Document · PDF

Resultaten herijking huisvestings ontwikkelstrategie Stadhuis

Gemeenteraad 30 juni 2021, gemeente NissewaardBij agendapunt: Begrotingswijziging Onderhoud Stadhuis en hybride werken1.869 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

RESULTATEN EN BEVINDINGEN TOEKOMSTSCENARIO’S STADHUIS

presentatie DT/IMT - DEFINITIEF Herijking huisvestings- en ontwikkelstrategie Stadhuis Nissewaard

INHOUD “Maak de effecten van de coronapandemie op de toekomstige huisvesting van gemeente Nissewaard inzichtelijk, in relatie tot het concept adviesrapport, zodat de gemeente optimaal kan inspelen op de zogenoemde ‘nieuwe realiteit” A. Visie, uitgangspunten en toekomstscenario’s stadhuis  Visie op het stadhuis (WHY)  Herijkte uitgangspunten toekomst stadhuis (WHAT)  Toekomstscenario’s (HOW) B. Resultaten analyse toekomstscenario’s

C. Conclusies en aanbevelingen

UITGANGSPUNTEN ‘WHY’ 1. 2. 3.

Wat zijn de belangrijkste drijfveren voor de ontwikkeling van de organisatie? Welke overige drijfveren dienen ter heroverweging van de huisvestings- en ontwikkelstrategie van het Stadhuis? Hoe vertalen deze drijfveren zich in de rol en functie van het Stadhuis in de toekomst?

VISIE OP HET STADHUIS

WHY

1. Wat zijn de belangrijkste drijfveren voor de ontwikkeling van de organisatie?

Vergroot klantgerichtheid

VISIE OP HET STADHUIS

WHY

2. Welke overige drijfveren zijn er voor een heroverweging van de huisvestings- en ontwikkelstrategie van het stadhuis? FORSE ONDERHOUDSKOSTEN MOMENTUM VOOR VERANDERING BELANG DUURZAAMHEID

BELANG LEEFBAAR CENTRUM

 Financiële opgave: Grote onderhoudsopgave stadhuis is een trigger om uitgaven te heroverwegen;

 Momentum: Corona lijkt initiator voor koersverlegging (thuiswerken is onderdeel van huisvestingconcept);  Duurzaamheid: Veel ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid in relatie tot de vastgoedportefeuille. Vraagt ligt voor of Stadhuis hierin een voorbeeld zou moeten vervullen;  Leefbaarheid: Het leefbaar houden van de kern vraagt om heroverweging rol stadhuis.

UITGANGSPUNTEN ‘WHAT’ 1. Welke categorieën van uitgangspunten hanteren we voor het herijken van het concept adviesrapport?

UITGANGSPUNTEN

WHAT

1. Welke categorieën van uitgangspunten hanteren we voor het herijken van het concept adviesrapport?

A: Richtinggevend (functioneel gebruik / huisvesting)

A. Huisvestingsconcept

B. Impact op financiën gemeente

C. Uitlijning gemeentelijke vastgoedkaders

D. Aansluiting op beleidsdoelstellingen

B, C en D: Randvoorwaardelijk (ontwikkelstrategie)

UITGANGSPUNTEN ‘HOW’ 1. Hoe dient de invulling van het stadhuis uitgewerkt te worden, passend binnen de uitgangspunten voor het functioneel gebruik/huisvestingsconcept (a) en de ontwikkelstrategie (b, c en d)?

INVULLING STADHUIS: 3 scenario’s

Afstoten commercieel

Afstoten commercieel Afstoten woningen

HOW

Afstoten Commercieel / wonen Verhuur ketenpartners

Verhuur ketenpartners Afstoten woningen Kantooromgeving

Kantooromgeving Kantooromgeving

Syntrophos Ontmoeten

Syntrophos

Publieksfunctie

Scenario A STADHUIS ALS ONTMOETINGSPLEK Factor 0,2

Scenario B STADHUIS ALS ONTMOETINGSPLEK Factor 0,4

Scenario C STADHUIS ALS WERKPLEK MET AANDACHT VOOR ONTMOETING Factor 0,6

Ontmoeten

Doel scenario’s  Verkennen bandbreedtes benodigde ruimtebehoefte;  Verkennen haalbaarheid alternatieve invullingen;

INVULLING KANTOOROMGEVING

HOW

Beknopte toelichting op de invulling van de kantooromgeving per scenario Scenario A: ‘Stadhuis als ontmoetingsplek’ (factor 0,2)  Ontmoeting staat centraal tussen medewerkers, burgers en wordt gefaciliteerd in het Stadhuis;  Uitgebreid vergadercentrum met goede faciliteiten (FM & ICT), aangevuld met aanlandplekken.  Werkomgeving gericht op ontmoeting. Thuiswerken is de norm.  Sturen op aanwezigheid van max. 1-2 dag(en) op kantoor (exclusief uitzonderingen)  Overtollige ruimte wordt afgestoten t.b.v. commerciële verhuur

Scenario B: ‘Stadhuis als werk- en ontmoetingsplek’ (factor 0,4)  Ontmoeting staat centraal, zowel tussen medewerkers, burgers en sociale partners en wordt gefaciliteerd in het Stadhuis;  Uitgebreid vergadercentrum met goede faciliteiten (FM & ICT), aangevuld met aanlandplekken.  Werkomgeving gericht op ontmoeting én activiteit-gerelateerd werken. Thuiswerken wordt gestimuleerd.  Sturen op aanwezigheid van max. 2-3 dagen op kantoor  Overtollige ruimte wordt afgestoten t.b.v. commerciële verhuur of verhuurd aan sociale partners

Scenario C: ‘Stadhuis als werkplek met aandacht voor ontmoeting’ (factor 0,6)  Ontmoeting staat centraal, zowel tussen medewerkers, burgers als sociale partners en wordt gefaciliteerd in het Stadhuis;  Uitgebreid vergadercentrum met goede faciliteiten (FM & ICT), aangevuld met aanlandplekken.  Werkomgeving gericht op ontmoeting én activiteitgerelateerd werken. Thuiswerken is mogelijk.  Sturen op aanwezigheid van max. 3-4 dagen op kantoor  Overtollige ruimte wordt afgestoten t.b.v. commerciële verhuur of verhuurd aan sociale partners

RESULTATEN 1. Toets toekomstscenario’s aan herijkt afwegingskader 2. Voor- en nadelen per scenario

Voldoet niet Voldoet enigszins

Herijkt afwegingskader (ingevuld) 1/2

Voldoet

Nul-scenario (1)

Scenario A (0,2)

Scenario B (0,4)

Scenario C (0,6)

A: Functioneel gebruik / huisvesting

A. Het functioneel gebruik / huivestingsconcept

Dient activiteit gerelateerd werken te ondersteunen

Vaste werkplekken, weinig variatie

Veelal thuis werkzaam, beperkt flexibel

Wordt bevorderd door variatie werkplekken

Levert maatwerk en maakt plaats- en tijd onafhankelijk (hybride) werken mogelijk

Thuiswerken mogelijk gemaakt door COVID-19

Ja, maar beperkte keuzevrijheid op het Stadhuis

Zowel thuis als op het Stadhuis gefaciliteerd

Bevordert interne samenwerking en ontmoeting tussen medewerkers

Naast de Vide wordt dit weinig ondersteunt

Ontmoeting staat centraal

Speelt in op contactloos klantcontact en verdere digitalisering van dienstverlening richting burgers;

Enigszins, door multifunctioneel ruimtegebruik

Faciliteert samenwerking met ketenpartners / sociale partners (nice to have)

Huidig concept bevordert samenwerking niet

Er is voldoende ruimte voor samenwerking met ketenpartners

Veel toegewezen ruimte voor ketenpartners en samenwerking

Dient een flexibel gebruik van de kantooromgeving mogelijk te maken

Huidige constructie niet flexibel

Focus op overleg, bureauwerk beperkt flexibel

Huisvestingsconcept o.b.v. flexibel in te zetten bouwstenen

Is gezond en conform arbo normen

Temperatuur niet optimaal, luchtvoorziening matig

Verbetering installaties en fysische aspecten

Heeft voldoende draagvlak binnen de organisatie

N.v.t.

Lijkt niet haalbaar

Vegt een zorgvuldig veranderproces op aanzienlijk aant. punten

Vergt een zorgvuldig veranderproces op enkele punten

Herijkt afwegingskader (ingevuld) 2/2 Nul-scenario (1)

Scenario A (0,2)

Scenario B (0,4)

Scenario C (0,6)

€ 804.000 lager**

€ 628.000 lager**

€ 274.000 lager**

Afhankelijk van politiek

B, C, D: Ontwikkelstrategie

B. Impact op financiën

Huisvestingingslasten zijn gelijk of lager dan huidige huisvestingslasten (nul-scenario)

€ 1.900.000

Er zijn voldoende dekkingsbronnen voor de benodigde investering

N.v.t.

C. Uitlijning gemeentelijke vastgoedkaders

Beheer- en organisatiestructuur is kosteneffectief

Eigendom is kosteneffectief*

Eigendom is kosteneffectief

Leegstand wordt tegengegaan door efficiënt ruimtegebruik (nice to have)

Sprake van overcapaciteit m²

Commercieel afzetrisico onzeker

Afzetrisico aanwezig

Afzetrisico beheersbaar

Ondersteunen adaptief vermogen gebouw (nice to have)

Wordt niet ondersteund

Wordt enigszins ondersteund

Is een vereiste

D. Sluit aan op overige beleidsdoelstellingen

Voldoen aan wettelijke normen ten aanzien van duurzaamheid

Draagt bij aan een leefbare dorpskern (nice to have)

Grote aanloop van medewerkers en bezoekers

Beperkte medewerkers en bezoekers, meer bewoners

Grote aanloop van medewerkers en bezoekers

Draagt bij aan de Woonvisie, c.q. realisatie van jongerenen of ouderenwoningen (nice to have)

Draagt niet bij aan woonvisie

Indien woonprogramma wordt gerealiseerd

*We beschouwen de kosteneffectiviteit in het licht van het totaal aan beheerkosten van het Stadhuis over de hele looptijd. In het conceptadvies rapport zijn de voor- en nadelen van eigendom en ‘sale-laseback’ in beeld gebracht. Voordeel van eigendom is dat over het totaal genomen, de gemeente goedkoper uit is. ** Kapitaallasten zijn gebaseerd op gegevens van 2021-2024, vanaf 2025 is een inschatting gedaan op basis van gegevens 2021-2024.

D. CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

CONCLUSIES: VOOR- EN NADELEN PER SCENARIO Scenario

Voordelen +

Nadelen -

Nul-scenario (1)

1. Grote aanloop van medewerkers en bezoekers naar aangrenzend centrum (t.b.v. leefbaarheid)

1. Huisvestingsconcept voldoet niet aan eisen en wensen van de gemeente. 2. Inefficiënt ruimtegebruik kantooromgeving 3. Weinig adaptief vermogen gebouw

Scenario A (0,2)

1. Huisvestingsconcept voldoet grotendeels aan eisen en wensen van de gemeente. 2. Huisvestingslasten zijn lager dan huidige exploitatielasten. 3. Zeer efficiënt ruimtegebruik kantooromgeving 4. Bijdrage woonvisie door afstoot gedeelte van het pand

1. Activiteitgerelateerd werken wordt enigszins belemmert door beperkte mogelijkheden op stadhuis (gericht op overleg). 2. Commercieel afzetrisico (vraag kantoorruimte onzeker)

Scenario B (0,4)

1. Huisvestingsconcept voldoet aan eisen en wensen van de gemeente. 2. Huisvestingslasten zijn lager dan huidige exploitatielasten. 3. Zeer efficiënt ruimtegebruik kantooromgeving 4. Bijdrage woonvisie door afstoot gedeelte van het pand

1. Commercieel afzetrisico enigszins onzeker 2. Verhuur aan partners enigszins onzeker

Scenario C (0,6)

1. Huisvestingsconcept voldoet aan eisen en wensen van de gemeente. 2. Huisvestingslasten zijn lager dan huidige exploitatielasten. 3. Efficiënt ruimtegebruik kantooromgeving 4. Kan bijdragen aan de woonvisie, indien wordt gekozen voor alternatieve invulling met woningen 5. Commercieel afzetrisico beheersbaar

1. Verhuur aan partners enigszins onzeker.

AANBEVELINGEN (1/2) Wij adviseren om op de korte termijn scenario C (0,6) verder uit te werken. Vanuit het afwegingskader benaderd sluiten zowel scenario B en C goed aan op de eisen en wensen van de gemeente en zijn beide technisch uitvoerbaar. Met het oog op de implementatiefase van het huisvestingsconcept is scenario C echter minder risicovol en beter uitvoerbaar dan scenario B. Dit komt doordat: 1.

scenario C een kleiner afzetrisico met zich meebrengt ten aanzien van de invulling van overtollige vierkante meters.

2. scenario B een grotere mentale aanpassing van medewerkers vraagt dan scenario C; een proces dat tijd vergt en op korte termijn mogelijk tot veel weerstand leidt.

Randvoorwaarden voor het laten slagen van hybride werken: 1.

Stuur als organisatie gericht op aanwezigheid van 3-4 dagen per week bij scenario C;

Stuur als organisatie gericht het spreiden van overleggen gedurende de week;

Creëer een cultuur van vertrouwen en openheid;

Maak hybride werken aantrekkelijk door de juiste faciliteiten (ook thuis) aan te bieden en waar mogelijk maatwerk aan te bieden.

Neem medewerkers tijdig mee in zowel de harde als zachte de verandering van het huisvestingsconcept. Wat staat medewerkers te wachten in praktische zin, maar zeker ook in mentale zin? Wat wordt er verwacht van de medewerkers qua cultuur en gedrag? Laat medewerkers onderdeel zijn van de verandering.

Nadat het nieuwe huisvestingsconcept succesvol is geïmplementeerd en meer zekerheid is over de mogelijke invulling van overtollige vierkante meters kan op langere termijn alsnog overwogen worden om scenario B (0,4) te implementeren vanuit scenario C (0,6)

AANBEVELINGEN (2/2) Daarnaast adviseren wij om de wenselijkheid en haalbaarheid van de alternatieve invullingen nader te onderzoeken. De alternatieve invullingen (afstoten t.b.v. woningen, afstoten t.b.v. kantoren en verhuur aan ketenpartners) bieden namelijk verschillende voor- en nadelen: 1.

Het afstoten ten behoeve van woningbouw lijkt haalbaar, maar kan enkel in de zijvleugel op de 2e etage gerealiseerd worden en biedt dus geen volledig antwoord mogelijk vrij te komen vierkante meters in de toekomst.

2. Het afstoten t.b.v. kantoren is vanuit financieel oogpunt aantrekkelijk, maar het afzetrisico is groter dan bij woningen. 3. Verhuur aan partners biedt kansen ten aanzien van samenwerking, maar levert vanuit financieel oogpunt minder op dan vierkante meters af te stoten.

Tot slot adviseren wij om een stapsgewijze aanpak uit te werken voor de implementatie van het huisvestingsconcept. Nadat is besloten over het voorkeursscenario (scenario C) is het aan te bevelen om een stapsgewijze aanpak te ontwikkelen voor de transitie van zowel de organisatie als het stadhuis naar de nieuwe, gewenste situatie. Daarbij rekening houdend met een logische schuifpuzzel van afstoten en herontwikkelen in het Stadhuis – waarbij lopende processen zo min mogelijk worden gestoord en de organisatie wordt voorbereid op de veranderingen.

E. VERVOLG

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10253724/1