingelopen. Deze actie is van groot belang, niet alleen omdat het zorgt voor een goede, geordende en toegankelijke staat van de dossiers en documenten in Corsa. Het ondersteunt tevens een toekomstige overbrenging naar een e-depot en voorkomt dat bij een toekomstig uitfaseren van CORSA er veel onnodige achterstanden ontstaan.

Bijna alle analoge archiefbescheiden van de voormalige gemeente Spijkenisse zijn gemaakt op dragers, of worden bewaard in materialen, die voldoen aan de gestelde wettelijke eisen. Een uitzondering hierop zijn de dossiers met bouwvergunningen van zowel de voormalige gemeente Bernisse als Spijkenisse. Deze series dienen nog bewerkt en materieel verzorgd te worden voordat van

11

overbrenging sprake kan zijn. Hetzelfde geldt voor een deel van het blijvend te bewaren archiefdeel van de voormalige gemeente Bernisse. Ook in 2020 kon de opslag op netwerkschijven, in Cloudopslagservices en in persoonlijke en afdelings e-mailboxen niet beperkt worden. Deze media zijn gemakkelijk en flexibel in te zetten en blijven daarmee voor de organisatie aantrekkelijk om te gebruiken. Samen met het niet of onvoldoende registreren van daarvoor in aanmerking komende documenten in CORSA zorgt dit helaas wel voor een tekortschietende archivering en daarmee invulling van de verantwoordingsfunctie. Nu veel medewerkers vanwege de Coronamaatregelen vrijwel geheel thuiswerken, zijn bovengenoemde opslagmiddelen nog meer in gebruik dan voor de Covid-19 pandemie. Vanwege de al eerder genoemde krappe bezetting van de Informatiebeheerders ontstaat een groot risico voor de dagelijkse bedrijfsvoering. De informatiebeheerders zijn niet in staat om in te grijpen als er incomplete dossiervorming ontstaat en om proactief bewustwording te creëren. Goede, geordende en toegankelijke staat bouwvergunningseries In 2020 zijn er door de archief inspecteur meerdere gesprekken met de informatiemanager en de informatiebeheerders gevoerd over de goede, geordende en toegankelijke staat van de bouwvergunningseries van de gemeente.

Ook is er een Quickscan naar bovenstaande staat van de bouwvergunningseries van de rechtsvoorgangers van de voormalige gemeente Bernisse uitgevoerd. Uit zowel de gesprekken als de QuickScan kan geconcludeerd worden dat de bouwvergunningseries moeilijk toegankelijk en niet altijd goed geordend zijn. Vooral de series van de rechtsvoorgangers van Bernisse zijn moeilijk toegankelijk. Vanuit de Quickscan is geadviseerd om de series van de rechtsvoorgangers zo spoedig mogelijk over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Hoewel deze zo goed als vol is, is er voor kleinere archieven waarvoor overbrenging urgent is, nog wel plaats. Voor de andere series is het belangrijk dat er een plan komt om de toegankelijkheid te bevorderen. Hoewel deze nog niet overgebracht kunnen worden zouden deze al wel bewerkt, materieel verzorgd en waar nodig geïnventariseerd kunnen worden zodat de ordening en toegankelijkheid verbeterd wordt.

12

KPI 6 Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Algemeen vervangingsbesluit De gemeente Nissewaard wil zo efficiënt mogelijk en (zo goed als) digitaal werken. Hiervoor is in 2016 een vervangingsbesluit genomen met bijbehorend handboek om de nodige waarborgen te kunnen garanderen16. Het handboek is net als in voorgaande jaren in 2020 op zo veel mogelijk gemeentelijke processen toegepast. Hierbij is duidelijk een trend zichtbaar. Het aantal papieren documenten dat vervangen moet worden neemt al sinds 2017 steeds verder af. Steeds meer archiefbescheiden zijn ‘digitaal geboren’. Vervanging RBZ De gemeente Nissewaard heeft in 2020 een vervangingsbesluit genomen voor de uitvoering van de regeling Bijzondere Bijstand voor Zelfstandigen (BBZ) door het Regionaal Bureau Zelfstandigen (RBZ) van de gemeente Rotterdam. Dit bureau is voor de uitvoering van deze werkzaamheden gemandateerd door de Gemeenschappelijke Regeling ‘Voorne-Putten Werkt’ die op haar beurt weer is gemandateerd door de gemeente. Het besluit is genomen op basis van het handboek vervanging van de gemeente Rotterdam en is met terugwerkende kracht op 1 januari 2018 in werking getreden. Dit besluit is echter niet opgesteld door een medewerker van de IV-organisatie.

Nadat de archiefinspecteur in 2019 had aangedrongen tot het nemen van dit besluit bij Voorne-Putten werkt, werd begin 2020 contact opgenomen door een beleidsmedewerker van het Sociaal Domein. Hoewel de archiefinspecteur meerdere malen heeft geadviseerd om hulp en advies te vragen bij de informatiebeheerders is het besluit uiteindelijk door de eerder genoemde medewerker opgesteld. Dit voorbeeld geeft aan dat men vanuit de organisatie niet altijd de informatiebeheerders weet te vinden. Op deze wijze versnippert het informatiebeleid van de gemeente, terwijl dit een hoofdtaak is van het team Informatievoorziening. Zaakgericht werken In 2020 is verder gegaan met het project zaakgericht werken op basis van het zaaksysteem Atos e-Suite. Vanwege diverse omstandigheden zoals weerbarstige techniek en de eerder genoemde Coronamaatregelen is dit project vertraagd. De ambitie was om in 2020 de processen van het sociaal domein zaakgericht te kunnen afhandelen. Door bovengenoemde redenen is dit nog niet gelukt. Wanneer het project verder zal gaan was bij het schrijven van dit verslag nog niet bekend. Het blijft belangrijk dat de gemeente naast het invoeren van het zaakgericht werken ook de bijbehorende randvoorwaarden regelt.

Zo dient er voor het vervangen van analoge archiefbescheiden voor digitale exemplaren met het zaaksysteem een nieuw handboek vervanging met bijbehorend vervangingsbesluit opgesteld te worden. Het huidige handboek is geschreven op een werkwijze met het DMS Corsa. Het zaaksysteem is een totaal ander systeem met deels andere werkwijzen. Hierdoor is een nieuw handboek nodig. Ook andere randvoorwaarden als een metagegevensschema voor het zaaksyteem en een kwaliteitssysteem zijn onontbeerlijk bij zaakgericht werken.

16

http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/XHTMLoutput/Actueel/Nissewaard/CVDR391725.html

13

Vernietiging Op 31 januari 2020 is er door de archiefinspecteur namens de archivaris machtiging tot vernietiging verleend voor de vernietigingslijst met daarop in 2019 voor vernietiging in aanmerking komende dossiers en documenten. De op deze lijsten vermelde dossiers en documenten zijn in 2020 vernietigd. Vervreemding Er heeft in 2020 geen vervreemding van archiefbescheiden plaatsgevonden. Converteren en migreren Er heeft in 2020 voor zo ver bekend geen conversie of migratie van archiefbescheiden en/ of een informatiesysteem plaatsgevonden. Hotspotmonitor De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. De gemeentearchivaris heeft op 15 mei 2020 geadviseerd om de Covid-19 pandemie als gemeentelijke hotspot vast te stellen. De gemeente heeft dit advies niet overgenomen. Wel zijn er door de gemeente maatregelen genomen om het intranet te archiveren. Op het intranet worden alle interne Coronamaatregelen gepubliceerd en dit bevat veel aanvullende informatie over de aanpak van Covid19 pandemie in de gemeente Nissewaard. Daarnaast had een informatiebeheerder een rol in het crisisteam. Hierdoor werden alle relevante verslagen en besluiten direct gearchiveerd.

KPI 7 Overbrenging van archiefbescheiden De te bewaren archiefbescheiden dienen ingevolge de Archiefwet na een periode van twintig jaar - binnen een periode van tien jaar - te worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats, in dit geval de archiefbewaarplaats van het Streekarchief. In 2020 heeft er geen overbrenging van analoge archiefbescheiden vanuit de gemeente Nissewaard naar de archiefbewaarplaats plaats gevonden. Zoals in paragraaf KPI-3 al is aangegeven is de archiefbewaarplaats van de gemeente zo goed als vol. Daarnaast kon er in 2020 vanwege de heersende pandemie nauwelijks op het gemeentehuis gewerkt worden. Hierdoor lagen ook alle archiefbewerkingsactiviteiten zoals het bewerken van het secretariearchief van de voormalige gemeente Bernisse over de periode 2000-2014 stil. Voor de overbrenging van digitale archieven is het nog te vroeg; wel heeft dit nadrukkelijk de aandacht in de contacten met het Streekarchief.

14

KPI 8 Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden Na de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief is de informatie in principe openbaar. Slechts in uitzonderlijke gevallen worden dossiers na overbrenging voor langere tijd niet ter inzage gegeven; die bijzondere gevallen worden bij de overbrenging beschreven in de verklaring van overbrenging. Tijdens de openingstijden van de studiezaal (dinsdag-vrijdag van 9.00-16.00 uur) zijn de archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en desgewenst tegen kostprijs te kopiëren of te scannen. Voor de eigen gemeentelijke organisatie blijven de overgebrachte archiefbescheiden nog steeds beschikbaar en kunnen worden geleend door de ambtenaar die deze bescheiden nodig heeft voor zijn of haar werk. Vanwege het vele thuiswerken als gevolg van de Coronamaatregelen worden de aangevraagde stukken gedigitaliseerd en door het Streekarchief digitaal toegezonden aan de behandelend ambtenaar. Dezelfde tendens is te zien in de aanvragen van bezoekers. Het Streekarchief was in 2020 tweemaal langdurig gesloten vanwege de lockdowns die dat jaar plaatsvonden. Hierdoor konden bezoekers niet meer terecht op de studiezaal en steeg het aantal aanvragen dat digitaal werd afgehandeld. Het Streekarchief beschikt over een uitgebreide website waar onder meer alle archieftoegangen zijn te doorzoeken.

Veel geraadpleegde bestanden zoals die van de Burgerlijke Stand en de bevolkingsregisters zijn via die website te raadplegen. Ook in 2020 zijn weer diverse digitale bestanden toegevoegd. Het bezoekersreglement werd op 1 april 2013 vastgesteld en is gepubliceerd op de website. In de legesverordening van het Streekarchief is een kostenoverzicht opgenomen, onder andere voor het laten maken van afschriften van originelen. Voor een uitgebreidere behandeling van de werkzaamheden van het Streekarchief wordt verwezen naar het jaarverslag van de streekarchivaris.

15

3.

Bevindingen

Onderstaand zijn de in het vorige hoofdstuk vermelde verbeterpunten en aanbevelingen uitgesplitst.

3.1 Conclusie De gemeente Nissewaard heeft een enerverend jaar achter de rug. De Covid-19 pandemie en de daar uit voortkomende Coronamaatregelen zorgde er naast de al bestaande problemen als de krappe bezetting van het team Informatievoorziening voor dat vele werkzaamheden vertraagd of stilgezet werden. Zo kwamen de analoge archiefbewerking en de voorbereiding voor de analoge archiefvernietiging zo goed als stil te liggen en liep ook de invoering van het zaakgericht werken vertraging op. Er is wel op andere vlakken werk verzet. De herstelactie van digitale dossiers in het DMS Corsa ging door. Desondanks bleef er veel werk liggen. De gemeente heeft de komende jaren een uitdaging om het informatiebeheer weer op een goed niveau te krijgen. De krappe bezetting van de informatiebeheerders is een bottleneck voor toekomstige ontwikkelingen en ook een beleidsfunctie die tussen de informatiemanager en de informatiebeheerders in gepositioneerd is, kan niet gemist worden. Ook dienen nu ontstane achterstanden in archiefvernietiging en digitale en analoge archiefbewerking niet te ver op te lopen.

3.2 Verbeterpunten          

16

Breid de formatie van de het team Informatievoorziening (informatiebeheerders) uit (KPI-2). Stel een beleidsfunctie in die de verbinding vormt tussen de informatiemanager en de informatiebeheerders (KPI-2). Zorg dat de archiefruimte weer voldoet aan de eisen zoals gesteld in de archiefregeling (KPI-3). Stel een calamiteitenplan, specifiek gericht op de archiefruimte op (KPI-3). Zorg voor een kwaliteitssysteem zoals gesteld in artikel 16 van de Archiefregeling 2010 (KPI-4). Zorg voor een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 (KPI-5). Breng de bouwvergunningseries van de rechtsvoorgangers voormalige gemeente Bernisse over naar de archiefbewaarplaats (KPI-5). Breng de overige bouwvergunningseries voor zover nodig in goede, geordende en toegankelijke staat (KPI-5). Zorg bij het zaakgericht werken voor de juiste randvoorwaarden zoals een kwaliteitssysteem en een metagegevensschema (KPI-6). Voer een hotspotmonitor uit (KPI-6).

3.3 Aanbevelingen 





17

De formatie van de informatiebeheerders is te krap. Het is aan te bevelen om een benchmark uit te voeren bij een aantal gemeenten van vergelijkbare grootte om te zien hoe de bezetting daar is geregeld. Op basis hiervan kan dan de formatiegrootte van de informatiebeheerder bepaald worden (KPI-2). De zorgdrager dient te beschikken over een metagegevensschema op basis van NEN-ISO 23081 Het is aanbevelingswaardig dit schema niet alleen voor het DMS en het nieuw in te voeren zaaksysteem op te zetten maar alle in applicaties aanwezige archiefwaardige informatie mee te nemen in dit schema. Dit kan een toekomstige aansluiting op een e-depot voorziening vereenvoudigen (KPI-5). Met de toekomstige invoering van het zaakgericht werken is het aan te bevelen ook het informatiebeleid van de gemeente hier op aan te passen en te zorgen dat de eerdergenoemde randvoorwaarden als een kwaliteitssysteem en metagegevensschema worden opgesteld. Niet alleen het zaakgericht werken, ook de processen die nog ondersteund zullen blijven worden door het DMS kunnen hiermee ondersteund en geborgd worden (KPI-6).

Bijlage 1. KPI score op basis van de stoplicht methode met betrekking tot niet overgebrachte archiefbescheiden De bevindingen van het inspectieonderzoek naar het archief- en informatiebeheer bij de gemeente Nissewaard over het jaar 2020, zijn hieronder per hoofdvraag samengevat. 1. Lokale regelingen Hoofdvraag: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De archiefverordening en het besluit informatiebeheer zijn actueel. Het register van gemeenschappelijke regelingen van de gemeente Nissewaard is vinden in de begroting op de website van de gemeente.

2. Mensen en middelen Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? De gemeente Nissewaards stelt middelen beschikbaar. Deze middelen dienen o.m. aan de wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer besteed te worden. De informatievoorziening in de organisatie is versnipperd. Het onderdeel wat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer en -beleid is onderbezet. 3. Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De archiefruimte in Spijkenisse is voor het laatst getoetst aan de eisen van de Archiefregeling in 2019. Hieruit zijn aandachts- en verbeterpunten voortgekomen. De gemeente Nissewaard beschikt niet over een calamiteitenplan specifiek gericht op de archiefruimte De depots van de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten voldoen aan de wettelijke eisen voor de bouw en inrichting van archiefbewaarplaatsen.

4. Interne kwaliteitszorg en toezicht Hoofdvraag: Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? De gemeente Nissewaard beschikt nog niet over een kwaliteitssysteem. Het toezicht op de niet-overgebrachte archiefbescheiden is vastgelegd in de Gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en wordt vanaf 2018 weer jaarlijks uitgevoerd.

18

5.

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Hoofdvraag: Gebeurt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Nissewaard beschikt ten dele over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden, geordend volgens de ten tijde van de vorming van het archief geldende ordeningsstructuur en kan deze archiefbescheiden niet altijd binnen een redelijke termijn vinden en beschikbaar stellen. De gemeente beschikt niet over een volledig meta-gegevensschema. De gemeente gebruikt niet overal duurzame gegevensdragers en materialen bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden.

6.

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Hoofdvraag: Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente beschikt over een vervangingsbesluit. De gemeente heeft nog geen hotspotmonitor laten uitvoeren. 7. Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Hoofdvraag: Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De archieven van de gemeente t/m 1999 zijn nog niet allemaal overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Streekarchief Voorne-Putten. 8.

Terbeschikkingstelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Het Streekarchief Voorne-Putten beschikt over een studiezaal. Op de website van het Streekarchief worden de beschikbare inventarissen van de archieven van de gemeente Nissewaard getoond. Het raadplegen van de archieven van Nissewaard gebeurt kosteloos in de studiezaal van het Streekarchief.

Verklaring resultaat a.d.h.v. stoplicht methode Voldoet Voldoet gedeeltelijk, er zijn aandachtspunten Voldoet in het geheel niet

19