Syntrophos; Jaarstukken 2021 - 1e turap 2022 - ontwerpbegroting 2023; Raadsvoorstel

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 22 juni 2022

casenummer 22.R.00081

bijlagen 3

afdeling Control en Informatie

betreft

raadsvoorstel jaarstukken 2021, 1e tussenrapportage 2022 en ontwerpbegroting 2023 Syntrophos

Samenvatting: Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is er, conform de P&C cyclus, een financieel stuk ontvangen. Het gaat om de; - Jaarstukken 2021; - 1e tussenrapportage 2022; - Ontwerpbegroting 2023 en verder. Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). Met deze jaarstukken wordt verantwoording afgelegd over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens en de financiële verantwoording. Door Syntrophos zijn de financiële stukken aangeleverd conform de P&C cyclus. Voor de financiën betekent dit het volgende: In de 1e tussenrapportage van 2022 wordt er een hogere bijdrage aan de gemeente Nissewaard gevraagd door een afspraak rondom de verdeelsleutel ten tijde van toetreding van de gemeente Hellevoetsluis. Dit pakt voor de gemeente Nissewaard nadelig uit. Daarnaast zijn er ook extra kosten door inhuur vanwege zieken en extra personeel met betrekking tot informatieveiligheid. De resulteert in de volgende financiële status: V.w.b. de 1e tussenrapportage 2022 stijgt de deelnemersbijdrage van € 8.824.889 (2e tussenrapportage 2021) naar € 9.193.578. Het verschil van € 368.689 is als volgt te verklaren: -

Extra opdrachten 3e tussenrapportage 2021 € 157.879 Extra opdrachten 1e tussenrapportage 2022 € 101.605 Wijziging verdeelsleutel € 144.782 Overige mutaties (Verhoging loonkosten/inhuur langdurig ziekenverzuim/verlaging kosten contracten) -/€ 35.577 _________ € 368.689

22ID00960517/06/202214:42:48

datum

casenummer

pagina

22 juni 2022

22.R.00081

2 van 5

Ten aanzien van de extra opdrachten zouden deze gedekt moeten zijn door budgetten vanuit de vakafdelingen. Er resteert dan een tekort van € 109.206. Tabel 2 geeft echter een tekort van € 278.373 (zie tabel 2) aan. Dit is te verklaren doordat bij de 2e tussenrapportage 2021 ook de overige budgetten automatisering ter grootte van € 160.000 zijn ingezet. Dat is nu nog buiten beschouwing gelaten maar bij inzet van deze middelen resteert ongeveer een tekort van € 109.000. Dit verschil wordt dan veroorzaakt door de wijziging verdeelsleutel en de overige mutaties. De gemeente adviseert de volgende opmerkingen mee te geven voor de 1e tussenrapportage 2022: 1. De negatieve prognose van 109K op te lossen binnen de eigen begroting van Syntrophos. De gemeente ontvangt graag voorstellen om het te kort op te lossen; 2. De gemeenten constateert dat er ruim 900K wordt overgeheveld vanuit 2021. Het n.t.t.b. bedrag van 2022 is ruim 2,5 miljoen. Gevraagd wordt aan Syntrophos om de gemeente te betrekken bij welke investeringen er nog nodig zijn/haalbaar zijn; 3. Nieuwe medewerkers tijdelijk aan te nemen totdat het proces van de fusie van Voorne aan Zee afgerond is en de Cloud strategie verder ingevuld wordt.

V.w.b. de ontwerpbegroting 2023 en verder is er sprake van een kleine toename van de kosten (zie tabel 1). - Extra opdrachten (1e tussenrapportage 2022) € 143.785 - Extra opdrachten (3e tussenrapportage 2021) € 85.084 - Aanpassing verdeelsleutel € 165.148 - Bijstelling P lasten € 99.994 - Bijstelling contactkosten/invulling taakstelling -/€ 427.332 ________________ € 66.679

Tabel 1

Kosten conform 1e tussenrapportage/begroting 2023

2022 2023 2024 2025 9.193.578 8.647.194 8.403.535 8.404.748

2026 8.404.748

Kosten conform 2e tussenrapportage 2021/begroting 2022

8.824.889 8.580.514 8.387.163 8.386.857

8.386.857

Stijging van de kosten

368.689

66.680

16.372

17.891

17.891

Omdat de kosten slechts zeer beperkt stijgen maar dat er met betrekking tot het budget rekening is gehouden met indexering (4,8%) sluit de begroting van 2023 e.v. met een positief saldo. Ten opzichte van de begroting van Syntrophos is nog rekening gehouden met twee lopende investeringen (Djuma/E-HRM ADP) waarbij in de beschikbare budgetten nog geen rekening mee is gehouden. Daarnaast staat er vanaf 2022 nog een taakstelling ICT open. Dit betreft in 2022 een bedrag van € 234.000, 2023 € 138.000 en vanaf 2024 e.v. € 88.000. De verwachting is overigens wel dat deze taakstelling kan worden ingevuld. Voorgesteld wordt om het resterende saldo beschikbaar te houden ter dekking van mogelijke verdere investeringen in de automatisering en/of invulling van de taakstelling. Bij de 2e tussenrapportage 2022 zullen we hier nader op terugkomen.

datum

casenummer

pagina

22 juni 2022

22.R.00081

3 van 5

Tabel 2

Budget Syntrophos d.d. 10-05-2022

2022

2023

2024

2025

2026

Stelpost invoering Djuma 200.000 200.000 200.000 200.000 Stelpost E-HRM/ADP 50.000 40.000 40.000 40.000 Kosten conform 1e tussenrapportage 2022/begroti 9.193.578 8.647.194 8.403.535 8.404.748 8.404.748 Totaal kosten 9.193.578 8.897.194 8.643.535 8.644.748 8.644.748 Beschikbaar budget Dekking nieuwe aanvragen

8.655.722 8.814.644 8.594.666 8.509.794 8.509.794 259.483

228.869

164.533

164.198

164.198

Totaal dekking

8.915.205 9.043.513 8.759.199 8.673.992 8.673.992

Verschil (-=nadelig)

-278.373

146.319

115.664

29.244

29.244

Voorgesteld wordt de volgende zienswijze te geven op de ontwerpbegroting 2023 namelijk: 1. De investeringsruimte wat jaarlijks in de begroting van Syntrophos staat van ruim 2,2 miljoen (meerjarig) af te stemmen met de gemeente. De zienswijze is erop gericht om vooraf met de gemeenten overeenstemming te krijgen over de besteding van het investeringsbudget. Gevraagd raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: -

Kennis te nemen van de jaarstukken 2021; Kennis te nemen van de eerste tussenrapportage 2022; Kennis te nemen van het ontwerpbegroting 2023; Voorgesteld wordt in te stemmen met de jaarstukken 2021; Voorgesteld wordt om een zienswijze over de ontwerpbegroting en een opmerking te plaatsen over de eerste tussenrapportage 2022 en deze bij Syntrophos in te dienen.

1. Inleiding Aanleiding Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos is er een document ontvangen dat in dit raadsvoorstel wordt behandeld. Het gaat om: - De jaarstukken 2021; - De eerste tussenrapportage 2022; - De ontwerpbegroting 2023.

datum

casenummer

pagina

22 juni 2022

22.R.00081

4 van 5

Het document is bijgevoegd. Bestuurlijk belang Door middel van een tussenrapportage heeft de gemeente zicht op de financiële situatie van Syntrophos gedurende het lopende begrotingsjaar. Centrale vraag De vraag die beantwoord moet worden is of uw raad een zienswijze op de tussenrapportage wil indienen en of u bereid bent over te gaan tot het wijzigen van de begroting als gevolg van de tussenrapportage en ontwerpbegroting. De wereld om ons heen is aan het veranderen en de digitale transitie is in volle gang. Meer en meer leveren softwareleveranciers hun diensten en producten in de Cloud aan. Vaak inclusief een cloudoplossing voor de onderlinge informatie- en gegevensuitwisseling. Een andere ontwikkeling is dat gemeenten zich meer richten op een regierol en opdrachtgeverschap, zodat bij een outsourcing van ICT er meer zeggenschap is over de eisen en strategische ontwikkelingen. Met de toename van nieuwe technologieën uit de markt ontstaan nieuwe mogelijkheden én vraagstukken over enerzijds de gemeentelijke dienstverlening (wat kan de burger zelf aanvragen of doen) en anderzijds de gemeentelijke verantwoordelijkheid met betrekking tot beheer, beveiliging en privacy. De ontwikkelingen richting bijvoorbeeld Cloud om ons heen zijn al in volle gang: verschillende applicaties zitten al in de cloud.

Centric, leverancier van een groot aantal applicaties binnen de gemeente voert een actief cloud beleid. De impact van cloud op de digitale dienstverlening en bijbehorende beheersorganisatie hebben we nog niet volledig in beeld. Daarom wordt er later dit jaar een cloudstrategie aangeboden aan de raad. Om goed te kunnen blijven inspelen op de veranderingen die komen, is het voor de gemeente belangrijk om flexibel en wendbaar te blijven, zolang er nog geen cloudstrategie is. Hiermee moet de gemeente dus scherp te zijn op beslissingen voor de langere termijn. Het opstellen van een strategie voor de Cloud ontwikkelingen stelt ons in staat om:  Onze ambities en doelen, en pijlers uit de I-visie te realiseren (o.a. een robuuste en flexibele Informatievoorziening); 

Doelmatig, effectief, wendbaar en flexibel ondersteunen van de bedrijfsvoering bij de digitale transformatie om burgers en bedrijven beter te bedienen;



In control zijn naar de toekomst en niet overgeleverd zijn aan de markt, ons eigen veranderingstempo te bepalen;



Een goed fundament voor de toekomst neer te leggen.

2. Beoogd maatschappelijk resultaat Syntrophos zorgt voor een veilig en solide ICT-voorziening ten behoeve van de gemeente te leveren dienstverlening. Een doordachte begroting hoort daarbij. 3. Kader De P&C cyclus van Syntrophos is geregeld in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4. Argumentatie Door het bestuur van Syntrophos is de tweede tussenrapportage 2021 toegezonden aan de deelnemers. In dit voorstel wordt uw raad geadviseerd hoe met die stukken om te gaan.

datum

casenummer

pagina

22 juni 2022

22.R.00081

5 van 5

5. Maatschappelijk draagvlak Gelet op het feit dat het gaat om een onderwerp dat enkel zich tussen 2 overheden afspeelt, is onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde. 6. Financiële consequenties - Jaarstukken 2021: voor kennisgeving aan te nemen; - 1e tussenrapportage 2022: voor kennisgeving aan te nemen inclusief een reactie; - Ontwerpbegroting 2023 en verder: een zienswijze in te dienen. 7. Communicatie van het besluit Het besluit van uw raad zal worden gecommuniceerd aan het bestuur van het Syntrophos. 8. Realisatie van het besluit Realisatie van het besluit geschiedt door bekendmaking ervan aan het bestuur van Syntrophos. 9. Bijlagen  Jaarstukken 2021;  1e tussenrapportage 2022;  Ontwerpbegroting 2023;  Reactie 1e turap 2022;  Zienswijze ontwerpbegroting 2023. 10. Advies Commissie In de vergadering van de commissie Bestuur van 14 juni 2022 behield de fractie van VOOR Nissewaard de mening voor. De overige aanwezige fracties adviseerden positief. de secretaris,

M.L.M. Weerts

de burgemeester,

F. van Oosten