Ministerie BzK: actieve openbaarmaking van overheidsinformatie mbt Woo-index
Tekst van het document
Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Gemeente Nissewaard
iwww.riiksoverheid.nl
t.a.v. het college van Burgempest-pr on Wo*-hr,iJ(jers
Postbus 25 3200 AA SPIJKENISSE
www.facebook.com/minbzk www.twitter.com/minbzk
'
www.linkedin.com/company/ ministerie-van-bzk
gemeente Nissewaard Ąfd.
ĞU-Cī-W
Kenmerk
2023-0000336971 Uw kenmerk
1 3 JUNI 2023 ĈN- (i&c -CoL OJ-Qř/î, cx-
ŭti-w-Qczz, eú'Ĝíĩf
Datum
8 juni 2023
Betreft
Actieve openbaarmaking overheidsinformatie: Woo-index
Met deze brief informeer ik u over de stand van zaken rond de actieve openbaarmaking in het kader van de Wet open overheid (Woo) en over de centrale digitale infrastructuur, waarmee u op grond van deze wet informatie actief openbaar moet gaan maken. In april 2022 bent u per brief1 geïnformeerd over de Woo. Inmiddels is deze wet in werking getreden en zijn er stappen gezet die relevant zijn voor uw voorbereiding op de actieve openbaarmaking volgens de Woo. Hieronder leest u daar meer over. Uitgangspunt: de burger kan de informatie vinden op één plek
Een belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien informatiecategorieën (artikel 3.3 van de Woo, zie ook bijlage 2) door alle bestuursorganen2, waaronder uw organisatie3. Deze actieve openbaarmaking dient plaats te vinden door middel van een digitale infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden (artikel 3.3b van de Woo). Het doel daarvan is, alle informatie die bestuursorganen onder de Woo actief openbaar moeten maken, op één plek voor iedereen vindbaar en doorzoekbaar te maken. Door deze ene vindplaats ontstaat er overzicht en hoeven belanghebbende burgers, onderzoekers, journalisten, wetenschappers en overige geïnteresseerden niet langer de vele websites van de afzonderlijke bestuursorganen te zoeken en doorzoeken.
1 https://www.koopoverheid.nl/vooroverheden/documenten/nieuwsbrieven/2022/05/19/gezamenlijke-brief-implementatie-wetopen-overheid 2 Ook de Eerste Kamer, Tweede Kamer, Raad van State (deels), Nationale Ombudsman en ombudsmannen op decentraal niveau, Algemene Rekenkamer, de Raad voor de rechtspraak en het College van afgevaardigden vallen onder de Woo. Deze worden onder de Woo (en in deze brief) gelijkgesteld met een bestuursorgaan. 3 Niet elke categorie is bij ieder bestuursorgaan van toepassing. Bij individuele bestuursorganen gaat het om minder dan 17 categorieën. Pagina 1 van 8
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
Vanaf 19 juni kunt u aansluiten op de Woo-index
Aanvankelijk is er in 2022 bij de ontwikkeling van de verplichte digitale infrastructuur uitgegaan van een oplossing waarbij de informatie centraal zou worden opgeslagen. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van BZK eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing'’: een verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. De Woo-index verwijst naar documentcollecties die door u en door andere bestuursorganen op internet zijn gepubliceerd. De zoekfunctie, waarmee gebruikers binnen deze documentcollecties kunnen zoeken, komt beschikbaar op overheid.nl. De Woo-index en zoekfunctie worden ontwikkeld door KOOP ((Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties). Een eerste versie van de Wooindex - nog zonder ondersteunende zoekfunctionaliteit - is vanaf 19 juni a.s. beschikbaar. Door hierop aan te sluiten kunt u de informatie die u op internet publiceert voor de burger vindbaar maken via overheid.nl. In bijlage 1 leest u hoe u dat doet. Als volgende stap wordt later dit jaar ondersteunende zoekfunctionaliteit toegevoegd. Om die zoekfunctionaliteit goed te laten werken, stelt KOOP na de zomer een aantal technische vereisten en aanbevelingen beschikbaar (zoals vereisten om de zoeksoftware van KOOP niet actief te weren van uw site en aanbevelingen om de zoeksoftware meer inzicht te geven in de informatie die u publiceert).
Hiermee worden de internetlocaties die door u in de Woo-index zijn geregistreerd doorzoekbaar voor de burger via overheid.nl. Woo-index en zoekfunctie worden vervolgens stapsgewijs en op basis van praktijkervaringen en gebruikersonderzoek verbeterd. Het goed ondersteunen van de gebruiker bij het vinden van de relevante actief openbaar gemaakte overheidsinformatie is daarbij het leidende principe. Verplichting treedt gefaseerd in werking
De Woo is in werking getreden per 1 mei 2022, met uitzondering van de wettelijke verplichting om de voorgeschreven informatiecategorieën actief openbaar te maken (artikel 3.3). Na het beschikbaar komen van de Woo-index op 19 juni kan de actieve openbaarmaking van de Woo-informatiecategorieën door middel van deze digitale infrastructuur stapsgewijs worden geïmplementeerd en zal ook de wettelijke verplichting gefaseerd - per informatiecategorie - worden ingevoerd. Dit gebeurt bij koninklijk besluit. Voor deze gefaseerde inwerkingtreding is gekozen omdat de centrale infrastructuur nog ontwikkeld moest worden en om u tijd te geven om de actieve
4 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2022/12/23/kamerbrief-metre.actie-op-advies-over-platform-open-overheidsinformatie Pagina 2 van 8
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
openbaarmaking van de verschillende informatiecategorieën stapsgewijs voor te bereiden en te realiseren. Om tot een realistisch tijdpad en een haalbare implementatie te komen, vindt BZK het van belang om hierin samen met u op te trekken. Er is daarom samen met een vertegenwoordiging van bestuursorganen een implementatiestrategie opgesteld, gericht op stapsgewijze invoering en op ondersteuning van bestuursorganen bij de implementatie van de actieve openbaarmaking van hun informatie. De hoofdlijnen hiervan vindt u in bijlage 2. Ten aanzien van de ondersteuning van uw implementatie kunt u van ons de komende tijd het volgende verwachten: »
»
In de komende maanden werken we voor iedere informatiecategorie een aangescherpte definitie en bijbehorende hulpmiddelen voor actieve openbaarmaking uit, in werkgroepen met experts vanuit verschillende bestuursorganen en met behulp van praktijkervaringen. Voor de eerste informatiecategorieën zijn deze in concept gereed. Deze definities en hulpmiddelen zullen u ter beschikking worden gesteld op open-overheid.nl, zodat u deze kunt gaan gebruiken bij het actief openbaar maken van uw informatie. Ook zullen ze worden opgenomen in een ministeriële regeling.
Wat kunt u de komende maanden doen?
»
»
»
Door middel van registratie van de internetlocaties kunt u de informatie die u zelf publiceert voor iedereen vindbaar maken via de Woo-index. Ik roep u dan ook op om vanaf 19 juni aan te sluiten op de Woo-index. In bijlage 1 leest u hoe u dat kunt doen. Indien u uw informatie in de Woo-categorieën op dit moment nog niet op internet publiceert, is het van belang om dit te organiseren, eventueel in samenwerking met collega-bestuursorganen, voordat u op de Woo-index aansluit. Tevens roep ik u op om actief mee te denken bij de nadere uitwerking van de verschillende informatiecategorieën. Via https://kia.Dleio.nl/informatiecateqorieenwoo kunt u tot 30 juni reageren op de conceptuitwerking van de vier categorieën die het eerst ter hand zijn genomen. Uw reactie wordt meegenomen in de verdere uitwerking en kan mede bepalend zijn voor de wijze waarop uitvoering van de actieve openbaarmaking interbestuurlijk wordt vormgegeven.
Meer informatie
Via de websites open-overheid.nl (informatie over beleid en aanpak) en koopoverheid.nl (informatie over de technische aspecten) houden wij u op de hoogte van de ontwikkelingen rond de actieve openbaarmaking. Ook kunt zich via deze sites abonneren op de nieuwsbrieven.
Pagina 3 van 8
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
Tot slot
De Wet open overheid is gericht op het transparanter maken van het handelen van de overheid. Actieve openbaarmaking van overheidsinformatie is daarin cruciaal. De ingebruikname van de Woo-index is een belangrijke stap om actieve openbaarmaking verder gestalte te geven en voor iedereen één vindplaats te creëren van actief openbaar gemaakte overheidsinformatie, ook die van u. Ik nodig u dan ook van harte uit om daar samen een succes van te maken.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, namens deze, De directeur Programma Open Overheid
Lucas Lombaers
Pagina 4 van 8
Bijlage 1. Hoe sluit u aan op de Woo-index?
Om uw aansluitlast beperkt te houden is de aansluiting op de Woo-index zo eenvoudig mogelijk gemaakt. 1.
Als u op dit moment al informatie op internet publiceert in een categorie die in de Woo wordt beschreven, dan kunt u vanaf 19 juni aansluiten op de Wooindex om die informatie ook via de Woo-index vindbaar te maken. Deze aansluiting verloopt via het Register van Overheidsorganisaties (ROO), waarin veel bestuursorganen5 al staan ingeschreven. Het adres van dit register is https://orqanisaties.overheid.nl. In de redactieomgeving van het ROO kunt u vanaf 19 juni de internetlocaties (URLs) registreren waar uw documentcollecties door u publiek toegankelijk worden gemaakt. Daarbij geeft u de betreffende informatiecategorie aan. Het maakt daarbij niet uit waar u uw informatie op internet aanbiedt; u hoeft eventuele in het verleden gekozen publicatielocaties niet te wijzigen, In het kader van de Woo-index volstaat het, de URL's van deze locatie(s) centraal in het ROO te registreren. NB: een uitzondering op het bovenstaande geldt voor documenten die centraal worden gepubliceerd onder de Bekendmakingswet in Staatscourant, Staatsblad, provinciaal blad, gemeenteblad, en waterschapsblad en voor overige collecties die bij KOOP beschikbaar zijn. De vindplaats van centraal gepubliceerde documenten wordt door KOOP alvast in de Woo-index ingevuld.
De betrokken bestuursorganen hoeven de URL's die bij deze informatie horen dus niet zelf in het ROO in te voeren, maar uitsluitend de door KOOP voor hen ingevulde gegevens in het ROO te controleren.
2.
Indien u al een ROO-redacteur heeft die uw organisatiegegevens in het ROO beheert, zal deze door de ROO-redactie bij KOOP worden geïnformeerd over het centraal registreren van de URĽs in ROO. De huidige redacteuren ontvangen een beknopte handleiding met instructies. Indien u nog geen ROO-redacteur heeft, dient u deze rol in uw organisatie te beleggen en bij KOOP een account in het ROO aan te vragen. Op koopoverheid.nl is te vinden hoe u hierbij te werk gaat. Vanaf maandag 19 juni 2023 kunnen gemeenten via een webformulier op koopoverheid.nl een redacteurenaccount aanvragen.
3. Publiceert u op dit moment nog geen informatie in de Woo-categorieën op internet, dan dient u daarvoor een publicatiekanaal op internet te kiezen, eventueel in samenwerking met collega-bestuursorganen of met marktpartijen. 4. In het kader van de nog te realiseren zoekfunctie zullen de documentcollecties die door u in de Woo-index zijn geregistreerd door KOOP worden geïndexeerd, om de documenten in die collecties vindbaar te maken voor de burger via overheid.nl. Om die indexering optimaal mogelijk te maken wordt op dit 5 Gemeenten moeten voor aansluiting op de Woo-index nog een Woo-account aanmaken in het Register van Overheidsorganisaties (ROO). Dit kan vanaf 19 juni.
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
moment een aantal technische vereisten en aanbevelingen voor bestuursorganen uitgewerkt (zoals vereisten om de zoeksoftware van KOOP niet actief te weren van uw site en aanbevelingen om de zoeksoftware meer inzicht te verlenen in de informatie die u publiceert). Zodra deze vereisten en aanbevelingen beschikbaar zijn, worden ze gepubliceerd op koopoverheid.nl. Voor aansluiting op de Woo-index, zoals onder 1. beschreven, hoeft u hier echter niet op te wachten.
5. De zeventien verplichte informatiecategorieën in artikel 3.3 van de Woo omvatten het minimum aan actief openbaar te maken informatie. In artikel 3.1 (dat al wel in werking is getreden) wordt aan bestuursorganen een inspanningsverplichting opgelegd om zoveel mogelijk documenten actief openbaar te maken. Aansluiting op de Woo-index voor informatie die u op basis van dit artikel publiceert (die dus niet tot de categorieën in artikel 3.3 behoort) is niet verplicht en in deze eerste versie van de Woo-index ook niet mogelijk.
Pagina 6 van 8
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
Bijlage 2. Informatiecategorieën en implementatiestrategie
1. Wetten en andere algemeen verbindende voorschriften (tranche 0) 2. Overige besluiten van algemene strekking (tranche 0) 3. Ontwerpen van wetten, andere algemeen verbindende voorschriften en overige besluiten van algemene strekking waarover een extern advies is gevraagd, inclusief de adviesaanvraag (tranche 2) 4. Inzicht in organisatie en werkwijze, waaronder de taken en bevoegdheden van de organisatieonderdelen (tranche 1) 5. De bereikbaarheid van het bestuursorgaan en zijn organisatieonderdelen en de wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend (tranche 1) 6. Bij de Kamers en de verenigde vergadering der Staten-Generaal, provinciale staten, gemeenteraden en algemene besturen van waterschappen ter behandeling ingekomen stukken (tranche 3) 7. Vergaderstukken en verslagen van de Kamers en de verenigde vergadering der StatenGeneraal (tranche 0) 8. Vergaderstukken en verslagen van de vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden (tranche 1) 9. Agenda's en besluitenlijsten van de hoogste bestuurlijke organen van openbare lichamen (tranche 2) 10. Adviezen (tranche 2) 11. Convenanten (tranche 1) 12. Jaarplannen en jaarverslagen van bestuursorganen (tranche 3) 13. Verplichtingen tot verstrekking van subsidies, anders dan met een beschikking (tranche 3) 14. Woo-verzoeken, -besluiten en verstrekte informatie (tranche 1) 15. Onderzoeksrapporten (tranche 2) 16.
Beschikkingen (tranche 3) 17. Klachtoordelen (tranche 2) Tabel 1 - De zeventien categorieën verplicht actief openbaar te maken informatie volgens de Woo.
De implementatiestrategie kent de volgende hoofdlijnen: »
»
In interbestuurlijke werkgroepen worden de informatiecategorieën nader uitgewerkt en geconcretiseerd (bijvoorbeeld: verheldering definities, afbakening, wijze van openbaar maken, inventarisatie best practices). Op basis hiervan worden afspraken gemaakt en toelichtingen, handreikingen en hulpmiddelen beschikbaar gesteld. Daarmee wordt voor alle betrokken bestuursorganen zo duidelijk mogelijk gemaakt wat ten aanzien van de actieve openbaarmaking van iedere informatiecategorie wordt verwacht. De informatiecategorieën zijn hierbij verdeeld in vier tranches (zie tabel 1): o De categorieën in tranche 0 worden op dit moment op een centrale plek als collectie openbaar gemaakt. KOOP vult de vindplaats van deze collecties in de Woo-index in (zie ook bijlage 1, onder 1). o De documentcategorieën in de tranches 1, 2 en 3 worden nog niet structureel actief openbaar gemaakt door bestuursorganen. De
Pagina 7 van 8
Datum
8 juni 2023 Kenmerk
2023-0000336971
»
»
»
actieve openbaarmaking van die categorieën wordt in bovengenoemde interbestuurlijke werkgroepen voorbereid. Na vaststelling per categorie van de afspraken en handreikingen worden bestuursorganen opgeroepen om bij het actief openbaar maken van de betreffende categorie via de Woo-index voortaan de verstrekte handreikingen toe te passen. Daarbij geldt geen terugwerkende kracht. De concretiseringen, zoals een nadere uitwerking van de definitie van een informatiecategorie, worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Wanneer bestuursorganen in voldoende mate aantoonbaar in staat blijken om een informatiecategorie volgens de gemaakte afspraken openbaar te maken, wordt een datum vastgesteld waarop de verplichting voor deze categorie zal ingaan (per koninklijk besluit). De wettelijke verplichting is daarmee het sluitstuk van het implementatietraject per categorie.
Stand van zaken implementatie (juni 2023):
» »
De werkgroepen voor de categorieën in tranche 1 zijn gestart, tranche 2 is in voorbereiding en tranche 3 start in Q3 2023. Een informele consultatieronde over de conceptdefinities van de vier informatiecategorieën in tranche 1 is op 10 mei jl. van gestart gegaan via https://kia.Dleio.nl/informatiecateaorieenwoo. U kunt hier tot 30 juni reageren op de conceptversie van de uitwerking van deze categorieën. De reacties worden meegenomen in de verdere uitwerking; een terugkoppeling volgt op de site.
Pagina 8 van 8