Document · PDF

Ontwerpbegroting 2023 c.a. Streekarchief; Jaarstukken 2021

Gemeenteraad 29 juni 2022, gemeente NissewaardBij agendapunt: Ontwerpbegroting 2023 c.a. Streekarchief9.968 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

E E K s T A R C 1 H IE F Voorne-Putten

Jaarstukken 2021

INHOUDSOPGAVE Bladzijde

1. JAARVERSLAG 1.1. Programmaverantwoording 1.1.1. Programma Archieven 1.1.2. Algemene dekkingsmiddęlen 1.1.3. Onvoorzien

2 4 4

1.2. Paragrafen 1.2.1. Lokale heffingen 1.2.2. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 1.2.3. Financiering 1.2.4. Bedrijfsvoering ' 1.2.5. Verbonden partijen

5 5 7 7 8

2. JAARREKENING

2.1. Balans per 31 december 2021 2.2. Totaal overzicht van baten lí lasten in de jaarrekening 2021 2.3. Toelichtingen 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling 2.3.2. Toelichting op de balans per 31 december 2021 2.3.3. Toelichting op het overzicht van baten 8i lasten over 2021 2.3.4. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT) 2.3.5. Begrotingsrechtmatigheid 2.3.6 Stand en verloop van de reserves

12 13 14 14 15 17 23 24 25

3. BIJLAGEN 3.1. Kerngegevens 3.2. Controleverklaring 3.3. Vaststellingsbesluit

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

26 27 28

1. JAARVERSLAG 1.1. Programmaverantwoording

1.1.1.

Programma Archieven

Wat hebben we bereikt? Het Streekarchief is een overheidsinstelling en heeft ais hoofdtaak het beheer van de collectie Voorne-Putten in de meest brede zin. Het taakveld is drieledig: het beheer van de overgedragen archieven, het toezicht op de niet-overgedragen archieven en het aan het publiek beschikbaar stellen van de collectie en daarin opgenomen informatie. Beheer van de collectie Voorne-Putten Het Streekarchief Voorne-Putten beheert alle archieven en collecties die voor de geschiedenis van ons gebied van waarde zijn of anderszins bewaard moeten blijven. Daartoe behoren in de eerste plaats de archieven van de deelnemende gemeenten, maar ook de archieven van particulieren zoals verenigingen en instellingen vormen een belangrijk onderdeel van de collectie. Deze maken daar weliswaar slechts een klein percentage van uit maar zijn kwalitatief vaak een belangrijk aanvulling. Het afgelopen jaar konden enkele kleine archieven en documenten worden toegevoegd.

Alle archieven die onder het beheer van het streekarchief behoren zijn openbaar. Daarbij hoort een minimale toegang in de vorm van een inventaris. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het streekarchief daarbij nog steeds een grote achterstand heeft. Wel zijn bestaande toegangen ook via de website te raadplegen en is ook het afgelopen jaar, mede met dank aan een groep vrijwilligers, gewerkt aan het maken van nadere toegangen en transcripties. Deze worden ingevoerd in Maisflexis, het programma waarin het streekarchief alle inventarissen en overige informatie onderbrengt. Dit maakt het doorzoeken en het vinden van relevante gegevens vele malen eenvoudiger. Tevens zijn diverse bronnen zoals registers van de burgerlijke stand, de bevolkingsregisters en kadastrale leggers gedigitaliseerd. Voor de prenten- en kaartencollectie is speciaal verpakkingsmateriaal aangeschaft. Enkele stukken zijn afgezonderd en aan een atelier aangeboden om te worden gerestaureerd. Toezicht op nīet-overoebrachte archieven Het afgelopen jaar zijn rapportages - zgn KPI-verslagen - opgemaakt voor de colleges van de deelnemers; de één uitgebreíder dan de ander. Daarin werd aan de hand van een tiental indicatoren vastgesteld In hoeverre de betreffende gemeente het eigen archiefen informatiebeheer op orde heeft.

Tevens zijn de vernietigings- of selectielijsten beoordeeld en is machtiging tot vernietiging verleend. Met ambtenaren van de gemeenten is gesproken over archiefzaken zoals digitaal werken en het e-depot.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Publlekstaken Door Corona konden veel op het publiek gerichte taken geen doorgang vinden. Meer en meer verloopt de dienstverlening aan de burger via onze website. Veelgebruikte bronnen als registers van de burgerlijke stand zijn daarop te doorzoeken en te raadplegen. Veel aandacht krijgen ook de beeldcollectie van het streekarchief waar duizenden foto's, dia's, glasnegatieven zijn geplaatst en de collectie kranten. Ten behoeve van het publiek is gedurende vier dagen per week de studiezaal geopend. De studiezaalmedewerker is het aanspreekpunt om de vraag van de bezoekers te vertalen in een onderzoeksvraag naar archiefstukken. Het succes van de website leidt weliswaar tot vermindering van het bezoek aan de studiezaal, maar de bezoekers die wél komen hebben veelal verdiepings- of vervolgvragen die de medewerker eerder meer dan minder hoofdbrekens kost dan in het verleden. Buiten de website en studiezaal is er actief contact met de burger. De media wordt actief benaderd om het streekarchief onder de aandacht te brengen, Zo was er een maandelijkse rubriek op RTV Rijnmond en een wekelijkse rubriek in huis-aan-huiskranten in Brielle en Westvoorne. Medewerkers hebben lezingen gehouden voor diverse groepen en over uiteenlopende onderwerpen. Tevens zijn enkele artikelen geplaatst in historische tijdschriften.

Onder de publiekstaken valt ook de ambtelijke ondersteuning: de medewerkers zijn door zitting in gemeentelijke commissies (straatnamencommissies, archeologische begeleidingsdienst en monumentencommissie) nauw betrokken bij andere historische of culturele aspecten van de gemeenten. Tevens is veel contact met historische verenigingen, musea en bibliotheken.

Programma archieven

Realisatie 2021

Lasten Baten Saldo

593.105 703.087 109.983

Raming 2021 Raming 2021 na wijziging voor wijziging e G 770.891 770.891 770.891 770.891 0 0

Bovenstaand overzicht is inclusief algemene dekkingsmiddelen en onvoorziene uitgaven en zonder mutaties aan reserves (welke buiten Programma Archieven gaan). Voor toelichting op de baten en lasten van het programma archieven wordt verwezen naar 2.3.3 toelichting op de rekening van baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voome Putten

1.1.2. Algemene dekkingsmiddelen Realisatie

Raming 2021

2021

na wijziging

voor wijziging

3.100 677.691 0 0 0

0 534.577 0 0 0

12.220

10.700

Algemene dekkinqsmiddelen

Lokale heffingen waarvan de besteding niet gebonden is Bijdrage participanten Dividend Saldo van de financieringsfunctie Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compensatiefonds Overige algemene dekkingsmiddelen Reservering, beschikking over Totaal

11.245

20.000

704.256

565.277

Lokale heffingen waarvan de besteding niet gebonden is

De opbrengst lokale heffingen bestaat uit: Ş opbrengsten kopieerapp,, scans e.i 5 opbrengst onderzoekskosten

3.100 0

Totaal

3.100

Er worden geen rechtstreekse baten ontvangen uit het Gemeentefonds door het Streekarchief. De baten van het Streekarchief bestaan grotendeels uit bijdragen van de participerende gemeenten. Dividend Het streekarchief bezit geen aandelen en ontvangt daarom geen baten in de vorm van dividend. Saldo van de financieringsfunctie

Het streekarchief heeft geen leningen afgesloten of uitstaan. Saldo compensabele BTW en de uitkerina uit het BTW compensatiefonds

De bijdragen van de participanten zijn geen vergoedingen die rechtstreeks in verband staan met de geleverde prestatie. De belastingdienst heeft hierdoor geconcludeerd dat het Streekarchief níet is aan te merken als ondernemer in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. Er worden geen bijdragen ontvangen uit het BTW-compensatiefonds door het Streekarchief. Overige algemene dekkingsmiddelen

Er wordt jaarlijks een bedrag van de gemeente Nissewaard ontvangen, groot C 7.000, t.b.v. automatiseringskosten.

1.1.3. Onvoorzien

Onvoorziene uitgaven

Realisatie

Raming 2021

2021 C

na wijziging C

voor wijziging C

Programma Archieven

-135

1.300

Totaal onvoorzien

-135

1.300

Onvoorzien

Het gehele bedrag voor onvoorzien is geraamd op C 1.300 in de primaire begroting 2021. Er heeft geen begrotingswijziging plaatsgevonden in 2021.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.1.2. Algemene dekkingsmiddelen

Alqemene dekkingsmiddelen

Lokale heffingen waarvan de bestedinq niet qebonden is Algemene uitkeringen Dividend Saldo van de financieringsfunctie Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compęnsatiefonds

Realisatie

Raming 2021

2021

na wijziging

voor wijziging

3.100 677.691 0 0 0

0 534.577 0 0 0

12.220

10.700

10.076 703.087

20.000 565.277

Overige algemene dekkingsmiddelen Reservering, beschikking over Totaal

Lokale heffingen waarvan dg besteding niet gebonden is De opbrengst lokale heffingen bestaat uit: ş opbrengsten kopieerapp., scans e.i 3.100 5 opbrengst onderzoekskosten 0 Totaal

3.100

De tarieven per fotokopie zijn opgenomen in de tarieventabel als bedoeld in artikel 5 van de legesverordening 2021. Deze tarieventabel is van kracht ingaand 7 juli 2021. De opbrengst van de vekoop van koffie bedroeg in 2021 was nihil Ook voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht. Deze zijn gebaseerd op dezelfde legesverordening en tarieventabel zoals die geldt voor fotokopieën. AlGemene uitkeringen Er worden geen rechtstreekse baten ontvangen uit het Gemeentefonds door het Streekarchief. De baten van het Streekarchief bestaan grotendeels uit bijdragen van de participerende gemeenten. Dividend Het streekarchief bezit geen aandelen en ontvangt daarom geen baten in de vorm van dividend. Saldo van de financieringsfunctie Het streekarchief heeft geen leningen afgesloten of uitstaan. Saldo compensabele BTW en de uitkering uit het BTW compęnsatiefonds De bijdragen van de participanten zijn geen vergoedingen die rechtstreeks in verband staan met de geleverde prestatie. De belastingdienst heeft hierdoor geconcludeerd dat het Streekarchief niet is aan te merken als ondernemer in de zin van de Wet op de omzetbelasting 1968. Er worden geen bijdragen ontvangen uit het BTW-compensatiefonds door het Streekarchief. Overige algemene dekkinosmidrielen Er wordt jaarlijks een bedrag van de gemeente Nissewaard ontvangen, groot C 7.000, t.b.v. autmatiseringskosten.

1.1.3. Onvoorzien

Onvoorziene uitgaven

Programma Archieven Totaal onvoorzien

Realisatie

Raming 2Ú2İ

Raming 2021

2021

na wijziging

voor wijziging

-135 -135

1.300 1.300

Onvoorzien

Het gehele bedrag voor onvoorzien is geraamd op e 1.300 in de primaire begroting 2021. Er heeft geen begrotingswijziging plaatsgevonden in 2021.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2. Paragrafen 1.2.1. Paragraaf lokale heffingen Inkomsten

In de rekening 2021 is een bedrag van C 3772 verantwoord (geraamd was C 1.500) als opbrengst voor het kopieerapparaat e.d. Als opbrengst onderzoekskosten is een bedrag van C 0 verantwoord (geraamd was C 200). Beleid ten aanzien van heffingen

Door het Streekarchief worden rechten geheven ter zake van het door of vanwege haar verleende diensten. Dit wordt geheven onder de naam leges. Het heffen van leges is vastgelegd in de legesverordening 2021 die is vastgesteld in de openbare vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. De leges worden geheven van de aanvrager dan wel van degene te wiens behoeve de dienst wordt aangevraagd. De leges worden geheven naar de tarieven, opgenomen in de bij de legesverordening 2021 behorende tabel. De leges worden geheven door middel van een mondelinge dan wel een gedagtekende schríftelijke kennisgeving, waaronder mede wordt begrepen een stempelafdruk, nota of ander schriftuur. Voor de heffing en invordering is hoofdstuk XV, paragraaf 4 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. De in de legesverordening 2021 genoemde leges worden niet geheven voor de diensten door of vanwege het Streekarchief verrichtten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Overzicht op hoofdliinen van de diverse heffingen Voor de volgende diensten/producten worden leges geheven: - Het doen van nasporingen in de archieven en verzamelingen ongeacht het resultaat .

( tarief C 30,00 voor ieder daaraan besteed halfuur); - Leveren van fotokopieën kleur of zwart/wit (tarief per A-4: C 0,45 en per A-3: C 0,60); - Scan op 300 dpi (A4 formaat (enkel) C 0,50). idem (max. 25 mtis doorvoer) C 3,00. maximaal A2-formaat C 3,00 maximaal A0-formaat C 8,00 Indien de gevraagde stukken moeten worden toegezonden, worden hiervoor de verschuldigde portokosten, volgens de tarieven van Postn.nl berekend, vermeerderd met een bedrag voor administratiekosten ad C 2,00 Aldus vastgesteld vastgesteld in de openbare vergadering van het bestuur van het het Streekarchief Voorne-Putten op 7 juli 2021. Lokale lastendruk Met deze heffingen is er geen sprake van een lokale lastendruk. Het blijft voor een aanvrager vrij om de dienst of product af te nemen. Kwiitscheldinasbeleid Een aanvrager komt niet in aanmerking voor kwijtschelding. Een uitzondering hierop zijn de diensten door of vanwege het Streekarchief verricht ten behoeve van openbare besturen, ambtenaren of instellingen in het openbaar belang aangevraagd. Van deze aanvragers worden geen leges geheven.

1.2.2. Paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen van het Streekarchief bestaat uit de relatie tussen: - de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het streekarchief beschikt om niet begrote kosten te dekken; - alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Inventarisatie van de weerstandscapaciteit

- Het Streekarchief beschikt niet direct over middelen om niet begrote kosten te dekken. Echter kunnen niet begrote kosten worden opgevangen door aanvullende bijdragen van deelnemende participanten in het begrotingsjaar waarin zij optreden. De weerstandscapaciteit is het vermogen om vanuit de huidige begroting financiële tegenvallers op te vangen. Deze mogelijkheid is er niet (geen capaciteit) , omdat alle reserves (zoals automatisering en uittredingsvergoeding) bestemd zijn. N.B.: het streekarchief beschikt momenteel over een aanzienlijk bedrag, zijnde de afkoopsom van Rozenburg en het waterschap. Dit is geoormerkt om te worden benut voor het Streekarchief Nieuwe Stijl.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Inventarisatie van mogelijke risico's met een evaluatie hiervan

- Langdurige ziekte van één der vaste medewerkers, waardoor, in verband met de voortgang der werkzaamheden uitzendkrachten of andere externe medewerkers ingeschakeld moeten worden. langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: In 2020 is geen sprake geweest van langdurig ziekteverzuim, zodat geen extra kosten behoefden te te worden gemaakt voor inschakeling van extern personeel. - Het wegvallen van een groot deel van de vrijwilligers. Ook hierdoor zou eventueel sprake kunnen zijn van het inhuren van uitzendkrachten. Dit zal echter alleen het geval zijn voor werkzaamheden die geen uitstel dulden en die niet tijdelijk door één der vaste medewerkers kunnen worden opgevangen of waarvoor geen nieuwe vrijwilligers kunnen worden gevonden. Dit risico heeft zich niet voorgedaan. De vrijwilligersorganisatie heeft tot volle tevredenheid gefunctioneerd. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Middel Kwantificeerbaar: Mogelijke kosten zouden enkele duizenden euro's per jaar bedragen. - Uittreding van één der deelnemers.

Hoewel hiervoor in de gemeenschappelijke regeling regels zijn opgenomen zou dit op termijn, in verband met de stijging van de kosten voor de overige deelnemers, kunnen leiden tot uittreding van nog meer deelnemers en in het ongunstigste geval tot opheffing van de G.R. Streekarchief Voorne-Putten. Om lastenverzwaring voor achterblijvende participanten te verminderen wordt een afkoopsom betaald door de uittreders. Waarschijnlijkheid: Laag Impact: Hoog Kwantificeerbaar: De kosten hiervan zijn lastig in te schatten. De uittreding van een participant heeft op termijn negatieve gevolgen voor zittende participanten. Beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de beheersing van risico's

Jaarlijks worden de risico's geïnventariseerd en indien nodig geactualiseerd. Niet begrote kosten worden gedekt door aanvullende bijdragen van de participanten in het betreffende jaar. Beleidsindicatoren

De beleidsindicatoren komen uit de 'Basisset Beleidsindicatoren' welke door het BBV verplicht zijn gesteld. Op 'waar staatje gemeente, nľ dienen gemeenten deze verplichte beleidsindicatoren weer te geven. Gemeenschappelijke Regelingen hoeven niet aan deze site aan te leveren. Echter zijn GR-en, vanuit het BBV, wel verplicht beleidsindicatoren aan te leveren. Dit is voor SAVP beperkt, omdat het alleen indicatoren betreft op taakvelden die de GR voor de gemeenten uitvoert.

Naam indicator

Eenheid

Formatie

Fte per 1.000 inwoners

Bezetting Overhead

Fte per 1.000 inwoners ÒZO

'Begroting 2021

0,0351

0,0351 ĨŨQvb* ^Overhead: gedeelte van de kosten die als een gemeente de archieftaak zelf zou doen onder overhead zou vallen. Financiële kengetallen Naam kengetal

Sōívābiiiteitŝrātio Nettö SCnüidqüōtē

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen Structurele ēxpiōítātíeruímte Grũnuēxpíoitaíĩē Beiastíngcapacīteit

jaarrekening 1 Begroting 2021 2021 94 Vb 88 vb -50 vb -91 vb -50 “/o ÍJVü fiľvľľ N.v.t.

-91 "/o 84 vb N.v.t. N.v.t.

Netto schuldquote: De netto schuldquote geeft de verhouding aan van de schulden minus de bezittingen in verhouding tot de baten. Een negatieve ratio betekent dat de bezittingen groter zijn dan de schulden. Hoe groter dit getal, hoe groter de baten zijn in verhouding tot het saldo van schulden minus baten. Waarbij -lOCP/o betekent dat er twee maal zo veel baten als saldo schulden minus bezittingen zijn. Solvabiliteit: De solvabiliteitsratîo geeft de verhouding van het eigen vermogen t.o.v. het totale vermogen. Deze ratio is zeer gezond. Deze gunstige ratio komt door de middelen die beschikbaar zijn voor de transitie van het archief. En zijn ontstaan door de uittredingsvergoedingen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Door de relatief beperkte jaarlijkse begroting van het streekarchief, zorgen deze middelen voor een gunstige ratio. Structurele exploitatieruimte: De structurele exploitatieruimte geeft weer welk percentage van de vaste lasten niet wordt gedekt door de vaste (structurele) baten. Er is bij het streekarchief geen ruimte om extra uitgaven te financieren binnen de huidige begroting (o0/© vrije ruimte). Deze ratio's zijn gunstig door de uittredingsvergoedingen van de deelnemers Rozenburg en waterschap Hollandse Delta. Deze middelen zijn toebedeeld om de transitie naar een toekomstbestendig Streekarchief mede mogelijk te maken.

En omdat er weinig schulden zijn, is ook de onderlinge verhouding tussen deze ratio's gunstig.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.3. Paragraaf financiering

In de vergadering van het algemeen bestuur van het Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg van 29 maart 2012 is het Treasurystatuut van het Streekarchief Voorne-Putten vastgesteld. De wet Financiering decentrale overheden (Wet Fido) schrijft voor dat bij begroting en rekening een treasuryparagraaf behoort. Liquiditeitspositie: De liquiditeitspositie ís van het Streekarchief VPR is positief. Dit is afgelopen jaar geheel positief geweest. Kort geld: Bij het aantrekken van gelden is het zaak om binnen de norm van de zogenaamde kasgeldlimiet te blijven. Bij het goedkeuren van de begroting wordt het algemeen bestuur voorgesteld om het dagelijks bestuur te machtigen tot de maximaal toegestane limiet van kortgeldleningen zoals dat uit de wet blijkt. Lang geld: Er is in 2021 geen langlopende schuld aangegaan of verstrekt door het Streekarchief. 1.2.4. Paragraaf bedrijfsvoering Huisvesting

Het Streekarhief huur het pand van de gemeente Brielle (per 1-1-2023 Gemeente Voorne aan Zee). Omdat de bestaande huisvesting niet langer voldoet is de afgelopen járen onderzoek gedaan naar herhuisvesting. In 2021 zijn adviezen uitgebracht en îs een extern adviesbureau ingezet. Op 16 december 2021 heeft het bestuur besloten tot nieuwbouw op de huidige locatie. Gemeente Voorne aan Zee zal hierbij als bouwheer optreden.

Personeel

Ten behoeve van een optimaal functioneren van de medewerkers dienen deze onder meer middels vakliteratuur en cursussen op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen binnen het vakgebied. Het is bovendien belangrijk dat een ieder zijn/haar zegje kan doen. Bij hun werkzaamheden worden de medewerkers ondersteund door vrijwilligers. - Dit jaar hebben twee personeelsleden een cursus gevolgd in het kader van de ontwikkeling van een e-depot.

Informatie en automatisering

- Medewerkers hebben vakbijeenkomsten bijgewoond betreffende het e-depot in de praktijk en gebruikersbijeenkomsten van De Ree archiefsystemen. Public relations

- Het Streekarchief is betrokken geweest bij de viering in Westvoorne van "800 jaar 'Rockanje", waarvoor onder meer een verzamelalbum is samengesteld. - Het Streekarchief is betrokken geweest bij de viering in Hellevoetsluis van "400 jaar haven", waar onder meer input werd geleverd voor de film. - Het Streekarchief heeft ook dit jaar informatie aangeleverd voor de in Brielle op handen zijnde viering van 1 april, volgend jaar 450 jaar geleden. Interne en externe contacten

Het is belangrijk dat de medewerkers goede contacten onderhouden, zowel onderling als met het bestuur, vakgenoten, betrokkenen en gebrukers - Er wordt maandelijks werkoverleg gehouden. - De streekarchivaris treedt op als secretaris van het bestuur. - Middels het bijwonen van vergaderingen (van bijvoorbeeld de provinciale en landelijke verenigingen van archivarissen) wordt contact onderhouden met vakgenoten. - Er is overleg met de ambtenaren van de deelnemers. Beleids- en beheersinstrumentarium

Ten behoeve van het bestuur is een aantal instrumenten ontwikkeld om meer en beter inzichtte geven in de ontwikkeling van het beleid en het beheersen van de bedrijfsprocessen. - Jaarlijks wordt aan het bestuur de begroting en rekening voorgelegd. - Jaarlijks wordt een jaarverslag uitgebracht.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

1.2.5. Paragraaf verbonden partijen

Visie op de verbonden partijen

De gemeenschappelijke regeling is een uiting van de gemeenschappelijke wens om het culturele erfgoed, zoals dat in geschreven, gedrukte en getekende vorm alsmede op diverse beeld- en geluidsdragers is overgegeven, op deskundige wijze te doen beheren, of anders gezegd het op grond van de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling Streekarchief Voorne-Putten en Rozenburg 1999 veilig en beschikbaar stellen van het culturele erfgoed van Voorne-Putten en Rozenburg, zoals dat aan het streekarchief in de vorm van archieven is overgeleverd. Het streekarchief biedt de mogelijkheid om te functioneren als regionaal historisch informatiecentrum met educatieve en wetenschappelijke taken.

Bestuurlijk belang verbonden partijen Het bestuur bestaat uit de volgende personen, aangewezen door de betreffende gemeentebesturen: - De heer G.G.J. Rensen, burgemeester van Brielle, vestigingsplaats Brielle, voorzitter; - Mevrouw M.P. den Brok-Swakhoven, wethouder van Hellevoetsluis vestigingsplaats Hellevoetsluis, lid; ’ De heer F. van Oosten, burgemeester van Nissewaard, vestigingsplaats Spijkenisse, lid; - De heer P. de Jong, burgemeester van Westvoome, vestigingsplaats Rockanje, lid.

Financieel belang verbonden partijen

Verdeling exploitatieresultaat rekening 2021 over de participanten Gemeente Westvoorne 8 # 660Zo

Gemeente Nissewaard 50,20^0

tukken Streekarchief Voorne Putten

Gemeente Brielle ‘ 7,43^0 Gemeente Hellevoetsluis 23,71^0

VERDELING EXPLOITATIERESULTAAT REKENING 2021 Het netto exploitatieresultaat bedraagt:

677.691

Een bedrag van C 215.090 wordt als volgt over de deelnemers verdeeld: -gemeente Brielle 500/0 van e 215.090 = C 107.545 hetgeen wordt beperkt tot -resterende gemeenten tezamen subtotaal Het restant exploitatieresultaat bedraagt: Dit wordt verdeeld over de deelnemers o.b.v. aantal inwoners.

totaal

67.385 147.705 215.090 462.601 677.691

Verdeelsleutel gemeenten:

Gemeenten:

Aantal inwoners per 1-1-2021

Aandeel bedrag tot 215.090

Aandeel restant bedrag 462.601

Gemeente Brielle

17.182

31,330/»

10,970/0

Gemeente Hellevoetsluis

40.049

19,720/0

25,570/0

Gemeente Nissewaard

84.797

41,750/0

54,130/0

Gemeente Westvoorne

14,626

7,200/0

9,340/0

Totaal

156.654

100,0007o

lOO.OQo/o

Verdeling participanten:

Aandeel in bedrag tot

Aandeel in restant exploitatie

7g Totaal bijdrage 2021

Totaal bijdrage 2021

Per inwoner rekening

Per inwoner begroting

2021

Gemeente Brielle

67.385

50.739

118.124

17,430/0

6,87

Gemeente Hellevoetsluis

42.413

118.265

160.678

23,710/n

4,01

Gemeente Nissewaard

89.803

250.406

340.209

50,20“Zo

4,01

Gemeente Westvoorne

15.489

43.191

58.680

S.66%

4,01

215.090

462.601

677.691

lOQo/o

Totaal

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Overzicht af te rekenen bijdragen over 2021

Verdeling participanten:

Totaal bijdrage 2021

Voorschot bijdrage 2021

Resultaat 2021

Gemeente Brielle

118.124

Gemeente Hellevoetsluis

160.678

-0

Gemeente Nissewaard

340.209

-0

Gemeente Westvoorne

58.680

-0

Totaal

677.691

-0

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2. JAARREKENING

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

İ "c -e » , 2

Z g

s -I s

i, ra o 5i L-

ra 3 ra n? b >

I '-g -Sí » ‘ ĉ

B C ra

ļ DiįO

: -8 .™s S

0) S

sí

ř 3 s a

ra -3

Q. c

s ga c E .2 11 F f F 45 10gi c 4J ai -t-1 S“

ra Ä

5 e

■S •n 3

-s

jS 2 3

-o c ^ «

,! «į Fra» ^ u“ u 1 -01 Or-t, L O- O -S ; 2c ra c ? cra Q a İ^ĨO

U IA W5 IA qj

ra »

> o

İTJ*j gŕ - c g ra o b c oh

ra ? c

^ o

Ê ® 5 .!S 45S -c

«u o. II

c ra

C »

2 â c ra c ■O

~ ra L m 0) u S ■M (U į”ra *- IA t: SC íí,^ »5

ra p -o .ra į

C T3 IC ra c C

10 ļ? ra qj

ra -Ş1 13, a“ 5

y c ţj c C ra ra ra x: ™ ai 5 oi u ra oi v c en c 52 cs 5. •?1 ra E .O’ J3 ra *J ■O C

tí S İ5İ 35 o

re ra c ra

Ş 2 .5,

ō UI Ũ.

Ũ I Xļ g

■ju Ē E ura

■o

ra o ç O ra ra o

EsS

Co "3

c cn ^ oi ĩ g S' ra ra o, — -F1 ê 13 ra ra E 1

rara

5 ^ o ®

o O-" oI o >

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2 .1 . BALANS STREEKARCHIEF PER 31 DECEMBER 2 0 2 1

E S ®

'oiDÍ

2.2. Totaal overzicht van baten 81 lasten in de jaarrekening 2021 De programmarekening bestaat voor het streekarchief uit:

Taakveld overhead Het BBV schrijft voor om ook een overzicht van baten 81 lasten per taakveld te presenteren. Alle baten en lasten vallen In het taakveld "Overhead". Dit overzicht Is ook het

- het programma archieven - bedrag van de werkelijke algemene dekkíngsmiddelen - taakveld overhead

overzicht van baten en lasten per taakveld. Indien de gemeente zelfde taken van de Gemeenschappelijk Regeling zou uitvoeren, dan zouden alle kosten onder 'overhead' worden gepresenteerd in de begroting. Daarom is het overzicht van baten en lasten ook het overzicht 'overhead'.

- gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten - mutaties aan de reserves - gerealiseerde resultaat

Dit overzicht betreft de programmarekening 2021

baten Raming 2021

Btgrotirg 2021

Reiemng 2020

lasten Begrstmg 2021

saldo Rekening 2021

Rekening 2020 C

693 011

684.691

563.389

584.773

762.391

551.564

108.239

3 700

0 0

0 1,300

0 0

Gerealiseerde totaal saldo van

693,011

688 391

563.389

584 773

763.691

551.564

108 239

Mutaties aan de reserves

11.245

82-500

21.296

9-500

7.200

14.000

1-74S

Gerealiseerde resultaat

704-256

770.891

584 685

S94-273

770.891

565-564

109-983

2024

Begroting 2025

799297

C 799297

Programma archieven Overzicht alg. dekkingsmiddelen Bedrag voor onvoorzien

Rekening 2021

Opmerking: Geen begrotingswijziging t.o.v. vastgestelde begroting Meerjaren EMU-Saīdo Lasten Programma archieven Reserveringen

Begroting Begroting 2022 C 806376

Begroting 2023 C

C 802149

7200

Sub-totaal

813.576

809.349

806.497

Baten Programma archieven

813.576

809.349

806.497

Totaal

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3. TOELICHTINGEN 2.3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft.

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten echter toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt; daarbij moet worden gedacht aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegeld- en verlofaanspraken en IKB.

Voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar. Indien er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden.

Materiele Vaste activa Verkrijgingsprijs met toepassing van de linaire afschrijvingsmethode per jaar.

Vorderingen en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen.

Liquide middelen en overlopende posten. Deze activa worden tegen de nominale waarde opgenomen.

Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.2.

Toelichting op de balans per 31 december 2021

Vaste Activa Materiele Vaste Activa Investering Economisch Nut - Machines Investering Desinvestering Afschrijving Boekwaarde begin 2021 2021 2021 2021 8.961 machines, apparaten en installatie C 7.160 C 51.317 C - e Totaal

51.317

7.160

8.961

Boekwaarde Eind

2021 49.516

49.516

Afschrijving Klimaatbeheersingssysteem is in 10 jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode. Afschrijving scanner is in 3jaarlijkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2021. Afschrijving A0 scanner is in 3jaarlījkse termijnen volgens de lineaire afschrijvingsmethode per ingaande jaar 2022. Vlottende Activa 31-12-2021 31-12-2020

e Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uiteenzettingen in 's Rijks schatkist met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige vorderingen

0 668.352

0 514.819

_______________ 0^

_____________ 0^

668.352

514.819

Toelichting in verband met het verplichte schatkistbankieren (bedragen x Cl.OOOh Verslagjaar per 1-7-2021 Drempelbedrag 250 (1) 1.000 (2)

Kwartaalcijfers op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden

(3a) = (1) Ruimte onder het > (2) drempelbedrag (3b) s (2) Overschrijding van > (1) het drempelbedrag

-Si.

. Q?

-9Í-

250

In 2021 heeft geen overschrijding van het drempelbedrag plaats gevonden.

Liouide middelen Per 31 december is deze post als volgt samengesteld: Kas ABN-AMRO/ Rabo bank

Overlopende activa Hieronder zijn de navolgende bedragen opgenomen: Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren kamen Overige overlopende posten: verzekeringskosten Nog te ontvangen bijdrage participanten

PASSIVA

31-12-2021 C 357 0 357

31-12-2020 C 202 0 202

6.378

2.555

0 _______________0^ 6.378

0 ______________(į 2.555

31-12-2021

31-12-2020

469.225

445.855

39.187 6.242 0

39.347 6.242 4.249

Vaste Passiva: Eigen vermogen Hieronder zijn de volgende posten opgenomen: Algemene reserve Bestemminqsreserves (zie ook bijlage 2.3.6Ì Deze kunnen als volgt worden gespecificeerd: Reserve automatisering Reserve onderhoud en restauratie Exploitatietekort 2016 Reserve bijzondere aankopen

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

14.002

13.587

59.431

63.425

Reserve automatisering Dit betreft een reserve opgericht voor de toenemende digitalisering van het streekarchief.

Deze reserve is als volgt gemuteerd: Saldo per 1 januari

39.347

40.909

Stortingen:

7.000

7.160 39.188

8.561 39.347

Onderschrijding op regulier budget + bijdrage Nissewaard

Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget automatisering Saldo per 31 december

Reserve onderhoud en restauratie Dit betreft een reserve ter dekking van lasten met betrekking tot onderhoud en restauratie Deze reserve is als volgt gemuteerd: 6.242 Saldo per 1 januari Stortingen: 0 Onderschrijding op regulier budget 0 Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget 6.242 Saldo per 31 december Reserve bijzonder aankopen Deze reserve is ingesteld bij bestuursbesluit van 24 september 1998 Deze reserve is als volgt gemuteerd: Saldo per 1 januari

Stortingen:

6.242 0 0 6.242

13.587

12.897

2.500

7.000

2.085 14.002

6.310 13.587

109.983

19.121

Onderschrijding op regulier budget

Onttrekkingen: Overschrijding regulier budget Saldo per 31 december Gerealiseerd resultaat Exploitatieresultaat

Voorzienina Deze voorziening is als volgt gemuteerd: Stand per 1 januari 0 Toevoegingen: Voorziening voor auteursrechtelijke claim. Hiervan is de uitspraak gedaan door het gerechtshof Den Haag gehouden worden met een afkoopsom van max. 1.000 en eventuele proceskoí 0

2.000

Aanwendingen: Stand per 31 december

O 2.000

44.630

4.475

4.507

5.930 46

Vlottende Passiva :

Netto Overiae schulden Genoemde bedragen betreffen de overige schulden. Eind januari 2020 is hiervan alles betaald.

Overlopende passiva Hieronder zíjn de navolgende bedragen opgenomen: Accountantskosten controle Saldo concentratie NTB loonheffing jaar 2020 Bankverklaring APG/PG pensioen premie correctie 2021 CAO salaris per 1-12-2021 + vergoeding per 1-11-2021

27.486 75 740 8.526

54 27.486 210

41.334

33.726

Niet uit de balans blijkende verplichtingen Het Waterschapshuis, waar het Streekarchief is gevestigd, wordt gehuurd van de gemeente Brielle. Het gebruik van het gehuurde geschiedt tegen betaling van een jaarlijkse vergoeding van C 49.915. De huurovereenkomst is aangegaan in 1998 voor een periode van 40 jaar.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.3.

Toelichting op het overzicht van baten 81 lasten over 2021

Programma archieven realisatie

raming 2021

2021

na wijziging

Baten Lasten

693.011

688.391

584.773

763.691

Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging reserves Onttrekking reserves

108.238 9.500 -11.245

-75.300 0 0

Gerealiseerd resultaat

109.983

-75.300

Gerealiseerd resultaat

109.983

Onvoorzien en de algemene dekkingsmiddelen zijn in bovenstaand overzicht in het programma archieven opgenomen. De belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de raming na wijziging zijn: e

Salarissen Energiekosten

57.238 voordelig 1.914 voordelig

BTW op goederen en diensten Duurzame goederen Belastingen

-1.238 nadelig

Huren (inch annuïteit)

85 voordelig -1.098 nadelig

Representatie Voorlichting Reis- en verblijfkst, opleidingen Bureaukosten Advieskosten Controlekosten Foto-archief Onderhouds- en herstelwerkz.heden Onderhoud Klimaatinstallaties Automatisering c.a. Uitvoeringskosten Telefoonkosten Schoonmaak en sanitair Koffie, thee en dergelijke Afvalcontainers Diversen en onvoorzien Afschrijvingskosten Reservering voorziening Reserveringen storting reserves Rente Opbrengst derden Afwikkelverschillen Beschikking over reserves Gerealiseerde resultaat

462 voordelig -45 nadelig

5.530 voordelig 6.020 voordelig 3.659 voordelig -11.325 nadelig -127 nadelig -765 nadelig 1.400 voordelig 695 voordelig 116.247 voordelig -1.421 nadelig 984 voordelig 2.017 voordelig 21 voordelig 81 voordelig 1.435 voordelig -2.852 nadelig -2.300 nadelig 0 4.593 voordelig 27 voordelig -71.255 nadelig 109.983 voordelig

De nadere toelichting wordt gegeven in de toelichting baten en lasten.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Totaaloverzicht van baten en lasten per categorie

LASTEN Rekening

Cate

nummer

gorie

4.541.00

Omschrijving

Rekening

Begroting

Rekening

2021

2020

ARCHIEVEN: 1.1

Salarissen en sociale lasten

365.119

422.357

333.236

3.8

Energiekosten

10.086

12.000

12.280

3.2

Duurzame goederen

1,038

1.500

1.156

2.1

Belastingen

645

600

457

3.8

BTW

28.238

27.000

25.944

3.8

Overige goederen en diensten

170.686

294.125

172.382

7.3

Afschrijving

8.961

6.109

7.2

Voorziening Reprorecht

584.773

763.691

551.564

9.500

7.200

14.000

594.273

770.891

565.564

Totaal

4.980.00

7.1

Reserveringen, storting in de reserves

Totaal lasten

BATEN

Rekening-

Cate-

nummer

gorie

Rekening

2021

2020

Opbrengst van derden

15.293

10.700

28.777 534.577

5,10

Rente

3.8 4.3.2

Bijdrage van participanten

677.691

4.3.2

Afrekening resultaat voorgaand jaar

4.3.2

Afwikkelverschiilen

693.011

688.391

563.389

de reserves

11.245

82.500

21.296

Totaal baten

704.256

770.891

584.685

Totaal

109.983

19.121

Totaal

Saldo baten

Begroting

2021

ARCHIEVEN:

8.541.00

8.980.00

Rekening

7.1

Reservering, beschikking over

lasten

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Toelichting baten en lasten rekening 2021 Exploitatieresultaat. Het exploitatieresultaat bedraagt:

C 109.983

Het voordelig resultaat is voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Lasten 1.1

Salarissen en sociale lasten Zijn C 57.238 lager uitgevallen dan begroot dit komt mede doordat de vacature voor een E-depot 0,8 fte digitaal archiveren mw niet îs vervuld.

Wet bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT). Zie paragraaf 2.3.4. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semi-publieke sector .

3.8

Energiekosten De energiekosten zijn C 1.914 lager dan begroot dit komt door de terugave van de jaarafrekening 2021.

3.2

Duurzame goederen Hierin zit een verschil in van C 462 lager dan wat begroot is doordat er 3 x bureaustoelen zijn aangeschaft.

2.1

Belastingen De werkelijke kosten voor belastingen (SVH OZB-rioolheffing) bedragen C 600 en is C 45 hoger dan begroot

3.8

BTW De btw is C 1.238 hoger dan begroot. Dit komt doordat de kosten hoger zijn dan begroot.

3.8

Overige goederen en diensten Deze post wordt als volgt gespecificeerd:

Omschrijving

Rekening 2021

Begroting 2021

Rekening 2020 C

Huren (incl. annuïteit)

49.915

50.000

49.915

Representatie

2.198 4.870 980 18.941 7.127 11.325 1.665 0 2.005 38.253 24.846 16 6.983 1.579 119 -135 170.686

1.100

864 1.000 1.278 19.626 6.060 10.194 400 2.218 0 49.941 22.450 0 6.956 1.083 136 262 172.382

Voorlichting Reis- en verblijfkosten en opleidingen Bureaukosten Controlekosten Advieskosten Fotoarchief Onderhouds- en herstelwerkz.heden Onderhoud Klimaatinstallaties Automatisering c.a. Uitvoeringskosten Telefoonkosten Schoonmaak en sanitair Koffie, thee en dergelijke Afvalcontainers Diversen en onvoorzien Totaal

10.400 7.000 22.600 7.000 0 900 1.400 2.700 154.500 23.425 1.000 9.000 1.600 200

1.300 294.125

Toelichting: Huren Het streekarchief is gehuisvest in het 'Waterschapshuis1. Op basis van de met de gemeente Brielle gesloten huurovereenkomst is hiervoor een vast bedrag verschuldigd van C49.915.

Representatie De werkelijke kosten voor representatie bedragen ü 2.198 dat is C 1.098 meer als begroot.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Voorlichting Er is C 4.870 als kosten gemaakt hiervoor was er begroot C 10.400 met als doel het streekarchief levendiger, flexiber en moderner te maken. tţg.įş- en vĢrķliįfkĢşţęn en..Q.fiteid,įņ.q.e.ŗi Door het thuiswerken i.v.m. corona maatregelen volgt Streekarchief de regels vanuit HR gemeente Brielle is de vergoeding voor het woon/werkverkeer te halveren. Bureaukosten De bureaukosten zijn als volgt te specificeren: | Omschrijving Rekening Begroting 2021 2021 C e 1. Contributīes/lidmaatschappen 956 2.566 2. Bibliotheek/aankoop veilingen 6.312 1.102 3. Druk- en bindwerk, bureaubehoeften 7.896 16.590 4. Portokosten 464 361 5. Advertentiekosten 0 0 6. Bankkosten 821 461 7. Verzekeringen 984 975 Totaal 18.941 22.600

Rekening 2020 e 1.190 7.624 8.700 252 0 879 981 19.625

* In de begroting van 2021 bij; Toelichting baten en lasten begroting , lasten, 3.8.3. div.berueaukosten staat bij het totaal bedrag een foutief bedrag C 20.548 dit had E 22.600 moeten zijn is nu gecorrigeerd bij het totaal. 1. De overschrijding bedraagt C 1.610 De kosten zijn afhankelijk van het aantal uitgegeven edities per jaar. 2. De overschrijding op de post bibliotheek/aankoop veilingen van Ç 5.210 komt mede door aanschaf van een boek 3. De onderschrijding bedraagt C 8.694 4. De onderrschrijding bedraagt C 103 5. Geen kosten gemaakt 6. De overschrijding bedraagt C360 Hierin zijn de kosten van het betalingsverkeer met Rabobank en de standaardbankverklaring verantwoord 7. De overschrijding is C 9 de verzekeringen van het Streekarchief zijn ondergebracht bij Driekleur verz. Controlekosten De controle van de jaarrekening van SVP wordt vanaf 2016 verricht door Verstegen accountants . De controlekosten zijn C 127 hoger dan begroot Advieskosten Er is een overschrijding van C 11.325 dit wordt veroorzaakt door het onderzoek met betrekking tot de huisvesting van het streekarchief (JB Lorenz onderzoeken bv, Ziggurat en IOB b.v.) Fotoarchief Een overschrijding van C 765 dit komt door de eind afrekening van Arnoud Voet (oude Claim) dit bedrag was opgenomen in de voorziening Reprorecht Onderhouds- en herstelwerkzaamheden Zijn geen kosten gemaakt in jaar 2021 Automatisering c.a.

Op deze post worden allerlei uitgaven opgenomen die betrekking hebben op automatisering en kosten die verband houden met de microverfilming van een deel van de bestanden. Doordat de raming van deze begrotingspost als taakstellend wordt gezien, worden onder- en overschrijdingen op deze post jaarlijks verrekend met de reserve automatisering.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Begroot Exact online kosten onderhoud website/wzh projecten E-depot digitale bestanden beheren werkzaamheden/projecten structurele kosten users/database hosting archieftitels en inventarissen broncode overeenkomst conversie/werkopdrachten vervanging hardware vaste kosten dsl verbinding scannen (deel) prentencollectie Totaal algemene kosten incl. btw Totaal algemene kosten excl. btw

werkelijk

e 1.440 1.000 117.500 1.000 5.000 12.500 250 6.000 0 3.350 6.460

e 1.580 1.461 0 132 1.193 0 0 27.882 0 0 6.006

154.500 127.686

46.286 38.253

Saldo

e -140 -461 117.500 868 3.807 12.500 250 -21.882 0 3.350 454 116.247 89.433

Automatiseringskosten De onderschrijding op de algemene automatiseringskosten is C 89.433 Uitvoeringskosten Dit betreft een vergoeding aan de gemeente Nissewaard voor het verzorgen van de financiële administratie, opstellen van de begroting en jaarstukken. En een vergoeding aan Syntrophos voor de ICT.

Nissewaard

financiële ondersteuning

Brielle Syntrophos

Salarisverwerking ICT

14.642 791 9.413 24.846

Telefoonkosten De telefoonkosten bedragen C 984 minder dan begroot. Dit komt doordat de telefoonlijn per jaar 2020 via het internet netwerk verloopt. Schoonmaak en sanitair. Op deze post zijn verantwoord de kosten van aanschaf van schoonmaak- en toiletartikelen en de kosten voor het schoonmaken van de kantoren en bezoekersruimte. Er is C 2.017 minder kosten gemaakt dan begroot dit omdat de meeste medewerkers vanuit huis werken.

Koffie, thee en tierqeliike, Er is een onderschrijding van C 21 dan begroot.

Piv.erssnjeP-o.n.YflflLZifin.e-feosten Er is een bedrag ontvangen van C 135

6.0

Reserveringen, stortingen in de reserves

Baten Rente Er is geen rente ontvangen voor schatkistbankieren in 2021 Opbrengst van derden (gedeeltelijk verantwoord in het overzicht algemene dekkingsmiddelen).

Werkelijk Begroot

'e De opbrengst van derden kan als volgt worden gespecificeerd: 1. Opbrengsten kopieerapparaat/ scannen e.d. (legesverordening) 2. Diverse opbrengsten 3. Opbrengst verkoop koffie 4. Opbrengst onderzoekskosten c.a. 5. Gemeente Nissewaard; bijdraqe in de automatiseringskosten,qem.Brielle Totaal

2021 3.772 2.522 0 0 9.000 15.293

c 2021 1.500 2.000 0 200 7.000 10.700

Voor kopieën e.d. worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. Overige opbrengsten bestaat voornamelijk uit verkoopopbrengst van boeken. Voor onderzoek worden kosten in rekening gebracht conform de legesverordening. De opbrengst van de onderzoekskosten wordt via de post reserveringen ten gunste van de reserve bijzondere aankopen gebracht.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

Begroot Werkelijk

Bijdragen van participanten (inkomensoverdrachten).

6.0

Hieronder zijn verantwoord de bijdragen van de participanten conform de begroting. De bijdrage per participant is gespecificeerd in de begroting. Reserveringen, beschikkingen over reserves. Conform het BBV worden alle mutaties in de bestemmingsreserves via de rekening Conform het BBV worden alle mutaties in de bestemmingsreserves via de rekening van baten en lasten verantwoord. De volgende onttrekkingen hebben plaatsgevonden: reserve automatisering: - onttrekking a.g.v. overschrijding budget automatisering reserve onderhoud en restauratie - onttrekking a.g.v. overschrijding budget onderhoud 8t restauratie reserve bijzondere aankopen: - onttrekking a.g.v. overschrijding budgetbìbi./aankoop veilingen - vrijval voorziening auteursrecht reprorecht totaal

Presentatie van het structureel begroting Baten saldo Lasten overzicht algemene dekkingsmiddelen Baten overzicht algemene dekkingsmiddelen Lasten Bedrag voor onvoorzien Baten Bedrag voor onvoorzien Lasten Toevoegingen en onttrekking aan reserve Baten Toevoegingen en onttrekking aan reserve Lasten Begrotingssaldo na bestemming: Baten Begrotingssaldo na bestemming: Lasten Incidentele baten Baten Incidentele lasten Lasten Saldo na incidentele baten en lasten Baten Lasten

0 20.000 7.200 565.277 565.277 0 0 565.277 565.277

677.691

7000

7160 0

200 2085 _________________________ 2000 7200 11245

2021

c 545.277 558.077 0

677.691

2022

2023

731.076 806.376

e 809.349 802.149

82.500 7.200 813.576 813.576

0 7.200 809.349 809.349

2024

e 806.497 799.297

0 7.200 806.497 806.497

Toelichting: Incidentele baten

Vanuit gemeente Brielle bedrag toegevoegd in de reserve C 2.000 m.b.t. subsidie bijzondere aankoop. Incidentele lasten

In 2021 zijn er advieskosten gemaakt voor de nieuwe huisvesting Streekarchief Voorne-Putten zijn er incidentele kosten gemaakt C 11.325,00 Ziggurat,IOB en JP Lorenz onderzoeken b.v.

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.4. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de publieke en semipublieke sector (WNT) 25. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De bezoldiging van de directie en de leden van het Algemeen Bestuur over het jaar 2021 is als volgt: Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling

A. A. van der Houwen 1 Functie (functienaam)

Directeur/Streekarchivaris

2 In dienst vanaf (datum begin functievervulling)

l-jul-16

3 In dienst tot en met (datum einde functievervulling)

heden

4 (Fictieve) dienstbetrekking?

5 Deeltľjdfactor (minimaal 0,025 fte)

10084

6 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

72.772

7 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn

14,086

8 Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris

86.858

13 Individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

209.000

Vergelijkende cijfers 2020 1 (Fictieve) dienstbetrekking? 2 Deeltľjdfactor (minimaal 0,025 fte)

Ja 10084

3 Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

71.791

4 Voorzieningen ten behoeve van beloningen betaalbaar op termijn

10.924

5 Totaal bezoldiging uit hoofde van de functie van topfunctionaris

82.715

10 individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum

201.000

Leidinggevende topfunctionarissen met totale bezoldiging van C 1.700 of minder

Naam

Functie

De heer G.GJ. Rensen

Voorzitter AB

De heer F. van Oosten

Lid AB

De heer P.E. de Jong Mevrouw M.P den Brok-Swakhoven De heer L.C.F. Soeterboek De heer R.M. van der Kooi Mevrouw M.C. Junius Mevrouw J.D. de Jongh- de Champs

Lid AB Lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB Plaatsvervangend lid AB

Toelichting Het bezoldigingsmaximum voor de leidinggevende topfunctionarissen bedraagt C 209.000. Dit maximum wordt niet overschreden door de directeur-streekarchiveris en de leden van het algemeen bestuur.

Jaarstukken Streekarchief Voome Putten

2.3.5. Begrotingsrechtmatìgheid Dit onderdeel van de jaarrekening is opgezet om inzichtte geven in de afwijkingen tussen begroting en rekening en de mate waarin de afwijkingen rechtmatig dan wet onrechtmatig zijn.

Omschrijving programma

Archieven Algemene dekkingsmiddelen Onvoorzien Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten Toevoeging/onttrekking reserves Gerealiseerde resultaat

De lastenonderschrijding is

Raming 2021

Begrotingsafwijking

Realisatie 2021 C

Lasten

Saldo

Baten

Lasten

Saldo

Baten

Lasten

Saldo

Baten

684.691

762.391

-77.700

693.011

584.773

108.238

8.320

177.618

185.938

3.700

-3.700

1.300

-1.300

1.300

688.391

763.691

-75.300

693.011

584.773

108.238

4.620

178.918

183.538

82.500

7.200

75.300

11.245

9.500

1.745

-71.255

-2.300

-73.555

770.891

704.256

594.273

109.984

-66.635

176.618

109.983

C 109.983

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

2.3.6. Stand en verloop van de reserves

De toevoegingen aan de reserves zijn in alle gevallen structureel van aard (onderschrijdingen op rekeningen welke verband houden met bovenstaande reserves 4- toevoeging i.v.m. bijdrage automatisering gemeente Nissewaard). Onttrekkingen aan de reserves hebben veelal een incidenteel karakter (met uitzondering van overschrijdingen op rekeningen die verband houden met bovenstaande reserves), gezien deze betrekking hebben op mogelijke bezulniglngsdoelstelllngen dan wel eenmalige projecten.

2020 Naam reserve

Algemene reserve Algemene reserve - toevoeyng resultaat

saldo aan het begin van het dienstjaar

Resultaat

445.855

2020

Saldo aan het eind vh dienstjaar

Saldo aan het begin vh dienstjaar

Resultaat 2021

(toevoeging

verminde ringen (toeveghig

rlncan

19.121

464.976

19.121

464.976

39.347

2021 vermeerde ringen (toevoeging

verminde ringen [toeveging

Saldo aan het

4.249

4.249 469.225

7.000

7.160

39.187

0 0

6.242

2.085

14.002

2.000

11.245

521.657

40.909

Onderhoud en restauratie

6.242

0 0

Bijzondere aankopen

12.897

6.310

13.587

2.500

8.425

0 0

7.000

Voorziening auteursrecht reprorecht

6.425

2.000

33.121

40.417

526.152

Automatisering

Exploitatietekort Totaal

7.000

8.561

4.249 537.698

Jaarstukken Streekarchief Voome Putten

dienstjaar

464.976

0 13.749

3. BIJLAGEN 13.1. KERNGEGEVENS STREEKARCHIEF REKENING 2021 Begroting 2021 ind. wijz. A. Sociale structuur aantal Inwoners

Rekening 2021

156.654

22.763 ha 35 ha

lasten baten bijdragen participanten (netto exploitatieresultaat)

770.891 93.200 677.691

593.105 25.396 567.708

aantal formatieplaatsen aantal vrijwilligers aantal bezoekers (fysiek) aantal zoekvragen (virtueel)

5,5 15 800 400.000

5,6 15 375 380.000

Per inwoner rek. 2021

Per inwoner begr. 2021

aantal deelnemers streekarchief: gemeenten waterschappen B. Fysieke structuur oppervlakte gebied waarvan historische dorps- of stadskern C. Financiële structuur en overioe aeaevens

Aandeel rek.2021 in Vc van totaal

Aandeel begr. 2021 na wijz, in 9/0 van totaal

Gemeente Brielle

17,43Vo

17,430/0

6,87

Gemeente Hellevoetsluis

23,710/0

4,01

Gemeente Nissewaard

50,200/0

50,20“Zo

4,01

Gemeente Westvoorne

8,660/0

4,01

lOQo/o

Verdeling participanten:

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

3.2 CONTROLEVERKLARING

Jaarstukken Streekarchief Voorne Putten

VERSTEGEN

Noordendijk 207

accountants en adviseurs

Postbus 574 3300 AN Dordrecht

Nr. 61

(078)64815 55

info@verstegenaccountants.nl

Aan het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten

www.verstegenaccountants.nl

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant A. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening 2021 Ons oordeel Wij hebben de jaarrekening 2021 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten te Brielle gecontroleerd. Naar ons oordeel: » geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2021 als van de activa en passiva van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten op 31 december 2021 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); * zijn de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2021 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder interne verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten d.d. 29 maart 2012. De jaarrekening bestaat uit: 1 het overzicht van baten en lasten over 2021; 2 de balans per 31 december 2021; 3 de toelichting met een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen; 4 de bijlage met het overzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld.

De basis voor ons oordeel Wij hebben onze controle uitgevoerd volgens Nederlands recht, waaronder ook de Nederlandse controlestandaarden, het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), het controleprotocol dat is vastgesteld door het bestuur op d.d. 29 maart 2012 en de Regeling Controleprotocol Wet normering topinkomens (WNT) 2021 vallen. Onze verantwoordelijkheden op grond hiervan zijn beschreven in de sectie 'Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening'. Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel.

VERSTEGEN ACCOUNTANTS EN ADVISEURS B V - KVK NR. 24342109.

Op al onze werkzaamheden zijn de algemene voorwaarden van hef SRA van toepassing. Deze zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Utrecht onder nummer 40481496.

mgi -

SRA

Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2021 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op C 5.900. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 196 en voor onzekerheden 396 van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in de Regeling Controleprotocol WNT 2021. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met het bestuur overeengekomen dat wij aan het bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de materialiteit rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvatten de jaarstukken andere informatie, die bestaat uit: » jaarverslag, waaronder de programmaverantwoording en de paragrafen; « bijlagen. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie, waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C.

Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening Verantwoordelijkheden van het bestuur voor de jaarrekening Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder interne verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in het normenkader van Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Voorne-Putten d.d. 29 maart 2012.

In dit kader is het bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Het bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de organisatie. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol dat is vastgesteld door het bestuur op d.d. 29 maart 2012, de Regeling Controleprotocol WNT 2021, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: *

het identificeren en inschatten van de risico's o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico's bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11614607/2