Jaarstukken 2024 Syntrophos versie 1.0

Jaarstukken 2024 GR Syntrophos

versie: 1.0 18-04-2025

Voorwoord Syntrophos is opgericht voor en door de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee. Het biedt veilige en stabiele ITen GEO-voorzieningen aan deze gemeenten, zonder winstoogmerk en werkt op kostprijsbasis. Een professionele beheerorganisatie zorgt dagelijks voor de IT-vitaliteit van de gemeentelijke dienstverlening. Naast de deelnemende gemeenten levert Syntrophos ook services aan andere aan de deelnemende gemeenten gelieerde partijen zoals het Streekarchief, Voorne Putten Werkt, Recreatieschap Voorne Putten, en de samenwerking Regio Zuid Hollandse Delta. Met trots presenteer ik u het financiële jaarverslag 2024 van ons ICT Shared Service Center. Dit verslag biedt een gedetailleerd inzicht in onze activiteiten, prestaties en financiële resultaten van het afgelopen jaar. In 2024 heeft Syntrophos daar waar mogelijk geanticipeerd op het ravijnjaar 2026, met als doel de ICT-kosten voor de gemeenten financieel beheersbaar te houden. Een cruciale uitdaging binnen dit proces is het waarborgen van een veilige en stabiele ICT-digitale omgeving voor de gemeenten met een toenemende vraag en de urgentie op bezuinigingen. Het afgelopen jaar stond in het teken van continuïteit op de levering van veilige, stabiele en efficiënte ICT- en GEOdiensten en de voortdurende digitale transformatie en gemeentelijke vernieuwingen.

Een van de belangrijkste thema's van 2024 was het evenwicht vinden tussen kosten en waarde. Hoewel de bestedingen in IT zijn gestegen, hebben deze bestedingen de deelnemers in staat gesteld om hun efficiëntie en productiviteit te verhogen, processen te optimaliseren en haar dienstverlening te verbeteren. Deze IT-oplossingen fungeren als enablers van gemeentelijke bezuinigingsmogelijkheden, waardoor we waarde toevoegen en tegelijkertijd bijdragen aan kostenbesparingen. Dankzij de inzet en toewijding van ons team hebben we aanzienlijke vooruitgang geboekt in onze missie om de digitale motor te zijn voor de gemeenten. Zoals u in dit financieel jaarverslag zult kunnen lezen is er in 2024 door Syntrophos op diverse onderdelen zorgvuldig omgegaan met financiële middelen en is het, ondanks de blijvende groei in 2024 van 11% mobiele- en werkplekapparatuur en forse verhoging in contractkosten voor gemeentelijke processen, gelukt met dezelfde personele capaciteit een sluitende jaarrekening te presenteren. En uit ons gebruikerstevredenheidsonderzoek over 2024 blijkt de gebruikerswaardering van een ruime 7. Als directeur ben ik trots op de prestaties van ons team en dankbaar voor de samenwerking met onze deelnemende gemeenten.

Uw vertrouwen en steun hebben ons in staat gesteld om onze doelen te bereiken en verder te bouwen aan een sterke digitale toekomst voor de gemeentelijke dienstverlening aan burgers en bedrijven. We staan voor een uitdagende periode waarin de vraag naar digitale oplossingen blijft groeien en de financiële ruimte naar verwachting krapper wordt. Echter, ik ben ervan overtuigd dat we door slimme en efficiënte samenwerking en een gezamenlijk te formuleren ICT-visie, deze uitdagingen kunnen overwinnen. Ik kijk uit naar de voortzetting van onze samenwerking en ben ervan overtuigd dat we samen de digitale toekomst van onze gemeenten vorm kunnen geven. Met vriendelijke groet,

namens het Bestuur,

Allard Mittertreiner

Chris Hottentot

Directeur Syntrophos

Voorzitter Bestuur GR Syntrophos

[2]

Inhoudsopgave Jaarstukken 2024 1.

Leeswijzer ....................................................................................................................................................................... 5

2.

Samenvatting jaarverslag Syntrophos 2024 ................................................................................................................. 6 3. JAARVERSLAG ...............................................................................................................................................................11 3.1 Begroting vs realisatie ................................................................................................................................................11 3.1.1 Definitieve begroting en overheveling ..............................................................................................................11 3.1.2

Werkelijkheid versus begroting ..................................................................................................................13

3.2 Programma verantwoording .....................................................................................................................................16 3.2.1

Programma ICT ............................................................................................................................................16

3.2.2

Programma GEO informatie en Data ..........................................................................................................19

3.3 Bedrijfsvoering & ontwikkeling ..................................................................................................................................20 3.3.1

Bedrijfsvoering .............................................................................................................................................20

3.3.2

Ontwikkelingen ............................................................................................................................................21

3.3.3

Kosten bedrijfsvoering Syntrophos.............................................................................................................22

3.3.4

Weerstandsvermogen .................................................................................................................................22

3.3.5

Treasury .......................................................................................................................................................23

3.3.6

Kasgeldlimiet ................................................................................................................................................23

3.3.7

Renterisiconorm ..........................................................................................................................................24

3.3.8

Vennootschapsbelasting .............................................................................................................................24

3.3.9

Overhead......................................................................................................................................................24

3.3.10

EMU-Saldo ..................................................................................................................................................25

3.3.11 Rechtmatigheidsverantwoording ....................................................................................................................25 4.1

Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid .....................................................27

4.2

Balans per 31-12-2024 ................................................................................................................................31

4.2.1

Activa ............................................................................................................................................................31

4.2.2

Passiva ..........................................................................................................................................................31

4.3

Overzicht van Baten en Lasten over 2024 ..................................................................................................32

4.4

Toelichting op de Balans per 31-12-2024 ..................................................................................................33

4.4.1

Toelichting op de balans Activa ..................................................................................................................33

4.4.2

Toelichting op de balans Passiva ................................................................................................................35

4.4.3

Financiële kentallen .....................................................................................................................................37

4.4.4

Niet in de balans opgenomen verplichtingen ............................................................................................38

4.5 4.5.0.1

Toelichting op de staat van Baten en Lasten .............................................................................................40 Diensten naar DVO-indeling .......................................................................................................................40

[3]

5.

4.5.0.2

Afrekening Nissewaard ...............................................................................................................................41

4.5.0.3

Afrekening Voorne aan Zee ........................................................................................................................42

4.5.1

Toelichting op programma ICT ...................................................................................................................43

4.5.2

Toelichting op programma GEO-informatie...............................................................................................45

4.5.3

Incidentele baten en lasten ........................................................................................................................47

4.5.4

Taakvelden ...................................................................................................................................................48

4.6

Kredieten 2024 ............................................................................................................................................49

4.7

Rechtmatigheidsverantwoording ...............................................................................................................50

4.8

WNT-verantwoording Syntrophos ..............................................................................................................51

4.8.1

Bezoldiging topfunctionarissen...................................................................................................................51

4.8.2

Uitkeringen wegens beëindiging dienstverband aan topfunctionarissen ................................................52

4.8.3

Overige rapportageverplichtingen op grond van de WNT ........................................................................52

OVERIGE GEGEVENS..................................................................................................................................................... 53 5.1

Bijzondere gebeurtenissen na balansdatum ..............................................................................................53

5.2

Controleverklaring van de onafhankelijke accountant ..............................................................................53

Bijlagen bij de Jaarstukken 2024 Syntrophos ...................................................................................................................... 54 Bijlage A

Verdeelsleutelsleutels voor gezamenlijke ICT- en GEO-diensten .............................................................55

Bijlage B

Specificatie van het krediet 2024 ...............................................................................................................57

Bijlage C

PDC Services afrekening 2024 ....................................................................................................................58

Bijlage D

Verloop begroting 2024 in P&C rapportages .............................................................................................59

Bijlage E

Overheveling lopende projecten van 2024 naar 2025 ..............................................................................60

Bijlage F

Rekenmodel financiële kengetallen............................................................................................................61

Bijlage G

Kerncijfers ....................................................................................................................................................62

Controleverklaring accountant ............................................................................................................................................ 63 Controleverklaring accountant ............................................................................................................................................ 64

[4]

1.

Leeswijzer

Met deze jaarstukken legt Syntrophos verantwoording af over de in de begroting opgenomen beleidsvoornemens (Jaarverslag) en de financiële verantwoording (Jaarrekening). Syntrophos is een Gemeenschappelijke Regeling en valt daardoor onder de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (verder BBV). In de Jaarstukken komen de volgende hoofdstukken aan de orde: • • • •

Jaarverslag (beleidsmatige verantwoording) Jaarrekening (financiële verantwoording) Overige gegevens, waaronder de controleverklaring van de accountant Bijlagen

Graag merken wij op dat in veel gevallen de tekst de bijzonderheden uit de tabellen beschrijft/toelicht en niet is geschreven om zonder tabel zelfstandig leesbaar te zijn. De verschillenanalyses zijn gericht op het verschil tussen de laatst vastgestelde begroting – na overheveling van doorlopende projecten en opdrachten – en de realisatie. De begrotingswijzigingen zijn al eerder toegelicht in de tussenrapportages.

[5]

2. Samenvatting jaarverslag Syntrophos 2024 Stevige kosten reducerende maatregelen in een omgeving met groeiende ICT vraag In het afgelopen jaar 2024 heeft Syntrophos, in opdracht van de deelnemende gemeenten en anticiperend op het Ravijnjaar, aanzienlijk ingezet op kostenbesparende maatregelen, ondanks een toenemende vraag naar ICT-diensten. Syntrophos werkt op kostprijsbasis voor haar deelnemers. Syntrophos heeft streng gestuurd op beïnvloedbare kosten, zijnde met name personeelskosten. Het MT heeft geen inhuur toegestaan t.b.v. het invullen van vacatures naar aanleiding van vertrek van medewerkers en bij ziekte (gemiddeld 4,2% ziekteverzuim). Deze personele maatregelen hebben geleid tot verhoogde risico's in onze dienstverlening, met name op het vlak van continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. De extra belasting op ons bestaande personeel is met grote loyaliteit opgepakt, wat o.a. heeft geresulteerd in extra overuren en daarmee het voorkomen van onderbreking van gemeentelijke dienstverlening. Het is belangrijk om te benadrukken dat dergelijke maatregelen slechts tijdelijk en incidenteel kunnen worden toegepast. Een structurele voortzetting zou de ICT-gezondheid en continuïteit aantasten en zou leiden tot exponentiële stijging van bedrijfsrisico’s voor de deelnemende gemeenten.

De financiële omvang van (leveranciers)contracten is van 44% in 2023 gegroeid naar 51% van de begroting van Syntrophos naar ruim € 9,3 mln. Een stijging van € 562.133 als gevolg van enerzijds een groeiende vraag vanuit de gemeenten en anderzijds door prijsindexeringen. Deze extra uitgaven zijn nu eenmalig grotendeels gedekt door de bezuinigingsmaatregelen op personeelskosten maar vragen om de volgende twee structurele maatregelen: 1. Sturing op de vraag; 2. Het integraal en meerjarig begroten van de juridisch aangegane contracten, inclusief de prijsindexaties. Meerjarig de personeelskosten uithollen in een werkveld waar feitelijk continu meer vraag naar is brengt risico’s met zich mee, zoals onaantrekkelijk werkgever in een krappe arbeidsmarkt en lagere medewerker tevredenheid. Terwijl onze mensen de succesfactor van Syntrophos zijn. ICT is een enabler om gemeentelijke processen en dienstverlening nog beter te maken en leveren dus waarde voor de gemeenten.

Efficiënter werken en inzet op schaalvoordelen In 2024 hebben we aanzienlijke vooruitgang geboekt in het efficiënter beheren van onze ICT-diensten en het realiseren van besparingen in de bedrijfsvoering. Door slimmer in te kopen, hebben we een reductie van 3% in broker-fees weten te behalen over een meerjarig inkoopvolume van miljoenen. In feite minder meerkosten. Daarnaast hebben we 3000 uur aan efficiëntiewinst in het beheer gerealiseerd. Deze winst hebben we benut om gemeentelijke ontwikkelopdrachten uit te voeren zonder extra kosten te maken. De helpdesk heeft 11% meer apparatuur uitgegeven en (in 2023 15% meer) in beheer en ruim 5000 applicatie-vragen doorgeleid naar de gemeentelijke functioneel beheer organisaties. Dit alles met gelijkblijvende team grootte. Een prestatie van formaat. Kortom: We hebben ons ingezet om met verhoogde inspanning en efficiëntie te werken. We hebben efficiënter ingekocht, wat heeft geresulteerd in incidentele successen. Echter, we bevinden ons nu op een punt waar verdere verbeteringen binnen de huidige werkwijze beperkt zijn.

[6]

Realisatie binnen begroting Ondanks de uitdagingen is Syntrophos erin geslaagd om binnen de gestelde begroting te opereren en het jaar 2024 met een nulresultaat af te sluiten. Dit resultaat toont aan dat de bezuinigingsmaatregelen effectief waren in het beheersen van de kosten op korte termijn, met de consequenties voor personeel en dienstverlening. Directie en Bestuur spreken haar waardering uit voor de inzet en het doorzettingsvermogen van alle Syntrophos medewerkers, die onder deze omstandigheden hun werk hebben voortgezet. Het is echter van cruciaal belang om in de toekomst te zoeken naar duurzame oplossingen om zowel de medewerkerstevredenheid, uw groeiende vraag naar ICT, de financiële gezondheid als de kwaliteit van uw ICT-dienstverlening te waarborgen. Syntrophos blijft zich inzetten voor een evenwicht tussen kostenbeheersing en hoogwaardige dienstverlening, en kijkt uit naar een constructieve samenwerking met de deelnemende gemeenten om onze gezamenlijke doelen te bereiken. Onderstaand is een samenvatting opgenomen van de financiële resultaten over 2024.

Samenvatting resultaat Syntrophos 2024 Begroting na wijzigingen Lasten 41 Personeelslasten rlv P-begroting 42 Overige Personeelskosten eigen personeel 43 Personeelskosten derden Sub-totaal P-lasten 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslasten 47 Uitbesteding 49 Contracten en licenties Sub-totaal Materiele kosten Totaal Lasten Totaal bijdragen

4.787.541 300.000 100.000 5.187.541 827.540 108.289 2.867.345 684.461 8.786.091 13.273.726 18.461.267 18.461.260

Overheveling budgetten

Budget na overheveling (B)

Realisatie (R)

Verschil (R-B)

-90.401

4.787.541 300.000 100.000 5.187.541 815.940 108.289 2.867.345 594.060 8.786.091 12.247.496

4.774.672 91.709 44.343 4.910.724 914.811 36.960 2.616.409 454.901 9.348.224 12.419.534

-12.869 -208.291 -55.657 -276.817 98.871 -71.329 -250.936 -139.159 562.133 172.038

-102.001 -102.001

18.359.266 18.359.259

18.282.029 18.282.028

-77.237 -77.231

0 -11.600

-90.401

Toelichting In 2024 lopen een aantal ontwikkel opdrachten/projecten over de jaargrens heen. Het resterende budget voor deze projecten is overgeheveld naar 2025. Dit betreft een bedrag van € 102.001. In bovenstaande tabel blijkt dat Syntrophos € 77.231 onder de begroting is gebleven. De personeelslasten zijn een stuk lager dan begroot onder andere door het niet invullen van vacatures en niet verlangen bij ziekte. De contracten en licentiekosten vallen hoger uit dan begroot. Een toelichting op deze overschrijding is te vinden in paragraaf 3.1.2.

[7]

Deelnemersbijdrage analyse De gemeenten betalen een bijdrage voor de deelname in de gemeenschappelijke regeling. Deze bijdrage wordt door meerdere factoren bepaald namelijk: • Meer of minder gezamenlijke ICT- dan wel GEO-kosten; • De verdeelsleutel voor gezamenlijk kosten ICT dan wel voor GEO; • Specifieke kosten per deelnemer.

Lasten per programma gezamenlijk of specifiek Jaar 2024 Gezamenlijk /Syntrophos Totaal Gezamenlijk /Syntrophos Nissewaard Totaal specifiek Nissewaard Voorne aan Zee Totaal specifiek Voorne aan Zee Niet deelnemers (specifiek) Bijdragen lasten

Program ICT GEO ICT GEO ICT GEO ICT

Begroting (B)

Realisatie (R)

Verschil (R-B)

9.201.554 9.045.365 2.339.945 2.242.245 11.541.499 11.287.610 3.015.274 3.054.037 357.204 385.712 3.372.478 3.439.749 2.936.165 3.018.614 492.594 511.111 3.428.759 3.529.725 16.523 24.981 18.359.259 18.282.065

-156.189 -97.700 -253.889 38.763 28.508 67.271 82.449 18.517 100.966 8.458 -77.194

verschil in % van begroting -1,70% -4,18% -2,20% 1,29% 7,98% 1,99% 2,81% 3,76% 2,94% 51,19% -0,42%

Gezamenlijke kosten De gezamenlijke kosten worden bepaald door alle producten en diensten die Syntrophos als shared service centraal aanbiedt en die de gemeenten dus gezamenlijk afnemen. Deze kosten worden verdeeld met de vastgestelde verdeelsleutels, zie de volgende paragraaf. De gezamenlijke kosten waren € 253.889 lager dan begroot. Zowel op ICT als GEO zijn de kosten specifiek voor Nissewaard en Voorne aan Zee hoger dan begroot, door een toegenomen vraag en prijsindexaties.

[8]

Verdeelsleutels Syntrophos kent voor de verrekening van de gezamenlijke kosten twee verdeelsleutels. De ICT-verdeelsleutel is gebaseerd op het aantal accounts dat in gebruik is. Het aantal accounts bij Voorne aan Zee nam iets af terwijl het aantal accounts van Nissewaard verder toenam. Daardoor stijgt het aandeel in de gezamenlijke ICT-kosten voor Nissewaard met 1,13% ten opzichte van 2023. De GEO-verdeelsleutel wordt beïnvloed door het aantal inwoners per gemeente. Deze is vrijwel gelijk gebleven ten opzichte van 2023. De uitgebreide berekening van de verdeelsleutels is te vinden in Bijlage A.

Wijziging in kostenverdeelsleutels 2024 t.o.v. 2023

ICT Nissewaard Voorne aan Zee GEO Nissewaard Voorne aan Zee

2023

2024

58,45% 41,55% 100,00%

59,58% 40,42% 100,00%

43,11% 56,89% 100,00%

43,14% 56,86% 100,00%

Toe (+) of Afname (-) 1,13% -1,13%

0,03% -0,03%

[9]

Jaarverslag 2024

[10]

3. JAARVERSLAG 3.1 Begroting vs realisatie 3.1.1 Definitieve begroting en overheveling De begroting 2024 werd in de bestuursvergadering van 30 mei 2023 voor het eerst vastgesteld. Deze (primaire) begroting 2024 is daarna vervolgens negen keer bijgesteld door middel van tussenrapportages en overhevelingen. De primaire begroting is zonder ontwikkel opdrachten, deze projecten worden via de tussenrapportages in de begroting gebracht. De overheveling is afhankelijk van de voortgang van lopende projecten. Het verloop is in bijlage D zichtbaar gemaakt. Veranderingen gedurende het jaar In onderstaande samenvattende tabel (3.1.1.) zijn de begrotingswijzigingen 2024 opgedeeld naar begrotingswijzigingen als gevolg van ontwikkelopdrachten (€ 496.755) en overheveling (-/-€ 102.001). De begrotingswijzigingen zijn uitgebreid toegelicht in de tussenrapportages.

[11]

Tabel 3.1.1 Verloop van Primaire begroting door begrotingswijzigingen 2024 Begrotingswijzigingen Begroting

2024 (in €)

Tussen rapportages 2024 (B)

2024 na 3TR23 (A)

Lasten 41 Personeelslasten rlv P-begroting 42 Overige Personeelskosten eigen personeel 43 Personeelskosten derden Sub-totaal P-lasten 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslsasten 47 Uitbesteding 49 Contracten en licenties 50 Saldo bedrijfsvoering Totaal Lasten

5.013.396 372.804 83.146 5.469.346 837.696 -18.096 2.854.284 405.538 8.417.304 -1.560 17.964.512

-225.855 -72.804 16.854 -281.805 -10.156 126.385 13.061 278.923 368.787 1.560 496.755

Bijdragen Nissewaard NSW beheer NSW ontwikkel opdrachten Totaal Nissewaard

9.049.105 80.255 9.129.360

Voorne aan Zee VaZ beheer VaZ ontwikkel opdrachten Totaal Voorne aan Zee Totaal Deelnemers Beheer Ontwikkel opdrachten Totaal Deelnemers

Totaal Begrotingswijzigingen (B+C)

Overheveling 2024 naar 2025 (C)

Begroting 2024 na wijzigingen

-102.001

-225.855 -72.804 16.854 -281.805 -21.756 126.385 13.061 188.522 368.787 1.560 394.754

4.787.541 300.000 100.000 5.187.541 815.940 108.289 2.867.345 594.060 8.786.091 0 18.359.266

526.603 252.958 779.561

-27.217 -27.217

526.603 225.741 752.344

9.575.708 305.996 9.881.704

8.518.867 210.176 8.729.043

-316.658 123.431 -193.227

-74.784 -74.784

-316.658 48.647 -268.011

8.202.209 258.823 8.461.032

17.567.972 290.431 17.858.403

209.945 376.389 586.334

0 -102.001 0

209.945 274.388 484.333

17.777.917 564.819 18.342.736

Niet deelnemers (beheer)

106.092

-89.568

-89.568

16.524

Totaal bijdragen Beheer Ontwikkel opdrachten Totaal bijdragen

17.674.064 290.431 17.964.495

120.377 376.389 496.766

0 -102.001 -102.001

120.377 274.388 394.765

17.794.441 564.819 18.359.260

Resultaat Syntrophos

17

-11

0

-11

6

0 -11.600

-90.401

Overheveling lopende projecten over de jaargrens Niet alle projecten zijn per 31-12-2024 afgerond. De overheveling van projecten die doorlopen naar 2025 is opgenomen in bovenstaande tabel en gespecificeerd in bijlage F. Realisatie 2024 De realisatie 2024 is in deze Jaarstukken getoetst aan de begroting na overheveling (€ 18.359.260).

[12]

3.1.2 Werkelijkheid versus begroting Lasten per categorie Tabel 3.1.2.1. Lasten per categorie Kosten categorie 41 Personeelslasten rlv P-begroting 42 Overige Personeelskosten eigen personeel 43 Personeelskosten derden Sub-totaal P-lasten 44 Overige kosten 45 Rente en Bankkosten 46 Kapitaalslsasten 47 Uitbesteding 49 Contracten en licenties Sub-totaal Materiele kosten Totaal Lasten

Budget (B)

Realisatie (R)

4.787.541 300.000 100.000 5.187.541 815.940 108.289 2.867.345 594.060 8.786.091 13.171.725

4.774.672 91.709 44.343 4.910.724 914.811 36.960 2.616.409 454.901 9.348.224 13.371.305

18.359.266

18.282.029

% in totaal Verschil in Verschil (R-B) van realisatie % van budget 26,12% -12.869 -0,27% 0,50% -208.291 -69,43% 0,24% -55.657 -55,66% 26,86% -276.817 -5,34% 5,00% 98.871 12,12% 0,20% -71.329 -65,87% 14,31% -250.936 -8,75% 2,49% -139.159 -23,43% 51,13% 562.133 6,40% 73,14% 199.580 1,52% 100,00%

-77.237

-0,42%

De grootste verschillen laten zich als volgt verklaren: • De personeelslasten zijn € 276.817 lager gerealiseerd dan begroot. Ondanks het vormen van de voorziening verlofsparen zijn de totale personeelslasten lager uitgevallen dan begroot. Dit komt doordat er meerdere vacatures niet zijn ingevuld in 2024. Daarnaast is er ook als tijdelijke maatregel gestopt met inhuur op deze vacatures of ziektes. • De overige kosten zijn € 98.871 hoger. Dit wordt vooral verklaard door een hogere indexering dan verwacht op de ondersteunende diensten en huisvesting die Nissewaard levert en door hogere accountants- en kleine aanschaffingskosten. • De kapitaallasten zijn € 250.936 lager dan begroot. Dit komt door het uitstellen van investeringen. • De uitbestedingen zijn € 139.159 lager dan begroot. Dit is in overeenstemming met de deelnemers gebeurd om binnen de totale begroting te blijven. • De meest opvallende post is de contracten en licenties. Ondanks eerdere begrotingswijzigingen valt deze post toch een stuk hoger uit dan begroot. Hiervoor zijn meerdere verklaringen: Gedurende 2024 zijn er contracten door de deelnemers aan Syntrophos overgedragen.

Deze waren niet begroot bij Syntrophos in 2024; Contracten waarvan door de deelnemers voorzien was om op te zeggen, blijken nog steeds in gebruik en om die reden niet opgezegd waardoor de kosten in 2024 door liepen; Er zijn in december 2024 nog contracten aangegaan met een effect op boekjaar 2024. Dit was bij de laatste tussenrapportage nog niet bekend Alle hierboven genoemde contracten betreft voor gemeentelijke processen benodigde overeenkomsten, het betreft geen shared contracten.

[13]

Verschuiving van lasten Door de aanzienlijke verhoging van de contract en licentiekosten in combinatie met de bezuinigingsmaatregelen op personeelslasten is de verhouding tussen de lastencategorieën significant verschoven. De grafiek geeft de verhouding weer van de lastencategorieën in 2024. Het overgrote deel van de lasten werd dus veroorzaakt door de contracten 51%. (in 2023 nog 44%). De personeelslasten volgen op afstand met 27%. De kapitaalslasten zijn met 14% de derde in grootte. 92% van de totale kosten worden dus door deze drie kostencategorieën veroorzaakt. De staafdiagrammen laten het verloop van de lastencategorieën als percentage van het totaal zien: 7% toename in contractkosten 1% afname in personeelslasten 4% afname in kapitaallasten 2% afname in andere lasten (overige lasten, huur en kosten dienstverlening & bedrijfskosten opgenomen in investeringen)

Verloop lastencategorieën als % van totaal 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Contractskosten

Personeelslasten Lasten 2023

Kapitaallasten

Andere lasten

Lasten 2024

Bijdragen per afnemer De bijdragen van afnemers van de diensten van Syntrophos worden onderscheiden naar de deelnemers en nietdeelnemers. Omdat Syntrophos op kostprijsbasis voor haar deelnemers werkt, zijn de bijdragen gelijk aan de kosten inclusief Vennootschapsbelasting. De overige opbrengsten worden in mindering gebracht op de gezamenlijke kosten.

[14]

Tabel 3.1.2.2. Bijdragen per afnemer Afnemer Nissewaard NSW beheer NSW ontwikkel opdrachten Totaal Nissewaard Voorne aan Zee VaZ beheer VaZ ontwikkel opdrachten Totaal Voorne aan Zee Deelnemers Beheer deelnemers Ontwikkel opdrachten deelnemers Totaal Deelnemers Niet deelnemers Totaal bijdragen

Budget (B)

Realisatie (R)

% in totaal van realisatie

Verschil (R-B)

verschil in % van budget

9.579.734 301.968 9.881.702

9.497.941 260.166 9.758.107

97,33% 2,67% 100,00%

-81.793 -41.802 -123.595

-0,85% -13,84% -1,25%

8.206.915 254.127 8.461.042

8.203.410 295.532 8.498.942

96,52% 3,48% 100,00%

-3.505 41.405 37.900

-0,04% 16,29% 0,45%

17.786.649 556.095 18.342.744 16.523 18.359.267

17.701.351 555.698 18.257.049 24.981 18.282.030

96,96% 3,04% 100,00% 100,00% 100,00%

-85.298 -397 -85.695 8.458 -77.237

-0,48% -0,07% -0,47% 51,19% -0,42%

De totale bijdragen zijn € 77.237 lager dan begroot. Op de afwijking per deelnemer wordt dieper ingegaan in de toelichting op de Baten en Lasten (hoofdstuk 4.5).

[15]

In overleg met de gemeenten is de vervanging van laptops beperkt tot het strikt noodzakelijke en zijn batterijen vervangen van de laptops waarvoor dat noodzakelijk was. De vervanging van in totaal circa 1500 laptops, en uitbreiding vanwege het nieuwe werkplek concept, nemen we mee in het project van de nieuwe werkplek. De hierdoor in 2024 uitgestelde investering zorgt eenmalig voor € 300.000 lagere kapitaalslasten in 2025.

Wist u dat wij in 2024 ruim 24.800 meldingen, 7590 aanvragen en 3500 wijzigingen hebben verwerkt Helpdesk Syntrophos

De vorming van een Business Intelligence omgeving op basis van Microsoft Azure producten is door een initiatief van het Sociaal Domein van de gemeente Voorne aan Zee tot stand gebracht. In pilotvorm is in samenwerking met de projectleider van de gemeente en het datateam van Syntrophos een technische omgeving binnen Azure gecreëerd waarin ervaring is opgedaan over de werking van een Azure BI-omgeving. Hierbij werd inzicht verkregen over het verloop van de kosten, hetgeen input zal moeten zijn bij komende business cases.

3.2 Programma verantwoording De volgende paragrafen geven weer wat Syntrophos in 2024 op de programma’s ICT en GEO-informatie heeft gerealiseerd.

3.2.1 Programma ICT

In september 2024 is het project nieuwe digitale werkomgeving van start gegaan met opdrachtverlening vanuit de gemeenten, het aanstellen van een projectleider bij Syntrophos en uitvoeren van ontwerpsessies en planvorming voor uitvoering vanuit Syntrophos. Om de succesfactoren van adoptie en organisatie rondom de nieuwe werkplek vorm te geven hebben de gemeenten in december 2024 een projectleider aangetrokken.

Lifecycle & ontwikkelopdrachten In 2024 zijn vanuit de lifecycle de volgende vernieuwingen gedaan: 1) Actieve netwerkcomponenten op alle 40 werklocaties; 2) Netwerkauthenticatietool; 3) Windowsserver OS updates van applicatie en beheerservers.

In december 2024 is er voor een belangrijk deel van de beveiligingstools een nieuwe meerjarige overeenkomst gesloten. Hierdoor zullen de jaarlijkse kosten van 2026 tot en met 2028 met € 60.000 dalen.

Dit waren in praktijk intensieve en veelomvattende werkzaamheden die de actualiteit, veiligheid en stabiliteit op de netwerk-, beveiliging- en applicatievoorzieningen verzorgen.

In 2024 zijn de planvorming en onderzoeken uitgevoerd om de koelinstallatie van de MER op locatie Spijkenisse te vernieuwen en daarmee een besparing van 90% van het energieverbruik en de daarmee samenhangende energiekosten te verlagen. Dit zal in 2025 worden uitgevoerd en een jaarlijkse besparing opleveren van €32.000,- gedurende de levensduur van 30 jaar. Ook is de reguliere lifecycle voor mobiele telefoons (215) uitgevoerd en zijn 80 laptops vernieuwd die inmiddels 5 jaar in gebruik waren. De lifecycle van laptops gaat uit van een levensduur van 3 jaar.

In 2024 waren er 62 lopende projecten waarvan 31 projecten zijn afgerond, 1 project is geannuleerd en 30 projecten nog doorlopen in 2025.

[16]

Deze ontwikkelopdrachten omvatten € 229.000 eenmalige implementatie kosten voor inzet van leveranciers en € 210.000 toename van structurele jaarlijkse kosten van leverancierscontracten (niet zijnde Syntrophos), en netto 163 (185 meer en 18 minder) extra beheeruren bij Syntrophos. Deze toename in beheeruren zijn niet toegevoegd aan de beheercapaciteit maar worden (voor alsnog) opgevangen binnen de capaciteit van de beheerorganisatie. De continue inzet van onze medewerkers en blijvende inspanningen om het werk slimmer te organiseren hebben de eenmalige opvang van toegenomen beheeruren mogelijk gemaakt.

Net als in 2023 was er een forse groei van IBI’s (44%) en daarmee samenhangende incidenten die volledig nagelopen moeten worden en daarmee forse inzet vragen in het gehele proces. Tabel 2 Overzicht verschillen meldingen organisaties

Organisatie

2023

2024

Syntrophos Nissewaard Voorne aan Zee

19765 3250 2194

18872 2909 2253

2024 t.o.v. 2023 -893 -341 +59

In 2024 zijn er 27 grote incidenten geregistreerd, waarvan 85% binnen de gestelde service level agreement tijd is opgelost. Vier incidenten zijn niet op tijd opgelost, waarvan er twee door SaaS-diensten en één door een landelijke internetstoring werden veroorzaakt. SaaS-producten waren verantwoordelijk voor 60% van de grootschalige incidenten, een stijging ten opzichte van 33% in 2023. Deze trend geeft duidelijk aan monitoring nodig is op de SaaS-producten om de continuïteit te waarborgen. De stijging van het aantal incidenten, van 12 naar 27, is het gevolg van een nieuwe definitie en werkwijze. Dit werd gedaan om de communicatie te verbeteren en sneller actie te ondernemen in samenwerking met gemeenten om eindgebruikers te informeren.

Vanaf april 2024 worden er geen uren in rekening gebracht voor inzet van het projectenteam. Onderliggende afspraak is dat er jaarlijks 3000 uur beschikbaar is voor uitvoering van projecten. De personele capaciteit is door Syntrophos zodanig georganiseerd dat dit binnen de formatie wordt opgevangen. Er is daarmee een besparing van €300.000,- per jaar gerealiseerd.

Gebruikersondersteuning Meldingen In 2024 zijn er 24038 meldingen verwerkt. T.o.v. 2023 is dit een daling van 4,6%. Tabel 1 Overzicht meldingen

Aanvragen In 2024 zijn er 7590 aanvragen verwerkt. T.o.v. 2023 is dit een stijging van +4% Er zijn buiten de regulieren wijzigingen, proactief, 215 mobiele telefoons en 80 laptops vervangen.

Soort

Aantal

Incident Service Request Informatiebeveiligingsincident (IBI)

4894 14156 4988

T.o.v. 2023 -16% -13% +44%

[17]

Asset Management

Toegenomen vraag naar ICT

In het totaal beheert Syntrophos nu 9055 mobiele en werkplek assets

Concluderend kan Syntrophos melden dat zowel de ontwikkelopdrachten, de uitgifte en beheer van apparatuur, informatie beveiligingsincidenten en aanvullende taken die vanuit beheer worden opgepakt, aanzienlijk zijn toegenomen; daar waar dit binnen de aanwezige capaciteit kon. Dit biedt waarde voor de deelnemers en geeft aanleiding om tot een gezamenlijke visie op ICT te komen voor de komende jaren. Tevens is het noodzakelijk dat de vraagsturing in lijn gaat zijn met de ICTambities en de bezuinigingsopgaven van de deelnemers.

46

1168

1445

652

1690 36

11%

Security & Privacy In 2024 zijn er aanzienlijke investeringen gedaan om de veiligheid op het gebied van netwerk, back-up en infrastructuur te waarborgen. Deze cruciale maatregelen helpen de informatieveiligheidsrisico's voor de gemeenten te beheersen. De voortdurende toename van phishing- en malwareaanvallen benadrukt dat de menselijke factor vaak de zwakste schakel is. Daarom zijn al onze medewerkers onderhevig aan voortdurende educatie op het gebied van security en privacy.

Tabel 3 Overzicht mobiele- en werkplek apparatuur

Soort

Aantal

Laptop

1690

Mobiel

1445

CAD-station

49

FAT-client

57

Thin Client

1062

Tablet

652

Conference apparatuur

46

(Multi functionele) printers

114

Beeldschermen

2292

SIM-kaarten

1648

Audit – In control verklaring

Totaal

9055

In 2024 is er een nieuwe externe auditor aangesteld om onze technische bedrijfsvoering en naleving van de technische BIO-normen (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) te controleren. Ter verantwoording aan het bestuur en de deelnemers heeft de externe auditor een Third Party Mededeling (TPM) afgegeven, conform het ISAE3000/D Type 2 Audit framework, de standaard in de ITmarkt voor shared serviceorganisaties. Deze verklaring biedt het bestuur de zekerheid dat onze operationele processen beheerst zijn in opzet, bestaan en werking. In 2024 heeft dit geresulteerd in een "goedkeurende verklaring" van de externe auditor.

Totaal wordt er in 2024 een aantal van 9055 mobiele- en werkplek apparaten beheerd. Hierbij zijn de desk-telefoons niet meegerekend. T.o.v. 2023 is er in 2024 een stijging van 11% in het aantal mobiele- en werkplek apparaten. Buiten de mobiele- en werkplek apparatuur wordt er dagelijks nog vele fysieke en digitale netwerk- en server componenten beheerd. De voortdurende groei in de benodigde apparatuur, evenals het beheer en de serviceondersteuning, wordt uitgevoerd met dezelfde personeelscapaciteit. Dit is mogelijk doordat er voortdurend gewerkt wordt aan maatregelen om de efficiëntie te verhogen. Echter, de mogelijkheden om dit te realiseren bereiken nu een max zonder de dienstverlening te benadelen.

Uitdagingen in de Security Roadmap Het minder goede nieuws is dat er in 2024 nauwelijks voortgang is geboekt t.a.v. de maatregelen in de security roadmap. [18]

Dit was te wijten aan een gebrek aan middelen binnen onze organisatie en een tekort aan capaciteit en prioriteit bij de gemeenten. In het Opdrachtgever – Opdrachtnemers overleg (OGON) heeft Syntrophos herhaaldelijk haar zorgen geuit over de noodzaak van meer middelen of, bij gebrek daaraan, een bewuste keuze voor risicoacceptatie door het hoger management en/of de raden.

3.2.2 Programma GEO informatie en Data GEO-dienstverlening bestaat uit het inwinnen van data, landmeetkundige ondersteuning, beheer op GEOapplicaties, beheer en bewaking op de digitale informatievoorziening en databeheer. Het GEOspecialisme is schaars en het is moeilijk om goed personeel te vinden. Vacatures staan daardoor lang open. Ondanks dit feit is het Syntrophos gelukt om de continuïteit te waarborgen binnen de afdeling.

Toekomstige prioriteiten Security is een voortdurende uitdaging die om continue aandacht en financiële middelen vraagt. Niet investeren of bezuinigen op dit thema is een risicovolle strategie. Zowel de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) als de Informatiebeveiligingsdienst (IBD) geven duidelijke waarschuwingen en adviezen aan het topmanagement van de gemeenten. Het is essentieel dat we deze adviezen ter harte nemen en blijven investeren in onze veiligheid om de risico's effectief te beheersen.

Basisregistraties Syntrophos levert op het gebied van de basisregistraties hoge kwaliteit. De gemeenten hebben hierdoor een zeer actuele data omgeving op de basisregistraties adressen en gebouwen en grootschalige topografie. Dit levert in diverse werkprocessen de nodige efficiëntie op. Om deze hoge kwaliteit te kunnen behalen en behouden zijn goede werkafspraken met verschillende vakafdelingen van de 2 gemeenten noodzakelijk. Procedures en werkafspraken worden en zijn geborgd in de proceshandboeken BAG en BGT. Op de volgende onderdelen is er in 2024 progressie geboekt in de samenwerking:

ICT Architectuur Ook in 2024 was er operationele samenwerking met de gemeente Hoeksche Waard en projecten zoals de Business Intelligence omgeving op Microsoft Azure. De ontwikkelingen rond Common Ground hebben geleid tot het bezoeken van een congres, gewijd aan HAVEN: een datacenterconcept dat op basis van container sering met Docker en Kubernetes bij de grotere cloudleveranciers kan worden geïmplementeerd. Op basis van deze inzichten is Syntrophos vanaf december 2024 gestart met de ontwikkeling van een TechLab en de inzet van Docker.

-

Tijdens de operationele en tactische overleggen met de gemeenten is de behoefte naar voren gekomen om een meer geïntegreerde visie op het applicatielandschap inclusief koppelingen te hebben. Hierbij werd gesproken met IV-adviseurs en functioneel beheerders die, elk vanuit hun verantwoordelijkheden, hun wensen hebben. Door het ontwikkelen van een koppeling tussen TOPdesk als CMDB (single point of truth) en BlueDolphin (architectuurtool) wordt hier een eerste invulling aan gegeven.

-

-

-

[19]

Meer periodieke overleggen gehad met de vakafdeling vergunningen Voorne aan Zee; Periodieke afstemming met de vakafdelingen burgerzaken van beide gemeenten n.a.v. wettelijke wijzigingen dat BAG adressen leidend zijn voor de BRP; Vakafdelingen vergunning van beide gemeenten meer bewust gemaakt van hun input in het BAG proces en indien mogelijk meer functionele inrichtingen in verschillende systemen zodat meer bereikt wordt met minder arbeidsverzet; Een door AI gegenereerd bestand toegepast als onderlegger, voor het wegwerken van de object mutatieverschillen; Verdere procesafspraken gemaakt met het SVHW en Voorne aan Zee bij verzoeken vanuit het SVHW om oppervlakten aan te passen.

De samenwerking zal in 2025 verder opgezocht worden met beiden gemeenten om elkaar te helpen de basisregistraties op kwaliteit te houden.

Efficiëntie winst bedrijfsvoering In 2024 hebben we aanzienlijke vooruitgang geboekt in het efficiënter beheren van onze IT-diensten en het realiseren van besparingen. Door slimmer in te kopen, hebben we een reductie van 3% in broker-fees weten te behalen (over 20 mln in 5 jr, minder meerkosten). Door onderhandelingen en slimme vervangingskeuzes is er bespaard op de gemeenschappelijke ICT contracten. Daarnaast hebben we 3000 uur aan efficiëntiewinst in het beheer gerealiseerd. Deze winst hebben we benut om gemeentelijke ontwikkelopdrachten uit te voeren zonder extra kosten te maken.

GEO De continuïteit, kennis en kunde binnen de afdeling GEOinformatie is verbeterd en geborgd. Bij de operators is dit vertaald door de vacatures te vervullen voor het bijhouden van de basisregistraties. Het bijhouden van de vakkennis is geborgd door het volgen van cursussen en deelnemen aan landelijke en regionale overleggen. Echter bij andere onderdelen vraagt dit om extra aandacht omdat op die vlakken de bezetting krap is. Bij de gegevensmakelaar is er nog een openstaande vacature na het vertrek van een collega. De kennis en kunde wordt op peil gehouden d.m.v. het volgen van cursussen. Door onderlinge goede werkafspraken is continuïteit geborgd maar blijft kritiek. Aan de zijde van de GIS-ondersteuning en dienstverlening is dit niet voldoende geborgd. Voor de continuïteit zijn er onderlinge werkafspraken gemaakt, echter voor zware updates en nieuwe ontwikkelingen is weinig tot geen ruimte.

Personeel In 2024 is de normbezetting onveranderd 55FTE.

Ziekteverzuim 4,2 %

-1,5%

Ook worden er meer gezamenlijke GIS-toepassingen gezocht om met elkaar de achterstand in de bijhouding van de geometrie t.b.v. basisregistraties meer inzichtelijk te maken. In 2024 is dit onvoldoende ingevuld door de krappe bezetting.

Het ziekteverzuimpercentage in 2024 is 4,2%. Een dalende trend (2023: 5,7%). De gemeentelijke CAO-lonen zijn in 2024 wederom gestegen. Door een verscherpte sturing van het MT van Syntrophos op continuïteit-afwegingen van vervanging bij ziekte en praktisch geen inhuur van personeel toestaan, zijn de personeelslasten beheerst en binnen de begroting gebleven.

3.3 Bedrijfsvoering & ontwikkeling 3.3.1 Bedrijfsvoering Financiële administratie

De extra belasting op ons bestaande personeel is met grote loyaliteit opgepakt, wat o.a. heeft geresulteerd in extra overuren. Het is belangrijk om te benadrukken dat dergelijke maatregelen slechts tijdelijk en incidenteel kunnen worden toegepast. Een structurele voortzetting zou de ICT-gezondheid en performance van onze organisatie en de medewerkerstevredenheid ernstig aantasten en zou leiden tot exponentiële bedrijfsrisico’s voor de deelnemende gemeenten.

In januari 2024 hebben we een belangrijke mijlpaal bereikt met de ingebruikname van onze nieuwe financiële administratie in EXACT software. Deze grote verbetering is een indrukwekkende prestatie, vooral omdat het project is gerealiseerd door ons eigen toegewijde team, zonder externe inhuur. Dit was wegens de bezuinigingsmaatregelen niet geoorloofd. Onze medewerkers hebben deze complexe implementatie met succes uitgevoerd, terwijl ze tegelijkertijd hun reguliere werkzaamheden bleven vervullen.

[20]

Ons positieve werkgevers imago willen wij niet schaden, om de toch al lastige werving niet onmogelijk te maken en alsnog veel duurder moeten inhuren.

"De Cloud: Voorbij de zonnige vooruitzichten" De deelnemers ervaren bij diverse Software as a Service (SaaS) contracten een vendorlock-in. Nu men over is, en dus volledig afhankelijk van de leverancier is de trend in de Cloud-markt dat de prijzen fors stijgen. https://ibestuur.nl/artikel/gemeenten-voelenzich-klemgezet-door-microsoft/#c7610

Werving & selectie Het werven van ICT-vacatures verliep relatief gunstig vooral door het interne doorgroei- en stagebeleid. De inzet van een recruiter heeft ons geholpen. GEOpersoneel is lastig te werven in de huidige arbeidsmarkt. Syntrophos zet in op een breed palet van sporen, zowel via stages, omscholing, werving & selectie en diverse mediakanalen. Dit vraagt meer aandacht dan ooit tevoren.

Ook de trend naar langlopende meerjarige (>4 jr) contracten staan in contrast met de beloofde p x q flexibiliteit en schaalbaarheid. In de markt horen wij al partijen over een re-transitie uit de Cloud, daar waar het kan, vanwege de hoge kosten. Cloud is geen doel op zich maar een middel. De gemeenten dient in haar strategie goed rekening te houden met de consequenties. Een afweging op basis van een gedegen businesscase is een belangrijk advies.

Opleidingen Ook In 2024 zijn opnieuw door medewerkers vereiste opleidingen en certificeringen behaald die samenhangen met technologische vernieuwingen. Zo zijn we bijvoorbeeld trots op onze certificeerde security specialist en Cloud engineers. Permanent en verplicht volgt iedere medewerker van Syntrophos een informatiebeveiligings- en privacy opleiding.

Ondernemingsraad In 2024 is er tussen de directie en de OR constructief samengewerkt en heeft de OR haar jaarverslag intern gepubliceerd.

3.3.2 Ontwikkelingen Syntrophos in verandering

Omgevingsfactoren met impact op bedrijfsvoering Diverse internationale gebeurtenissen leiden nog steeds tot een verhoogde cyber-dreiging, schaarste aan grondstoffen en een verder oplopende inflatie. Dit heeft ook impact op de deelnemers en Syntrophos. Met name in de vorm van hogere doorbelaste kosten voor energie, langere levertijden door chiptekorten en contractindexaties. Via contractmanagement doet Syntrophos wat het juridisch kan om de soms exorbitante indexaties te beteugelen. Syntrophos blijft actief opletten bij de verwerving van goederen of diensten of dit niet uit Russische, Chinese of andere geboycotte landen komt.

[21]

3.3.3 Kosten bedrijfsvoering Syntrophos Tabel 3.3.3. Kosten bedrijfsvoering Kosten categorie

Vorig jaar

41 Personeelslasten rlv P-begroting 42 Overige Personeelskosten eigen personeel 43 Personeelskosten derden Sub-totaal P-lasten 44 Overige kosten 46 Kapitaallasten 47 Uitbesteding 49 Contracten en licenties Sub-totaal Materiele kosten Totaal Lasten

4.839.323 360.200 225.300 5.424.823 625.000 63.332 153.500 49.500 891.332 6.316.155

Realisatie (R)

% in totaal van realisatie

4.764.916 300.000 100.000 5.164.916 705.306 41.544 1.749 60.912 809.511

4.763.360 91.709 44.343 4.899.412 779.763 39.411 17.250 104.350 940.774

81,56% 1,57% 0,76% 83,89% 13,35% 0,67% 0,30% 1,79% 16,11%

Verschil in % van budget -1.556 -0,03% -208.291 -69,43% -55.657 -55,66% -265.504 -5,14% 74.457 10,56% -2.133 -5,13% 15.501 886,28% 43.438 71,31% 131.263 16,22%

5.974.427

5.840.186

100,00%

-134.241

Budget (B)

Verschil (R-B)

-2,25%

In bovenstaande tabel worden alleen de kosten van de bedrijfsvoering van Syntrophos getoond. Door het niet invullen van vacatures en het niet invullen van deze vacatures door inhuur is er flink bespaard op de begroting. Wel zijn de contracten en licenties hoger dan begroot. In totaliteit is de bedrijfsvoering van Syntrophos € 134.241 onder de begroting gebleven.

Personele bezetting Evenals in 2023 is de formatie van Syntrophos 55 FTE. De feitelijke bezetting ligt iets lager door een aantal vacatures. De realisatie van ontwikkelopdrachten in 2024 brengt ook structureel beheer-uren met zich mee. Die zijn in 2024 opgevangen binnen de huidige formatie. Aangezien het aantal ontwikkelopdrachten een continue lijkt ontstaat hier steeds meer spanning in het personeelsbestand.

3.3.4 Weerstandsvermogen Het eigen vermogen van Syntrophos is in 2023 is ongewijzigd en bedraagt € 210.796. Financiële risico’s worden, bij optreden en bij het ontoereikend zijn van de algemene reserve, gedekt door de deelnemers waardoor de behoefte aan Eigen Vermogen bij Syntrophos beperkt is.

[22]

3.3.5 Treasury Het treasuryresultaat ontstaat door het verschil tussen de betaalde rente en de doorberekende rente (interne rentevoet 0,5%) en wordt verrekend met de deelnemers op basis van standaard verdeelsleutel voor gezamenlijke ICT-kosten.

Tabel 3.3.5. Treasury Kosten soort Opbrengst doorberekende rente Opbrengst schatkist rente Rente lange geldleningen Treasury resultaat

Vorig jaar (V) Realisatie (R) Verschil (V-R) -31.792 -28.197 -3.595 -90.106 -154.224 64.118 127.409 186.653 -59.244 5.511 4.232 1.279

De toename van rentekosten op lang geld is grotendeels gecompenseerd door renteopbrengsten schatkistbankieren.

3.3.6 Kasgeldlimiet 3.3.6. Kasgeldlimiet opgave (bedragen in € 1000) Jaar 2024

Berekening

Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

Begrotingsomvang

17.865

17.865

17.865

17.865

Grondslagpercentage

8,20%

8,20%

8,20%

8,20%

Toegestane kasgeldlimiet

(1)

1.465

1.465

1.465

1.465

Vlottende korte schuld

(2)

0

0

0

0

Vlottende middelen

(3)

5.713

5.362

3.887

3.039

Netto vlottende schuld (+)/ overschot (-) (4)=(2)-(3)

-5.713

-5.362

-3.887

-3.039

Ruimte (+) / Overschrijding (-)

7.178

6.827

5.352

4.504

(1)-(4)

In 2024 is de kasgeldlimiet geen enkel kwartaal overschreden.

[23]

3.3.7 Renterisiconorm

3.3.7. Toetsing renterisiconorm Jaar 2024

Per 31-12-2024

Renterisiconorm Omvang lasten Vastgesteld percentage bij ministeriële regeling Omvang Renterisiconorm

18.282.029 20% 3.656.406

Renterisco op vaste schuld Renteherzieningen Verplichte aflossingen Omvang renterisico op vaste schuld

0 3.500.000 3.500.000

Toetsing renterisiconorm Renterisiconorm Rente risico op vaste schuld Ruimte (+) / Overschrijding (-)

3.656.406 3.500.000 156.406

3.3.8 Vennootschapsbelasting Diensten die uitsluitend aan niet deelnemers worden geleverd vallen onder de vennootschapsbelasting, hiervan was in 2024 geen sprake.

3.3.9 Overhead De overhead van Syntrophos bestaat uit de kostenplaatsen: • Directie & Algemeen • Afdelingsleiding & Algemeen ICT • Afdelingsleiding & Algemeen GEO Directie & Algemeen is op basis van het aantal FTE toegerekend aan de gezamenlijke kosten van de programma’s GEO en ICT. Afdelingsleiding & Algemeen ICT en GEO worden toegerekend aan de gezamenlijke kosten van ICT respectievelijk GEO.

[24]

3.3.10 EMU-Saldo

3.3.10. EMU-saldo Jaar 2024 Exploitatiesaldo vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves (zie BBV, artikel 17c) Mutatie (im)materiële vaste activa (-/-) Mutatie voorzieningen (+/+) Mutatie voorraden (incl. bouwgronden in exploitatie) (-/-) Boekwinst/verlies bij de verkoop van financiële vaste activa en (im)materiële vaste activa, alsmede de afwaardering van financiële vaste activa (-/-) Berekend EMU-saldo

Bedrag 0 -1.778.982 84.751 0 0

1.863.733

3.3.11 Rechtmatigheidsverantwoording In paragraaf 4.7 staat de uiteenzetting van de rechtmatigheidsverantwoording. Het bestuur is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties op 1 punt onrechtmatig te noemen zijn. In onderdeel 1A van de rechtmatigheidsverantwoording is de overschrijding van onderdeel 44 Overige kosten en onderdeel 49 Contracten en Licenties opgenomen. Deze overschrijdingen zijn onrechtmatig omdat deze boven de gestelde grens van 3% van de totale lasten uitkomt (€ 548.461) en niet eerder in begrotingswijzigingen is ondervangen. Naar aanleiding van deze constatering heeft Syntrophos gekeken welke maatregelen worden getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. • In 2024 is de Exact software Proquro aangeschaft. Dit is software om de bestaande contracten binnen Syntrophos te registreren. Hierdoor krijgt Syntrophos een beter beeld van de verwachten kosten per jaar • Door de inzet van het MDT komen potentiële contracten eerder in beeld bij Syntrophos.

[25]

Jaarrekening 2024

[26]

4. JAARREKENING 4.1

Grondslagen voor waardering, resultaatbepaling en rechtmatigheid

Algemeen De jaarrekening is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het “Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten” (BBV). Waardering van passiva en activa alsmede de bepaling van het resultaat vinden in principe plaats op basis van historische kosten. Activa en passiva zijn opgenomen tegen nominale waarde, tenzij in deze grondslagen anders is vermeld. Baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben, onverschillig of zij tot inkomsten of uitgaven in dat jaar hebben geleid. Baten en lasten, waaronder ook begrepen de heffing van de vennootschapsbelasting, worden daarbij verantwoord tot hun brutobedrag. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. De waarderingsgrondslagen per balansonderdeel worden in het vervolg van deze jaarrekening toegelicht.

Grondslagen voor resultaatbepaling De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Onder baten worden verstaan de baten die rechtstreeks aan het jaar zijn toe te rekenen en die in het jaar als gerealiseerd kunnen worden beschouwd. De lasten worden bepaald met inachtneming van de vermelde grondslagen voor waardering en toegerekend aan het verslagjaar waarop zij betrekking hebben. Verliezen worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn.

Rechtmatigheid De in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld op basis van de kaders zoals besloten in de financiële verordening en op basis van de kadernota rechtmatigheid 2024. Dat betekent dat: • De rechtmatigheidsverantwoording toeziet op de financiële rechtmatigheid van baten, lasten, balansmutaties, alsmede de baten en lasten inzake de specifieke uitkeringen op grond van art. 17 Financiële-verhoudingswet; • De financiële rechtmatigheid waaronder het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium omvat: Voor het voorwaardencriterium bestaat de norm uit het normenkader zoals op 26 april 2024 door het bestuur is vastgesteld; Voor het begrotingscriterium geldt dat alle overschrijdingen van lasten en investeringskredieten onrechtmatig zijn, waarbij voor een aantal scenario’s in de financiële verordening is beschreven wanneer deze overschrijdingen acceptabel zijn. Voor over- en onderscheidingen van baten, onderschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van investeringskredieten geldt dat deze als onrechtmatig zijn aangemerkt indien ze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Ten aanzien van het M&O criterium is de financiële verordening leidend bij het voorkomen en opsporen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Omdat alleen bij misbruik sprake is van een onrechtmatigheid zijn eventuele gevallen van misbruik (mits cumulatief met andere fouten of onduidelijkheden boven de verantwoordingsgrens) opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. [27]

•

De rechtmatigheidsverantwoording is opgesteld binnen de kaders van de kadernota rechtmatigheid 2024 van de Commissie BBV alsmede onze eigen financiële verordening. Dit betekent dat: Een verantwoordingsgrens van 3% (zijnde € 548.461) is gehanteerd waarboven cumulatieve fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording worden opgenomen; Een rapporteringstolerantie van € 100.000 is gehanteerd waarboven fouten en onduidelijkheden in de paragraaf bedrijfsvoering worden opgenomen.

Vaste activa De volgende grondslagen ten aanzien van activering en afschrijving zijn ontleend aan de nota Afschrijvingsbeleid van Syntrophos: • De ondergrens voor te activeren investeringen is bepaald op € 5.000; • De vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijging- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kan voorts een redelijk deel van de indirecte kosten worden opgenomen. De boekwaarde van een overgenomen activum wordt afgeschreven conform de bij de overname bekende of geschatte resterende economische levensduur; • Opleidingskosten om met de software te kunnen werken worden niet geactiveerd; • Op vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat is afgestemd op de verwachte toekomstige gebruiksduur; • De afschrijving van een activum start op de eerste dag van het jaar volgend op het jaar waarin het object bedrijfsvaardig is opgeleverd; • Afschrijvingen geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; • De afschrijvingsmethode is lineair.

Afschrijvingen De gehanteerde afschrijvingstermijnen zijn in jaren: • • • •

Immateriële vaste activa Bedrijfsgebouwen/verbouwingen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa, waaronder: − software

10 5 3-15 3-5

Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar De uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

Overlopende activa De overlopende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. Deze voorziening wordt statisch bepaald.

[28]

Liquide middelen De liquide middelen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Voorzieningen Voorzieningen worden gevormd voor in omvang onzekere, maar redelijkerwijs in te schatten (risico's op) verplichtingen en (voorzienbare) verliezen op of voor balansdatum of (onder voorwaarden) voor toekomstige uitgaven.

Vaste schulden, met een rente typische looptijd langer dan één jaar De vaste schulden zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde (hoofdsom) verminderd met het totaal van de gedane aflossingen. De vaste schulden hebben een rente typische looptijd van één jaar of langer.

Netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar De netto-vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar zijn gewaardeerd tegen nominale waarde.

Wijze van afrekenen met deelnemers Kosten worden toegerekend en doorbelast op basis van de verleende diensten. Binnen de diensten wordt onderscheid gemaakt tussen diensten specifiek voor een deelnemer en gezamenlijke diensten voor meerdere deelnemers. Kosten worden zoveel mogelijk direct toegewezen aan de diensten. Bij de niet direct toewijsbare kosten wordt onderscheid gemaakt tussen kosten bedrijfsvoering en gezamenlijke kosten. De bedrijfsvoeringkosten worden aan de diensten toegerekend op basis van doorbelasting van kosten van kostenplaatsen (afdelingen). Op ontwikkelopdrachten wordt tijd geschreven. Alle overige bedrijfskosten worden toegerekend op basis van verdeelsleutels aan de gezamenlijke diensten. Gezamenlijke kosten voor ICT-producten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal accounts. Gezamenlijke GEO-diensten worden standaard in rekening gebracht op basis van een verdeelsleutel gebaseerd op het aantal inwoners en de landoppervlakte per gemeente.