Syntrophos Jaarstukken 2022, 1e tussenrapportage 2023 en ontwerpbegroting 2024; Raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 27 juni 2023

casenummer 23.R.00103

bijlagen 1

afdeling Control en Informatie

betreft

raadsvoorstel jaarstukken 2022, 1e tussenrapportage 2023 en ontwerpbegroting 2024 Syntrophos

Samenvatting: Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is er, conform de P&C cyclus, een financieel stuk ontvangen. Het gaat om de; - Jaarstukken 2022; - 1e tussenrapportage 2023; - Ontwerpbegroting 2024 en verder. Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). Met deze jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens en de financiële verantwoording. Door Syntrophos zijn de financiële stukken aangeleverd conform de P&C cyclus. Voor de financiën betekent dit het volgende: Jaarrekening 2022 De totale kosten voor 2022 werden na de 3e turap 2022 geraamd op € 9.561.587. Nu bij de jaarrekening worden de totale lasten berekend op € 9.070.194. Van het voordeel wordt door Syntrophos € 143.557 overgeheveld naar 2023. Resteert een voordeel van € 347.836. Rekening houdend met de reeds betaalde voorschotten voor 2022 zal Nissewaard een creditnota van € 288.785 ontvangen. Voorgesteld wordt om de jaarrekening 2022 voor kennisgeving aan te nemen. 1e tussenrapportage 2023 Ten opzichte van de laatst vastgestelde begroting 2023 is er een toename te zien van € 859.989.

Dit verschil is te verklaren door (zie tabel 2):  de afgegeven extra opdrachten voor € 356.376;  overheveling van doorlopende projecten € 143.557;  overige bijstelling € 361.997. De overige bijstelling bestaat uit een indexering van de contracten met 8% (extra), toename van de personeelslasten, een daling van de kapitaallasten als gevolg van verminderde investeringen en tenslotte een aanpassing van de overige lasten en lagere kosten dienstverlening Nissewaard (opbrengst/dienst van de gemeente). Bd2306011729/06/202313:54:52

datum

casenummer

pagina

27 juni 2023

23.R.00103

2 van 6

Begroting 2024 - 2027 Inleiding De wereld om ons heen is onderhevig aan vele veranderingen. De digitale transitie is nog steeds in volle gang. De meeste softwareleveranciers bieden hun diensten en producten uitsluitend aan via de de Cloud. Vaak inclusief een cloudoplossing voor de onderlinge informatie- en gegevensuitwisseling. Een andere ontwikkeling is dat gemeenten zich meer gaat richten op de regierol en opdrachtgeverschap, zodat bij een outsourcing van ICT-diensten er meer zeggenschap is over de eisen en strategische ontwikkelingen van de aangeboden diensten. 1. Zeggenschap over eisen: Door een regierol aan te nemen, kan de gemeente de specifieke eisen en behoeften bepalen waaraan de ICT-diensten moeten voldoen. Ze kunnen de functionaliteit, prestaties, beveiligingsmaatregelen en andere belangrijke aspecten vaststellen die van cruciaal belang zijn voor de gemeentelijke activiteiten. Dit stelt de gemeente in staat om oplossingen te verkrijgen die beter aansluiten bij de specifieke vereisten. 2. Strategische ontwikkelingen: Door opdrachtgeverschap te tonen, kan de gemeente invloed uitoefenen op de strategische ontwikkelingen van de aangeboden ICT-diensten. Zo kunnen we samenwerken met de leveranciers om innovaties en verbeteringen aan te sturen die de gemeentelijke processen en dienstverlening optimaliseren.

Hierdoor kan de gemeente vooruit blijven kijken en profiteren van nieuwe technologieën en best practices die relevant zijn voor hun specifieke situatie. 3. Risicobeheersing: Als opdrachtgever heeft de gemeente een betere controle over de risico's die gepaard gaan met het uitbesteden van ICT. Zo kunnen we betere contractuele afspraken maken over aspecten zoals gegevensbeveiliging, privacybescherming en continuïteit van de dienstverlening. Dit helpt de gemeente om potentiële risico's te identificeren, te beoordelen en passende maatregelen te nemen om deze te beheersen. 4. Kostenbeheersing: Door een actieve regierol aan te nemen, kan de gemeente de kosten van ICT-diensten beter beheersen. Zo kunnen we de diensten en tarieven vergelijken van verschillende leveranciers, onderhandelen over contractvoorwaarden en ervoor zorgen dat de kosten in lijn zijn met de geleverde waarde. Dit kan leiden tot kostenefficiëntie en een betere controle over het ICT-budget van de gemeente. Kortom, door zich te richten op de regierol en opdrachtgeverschap, kan de gemeente meer invloed uitoefenen op de eisen, strategieën, risico's en kosten van ICT-diensten. Dit stelt ons in staat om op maat gemaakte oplossingen te verkrijgen die aansluiten bij de behoeften en om beter voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen in de digitale wereld.

Dit bereiken we niet alleen, maar door een samenwerking met én een goede inrichting van de governance van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos.

datum

casenummer

pagina

27 juni 2023

23.R.00103

3 van 6

Financiële analyse Het verschil ten opzichte van de meerjarenraming 2024 – 2026 (vastgesteld in de 3e tussenrapportage 2022 Syntrophos) is structureel ongeveer € 877.000 nadelig. Hiervoor zijn de volgende verklaringen te geven (zie tabel 2):  de contracten en licenties zijn (extra) verhoogd met 8% (2023) + 5% (2024);  de overige bijstelling lasten voor contracten en licenties zijn bepaald op basis van de jaarrekening 2022 en daar is zichtbaar dat een aantal grote contracten gemiddeld hoger zijn geïndexeerd dan vooraf gedacht.  de personeelslasten zijn geïndexeerd met 3,5%;  voor de berekening van de overige toename personeelslasten is als basis de jaarrekening 2022 gebruikt. Conclusie is dat dat de oorspronkelijke raming personeelslasten te laag is geweest en dat dit hiermee wordt gecorrigeerd;  v.w.b. de kapitaallasten en de overige lasten is een daling te zien. Tabel 1 Berekening kosten vs beschikbare dekking 2026

2027

Stelpost invoering Djuma Stelpost E-HRM/ADP Correctie stelpost Kosten conform 1e tussenrapportage 2023/begroting 2024 Totaal kosten

200.000 200.000 200.000 40.000 40.000 40.000 0 0 0 9.585.532 9.361.333 9.363.214 9.362.122 9.835.532 9.601.333 9.603.214 9.602.122

200.000 40.000 0 9.362.122 9.602.122

Beschikbaar budget

8.882.705 9.218.822 9.182.635 9.182.636

9.182.636

Budget Syntrophos d.d. 08-05-2023

Dekking nieuwe aanvragen 2022 Extra opdrachten 1e turap 2023 Dekking ICT middelen

2023

2024

2025

200.000 50.000

141.344 349.919 250.000

140.998 126.708 114.805

139.562 126.708 153.216

139.562 126.708 153.216

Totaal dekking

9.623.968 9.601.333 9.603.214 9.602.122

9.602.122

Verschil (-=nadelig)

-211.564

0

140.652 126.708 153.219

0

0

De genoemde nadelen (zie tabel 1) worden grotendeels afgedekt door extra budget ivm de doorgevoerde indexering van 8,4% als gevolge van de indexeringsbrief van de Kring van gemeentesecretarissen maar ook door extra beschikbaar budget voor de afgegeven nieuwe opdrachten. Per saldo leidt de 1e tussenrapportage 2023 tot een mogelijk incidenteel nadeel van € 211.561 afhankelijk van het effect van de daadwerkelijk indexering van de contracten. De begroting 2024 e.v. is door de inzet van ICT middelen budgettair neutraal.

0

datum

casenummer

pagina

27 juni 2023

23.R.00103

4 van 6

Tabel 2 Verklaring stijging lasten t.o.v. 3e tussenrapportage 2022 Syntrophos Analyse 1e tussenrapportage en begroting 2024 - 2027 Kosten 3e tussenrapportage 2022

8.623.669 8.379.938 8.383.653 8.382.562

8.382.562

1e Turap 2023/begroting 2024

9.585.532 9.361.333 9.363.214 9.362.122

9.362.122

Verschil Waarvan VPW

-961.863 101.874 -859.989

Analyse Bijstelling ivm extra opdrachten Indexatie 8% 2023/5% 2024 / contracten Overige bijstelling contracten e.d. Indexatie P lasten 3,5% Overige toename personeelslasten Overheveling doorlopende projecten Kapitaallasten Kosten dienstverlening/overige lasten

-981.395 101.898 -879.497

-979.561 101.898 -877.663

-979.560 101.898 -877.662

-979.560 101.898 -877.662

198.145 143.557 -202.611 -105.774

524.481 296.528 86.749 224.991 0 -161.968 -91.284

538.280 282.726 86.749 224.991 0 -161.968 -93.115

552.078 268.927 86.749 224.991 0 -161.968 -93.115

552.078 268.927 86.749 224.991 0 -161.968 -93.115

861.930

879.497

877.663

877.662

877.662

356.376 472.237

datum

casenummer

pagina

27 juni 2023

23.R.00103

5 van 6

Gevraagd raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: -

Kennis te nemen van de jaarstukken 2022; Kennis te nemen van de eerste tussenrapportage 2023; Kennis te nemen van het ontwerpbegroting 2024; Voorgesteld wordt in te stemmen met de jaarstukken 2022; Voorgesteld wordt om geen zienswijze in te dienen over de ontwerpbegroting 2024; Voorgesteld wordt om in te stemmen met de ontwerpbegroting 2024.

1. Inleiding Aanleiding Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos zijn er documenten ontvangen dat in dit raadsvoorstel wordt behandeld. Het gaat om: - De jaarstukken 2022; - De eerste tussenrapportage 2023; - De ontwerpbegroting 2024. De documenten zijn bijgevoegd. Bestuurlijk belang Door middel van een tussenrapportage heeft de gemeente zicht op de financiële situatie van Syntrophos gedurende het lopende begrotingsjaar. Centrale vraag De vraag die beantwoord moet worden is of uw raad een zienswijze op de tussenrapportage wil indienen en of u bereid bent over te gaan tot het wijzigen van de begroting als gevolg van de tussenrapportage en ontwerpbegroting. 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Syntrophos zorgt voor een veilig en solide ICT-voorziening ten behoeve van de gemeente te leveren dienstverlening. Een doordachte begroting hoort daarbij. 3. Kader De P&C cyclus van Syntrophos is geregeld in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4. Argumentatie Door het bestuur van Syntrophos is de jaarstukken 2022, 1e tussenrapportage 2023 en de ontwerpbegroting 2024 toegezonden aan de deelnemers. In dit voorstel wordt uw raad geadviseerd hoe met die stukken om te gaan. 5. Maatschappelijk draagvlak Gelet op het feit dat het gaat om een onderwerp dat enkel zich tussen 2 overheden afspeelt, is onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde. 6.

Financiële consequenties - Jaarstukken 2022: voor kennisgeving aan te nemen; - 1e tussenrapportage 2023: voor kennisgeving aan te nemen; - Ontwerpbegroting 2024 akkoord te gaan

datum

casenummer

pagina

27 juni 2023

23.R.00103

6 van 6

7. Communicatie van het besluit Het besluit van uw raad zal worden gecommuniceerd aan het bestuur van het Syntrophos. 8. Realisatie van het besluit Realisatie van het besluit geschiedt door bekendmaking ervan aan het bestuur van Syntrophos. 9. Bijlagen  Jaarstukken 2022;  1e tussenrapportage 2023;  Ontwerpbegroting 2024;  Financiële stukken Syntrophos 10. Advies Commissie In de vergadering van de raad van 28 juni 2023 wordt het raadsvoorstel ter bespreking aangeboden. de secretaris,

M.L.M. Weerts

de burgemeester,

F. van Oosten