Raadsvoorstel 1e Turap 2021 Syntrophos

Burgemeester en Wethouders

Aan de Raad

datum 30 april 2021

casenummer

bijlagen

afdeling Control en Informatie

betreft

raadsvoorstel jaartukken 2020, 1e tussenrapportage 2021 en ontwerpbegroting 2022 Syntrophos

Samenvatting: Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos zijn er diverse financiele stukken ontvangen. Het gaat om de; - Jaarstukken 2020 - 1e tussenrapportage 2021. - Ontwerpbegroting 2022 De corona-crisis brengt de verdere digitalisering van onze maatschappij in een versnelling. Ook gemeenten ontkomen niet aan de grote en ingewikkelde opgaven om de dienstverlening en bedrijfsvoering verder te transformeren. Deze digitale transformatie vraagt om een nieuwe kijk op oplossingen die de gemeenten vooruit gaan brengen. Of het nu gaat om een compleet nieuwe omgevingswet of intelligente CO2-sensoren in onze vergaderzalen. Door, vanuit strategisch keuzes met een gezamenlijk doel te acteren, kunnen we keuzes maken in oplossingen die het meeste waarde leveren voor de gemeente en haar burgers. De IT-infra is geheel gemoderniseerd en toekomstbestendig gemaakt door een investering van € 1,2 miljoen in centrale servers, core switches en toegangs-servers. De IT-omgevingsmigratie van de gemeente Nissewaard naar deze nieuwe infrastructuur is in november 2020 met succes afgerond. Het 3-jarige contract met Microsoft is in 2020 opnieuw uit onderhandeld en uitgebreid met gewenste licenties voor MS Office365 inclusief MS Teams. Ondanks deze uitbreidingen is de totale contractwaarde nagenoeg gelijk gebleven.

De financiële effecten, van de in 2021 noodzakelijk genomen maatregelen, door onder andere de aanhoudende coronacrisis, zijn verwerkt in de ontvangen 1e tussenrapportage Syntrophos 2021. Voor de gemeente Nissewaard komt dat neer op een stijging naar € 8.711.391 in 2021 aflopend naar €8.138.419 in 2025. Ten opzichte van de in de begroting Nissewaard beschikbare bedragen is er sprake van een nadeel, wat mede veroorzaakt is door de coronacrisis, van € 146.569 in 2021 dalend naar hele kleine nadeel € 36.308 in 2025.

datum

casenummer

11 november 2020

pagina

2 van 6

Gevraagd raadsbesluit: De raad wordt voorgesteld te besluiten om: -

Kennis te nemen van de financiële jaarstukken 2020 van Syntrophos; Kennis te nemen van de eerste tussenrapportage Syntrophos 2021; Kennis te nemen van de ontwerpbegroting 2022 Voorgesteld wordt in te stemmen met de voorlopige jaarstukken 2020, de 1e tussenrapportage 2021 en de ontwerp-begroting 2022. De financiële consequenties van dit advies mee nemen in de perspectiefnota van de gemeente Nissewaard; Deze stukken voorleggen aan de gemeenteraad en voorstellen in te stemmen met de aangeboden stukken en geen zienswijze in te dienen.

1. Inleiding Aanleiding Van de gemeenschappelijke regeling Syntrophos zijn is er een document ontvangen date in dit raadsvoorstel wordt behandeld. Het gaat om: - Jaarstukken Syntrophos 2020; - Eerste tussenrapportage 2021; - Ontwerpbegroting 2022. De documenten zijn bijgevoegd. Bestuurlijk belang Door middel van een tussenrapportage heeft de gemeente zicht op de financiële situatie van Syntrophos gedurende het lopende begrotingsjaar. Centrale vraag De vraag die beantwoord moet worden is of uw raad een zienswijze op de tussenrapportage wil indienen en of u bereid bent over te gaan tot het wijzigen van de begroting als gevolg van de tussenrapportage. Financiële jaarstukken 2020 Het jaar 2020 was een bijzonder jaar. De wereldwijde COVID-19 pandemie heeft veel veerkracht van gemeenten en de medewerkers van Syntrophos gevraagd. In 2020 is de vraag naar ICT-oplossingen en voorzieningen voor thuiswerken explosief gestegen. De plaats- en tijd onafhankelijke werkplekstrategie heeft zijn waarde bewezen in tijden waar men nauwelijks naar kantoor mag komen in verband met de Corona-crisis. Het tijdig anticiperen op een groter wordende behoefte aan bandbreedte om soepel thuis te kunnen werken en het snel omschakelen naar videoconferencing voor o.a. raads-vergaderingen zijn belangrijke stappen, die bijgedragen hebben aan de continuïteit van de gemeente.

De IT-infra is geheel gemoderniseerd en toekomstbestendig gemaakt door een investering van € 1,2 miljoen in centrale servers, core switches en toegangs-servers. De IT-omgevingsmigratie van de gemeente Nissewaard naar deze nieuwe infrastructuur is in november 2020 met succes afgerond. Het 3-jarige contract met Microsoft is in 2020 opnieuw uit onderhandeld en uitgebreid met gewenste licenties voor MS Office365 inclusief MS Teams. Ondanks deze uitbreidingen is de totale

datum

11 november 2020

casenummer

pagina

3 van 6

contractwaarde nagenoeg gelijk gebleven. In 2020 is verder gewerkt aan een stabiele omgeving met goede verbindingen. Dit heeft er mede voor gezorgd dat, nu we sinds maart 2020 in de greep van het Corona-virus zijn, ook onze gemeentelijke organisatie in staat is massaal thuis te werken. De financiële gevolgen van de financiële jaarstukken zijn al opgenomen in de tussenrapportage van de gemeente Nissewaard. Ten aanzien van de financiële jaarstukken over 2020 wordt, onder verwijzing naar de toelichting in de financiële paragraaf hierna, voorgesteld deze voor kennisgeving aan te nemen. Eerste tussenrapportage 2021 Over het lopende begrotingsjaar heeft de gemeente een eerste tussenrapportage 2021 ontvangen. Een dergelijke tussenrapportage wordt ter kennisgeving toegezonden. Hierbij geldt niet zoals bij een ontwerpbegroting of een begrotingswijziging een wettelijke zienswijzeprocedure. Uiteraard heeft uw college altijd de mogelijkheid desondanks een reactie richting het bestuur van Syntrophos te geven. In overleg met de demandmanagers en vertegenwoordigers van financiële afdelingen van de deelnemers waren de uitgangspunten voor deze tussenrapportage vastgesteld.

Op hoofdlijnen zijn deze uitgangspunten:  Indexatie van de contracten en licenties van 3,6% (op basis van de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij iT (GIBIT), in de begroting 2021 was reeds rekening gehouden met 1,4%, dit wordt naar verwachting 3,6%.  Personeelsbezetting gebaseerd op de bezetting van 49,4 Fte. Voorheen was die 47 FTE maar door de extra opdrachten van de gemeenten neemt ook het beheer toe.  In verband met Corona is rekening gehouden met 1,0 Fte gedurende het 1e halfjaar op de helpdesk.  Invoering van huurkosten voor het gebruik van de Main Equipment Room (MER) in zowel Rockanje als Spijkenisse (met ingang van 1-1-2021 op basis van de intentieovereenkomst)  De investeringsbegroting wordt geïndexeerd en het nader in te delen (NITD) budget van € 550.000 wordt in zijn geheel ingezet voor aanschaf van mobiele hardware. Deze uitgangspunten zijn doorgerekend en leiden tot een bijstelling van de kostenbegroting 2021 met € 512.261. De kostenstijging zijn een gevolg van:  € 246.867 bijstellingen Syntrophos: voornamelijk als gevolg van de indexering van contracten ad € 246.370, daarnaast heft de daling van geleverde diensten door deelnemers (€ 73.917), de stijging door overige lasten en personeelslasten, vrijwel op.  € 265.394 door opdrachten van de gemeenten. Voor Nissewaard betreft dit een bedrag van € 149.471.

Omdat de kosten met € 512.261 toenemen, nemen de bijdragen ook met € 512.261 toe. Voor gemeente Nissewaard betekent dit een verhoging van de bijdrage van € 282.653 tot een bedrag van € 8.711.391 Van de bijdrage van € 282.653 is € 136.084 gedekt vanuit de business (afdelingen binnen de gemeente). De extra (structurele)bijdrage ad € 146.569 wat wordt veroorzaakt door bijstellingen van indexeringen van contracten wordt meegenomen als knelpunt in de perspectiefnota.

datum

11 november 2020

casenummer

pagina

4 van 6

Ontwerpbegroting 2022 Door Syntrophos is de 1e tussenrapportage 2021 en de begroting 2022 -2025 ingediend. Ten opzichte van het beschikbare budget is er sprake van een toename van de kosten van Syntrophos wat leidt tot een tekort in 2021 van € 146.569 aflopend naar een tekort van € 36.308 in 2025. Een gedeelte van de hogere kosten wordt veroorzaakt door extra gegeven opdrachten waartegenover ook extra budget staat. Daarnaast wordt door Syntrophos een aantal bijstellingen doorgevoerd. De drie belangrijkste zijn: 1) Prijsindexatie contracten 2) Verhoging kapitaallasten door investeringsbedrag voor mobiele hardware 3) Indexering personeelslasten Ten aanzien van punt 2 het volgende. Voor de vervanging van de mobiele hardware is een investeringsbedrag van € 590.313 per jaar opgenomen. Hiervan zou dan ongeveer 56% voor rekening van Nissewaard komen. De precieze uitwerking van deze investering is onduidelijk maar de vervangingsinvestering voor de laptop’s (verstrekt okt 2020) is hierin in 2023/2024 meegenomen. De dekking voor de investering voor de laptop’s komt uit de stelpost overhead. Effecten Taakstelling Nissewaard ICT-kosten Deelnemer Nissewaard heeft een taakstelling met betrekking tot Harmonisatie & Rationalisatie (H&R).

In afstemming met de financiële afdeling van Nissewaard zijn de effecten van deze taakstelling – het opzeggen van contracten door Syntrophos van specifieke contracten ten behoeve van de dienstverlening aan Nissewaard- voor de contract kosten Syntrophos concreet als volgt: 2022 : zal 1 contract vervallen; €62.000. 2023 : nog 1 contract en de verdere concrete verwachtingen ; € 225.000. 2. Beoogd maatschappelijk resultaat Syntrophos zorgt voor een veilig en solide ICT voorziening ten behoeve van de gemeente te leveren dienstverlening. Een doordachte begroting hoort daarbij. 3. Kader De P&C cyclus van Syntrophos is geregeld in de Gemeentewet en de Wet gemeenschappelijke regelingen. 4. Argumentatie Door het bestuur van Syntrophos is de eerste tussenrapportage 2021 toegezonden aan de deelnemers. In dit voorstel wordt uw raad geadviseerd hoe met die stukken om te gaan. 5. Maatschappelijk draagvlak Gelet op het feit dat het gaat om een onderwerp dat enkel zich tussen 2 overheden afspeelt, is onderzoek naar maatschappelijk draagvlak niet aan de orde. 6. Financiële consequenties Jaarstukken 2020 De jaarrekening 2020 laat zien dat de gemeentelijke bijdrage € 8.131.563. Er is reeds een bedrag van € 8.083.443 gefactureerd, zodat Nissewaard nog een bedrag van € 48.120 nagefactureerd krijgt over 2020. Hier is in de 2e tussenrapportage van de gemeente Nissewaard al rekening meegehouden.

1e tussenrapportage 2021 De 1e Tussenrapportage 2021 laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2021 stijgt met een bedrag van € 282.653. Hiervan is € 136.084 gedekt vanuit de business. De extra (structurele)bijdrage ad € 146.569 wat wordt veroorzaakt door bijstellingen van indexeringen van contracten wordt meegenomen als knelpunt in de perspectiefnota.

datum

casenummer

pagina

11 november 2020

5 van 6

Ontwerpbegroting 2022 - 2025 Het ontwerp-begroting laat zien dat de gemeentelijke bijdrage voor 2022 € 8.583.549 bedraagt. Dit bedrag zal opgenomen worden in de Kadernota 2022-2025. Meerjarenperspectief 2022 – 2025; deelnemersbijdrage Nissewaard 2022 - € 8.583.549 2023 - € 8.339.487 2024 - € 8.138.442 2025 - € 8.138.419 Budget Syntrophos d.d. 21-04-2021

2021

2022

2023

2024

2025

Kosten conform 1e tussenrapportage 2021/begroting 2022 8.711.391 8.583.549 8.339.487 8.138.442 8.138.419 Beschikbaar budget Indexatie 1,9% Dekking nieuwe aanvragen Dekking aanschaf laptop's

8.391.370 8.247.294 7.932.761 7.607.924 7.607.924 149.248 146.442 140.216 140.098 173.452

152.814

144.579

119.089 235.000

119.089 235.000

Totaal dekking

8.564.822 8.549.356 8.223.782 8.102.229 8.102.111

Verschil (-=nadelig)

-146.569

-34.193

-115.705

-36.213

7. Communicatie van het besluit Het besluit van uw raad zal worden gecommuniceerd aan het bestuur van het Syntrophos. 8. Realisatie van het besluit Realisatie van het besluit geschiedt door bekendmaking ervan aan het bestuur van Syntrophos. 9. Bijlagen  Jaarstukken 2020;  Eerste tussenrapportage 2021;  Ontwerpbegroting 2022;  Conceptraadsvoorstel en -besluit; 10. Advies Commissie In de vergadering van de commissie Bestuur van ……………. Adviseerden de aanwezige fracties ....

de secretaris,

de burgemeester,

-36.308

datum

11 november 2020

casenummer

pagina

6 van 6