RV Eindrapport Rkf Externe Inhuur

Aan de Raad Aan de Raad datum 31 maart 2022

casenummer

bijlagen 1

eenheid griffie

betreft

Rapport Rekenkamerfunctie 'Externe Inhuur'

Samenvatting: De rekenkamerfunctie heeft een eigen bevoegdheid in het opstellen van een onderzoeksprogramma en heeft een onderzoek uitgevoerd naar externe inhuur bij de gemeente Nissewaard. De raad van de gemeente Nissewaard wordt het onderzoeksrapport “Externe Inhuur” aangeboden. Gevraagd raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: 1. Kennis te nemen van de inhoud, conclusies en aanbevelingen van het onderzoeksrapport van de rekenkamerfunctie ‘Externe Inhuur’ inclusief de integraal in het rapport opgenomen bestuurlijke reactie; 2. Het college te verzoeken uitvoering te geven aan zijn eigen suggestie om een document op te stellen voor een strategisch personeelsbeleid Nissewaard, waarbij de huidige gefragmenteerde informatie is verwerkt; 3. Het college te verzoeken een themabijeenkomst te organiseren om in gesprek te gaan over de verhouding tussen bestuurlijke ambities, capaciteit in de organisatie en daarbij behorende middelen. 4. Het college te verzoeken de raad met een jaarlijkse informatiebrief te informeren over de ontwikkelingen over het document strategisch personeelsbeleid; A. Het college te verzoeken om in de commissie Bestuur deze jaarlijkse informatiebrief toe te lichten met een presentatie; B. Daarbij de raad te informeren over de verhouding budgetten voor salariskosten personeel en inhuurkrachten en deze toe te lichten; C.

Het onderwerp jaarbrief ‘Externe Inhuur’ op de voortgangslijst van de commissie Bestuur te noteren en daarbij de jaarlijkse termijn te noteren. 1. Inleiding Aanleiding Gemeenten kunnen om verschillende redenen externe capaciteit inhuren, zoals ziekte, extra werkzaamheden, bestuurlijke prioriteiten of behoefte aan specialistische kennis. De rekenkamerfunctie biedt de raad het rapport aan inzake “Externe Inhuur” en stelt een aantal conclusies aan de orde en aanbevelingen voor.

datum

31 maart 2022

casenummer

pagina

2 van 4

Bestuurlijk belang Tijdelijke inzet van externen brengt kosten met zich mee. Het is belangrijk dat het inhuurproces goed is ingericht en dat de inzet van externen bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen. Daarnaast helpt inzicht in de aard en omvang van externe inhuur om duidelijk te maken waar de gemeente staat. Centrale vraag De centrale vraag die de rekenkamerfunctie in haar onderzoek stelt is “Wat is de aard en omvang van de inhuur van externen in de gemeente Nissewaard in relatie tot de gemeentelijke bbeleidsdoelstellingen en welke aanknopingspunten heeft de gemeenteraad om dit in de toekomst te verbeteren?” Deze centrale vraag is opgedeeld in deelvragen die in het onderzoeksrapport worden uitgewerkt. Het onderzoeksrapport levert enkele conclusies een aanbevelingen, waarvan gebruik kan worden gemaakt. De centrale vraag voor de gemeenteraad is hoe de raad zijn rol wil pakken over de mogelijkheden tot (bij)sturing en welke bevoegdheid of verantwoordelijkheid er ligt bij de raad om hier iets van te vinden. 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Een doelmatig en doeltreffend inhuurbeleid is cruciaal voor het creëren en behouden van draagvlak voor gemeentelijk beleid. De conclusies De acht conclusies uit het onderzoek volgen drie centrale thema’s, te weten kaders & afspraken, kerncijfers & afwegingsproces en sturing & verantwoording.

De conclusies worden nader onderbouwd in het rapport. 1. Het strategisch personeelsbeleid van de gemeente kan verder worden vormgegeven. Er is geen integraal personeelsbeleid vastgesteld waarin beleidsuitgangspunten met betrekking tot de personele organisatie zijn vastgesteld. Hierdoor ontbreekt het de gemeente aan uitgangspunten en visie ten aanzien van de gemeentelijke organisatie. 2. De ambtelijke organisatie behandelt externe inhuur voornamelijk vanuit pragmatisme. Bij vacatures en ziekteverzuim wordt inhuur per situatie beoordeeld, het is daarmee een middel om uitvoering te geven aan de bestuurlijke ambities. 3. In de periode 2018 tot en met 2020 laat het percentage dat van de totale loonkosten naar inhuur gaat een stijging zien van 12 procent naar 17 procent. Daarmee stijgt het percentage externe inhuur van de gemeente in deze periode ten opzichte van het landelijk gemiddelde van vergelijkbare gemeenten naar een gemiddeld percentage externe inhuur. 4. De post voor personeel in dienstverband en de post voor inhuur op de begroting worden gebruikt als elkaar aanvullende middelen. Dat wil zeggen dat de budgetten voor salariskosten vast personeel en inhuur in de praktijk als één budget worden gebruikt. Daar ligt geen besluit aan ten grondslag. Tevens worden beide posten wel afzonderlijk verantwoord. 5.

In de periode 2018 tot en met 2020 heeft de gemeente ieder jaar een stijgend resultaat voor externe inhuur en ieder jaar een overschrijding van het budget. Voor de jaren 2018 tot 2020 is er ook een stijging van het budget voor inhuur. Voor het jaar 2021 is er echter een forse daling van het budget voor inhuur. Het begrote bedrag voor 2021 lijkt daardoor niet reëel. 6. Er is een actieve dialoog tussen het management van de gemeente en het college over de prioritering van ambities passend bij de capaciteit en middelen van de organisatie. Er vindt prioritering plaats indien nodig.

datum

31 maart 2022

casenummer

pagina

3 van 4

7. De verantwoordelijkheid voor externe inhuur ligt bij de organisatie; voor grote projecten bij de directie en voor de onderdelen bij de managers. Er zijn geen vastgestelde doelen en resultaten waarop binnen de organisatie sturing plaatsvindt op externe inhuur. 8. Kaderstelling en verantwoording over externe inhuur verlopen via de P&C-cyclus. Het budget is het vastgestelde kader waarover verantwoording wordt afgelegd. De aanbevelingen Aan de raad: 1. Voer als raad het gesprek over wat voor gemeente je wil zijn. Besteed daarbij aandacht aan de verhouding tussen bestuurlijke ambities, capaciteit in de organisatie en daarbij behorende middelen. Dit gesprek kan goed worden vormgegeven aan de hand van de ambities voor de nieuwe bestuursperiode bij de eerstvolgende begroting. 2. Geef als raad het college opdracht om strategisch personeelsbeleid vast te stellen. Dit strategische personeelsbeleid kan daarmee onderdeel worden van het gesprek tussen raad en college. Desgewenst kan de gemeenteraad hier dan het debat over voeren. 3. Kijk naar het gebruik van de budgetten voor salariskosten personeel en externe inhuur als elkaar aanvullende middelen en leg deze werkwijze vast. Op deze manier krijgen het college en de ambtelijke organisatie de ruimte in de uitvoering en kan de raad zijn controlerende rol vervullen. Aan het college en ambtelijk: 4.

Stel een strategisch personeelsbeleid op met een visie op de gemeentelijke organisatie. Stel dit beleid vast en informeer de raad hierover. Maak externe inhuur een onderdeel in dit personeelsbeleid en stel daarin uitgangspunten vast. Dit beleid kan als kader dienen voor de afwegingen in het gesprek tussen college en de ambtelijke organisatie over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden. 5. Herijk de begroting voor personeel op de verdeling tussen inhuur en vaste personeelslasten. Geef sturing aan de realisatie van de begroting op dit onderdeel meer vorm, of spreek af dat er sprake is van één budget. 6. Leg uitvoeriger verantwoording af aan de raad over de opgaven van het personeelsbeleid van Nissewaard, bijvoorbeeld met een periodieke themabijeenkomst. 7. Zet het gesprek tussen de organisatie en het college over de beschikbare capaciteit en de keuzes die gemaakt moeten worden in de uitvoering verder voort.

3. Kader De rekenkamerfunctie is een onafhankelijk orgaan, die de kaderstellende en controlerende rol van de raad wil versterken door middel van het uitvoeren van onderzoek. De rekenkamerfunctie werkt volgens het ‘onderzoeksprotocol rekenkamerfunctie Nissewaard’ waaruit het onderzoeksprogramma volgt. De raad is bij het proces om tot een onderzoeksprogramma te komen betrokken. De rekenkamerfunctie heeft een eigen bevoegdheid in het opstellen van een onderzoeksprogramma, maar tracht een breed draagvlak onder de raadsleden te bewerkstelligen. Na een raadsworkshop op 7 oktober 2020, is er een consultatie geweest over de onderzoeksopzetten. Per aanbiedingsbrief van de rekenkamerfunctie van 8 maart 2021 werd aan de raad voorgesteld om één van de onderzoeken te richten op “Externe Inhuur”. De rekenkamerfunctie heeft bij het onderzoek de centrale vraag opgedeeld in deelvragen. Deze zijn verwoord bij de onderzoeksverantwoording. Bij de uitwerking van het onderzoek is gebruik gemaakt van een documentanalyse en interviews.

datum

casenummer

pagina

31 maart 2022

4 van 4

4. Argumentatie De raad stelt ieder jaar aan het begin van het jaar de begroting vast en daarmee heeft het college een budget voor de salariskosten personeel en voor externe inhuur. Buiten de P&C-cyclus zijn er geen structurele momenten waarop het college verantwoording aflegt of informatie verstrekt aan de raad over de kosten of ontwikkeling van externe inhuur. Als het gaat om externe inhuur ligt de rol van de raad in het beschikbaar stellen van een budget. Het college en het managementteam gaan vervolgens samen in discussie over de uitvoering en de keuzes die daarin gemaakt moeten worden. In het onderzoek van de rekenkamerfunctie werd daarbij in de gesprekken aangegeven dat het totale budget voor personeelskosten het uitgangspunt vormt. Het college beoordeelt de inhuur en de personele lasten als ware het één budget en wisselt daarmee budgetten uit. Deze werkwijze ligt niet vast in de financiële verordening en is daarmee dus niet expliciet vastgelegd. De P&C-cyclus vormt de belangrijkste bron van informatie voor de raad en de belangrijkste weg voor de verantwoording van het college. De raad geeft vooral via de mogelijkheid om budgetten vast te stellen sturing op het gebied van externe inhuur.

Uit de bestuurlijke reactie van het college op het rapport, integraal opgenomen in het definitieve rapport van de rekenkamerfunctie, is te lezen dat het college zich niet herkent in de conclusie dat het kader van een strategisch personeelsbeleid ontbreekt en licht dat in de bestuurlijke reactie nader toe. Wel onderkent het college dat de wijze waarop de gefragmenteerde informatie voorhanden is, gebundeld kan worden en verwijst daarbij naar het document “In het hart van de publieke zaak Strategisch personeelsbeleid Rijk 2025” en ziet de mogelijkheid om een dergelijk document op basis van alle uitgangspunten van Nissewaard samen te stellen. Het vastleggen van de afspraak om budgettair een hek te zetten om de salariskosten en inhuur zal door het college worden overgenomen. 5. Maatschappelijk draagvlak Een goed ingericht inhuurproces van externen draagt bij aan de realisatie van de gemeentelijke doelstellingen. 6. Financiële consequenties Niet van toepassing. 7. Communicatie van het besluit De eindrapportage wordt op de gebruikelijke wijze bekend gemaakt. 8. Realisatie van het besluit Via de commissie Bestuur wordt de opvolging van het raadsbesluit gemonitord. 9. Bijlagen Onderzoeksrapport van de rekenkamerfunctie, “Externe Inhuur”. 10. Advies Commissie Tijdens de behandeling van de commissie Bestuur van 6 april 2022…. de griffier,

de voorzitter,