Memo raad onrechtmatigheid aanbestedingen 2021

Memo aan

van

Gemeenteraad

Wethouder Hamerslag

datum

pagina

1 juli 2022

1 van 4

Rechtmatigheid aanbestedingen jaarrekening 2021 Geachte leden van de raad, Tijdens de gezamenlijke commissie Financiën van donderdag 23 juni 2022 bent u door de wethouder Financiën en de voorzitter van de auditcommissie geïnformeerd over het voornemen van uw accountant PWC om een afkeurende verklaring af te geven op de rechtmatigheid van de jaarrekening 2021. Op dat moment liep de controle door PWC nog en tijdens de audit-commissie heeft de accountant ook een voorbehoud gemaakt. Gelet op de aard van deze mededeling is ervoor gekozen om u hierover reeds te informeren. Positief is dat inmiddels duidelijk is geworden dat dit geen afkeurende verklaring, maar een verklaring met beperking zal zijn. In dit memo zal zoals door de wethouder Financiën is toegezegd een nadere toelichting worden gegeven over de achtergrond van deze verklaring. De verklaring met beperking wordt veroorzaakt door een onrechtmatigheid op een aantal aanbestedingen. Dit betekent dat in deze gevallen (achteraf) is geconstateerd dat niet de hiervoor geldende (Europese) wet- en regelgeving of jurisprudentie is gevolgd. Het betekent dus niet dat deze uitgaven niet getrouw zijn geweest. Door complexiteit van de wet- regelgeving en gewijzigde of niet voorziene omstandigheden komt het voor dat aanbestedingen achteraf niet altijd aan de voorwaarden blijken te voldoen.

Ook in eerdere jaren zijn in beperkte mate aanbestedingsfouten geconstateerd. Landelijk zijn fouten op Europese aanbestedingen in de afgelopen jaren in groeiende mate de oorzaak van een niet-goedkeurende verklaring op rechtmatigheid bij gemeenten. In overleg met de accountant is door de ambtelijke organisatie in 2021 gestart met een volledige controle van alle relevante aanbestedingsdossiers, waardoor meer dossiers dan gebruikelijk zijn onderzocht. Aanbesteding inhuurdiensten Tot begin deze week leek er een forse onrechtmatigheid over 2021 te ontstaan op het aanbestedingsdossier van de raamovereenkomst met Unique diensten BV (Unique), de partij die de externe inhuur voor de gemeente Nissewaard verzorgt. Deze Europese aanbesteding is in 2018 gestart, juist met als doel om de grip op inhuur en de rechtmatigheid hiervan beter te borgen. De raamovereenkomst met Unique is op 1 september 2019 ingegaan en is in 2021 verlengd tot 1 september 2023. In totaal geldt de overeenkomst met Unique voor 4 jaar.

Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail gemeente@nissewaard.nl www nissewaard.nl

datum

pagina

betreft

30 juni 2022

2 van 4

Onrechtmatigheid aanbestedingen

Rechtmatigheidsfout Op basis van een uitspraak van het Europees Hof van Justitie van eind 2018 dient in een raamovereenkomst een maximumwaarde op te worden genomen. Deze verplichting om een maximumwaarde op te nemen, stond echter niet letterlijk in de aanbestedingsrichtlijnen, waardoor de gemeente een indicatief (historisch) bedrag van € 6,4 miljoen per jaar heeft opgenomen. Omdat niet expliciet de maximumwaarde is genoemd in de aanbestedingsdocumenten en enkel de (indicatieve) historische gegevens, wordt ervan uitgegaan dat dat de genoemde historische gegevens de richtlijnen zijn nu er geen andere informatie over gepubliceerd is. De maximale contractwaarde van de raamovereenkomst bedraagt hierdoor 4 x € 6,4 miljoen per jaar = in totaal € 25,6 miljoen. Uit de interne controle is gebleken dat de totale omzet over de periode 1-9-2019 tot 31-12-2021 in totaal € 25.833.435 is geweest. Hierdoor is er dus sprake van een beperkte onrechtmatigheid in 2021. Omdat het contract echter doorloopt tot 1 september 2023, ontstaat er in 2022 alsnog een onrechtmatigheid, omdat bij het bereiken van de maximumwaarde de raamovereenkomst is uitgewerkt. Het is erg vervelend dat de intentie van deze aanbesteding juist is geweest om meer centrale grip te krijgen op inhuur en onrechtmatigheden te voorkomen.

Op basis van de (Europese) jurisprudentie is echter helaas sprake van een onrechtmatigheid om dat de maximumwaarde is overschreden. Uit vakliteratuur blijkt dat dit tot 2018 niet ongebruikelijk was en pas in 2021 door het Europees Hof van Justitie nog nadere duiding is gegeven op welke wijze dit dient plaats te vinden. Aanbesteding onderhoud elementenverhardingen Eind 2017 is gestart met de aanbesteding van een raamovereenkomst van 4 jaar voor onderhoud elementenverhardingen. De raming van de opdrachtwaarde voor de totale contractduur (incl. opties en verlengingen) bedroeg €3.600.000. Dit bedrag valt onder de Europese drempel voor aanbesteding van werken ad 5.350.000, waardoor is gekozen voor een nationale aanbestedingsprocedure voor werken. Begin juni 2018 is de aanbesteding gegund aan Aannemingsbedrijf D.C. Molendijk B.V. De raamovereenkomst is ingegaan op 18-6-2018 en geldt inclusief 2 keer 1 jaar verlenging tot uiterlijk 15-2022. Rechtmatigheidsfout Uit de interne controle is gebleken dat er vanaf 1-1-2018 t/m 31-12-2021 een omzet gemaakt is bij D.C. Molendijk van € 7.509.039. Hiervan valt een bedrag van € 6.321.535 onder het raamcontract. Gebleken is dat er voor meer projecten gebruik is gemaakt van het raamcontract. In totaal gaat het om een bedrag van € 1.565.956, dat in 2018 niet kon worden voorzien. De totale omzet die onder de raamovereenkomst valt is €6.321.535.

Het EU drempelbedrag voor werken. Daarmee is de omzet boven het EU drempelbedrag voor werken (€ 5.350.000) gekomen en had dit dossier Europees aanbesteed moeten worden. De totale omzet van 2021 binnen het raamcontract leidt daarmee tot een onrechtmatigheid van ong. 2 miljoen euro. Omdat het contract nog tot 1-5-2022 doorloopt, betekent dit dat ook de onrechtmatigheid doorloopt in 2022.

datum

pagina

betreft

30 juni 2022

3 van 4

Onrechtmatigheid aanbestedingen

Overige aanbestedingsdossiers Niet Europees aanbesteed Naast de 2 bovengenoemde dossiers, zijn er nog enkele kleinere dossiers waarbij geconstateerd is dat achteraf een andere (Europese) aanbestedingsprocedure gekozen had moeten worden. De totale onrechtmatigheid van deze dossiers tezamen is 1,5 miljoen. Wel Europees aanbesteed Tot slot zijn er enkele dossiers onderzocht met raamovereenkomsten die wel Europees zijn aanbesteed, maar waarvan de looptijd langer is dan 4 jaar. De looptijd van een raamovereenkomst mag volgens de Aanbestedingswet niet langer zijn dan 4 jaar, behalve in goed gemotiveerde uitzonderingsgevallen. In deze gevallen is naar het oordeel van de accountant de motivatie niet voldoende om de raamovereenkomst voor langer dan vier jaar af te sluiten, waardoor er een onrechtmatigheid ontstaat van in totaal € 7 ton. Extrapolatie door accountant De aanbestedingsfouten zoals hierboven toegelicht, bedragen in totaal € 4,2 miljoen. Omdat de accountant gebruik heeft gemaakt van een steekproef en niet alle aanbestedingsdossiers heeft onderzocht, wordt het totaalbedrag van de fouten geëxtrapoleerd. Hiermee komt de totale fout op € 8,7 miljoen. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie voor fouten in de jaarrekening bedraagt < 1% van de totale lasten voor een goedkeuring en < 3% van de totale lasten voor een verklaring met beperking.

Fouten > 3% leiden tot een afkeuring van de rechtmatigheid. Op basis van de totale lasten (incl. dotaties in reserves) in de jaarrekening 2021 van €356 miljoen, leidt dit tot een verklaring met beperking op de rechtmatigheid. Maatregelen en vervolg Uiteraard zullen organisatorische maatregelen volgen om dit in de toekomst te voorkomen, zoals het opnieuw aanbesteden van de contracten, een betere monitoring van de contractwaarde en het verbeteren van het contractmanagement. Ook door uw accountant PWC is in het accountantsverslag aangegeven dat een verdere professionalisering van en samenwerking in de organisatie noodzakelijk is, mede gezien de groei van de gemeente. Hiervoor zullen de komende periode extra investeringen noodzakelijk zijn. Het college zal zich vanzelfsprekend inspannen om hier de komende periode verbeteringen in aan te brengen. Gelet op het feit dat een aantal contracten doorloopt in 2022, zijn de negatieve gevolgen hiervan helaas niet te voorkomen en zal ook over 2022 geen goedkeurende verklaring ten aanzien de rechtmatigheid volgen. In de eerstvolgende auditcommissie zal dit onderwerp ook worden geagendeerd. Indien gewenst kan de accountant ook in de eerstvolgende commissievergadering na het zomerreces worden uitgenodigd om een nadere toelichting geven op het accountantsrapport over 2021.

datum

pagina

betreft

30 juni 2022

4 van 4

Onrechtmatigheid aanbestedingen

Rechtmatigheidsverantwoording Een verklaring met beperking door de accountant ten aanzien van de rechtmatigheid, heeft geen verdere consequenties. In de audit-commissie is recent besproken dat vanaf 2023 als gevolg van een wetswijziging de verantwoording over de rechtmatigheid bij het college komen te liggen, in plaats van bij de accountant. De accountant zal dan nog wel de getrouwheid van deze verklaring toetsen en meenemen in haar oordeel.