Rechtmatigheidsverantwoording 2022
Tekst van het document
Rechtmatigheidsverantwoording Inleiding Vanaf het boekjaar 2023 wordt de rechtmatigheidsverantwoording een verplicht onderdeel in de jaarrekening. Het college geeft dan een verantwoording af over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. In de Auditcommissie is afgesproken dat met het opstellen van de jaarrekening 2022 alvast “geoefend” wordt met de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij de door de raad vastgestelde kaders voor 2023 worden toegepast op 2022. In dit memo worden eerst enkele onderdelen uit de “Kadernota rechtmatigheid 2023” toegelicht. Daarna volgt de “oefening” rechtmatigheidsverantwoording 2022.
Uitgangspunt wetgever Met ingang van het verslagjaar 2023 geeft het college – en dus niet meer de accountant – een verantwoording af over de rechtmatigheid. Hiermee wil de wetgever de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukken én de gemeentefinanciën dichter bij de raad en inwoners brengen. De reikwijdte van de verantwoording door het college blijft overigens gelijk aan de oude situatie, waarin de accountant een oordeel gaf.
Collegeverantwoording De verantwoording die het college aflegt is gebaseerd op een standaardmodel dat bij wet is vastgelegd. De tekst van de verantwoording ligt vast en moet door het college op de volgende punten worden aangevuld: 1. Datum vaststelling normenkader; 2. De door de raad vastgestelde verantwoordingsgrens; 3. Wel of niet voldoen aan rechtmatigheidscriteria; 4. Geconstateerde afwijkingen boven de verantwoordingsgrens. Het college maakt in haar verantwoording gebruik van de begrippen ‘fouten’ en ‘onduidelijkheden’ om de afwijkingen te duiden. De begrippen hebben ieder een eigen betekenis.
Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens houdt in dat rechtsmatigheidsfouten pas in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen en toegelicht, wanneer zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. Wanneer het voor het college niet duidelijk is of financieel rechtmatig is gehandeld, is er sprake van een onduidelijkheid. Onduidelijkheden worden ook pas in de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en toegelicht als zij boven het door de raad vastgestelde percentage komen. In de raad van 22 maart 2023 is de verantwoordingsgrens vastgesteld op 2% van de totale lasten (inclusief toevoegingen aan de reserve), ad. €7 miljoen.
Paragraaf bedrijfsvoering De paragraaf bedrijfsvoering in de jaarrekening is de plek waar het college onderwerpen die de rechtmatigheid raken en de beheersing daarvan, toelicht. Daarnaast moet er in ieder geval een toelichting worden gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. In deze paragraaf komen ook de tussentijdse communicatie met de raad (of de reden waarom deze achterwege is gebleven) en de verbetermaatregelen die zijn genomen om het handelen conform wet- en regelgeving afdoende in processen te waarborgen aan de orde. In de raad van 22 maart 2023 is de rapportagegrens vastgesteld op €100.000.
Rechtsmatigheidsverantwoording 2022
1
Controle accountant De verantwoording van rechtmatigheid door het college gaat na de wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening. Hiermee blijft de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid minimaal op het huidige kwaliteitsniveau. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt hiermee te vervallen. De beoordeling van de getrouwheid door de controlerend accountant geeft aan dat vertrouwd mag worden op de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Een goedkeurende verklaring voor getrouwheid betekent dan ook dat de rechtmatigheidsverantwoording feitelijk juist en volledig is. De uitlatingen die opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording, komen geheel voor rekening van het college. De controleverklaring en het verslag van bevindingen van de accountant zien dus uitsluitend nog op de getrouwheid. Dit betekent onder meer dat rechtmatigheidsfouten en gemelde onduidelijkheden in de rechtmatigheid, geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring (tenzij de van invloed zijn op de mate van getrouwheid).
Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen dat er omvangrijke rechtmatigheidsfouten opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van het college, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is. Dit komt doordat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit moet voor de raad uiteraard geen belemmering zijn om met het college een kritisch gesprek te voeren over de rechtmatigheidsfouten of omvangrijke onduidelijkheden in de rechtmatigheid.
Consequenties Voor de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording heeft de raad een grens vastgesteld van 2%. Als de rechtmatigheidsfouten of onduidelijkheden onder deze grens blijven, hoeft het college geen verantwoording af te leggen. De fouten en onduidelijkheden moeten wel toegelicht worden in de paragraaf bedrijfsvoering. Dit is te vergelijken met een goedkeurende verklaring van de accountant in de oude situatie. Het college moet wel verantwoording afleggen als de fouten of onduidelijkheden groter zijn dan de 2% grens. Dit is te vergelijken met een verklaring met beperking of een afkeurende verklaring van de accountant in de oude situatie. In de nieuwe situatie is dit onderscheid er niet meer voor het onderdeel rechtmatigheid. Overschrijding van de verantwoordingsgrens zal, net als in de oude situatie, extra aandacht vragen van de raad, stakeholders, provincie en ministerie van BZK. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Rechtsmatigheidsverantwoording 2022: (Dit is een standaardmodel, dat bij wet is vastgelegd en een verplicht onderdeel vanaf 2023 in de jaarrekening)
Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatigheidsverantwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn nageleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op 22 maart 2023 vastgestelde Rechtsmatigheidsverantwoording 2022
2
normenkader (onderdeel van het Controleprotocol 2023) van de relevante wet- en regelgeving verder toegelicht. Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op ad. €7 miljoen.
Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Onderdeel rechtmatigheid in paragraaf bedrijfsvoering 2022: (Dit is een verplicht onderdeel vanaf 2023 in de paragraaf Bedrijfsvoering van de jaarrekening)
Aanbestedingen Beschrijving fouten Aanbesteding In totaal zijn 25 dossiers onrechtmatig bevonden, voor een totaalbedrag van €4.095.576,51. Inclusief de extrapolatie van deze fouten over de totale massa bedraagt de onrechtmatigheid op aanbestedingen €6,8 miljoen. - Bij twee dossiers is de contractwaarde overschreden. Deze dossiers hebben een waarde van €264.436,84. - Dertien dossiers zijn ten onrechte niet aanbesteed. Deze dossiers hebben een waarde van €2.771.873,69. - Tien dossiers zijn eerder dit jaar als onrechtmatig aangemerkt, vanwege een overschrijding van de contractwaarde of omdat ze ten onrechte niet aanbesteed zijn. Deze dossiers hebben een waarde van €1.059.265,98. Oorzaak Op hoofdlijnen zijn er drie oorzaken te noemen: 1. Lopende contracten waarbij de totale contractwaarde is uitgenut. Dit wordt vaak veroorzaakt doordat het contract vooraf te “zuinig” geraamd is, waardoor tegenvallers, meerwerk en/of gevolgen van inflatie of crisissen ervoor zorgen dat de totale contractwaarde eerder op is. 2. Enkele nationale aanbestedingen zijn ten onrechte aanbesteed als werk. Achteraf is uit de controle gebleken dat het een dienst betrof, waardoor deze opdrachten, gezien de EU-grens, Europese aanbesteed had moeten worden. Bij enkele onderhoudscontracten was dit het geval. Overigens is het onderscheid tussen werken en diensten soms zeer lastig te maken. 3.
Soortgelijke opdrachten aan één bepaalde leverancier/onderneming, die onderhands of nationaal worden aanbesteed, worden op grond van de Europese aanbestedingsregels opgeteld (zogenoemde spendanalyse) over een periode van vier jaar. Zodra het totaalbedrag een EU-aanbestedingsgrens overschrijdt, wordt dit als onrechtmatig aangemerkt. Deze fout wordt veroorzaakt doordat er soms vanuit verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie soortgelijke contracten worden aangegaan met één bepaalde leverancier/onderneming.
Verbeterpunten om deze fouten in de toekomst te voorkomen Ondanks het gegeven dat de Gemeente Nissewaard te maken heeft met omvangrijke, diverse en complexe aanbestedingen en de onrechtmatigheid nooit nul zal worden, ligt de focus op het goed Rechtsmatigheidsverantwoording 2022
3
blijven doen en verbeteren wat beter kan. Zo zijn er al in 2022 diverse acties ingezet om de onrechtmatigheid (voor de toekomst) te beperken, zoals het vooraf ruimer ramen van contractwaardes, maar ook het beëindigen van onrechtmatige contracten, om ze vervolgens aan te besteden. In 2023 is een verbeterplan vastgesteld voor de professionalisering van de inkoopfunctie en het contractmanagement. De formatie binnen team Inkoop is bovendien versterkt en er is een taskforce samengesteld vanuit diverse onderdelen van de organisatie. Dit moet ervoor gaan zorgen dat het bedrag aan onrechtmatigheden in de toekomst teruggedrongen wordt. Beschrijving onduidelijkheden Aanbestedingen Het totaal aan onduidelijkheden binnen de aanbestedingen bedraagt €189.064,63. - Er is voor € 93.144,63 onduidelijkheid over de onderhoudswerkzaamheden van de rioleringen. Het is onduidelijk of deze werkzaamheden gezien worden als een dienst of als een werk. Hiervoor wordt extern juridisch advies ingewonnen. - Het is onduidelijk of in de aanbesteding voor de plaatsing of vervanging van een verkeerregelinstallatie, het onderhoud van de verkeerregelinstallatie voor tien jaar terecht is meegenomen. Daarom is dit voor € 95.920 opgenomen als onduidelijkheid. Sociaal domein Beschrijving onduidelijkheden Sociaal domein Het totaal aan onduidelijkheden binnen het Sociaal Domein bedraagt € 832.527.
Dit heeft uitsluitend betrekking op aanbieders met een productie van minder dan € 75.000,-. Deze onduidelijkheid is onder te verdelen naar verschillende categorieën: - Voor de Lokale Inkoop Jeugdhulp (Zorg In Natura) bedraagt de onduidelijkheid €444.669. Dit bedrag wordt gevormd doordat een zorgaanbieder in Nissewaard geen controleverklaring hoeft te aan te leveren als de productie van de desbetreffende zorgaanbieder minder is dan €75.000. - Een bedrag van € 337.383 wordt veroorzaakt door niet aangeleverde controleverklaringen van zorgaanbieders inzake lokaal ingekochte Wmo hulp (Zorg in Natura). - Daarnaast wordt een bedrag van € 50.475 voor beschermd wonen als onduidelijkheid aangemerkt.
Rechtsmatigheidsverantwoording 2022
4