Raadsvoorstel Uitwerking Governance De Stoep - Convenant Governance De Stoep

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 30 september 2021

casenummer

bijlagen 1

eenheid Directie- en Bestuursadvies

betreft

Uitwerking Governance De Stoep – Convenant Theater de Stoep

Samenvatting: In navolging op het besluit tot verruiming van het mandaat is het convenant ‘Governance Theater de Stoep’ opgesteld. Dit convenant, dat gesloten wordt tussen het college van B&W en de directeur van Theater de Stoep, heeft tot doel het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen en het reguleren van overleg tussen partijen. Het biedt als het ware ‘het kader voor handelen’. Het Convenant maakt onderdeel uit van een bredere structuur, opgezet met als doel om enerzijds meer vrijheid te creëren voor De Stoep om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en anderzijds om een helder kader te bieden voor het gemeentebestuur om haar regierol adequaat te kunnen voeren. Dit voorstel heeft betrekking op het vaststellen van het Convenant, waarbij in het bijzonder aan de raad wordt voorgesteld tot het instellen van een egalisatiereserve voor De Stoep en een eenmalige storting om eventuele tekorten op de begroting als gevolg van de Corona-pandemie, tijdelijk op te kunnen vangen. Daarnaast kan de reserve gebruikt worden voor het egaliseren van exploitatieresultaten van De Stoep. Door verruiming van het mandaat van de directeur is de verwachting dat er efficiënter kan worden gewerkt en dat dit kan zal leiden tot verlaging van de kosten, waardoor tekorten op de exploitatie (zoals in de afgelopen jaren) kunnen worden voorkomen.

De jaren 2020 en 2021 zijn, vanwege de Coronapandemie niet representatief; er zal een evaluatie van de exploitatie van het theater plaatsvinden na het seizoen 2021/2022.

Gevraagd Raadsbesluit: - In te stemmen met het vormen van een egalisatiereserve voor De Stoep conform artikel 3, hoofdstuk 3 van het convenant ‘Governance De Stoep’ (zoals opgenomen in bijlage 1). - In te stemmen met het storten van € 200.000 uit de Coronamiddelen 2021 in de egalisatiereserve en dit te verwerken in de tweede tussenrapportage 2021.

datum

casenummer

30 september 2021

pagina

2 van 7

1. Inleiding Aanleiding Na diverse onderzoeken, zowel in- als extern, hebben college en raad1 besloten tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep, en daarmee indirect om De Stoep onderdeel te houden van de gemeentelijke organisatie en dus niet extern te verzelfstandigen. Aan dit besluit ligt een heldere motivering ten grondslag: verruiming van mandaat van de directeur van De Stoep betreft een zorgvuldige manier om de bedrijfsvoering te optimaliseren en beter aan te laten sluiten bij de activiteiten en behoeften van het theater. Bovendien is het de meest effectieve vorm om de culturele ambities van de gemeente gerealiseerd te krijgen. In navolging op dit besluit, dient daar verder vorm en inhoud aan te worden gegeven. Enerzijds door het formuleren van een handelingskader (deel I) en anderzijds door het vaststellen van de te leveren prestatie en de wijze waarop deze gerealiseerd gaan worden (deel II). Dit advies ziet toe op deel I, over deel II wordt separaat geadviseerd. Bestuurlijk belang Het college geeft uitvoering aan het cultuurbeleid zoals dat door de raad is vastgesteld. De daarin beschreven doelstellingen dragen bij aan de complete gemeente die Nissewaard wil zijn, waar inwoners prettig en veilig kunnen wonen, werken en ontspannen.

In het realiseren van deze doelstellingen spelen culturele instellingen, waaronder het theater en het CvdK, een essentiële rol. De positionering van, en sturing op, De Stoep zijn dientengevolge van groot bestuurlijk belang. Centrale vraag De centrale vraag die voorligt is: ‘op welke wijze wordt invulling gegeven aan het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De stoep, in het bijzonder: wat is het handelingskader waarbinnen De Stoep kan opereren?’ 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Dit advies betreft een uitwerking van het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep; een besluit als gevolg waarvan de governance-structuur is afgestemd op de culturele ambities van de gemeente en waarbij tevens aandacht is voor het zo efficiënt mogelijk omgaan met overheidsgeld. 3. Kader Bij de nadere invulling van het besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur, zijn de volgende elementen kader stellend. Inhoud doelstellingen De Stoep draagt bij aan het realiseren van het gemeentelijke cultuurbeleid betreffende cultuurparticipatie en -educatie en draagt tevens bij aan het profileren van Nissewaard als een levendige gemeente met goede culturele voorzieningen. De ambities van de gemeente Nissewaard voor kunst en cultuur zijn vastgelegd in de cultuurnota.

Sturing op doelstellingen Een verruiming van mandaat betekent niet dat situatie onoverzichtelijk en ongeordend mag worden, integendeel. Met de uitwerking van het besluit moet een structuur worden neergezet die gebruikt kan worden om als gemeentebestuur gericht te kunnen sturen op het realiseren van de doelstellingen en ambities. 1

Achtereenvolgens op 15 december 2020 en 27 januari 2021

datum

30 september 2021

casenummer

pagina

3 van 7

Voorstel Geadviseerd wordt om uitvoering te geven aan het besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep door het vaststellen van het Convenant ‘Governance De Stoep’; een handelingskader dat wordt overeengekomen tussen het college van B&W en de directeur van de Stoep. Het vaststellen van het Convenant betreft een collegebevoegdheid, met uitzondering van artikel 3 van hoofdstuk 3. Dit artikel heeft betrekking op het vormen van een egalisatiereserve voor De Stoep. Dit betreft een raadsaangelegenheid en wordt om die reden voorgelegd aan de raad. Evenals het verzoek tot het storten van de extra middelen (zoals eerder toegekend aan De Stoep uit de Coronamiddelen en vanuit de Provincie) in de egalisatiereserve. Toelichting Inhoud Convenant In het Convenant worden afspraken vastgelegd ten aanzien van: huisvesting en onderhoud, budget en financiën, personele aangelegenheden en rapportage en overleg, wat in hoofdlijnen neerkomt op het volgende: Huisvesting en onderhoud Het pand waarin het theater gevestigd is, is eigendom van de gemeente. Tussen de eenheid Ruimtelijk Beheer (team Openbare werken, parkeren en gebruik) en De Stoep (theater) zijn afspraken gemaakt over de verdeling in verantwoordelijkheid en werkzaamheden ten aanzien van het pand. Bij het CvdK ligt dit anders. Het pand waarin het CvdK gevestigd is wordt gehuurd.

In het huurcontract is de demarcatie in verantwoordelijkheid tussen verhuurder en huurder opgenomen. De eenheid Ruimtelijk Beheer (team Openbare werken, parkeren en gebruik) ondersteunt De Stoep (CvdK) hierin. Budget en financiën Voorgesteld wordt om een egalisatiereserve te vormen voor De Stoep waarin positieve resultaten (overschotten) worden gestort en waaraan negatieve resultaten (tekorten) worden onttrokken. Het doel van deze reserve is het opvangen van schommelende resultaten en het creëren van enige vrijheid van handelen door de besteding van de reserve te mandateren aan de directeur De Stoep. Individuele mutaties die het gevolg zijn van toepassing van bestaand beleid worden dan niet afzonderlijk vooraf door raad geautoriseerd, maar achteraf via verantwoording in de jaarstukken. Personele aangelegenheden De directeur van De Stoep kent een mandaat overeenkomstig de functie van Manager, zoals vastgelegd in het Mandaatbesluit van de gemeente Nissewaard. Voorgesteld wordt om enkele bevoegdheden vanuit de functie Manager Dienstverlening over te dragen aan de directeur van De Stoep. Dit met als doel ruimte te creëren die nodig is om snel te kunnen schakelen binnen de bedrijfsvoering van De Stoep.

Dit mandaat richt zich op bevoegdheden die betrekking hebben op het aangaan van overeenkomsten op het gebied van arbeidsvoorwaarden en het nemen van besluiten op het gebied van vakantie, verlof, opleiding en dergelijke. Rapportage en overleg Tot slot bevat het Convenant afspraken over verantwoording en monitoring; welke zaken en stukken worden wanneer aangeleverd / besproken en met wie.

datum

30 september 2021

casenummer

pagina

4 van 7

Samenhang Het Convenant maakt onderdeel uit van een bredere structuur, opgezet met als doel om enerzijds meer vrijheid te creëren voor De Stoep om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en anderzijds om een helder kader te bieden voor het gemeentebestuur om haar regierol adequaat te kunnen voeren. De opgezette structuur per 1 januari 2021 wordt hieronder schematisch weergegeven. Voor een meer gedetailleerde toelichting wordt verwezen naar bijlage 1a.

Convenant Het convenant, dat gesloten wordt tussen het college van B&W en de directeur van De Stoep, heeft tot doel het expliciteren van de wederzijdse rechten en verplichtingen en het reguleren van overleg tussen partijen. Het biedt als het ware ‘het kader voor handelen’ en wordt om die reden voor een langere periode (voor de duur van tien jaar) overeengekomen. Prestatiecontract Het prestatiecontract geeft een overzicht van de door de directeur van De Stoep te behalen doelen ter realisatie van de uitgangspunten in de cultuurnota2, (en de daarop gebaseerde doelstellingen uit het uitvoeringsprogramma), uit te voeren binnen het daarvoor gestelde handelingskader (convenant). De prestatieafspraken zijn bepalend voor de inhoud van de bedrijfsplannen. De prestatieafspraken worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, tussentijds worden de afspraken gemonitord en wordt waar nodig bijgestuurd. Bedrijfsplan Zowel het theater als het CvdK stelt een bedrijfsplan op. Hierin worden de ambities beschreven; wat gaat, wanneer gedaan worden om de prestatieafspraken (opgenomen in het prestatiecontract) te realiseren binnen het daarvoor gestelde kader (convenant). De bedrijfsplannen worden telkens voor de duur van vier jaar gemaakt, waarbij de planning gelijk loopt aan die van de cultuurnota en het prestatiecontract. 4.

Argumentatie Met deze constructie ontstaat meer vrijheid voor het theater om binnen het bestaande budget de doelstellingen gerealiseerd te krijgen en heeft het gemeentebestuur de tools in handen om gericht te kunnen sturen, hetgeen nodig is aangezien zij in volle omvang eindverantwoordelijk is en blijft voor het functioneren van De Stoep.

2

Nota Kunst en Cultuur in Nissewaard 2020-2026 ‘In de schijnwerpers!’, gemeenteraad juli 2020.

datum

30 september 2021

casenummer

pagina

5 van 7

5. Maatschappelijk draagvlak De vraag of sprake is van maatschappelijk draagvlak is in deze niet relevant. 6. Financiële consequenties Begroting 2022 - 2025 De begroting is gebaseerd op het in november 2017 vastgestelde bedrijfsplan 2017-2020. De afgelopen jaren is de begroting niet aangepast op het gestegen aantal bezoekers, maar liet het jaarrekeningresultaat wel een tekort zien op de exploitatie. Bij opstelling van het nieuwe bedrijfsplan zou een evaluatie van de begroting en een eventuele bijstelling plaatsvinden. Door de Coronapandemie zijn de exploitatieresultaten van het theater van 2020 en 2021 niet representatief. Daarom is ervoor gekozen om een begrotingsevaluatie na het seizoen 2021/2022 te laten plaatsvinden. Sinds de opening van het nieuwe theater zijn de bezoekers bijna verdubbeld en daarmee zijn ook de kosten voor inzet personeel, inkoop voorstellingen, vervanging van meubilair, opbrengst kaartverkoop etc. navenant gestegen. De afgelopen jaren is de begroting hierop niet aangepast, maar liet het jaarrekeningresultaat wel een tekort zien op de exploitatie. Door verruiming van het mandaat van de directeur is de verwachting dat er (op termijn) efficiënter kan worden gewerkt en dat dit zal leiden tot verlaging van de kosten, waardoor tekorten op de exploitatie (zoals in de afgelopen jaren) kunnen worden voorkomen.

Er zal (conform inhoud Convenant) worden gemonitord of De Stoep binnen de geformuleerde financiële kaders blijft. Egalisatiereserve Voor de financiële gevolgen van dit specifieke besluit wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van het Convenant. In dit kader wordt voorgesteld tot het vormen van een egalisatiereserve (artikel 3), met als doel het opvangen van schommelende resultaten en het creëren van enige vrijheid van handelen door de besteding van de reserve te mandateren aan de directeur De Stoep. Individuele mutaties die het gevolg zijn van toepassing van bestaand beleid hoeven dan niet afzonderlijk vooraf door raad geautoriseerd te worden, maar kan achteraf via verantwoording in de jaarstukken geschieden. Eenmalige storting Tevens wordt voorgesteld om een eenmalige storting van € 200.000 te doen uit de Coronamiddelen (zoals eerder toegekend aan De Stoep) en dit te verwerken in de tweede tussenrapportage 2021. Dit met als doel om eventuele tekorten op de begroting tijdelijk op te kunnen vangen. In eerste instantie mogelijke tekorten als gevolg van de Corona-pandemie. Zo zal de klantenkring (voorstellingen, lessen, huur van ruimtes etc.) weer moeten worden opgebouwd, waarbij rekening moet worden gehouden met enige mate van terughoudendheid als gevolg van angst en weerstand in verband met testbeleid bij toegang etc.

Ook is door de vele digitale bijeenkomsten tijdens de Corona-pandemie wellicht een blijvende werkwijze voor bedrijven ontstaan, hetgeen ten koste zou gaan van fysieke bijeenkomsten in Theater de Stoep. Naast het opvangen van de mogelijke tekorten als gevolg van de Coronapandemie, kan de reserve gebruikt worden voor het egaliseren van exploitatieresultaten van De Stoep. De verwachting is dat er door verruiming van het mandaat van de directeur (op termijn) efficiënter kan worden gewerkt, dat dit zal leiden tot verlaging van de kosten en daarmee tot het voorkomen van tekorten op de exploitatie (zoals in de afgelopen jaren het geval was). Monitoring en valuatie Zoals hierboven reeds opgemerkt is het nog de vraag wat de financiële effecten van de Coronapandemie zijn en of het besluit tot verruiming van het mandaat zal leiden tot een besparing, of beter

datum

30 september 2021

casenummer

pagina

6 van 7

gezegd: ‘het wegwerken van een structureel tekort op de begroting’. Om die reden zullen de financiële ontwikkelingen worden gemonitord en zal na afloop van het seizoen 2021-2022 een begrotingsevaluatie plaatsvinden. 7. Communicatie van het besluit Interne communicatie Gemeenteraad Middels een themabijeenkomst op 3 november 2021 wordt de gemeenteraad geïnformeerd over voorgestelde structuur per 1 januari 2022, zoals wordt voorgesteld als uitwerking van het eerder genomen besluit tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep. Ondernemingsraad Ten aanzien van de keuze tot verruiming van het mandaat van de directeur van De Stoep is de OR meegenomen in de ontwikkelingen en is uiteindelijk, in het kader van artikel 25 van de WOR, advies gevraagd aan de OR. Op 4 december 2020 heeft de OR een positief advies uitgebracht. Ook ten aanzien van het voorliggende besluit is de OR meegenomen; een mondelinge toelichting heeft plaatsgevonden op 17 juni en 2 september 2021, ook zijn de conceptstukken toegestuurd. Ondanks dat de OR formeel geen adviesrecht heeft in deze, heeft zij bij schrijven van 15 jl. september ook ten aanzien van dit voorstel een positief advies gegeven. Medewerkers De medewerkers die het betreft worden geïnformeerd over dit besluit. Communicatie verloopt via de lijn: de directeur van het theater is verantwoordelijk voor het informeren van zijn medewerkers.

Externe communicatie Aangezien het advies betrekking heeft op een interne aangelegenheid, kan externe communicatie achterwege blijven. 8. Realisatie van het besluit Het vaststellen van het Convenant betreft een collegebevoegdheid, met uitzondering van artikel 3 van hoofdstuk 3. Dit artikel heeft betrekking op het vormen van een egalisatiereserve voor De Stoep. Dit betreft een raadsaangelegenheid en wordt om die reden voorgelegd aan de raad. Evenals het verzoek tot het storten € 200.000 uit de Coronamiddelen 2021 (zoals eerder toegekend aan De Stoep uit de Coronamiddelen en vanuit de Provincie) in de egalisatiereserve. Na besluitvorming (zowel over deel I als deel II), zal met ingang van 1 januari 2022 gewerkt worden op basis de nieuwe structuur: convenant (als handelingskader), prestatieafspraken (als afspraken ter realisatie van de culturele ambities) en de bedrijfsplannen (als uitwerking van de wijze waarop de ambities gerealiseerd zullen worden). 9. Bijlagen Dit advies bevat de volgende bijlage: 1. Convenant ‘Governance de Stoep 2022 – 2032’, met de bijbehorende bijlagen: a. Schematische weergave producten en doorlooptijden b. Demarcatielijst theater de Stoep en CvdK c. Aanpassing mandaatbesluit

datum

30 september 2021

casenummer

pagina

7 van 7

10. Advies Commissie

de secretaris,

de burgemeester,